1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi Informasi berkembang dengan pesat, dimanfaatkan secara luas pada berbagai

bidang kehidupan manusia untuk mempermudah, mempercepat dan menggantikan sebagian

aktifitas manusia. Hal ini mendorong setiap perusahaan memanfaatkan Teknologi Informasi

berbasis komputer untuk meningkatkan kinerja perusahaan agar dapat mencapai tujuan atau

target yang diharapkan.

Perkembangan dan kemajuan usaha perusahaan membawa dampak semakin kompleknya

data yang diolah, menimbulkan masalah serius bagaimana menyajikan informasi secara mudah,

cepat dan akurat baik untuk kebutuhan pelayanan atau pengambilan keputusan..

PT TASPEN (PERSEO) adalah sebuah BUMN yang bergerak dibidang asuransi dan

pensiun sudah memanfaatkan Teknologi Informasi berupa instalasi sistem jaringan komputer dan

program aplikasi multiuser untuk melayani pegawai negri sipil dalam hal dana pensiun dan THT

(Tunjangan Hari Tua). Namun pada bagian seksi persum (Personalia dan Umum) lebih tepatnya

lagi di bagian umun pengolahan data pengadaan ATK (Alat Tulus Kantor) masih dilakukan

secara manual menggunakan buku besar untuk mendata sekaligus mencocokkan dengan barang

yang ada di gudang sehingga proses pencatatan barang masuk, barang keluar relatif lama. Hal itu

berpengaruh secara signifikan terhadap tingkat kepuasan karyawan dan akan mempengaruhi

kinerja perusahaan. Karenanya penulis mengambil masalah pengadaan ATK pada Bagian

Persum di PT. Taspen (PERSERO) Cabang Jember.

 2

1.2 Tujuan

1. Merancang sistem informasi pengadaan ATK untuk menggambarkan alur sistem

pengadaan agar dapat digunakan sebagai acuan oleh sie-sie yang terlibat.

2. Merancang kebutuhan database yang akan digunakan dalam pengelolaan dan pengolahan

data pengadaan barang.

1.3 Batasan Masalah

Sistem pengadaan ATK yang dikaji penulis meliputi barang habis pakai dan barang yang tidak

habis pakai. Contoh barang habis pakai adalah pensil, isi bolpoint, dan pilot. Contoh barang

tidak habis pakai adalah PC (Personal Komputer). Desain informasinya menggunakan

pendekatan terstruktur unatu kebutuhan proses komputerisasi.

 3

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Kantor Cabang PT TASPEN (Persero) jember didirikan pada tanggal 1 April 1988

melalui Keputusan Direksi Nomor : 25/DIR/SK/1988 tanggal 14 Maret 1988. Dengan Surat

Direksi Nomor : 25/DIR/SK/1988 Kantor Cabang Jember ditutup dan secara operasional

dialihkan ke kantor Cabang Utama Surabaya. Pada bulan januari 1989 Kantor Cabang Jember

dibuka kembali sesuai dengan keputusan Menteri Muda Keuangan RI tanggal 24 Nopember

1989 Nomor S-181/mmk/1989 dan Keputusan Direksi Nomor 91/DIR/SK/1989 tanggal 24

Nopember 1989 tentang Pembenukan Kantor Cabang di wilayah jawa dan Madura antara lain

Kantor Cabang PT TASPEN(Persero) Jember.

Berdasarkan Surat Keputusan Direksi No.:SK-08/DIR/2007 tanggal 12 Maret 2007

tentang Klasifikasi Kantor Cabang PT. TASPEN (PERSERO), maka PT. TASPEN (PERSERO)

Kantor Cabang Jember berubah status menjadi kantor Cabang Type B.

PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Jember mempunyai beberapa tujuan, salah satunya

adalah memberikan pelayanan sebaik mungkin kepada setiap kepada setiap peserta. Tata cara

pelayanan kepada peserta harus mengandung sendi-sendi kesederhanaan, kejelasan dan

kepastian, keamanan dan kenyamanan, keterbukaan efiseiensi, ekonomis, keadilan yang merata

serta ketepatan waktu dalam rangka meningkatkan pelayanan-pelayanan kepada peserta. Untuk

itu PT. TASPEN (PERSERO) mempunyai target mutu yaitu : “Layanan dan Kninerja selalu
 4

Ditngkatkan”, Ini dilakukan karena peserta Taspen yang dilayani adalah orang lanjut usia yang

telah bertahun-tahun mengabdikan diri kepada bangsa dan negara.

PT. TASPEN (PERSERO) Cabang Jember yang beralamatkan di Jalan Riau No. 10A

PO.BOX 197 merupakan Kantor Cabang Jember dengan tipe B yang mempunyai wilayah kerja

meliputi :

Wilayah Kerja Administrasi Jember

Wilayah Kerja Administrasi Banyuwangi

Wilayah Kerja Administrasi Situbondo

Wilayah Kerja Administrasi Bondowoso

Seperti halnya perusahaan pada umumnya, PT. TASPEN (PERSERO) juga mempunyai visi dan

misi. Adapun visi PT. TASPEN (PERSERO) adalah :

“ Menjadi Pengelola Dana Pensiun dan Tunjangan Hari Tua (THT) serta jaminan sosial lainnya

yang terpercaya”.

Makna Visi :

Ruang lingkup usaha Taspen adalah menyelenggaraan program Tabungan Hari Tua

(termasuk asuransi kematian), Dana Pensiun (termasuk Uang Duka Wafat), dan program

kesejahteraan PNS serta program jaminan sosial lainya.

Terpercaya

Taspen menjadi pilihan peserta dan stockholder lainya dengan kinerja yang bersih dan

sehat.

Bersih

Taspen beroperasi dengan menerapkan tata kelola perusahaan yang baik (Good

Corporation Goverment).
 5

Sehat

Adanya peningkatan kinerja yang berkesinambungan pada bidang keuangan maupun non

keuangan.

Sedangkan misi dari PT. TASPEN (Persero) adalah :

“Mewujudkan manfaan dan pelayanan yang semakin baik bagi peserta secara professional dan

akuntabel, berlaadasan integritas dan etika yang tinggi”.

Makna Misi :

- Manfaat dan pelayan yang semakin baik.

- Untuk memenuhi harapan peserta yang semakin tinggi, Taspen berupaya

meningkatkan nilai manfaat dan pelayanan secara optimal.

- Professional.

- Taspen bekerja terampil dan mampu memberikan solusi dengan 5 tepat (tepat waktu,

tepat jumlah, dan tepat tempat, serta tepat administrasi) didukung dengan SDM yang

memiliki integritas dan kompetensi yang tinggi.

- Akuntabel/ Akuntabilitas

Taspen dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan sistem dan prosedur kerja yang dapat

dipertanggung jawabkan.

Integritas

Taspen senantiasa konsisten dalam memegang amanan, jujur, dan melaksanakan janji

sesuai visi dan misi perusahaan.

 6

Etika

Taspen melayani peserta dan keluarganya dengan ramah, rendah hati, santun, sabar dan

manusiawi.

Dasar-dasar hukum pelaksaan kegiatan pada PT. Taspen (Persero) Cabang Jember. PT.

Taspen mempunyai dasar-dasar hukum dalam pelaksanaan kegiatannya adalah sebagai berikut :

Peraturan Pemerinah No. 9 tahun 1963 yang mengatur tentang Pembelanjaan

Kesejahteraan Pegawai Negri dan Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1963 tentang

bentuk Jaminan Hari Tua (THT) bagi pegawai negri, yang kedua-duanya berlaku surut

sejak 1 juli 1961.

Pearaturan Pemerintah No. 25 tahun 1981 tanggal 30 juli 1981 tentang asuransi pegawai

negri sipil.

Peraturan Pemerintah N0. 26 tahun 1981 tanggal 30 juli 1981 tantang pengalihan bentuk

perusahaan umun dana tabungan dan asuransi (Perum Taspen) menjadi perusahaan

perseroan PT. Taspen (Persero).

2.1.1 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Dalam mencapai keefektifan kerja karyawan, peranan struktur organisasi sangat

menunjang tercapainya tujuan perusahaan. PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

mempunyai struktur organisasi bersifat fleksibel artinya dapat berubah bila keadaan dan

kebutuhan memintanya.
 7

Struktur organisasi PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember adalah berbentuk

struktur organisasi garis dan staf. Dalam organisasi ini terdapat dua (2) kelompok yaitu :

Sekelompok orang-orang yang melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi dalam rangka

pencapaian tujuan, orang-orang ini yang disebut orang-oarang lini.

Orang-orang yang bersifat tugasnya menunjang tugas-tugas pokok (baik karena

keahliannya), menasehati maupun memberikan jasa-jasa kepada unit-unit operasional

lainya seperti kegiatan bidang kepegawaian, keuangan dan sebagainya (orang-orang ini

yang disebut staf).

