UNIT‐I CORPORATE ORGANISATION [JOINT STOCK COMPANY,TYPES OF 
COMPANIES,FORMATION OF COMPANIES AND MULTINATIONAL CORPORATIONS] 
QUESTIONS BANK OBJECTIVE QUESTIONS 
1. Define Company. 
2. What do you mean by separate legal entity? / Corporate Existence. 
3. Explain perpetual succession/why does a co. enjoy perpetual existence? 
4. State essential features of private company. 
5. What is one man co.? 
6. What is meant by limited liability in J.S.Co.? 
7. Who are the administrators of co. law? 
8. Under which act CO.s in India are registered? 
9. Explain common seal. 
10. Company has nationality but no citizenship. Explain. 
11. List  the  circumstances  under  which  a  limited  company  may  dispense  with  the  word 
limited from its name? 
12. What is meant by index of members? 
13. List any two main privileges of private company. 
14. What is the min. and max. Limit of members in private and public co. 
15. What is meant by democratic management in J. S. CO? 
16. When is a company born? 
17.  List two advantages of holding company. 
18. What are the limitations in Government Company? (any 2) 
19. What is important in content to name in private and public company? 
20. Explain corporate veil in company form of organization. 
21. Differentiate  private  and  public  company  on  the  basis  of  transferability  of  shares  and 
right issue. 
22. What is the quorum for board meeting in public and private company? 
23. Why joint stocks company form of organization so popular. 
24. Explain following companies with two examples each. 
Chartered company company limited by  private deemed to be public co. 
guarantee 
Statutory company  foreign company  public company 
Registered  holding company  private company 
company 
Indian company  Defunct company  government company 
Co. limited by share MNC’s  Indian company 
25. In what ways co. may be promoted? 
26. List the steps for the formation of J.S.Co. 
27. Define promoter 
28. Explain promotion 
29. Mention the steps promotion of co. 
30. State main functions performed by promoter  
31. What is the role of promoter in co? 
32. Explain legal position of promoter  
33. Under what circumstances does the liability of promoter ceases 
34. What is the maximum ceiling of remuneration to promoter 
35. In what different ways promoter remunerated? 
                                                                            
36. List the qualities of successful promoter. 
 

37. Mention the documents used for incorporation 
38. State the authorized group of people for declaration  at incorporation 
39. Differentiate certificate of incorporation and certificate of commencement. 
40. What is the significance of table A.C.D.E OF A/A 
41. Explain significance of subscription clause of MoA. 
42. Differ A/A and table A 
43.  State legal effect of MoA and A/A 
44. State ultra vires 
45. State the declaration at the time of commencement 
46. Explain minimum subscription. 
47. What is offer for sale 
48. When is statement in lieu of prospectus filed  
49. State the content of capital clause of MoA. 
50. Discuss briefly relationship of MoA and A/A 
51. Define prospectus  
52. What happen when minimum subscription is not raised 
53. State condition which are essential for grant of commencement certificate 
54. State significance of object clause of MoA. 
55. Given 2 reasons for issuing a prospectus. 
56. Give any 2 legal provisions regarding an issue of prospectus. 
57.  What are the options available for public Co. regarding its articles? 
58. To whom is certificate of commencement issued 
59. Who can be a promoter of a company 
60. What statutory declaration is required for incorporation. 
61. Define Article of association 
62. Differentiate prospectus and offer for sale 
63. Explain Underwriting of securities 
64. What is floatation of company 
65. Explain preliminary expenses. 
66. What is a misleading prospectus 
67. What is lease financing? 
68. Explain CIN 
69. Mention benefits of joint venture. 
70. State additional requirements of a public co. after incorporation to obtain a certificate 
of commencement? 
71. Explain shelf prospectus 
72. What do you mean by red herring prospectus? 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SUBJECTIVE 
1. Discuss the steps for floatation/stages of formation of a Co. 
2. What  is  the  role  of  promoter  a  Co.  form  of  organization  /  Explain  steps  or  stages  in 
promotion of Co. 
 

