Anda di halaman 1dari 40

MODUL MATA AJARAN

IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN


MASALAH

DISUSUN OLEH

YASLIS ILYAS
IIS SINSIN
ABDUL RAHMAN
AGUS RAHMANTO

PROGRAM D3 JURUSAN AKK FKMUI


DEPOK, 2000

1|Page
2|Page
BAB I
DEFINISI IDENTIFIKASI MASALAH DAN
DETERMINAN MASALAH

1.1.Pendahuluan

Kerangka Materi :
1. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi
2. Lingkaran/siklus analisis situasi
3. Tujuan analisis situasi
4. Analisis faktor-faktor/determinan masalah:
a. Kerangka teoritis Teori Green (Precede)
b. Kerangka teoritis Teori Blum
− Analisis derajat kesehatan
− Analisis aspek kependudukan
− Analisis upaya kesehatan
− Analisis perilaku
− Analisi lingkungan

I.2. Definisi masalah, identifikasi masalah dan analisis situasi

Masalah adalah :
• Kesenjangan antara yang ada/ditemukan (hasil observasi)
dengan yang diinginkan/diharapkan (expected)
• Hal yang menghambat antara situasi sekarang dengan keadaan
yang diinginkan

Masalah kesehatan adalah kejadian sakit/disfungsi tubuh yang menyebabkan


seseorang atau penduduk tidak mampu hidup secara produktif.

Identifikasi masalah kesehatan adalah kegiatan untuk mengenal dan menyatakan


secara spesifik dan kuantitatif besaran gangguan (kesehatan) yang dialami
penduduk.

Analisis situasi kesehatan (disebut juga analisis keadaan dan masalah kesehatan)
adalah suatu kegiatan untuk mengetahui (Modul, 1988) :
• Masalah (gangguan) kesehatan apa yang ada pada suatu
kelompok masyarakat tertentu
• Faktor-faktor yang mempengaruhi masalah tersebut
• Upaya-upaya yang telah dilakukan untuk mengatasi masalah
tersebut dan hasil upaya tersebut
• Bagaimana keadaan sumber daya yang tersedia
• Apa hal-hal yang menghambat dan mendukung upaya tersebut

3|Page
Sebuah Masalah :
1. Dinyatakan secara kuantitatif dan kualitatif
2. Kejelasan (spesifikasi masalah) tentang :
 Apa jenis masalahnya
 Siapa yang terkena
 Dimana masalah tersebut
 Kapan masalah tersebut ada
 Mengapa masalah tersebut terjadi
 Bagaimana proses terjadinya

Contohnya:
“Penyakit TBC masih tinggi di Dati II X”  pernyataan kualitatif “
“Angka prevalen penyakit TBC sebesar 0.001 pada balita di Dati II X selama tahun
1998”  pernyataan kuantitatif “

I.3. Lingkaran/siklus analisis situasi


Disebut juga Problem Solving Cycle
Gambar siklus:
Pengumpulan Analisis
Data Data

Evaluasi Masalah Prioritas


Masalah

Pelaksaanaan Pemecahan
Rencana Masalah

Uji Coba

 Langkah-langkah bersifat sekuential artinya harus berurutan


 Analisis situasi merupakan langkah awal dan paling menentukan untuk
menghasilkan rencana yang tepat
 Kesalahan pada tahap tersebut menentukan kualitas rencana suatu program
 Analisis masalah yang paling baik melibatkan kelompok pakar. Mengapa?

Tujuan analisis situasi:


• Memahami masalah secara jelas dan spesifik
• Menelaah faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah
tersebut

4|Page
I.4. Kerangka teoritis analisis faktor-faktor yang berpengaruh terhadap masalah

A. Teori Green (Precede)


Masalah di masyarakat adalah masalah sosial. Masalah sosial adalah suatu
situasi yang mempengaruhi cukup banyak orang, yang oleh mereka dan/atas oleh
cukup banyak orang lain dalam masyarakat tersebut diyakini sebagai sumber
kesulitan atau ketidakbahagiaan dan sesuatu yang dapat diperbaiki.
Masalah sosial dipandang dari segi pasien, konsumen, atau kelompok
masyarakat (komunitas) bukan penyelenggara (pemerintah, atau dokter)
Masalah sosial diterjemahkan dengan istilah kualitas hidup.
Kualitas hidup sulit diukur dan bersifat subyektif. Contoh: tingkat kemiskinan,
tingkat kejahatan, tingkat pelayanan sosial.
( Non Perilaku ; lingk, yankes, dan genetik )
( perilaku ; PHBS/Cuci Tangan,
( Faktor Predisposisi/salah, Enability/mempermudah, reinforcing/dukungan ) 3
fak dr perilaku
Masalah sosial dibagi 2:
- masalah kesehatan seperti angka kematian bayi, angka kematian ibu,
angka prevalen TBC, angka insiden diare
- masalah non kesehatan seperti tingkat pengangguran, letak geografi,
tingkat pendidikan

Diagnosis epidemiologi dan sosial adalah tahap untuk menentukan suatu masalah
kesehatan atau non kesehatan menurut Green. Masalah kesehatan dan
nonkesehatan saling berkaitan.

Gambar 1.1 kaitan masalah kesehatan dan nonkesehatan :

Faktor non kesehatan


(pengangguran, pendidikan yang rendah,
geografi dan transfortasi)

Masalah sosial/kualitas
hidup (kemiskinan)

Faktor kesehatan
(malnutrisi, kesehatan anak buruk, anemia,

5|Page
kesehatan bumil buruk)

A. Teori Blum
Teori ini menitikberatkan pada masalah kesehatan. Paling banyak dipakai
dalam identifikasi masalah kesehatan masyarakat. Faktor yang paling berpengaruh
menurut Green adalah lingkungan, selanjutnya beturut-turut adalah perilaku,
pelayanan kesehatan dan penduduk/genetik

Gambar 1.2 Faktor-faktor yang mempengaruhi kesehatan menurut


Teori Blum

Penduduk/Genetik

Lingkungan Derajat Kesehatan Pelayanan kesehatan

Perilaku

Analisis derajat kesehatan:


Membandingkan hasil observasi dengan standar . Indikator derajat kesehatan :
angka kematian, angka kesakitan (insiden, prevalen), angka kecacatan, dan
ketidakberdayaan
Contoh: Angka insiden TBC pada Balita di Aceh pada tahun 1997 adalah 0.3 per
1000 penduduk umur 1-4 tahun. Misalnya standar angka insiden TBC adalah
0.002 per 1000 penduduk umur 1-4 tahun.

Analisis lingkungan
Meliputi :
- analisis lingkungan fisik seperti suhu udara, kelembaban, bising. Indikator
bervariasi tergantung pada data yang digunakan
- analis lingkungan biologi seperti vektor, kuman penyakit. Indikator:
jumlah air bersih, jumlah jamban, jumlah tempat pembuangan sampah
- analisis lingkungan sosial-ekonomi seperti pendapatan penduduk
(ekonomi), kelompok arisan, pengajian (sosial). Indikator: Pendapatan Asli
Daerah, Angka pendapatan per kapita, jumlah organisasi kemasyarakatan
tingkat desa yang menunjang program kesehatan

Analisis perilaku
Perilaku adalah tindakan, fikiran dan perasaan dari seseorang. Perilaku
mempunyai 3 komponen yaitu faktor predisposisi (pengetahuan, sikap, dll), faktor
pemungkin (keterampilan, ketersediaan sumber daya) dan faktor penguat (sikap
dan perilaku petugas). Lebih jelasnya lihat Buku Green.