Adapun struktur organisasi PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember adalah sebagai

berikut:
 8

STRUKTUR ORGANISASI PT.TASPEN (PERSERO) CABANG JEMBER

KEPALA KANTOR PT. TASPEN (PERSERO)

CABANG JEMBER

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI

KEPALA SEKSI KEPALA SEKSI
DATA PESERTA PERSONALIA DAN
PENETAPAN KLIM KEUANGAN
DAN PEMASARAN UMUM

PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA PELAKSANA

FUNGSIONAL
PENGENDALI

Struktur

Organisasi

Gambar 2.1 Struktur Organisasi

 9

Tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dari struktur organisasi

tersebut adalah sebagai berikut :

Kepala Cabang

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan di kantor cabang sesuai dengan program kerja dan

besarnya anggaran yang ditetapkan;

Menyelenggarakan pelayanan Tabungan Hari Tua (THT) dan Pensiun;

Mengajukan usul perbaikan sistem dan prosedur penyelenggaraan pelayanan;

Meneliti kebenaran perhitungan dan pembayaran santunan Tabungan Hari Tua dan

Pensin;

Melaksanakan pembinaan dan mutu pegawai di unit kerjanya;

Merekomendasikan dan menyetujui permohonan untuk kegiatan koperasi di kantor

cabang;

Membuat laporan berkala untuk dilaporkan kepada kepala kantor wilayah.

Kepala Seksi Penetapan Klim

Menyiapkan data untuk melaksanakan administrasi dan penilaian persyaratan

permohonan pembayaran program THT dan Pensiun;

Meneliti keabsahan lebih lanjut terhadap SP4, THT dan mengusulkan SK Janda/ Duda/

Yatim/ Piatu serta menetapkan besarnya santunan SP4, THT yang dibayarkan;

Melaksanakan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai yang berada di unit

kerjanya;

Melaksanakan kegatan seksi penetapan klim kepada kepala bidang pelayanan;

 10

Menyelenggarakan hubungan ke dalam dengan unit kerja di lingkungan PT.TASPEN

(Persero) Cabang Jember dan hubungan dengan instansi lain terkait dengan kegiatan

pelayanan;

Membuat laporan berkala untuk dilaporkan kepada kepala cabang.

Kepala Seksi Daftar Peserta dan Pemasaran

Menyelenggarakan penelitian, administrasi, evaluasi dan pemeliharaan surat pembayaran

pensiun, THT, Pensiun, Asuransi Multi Sejahtera serta Asuransi Eka Guna Sejahtera;

Membuat perhitungan sesuai dengan penetapan tabel dan faktor-faktor atau komponen-

komponen yang mempengaruhi sebagai dasarpembayaran klim dan melakukan

penyesuaian perhitungan THT. Pensiun, Asuransi Multi Sejahtera serta Asuransi Eka

Guna Sejahtera;

Menyelenggarakan hubungan ke dalam dengan unit kerja di lingkungan PT.TASPEN

(Persero) Cabang Jember dan hubungan keluar dengan instansi lain yang terkait dengan

kegiatan administrasi peserta;

Meneliti dan mengawasi penyelenggaraan kegiatan seksi daftar peserta dan pemasaran;

Membuat laporan berkala untuk dilaporkan kepada kepala cabang.

Kepala Seksi Keuangan

Mempersiapkan penyediaan dana untuk Dwi Program Taspen dan pembayaran lainnya

(Asuransi Multi Guna Sejahtera dan Asuransi Eka Guna Sejahtera);

Melakukan verifikasi sebagai pra-audit terhadap transaksi keuangan perusahaan di kantor

cabang;
 11

Menerima dan mengeluarkan uang sesuai dengan bukti yang telah disahkan otorisator;

Mengawasi penyelenggaraan dalam seksi keuangan kepada kepala bidang keuangan;

Melaksanakan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya;

Menyusun penarikan atau penyetoran sesuai dengan kebutuhan kantor cabang serta

mengesahkan pembayaran rutin, pembayaran santunan dwi program taspen, Asuransi

Multi Guna Sejahtera dan Asuransi Eka Guna Sejahtera;

Mengawasi penyelenggaraan kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas pada kantor

cabang;

Membantu atasan mengkoordinasi dan menyelenggarakan administrasi keuangan dan

keluar masuknya kas(cash flow).

Kepala Bidang Personalia dan Umum

Mengesahkan daftar gaji, tunjangan dan potongan sesuai dengan ketentuan yang berlaku;

Mengawasi penyelenggraan administrasi di bidang personalia dan umum;

Melaksanakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan, dan kearsipan di kantor cabang;

Melaksanakan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya;

Membantu atasan dalam koordinasi kegiatan di bidang umum;

Menyelenggarakan kegiatan kesekretariatan, kehumasan, dan kearsipan di kantor cabang;

Melaksakan pemeliharaan, perawatan dan perbaikan peralatan mekanik termasuk

mengamankan dokumen milik perusahaan;

Mengadakan penggandaan, penyimpanan inventaris, distribusi dan pemeliharaan

perlengkapan dan peralatan kantor.

 12

Kepala Fungsional dan pengembang Sistem Informasi

Mengkoordinasi pengolahan data, pengadministrasian, dan memelihara data peserta Dwi

Program Taspen, Asuransi Multi Guna Sejahtera, serta Asuransi Eka Sejahtera dengan

menggunakan komputer;

Menyelenggarakan hubungan ke dalam PT.TASPEN (Persero) dan hubungan keluar

dengan instansi lain yang terkait dengan pengolahan data;

Membantu menyelesaikan masalah yang timbul dalam pengolahan data;

Melaksanakan penilaian, pembinaan dan peningkatan mutu pegawai di unit kerjanya;

Mengawasi penyelenggaraan kegiatan di unit kerjanya;

Membuat laporan berkala untuk dilaporkan kepada kepala cabang.

Staf Kantor Cabang

Staf Kantor Cabang memiliki tugas dan wewenang menunjang atau membantu kegiatan-

kegiatan pokok kepala cabang, selain itu juga bersifat menasehati maupun memberikan

jasa kepada unit-unit operasional yang ada di dalam perusahaan.

2.1.2 Karyawan PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember memiliki karyawan sebanyak 40 orang.

Sedangkan formasi dari karyawan PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember dapat dilihat

dari tabel berikut :

 13

Gambar Tabel 2.2 : Jumlah karyawan berdasarkan tingkat jabatan PT.TASPEN (Persero)

Cabang Jember

No. Keterangan Laki-laki Perempuan Jumlah

1. Pejabat 6 orang 1 orang 7 orang
2. Pelaksana 13 orang 3 orang 16 orang
3. Pengemudi 2 orang - 2 orang
4. Satpam 6 orang - 6 orang
5. Pegawai koperasi 9 orang - 9 orang
Jumlah 36 orang 4 orang 40 orang
Sumber data : PT.TASPEN(Persero) Cabang Jember

Keteranagan : Pejabat disini adalah kepala bagian/ staf yang membawahi pegawai-

pegawai lainnya.

Berdasarkan data dari PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember seluruh karyawan tersebut

terdiri dari :

Gambar Tabel 2.3 : Pegawai berdasarkan golongan PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

No. Jenis Golongan Jumlah

1. Golongan X 1 orang
2. Golongan IX -
3. Golongan VIII -
4. Golongan VII 4 orang
5. Golongan VI -
6. Golongan V 11 orang
7. Golongan IV 4 orang
8. Golongan III 1 orang
Jumlah 21 orang
Sumber data : PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

Sedangkan status karyawan tersebut adalah pegawai tetap sejumlah 23 orang

dengan tingkat pendidikan sebagai berilut :

 14

Gambar Tabel 2.4 : Pegawai berdasarkan tingkat PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

No. Pendidikan Jumlah

1. S2 1 orang
2. S1 14 orang
3. SLTA/ sederajat 8 oarang
Jumlah 23 oarang
Sumber data : PT. TASPEN (Perssero) Cabang Jember

2.1.3 Jam Kerja

PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember saat ini telah melaksanakan lima (5) hari

kerja dalam (1) minggu, ini berdasarkan pada Surat Edaran Kerja Biro Kepegawaian

Kantor PT.TASPEN (Persero) No. SE-146/K/1994 tanggal 6 Agustus 1994 dengan

ketentuan sebagai berikut :

Hari kerja adalah Senin s/d jum’at.

Jam Kerja ;

Hari Senin-Kamis : 07.45 s/d 16.00 WIB

Istirahat : 12.00 s/d 13.00 WIB

Hari Jumat : 07.45 s/d 16.00 WIB

Istirahat : 11.30 s/d 13.30

Senam pagi diadakan setiap hari jum’at mulai pukul 07.00 WIB s/d selesai.

Upacara bendera
 15

Diselenggarakan dengan ketentuan khusus setiap tanggal tujuh belas mulai pukul 07.30

WIB, jika tanggal tujuh belas jatuh pada hari libur maka pelaksanaannya pada hari kerja

berikutnya.

Kerja lembur

Kerja lembur pegawai (kecuali sopir) dilakukan atas dasar SPL (Surat Perintah Lembur )

ditandatangani oleh pejabat atasannya sebelum kerja lembur itu dilaksanakan, dalam satu

(1) minggu dapat lebih 14 jam dengan persetujuan pimpinan (lembur biasanya dimulai

jam 18.00 s/d 21.00 WIB dan lembur luar wajib memiliki SPL yang ditandatangani oleh

atasannya).

2.1.4 Sistem Penggajian

Pelaksanaan sistem penggajian pada PT.TASPEN (Persero) yaitu dengan

menetapkan Sistem Merit, karena dengan menggunakan sistem ini dapat meningkatkan

mutu atau profesionalisme pada karyawan. Dalam arti penerimaan gaji tersebut

merupakan imbal jasa yang diterima karyawan terhadap pengabdian pada PT.TASPEN

(Persero) Cabang Jember. Penggajian Sistem Merit ini didasarkan pada unsure-unsur

sebagai berikut :

a. Unsur senioritas yang tercermin dalam bentuk tingkat eselonering;

b. Unsur prestasi yang tercermin dalam bentuk hasil penelitian.

PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember melakukan penggajian berdasarkan sistem

Merit mulai tanggal 1 November 1991, dimana pembayaran gaji untuk setiap tingkat

golongan adalah sebagai berikut :

a. Calon pegawai, diberikan gaji 80%*table gaji; dan

 16

b. Pegawai tetap (pejabat), diberikan gaji 100%*table gaji.

2.1.5 Jaminan Sosial Karyawan

Jaminan social yang diberikan kepada semua karyawan merupakan bagian dari

upah yang dibayarkan. Adapun perinciannya adalah sebagai berikut :

a. Gaji pokok 100%*table gaji Sistem Merit;

b. Tunjangan kemahalan umum 10%*gaji pokok;

c. Prosentase intensif yang didasarkan oleh perusahaan besarnya dapat dilihat dari

tingkat keuntungan perusahaan;

d. Tunjangan uang cuti tahunan;

e. Tunjangan pengobatan untuk karyawan dan keluarganya;

f. Jaminan asuransi untuk karyawan PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember;

1. Program Taspen (Asuransi Dwi Guna);

2. Tunjangan Lumpsum yayasan;

3. Tunjangan pension bulanan.

2.1.6 Penilaian Karyawan dan imbalan jasa (Sistem Merit)

Sistem penilaian karyawan pada PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember berawal

pada tanggal 1 November 1991 yang berlaku untuk seluruh karyawan dan karyawati

PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember. Adapun tujuan penilaian karyawan tersebut

adalah :

a. Untuk mengetahui pelaksanaan pekerjaan dari prestasi karyawan serta sebagai

sarana untuk menetapkan kebijaksanaan dan pembinaan karyawan;

 17

b. Untuk mengetahui tingkat prestasi atau pencapaian sarana unit kerja sebagai

bahan penetapan bonus.

Sistem imbalan jasa diberikan PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember ini

merupakan balas jasa yang diberikan kepada karyawan dan karyawati atas prestasi kerja

yang telah dicapai.

2.1.7 Kegiatan Pokok Perusahaan

PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember merupakan perusahaan jasa yang

mengutamakan pelayanan kepada masyarakat umum dalam melaksanakan usahanya.

Lingkup usaha PT.TASPEN (Persero) adalah bidang asuransi social seperti yang tertuang

dalam Peraturan Pemerintah Nomor 26 Tahun 1981, BAB II Pasal 2 yaitu maksud dan

tujuan didirikannya PT.TASPEN (Persero) adalah untuk mnyelenggarakan Asuransi

Sosial termasuk Asuransi Dana Pensiun dan Tabungan Hari Tua (THT) Pegawai Negeri

Sipil, dengan tujuan untuk : “Miningkatkan nilai santunan dan kualitas pelayanan

asuransi dan tujuan pensiun pada peserta dalam rangka kesejahteraan peserta program”,

melalui :

1. Penyerahan santunan tepat orang, tepat waktu, tepat jumlah dan tepat

tempat;

2. Meningkatakan rentabilitas, likuiditas dan solvabilitas;

3. Penerapan teknologi canggih.

Rincian kegiatan yang dilakukan oleh PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

adalah sebagai berikut :

 18

1. Program Tabungan Hari Tua (THT)

2. Program Pensiun

Program Tabungan Hari Tua (THT)

Tabungan Hari Tua (THT) merupakan suatu program asuransi yang terdiri dari

Asuransi Dwi Guna dan Asuransi Kematian dengan tujuan meningkatkan kesejahteraan

Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan keluarganya.

Asuransi Dwi Guna adalah suatu jenis asuransi yang memberikan jaminan

keuangan bagi peserta pada saat berhenti bekerja atau kepada ahli warisnya pada saat

peserta meninggal dunia. Sedangkan Asuransi Kematian adalah salah satu jenis asuransi

yang memberikan jaminan keuangan kepada peserta apabila istri/suami/anak meninggal

dunia atau kepada ahli warisnya apabila peserta meninggal dunia.

1. Peserta Program Tabungan Hari Tua (THT) adalah :

a. Pegawai Negeri Sipil Pusat dan Daerah;

b. Pegawai Negeri Sipil diperbantukan pada Badan Usaha Milik Daerah

(BUMD) atau Badan Swasta;

c. Pejabat Negara;

d. Pegawai Badan Usaha Milik Negara (BUMN) atau Badan Usaha Milik

Daerah (BUMD).
 19

2. Kepersertaan Program Tabungan Hari Tua (THT) dimulai sejak yang bersangkutan

diangkat sebagai calon atau pejabat Negara sampai dengan saat berhenti sebagai

pegawai atau pejabat Negara dengan ketentuan berikut :

a. Pengankatan menjadi calon Pegawai Negeri Sipil/Pegawai Negeri Sipil

sebelum 1 Juli 1961, maka kepersertaannya dihitung sejak tanggal 1 Juli 1961;

b. Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Pusat Daerah Propinsi Irian Jaya sebelum

1 Januari 1971, maka kepersertaannya dihitung sejak tanggal 1 januari 1971.

3. Kewajiban Peserta Program Tabungan Hari Tua (THT) adalah :

a. Membayar iuran wajib sebesar 3,25% dari penghasilan pegawai dari setiap

bulannya;

b. Pelaksanaan pemungutan dan penyetoran iuran;

c. Menyampaikan data dan keluarganya serta perubahan dari data tersebut yang

disampaikan melalui instansinya.

4. Hak Peserta Program Tabungan Hari Tua (THT) adalah :

a. Tabungan Hari Tua (THT) diberikan apabila peserta berhenti karena :

1) Pensiun;

2) Meninggal dunia sebelum pension (pada saat masih aktif kerja);

3) Sebab-sebab lain (bukan karena pension atau meninggal dunia,

misalnya mengundurkan diri, dikeluarkan dengan hormat atau tidak

dengan hormat).
 20

b. Asuransi Kematian diberikan apabila terjadi kematian atas diri :

1) Peserta;

2) Istri/suami/anak peserta yang terdaftar dan tertunjang.

Adapun jumlah peserta Program Tabungan Hari Tua (THT) di PT.TASPEN

(Persero) Cabang Jember (Jember, Banyuwangi dan Situbondo) adalah :

Gambar Tabel 2.5 : Peserta Program Tabungan Hari Tua (THT) pada PT.TASPEN (Persero)

Cabang Jember bulan Desember 2008

Sumber data : PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

Program Dana Pensiun

Pensiun adalah jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai

negeri selama bertahun-tahun bekerja dalam dinas pemerintahan.

Tujuan dari program pension adalah untuk memberikan jaminan hari tua bagi

pegawai dalam negeri atau peserta Taspen pada saat mencapai usia pension dan sebagai

penghargaan atas jasa-jasanya serta pengabdiannya kepada Negara.

1. Penerimaan Pensiun

Kelompok penerima pension :

a. Penerima Pensiun Pegawai Negeri Sipil, Pusat dan Daerah;

 21

b. Penerima Pensiun Pejabat Negara;

c. Penerima Tunjangan Perintis Kemerdekaan RI (KNIP);

d. Penerima Tunjangan Veteran;

e. Penerima Uang Tunggu Pension Pegawai Negeri Sipil;

f. Penerima Pensiun ABRI,

Yang berhak menerima pensiun adalah :

a. Peserta yang bersangkutan;

b. Janda/duda dari peserta/penerima pensiun;

c. Yatim/piatu dari peserta/penerima pensiun;

d. Orang tua dari peserta aktif yang meninggal dunia dan belum berkeluarga.

2. Kewajiban Peserta dan Penerima Pensiun adalah :

a. Peserta aktif bekerja yaitu :

1) Membayar iuran sebesar 4,75% dari penghasilan sebulan

selama menjadi pegawai (Keppres No.8 Tahun 1977);

2) Menyampaikan laporan mengenai data penghasilan data

diri dan keluarga serta perubahannya kepada kantor cabang

PT.TASPEN (Persero) setempat.

b. Penerima Pensiun

1) Menyampaikan data mutasi apabila :

a. Istri/suami/anak meninggal dunia;

b. Terjadi perubahan statis/susunan

keluarga;

c. Pidah tempat tinggal;

 22

d. Diangkat menjadi pejabat

Negara/pegawai bulanan di instansi pemerintah.

2) Wajib menyampaikan daftar susunan keluarga :

a. Setiap dua (2) tahun sekali/setiap tahun ganjil apabila tidak

terdapat perubahan susunan keluarga;

b. Setiap saat, bila terjadi perubahan susunan keluarga.