3. Explain various functions of performed by promoter 
4. Describe various documents of incorporation  
5. What are the steps involved in registration/incorporation of a Co. 
6. How can a public Co. commence its business discuss the steps 
7. Explain M/A  with its clauses 
8. Diff. M/A and A/A 
9. What is A/A state its content 
10. Define prospectus with its content 
11. Elaborate  factors  taken  into  consideration  for  scanning  of  prospectus  from  investor’s 
point of view. 
12. Define joint stock company explain its essential features 
13. Differentiate partnership and J.S.Co. 
14. Elaborate reasons for popularity of J.S.Co. In India. 
15. What leads to the origin of J.S.Co?. 
16. Explain diff. types of companies. 
17. Differentiate private and public company 
18. Brief out various exemptions to private companies under company law. 
19. Explain holding Co. and its advantages 
20. Discuss different forms of Transnational Co. working in India with examples 
21. Why there is need/objective for government forming company? 
22. Explain various reasons for the growth of M.N.C’s 
23. Discuss benefits and limitations of government companies. 
24. Define private company. Explain its advantages and disadvantages. 
25.  In What ways transnational companies are harmful for hosts? 
26.  Comment on public companies/J.S.Co. In reference to its merits and demerits. 
27. “Private companies are compromise between partnership and public company” explain. 
28. Explain the objectives of a joint stock company. 
29. Explain different types of promoters. 
30. Explain features of M.N.C’s 
31. Give the merits and demerits of multinationals 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                        
 
 
 
 
 
MANAGERIAL PERSONNEL UNIT II OBJECTIVE QUESTIONS 
1. STATE 2 METHODS OF APPOINTMENT OF M.D 
2. MENTION 2 DISQUALIFICATIONS OF A DIRECTOR 
3. GIVE 2 QUALIFICATIONS OF A DIRECTOR 
4. WHAT IS A MAXIMUM TENURE OF A M.D? 
5. WHO IS AN ALTERNATE DIRECTOR? 
6. UNDER WHAT CIRCUMSTANCES CAN THE CENTRAL GOVERNMENT APPOINT A M.D 
 

7. STATE 2 POINT OF DISTINCTION BETWEEN M.D AND MANAGER 
8. EXPLAIN RETIREMENT BY ROTATION 
9. HOW CAN THE DIRECTOR OF A COMPANY BE REMOVED FROM HIS OFFICE BEFORE THE EXPIRY 
OF THE TERM 
10. WHAT IS THE MAXIMUM NUMBER OF DIRECTOR REQUIRED IN A JOINT STOCK COMPANY? 
11. MENTION METHODS OF APPOINTMENT OF DIRECTORS OF A COMPANY 
12. IDENTIFY THE DIRECTORS WHO CANNOT BE REMOVED BY THE SHAREHOLDERS IN THE AGM 
13. GIVE THE LIMITATIONS/RISTRICTIONS ON THE POWERS OF BOARD OF DIRECTORS 
14. HOW ARE THE FIRST DIRECTORS OF COMPANY APPOINTMENT 
15. WHAT IS THE LIMIT ON THE NUMBER OF DIRECTORSHIP OF A PUBLIC COMPANY? 
16. HOW IS AN ADDITIONAL DIRECTOR APPOINTMENT 
17. WHEN IS A CASUAL DIRECTOR APPOINTMENT? 
18. DEFINE DIRECTOR 
19. WHAT IS TENURE OF OFFICE OF A MANAGER? 
20. EXPLAIN QUALIFICATION SHARES 
21. WHAT  IS  MAXIMUM  AND  MINIMUM  NUMBER  OF  DIRECTORS  A  JOINT  STOCK  COMPANY  CAN 
HAVE? 
22. WHAT IS THE MAXIMUM REMUNERATION PAYABLE TO A M.D? 
23. ELABORATE REMUNERATION TO DIRECTORS/MANAGERIAL PERSONNEL? 
24. DEFINE MANAGER 
25. DIFFERENTIATE Member AND SHAREHOLDER 
26. STATE 2 RIGHTS OF SHAREHOLDERS 
27. EXPLAIN BOARD MEETING 
28. GIVE 2 DISQUALIFICATION OF M.D 
29. EXPLIN WHOLETIME DIRECTOR 
30. STATE DIFFERENT TYPES OF MEETINGS 
31. EXPLAIN QUORUM 
32. DIFFERENTIATE ORDINARY AND SPECIAL RESOLUTION 
33. WHAT IS THE LIMIT ON NUMBER OF MANAGING DIRECTORSHIP OF A COMPANY? 
34. DEFINE M.D 
35. WHAT  ARE  THE  PROVISIONS  OF  COMPANIES  ACT  RELATING  TO  THE  APPOINTMENT  OF  THE 
DIRECTORS OF A COMPANY BY THIRD PARTY? 
36. WHAT ARE THE LIABILITIES OF A DIRECTOR? 
ESSAY TYPE QUESTIONS 
1. DISCUSS FIVE DUTIES OF DIRECTORS 
2. EXPLAIN POWERS OF A PERSON OCCUPYING THE POSITION OF DIRECTOR, BY WHATEVER NAME 
CALLED. 
3. WHAT ARE THE DIFFERENT METHODS OF APPOINTMENT OF A DIRECTOR? 
4. HOW DOES THE OFFICE OF A DIRECTOR FALL VACANT 
5. EXPLAIN PART TIME DIRECTOR AND FULL TIME DIRECTOR 
6. MENTION FEATURES OF M.D’S POSITION 
7. DISCUSS THE ROLES AND FUNCTIONS OF DIRECTORS 
8. HOW CAN THE DIRECTORS OF A COMPANY BE REMOVED FROM THERE OFFICE?  
9. GIVE THE COMPOSITION OF THE BOARD OF DIRECTORS. 
10. EXPLAIN THE PATTERN OF COMPANY MANAGEMENT IN INDIA 
                                                                 