6|Page
Indikatornya: Pemakaian/pemanfaatan: prosentase penggunaan air bersih atau
jamban di penduduk kecamatan X
Tindakan pencegahan: prosentase penduduk yang memasak air (minum)
Pola hidup konsumptif: prosentase penduduk yang memakan buah-buahan
minimal 1 piring sehari
Menjaga diri sendiri: prosentase penduduk yang membeli obat bebas di apotik
Contoh: menurut analisis data Susenas, pada tahun 1994/1995, 30% masayarakat
di kabupaten X melakukan buang air besar di sungai atau parit atau tanah
permukaan

Analisis upaya pelayanan kesehatan


Pelayanan kesehatan bersifat tradisional vs modern; pemerintah vs swasta
Indikator:
- Indikator input seperti jumlah dokter, paramedis, dll
- Indikator output: % bayi yang diimunisasi campak di daerah X

Contoh: cakupan imunisasi Tetanus pada ibu hamil di kabupaten X pada tahun
1995/1996 masih rendah yaitu 11%

Analisis kependudukan/genetik
Umumnya berfungsi sebagai denominator/penyebut suatu indikator kesehatan
Indikator meliputi: jumlah penduduk, pertumbuhan penduduk, angka
ketergantungan, tingkat kesuburan/fertilitas, tingkat penggunaan alat kontrasepsi
KB
Contoh: sebanyak 20% akseptor implan di kabupaten X yang seharusnya sudah
dicabur pada 1 tahun yang lalu belum mendapat pelayanan cabut implan tersebut

Untuk menggambarkan kaitan faktor-faktor dalam Teori Blum, berikut ini adalah contoh
untuk penyakit TBC dan anemia.

Tabel 1.1 Faktor-faktor dalam teori Bloom untuk penyakit TBC dan Anemia

Masalah Pelayanan kesehatan lingkungan Perilaku Kependudukan


kesehatan kesehatan dan KB
Tuberkulo-  Jumlah kasus  Perumahan  Pengetahuan,  Penduduk
sis yang diobati yang padat sikap yang padat
 Upaya program  Rumah yang masyarakat  Penduduk
DOTS lembab/kura tentang TBC dengan
 Cakupan ng terkena  Kepatuhan mobilitas
imunisasi BCG sinar berobat rendah
 Penemuan kasus matahari penderita TBC
baru secara aktif  Peran serta
di masyarakat masarakat
dalam program
pemberantasan
TBC
Anemia  Cakupan  Taman gizi  Pengetahuan  Tingkat

7|Page
program keluarga dan sikap ibu fertilitas
antenatal care hamil tentang
 Pemberian tablet anemia
besi

BAB II
ALAT (TOOLS) UNTUK IDENTIFIKASI MASALAH
DAN PENYEBABNYA

Kerangka Teori
1. Pendahuluan
2. Sumber data dan tools yang digunakan
3. Tools menurut fungsinya
4. Tools menurut jenis data dan fase siklus masalah
5. Jenis-jenis tools untuk identifikasi masalah dan faktor-faktornya

2.1 Pendahuluan

Fase Pengumpulan Data Fase Analisis Data

Masalah

Pertanyaan ?
 Bagaimana cara pengumpulan data ?
 Bagaimana cara analisis data ?
 Sumber data ?
 Perlukah mengenal jenis data ?

2.2. Sumber data dan tools yang digunakan


Berikut adalah table yang memuat jenis data, sumber data dan tools yang digunakan
untuk identifikasi masalah dan penyebabnya.

Jenis data Sumber Data Tools

Primer Pasien/keluarga pasien − Interview (langsung vs telefon)


− Diskusi Kelompok Terfokus (FGD)
− Survei/Kuesioner
Observasi kejadian/event − Check Sheets
− Logs

8|Page
Staf institusi − Interview
− FGD
− Survei/Kuesioner
− Braistorming
Sekunder Dokumentasi: − Check Sheets
Data rekam medis pasien − Logs
Catatan.laporan suatu unit − Kuesioner
kerja suatu institusi
Tersier ===========
2.3. Tools yang sering digunakan dalam proses perbaikan mutu (Quality
Improvement) menurut fungsi, fase, dan jenis data

No Tools Fungsi Fase Jenis


Identifi Diagnosis
kasi faktor
penyebab
1. Brainstorming √ √ Pengumpulan Data Kualitatif
2. Check Sheets √ Pengumpulan Data Kuantitati
f
3. Logs √ Pengumpulan Data Kuantitati
f
4. Survei/Kuesioner √ Pengumpulan Data Kualitatif/Ku
antitatif
5. Interview √ Pengumpulan Data Kualitatif
6. FGD √ Pengumpulan Data Kualitatif
7. Pareto Charts √ √ Analisis Data Kuantitati
f
8. Flowcharts √ √ Analisis Data Kualitatif
9. Run Charts √ √ Analisis Data Kuantitati
f
10. Cause & Effect √ Analisis Data Kualitatif
Diagram
11. Histogram √ Analisis Data Kuantitati
f
12. Scatter diagram √ Analisis Data Kuantitati
f
13. Control Charts √ Analisis Data Kuantitati
f
14. Is/Is not Diagram √ Analisis Data Kualitatif
15. Deployment √ Analisis Data Kualitatif
Charts
Tools untuk diagnosis faktor-faktor masalah yang jarang digunakan:
* Affinity diagram * Force field analysis *Tree diagram
Pareto dgn grafik batang diurutkan dr yg terbesar....jantung, kulit, DM dll desending

9|Page
Beda Data Kualitatif dan Kuantitatif

Data Kualitatif Data Kuantitatif


 Berupa pernyataan/statement  Berupa angka: diskrit atau kontinyu
 Tidak dapat digeneralisasikan secara  Relatif dapat digeneralisasikan,
statistik sehingga perlu investigasi lanjut tergantung jumlah sampel dan cara
 Tidak dapat dianalisis secara statistik pengambilan sampelnya
 Data ini dapat dianalisis secara
statistik

2.3.1. Brainstorming/Curah pendapat


Adalah suatu aktivitas kelompok untuk mengidentifikasi masukan/input,
strategi, alasan/penyebab, ide-ide, atau kemungkinan-kemungkinan. Kegiatan ini
dipimpin oleh satu ketua. Ketua aktif memimpin forum dan menanyakan
pertanyaan yang dimengerti anggota. Pertanyaan berupa masukan, strategi, dll.
Hasilnya dibuat dalam bentuk list/daftar. Hasil akhir adalah list semua
kemungkinan jawaban. Tidak ada diskusi tentang pernyataan seseorang anggota.

2.3.2. Checksheets
Untuk menghitung frekuensi suatu kejadian. Hal ini merupakan cara yang
umum dan mudah
Contoh :
Daftar alasan keterlambatan jadual operasi/pembedahan yang lebih dari 15 menit
di ruang operasi RS X (N=16 operasi yang terlambat)

Alasan Minggu ke Jml


1 2 3 4
Kegiatan operasi sebelumnya belum selesai || | || | 7
|
Ahli bedah datang terlambat | | 2
Peralatan tidak tersedia | | 2
Perawat datang terlambat | | | 3
Pasien datang terlambat | | 2

Manakah penyebabnya?

2.3.3. Logs
Merupakan suatu alat yang sederhana dan bersifat dasar untuk
mengidentifikasi alur kejadian/masalah. Hasil rangkuman logs ini secara periodik
dapat digunakan untuk mengidentifikasi trends.

Contoh:
Alasan Pasien AIDS tidak mengikuti konsultasi dengan dokter setelah hasil
laboratorium diberitahukan :

10 | P a g e
Tanggal Jam Nomor pasien Waktu Alasan
pemberitahuan
hasil lab

2.3.4. Survei/Kuesioner
Umumnya digunakan untuk sampel yang relatif besar. Pertanyaan dapat
bersifat terbukan atau tertutup.

Contoh :
Kepada pengunjung rumah sakit X. Mohon bantuan anda untuk mengisi formulir
ini. Hasil survei akan digunakan untuk masukan pelayanan RS di masa depan yang
lebih baik dan sesuai dengan kebutuhan anda.

