Anda di halaman 1dari 8

BELAJAR MICROSOFT EXCEL 2003

A. PENDAHULUAN
1. Pengertian
Microsoft Excel adalah General Purpose Electronic Spreadsheet yang
bekerja dibawah Sistem Operasi Windows. Microsoft Excel dapat
digunakan untuk menghitung angka-angka, bekerja dengan daftar data,
dan menganalisa data-data serta mempresentasikannya ke dalam
bentuk grafik/diagram
2. Mengakses Microsoft Excel 2003
a. Membuka Aplikasi Microsoft Excel 2003
Cara Kerja :
1) Menggunakan Start Menu
a) Klik icon Start
b) Klik All Program
c) Klik Microsoft Office
d) Klik Microsoft Excel 2003
2) Menggunakan Shortcut di Desktop
a) Double click icon Microsoft Excel 2003 (jika icon tersebut ada
di desktop)
3) Menggunakan Windows Explorer
a) Buka Windows Explorer
b) Buka c:/program files/Microsoft Office/Program
c) Double click file word.exe
b. Membuka Dokumen / Workbook Baru
Cara Kerja :
1) Menggunakan Menu Bar
a) Klik menu File
b) Klik submenu New
2) Menggunakan Toolbar
a) Klik icon New yang ada di standard toolbar
3) Menggunakan Keyboard
a) Tekan tombol Ctrl + N secara bersamaan
c. Membuka Dokumen / Workbook Lama / yang telah ada
Cara Kerja :
1) Menggunakan Menu Bar
a) Klik menu File
b) Klik submenu Open
c) Pilih file yang akan dibuka
d) Klik tombol Open
2) Menggunakan Toolbar
a) Klik icon Open yang ada di standard toolbar
b) Pilih file yang akan dibuka
c) Klik tombol Open
3) Menggunakan Keyboard
a) Tekan tombol Ctrl + O secara bersamaan
b) Pilih file yang akan dibuka
Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 1
c) Klik tombol Open
d. Menyimpan Dokumen / Workbook
Cara Kerja :
1) Menggunakan Menu Bar
a) Klik menu File
b) Klik submenu Save/Save As
c) Masukkan nama file yang diinginkan (untuk save as dan untuk
file yang baru/belum pernah disimpan)
d) Klik tombol Save
2) Menggunakan Toolbar
a) Klik icon Save yang ada di standard toolbar
b) Masukkan nama file yang diinginkan (untuk save as dan untuk
file yang baru/belum pernah disimpan)
c) Klik tombol Save
3) Menggunakan Keyboard
a) Tekan tombol Ctrl + S secara bersamaan
b) Masukkan nama file yang diinginkan (untuk save as dan untuk
file yang baru/belum pernah disimpan)
c) Klik tombol Save
e. Menutup Aplikasi Microsoft Excel 2003
Cara Kerja :
1) Menggunakan Menu Bar
a) Klik menu File
b) Klik submenu Exit
c) Jika dokumen belum tersimpan, akan muncul kotak dialog
yang menanyakan apakah dokumen tersebut akan disimpan.
Klik Yes jika akan disimpan, klik No jika tidak akan disimpan
atau klik Cancel jika batal untuk keluar
2) Menggunakan Icon Close
a) Klik icon Close yang ada di sebelah title bar ( kanan atas
layar)
b) Jika dokumen belum tersimpan, akan muncul kotak dialog
yang menanyakan apakah dokumen tersebut akan disimpan.
Klik Yes jika akan disimpan, klik No jika tidak akan disimpan
atau klik Cancel jika batal untuk keluar
3) Menggunakan Keyboard
a) Tekan tombol Alt + F4 secara bersamaan
b) Jika dokumen belum tersimpan, akan muncul kotak dialog
yang menanyakan apakah dokumen tersebut akan disimpan.
Klik Yes jika akan disimpan, klik No jika tidak akan disimpan
atau klik Cancel jika batal untuk keluar
3. Tampilan dan Elemen – Elemen Microsoft Excel 2003
a. Layar Kerja
b. Title Bar
Fungsi : Bagian dari perangkat Microsoft Excel 2003 yang
menampilkan nama file yang sedang dibuka / aktif
c. Menu Bar

Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 2


Bagian / perangkat untuk mengelola dokumen dan aplikasi Microsoft
Excel 2003. Menu bar ini berisi menu-menu yaitu :
1) Menu File
2) Menu Edit
3) Menu View
4) Menu Insert
5) Menu Format
6) Menu Tools
7) Menu Data
8) Menu Window
9) Menu Help
d. Toolbar Standard
Fungsi : bagian yang berisi perangkat berupa icon yang digunakan
dalam pengelolaan dokumen / workbook
e. Toolbar Formatting
Fungsi : bagian yang berisi perangkat berupa icon yang digunakan
dalam pengelolaan worksheet dan data
f. Name Box
Tempat yang menunjukkan alamat dari cell / address cell yang
ditunjuk oleh pointer. Name box mencatat alamat cell pointer
dengan diawali pencatatan nama kolom (A-IV) selanjutnya nomor
baris (1-65536), sebagai contoh : cell B5 dibaca kolom ke-2 ( yakni
kolom B) baris ke-5.
g. Formula Bar
Tempat dimana kita menuliskan konstanta dan rumus formula, tapi
harus diingat bahwa penulisan rumus formula bukan berupa angka
melainkan alamat cell / cell addressnya. Setiap kali menuliskan
formula yang diperlukan harus selalu diawali dengan tanda sama
dengan (=………) atau tanda tambah (+………).
h. Worksheet
Fungsi : lembar kerja dari Microsoft Excel 2003 yang berisi data
i. Task Pane
Fungsi : panel pembantu fungsi yang sedang diaktifkan
j. Sheet Tab
Fungsi : bagian yang menampilkan sheet / lembar kerja aktif juga
untuk memindahkan ke sheet / lembar kerja lain
k. Scrool Bar
Fungsi : bagian untuk mengulung layar kerja ke atas / ke bawah dan
ke kiri / ke kanan
l. Toolbar Drawing
Fungsi : bagian yang berisi perangkat berupa icon yang digunakan
untuk memasukkan objek berbentuk gambar / picture
m. Status Bar
Fungsi : bagian yang menampilkan keadaan dokumen aktif dan
fungsi aktif
4. Mengenal Kolom, Baris dan Cell
a. Kolom / Columns

Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 3


Adalah kumpulan cell yang tersusun vertikal. Kolom ini disusun
berdasarkan huruf dari kolom A sampai kolom XFD
b. Baris / Rows
Adalah kumpulan cell yang tersusun horizontal / mendatar. Baris ini
disusun berdasarkan angka dari angka 1 sampai angka 1048576
c. Sel / Cells
Adalah satuan kotak box yang berisi satuan data. Cell ini diberi nama
berdasarkan lokasi cell tersebut dalam baris dan kolom. Nama cell
aktif ini dapat terlihat pada bagian name box
5. Memindahkan Cell Aktif Menggunakan Keyboard
• Enter : memindahkan cell pointer dari atas ke
bawah
• Shift Enter : memindahkan cell pointer dari bawah ke
atas
• Tab : memindahkan cell pointer dari kiri ke kanan
• Shift Tab : memindahkan cell pointer dari kanan ke kiri
• Page Up : membuka 1 layar ke atas
• Page down : membuka 1 layar ke bawah
• Home : kembali ke kolom A pada baris yang sama
• F5 : menuju ke cell tertentu do Worksheet

B. MEMASUKKAN DATA
1. Memasukkan Data Berbentuk Konstanta dan Formula
a. Data Berbentuk Konstanta
terdiri dari 4 jenis type data yakni :
• Character : semua huruf dan angka yang tidak dapat
digunakan dalam melakukan perhitungan yakni A-Z, a-z, dan 0-9
• Numeric : angka yang dapat digunakan dalam melakukan
perhitungan yakni 0-9
• Date : data tanggal
• Time : data waktu

b. Data Berbentuk Formula


Formula seperti rumus yang selalu diawali dengan tanda sama
dengan (=………) atau tanda tambah (+………).

2. Memblok Data / Memilih Range


3. Menyalin, Menghapus dan Memindahkan Data
a. Menyalin Data
b. Menghapus Data
c. Memindahkan Data
4. Mengatur Tinggi Baris dan Lebar Kolom
a. Mengatur Tinggi Baris
b. Mengatur Lebar Kolom
5. Menyisipkan Cell, Baris dan Kolom
a. Menyisipkan Cell
b. Menyisipkan Baris
c. Menyisipkan Kolom
6. Format Cell (Number, Alignment, Font, Border dan Pattern)

Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 4


a. Format Number
b. Format Alignment
c. Format Font
d. Format Border
e. Format Pattern
7. Merge & Unmerge Cell
a. Merge Cell
b. Unmerge Cell
8. Pengisian Data Otomatis dan Mengisi Cell Dengan Data yang Sama
a. Pengisian Data Otomatis
b. Mengisi Cell Dengan Data yang Sama
9. Word Wrap
10.Memberi Nama dan Warna pada Tabulasi Sheet
a. Nama
b. Warna / Coding Colour