UNIT III  
[FINANCE‐FINANCING,  FINANCIAL  INSTITUTIONS,  MUTUAL  FUNDS  AND 
COMMERCIAL BANKS] 
SHORT ANSWER QUESTIONS— 
1. What is meant by participating preference shares? 
2. Why are preference shares so called? 
3. Expand the terms ICICI and IFCI. 
4. explain underwriting commission 
 

5. Mention two disadvantages of debentures from company’s point of view. 
6. Mention 2 advantages of crossing of cheque. 
7. State 2 advantages of public deposits from company’s point of view. 
8. mention 2 situations when customer may dishonor customer’s cheque 
9. what are 2 advantages of ploughing back of profit 
10. distinguish between bearer debenture and registered debenture 
11. expand IDBI and SFC’s 
12. Give 2difference between shares and debentures 
13. State 2 advantages of mutual fund. 
14. Distinguish between fixed and current account 
15. State 2 functions of commercial bank 
16. Mention 2 factors affecting requirement of working capital of an organization 
17. What are closed ended mutual funds? 
18. Mention any two functions of IDBI. 
19. Distinguish between overdraft and loan. 
20. What are growth funds? 
21. Identify 2 sources of variable working capital 
22. What are convertible debentures 
23. Give 2 sources of long term capital 
24. Mention 2 advantages of preference shares from the point of view of shareholders 
25. What is circulating capital/working capital? 
26. Mention the main objective of ICICI. 
27. State the purpose for which the SFC’s were set up. 
28. What are retained earnings 
29. What is the importance of finance for a business 
30. Explain different sources of raising fixed capital 
31. What are the objectives of DFC’s 
32. Explain right shares 
33. Mention different sources of raising permanent working capital 
34. What do you mean by bonus shares 
35. Differentiate bank 
36. Explain cheque 
37. Give two advantages of opening a bank account 
38. Define mutual fund 
39. What are the functions performed by the IFCI 
40. When and where was the first SFC set up? Elaborate management of ICICI 
41. What is IDBI 
42. When and why was the UTI established? 
                                                                                         [5] 
 
43. Give the main forms in which financial assistance from a bank may be available 
44. Identify two sources of short term capital 
45. What is meant by cash credit 
46. Explain trade credit 
47. Mention four sources of finance for a proprietary form of business organization 
48. Explain factoring 
49. What is fixed capital 
50. Enumerate  two  factors  which  bring  out  the  importance  of  working  capital  in  a 
business 
51. Mention different types of share capital 
 