Berikan penilaian tingkat pentingnya pelayanan RS berikut yang sesuai dengan


kebutuhan anda!

a. Klinik gawat darurat


5………………….4………..………3 ………..……..2………………..1…………………
Sangat penting tidak penting

b. Klinik Sayang Bayi


5…………………. 4………..……… 3 ………..…….. 2……………..1…………………
Sangat penting tidak penting

c. Hotline Perawat
5………………….4………..……… 3 ………..…….2………………..1…………………
Sangat penting tidak penting

d. Klinik Penyuluhan Kesehatan Rumah Sakit


5…………………. 4………..……… 3 ……..……..2………………..1…………………
Sangat penting tidak penting

e. Pelayanan lain .
sebutkan……………………………………………………………………….

2.3.5. Interview
Digunakan untuk individu dan kelompok kecil, bisa langsung atau melalui
telepon.

Contoh :

11 | P a g e
1. Tanggapan terhadap kebijakan RS tentang jadual kunjungan ke ruang
ICCU
2. Apakah anda merasa kesulitan menemukan pasien yang anda cari di saat
kunjungan ke ICCU?
3. Apakah anda merasa privasi anda terganggu di ruang ICCU selama
kunjungan?
4. Apa saran ada terhadap kebijakan untuk pelayanan ICCU?

2.3.6. FGD
Adalah pertemuan sejumlah individu yang mewakili (sampel) dengan tujuan
menggali respon individu terhadap topik yang telah ditentukan dan dipandu oleh
seorang fasilitator. Pertanyaan yang diberikan seputar kesukaan, pengalaman,
persepsi, dan pusat perhatian responden. Grup terdiri dari 5-12 orang dengan waktu
diskusi 60-90 menit. Dipimpin oleh pemandu (fasilitator)

2.3.7. Flowcharts
Untuk melihat alur atau proses kegiatan tertentu.
Apakah dalam alur tersebut terdapat tumpang tindih kegiatan (overlapping), atau
alur kritis, ataukah ada alur yang harus dihilangkan?
Menggunakan lambang-lambang input-kegiatan-akhir proses
Contoh:
Alur pemeriksaan sinar X oleh pasien di bagian radiologi
Dokter Administrasi Teknisi X-ray Dokter Ahli Radiologi

Dokter Administrasi Teknisi Xray Dokter Ahli Radiologi

Mengentri order Membaca order Memeriksa kualitas


Surat
di komputer XRay
Rujukan

Xray
Bagus?

Ulangi XRay
Membaca Hasil

Mengembalikan
Pasien ke ruang Menulis hasil
12 | P a g e
tunggu XRay
2.3.8. Cause & Effect Diagram
Disebut juga Diagram Ishikawa atau Fish Bone theory. Digunakan untuk
multiple cause. Masalah diletakkan di bagian kepala Kategori penyebab: SDM, alat,
metode, bahan, biaya

13 | P a g e
Metode: Peralatan:
*Kebijakan kontrol terhadap infeksi *Merek kateter yang berbeda
*Kebijakan jumlah pemeriksaan urin *Beda supplier
*Penamaan label ISK di laboratorium

Peningkatan infeksi saluran


kencing pada pasien dengan
kateter
Petugas kesehatan: Pasien:
*Petugas baru *Tingkat keparahan penyakit
*Skill petugas dalam pemasangan *Frekuensi diare
katerter *Lama waktu kateterisasi
*Skill petugas dalam pengambilan urin

2.3.9. Is/Is Not Diagram


Digunakan untuk mengidentikasi hubungan suatu kejadian dengan masalah
tertentu. Contoh: Masalah peningkatan infeksi pasca operasi

Is Is Not Kesimpulan/Komentar
What
Lokasi infeksi
Tipe kuman
Who
Kelompok pasien
Kelompok staf
Jenis paramedis
Where
Unit kerja
When
Tanggal
Hari/minggu/bulan
Waktu operasi
How
Karakteristik infeksi
Cara penularan
Teknis operasi

Cara membaca diagram tersebut harus hati-hati. Misalkan pada baris pertama dapat
diartikan sebagai: What is lokasi infeksi? What is tipe kuman. Lalu What is not lokasi
infeksi? What is not tipe kuman. Begitupulan untuk baris selanjutnya adalah jawaban dari
pertanyaan Who is kelompok pasien yang terkena? Who is not kelompok pasien yang
terkena?

2.3.10 Deployment Charts

14 | P a g e
Adalah matriks yang menghubungkan suatu kegiatan dengan penanggung jawab kegiatan
Tujuannya untuk menganalisis alur kerja

Contoh:

Alur kerja Amir Mira Lisa Tomi Semua


staf
Membuat rencana kerja * * *
Membuat indikator output *
Melaksanakan rencana *
Evaluasi rencana * *

Siapa yang pekerjaannya paling banyak?

BAB III

15 | P a g e
STUDI KASUS MASALAH DAN IDENTIFIKASI MASALAH
DI INSTITUSI
Abdurahman, SKM*)

3.1. Masalah
• Gap/kesenjangan antara yang diinginkan/standar dengan kenyataan
yang ada
• Segala sesuatu yang dianggap masalah oleh mahasiswa dan
institusi

3.2. Alur
Analisa Situasi Masalah
• Pengumpulan data
• Analisa data
Perumusan masalah

3.3. Keadaan yang diinginkan


3.3.1 Keadaan dari internal
• Petunjuk teknis
• Petunjuk pelaksanaan
• Standar operasional prosedur
• Tujuan jangka panjang
• Tujuan jangka pendek
• Target
• Dan lain-lain

3.3.2. Keadaan dari eksternal


• Peraturan pemerintah
• Undang-undang
• Teori-teori/materi-materi perkuliahan
• Buku-buku teks book

3.4. Analisa Situasi


Kegiatan penemuan masalah yang ada di institusi dengan membandingkan antara
keadaan yang diinginkan/standar dengan kenyataan yang ada.

Kegiatan yang dilakukan adalah :


a. Pengumpulan data:
• Data primer, melalui pengamatan/observasi (dengan check sheets,
logs), wawancara, kuesioner terhadap objek secara langsung.
• Data sekunder, melalui observasi/melihat dan menyalin data-data
yang ada diinstitusi seperti juknis, SOP, hasil check sheet, logs, kuesioner.
b. Analisa data, yaitu:

16 | P a g e
Membandingkan data-data yan didapat dengan standar/keadaan yang diinginkan
institusi
3.5. Langkah-langkah untuk identifikasi masalah
a. Menentukan metode yang dilakukan :
1. Metode sederhana, yaitu dengan menyebutkan masalah-masalah yang terjadi
setelah data diperoleh dan dianalisis (membandingkannya dengan standar)
2. Metode pendekatan sistem, yaitu melihat unit yang ada dalam kerangka sistem
yaitu input, proses, output, feedbck, lingkungan. Misalnya input yang ada
dibandingkan dengan standard yang diinginkan, lalu prosesnya, kemudian
outputnya.
3. Metode SWOT (strength, weakness, opportunity, threatment) atau metode
kekuatan, kelemahan, peluang/kesempatan dan ancaman.
• Melihat dan menilai unit yang ada berdasarkan
kekuatan/keunggulan yang dimiliki, kelemahan yang ada
(membandingkannya dengan standar), peluang/kesempatan yang dimiliki unit
serta ancaman yang mungkin dapat menimpa unit.
• Melihat dan menilainya bisa secara langsung atau melalui
pendekatan sistem
• Kelamahan dan ancaman merupakan masalah
b. Mengumpulkan data sesuai dengan metode yang dipilih dengan terjun ke lapangan
secara langsung mellalui pengamatan, wawancara, mencoba sendiri, melihat data-data
sekunder seperti juklak, juknis, SOPO, kemudian data grafik, histogram, pareto,
alur/flowcharts, run charts, control chart, scatter diagram yang telah dibuat institusi
c. Menentukan masalah-masalah. Setelah kita membandingkan dengan
standar/theori/kenyataan yan diinginkan lalu kita tentukan masalah/gap dengan:
• menulis point-point yang kita anggap masalah (persepsi
pemagang)
• menulis point-point yang merupakan masalah institusi (persepsi
institusi)
d. Mengkonsultasikan msalah-masalah yang telah ktia tulis kepada pembimbing
lapangan. Masalah-masalah yang kita konsultasikan adalah masalah-masalah
diinstitusi dsn hal-hal terjadi lapangan yang kita anggap masalah.
e. Mendapatkan masalah-masalah yang merupakan hasil kesepakatan kedua belah pihak
yaitu institusi dan mahasiswa (jadi sesuatu yang kita anggap masalah juga merupakan
maslaah dalam pandangan institusi)

Contoh pada lapangan Unit Klaim Asuransi PT Y.

