BAHASA INDONESIA SURAT NIAGA

Surat niaga: surat yang dikeluarkan oleh badan±badan atau perusahaan±perusahaan dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga yang akan kita bahas : 1. Surat Penawaran 2. Surat Permintaan Penawaran 3. Surat Pesanan 4. Surat Pengaduan

1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa): Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).

Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan. .Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca.

nama/ jenis barang yang ditawarkan b. cara pengiriman . merk barang c.Hal .hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran: a. harga satuan e. kualitas. jumlah barang yang ditawarkan d. potongan harga yang diberikan f. syarat pembayaran g.

CONTOH SURAT PENAWARAN PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta 55197 Nomor Lampiran Hal : 45/ PB/ PW/ IV .03 : 2 ( dua) lembar : Penawaran Buku Yogyakarta 1 April 2003 Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya .

.Dengan Hormat. Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi. mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa. kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi.

sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah. Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan.Buku±buku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan. .

Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 % . Terima kasih. Kabid Pemasaran A.Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan : . Hormat kami. Latief .Pembayaran tunai diskon 40 % .Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 % Pesananan Saudara sangat kami tunggu.

2. . SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang. serta persyaratan mengenai jualbeli barang.

baik jenisnya maupun harganya.Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk. .

Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual. potongan harga d. nama / jenis barang b. harga satuan c. cara dan syarat pembayaran e. maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai : a. cara pengiriman .

CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Bogor. . 31 Januari 2003 Yth. Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni. Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat.

Terima kasih.Jika ada kesesuaian harga. kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Hormat kami. Sabrina .

.3. SURAT PESANAN Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

. padat. tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat.

b. jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan. . berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya. Menyebutkan surat pemesanan.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan: a.

Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki. f. Menyebutkan cara pembayaran. d. Menyebutkan cara pengepakan.c. . e.

. Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat. Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.CONTOH SURAT PESANAN Bogor. 2 Maret 2005 Yth.

begitu pula cara pembayarannya. 17 sebanyak 8 buah No. Sabrina . 15 sebanyak 7 buah No. 25 sebanyak 10 buah Harga sesuai penawaran. Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama. Hormat kami.Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor : No.

keterlambatan. karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena : jumlah/ mutu barang tidak sesuai. atau pengingkaran isi perjanjian . SURAT PENGADUAN (KLAIM) Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual.4. kerusakan.

. Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk: a. Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak b.

c. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja. d. . sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia. harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Meminta pergantian barang. b. .Meminta potongan harga.Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya : a. jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan. jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang.

d.c. jika barangnya tidak diganti. . Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang. Meminta pengganti kerugian berupa uang.

. b.Untuk menyusun surat pengaduan. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan. sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini : a. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

Jelaskan sebab-sebab atau alasanalasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak . Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan. e.c. d.

14 Agustus 2003 Nomor : 71/ BA/ VII ± 03 Hal : Pengaduan Kualitas Barang Yth .CONTOH SURAT PENGADUAN TOKO BUMI ASIH Jalan MT. Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36 Sidoarjo . Haryono 53 Surabaya Surabaya.

Dengan Hormat. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih. Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. . Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami.

kami mohon potongan harga sebesar 20 %.Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. . Daripada 20 karung tersebut kami kembalikan.

Boy Wijaya Pemilik Toko . silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan sekalian mohon dibawakan penggantinya. Atas perhatian dan kebijakan Saudara.Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga. Hormat kami. kami ucapkan terima kasih.

SOAL-SOAL DAN EMBAHASANNYA 1. Perhatikan surat pengaduan berikut! Seorang pembeli kecewa terhadap penjual/produsen karena barang yang dikirim tidak sesuai dengan barang yang dipesan. .

b.Kalimat santun untuk penulisan surat pengaduan sesuai dengan ilustrasi tersebut adalah «. saya kapok pesan barang pada Saudara. . saya tidak puas dengan pelayanan Saudara. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan. a. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan.

mohon ada ganti rugi atas kekecewaan saya. saya sangat kecewa. mohon diganti sesuai dengan pesanan saya. d. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan. Segera diganti. . e.c. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan. Barang yang telah saya terima tidak sesuai dengan pesanan.

.Jawaban : d Pembahasan : Karena opsi d adalah kalimat pengaduan yang santun dan jelas.

b. a. . Mohon diganti.2. Kalimat yang berisi keluhan dengan maksud yang jelas ialah «. Mudah-mudahan tidak mengecewakan. Terima kasih atas kerja sama yang baik di antara kita. Kiriman 10 unit yang telah kami terima 2 unit rusak.

. d. e. Meskipun kami sering mengeluh karena keterlambatan pengiriman barang. semoga kerja sama ini dapat diperbaiki. Anda kurang memperhatikan hal itu. Kami cukupkan sekian. Biaya pengiriman barang yang rusak harap Anda tanggung.c.

.Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b berisi keluhan yang jelas dan santun.

untuk pengiriman berikutnya kami mohon tidak terlambat lagi dan ada penggantian barang yang rusak b. «. Pernyataan yang tepat untuk melengkapi surat pengaduan di atas adalah «. Barang pesanan kami yang Anda kirimkan. mengalami keterlambatan dan banyak barang yang rusak. pembelian kami batalkan . Oleh karena itu.3. a.

barang yang rusak akan segera kami kembalikan e. kami minta ganti rugi sebesar kerugian yang kami derita . kami minta potongan harga d.c.

Jawaban : a Pembahasan : Karena opsi a adalah pernyataan yang jelas dan santun .

Dengan hormat. Surat pesanan Bapak tertanggal 24 Juli 2002 telah kami terima «. Untuk melengkapi surat niaga di atas yang paling tepat ialah «.4. .

kami mengucapkan terima kasih atas kepercayaan dan pesanan Saudara kepada kami. b.a. . selanjutnya kami segera merealisasikannya pada tanggal 1 Agustus 2002 sesuai permintaan Bapak.

d. kami pasti segera memenuhi pesanan Bapak tersebut karena itu kami sangat berteriam kasih pesanannya. e. . dan kami berterima kasih banyak sekali atas kepercayaan Bapak. Alat-alat tulis itu pasti segera kami kirim.c. namun pada surat itu tidak dijelaskan alasan mengapa Bapak memesannya kepada kami.

.Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat yang tepat untuk melengkapi surat niaga di atas.

Surat Saudara telah kami terima. b. Dengan ini saya menyampaikan kepada Saudara produk baru usaha kami. a.5. maka berikut ini jawaban kami. . Di antara kalimat pembuka surat niaga berikut yang berisi permintaan penawaran ialah «.

c. e. Kami memerlukan informasi Anda tentang kebutuhan bulan ini. Dengan surat ini saya sertakan lampiran daftar harga produk baru kami. Dengan ini saya berharap Anda dapat memberikan daftar harga yang baru. d. .

Jawaban : c
Pembahasan : Karena opsi c merupakan pernyataan permintaan penawaran

6. Di antara kalimat berikut yang tepat sebagai kalimat penutup surat pengaduan adalah «. a. Terima kasih, kami tunggu kiriman Anda b. Harap maklu, pelayanan kami terbatas.

c. Harap keluhan kami mendapat perhatian sepenuhnya. d. Harap semua pembayaran dilakukan melalui Bank Mandiri. e. Terima kasih, kami tunggu pesanan Anda.

.Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c merupakan kalimat penutup surat pengaduan.

Di antara kalimat-kalimat penutup berikut yang berisi keluhan ialah «. Kiriman Anda telah samapai dengan selamat. a.7. . Barang yang Anda kirimkan telah samapi. Terima kasih b. tetapi agak terlambat.

d. . e. Terima kasih. Baru hari ini pesanan kami sampai dalam keadaan lengkap.c. Hari ini kami sudah menerima pesanan secara lengkap. kiriman Anda telah kami terima hari ini.

.Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat penutup yang berisi keluhan.

b. a. Kami mohon penawaran Saudara segera dikirimkan. Siapapun dapat mengirimkan contoh barang kemari. Kalimat surat niaga berikut ini yang berisi penawaran ialah «.8. .

e.c. Semoga Anda senang dengan order kami ini. . Kami tetap menunggu penawaran Anda. Kami menawarkan TV Sony kualitas ekspor dengan pembayaran cicilan dan barang dapat segera dikirimkan d.

.Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c adalah kalimat surat niaga yang berisi penawaran.

Dapatlah kiranya Anda mengirim daftar harga terbaru barang produksi Anda.9. b. maka dengan ini «. a. . Di antara kalimat-kalimat berikut yang berisi permintaan penawaran barang ialah «. Surat Saudara bertanggal 1 April lalu telah kami terima.

Dengan penuh rasa gembira kami menyampaikan kabar bahwa kiriman Saudara telah kami terima. Klaim Saudara telah kami terima dan mohon sabar. . d. e.c. Terima kasih atas kiriman Saudara bulan Maret yang lalu.

.Jawaban : b Pembahasan : Karena opsi b merupakan kalimat yang berisi permintaan penawaran barang.

a. . Pengaduan ini harap ditanggapi dengan serius. Kami berharap Saudara memperhatikan sepenuhnya pengaduan kami. Di antara kalimat-kalimat penutup surat pengaduan berikut yang tidak tepat ialah «. b.10.

Kami berharap Saudara segera menanggapi . Terima kasih atas kerja sama Saudara dalam menyelesaikan pengaduan kami.c. Hendaknya pengaduan kami ini mendapat perhatian sepenuhnya. d. e.

Jawaban : c Pembahasan : Karena opsi c bukan merupakan kalimat pentutup surat pengaduan .