PROSES BISNIS

Proses bisnis adalah suatu kumpulan pekerjaan yang saling terkait untuk menyelesaikan
suatu masalah tertentu. Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa subproses yang
masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari
superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses
di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan.

Banyak definisi yang telah dijabarkan oleh para ahli manajemen mengenai proses bisnis.
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:

1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang
jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan
ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses.
4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah
pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam
suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa
fungsi.

Sering kali pemilik proses, yaitu orang yang bertanggung jawab terhadap kinerja dan
pengembangan berkesinambungan dari proses, juga dianggap sebagai suatu karakteristik
proses bisnis.

Perubahan dan Kebutuhan Kemampuan Beradaptasi

Kondisi dunia bisnis saat ini telah berkembang menjadi semakin kompleks, semakin
kompetitif, bergerak dengan cepat serta semakin sulit untuk diprediksi. Agar dapat bersaing
dan sukses, perusahaan perlu memadukan bisnis dan sumber daya IT yang dimiliki agar dapat
secara fleksibel mengakomodasi adanya perubahan untuk kemudian dilakukan adaptasi
terhadap perubahan tersebut secara cepat dan tepat.

Berbagai tantangan bisnis yang ada menuntut perusahaan untuk memiliki kemampuan
respons yang cepat dan fleksibel terhadap setiap peluang, ancaman dari luar, tuntutan
pelanggan, langkah-langkah kompetitor, maupun perubahan regulasi. Untuk mewujudkan hal
tersebut diperlukan adanya mekanisme untuk dapat memberikan informasi yang tepat pada
saat yang tepat dan diberikan kepada orang yang tepat pula sehingga pada akhirnya dapat
membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik dengan lebih cepat. Untuk dapat
menghasilkan informasi tersebut diperlukan dukungan infrastruktur perusahaan yang
terintegrasi, yang mampu memanfaatkan sumber daya IT yang telah ada yang juga dapat
dengan mudah ditambahkan fitur dan fungsionalitas baru. Infrastruktur tersebut haruslah
fleksibel dan tangkas agar dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan yang terjadi baik
pada sisi bisnis maupun IT. Saat ini, bisnis haruslah memiliki kemampuan adaptif dan
responsif agar tepat dapat bersaing.
Agar dapat bersaing, perusahaan harus dapat melakukan respons terhadap perubahan secara
cepat dan efisien, dimana masing-masing bidang bisnis memiliki perspektif yang berbeda-
beda:

 Perusahaan retail membutuhkan supply chain yang real-time, inventory yang

seminimal mungkin, tingkat pemenuhan pesanan yang lebih tinggi, persediaan barang
yang berputar lebih cepat, serta peningkatan penjualan.
 Sektor pelayanan keuangan, memerlukan konsolidasi sistem informasi yang
dimilikinya agar dapat menyediakan dan memberikan layanan yang bersifat real-time
terhadap cash flow, sehingga pelanggan dapat memanfaatkannya untuk melihat
peluang investasi serta dapat menghindari shortfall yang tidak terlihat, dan
meningkatkan self-service.
 Perusahaan penyedia layanan komunikasi membutuhkan mekanisme agar dapat
menyediakan banyak layanan yang baru, bersifat personal, dan kaya akan content agar
mampu meningkatkan kepuasan pelanggan serta membangun loyalitas pelanggan.

Bagaimana untuk mencapainya: BPM

Pertanyaannya adalah seberapa cepatkah perusahaan Anda dapat mengindentifikasi dan

merespon setiap perubahan, dan menjadikannya sebagai sebuah peluang? Untuk menjawab
pertanyaan tersebut, perusahaan perlu melakukan integrasi dan sinkronisasi antara bisnis dan
sumber daya IT yang ada agar mampu menghadapi perubahan yang terjadi. Dengan
pemilihan teknologi yang tepat, IT dapat mendukung bisnis dalam menghadapi perubahan. IT
akan membantu perusahaan dalam meningkatkan performansi, meningkatkan kemampuan,
meningkatkan pendapatan, mengurangi biaya operasional, serta menjamin keamanan dan
kelangsungan bisnis. Perusahaan membutuhkan suatu teknologi yang dapat membantu
mereka agar menjadi lebih adaptif dan tangkas. Jawaban terhadap masalah ini adalah
Business Process Management (BPM) atau manajemen proses bisnis. BPM adalah suatu
teknologi yang mampu mengintegrasikan dan mengoptimalisasi fleksibilitas dari proses
bisnis.