Kedaan yang diinginkan: Keadaan yang ada:


1. Dapat membayarkan klaim yang 1. waktu penyelesaian klaim terlambat
akurat, tepat pada waktunya sesuai 2. berkas-berkas yang diberikan klien ada
yang dijanjikan sehingga dapat yang lengkap dan ada yang tidak
memberikan kepuasan kepada lengkap
nasabah. 3. klien merasa tidak puas karena tidak
2. Klaim rawat inap dengan tagihan mendapatkan sesuai dengan jumlah
reimbursement dapat dibayarkan yang dikomplain

17 | P a g e
dalam jangka waktu 6 (enam ) hari 4. petugas membagikan buku pedoman
kerja, sedangkan dengan tagihan yang salah satu isinya menjelaskan
guaranteed dapat dibayarkan dalam tata-cara pengajuan klaim
jangka waktu +/- 1 bulan dengan 5. data-data yang ada pada formulir
catatan berkas klaim yan diajukan pengajuan klaim tidak diisi dengan
persyaratannya lengkap. lengkap
3. Klien mengerti dengan jelas hak-hak 6. tenaga yang ada kurang teliti dalam
dan kewajibannya memeriksa formulir klaim
4. Klien mengerti tata cara/proses klaim 7. tenaga klaim yang ada tidak berlatar
5. Tersedianya tenaga yang handal untuk belakang pendidikan medis
menangani proses klaim. 8. semua berkas yang lengkap diolah
6. Tersedianya peralatan komputer dan dengan komputer dengan program
program yang memadai untuk khusus
kegiatan klaim

Contoh pada lapangan rekam medis RS "Z"

Keadaan yang diinginkan: Keadaan yang ada:


1. Formulir ringkasan riwayat klinik 1. dokter sering kali tidak mengisi kolom
(R2K) yang berisi identitas pasien diagnosa di R2K (KL01) sehingga
dengan riwayat polikinik harus diisi tidak dapat diketahui jenis penyakit
lengkap terutama riwayat poliklinik terbanyak yang diderita pasien
yang harus diisi oleh dokter yang 2. berdasarkan hasil penelitian terhadap
bertugas. 2000 resume rawat inap, 64 %
2. Untuk pasien rawat inap, ringkasan lembaran kosong/tidak terisi atau tidak
riwayat pulang pasien harus diisi ada lembarannya, 34% lembaran terisi.
lengkap setelah pasien keluar dan 3. Ada beberapa pasien yang tidak
berisi informasi tentang penyakit, membawa kartu pada saat mendaftar.
pemeriksaan yang dilakukan dan 4. Berks yang tidak lengkap dari ruang
pengobatannya inap yang diterima bagian rekam
3. Adanya pembagian tugas yang jelas medis tidak dikembalikan lagi ke unit
pada sub-sub unit yang ada di unit rawat inap
rekam medis 5. Pengawai yang diunit pengumpulan
4. Penyerahan laporan tepat pada waktu juga melakukan pengolahan data
yang telah ditentukan 6. Jumlah tenaga 3 orang termasuk
5. Penyerahan berkas rekam medis pada kepala unit
tepat waktu
6. Pasien yang data diharapkan
membawa kartu

Penjelasan :
Model pendekatan sederhana :
Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka
didapatkan masalah yaitu:
1………………………..

18 | P a g e
2………………………..
3…………………..dst…
masalah diatas disebutkan perpoint yaitu masalah institusi dan masalah lain yang anda
rasakan.

Model pendekatan sistem


Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka
didapatkan masalah pada sistem yaitu:
Input
1……………………….
2……………………….
3…………………dst…
Proses
1………………………
2……………………...
3…………………dst..
Output
1……………………..
2…………………….
3…………………dst
Masalah diatas bisa saja hanya terjadi di input, proses atau output atau keduanya.

Model pendekatan SWOT


Setelah dibandingkan antara keadaan yang diinginkan dengan keadaan yang ada, maka
dapat dilihat strengh/kekuatan, weakness/kelemahan, opportunity/peluang dan
threatment/ancaman dari unit yang ada yaitu:

a.Secara sederhana :
Kekuatan
1……………………………
2……………………………
Kelemahan
1……………………………
2……………………………
Peluang
1……………………………
2……………………………
Ancaman
1……………………………
2……………………………

Dari tersebut diatas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan ancaman
dari unit yaitu:
1……………………………

19 | P a g e
2……………………………
3………………………dsb

b. Secara Sistem
Input
Kekuatan
1……………………………dsb
Kelemahan
1……………………………dsb
Peluang
1……………………………dsb
Ancaman
1……………………………dsb
Proses
Kekuatan
1……………………………dsb
Kelemahan
1……………………………dsb
Peluang
1……………………………dsb
Ancaman
1……………………………dsb
Output
Kekuatan
1……………………………dsb
Kelemahan
1……………………………dsb
Peluang
1……………………………dsb
Ancaman
1……………………………dsb
Dari tersebut di atas didapatkan adanya masalah yang merupakan kelemahan dan
ancaman sistem dari unit yaitu:
1………………………………
2………………………………

20 | P a g e
BAB IV
PANDUAN LATIHAN IDENTIFIKASI MASALAH
Iis Sinsin, SKM*)

Bahan latihan: Laporan magang. Tiap kelompok mendapat satu laporan magang yang
telah disediakan dan mengerjakan sesuai panduan latihan untuk sesi hari ini.

4.1. Kuliah Pengantar untuk mengerjakan tugas


Hampir semua laporan magang mendefinisikan menemukan masalah di institusi
dengan cara “membandingkan tugas dan fungsi unit kerja yang seharusnya dengan
kenyataan yang ada”. Unit kerja adalah unit yang relatif kecil dari instansi. Satu instansi
mempunyai sejumlah unit. Relatif kecil: contoh bila di RSCM, bagian penyakit dalam
terbagi menjadi beberapa subbagian. Sedangkan di RSU PMI Bogor, bagian penyakit
dalam tidak mempunyai subbagian. Definisi masalah seperti di atas ditemukan/digali dari
unit kerja.

Mengapa unit kerja?


1. Memudahkan menguraikan “Benang kusut” di bagian yang kecil daripada bagian
yang besar
2. Tiap bagian mempunyai masalah yang khas/spesifik
3. Memudahkan mencari pemecahan masalah

Untuk itu diperlukan gambaran mengenai instansi dan gambaran unit kerja. “Gambaran”
adalah hal-hal mengenai instansi agar “orang luar” (dalam hal ini pemagang atau
pembaca laporan magang) paham terhadap instansi tersebut.