3) Wajib menyampaikan surat keterangan sekolah/kuliah bagi anak

yang ingin mendapat tunjangan, apabila anak tertunjang sudah

berusia 21 tahun tetapi belum 25 tahun dan masih sekolah/kuliah.

c.Hak-hak pensiun yang akan dibayarkan kepada peserta dana pensiun :

1. Pensiun sendiri, diberikan kepada Pegawai Negeri Sipil yang telah

diberhentikan dengan hormat dengan hak pensiun termasuk

tunjangan perintis kemerdekaan RI/KNIP dan tunjangan veteran;

2. Pensiun anak yatim/piatu/yatim piatu, pensiun janda atau duda

yang dierikan kepada anak yatim/piatu/yatim piatu Pegawai

Negeri/Pejabat Negara yang meninggal dunia karena tidak ada

janda/duda yang berhak menerima;

 23

3. Pensiun janda/duda, diberikan kepada janda/duda pegawai

negeri/pejabat Negara atau pensiun pegawai negeri/pejabat Negara

yang meninggal dunia;

4. Pensiun orang tua, diberikan kepada orang tua kandung/orang tua

angkat dari pegawai/calon pegawai yang meninggal dunia tanpa

meninggalkan janda/duda/anak yang berhak menerima pensiun

janda/duda;

5. Pensiun uang tunggu, bagian gaji yang diterima oleh pegawai

negeri sipil yang diberhentikan dari jabatan pegawai negeri dengan

hak menerima uang tunggu.

Mutu pelayanan kepada peserta Taspen merupakan factor yang sangat penting dan

utama bagi PT.TASPEN (Persero) khususnya bagi penerima pensiun. Pembayaran

pensiun bulanan diserahkan kepada penerima pensiun, sebab hal ini menyangkut hak

asasi pensiun.

Oleh karena itu para pensiun dapat memilih salah satu kantor bayar pensiun yang

disediakan oleh PT.TASPEN (Persero), yaitu :

a. KPKN Jember meliputi Kabupaten Jember;

b. KPKN Banyuwangi meliputi Kabupaten Banyuwangi;

c. KPKN Bondowoso meliputi Kabupaten Bondowoso dan Kabupaten Bondowoso;

d. Bank RAkyat Indonesia (BRI), cabang Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan

Situbondo;

e. Band DAerah Jatim, cabang Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan Situbondo;

f. Kantor Cabang PT.TASPEN (Persero) Jember;

 24

g. Bank Tabungan Pensiunan Negara (BTPN), cabang Jember, Banyuwangi,

Bondowoso dan Situbondo;

h. Bank Nasional Indonesia (BNI) cabang Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan

Situbondo;

i. Bank Mandiri, cabang Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan Situbondo;

j. PT.POSINDO (Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan Situbondo).

Adapun jumlah peserta program Dana Pensiun PT.TASPEN (Persero) Cabang

Jember (Jember, Banyuwangi, Bondowoso dan Situbondo) adalah :

Tabel 2.6 : Peserta Program Dana Pensiun pada PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

bulan Desember 2008

Sumber data : PT.TASPEN (Persero) Cabang Jember

2.2 Tinjauan Singkat Analisis System

2.2.1 Flowchart sistem

Menurut McLeod Jr, Raymond (1996) flowchart sistem merupakan Bagan yang

menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut

– urutan dari prosedur – prosedur yang ada di dalam sistem. Flowchart menunjukkan apa

yang dikerjakan di sistem. Simbol – simbol yang digunakan dalam sistem flowchart

sebagai berikut :
 25

NSimbol Nama dan Arti Simbol

1 Proses manual, untuk menyatakan tempat

dimana kegiatan secara manual berlangsung

pekerjaan ini dilaksanakan dengan tangan atau

dengan menggunakan pensil dan kertas.

2 Proses komputer, simbol ini menggunakan

pengolahan data dengan komputer

3 Dokumen, menunjukkan dokumen yang

digunakan untuk input dan output baik secara

manual, mekanik maupun komputerasi.

 26

4 Manual file, untuk menyimpan offline seperti

lemari file

5 I/O dengan harddisk, bisa melakukan

penyimpanan dan pencarian data.

Penghubung, Lingkaran berfungsi untuk

menghubungkan Alur proses yang terpisah tapi

masih satu halaman, sedangkan yang berbentuk

segilima terpisah dan halamannya juga terpisah.

Garis Alir,

Hubungan komunikasi,
 27

Simbol titik terminal(terminal point symbol)

digunakan untuk menunjukkan awal dan akhir

dari suatu proses.

Gambar 2.7: Ket. Bagan alur dokumen dan sistem

2.2.2 Data Flow Diagram

Menurut McLeod Jr, Raymond (1996) Data Flow Diagram atau sering disingkat

DFD adalah representasi dari sebuah sistem secara grafis yang digambarkan dengan

sejumlah simbol tertentu untuk menunjukkan perpindahan data dalam proses-proses suatu

sistem.

Dalam hal ini, DFD menunjukkan perpindahan dan perubahan data dalam suatu

sistem. Meskipun diberi nama Data Flow Diagram, namun penekanan pada DFD lebih

pada prosesnya, bahkan DFD merupakan salah satu alat pemodelan proses dari sistem

yang paling sering digunakan.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD ada empat macam, yaitu : process,

data flow, data store, dan external entity.

Beberapa symbol yang digunakan dalam Data Flow Diagram antara lain adalah :

Terminator/ entity, proses, data store, arus data

 28

Menurut Yourdan dan DeMarco

Entitas Proses Arus Data

Data Store

Gambar 2.8: Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD menurut Yourdan dan DeMarco

Menurut Gene dan Serson

Entitas Proses Data Store Arus Data

Gambar 2.9: Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD menurut Serson dan Gene

DFD dibedakan menjadi dua jenis yaitu :

Data Flow Diagram Context Level (Context Diagram)

 29

Context Diagram adalah kasus khusus bagian dari DFD yang berfungsi memetakan

model lingkungan yang dipresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili

keselurahan sistem.

Data Flow Diagram Levelled

Model ini menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan

satu sama lain dengan aliran dan penyimpanaan data.sebagai perangkat analisis, model

ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu :

Entitas Luar (External Entity)

Suatu yang berada diluar sistem, tetapi memberikan data kedalam sistem atau

memberikan data dari sistem, disimpulkan dengan satu kotak lokasi. External Entity tidak

termasuk dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian (Departemen)

maka bagian yang lain terkait menjadi External Entity.

Entitas diluar sistem yang berkomunikasi / berhubungan langsung dengan sistem.

Terdapat 2 jenis Terminator/ Entitas :

1. Terminator Sumber

Merupakan Terminator yang menjadi sumber

2. Terminator Tujuan

Merupakan Terminator yang menjadi tujuan data / informasi sistem.

Entitas Sumber Entitas Tujuan

Entitas Tujuan& Sumber

 30

Gambar 2.10 : Contoh Entitas luar (external entity)

Proses (Process)

Proses adalah simbol yang mengubah suatu data dari suatu bentuk menjadi bentuk lain.

Dengan kata lain, proses menerima masukan data dan mengeluarkan keluaran data lain

yang telah diproses (Romney, Marshall,& Steinbart, Paul.(2000)).

Menurut Jeffery L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Dittman (2004) Proses

modeling/ pemodelan proses adalah teknik mengelola dan mendokumentasikan struktur

dan aliran data melalui PROSES sistem, kebijakan, prosedur yang akan

diimplementasikan oleh PROSES sistem. Model proses logika digunakan untuk

mendokumentasikan fokus PROSES sistem informasi dari sudut pandang pengguna dan

pemilik sistem(perpotogan kolom PROCESS dengan baris pemilik dan pengguna sistem).

Perhatikanlah juga bahwa suatu tipe khusus model proses yang disebut diagram Konteks,

menggambarkan fokus komunikasi dari sudut pandang pemilik dan pengguna sistem.

Simpanan Data (Data Store)

Data Store adalah tempat penyimpanan data dalam suatu sistem, baik secara

manual maupun secara elektronik. Simpanan data digunakan jika suatu proses perlu

menggunakan lagi data tersebut (Romney, Marshall.,& Steinbart, Paul.(2000)).

Menurut Jeffery L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Dittman (2004) Sebagian

besar sistem informasi mengcapture untuk digunakan kemudian. Data tersebut disimpan

dalam store, simbol akhir dalam diagram aliran data. Simbol dinyatakan dengan kotak
 31

open-end. Data store adalah inventori data. Sinonimnya antara lain file dan database

(sekalipun konteks tersebut terlalu implementation-oriented untuk pemodelan proses

esensial). Jika aliran data merupakan data dalam pergerakan, maka pikirkan data store

sebagai data diam.

Idealnya, data store esensial menjelaskan mengenai sesuatu yang datanya perlu disimpan

oleh bisnis. Hal-hal ini termasuk :

Orang : AGEN, CUSTOMER, DEPARTEMEN, DIVISI, KARYAWAN, STUDENT,

SUPPLIER. Perhatikan bahwa entitas orang dapat menyatakan individu, kelompok, atau

organisasi.

Tempat : BANGUNAN, KAMAR, KAMPUS.

Objek : BUKU, MESIN, BAGIAN, PRODUK, SURAT IZIN PERANGKAT LUNAK,

PAKET SOFTWARE, ALAT. Entitas objek dapat menyatakan objek aktual (misalnya

PAKET SOFTWARE).

Kejadian : HADIAH, KELAS, PENERBANGAN, FAKTUR, PEMESANAN TEMPAT,

PENJUALAN.

Konsep : PERHITUNGAN, IKATAN, JALAN, SIMPANAN, QUALIFICATION,

STOCK.

Jika pemodelan data dilaksanakan sebelum pemodelan proses, maka identifikasi

sebagian besar data store disederhanakan dengan aturan.

Seharusnya ada satu data store untuk tiap entitas data pada diagram hubungan

entitas. (kita bahkan menyertakan data store entitas asosiatif dan lemah pada model).