Menurut Janelle Hill, analis dari Gartner, BPM telah dipandang sebagai cara yang tepat untuk
meningkatkan performansi perusahaan dengan cara membuat proses-proses kunci berjalan
dengan lebih baik. Hal ini termasuk:

 Memodelkan ketergantungan antar pekerja, sistem, dan informasi

 Mengintegrasi dan mengotomatisasi proses-proses yang saling terkait untuk keperluan
optimalisasi
 Menkoordinasikan dan mengelola end-to-end, proses-proses yang cross-functional,
dan bukan merupakan aplikasi yang bersifat tertutup
 Melakukan perubahan struktur organisasi untuk membantu perkembangan perilaku
baru

Dari berbagai macam hasil studi diketahui bahwa Manajemen Proses Bisnis (BPM) dapat
menurunkan biaya yang diperlukan dalam bisnis. BPM dapat memotong biaya antara 7%
hingga 8% dan menghemat biaya yang dikeluarkan pada bisnis-bisnis di Amerika sebesar 117
milyar dollar per tahunnya, hanya dari biaya inventory saja, sebagaimana yang diungkapkan
oleh The Yankee Group. BPM merupakan kunci sukses darij perusahaan-perusahaan raksasa
seperti Wal-Mart dan Dell. Mereka menggunakan teknologi BPM untuk mendukung dan
meningkatkan operasional mereka sehari-sehari. Teknologi BPM dapat membantu
perusahaan berkembang menjadi lebih fleksibel dalam menghadapi dunia yang selalu
berubah dengan cepat ini, serta membantu untuk menjadikannya menjadi sebuah perusahaan
yang adaptif. Kunci dari perusahaan yang adaptif adalah manajemen yang efektif pada
kolaborasi proses bisnisnya. Para pakar sepakat bahwa sebuah sistem BPM haruslah memiliki
4 komponen utama, yaitu:

 Pemodelan, secara grafis mendefinisikan atau mendesain struktur dari setiap proses
bisnis
 Pengintegrasian, menghubungkan seluruh elemen pada proses sehingga user dapat
saling bertukar informasi dalam rangka mencapai tujuannya
 Pengawasan, pengontrolan performansi dari proses yang tengah berjalan dan
performansi dari personil yang terlibat dalam proses tersebut
 Optimalisasi, menganalisa dan memonitor proses bisnis, untuk mencari
ketidakefisienan, agar user dapat mengambil tindakan dengan cepat serta disertai
kemampuan untuk merubah proses tersebut dalam rangkat peningkatan efektivitas dan
efisiensi proses bisnis.

Dengan melakukan implementasi BPM, perusahaan bisa mendapatkan gambaran yang

menyeluruh tentang dirinya secara ebih mudah dan cepat. Kemudahan pengaksesan
informasi-informasi yang relevan terhadap jalannya bisnis akan memberikan perusahaan
pandangan yang dibutuhkan untuk merespon peluang, ancaman, dan perubahan secara cepat
dan efektif. Implementasi yang sukses dari BPM akan membantu perusahaan dalam
mengoptimalisasi seluruh sumber daya yang dimilikinya, termasuk karyawan, proses, aset
dan teknologi, serta memberikan perusahaan keuntungan kompetitif yang signifikan.

Kesimpulan

Dalam dunia yang berubah dengan cepat ini, dunia bisnis berkembang menjadi lebih
kompleks, lebih kompetitif, bergerak dengan cepat dan semakin sulit diprediksi. Agar tetap
dapat bersaing dan sukses, perusahaan harus memiliki kemampuan adaptif dan tangkas, yaitu
dapat mengakomodasi setiap perubahan dan beradaptasi terhadap perubahan tersebut dengan
cepat dan tepat. Karena itu dunia bisnis memerlukan suatu teknologi yang dapat membantu
mereka dalam menghadapi tantangan bisnis yang ada saat ini, dan BPM adalah solusinya.
BPM adalah suatu teknologi yang akan mengintegrasikan dan mengoptimalisasi fleksibilitas
dari proses bisnis di perusahaan. Dengan melakukan implementasi BPM, perusahaan bisa
mendapatkan gambaran yang menyeluruh tentang dirinya dengan lebih mudah dan cepat.
Implementasi yang sukses dari BPM akan membantu perusahaan dalam mengoptimalisasi
seluruh sumber daya yang dimilikinya, termasuk karyawan, proses, aset dan teknologi, serta
memberikan perusahaan keuntungan kompetitif yang signifikan.