52. By what act are mutual funds governed 
53. List different types of debt funds 
54. Explain public debt instrument 
55. Give three points in support of banks role in economic development of the country 
56. Describe main features of saving bank account 
57. Classify the capital requirement of business 
58. What is underwriting commission 
59. Differentiate equity and preference shares 
60. Differentiate subscribed and paid up capital 
61. State different types of share capital which a company may issue under company’s 
act 
62. Explain share warrant and share certificate 
63. How can the shares of company be forfeited 
64. Explain fixed and floating charge on assets 
65. Define debentures 
66. State two advantages of medium term capital 
67. Explain fair weather friend 
68. Give any two ways when debenture score over shares 
69. Can public limited company raise any amount of money by issue o equity shares 
70. Distinguish between reserve capital and capital reserve 
71. Differentiate owed capital and owned capital 
72. Differentiate share and stock 
73. What purpose is served by long and short term capital 
74. Explain capitalization 
75. Can working capital be negative 
76. Explain time deposit 
77. Explain banker’s liability 
78. What is the significance of the word “not negotiable “in cheque 
79. Differentiate general and special crossing 
80. State steps for opening a bank account. 
81. What are the objectives of DFI’s. 
82. Differentiate shareholder and stakeholder 
83. Bring out the importance of fixed capital. 
84. Differentiate bearer cheque and order cheque 
85.              Differentiate redeemable and irredeemable debentures. 
 
 
 
                                                             
 
 

Subjective questions‐ 
1. Define capitalization. Explain factors affecting capital plan. 
2. What do you mean by fixed capital? Enumerate factors affecting it. 
3. Discuss various factors affecting working capital. 
4. Discuss various sources of raising short term capital 
5. Define shares and differentiate it with debentures 
6. Classify different types of preference shares and explain them 
 

7. Write  short  note  on  –a)public  deposits        b)retained  earnings/ploughing 

back of profit 
8. Discuss types of debentures 
9. Enumerate fund based and fee based services of commercial banks. 
10.Mention the conditions for dishonoring of customers cheque 
11.Explain  specialized  financial  institutions.  Discuss  advantages  and 
disadvantages of borrowing from these institutions. 
12.Write short note on‐‐‐a)mutual funds    b)underwriting of shares 
13.Explain schemes/types of mutual funds 
14.Discuss types of deposits. 
15.Give merits and demerits of raising capital by issuing shares. 
16.Write short note on—a)IFCI      b)SFC 
17.How does a bank give loans and advances 
18.Discuss merits and demerits of raising funds from banks 
19.Explain agency and general utility functions of commercial banks 
20.Explain advantages and disadvantages of preference shares. 
21.Discuss five differences between equity and preference shares 
22.Discuss the role/importance of working capital in a business concern 
23.What are the rights enjoyed by shareholders. 
24.Bring out merits and demerits of raising debenture capital for a company 
25.What are the different types of working capital 
26.Differentiate fixed and working capital 
27.What are the different types of bank 
28.Differentiate open ‐end and close ‐end fund 
29.Write short note on – a)ICICI    b)IDBI 
30.A)Write short note on UTI 
B) Differentiate equity and preference shares 
            31. A) Differentiate saving account and current account 
                  B) Discuss the objectives of institutional finance 
 
 
 
                                                                         
UNIT  4  MANAGEMENT  [MANAGEMENT,  FUNCTIONS  OF  MANAGEMENT, 
PRINCIPLES OF MANAGEMENT]    SHORT ANSWER QUESTION 
1. Explain functional /scientific school/classical/as a process definition of management. 
2. Define neo‐classical /human relation definition of management. 
3. Explain decision making and leadership concept of management. 
4. Write modern concept/integrated concept of management. 
5. List five M’s of management. 
6. Explain management as a discipline. 
7. Give any two objectives of management. 
8. Management is all pervading. Explain. 
9. Explain management as a dynamic function. 
10. Management is both‐science and an art. Explain. 
 

11. List two features of management. 
12. Differentiate administration and management. 
13. Classify levels of management. 
14. List four functions of middle level management. 
15. Define management as an activity. 
16. Management is not manipulation. Explain. 
17. Briefly explain two importance of management. 
18. Co‐ordination is a function of management. 
19. What is management in preparation? 
20. What is management in action? 
21. Explain PODSCORB. 
22. Explain two internal limitations of planning. 
23. Give two external limitation of planning. 
24. Mention steps of organizing. 
25. What is manning? 
26. Explain actuating. 
27. What steps are involved in process of motivation? 
28. Differentiate co‐ordination and co‐operation. 
29. State two benefits of planning. 
30. Classify organization. 
31. State the significance of leadership in management. 
32. Explain how effective management depends on communication. 
33. Management is a group activity. Explain. 
34. Define leadership. 
35. What are the steps in controlling? 
36. Who is known as father of scientific management? 
37. Differentiate decentralization and delegation of authority. 
38. Explain two features of management principles. 
39. Classify business activities as per Henry Fayol. 
40. What are the essential qualities of manager? 
41. Write needs for management principles? 
42. Differentiate unity of command and unity of direction. 
43. Explain scalar chain. 
44. Who is the father of modern management? 
                                                                                     [8] 
 
