Tugas praktikum

A. DEFINISI

Mail Merge atau surat masal adalah sebuah fasilitas dari Word untuk
mengirimkan kepada beberapa orang sekaligus dari satu sumber surat. Secara teknis,
dibutuhkan dua buah file untuk mengolahnya, yang pertama adalah isi surat
sedangkan yang lainnya adalah data kepada surat tersebut dikirimkan, kemudian pada
proses pengiriman, kedua file tersebut digabungkan.

Submenu yang terdapat pada Mailings :

1. Create :
 Envelopes, untuk membuat dan mencetak amplop
 Labels, untuk membuat dan mencetak label
2. Start Mail Merge :
 Untuk memulai membuat Mail Merge dan dapat diperbanyak untuk
beberapa penerima. Bagian dari Start Mail Merge, adalah :
 Letters
 E-mail message
 Envelopes
 Directory
 Labels
 Normal Word Document
 Stewp by step mail merge wizard
3. Select Recipients :
 Untuk menentukan orang-orang yang akan menerima surat pada daftar
nama. Bagian dari Select Recipients, adalah :
 Type new list, pada kotak New Address List ketik informasi
yang ingin disertakan untuk entri pertama di bawah masukkan
alamat informasi. Untuk melengkapi entri pertama dan beralih
ke entri baru, klik New Entry. Ulangi langkah ini sampai Anda

Page
1
 Tugas praktikum

telah menambahkan semua entri alamat yang Anda inginkan

dan kemudian klik Tutup. Pada kotak dialog Save Address
List, ketik nama untuk daftar alamat di kotak nama file, lalu
pilih folder untuk menyimpan daftar masuk Secara default,
daftar alamat disimpan dalam folder Data My Sumber. Klik
Save.
 Use Existing List, Klik Browse .... Pada kotak dialog Pilih
Sumber Data, cari dan klik sumber data yang Anda inginkan.
Secara default, My Data Sumber folder akan terbuka. Klik
open. Tergantung pada jenis sumber data yang Anda pilih,
kotak dialog lain mungkin muncul meminta Anda untuk
meminta informasi tertentu. Semua entri dalam sumber data
muncul di kotak dialog Mail Merge Recipients, di mana Anda
dapat menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan
dalam gabungan.
 Select From Outlook Contacts, klik Choose Contacts Folder.
Pada kotak ini pilih folder dialog, kill daftar yang di inginkan,
lalu klik OK. Semua kontak dalam folder muncul di kotak
dialog Mail Merge Recipients, di mana Anda dapat
menyempurnakan daftar penerima untuk memasukkan dalam
gabungan
4. Edit Recipient List, jika ada perubahan yang diinginkan.
5. Write Insert Fields :
 Highlight Merge Fields
 Address block,untuk memilih elemen alamat yang Anda inginkan
untuk memasukkan dan format yang Anda inginkan. Klik OK.
 Greeting line
 Insert Merge Field

Page
2
 Tugas praktikum

 Rules
 Match fields
 Update Labels
6. Preview Results :
 Preview results, untuk melihat hasil yang sebelumnya telah di buat
 Find rrecipients, untuk mencari atau memilih penerima
 Auto check for errors, untuk melihat kesalahan-kesalahan yang terjadi
7. Finish :
 Finish dan Merge, mail merge sudah selesai

Page
3