Gambaran instansi  bab I laporan magang berisi:


a. sejarah
b. misi dan visi
c. struktur organisasi dari instansi (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di
dalam struktur)
d. uraian kerja tiap bagian (secara umum)
e. target instansi
f. sarana
g. produk yang dihasilkan: jenis-jenis pelayanan kesehatan atau barang nyata tertentu

Gambaran unit kerja  bab II


a. tujuan unit kerja dan peran unit kerja dalam mencapai misi dan visi instansi

21 | P a g e
b. struktur organisasi dari unit kerja (jumlah orang yang terlibat dan kedudukannya di
dalam struktur)
c. uraian kerja tiap bagian di dalam unit kerja
d. target unit kerja
e. hubungan dengan unit kerja lainnya
f. sarana yang digunakan di unit kerja
g. produk yang dihasilkan dari unit kerja
Contoh:
Magang di divisi underwriting facultative; bagian facultative non marine; seksi fire dan
engineering di PT Reasuransi Nasional Indonesia
Bab I : gambaran tentang PT RNI dan divisi-divisinya
Bab II : gambaran tentang divisi underwriting facultative; dan seksi-seksi di divisi ini

Masalah di unit kerja  bab III


a. latar belakang masalah: why, how
b. masalah-masalah : what, where, when, who
c. dampak masalah
d. prioritas masalah:
– masalah utama
– masalah bukan utama

Contoh:
Bab III : masalah di seksi fire dan engineering adalah belum adanya format kontrak yang
standar (sesuai dengan JPKM)
Dampak masalah:
a. Terhadap divisi lain: dengan format kontrak yang sekarang menimbulkan
kesalahpahaman dengan divisi lain
b. Terhadap klien: waktu untuk menyiapkan kontrak berbeda-beda karena keinginan
klien berbeda-beda
c. Terhadap divisi underwriting itu sendiri : sulit membuat kontrak yang sama, karena
kepentingan yang berbeda-beda

4.2. PANDUAN TUGAS


1) Bacalah Bab I & II secara sekilas dan pahami alur penulisannya
2) Bacalah bab III dengan detail
3) Apakah nama instansi?
4) Apakah unit kerjanya?
5) Berapa banyak masalah yang ditemukan oleh penulis? Dan sebutkan masalah-
masalah tersebut dalam bentuk [who, what, when, where]
6) Apa yang menyebabkan masalah tersebut terjadi [why] (baca latar belakang
masalah)?
7) Bagaimana atau bilamana terjadinya masalah tersebut [how] (baca latar belakanng
masalah)?
8) Bagaimana penulis mendapatkan masalah: apakah dengan tools tertentu atau tidak
jelas? Sebutkan toolsnya jika ada

22 | P a g e
9) Bagaimana penulis mendapatkan sebab-sebab dan proses terjadinya masalah (why
dan how): apakah dengan tools tertentu atau tidak jelas? Sebutkan toolsnya jika
ada
10) Apakah dampak masalah sudah disebutkan oleh penulis atau tidak ada penulisan
dampak masalah?
11) Menurut kelompok sebagai pembaca laporan magang ini, berikan penilaian terhadap
poin-poin berikut dari laporan magang ini dengan kategori: sangat jelas, jelas,
sedang, tidak jelas, sangat tidak jelas:
a. gambaran instansi
b. gambaran unit kerja
c. masalah
d. dampak
12) tuliskan jawaban-jawaban tersebut di dalam kertas dan cantumkan di akhir tulisan:
Nama penulis dan jurusannya
Kode laporan magang dari perpustakaan
Nama kedua pembimbing magang

23 | P a g e
BAB V
KRITERIA PRIORITAS MASALAH
DAN MENYUSUN PRIORITAS MASALAH
Iis Sinsin, SKM*)

Materi:
1. Definisi dan prinsip-prinsip dalam cara prioritas masalah
2. Metode-metode prioritas masalah:
A. Sederhana atau Delberg
B. Sederhana dengan pembobotan
C. Hanlon
D. PAHO Cendes /metode matematik
E. Delphi
F. Estimasi beban kerugian

5.I. Definisi dan prinsip prioritas masalah


Prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh sekelompok orang
dengan menggunakan metode tertentu untuk menentukan masalah dari yang paling
penting sampai dengan yang kurang penting.
Proses yang dimaksud:
1. penentuan kriteria
2. penentuan nilai terhadap kriteria
3. penentuan bobot kriteria
4. penentuan skor/total skor
5. urutkan total skor yang terbesar ke terkecil untuk menentukan prioritas
masalah

Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi rendahnya nilai


permasalahan sehingga masalah yang satu dengan masalah yang lain dapat dibedakan.

Nilai terhadap kriteria adalah angka hasil penilaian masalah terhadap kriteria yang
diberikan. Umumnya berskala ordinal, dapat pula berskala kontinyu atau nominal (lihat
metode Hanlon)

Contoh: Kriteria “pentingnya masalah”

1……….…….. 2……..…….. 3……..…….. 4……….……..5


kurang penting sangat penting

24 | P a g e
Bobot kriteria adalah angka yang diberikan terhadap kriteria-kriteria agar dapat
dibandingkan kriteria mana yang bobotnya lebih tinggi.
Contoh:
Kriteria-kriteria :
“pentingnya masalah” : bobot 10
“biaya untuk penanggulangan masalah” : bobot 5
“pengaruh masalah terhadap produktivitas” : bobot 7
Penentuan skor/total skor adalah nilai dari tiap-tiap masalah dari kriteria-kriteria
yang berlaku sehingga tiap masalah siap untuk diurutkan berdasarkan skor/total skor.
Skor didapat dengan penambahan atau perkalian nilai tiap kriteria; atau rata-rata nilai tiap
kriteria. Total skor adalah penjumlahan dari nilai masing-masing kriteria dikalikan
dengan bobot masing-masing kriteria

5.2. Metode-metode prioritas masalah:


5.2.1. Metode sederhana
− Kriteria dicari sendiri
− Setiap kriteria diberi nilai skala 1-5
− Nilai adalah penjumlahan tiap kriteria
− Prioritas adalah nilai yang tertinggi
− Metode Delberg termasuk metode yang sederhana
− Kriteria-kriteria yang bisa diterapkan adalah “masalah-masalah yang :
• dapat membuat cacat
• mengakibatkan penderitaan yang lama
• mengenai daerah yang luas atau golongan penduduk tertentu
• mempunyai kemampuan menyebar yang tinggi
• mempunyai kecenderungan meningkat
• menimbulkan kegelisahan di masayarakat luas
• menurunkan produktivitas kerja

Contoh:

Masalah Kriteria dan nilai Skor

Kegawat Kemampuan Perhatian Kesesuaian Manfaat Derajat


an menyebar masyarakat dengan sosial pentingnya
kebijakan masalah
A 3 1 3 3 5 5 20
B 3 1 1 3 3 3 14
C 3 3 1 3 3 3 16
D 5 3 3 1 3 3 18

Urutan prioritas masalah adalah masalah A, D,C dan B

5.2.2. Sederhana dengan pembobotan


− Hasil nilai kriteria dikalikan bobot kriteria
Contoh:

25 | P a g e
Kriteria Bobot Skor masalah Total skor
A B C A B C
Kegawatan 5 7 8 9 35 40 45
Kemampuan menyebar 5 6 9 3 30 45 15
Perhatian masyarakat 4 7 3 6 28 12 24
Kesesuaian dengan 3 8 7 7 24 21 21
kebijakan
Manfaat social 3 5 7 8 15 21 24
Derajat pentingnya 3 3 4 5 9 12 15
masalah
Menimbulkan 2 4 6 6 8 12 12
kegelisahan
Mengenai golongan 3 2 1 1 6 3 3
penduduk usia <5th
B. Total 155 166 159
C. Prioritas masalah III I II

5.2.3. Metode Hanlon


− Dibanding metode lain, metode ini sangat kuantitatif
Ada 4 kelompok kriteria (A, B, C, D):
1. Besarnya masalah (grup A)
− Prosentase orang yang terkena efek masalah
− Jumlah rata-rata biaya yang dikeluarkan per orang per bulan, dalam
rupiah
− Besarnya kerugian yang dialami penduduk, dalam rupiah