C. PENGOLAHAN DATA / PENGHITUNGAN


1. Operator matematika
^ : Pangkat, contoh =B2^2 (B2 pangkat 2)
/ : Bagi, contoh =B2/A1 (B2 dibagi A1)
* : Kali, contoh =C2*C3 (C2 dikali C3)
- : Kurang, contoh =D2-D1 (D2 dikurang D1)
+ : Tambah,contoh =C3+C4 (C3 ditambah C4)
Setiap awal pengetikan dalam Excel harus diawali dengan tanda sama
dengan (=)

2. Fungsi Statistik

Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 5


COUNT : Menentukan banyaknya data, contoh =COUNT(A1:A6) atau
=COUNT(A1..A6), yaitu menentukan banyaknya data dari
sel A1 sampai A6.
SUM : Menentukan total / jumlah data, contoh =SUM(A1:A6) atau
=SUM(A1..A6), yaitu menjumlahkan data dari sel A1
sampai A6.
AVERAGE : Menentukan total / jumlah data, contoh
=AVERAGE(A1:A6) atau =AVERAGE(A1..A6), yaitu
mencari nilai rata-rata dari sel A1 sampai A6.
MAX : Menentukan nilai tertinggi, contoh =MAX(A1:A6) atau
=MAX(A1..A6), yaitu mencari data tertinggi dari sel A1
sampai A6.
MIN : Menentukan nilai terendah, contoh =MIN(A1:A6) atau
=MIN(A1..A6), yaitu mencari data terendah dari sel A1
sampai A6.

D. MEMASUKKAN OBJEK
1. Chart
a. Buka dokumen / workbook yang mengandung data yang hendak
dibuat gambar grafiknya.
b. Pilih range data yang akan dibuat grafik.

c. Pilih submenu ( ) Grafik (Chart Wizard button) pada toolbar


standar atau pada menu Insert  Chart.
d. Pilih model grafik yang diinginkan kemudian klik next
e. Ikuti instruksi-instruksi berikutnya seperti mengisi judul chart dan
lain-lain dan klik next setiap kali selesai dengan setiap halaman
instruksi sampai grafik atau chart tampil pada lembar kerja.
2. Shape, Picture, Word Art dan Textbox
Untuk memasukkan object berbentuk Shape, Picture, Word Art dan
Textbox caranya sama dengan pada Microsoft Word 2003, yaitu dapat
melalui 2 cara, diantaranya :
a. Melalui Menu Insert
b. Melalui Drawing Toolbar

E. PENGOLAHAN DATA LANJUTAN


1. Mengurutkan dan Menyaring Data
a. Mengurutkan Data (Sort)
- Pilihlah Range dari database yang akan diurutkan
- Klik menu Data  Sort
- Pilihlah pengaturan pengurutan data dan bentuk pengurutan
data, apakah Ascending (dari yang terkecil ke yang terbesar)
atau Descending (dari yang terbesar ke yang terkecil).
- Klik tombol OK.
b. Menyaring Data (Filter)
- Pilihlah Range seluruh nama field (judul kolom) yang ada pada
baris judul database
- Klik menu Data  Filter  Autofilter
Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 6
2. Mencetak Data
a. Tampilkan dulu lembar kerja ke layar cetak (Print Preview) dengan

cara Klik menu File  Print Preview atau mengklik icon pada
toolbar standard.
b. Kemudian setelah semua lembar kerja telah sesuai dengan yang kita
inginkan, maka barulah proses cetak kita lakukan, dengan cara:
1) Klik menu File  Print
2) Pada Print Range, ada dua pilihan : All dan Page(s) From … to
From …, All berarti kita akan mencetak semua halaman dan
Page(s) From … to From … mencetak halaman tertentu saja

Biografi Penulis :
Khiar Wali Tsn. Adalah seorang mahasiswa yang sedang
menyelesaikan studi S1-nya di STMIK Jawa Barat Jurusan Teknik
Informatika. Penulis juga saat ini bekerja sebagai pengajar di SMP
Pasundan 3 Bandung, Management of The Brammers Indomedia
Computer, System Analist, Flash Application Developer dan Web and
Software Developer. Beberapa buah karyanya diantaranya www.teraphy-
atfg8.com, www.pramukabanten.com, www.pemudajabar.com, dll.

Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 7


Khar Wali Tsn | Belajar Microsoft Excel 2003 8