Sebaliknya, jika pemodelan proses dilakukan sebelum pemodelan data, maka penemuan

data store cenderung barubah-ubah. Dalam hal itu, anjuran terbaik kita adalah
 32

mengidentifikasi implementasi file atau data store yang ada (contohnya, file komputer

dan database, kumpulan file, buku catatan, katalog, dan lain sebagainya) dan kemudian

menamakannya kembali untuk merefleksikan sesuatu yang datanya ingin kita simpan.

Konsisten dengan strategi teknik informasi, kami menganjurkan agar model data

mendahului model proses.

Pada umumnya, data store sebaiknya dinamakan sebagai jamak dari entitas model

data yang bersangkutan. Jadi, jika model data menyerahkan entitas bernama

CUSTOMER, maka proses model akan menyertakan data store bernama

CUSTOMER(jamak). Hal ini tepat karena data store, sesuai dengan definisinya,

menyimpan semua contoh entitas. Hindari bentuk fisik seperti file, database, kumpulan

file, folder file, dan semacamnya. Sebagaimana kasus dengan batasan, diperbolehkan

juga untuk menduplikasi data store DFD untuk menghindari persilangan garis aliran data.

Duplikasi harus diminimalkan.

Arus Data (Data flow)

Data Flow atau aliran data adalah aliran yang menunjukkan perpindahan data dari

satu bagian ke bagian yang lain dalam suatu sistem. Data Flow dalam DFD disimpulkan

dengan tanda panah dan diberi keterangan disampingnya yang menunjukkan data yang

mengalir (Romney, Marshall.,& Steinbart, Paul.(2000)).

Menurut Jeffery L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Dittman (2004) Proses

merespon input dan menghasilkan output. Jadi, setidaknya semua proses memiliki paling

tidak satu input dan satu output aliran data. Aliran data adalah komunikasi antara proses
 33

dan lingkungan sistem. Marilah kita menganalisis beberapa konsep dasar dan konversi

aliran data.

Data dalam pergerakan aliran data adalah data dalam pergerakan. Aliran data

antara sistem dan lingkungan atau antara dua proses dalam sistem adalah komunikasi.

Marilah kita pelajari bentuk komunikasi ini.

Data flow/ aliran data menunjukkan input data ke proses atau output data(atau

informasi) dari proses. Aliran data juga digunakan untuk menunjukkan perbuatan,

pembacaan, penghapusan, atau pembaharuan data dalam file atau database(disebut data

store pada DFD). Bayangkanlah aliran data sebagai jalan raya yang dilewati oleh paket

dengan komposisi tertentu. Nama mengindikasikan tipe data yang melalui jalan tersebut.

Jalan tersebut digambarkan menggunakan garis tebal dengan panah.

Konsep paket merupakan hal yang penting. Data yang berjalan bersama sebaiknya

ditunjukkan sebagai aliran data tunggal, tanpa mempedulikan berapa banyak dokumen

fisik yang disertakan.

Konsep komposisi yang telah diketahui sama pentingnya. Aliran data terdiri dari

atribut data aktual(disebut juga struktur data) atau aliran data lain.

2.2.3 Data Dictionary (DD).

Menurut Martin, Merle P (1991) DD tidak menggunakan notasi grafik

sebagaimana halnya DFD. DD berfungsi membantu pelaku sistem untuk mengerti

aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam
 34

sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian

yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses.

DD mendefinisikan elemen data dengan fungsi sebagai berikut:

a. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD.

b. Mendeskripsikan komposisi paket data yang bergerak melalui aliran, misalnya

alamat diuraikan menjadi kota, kodepos, propinsi, dan negara.

c. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data.

d. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan dan aliran.

e. Mendeskripsikan hubungan detil antara penyimpanan yang akan menjadi titik

perhatian dalam entity relationship diagram.

2.2.3.1 Isi DD.

Data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data

yang dicatatnya. Untuk maksud keperluan ini, maka DD harus memuat hal-hal

berikut :

A. Nama arus data.

Karena DD dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di DFD, maka

nama dari arus data juga harus dicatat di DD, sehingga mereka yang

membaca DFD dan memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus

data tertentu di DFD dapat langsung mencarinya dengan mudah di DD.

B. Alias.

Alias atan nama lain dari data dapat dituliskan bila nama lain ini ada.
 35

Alias perlu ditulis karena data ayang sama mempunyai nama yang berbeda

untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya, misalnnya bagian

pembuat faktur dan langganan menyebut bukti penjualan sebagai

faktur,sedang bagian gudang menyebutnya sebagai tembusan permintaan

persediaan.

Baik faktur dan tembusan permintaan persediaan ini mempunyai struktur

data yang sama, tetapi mempunyai struktur yang berbeda.

C. Bentuk data.

Bentuk data perlu dicatat di DD, karena dapat digunakan untuk

mengelompokkan DD ke dalam kegunaannya sewaktu perancangan

sistem.

a. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen

dasar atau formulir akan digunakan untuk merancang bentuk input

sistem.

b. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk laporan

tercetak formulir akan digunakan untuk merancang output yang

akan dihasilkan oleh sistem.

c. yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk tampilan dilayar

monitor akan digunakan untuk merancang tampilan layar yang

akan dihasilkan oleh sistem.

 36

d. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk parameter

dan variabel akan digunakan untuk merancang proses dari

program.

e. DD yang mencatat data yang mengalir dalam bentuk dokumen,

formulir,laporan, dokumen cetakan komputer, tampilan di layar

monitor, variabel dan field akan digunakan untuk merancang

database.

D. Arus data.

Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan ke mana data

akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di DD supaya

memudahkan mencari arus data ini di DFD.

E. Penjelasan.

Untuk tidak memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di

DD, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan

tentang arus data tersebut. Sebagai misalnya nama dari arus data adalah

tembusan permintaaan persediaan, maka dapat lebih dijelaskan sebagai

tembusan dari faktur penjualan untuk meminta barang dari gudang.

F. Periode.

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode

perlu dicatat di DD karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan

 37

kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program

harus dilakukakan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan.

G. Volume.

Volume yang perlu dicatat di DD adalah tentang volumen rata-rata dan

volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya

rata-rata arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu dan volume

puncak menunjukkan volume yang terbanyak, Volume ini digunakan

untuk mengidentifikasikan besarnya simpanan luar yang akan digunakan,

kapasitas dan jumlah dari alat input, alat pemroses dan alat output.

H. Struktur data.

Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat di DD terdiri dari item-

item apa saja.

2.2.4 Entitiy Relationship Diagram

Menurut (Romney, Marshall.,& Steinbart, Paul.(2000)) Entity Relationship

Diagram (ERD) mendokumentasikan data perusahaan dengan mengidentifikasikan tipe

dari data entities dan interrelationship mereka. Entity adalah suatu objek nyata yang dapat

direkam, contohnya orang, tempat. Atribut digunakan untuk menggambarkan suatu

entity. Misalnya entity orang, atributnya adalah nama, umur, jenis kelamin, dsb. Entity
 38

dan attribut adalah dua hal yang paling sering disebutkan dalam perancangan Entity

Relationship Diagram (ERD).

Ada beberapa hubungan yang terjadi antara dua entity, yaitu :

1. One to one relationship

Hubungan antara satu entity dengan entity yang lain. Hubungan ini dibedakan

menjadi dua macam, yaitu obligator dan non obligatory.

Obligatory bila semua anggota dari entity berpartisipasi atau mempunyai hubungan

dengan entity yang lain, dan non obligatory bila semua anggota entity tidak harus

mempunyai hubungan dengan anggota entity yang lain. Contoh : disuatu perusahaan, satu

orang pegawai hanya boleh memiliki satu jabatan saja. Jadi tiap pegawai tidak boleh

memiliki jabatan lebih dari satu.

Pegawai Jabatan

NIP Nama_Jabatan
Memiliki

Gambar 2.11. One to one

2. One to many relationship

Hubungan dimana satu anggota entity mempunyai hubungan dengan beberapa

anggota entity lain yang berbeda. Contoh : di suatu universitas, satu mata kuliah memiliki

banyak mahasiswa.

Mata_Kuliah Mahasiswa
Kode mata NIM
kuliah Memiliki
 39

Gambar 2.12. One to many

3. Many to many relationship

Hubungan dimana beberapa entity mempunyai hubungan dengan beberapa

anggota entity yang lain yang berbeda. Jadi, kedua pihak bisa memiliki hubungan dengan

lebih dari satu anggota entity yang lain. Hubungan ini dapat dibedakan menjadi dua

hubungan yaitu obligatory dan non obligatory. Contoh : di suatu perusahaan tertentu,

suatu proyek memiliki beberapa karyawan, demikian juga satu karyawan bisa ikut dalam

beberapa proyek di perusahaan tersebut.

Proyek Karyawan
Kode_proyek No induk
Memiliki karyawan

Gambar 2.13. Many to many

Penting untuk membedakan antara entitas dengan contohnya. Contoh entitas

adalah kemunculan tunggal suatu entitas. Misalnya, entitas STUDENT dapat memiliki

banyak contoh : Mary, Joe, Mark, Susan, Cheryl dan seterusnya. Dalam pemodelan data,

kita tidak memperhatikan siswa individu karena kita tahu bahwa tiap siswa

dideskripsikan dengan bagian data yang serupa.

 40

2.3 Tinjauan singkat perangkat lunak

2.3.1 Mysql

MySQL adalah sebuah server database SQL multiuser dan multi-threaded. SQL

sendiri adalah salah satu bahasa database yang paling populer di dunia.