Untuk menentukan nilai terhadap kriteria di atas, dilakukan standar nilai kriteria berikut:
Nilai Prosentase orang Jumlah rata-rata biaya Jumlah kerugian yang
kriteria yang terkena yang dikeluarkan dialami penduduk
masalah
10 26-35% >Rp 100 ribu > Rp 1 juta
8 16-25% Rp 51-Rp100 ribu Rp 500-Rp750 ribu
6 11-15% Rp 31-Rp 50 ribu Rp 250-Rp 499 ribu
4 6-10% Rp 16-Rp30 ribu Rp 125-Rp 249 ribu
2 <6 % < Rp16 ribu <Rp 125 ribu

Contoh:

26 | P a g e
Nilai criteria Prosentase orang Jumlah rata-rata Jumlah Total Rata-
yang terkena biaya yang kerugian rata
masalah dikeluarkan yang dialami
penduduk
Infeksi saluran 6 6 6 18 6
pernafasan pada
balita
Banjir 10 2 4 16 5.3
Sanitasi umum yang 2 8 10 20 6.7
kurang

2. kegawatan masalah (grup B)


− tingkat urgensinya
− kecenderungannya
− tingkat keganasannya
Masing-masing kriteria diberikan penilaian skala 0-10

Contoh:
Nilai criteria Keganasan Tingkat Kecenderung Total Rata-
urgensinya annya rata
Infeksi saluran 5 10 6 21 7
pernafasan pada
balita
Banjir 2 8 9 19 6.3
Sanitasi umum yang 6 5 2 13 4.3
kurang

3. Kriteria “kemudahan penanggulangan”. Apakah sumber-sumber daya dan


teknologi yang tersedia mampu menyelesaikan masalah? (Grup C)

Diberikan penilaian berskala 0.5 – 1.5 (sangat sulit dipecahkan s/d sangat mudah
pemecahannya)

Contoh:

Nilai criteria Nilai kriteria


Infeksi saluran pernafasan pada balita 1.1
Banjir 1.3

27 | P a g e
Sanitasi umum yang kurang 0.9

4. Kriteria PEARL (Grup D)


− P =kesesuaian, appropriateness
− E =secara ekonomi murah, economic feasibility
− A =dapat diterima, acceptability
− R =tersedianya sumber, resources availability
− L =legalitas terjamin, legality

Nilai berskala nominal: Ya=1 Tidak=0


Contoh:
Nilai criteria P E A R L Skor
Infeksi saluran pernafasan pada balita 1 1 1 1 1 1
Banjir 1 1 1 1 1 1
Sanitasi umum yang kurang 1 1 1 0 1 0

Setelah pemberian nilai kriteria terhadap 4 kelompok kriteria di atas, selanjutnya


dihitung Nilai Prioritas Dasar (NPD) dan Nilai Prioritas Total (NPT)

NPD = (A+B) x C
NPT = NPD x D

Masalah A B C NPD D, NPT Urutan


PEARL Prioritas
Infeksi saluran 6 7 1.1 14.3 1 14.3 II
pernafasan pada balita
Banjir 5.3 6.3 1.3 15.08 1 15.08 I
Sanitasi umum yang 6.7 4.3 0.9 9.9 0 0 III
kurang

5.2.4. Metode PAHO Cendes (Pan American Helath Organization/Center for


Development Studies) atau metode matematik

Masalah Importancy (I) Skor


Severi Rate of Public Politica Social Magni Vulne Cost
ty Increase concern l benefi tude rabilit (IV)
Climate t (II) y (III)
A 3 3 5 1 3 5 3 1 45
3
B 3 3 1 3 1 1 5 1 10
2
C 1 3 3 5 3 5 3 3 15
3

28 | P a g e
D 3 5 5 1 1 5 5 3 25
3

Urutan prioritas Masalah adalah A, D, C, dan B

Severity : beratnya kerugian yang ditimbulkan masalah


(case fatality rate; apakah masalah menyebabkan
kematian)
Rate of increase : kemampuan menyebar yang tinggi
Public concern : perhatian masyarakat luas
Political climate : sesuai dengan kebijakan yang ada
Social benefit : bermanfaat bagi masyarakat
Magnitude : besarnya masalah (angka prevalen)
Vulnerability : ketersediaan teknologi
Cost : biaya yang dikeluarkan untuk mengatasi msl

Importancy adalah rata-rata nilai kriteria severity, rate of increase, public concern,
political climate, social benefit

[Magnitude x Importancy x Vulnerability]


Skor =
[Cost]

5.2.5. Metode Delphi


− metode kualitatif
− kualitatif penilaian kriteria dilakukan oleh kelompok ahli

Contoh: Bagaimana dampak terhadap kesehatan masyarakat dalam 10 tahun yang


akan datang di Indonesia dari masalah-masalah berikut ?

Masalah % pendapat para ahli tentang Jumlah para


dampak kesmas 10 th y.a.d ahli
Besar Sedang Kecil
Infeksi saluran 20 20 60 100
pernafasan pada balita
Banjir 45 50 5 100
Sanitasi umum yang 80 10 5 100
kurang

− cara membaca tabel: 20% dari para ahli menyatakan masalah infeksi
adalah masalah besar, …. Dst

29 | P a g e
− Urutan peringkat masalah: sanitasi umum, Banjir, dan infeksi

5.2.6. Metode estimasi beban kerugian


Teknik yang membutuhkan perhitungan yang canggih dan sulit karena memerlukan
data dan perhitungan ‘hari produktif’ yang hilang yang disebabkan oleh masing-
masing masalah

Contoh:
Penyakit Jumlah hari produktif yang hilang pada Urutan prioritas
pekerja (sakit, izin, dll krn penyakit tsb)
Jantung koroner 10 tahun I
Kanker 5 tahun II
Kurang gizi 3 tahun III

BAB VI
STUDI KASUS PRIORITAS MASALAH DI INSTITUSI
Abdurrahman, SKM *)

Analisa Situasi

Perumusan Masalah
• Penentuan kriteria
Masalah-masalah • Penentuan nilai
• Pembobotan
• Skoring

Prioritas masalah

Sebab-sebab masalah Teori pohon masalah,


tulang ikan (fishbone) dll

Alternatif pemecahan masalah

6.1. Prioritas Masalah


• Prioritas masalah adalah suatu proses yang dilakukan oleh
seseorang/kelompok orang dengan menggunakan metode tertentu untuk
menentukan masalah dari yang paling penting sampai dengan yang kurang
penting
• Proses yang dimaksud adalah:
a. Penentuan kriteria

30 | P a g e
b. Penentuan nilai
c. Penentuan bobot kriteria (bila diinginkan)
d. Penentuan skor/skoring
e. Urutan skor dari yang terbesar ke yang terkecil untuk menentukan
prioritas masalah

6.2. Penejelasan
• Kriteria adalah faktor-faktor yang dapat menentukan tinggi
rendahnya nilai permasalahan sehingga maslaah yang satu dengan masalah yang
lain dapat dibedakan
• Penentuan nilai adalah kegiatan menentukan skala nilai untuk
diberikan pda setiap masalah. Umumnya skalanya 1-5
1……..2………….3………4…………5
Kurang penting Sangat penting
• Bobot kriteria yaitu memberikan nilai/bobot pada setiap kriteria
• Penentuan skor/skoring adalah nilai dari tiap-tiap masalah
(berdasarkan kriteria yang telah ditentukan) sehingga setiap masalah siap untuk
diurutkan berdasarkan skornya masing-masing
• Penentuan prioritas masalah yaitu menentukan prioritas msalah
berdsarkan hasil skor

6.3. Langkah-langkah penentuan prioritas masalah di institusi


6.3.1. Penentuan Kriteria
Ada dua metode yang biasa digunakan yaitu metode sederhana dan metode tabel
kriteria matriks.
1. Metode sederhana yaitu dengan menentukan sendiri kriterianya
2. Metode tabel kriteria matirk. Pada metode ini kriteira yang
digunakan yaitu Importance (Prevalence, Severity, Rate of Increase), Technical
Feasibility, dan Resource available.
Penjelasan:
1. Pentingnya masalah/importancy (I), makin penting masalah
terseut, makin diprioritaskan penyelesaiannya. Yang menjadi ukuran pentingnya
masalah adalah:
− Prevalance (P) yaitu seberapa seringnya masalah tersebut
muncul/ditemukan. Apabila masalah tersebut lebih banyak ditemukan, maka
masalah yang dimaksud selayaknya untuk lebih diprioritaskan.
− Severity (S) yaitu seberapa besar akibat yang ditimbulkan oleh
msalah tersebut. Apabila akibat yang ditimbulkan oleh suatu masalah lebih
serius, maka masalah tersebut selayaknya untuk lebih diprioritaskan
− Rate of Increase (RI), yaitu faktor rata-rata/laju peningkatan
masalah tersebut dari waktu ke waktu. Apa bila kenaikan jumlah masalah
lebih tinggi dan lebih cepat dibandingkan periode sebelumnya maka masalah
tersebut selayaknya untuk diprioritaskan.
2. Technical Feasibility (T), yaitu teknologi yang diperlukan untuk
mengatasi masalah. Makin tersedianya teknologi untuk mengatasi masalah, makin
diprioritaskan masalah yang dimaksud.

31 | P a g e
3. Resource available (R) yaitu sumber daya yang tersedia untuk
mengatasi masalah. Sumber daya disini meliputi dana (money), sarana (material),
dan tenga (man). Apabila sumber daya yang tersedia memadai, maka msalah
tersebut selayaknya lebih diprioritaskan.

6.3.2. Penilaian pada tiap masalah


Membuat skala penilaian yaitu 1 sampai 5 dengan masing-masing arti :
Nilai 1 = masalah tidak penting diprioritaskan
Nilai 2 = masalah kurang penting diprioritaskan
Nilai 3 = masalah cukup penting diprioritaskan
Nilai 4 = maslaah penting diprioritaskan
Niali 5 = masalah sangat penting diprioritaskan

6.3.2. Membuat tabel


1. untuk metode sederhana

Tabel Prioritas Masalah


No Masalah Kriteria & nilai Skor Prioritas
P Q R S T
1 A 3 3 3 3 3 243 2
2 B 4 4 3 3 3 432 1
P = biaya, Q = manfaat, R = ….dsb.
Berdasarkan hasil skor di atas, masalah B menjadi prioritas untuk dipecahkan.

Tabel Rekapitulasi Prioritas Masalah


Dengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf
No Masalah Staf Staf jumlah Prioritas
1 2 3 4 5
1 A 243 300 203 305 315 1366 2
2 B 432 312 322 340 300 1706 1
Dan lain-lain……
Jadi prioritas
• Model tabel gabungan :
Pada model ini selain penilaian dari staf, pemagang juga memberikan nilai.

Tabel Rekapitulasi Priorits Masalah


Dengan Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf
No Masalah Staff Jumlah Prioritas
1 2 3 4 pemagang
1 A 243 300 203 305 315 1366 2
2 B 432 312 322 340 300 1618 1
Jadi prioritas

32 | P a g e
2. Untuk metode Tabel Kriteria Matrik
Pada metode ini tabel dibuat dalam tiga model, yaitu :
• Tabel penilaian dari sudut pandang penilai
Nilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang penilai berdasarkan
observasi, mencoba dilapangan dan pengetahuan yang dimiliki. Tabelnya
yaitu :

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks


No Masalah I = (P X S X RI) T R Jumlah Prioritas
P S RI IXTXR
1 A 3 3 3 3 3 243 2
2 B 4 4 3 3 3 432 1

• Tabel Penilaian dari sudut pandang staf


Nilai pada tabel ini diberikan dari sudut pandang seluruh pegawai yan ada di unit.
Pegawai dimintai pendapatnya tentang maslaah yang ada berdasarkan kriteria yang
telah ditentukan. Dibuat tabel penilaian untuk masing-masing staf, setelah itu dibuat
tabel rekapitulasi.

Tabel Prioritas Masalah Dgn Kriteria Matriks Untuk Masing-Masing Staf


No Masalah I = ( PXSXRI) T R Jumlah
P S RI IXTXR
1 A 3 3 3 3 4 243
2 B 4 4 3 3 3 432
Contoh :
1. Masalah di bagian akuntasi RS "S"
• Laporan yang sering terlambat
• Kurangnya peralatan pendukung seperti komputer, printer dsb.

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks


No Masalah I = (PXSXRI) T R Jumlah Prioritas
P S RI I X T X RI
1 Laporan yang sering 3 3 3 3 3 243 2
terlambat
2 Kurangnya peralatan 4 4 3 3 3 432 1
pebndukung seperti
komputer, printer dsb

2. Masalah di unit Rekam Medis RS "S"

33 | P a g e
• Berkas yang diterima sering tidak lengkap
• Pekerjan pegawai yang tumpang tindih

Tabel Prioritas Masalah Dengan Kriteria Matriks


No Masalah I = (PXSXRI) T R Jumlah Prioritas
P S RI IXTXR
1 Berkas yg 4 4 4 3 3 567 1
diterima srg
tdk lkp
2 Pekerjaan 4 4 3 3 3 432 2
pegawai yg
tumpang-
tindih

6.3.2. Tugas Kelompok


• Data yang dibagikan adalah sesuatu yang diinginkan institusi dan
keadaan yang ada di lapangan. Masalah terjadi bila ada gap/kesenjangan
antara keadaan yang ada dengan yang diinginkan.
• Dari data yang dibagikan, tentukan masalah-maslaah dengan cara
sederhana
• Kemudian tentukan prioritas masalah dengan metode tabel kriteria
matriks dengan tabel penilaian dari sudut pandang staf. Caranya:
1. Tentukan 1 orang dari kelompok anda sebagai pemagang
2. Anggota kelompok yang lain bertindak sebagai staf dari unit
3. Pemagang bertanya, dan staf memberikan penilaian. Pemagang
memasukan nilai yang ada pada tabel prioritas masalah dengan kriteria
matriks untuk masing-masing staf. Setelah itu pemagang merekap nilai
yang ada pada tabel rekapitulasi.

34 | P a g e
5 Juli 2010
BAB VII
PEMECAHAN MASALAH (SOLUSI)
DAN TUJUAN PROGRAM PEMECAHAN MASALAH
Iis Sinsin, SKM *)

Materi:
1. Pendahuluan
2. Identifikasi kemungkinan solusi
3. Pemilihan solusi terbaik
4. Pelaksanaan program pemecahan masalah dan komponen program (khusus untuk
poin ini hanya sebagai tambahan pengetahuan dan tidak ditulis di dalam laporan
magang)

7.1. Pendahuluan
Pada materi sebelumnya telah dibahas tentang:
- identifikasi masalah dan metodenya (tools)
- sebab-sebab masalah dan metodenya (tools)
- dampak masalah (intern vs ekstern)
- prioritas masalah dan metodenya

Setelah itu tahapan selanjutnya:


- Identifikasi solusi
- Pemilihan solusi terbaik
- Pelaksanaan solusi dalam bentuk program

Pada materi kali ini akan dibahas tentang:


1. Bagaimana mencari pemecahan masalah?
2. Solusi mana yang terbaik dan bagaimana metodenya?
3. Bagaimana melaksanakan program untuk pemecahan masalah tersebut dan
komponen apa saja yang terkandung dalam program?