Implementasi program server database ini adalah program daemon 'mysqld' dan

beberapa program lain serta beberapa pustaka.

MySQL dibuat oleh TcX dan telah dipercaya mengelola sistem dengan 40 buah

database berisi 10,000 tabel dan 500 di antaranya memiliki 7 juta baris (kira-kira 100

gigabyte data). Database ini dibuat untuk keperluan sistem database yang cepat,

handal dan mudah digunakan. Walaupun memiliki kemampuan yang cukup baik, MySQL

untuk sistem operasi Unix bersifat freeware, dan terdapat versi shareware untuk

sistem operasi windows. Menurut pembuatnya, MySQL disebut seperti "my-ess-que-ell"

dan bukan my-sequel !

Sebagaimana database sistem yang lain, dalam SQL juga dikenal hierarki server

dengan database-database. Tiap-tiap database memiliki tabel-tabel. Tiap-tiap tabel

memiliki field-field. Umumnya informasi tersimpan dalam tabel – tabel yang secara

logik merupakan struktur 2 dimensi terdiri atas baris dan kolom.Field-field tersebut

dapat berupa data seperti int , realm char, date, time dan lainnya.

SQL tidak memiliki fasilitas pemrograman yang lengkap, tidak ada looping

ataupun percabangan ,misalnya. Sehingga untuk menutupi kelemahan ini perlu

digabung dengan bahasa pemrograman semisal C.

 41

Dalam training ini kita menggunakan MySQL sebgai SQL server karena

berbagai kelebihannya. Antara lain;

1. Source MySQL dapat diperoleh dengan mudah dan gratis

2. Sintaksnya lebih mudah dipahami dan tidak rumit

3. Pengaksesan database dapat dilakukan dengan mudah (www.mysql.com)

2.3.2 Power Designer

Sybase Power Designer 11 merupakan tool pemodelan yang dikeluarkan

oleh Sybse untuk membangun sebuah sistem informasi yang cepat, terstruktur dan

efektif. Sybase Power Designer 11 mendukung beberapa pemodelan sebagai berikut :

a. Requirement Management

b. Business Process

c. Data Modelling

d. XML Modelling

e. Application Modelling dengan UML

f. Information Liquidity Modelling

g. Integrated Modelling

Power Designer bisa digunakan untuk melakukan pemodelan data (data

modelling) untuk kemudian akan kita gunakan untuk melakukan perancangan basis data.

Secara sederhana, untuk melakukan pemodelan data pada power designer, kita harus
 42

memulainya pada level Conceptual Data Model, dimana emodelan data dilakukan dengan

menggunakan metode Entity Relationship Diagram. Pada CDM, tipe data yang

dipergunakan bersifat general, dan t dak spesifik terhadap suatu database tertentu.

Tahap kedua adalah membuat Physical Data Model (PDM), PDM merupakan

bentuk spesifik dari CDM yang telah kita bangun. Power Designer memiliki banyak

dukungan target database, sehingga kita tidak perlu bingung mengenai tipe-tipe data yang

dipergunakan, karena power designer akan menyesuaikan seperti pada tipe data yang kita

definisikan sebelumnya pada CDM (www.scribd.com).

BAB III

BAHAN DAN METODE

3.1 Bahan dan Alat

Bahan dan alat yang digunakan dalam penelitian ini sebagai berikut :

3.1.1 Perangkat Keras

a. Prosessor Intel(R) Pentium(R) Dual CPU T2310 @ 1.46GHz.

b. TOSHBA MK8037GSX(80GB, SATA150, 2.5”, 5400rpm, NCQ).

c. 512 MB DDR2 Nanya NT512T64UH8B0FN-3C 512 DDR2 SO-DIMM PC2-

5300U DDR2-666 (5-5-5-15-3-20-5-3).

 43

d. Mobile intel Graphics media accelerator X3100.

e. Chipset Acer Mobile PM965/GM965/GL960 Express Prosessor to DRAM

Controler.

f. Optiarc DVD RW AD-7560A(ATA33, DVD+-RW, CD-RW, 2MB Chache).

g. VGA 128 onboard.

h. Keyboard P/S 2 Model Launch Manager.

i. PS/ 2 Compatible Mouse.

j. Monitor LG 15”.

k. Cassing Tower.

3.1.2 Perangkat Lunak

a. Microsoft Windows Xp Professional 5.01.2600 (Service Pack 2)

b. Microsoft Office word 2007 digunakan untuk pembuatan proposal dan laporan

c. Mysql yang terintegrasi dengan xampp-win32-1.6.8 digunakan untuk pembuatan

database.

d. Power Designer digunakan untuk pembuatan CDM (Conceptual Data Model) dan

PDM(Physical Data Model).

3.2 Cara Praktek Kerja Lapangan

3.2.1 Lokasi dan Waktu Praktek kerja Lapangan

 44

Lokasi kegiatan Praktek Kerja Lapangan adalah PT. TASPEN (Persero) Cabang Jember

Jl. Riau No.10 A Jember. Sedangkan kegitan praktek kerja lapangan pada PT. TASPEN

(Persero) Cabang Jember dilaksanakan pada tanggal 10 Agustus 2009 sampai dengan 10

September 2009.

3.2.2 Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang digunakan dalam perancangan Sistem Pengadaan ATK

(Alat Tulis Kantor) di PT. TASPEN (Persero) Cabang Jember adalah dengan cara pengumpulan

data primer dan sekunder :

1. Data Primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan, diolah dan disajikan oleh penulis

berdasarkan data sekunder.

2. Data sekunder

Data sekunder adalah data dengan melihat data-data berupa dokumen yang

berkaitan dengan masalah yang ditulis.

Berbagai metode untuk mengumpulkan data, yaitu :

a. Library Research

Metode ini menggunakan buku literatur untuk mendapatkan tujuan teoritis

sebagai dasar untuk melakukan analisis terhadap sistem pengadaan ATK (Alat Tulis
 45

Kantor) di PT. TASPEN (Persero) Cabang Jember dibagian personalia yang dijadikan

sebagai bahan penelitian dan penyusunan sistem.

b. Freed Research

Penelitian yang dilakukan dengan meninjau secara langsung di lapangan, di mana

studi objek berada. Dalam penelitian ini dibedakan menjadi dua kegiatan, yaitu :

i. Observation

Yaitu dalam hal ini penulis mengadakan pengamatan secara langsung

kelapangan dan dari hasil surver akan di temukan salah satu permasalahan yang

harus dipecahkan misalnya :

a. Proses transksi pengadaan barang yaitu ATK(Alat Tulis Kantor) masih

dilakukan secara manual menggunakan buku besar untuk mendata sekaligus

mencocokkan dengan barang yang ada di gudang sehingga proses pencatatan

barang masuk, barang keluar relatif lama. Hal itu berpengaruh secara

signifikan terhadap tingkat kepuasan karyawan dan akan mempengaruhi

kinerja perusahaan.

ii. Interview
 46

Yaitu mengadakan wawancara dengan beberapa koresponden yang berada

di lapangan yang dianggap tepat dijadikan sebagai nara sumber.

iii. Documentation

Yaitu penggalan data dengan melihat data-data berupa document atau data

tertulis yang sudah ada dalam data sebelumnya seperti :

a. Data barang berupa lembar kertas

b. Data transaksi pengadaan barang dari seksi persum ke suplayer dan transaksi

permintaan barang dari seksi-seksi ke seksi persum.

 47

BAB IV

PEMBAHASAN

4.1 Perancangan System

Sasaran utama perancangan system ini adalah memberi konsep dan cara menganalisis dan

mendesain sistem informasi beserta dengan teknik dan alat-alat yang dapat digunakan.

4.1.1 Flowchart Document

Sie-Sie Sie Persum (Personalia& Umum) Suplayer

Mulai List Item Barang

Permintaan
Pemeriksaan
(Legalisasi)

List Item Barang

Setuju
T
Y

Pencatatan
List Item Barang pengajuan

1
 48

List Item Barang

(ACC)
Pengecekan
Faktur Order Item
Barang
T
Ada
Y Kirim
Order
distribusi
brg
Faktur/ nota
barang (Suplayer)
List Item Barang (ACC)
List Item Barang (ACC)

Order Item
Barang

Faktur Order Item

Barang

3 Faktur/ nota
barang (Suplayer)

2
 49

2
3

Penerimaan
Barang

Buku List Item

Buku List Item
(Terima)

Selesai

Gambar 4.1 Flowchart Document

Keterangan Flowcahart Document :

i. Sie-sie mengajukan permintaan barang kepada sie umum.

ii. Sie umum melakukan legalisasi dimana legalisasi tersebut bisa saja disetujui

semua, bisa saja sebagian bahkan tidak disetujui sama sekali. Sendainya disetujui

sie umum akan mencatat pengajuan dari sie-sie tersebut setelah itu melakukan

pengecekan barang yang ada di gudang, jika barang yang ada di gudang

memenuhi kebutuhan sie-sie maka aka langsung didistribusikan kepada sie-sie

tersebut sesuai dengan pengajuan yang di ACC, jika tidak memenuhi maka sie
 50

umum akan mendistribusikan separuh atau lebih jelasnya sisa barang yang ada di

gudang, setelah itu baru sie persum melakukan pemesanan barang kepada

suplayer.

iii. Suplayer mengirim barang berdasarkan barang yang diminta oleh sie umum.

iv. Sie umum melakukan pencatan secara manual di buku berdasarkan barang yang

dipesan dengan status transaksi pemasukan, jika terjadi permintaan dari sie-sie

maka dicatat di buku dengan status transaksi pengeluaran setelah itu sie umum

melakukan pengarsipan baik transaksi pengeluaran maupun pemasukan.