7.2. Identifikasi kemungkinan solusi


- Masalah yang telah terpilih melalui metode penetapan prioritas harus dibuat cara
pemecahannya
- Tahap ini adalah tahap berpikir. Tidak ada metode untuk identifikasi
kemungkinan solusi; dibandingkan dengan tahap lain: tahap identifikasi masalah
dan sebab masalah mempunyai ‘tools’, tahap prioritas mempunyai “metode
Delphi” dsb
- Oleh karena tidak ada metodenya, maka yang dibutuhkan pada tahap identifikasi
solusi adalah: daya kreatifitas individu

35 | P a g e
- Solusi yang kreatif adalah gagasan yang dinilai “liar”, “segar dan aneh”,
“kedengaran tidak masuk akal”, “inovatif”
- Contoh gagasan kreatif adalah kasus minuman Aqua
- Contoh lain: ……………………………………………..
- Seorang pakar psikologi menyatakan: “IQ seseorang dapat dilihat dari kecepatan
dan ketepatan seseorang dalam menyelesaikan masalah”. Mengapa? Pemecahan masalah
membutuhkan daya pikir. Daya piker sebanding dengan IQ
- Untuk memunculkan daya kreativitas, tips yang diberikan adalah:
“hindari ikatan atau batasan yang dapat menghambat kreativitas” baik berupa:
• Peraturan, prosedur. Hal tsb dapat menyempitkan
kemungkinan pilihan
• Solusi yang hanya diterima oleh ‘bos’, atau solusi yang
telah dilaksanakan pada tahun lalu
• Dan hal-hal lain yang sejenis ……………………………..
- solusi digali sebanyak mungkin dan di-list dalam daftar sebanyak mungkin 
lalu disaring dengan cara menyempitkan solusi
Menyempitkan solusi :
- metode yang dikenal adalah matriks pilihan berpasangan
- solusi lalu disempitkan menjadi daftar yang ringkas ; sebanyak 4-6 solusi
Metode matriks berpasangan
Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah
Solusi A
Solusi B
Solusi C
Solusi D

Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah


Solusi A B C A 1
Solusi B C C 1
Solusi C D 3
Solusi D 1

7.3. Pemilihan solusi terbaik


- Tahap ini seperti pada tahap prioritas masalah karena membutuhkan:
• Menetapkan criteria solusi dan definisi kriteria
• Memberikan bobot pada criteria solusi
• Menetapkan skor/nilai total
• Menetapkan skor tertinggi sebagai solusi terbaik

Kriteria Definisi Bobot


Kemudahan penerapan Seberapa mudah menerapkan solusi ini 20%
nanti?
Kemungkinan berhasil Seberapa mungkin solusi ini sendiri 20%
bisa diterapkan dengan berhasil

36 | P a g e
Efektifitas solusi Seberapa efektif solusi ini terhadap 50%
penyebab masalah?
Resistensi yang relative Apakah solusi ini mendapatkan 10%
dukungan?
Total bobot 100%

- Berikan penilaian setiap solusi terhadap masing-masing criteria dengan skala 1-10
Contoh penilaian
Bobot Solusi A Solusi B Solusi C Solusi D Jumlah
Kemudahan 20% 7 6 5 8 8
penerapan
Kemungkinan 20% 8 7 7 10 10
berhasil
Efektifitas 50% 7 7 5 3 4
solusi
Resistensi yang 10% 8 7 6 8 8
relatif
Nilai total 7.3 6.8 5.5 5.9 6.1

Pada tabel tersebut solusi yang terbaik adalah A

7.4. Susun rencana tindakan


- rencana dibuat untuk menerapkan solusi
- rencana solusi dijabarkan dalam tugas rencana tindakan dan terdiri komponen
sebagai berikut:
Contoh rencana tindakan :
Tahap Penanggung Tanggal Tanggal Perkiraan Biaya
tindakan/aktivitas jawab mulai selesai waktu

• tahap tindakan adalah uraian kegiatan (atau kegiatan-kegiatan) dari suatu solusi
• penanggung jawab: jelas
• tanggal mulai: jelas
• tanggal selesai: jelas
• Perikiraan waktu: perkiraan jumlah jam untuk penyelesaian suatu tindakan
• Biaya: jumlah uang yang dibutuhkan aagar rencaana terlaksana
- sejumlah bacaan mencantumkan pentingnya perumusan tujuan program
- Tujuan program bisa meliputi:

37 | P a g e
1. Tujuan umum atau outcome bersifat abstrak
2. Tujuan khusus atau objective atau output dapat diukur dan sasaran
terlihat jelas
- Dapat pula dirumuskan efek atau tujuan antara dari program

Contoh perumusan outcome, efek dan output dalam program imunisasi bayi :
Outcome : menurunkan IMR
Output : jumlah balita yang diimunisasi
Efek : kekebalan tubuh
Contoh pembuatan rencana tindakan:
Di dalam tabel yang sebelumnya solusi A adalah yang terpilih.
Misalkan solusi A adalah pelatihan karyawan

Rencana tindakan untuk pelatihan karyawan unit “Costumer Service”


Tahap Penanggung Tanggal Tanggal Perkiraan Biaya
tindakan/aktivitas jawab mulai selesai waktu
Buat kuesioner untuk Ap dan Hi 5 Mar 7 Mar 30 jam 900
mengukur tingkat
keterampilan staf unit tsb ribu
Rancang program pelatihan
Ko dan Ma 10 Mar 15 Mar 200 jam 600
ribu
Laksanakan pelatihan In dan Ti 7 April 10 Apr 20-40 jam 2 juta
Setelah rencana program disusun, lalu selanjutkan adalah (lihat siklus analisis situasi
pada beberapa sesi lalu:
• Pelaksanaan program pada hari H (jika perlu uji coba)
• Evaluasi program
Contoh dalam laporan magang :
Masalah-masalah di bagian logistik umur RS X:
1. Keterlambatan pengiriman daftar kebutuhan dari user
2. kurangnya koordinasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam
menginformasikan barang
3. Kurangnya komunikasi antara bagian pengadaan dan bagian logistik dalam
menginformasikan barang
4. Staf logistik melakukan tugas yang bukan tanggung jawabnya seperti pengetikan
surat permintaan barang

Pembobotan untuk prioritas masalah:


Masalah D. Kriteria
Prevalensi Managebility Resources Skor
1 3 3 3 27
2 2 3 3 18
3 2 1 1 2
4 2 2 3 12
Metode: ………..?

38 | P a g e
Masalah 1 yang menjadi prioritas
What : pengiriman daftar kebutuhan barang permintaan oleh user tidak tepat
waktu sehingga bagian logistik tidak dapat memenuhi permintaan barang
tersebut
Who : logistik atau user ?
Where : bagian logistik
When : setiap triwulan atau akhir tahun … atau bulan dan tahun magang ?
Why : kurangnya disiplin dari user dalam memberikan daftar barang yang
diminta
How : ketika diadakan pemenuhan kebutuhab untuk user oleh bagian logistik
dan pengadaan yang daftar permintaaanya telah disalin ke daftar
pembelian barang, sering ada user yang secara mendadak meminta
barang padahal barang tersebut tidak terdaftar dalam daftar permintaan
atau user yang tidak memberikan daftar kebutuhan ke logistik. Untuk user
yang tidak memberikan daftar logistik menentukan barang sesuai
kebutuhan barang tahun lalu.

7.5. Alternatif pemecahan masalah:


1. penyebarluasan prosedur permintaan barang ke user dan memberikan sanksi
kepada user yang lalai atau terlambat
2. mengadakan rapat pertemuan antara user dengan bagian logistik untuk menentukan
kebutuhan barang selama kurun waktu triwulan atau satu tahun
3. staf bagian logistik harus mengingatkan user agar mengirimkan daftar permintaan
barang

7.6. Prioritas solusi:

Alternatif Kemampuan Ketersediaan Dana dan manfaat Skor


teknis tenaga untuk sarana
pelaksana melaksanakan
solusi
1 3 3 3 3 12
2 3 2 3 3 11
3 2 2 2 3 9

39 | P a g e
40 | P a g e