 51

4.1.2 Flowchart System

Sie-Sie Sie Persum (Personalia& Umum) Suplayer

Mulai List Item Barang

Permintaan
Legalisasi

List Item Barang

Setuju

T Y

Entry data pengajuan

List Item Barang

Pengecekan

List Item Barang Ada

(ACC)

distribusi db ATK
brg

List Item Barang (ACC)

List Item Barang (ACC)

C
2
1
 52

1
2

Faktur Order Item

db ATK Entry Order Item Barang
Barang

Faktur Order Item Kirim

Barang Order

Faktur/ nota
barang (Suplayer)

Faktur/ nota
barang (Suplayer)

Entry penerimaan brg

Buku List Item

Buku List Item
(Terima)
db ATK

Selesai

Gambar 4.2 Flowchart System

 53

Keterangan Flowcahart System :

i. Sie-sie mengajukan permintaan barang kepada sie umum.

ii. Sie umum melakukan legalisasi dimana legalisasi tersebut bisa saja disetujui

semua, bisa saja sebagian bahkan tidak disetujui sama sekali. Sendainya disetujui

sie umum akan melakukan entry data pengajuan dari sie-sie tersebut setelah itu

melakukan pengecekan barang yang ada di gudang, jika barang yang ada di

gudang memenuhi kebutuhan sie-sie maka aka langsung didistribusikan kepada

sie-sie tersebut sesuai dengan pengajuan yang di ACC, jika tidak memenuhi maka

sie umum akan mendistribusikan separuh atau lebih jelasnya sisa barang yang ada

di gudang, setelah itu baru sie persum melakukan pemesanan barang kepada

suplayer.

iii. Suplayer mengirim barang berdasarkan barang yang diminta oleh sie umum.

iv. Sie umum melakukan Entry data berdasarkan barang yang dipesan dengan status

transaksi pemasukan, jika terjadi permintaan dari sie-sie maka dicatat di buku

dengan status transaksi pengeluaran setelah itu sie umum melakukan pengarsipan

baik transaksi pengeluaran maupun pemasukan.

 54

4.1.3 Level 0 DFD CONTEXT

3-List Item Barang no ACC

7-List Item Barang acc 12-Arsip

Sie - sie
Sistem Informasi
Sie Persum
Pengadaan ATK
(Alat tulis kantor)
1-Permintaan 2-Legalisasi
(Item Barang)
4-Pencataran pengajuan
5-Pengecekan

6-Distribusian barang

8-Order Item Barang

11-Penerimaan Barang

10-Kirim Nota Order

Suplayer

9-Faktur Order Item Barang

Gambar 4.3 DFD Level 0 Diagram Context

 55

Keterangan DFD CONTEXT :

DFD Context ini menjelaskan sistem secara umum yaitu Sistem informasi pengadaan ATK yang

melibatkan Sie-sie, Sie. Persum dan Suplayer. Dimana ketiga stake holder tersebut dalam

melakukan berbagai aktivitas langsung dicover oleh satu buah proses.

Sie-sie mengajukan permintaan barang yang kemudian diproses di Sistem Informasi pengadaan

ATK. Dari proses ini dihasilkan dan berupa laporan yang kemudian diberikan kepada Sie umum

(Personalia dan Umum) untuk dilegalisasi. Jika sie umum setuju maka sie Persum akan

melakukan pengecekan barang jika barang yang yang ada di gudang memunuhi kebutuhan

permintaan sie yang bersangkutan maka barang akan langsung didistribusikan kepada sie yang

bersangkutan disertai oleh list item barang yang sudah ACC dan sie persum melakukan update

data barang seputar barang yang dikeluarkan tapi jika barang digudang tidak memenuhi

permintaan atau bahkan tidak ada maka pengajuan tersebut tidak akan disejui. Setelah itu baru

sie persum melakukan pengadaan barang kepada suplayer yang bersangkutan. Setelah sie persum

menerima barang pesanan dari suplayer yang kemudian sie persum melakukan penginputan

barang baru(penambahan barang).

 56

4.1.4 Level 1 Diagram 0 Trans Pengajuan

Barang

1.0

1-List Item brg

2-Legalisasi
Pengajuan
Sie-Sie Barang
Sie. Persum
4-entry Pengajuan
Barang

3-List Item brg no 2.0 5-compare antara

ACC brg yg diminta dgn
brg di gudang
Pengecekan
Barang
Trans Pengajuan
Trans distribusian

Barang

6-List Item brg ACC 3.0

(ACC)
Pendistribusi
an Barang 4-Load Pengajuan

8-Faktur Order Item Trans Order

Brg

Barang

4.0

7-Pesan
Pemesanan/ Brg
4

Suplayer Pengadaan
Barang
11-Input barang masuk
3
2
1
 57

2
9-Kirim Order 5.0

3
10-Faktur/ Nota Brg
13-List Item brg Terima
1

(Suplayer)

4
Penerimaan
Barang
12-Arsip

6.0

14-Laporan

Kepala Pelaporan

Gambar 4.4 DFD Level 1 Diagram 0

Keterangan DFD Level 1 Diagram 0 :

DFD Level 1 Diagram 0 menjelaskan lebih terperinci lagi dari satu proses yang besar kemudian

dipecah menjadi beberapa proses agar memberikan pemahaman yang dapat dipahami dengan

lebih mudah.

I. Proses Pengajuan Barang

Sie-sie mengajukan permintaan barang yang kemudian diproses oleh pengajuan barang.

Dari proses ini dihasilkan data berupa laporan Item barang yang kemudian diberikan

kepada Sie umum.

 58

II. Proses Pengecekan Barang

Sie Persum melakukan legalisasi dari apa yang telah diajukan yang kemudian diproses

oleh pengecekan barang. Jika barang yang ada digudang memenuhi kebutuhan

permintaan sie-sie maka akan ditangani oleh proses pendistribusian barang, tp jika tidak

memenuhi permintaan sie akan akan ditangani oleh proses pengadaan barang.

III. Proses Pendstribusian barang

Setelah sie umum melakukan legalisasi dan barang yang ada di gudang memenuhi

permintaan dari sie-sie maka sie umum akan mendistribusikan barang yang ditangani

oleh proses pendistribusian barang.

IV. Proses Pemesanan/ Pengadaan Barang

Jika barang yang diminta tidak ada di gudang makan sie umum akan melakukan

pengadaan barang yang kemudian diproses oleh Pemesanan/ Pengadaan Barang. Dari

proses ini dihasilkan Faktur Order Item Brg yang berisi barang yang akan dipesan yang

kemudian diberikan kepada suplayer. Suplayer mengirim barang pesanan yang kemudian

diproses oleh Pemesanan/ Pengadaan Barang. Dari proses ini dihasilkan Faktur Order

Item Brg suplayer yang diterima oleh sie umum dan sie umum melakukan penginputan

data menandakan bahwa ada barang yang masuk.

V. Proses Penerimaan Barang

Setelah melakukan pemesanan kepada suplayer, suplayer melakukan pengiriman dan

diterima oleh sie. Umum yang kemudian diproses oleh proses penerimaan barang.
 59

VI. Peroses Pelaporan

Setelah semuanya diproses dan mencapai jangka waktu tertentu maka sie. Umum akan

membuat laporan terhadap persediaan barang dan keluar masuknya barang ketika

terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebelumnya kepada kepala.

4.1.5 Kamus Data

Arus Data 1

a. Nama arus data : Menyerahkan list item barang

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie-sie

Sie umum

e. Penjelasan : Sie yang bersangkutan menyerahkan daftar barang yang

akan diminta sekaligus meminta persetujuan dari persum.

f. Periode : Setiap terjadi Permintaan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya n

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No Barang

o Nama Barang
 60

o Jumlah Barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

Arus Data 2

a. Nama arus data : Melakukan Legalisasi

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie-sie

Sie umum

e. Penjelasan : Sie umum melakukan legalisasi terhadap surat permintaan

barang yang diajukan oleh sie yang bersangkutan.

f. Periode : Setiap terjadi Permintaan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 61

Arus Data 3

a. Nama arus data : List item barang no ACC

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie umum

Sie-sie

e. Penjelasan : Sie umum menerima surat

permintaan barang dari Sie yang bersangkutan dan permintaan

tersebut tidak dilegalisasi oleh sie umum maka list item barang

tersebut akan dikembalikan ke sie yang bersangkutan.

f. Periode : Setiap terjadi Permintaan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 62

Arus Data 4

a. Nama arus data : Pencataan pengajuan barang

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie-sie

Sie umum

e. Penjelasan : Sie umum melakukan pencatatan pengajuan yang di ajukan

oleh sie yang bersangkutan.

f. Periode : Setiap terjadi Permintaan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 63

Arus Data 5

a. Nama arus data : Compare barang yang ada di gudang dengan yang diminta.

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie-sie

Sie umum

e. Penjelasan : Sie umum membandingkan antara permintaan dan

persediaan barang yang ada di gudang.

f. Periode : Setiap terjadi Permintaan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 64

Arus Data 6

a. Nama arus data : List item barang (ACC)

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie umum

Sie-sie

e. Penjelasan : Setelah Sie persum melakukan

pengecekan dan barang yang ada di gudang memenuhi

permintaan barang yang diminta maka surat tersebut diberikan

kepada sie yang meminta .

f. Periode : Setiap terjadi terjadi kecocokan antara barang yang diminta

dengan barang yang ada digudang.

g. Volume : Volume rata-rata 2 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 4kali dalam dua minggu.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

Arus Data 7
 65

a. Nama arus data : Pesan barang

b. Alias : Faktur

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie umum

Suplayer

e. Penjelasan : Jika stok barang yang bersankutan sudah tidak ada di gudang

maka sie persum akan memesan barang kepada suplayer yang

bersangkutan yang dianggap sudah menjadi langganan.

f. Periode : Setiap terjadi Pemesanan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

karena tiap sie melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No Faktur

o No barang

o Nama barang

o Jumlah Barang

o Nama bagian yang melakukan pemesanan beserta lembanya

o Nama suplayer dalam hal ini nama toko yang bersangkutan

o Alamat

o No Telp
 66

Arus Data 8

a. Nama arus data : Faktur order item barang

b. Alias : Faktur

c. Bentuk data : Nota

d. Arus data : Sie umum

Suplayer

e. Penjelasan : Suplayer menerima surat permintaan dari sie umum berupa

faktur order item barang.

f. Periode : Setiap terjadi Pemesanan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal masuk setelah hari raya

sehingga persediaan barang banyak yang kosong pasca liburan.

h. Struktur data :

o No Faktur

o No barang

o Nama barang

o Jumlah Barang

o Nama bagian yang melakukan pemesanan beserta lembanya

o Nama suplayer dalam hal ini nama toko yang bersangkutan

o Alamat

a. No Telp
 67

Arus Data 9

a. Nama arus data : Kirim Order

b. Alias : Faktur

c. Bentuk data : Nota

d. Arus data : Suplayer

Sie umum

5 Penjelasan : Suplayer mengirimkan barang kepada sie umum

berdasarkan pemesanan.

6 Periode : Setiap terjadi Pemesanan.

7 Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal tahun karena tiap sie

melakukan permintaan.

8 Struktur data :

8.1 No Faktur

8.2 No barang

8.3 Nama barang

8.4 Jumlah Barang

8.5 Nama bagian yang melakukan pemesanan beserta lembanya

8.6 Nama suplayer dalam hal ini nama toko yang bersangkutan

8.7 Alamat
 68

8.8 No Telp

Arus Data 10

a. Nama arus data : Faktur/ Nota Brg (Suplayer)

b. Alias : Faktur

c. Bentuk data : Nota

d. Arus data : Suplayer

Sie umum

e. Penjelasan : Suplayer menyertakan Nota pembelian kepada sie

umum.

f. Periode : Setiap terjadi Pemesanan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal tahun karena tiap sie

melakukan permintaan.

h. Struktur data :

a. No Faktur

b. No barang

c. Nama Barang

d. Jumlah Barang

e. Nama bagian yang melakukan pemesanan beserta lembanya

f. Nama suplayer dalam hal ini nama toko yang bersangkutan

 69

g. Alamat

h. No Telp

Arus Data 11

a. Nama arus data : Input Barang masuk

b. Alias : Insert

c. Bentuk data : Komputer

d. Arus data : Suplayer

Sie umum

e. Penjelasan : Setelah menerima barang dari suplayer maka sie

umum akan menginputkan data sesuai dengan barang yang

diterima.

f. Periode : Setiap terjadi Pemesanan.

g. Volume : Volume rata-rata 4 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 7 , ini terjadi pada awal tahun karena tiap sie

melakukan permintaan.

h. Struktur data :

o No Faktur

o No barang

o Nama Barang

o Jumlah Barang

o Nama bagian yang melakukan pemesanan beserta lembanya

 70

o Nama suplayer dalam hal ini nama toko yang bersangkutan)

o Alamat

o No Telp

Arus Data 12

a. Nama arus data : Arsip

b. Alias : Surat

c. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

d. Arus data : Sie umum

Sie Persum (Bagian Gudang)

e. Penjelasan : Setelah Sie persum menerima barang dari

suplayer maka sie persum langsung memasukkan barang tersebut

ke gudang dan mengarsip dokumen yang masuk.

f. Periode : Setiap terjadi pengiriman barang dari suplayer ke sie persum.

g. Volume : Volume rata-rata 2 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 4kali dalam dua minggu.

h. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 71

Arus Data 13

i. Nama arus data : List Item Barang diterima

j. Alias : Surat

k. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

l. Arus data : Sie Persum

Sie Persum (Bagian Gudang)

m. Penjelasan : Setelah Sie persum menerima barang dari

suplayer maka sie persum langsung memasukkan barang tersebut

ke gudang.

n. Periode : Setiap terjadi pengiriman barang dari suplayer ke sie persum.

o. Volume : Volume rata-rata 2 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 4kali dalam dua minggu.

p. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

 72

Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

Arus Data 14

q. Nama arus data : Laporan

r. Alias : Surat

s. Bentuk data : Bentuk cetakan komputer

t. Arus data : Sie Persum

Sie Persum (Bagian Gudang)

u. Penjelasan : Setelah Sie persum menerima barang dari

suplayer maka sie persum langsung memasukkan barang tersebut

ke gudang.

v. Periode : Setiap terjadi pengiriman barang dari suplayer ke sie persum.

w. Volume : Volume rata-rata 2 kali dalam dua minggu.

Volume puncak 4kali dalam dua minggu.

x. Struktur data :

o No barang

o Nama barang

o Jumlah barang

o Nama bagian yang bersangkutan (yang melakukan permintaan)

o Nama bagian yang menyetujui/ melegalisasi permintaan tersebut.

 73

4.1.6 ERD(Entity Relationship Diagram)

4.1.6.1 CDM (Conceptual Data Model)

Gambar 4.5 Conceptual Data Model

4.1.6.2 PDM (Physical Data Model)

Gambar 4.6 Physical Data Model

 74

4.1.7 Tabel-Tabel

Tabel 4.7. Struktur Tabel Barang

Tabel 4.8. Struktur Tabel Distribusi

Tabel 4.9. Struktur Tabel Operator

Tabel 4.10. Struktur Tabel Order

Tabel 4.11. Struktur Tabel Pegawai

Tabel 4.12. Struktur Tabel Permintaan

Tabel 4.13. Struktur Tabel Sie-sie

Tabel 4.14. Struktur Tabel Suplayer

Tabel 4.15. Struktur Tabel Detail Distribusi Barang

Tabel 4.16. Struktur Tabel Detail Order Barang

Tabel 4.17. Struktur Tabel Detail Permintaan Barang

 75

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil kegiatan Praktek Kerja Lapangan (PKL) di PT. Taspen persero

cabang jember dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Penelitian dalam praktek kerja ini dilakukan dengan pemagangan, dan melakukan

aktifitas pengumpulan data, observasi, interview, dan dokumentasi untuk mendapatkan

data-data yang akurat.

2. Penelitian ini menghasilkan desain sistem informasi pengadaan barang ATK berupa

flowchart system, DFD Level 0 Context, DFD Level 1 Diagram 0, entity relationship

diagram(ERD) yang diwujudkan menjadi CDM(Conseptual Data Model) dan

PDM(Physical Data Model), dan relationship.

VI.2Saran.

1. Hasil penelitian ini dapat digunakan sebagai dasar dalam mengimplimintasikan sistem

informasi ke dalam program aplikasi yang dapat digunakan untuk .....

2. Sebaiknya karyawan diberikan pelatihan yang berhubungan dengan pengetahuan dan

keterampilan kerja sehari-hari. Misalnya pelatihan menggunakan Ms. Word, Exel dll.

Karena kurangnya keahlian sebagian karyawan dalam menggunakan aplikasi tersebut

sehingga menghambat kinerja suatu perusahaan.

 76

DAFTAR PUSTAKA

1. Jeffery L.Whitten, Lonnie D.Bentley, Kevin C.Dittman, 2004. Metode Desain& Analisis

Sistem Edisi 6. Yogyakarta : ANDI bekerja sama dengan McGraw-Hill Companies, Inc.

2. McLeod Jr, Raymond, 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jakarta : PT Prenhallindo.

3. HM, Jogiyanto, Anaysis and Disain Sistem Informasi (Pendekatan terstruktur), Penerbit Andi

Offset, Yogyakarta, 1995. (For Data Dictionary)

4. Martin, Merle P., Analysis and Design of Business Information System, Macmillan

Publishing Company, New York, 1991. (For Data Dictionary)

5. Pohan, Husni Iskandar, Pengantar Perancangan Sistem, Penerbit Erlangga, Jakarta, 1997.

(For Data Dictionary)

6. Romney, Marshall.,& Steinbart, Paul.(2000). Accounting Information(8 th Edition). New

Jersey: Prentice Hall.

7. www.mysql.com

8. www.scribd.com

9. Miftakhul Huda, Cuk Subiyantoro, Bunafit Nugroho, 2008. Membuat Aplikasi Penjualan

dengan JAVA dan MYSQL. Jakarta.

10. AL-BAHRA BIN LADJAMUDIN, 2005. Analisis dan Desain SISTEM INFORMASI.

Yogyakarta.