45. Name management principles stated by Taylor. 
46. Define financial administration. 
47. Explain personal administration. 
48. What are the objectives of budgeting? 
49. Enumerate levels of management. 
50. Explain management is universal. 
51. Why co‐ordination is essence of management? 
52. Explain management as a group. 
53. Explain reporting. 
54. How is principle of ‘stability of tenure’ important to an organization? 
55. What is meant by order as a principle in Fayol’s management? 
 
Subjective questions 
 
 

1. Define management and explain its essential features. 
2. Elaborate different concept of management. 
3. Discuss management objectives. 
4. Explain importance of management in modern business world 
5. Management is an art of getting things through and with people. Discuss. 
6. Comment on management as a process 
7. Management is science as well as an art. Explain.  
8. Write a short note on management as a profession? 
9. Discuss management as an activity. 
10. Elaborate management functions 
11. Explain planning with its steps and limitation 
12. Planning is looking ahead and controlling is looking backward. Discuss 
13. Co‐ordination is an essence of management. Explain 
14. Discuss directing as function of management. 
15. Write short note on—a)personal management      b)organizing function 
16. Discuss Co‐ordination as function of management. 
17. Discuss universality of management principles 
18. Elaborate Taylor management principles. 
19. Explain  following  principles  of  management‐‐‐a)      authority  and  responsibility            b)     
division of work           c) equity           d) espirit de corps      e) principle of discipline 
20. Discuss significance/importance/need of management principles 
21. Differentiate Fayol and Taylor concepts 
22. Elaborate Taylor management principles 
23. Discuss the nature of management principles 
24. Write about management scope 
25. Explain following management principles—a) initiative   b) centralization    
26. Why has management in modern business has become very important 
27. Discuss different levels of management 
 
 
 
                                                                     [9] 
 
 
UNIT 5 COMMUNICATION 
OBJECTIVE QUESTIONS 
1. What is communication? 
2. Define informal communication/grapevine/bush telegraph 
3. Classify formal communication 
4. What is feedback in the process of communication? 
5. Give four forms of verbal communication 
6. Explain video conferencing 
7. Mention two key objectives of communication 
8. Give two point of difference between upward and downward communication 
9. Mention two demerits of oral communication 
10. State two limitations of written communication 
11. What is gestural communication 
12. State two importance of communication 
13. Enumerate two advantages of oral communication 
14. State any two devices developed in recent past for rapid and efficient communication 
 

15. Mention two disadvantages of oral communication 
16. State two main features of communication 
17. Give two advantages of written communication 
18. Explain formal communication 
19. Give  reason  why  communication  is  one  of  the  most  vital  factors  in  efficient 
management 
20. State two methods of communication 
21. Mention  two  reasons  why  communication  is  necessary  for  the  development  of 
commerce 
22. Mention any two directions of the flow in communication 
23. What are the elements of communication 
24. State two barriers of communication 
25. State the conditions when written communication is more important 
26. When is verbal communication most suitable 
27. Differentiate internal and external communication 
28. Explain horizontal communication 
29. Write about diagonal communication 
30. Differentiate upward and downward communication 
Subjective questions 
1. Explain communication with its importance 
2. Differentiate informal and formal communication 
3. Differentiate written and verbal communication 
4. Find out the usual  barriers to communication and methods to overcome 
5. Explain principles of effective communication 
6. Discuss the reasons for growing importance  of communication 
7. What are the essentials of an ideal communication 
8. Write short note on‐‐‐a)written communication      b)downward communication 
9. Give characteristics of communication 
10. What are the objectives of communication 
11. Explain different types of communication and give the merits and demerits of each 
12. What are the modes/devices of communication 
                                                                   
UNIT 6 
MARKETING  [MARKETING,  ADVERTISING,  SALES  PROMOTION  AND 
SALESMANSHIP] 
SHORT ANSWER QUESTIONS 
1. Give two importance of packaging 
2. State contents of labeling 
3. Give advantage of branding 
4. Define sales promotion 
5. List two objectives of sales promotion 
6. Explain two dealer sales promotion methods 
7. Mention two customers sales promotion methods 
8. Give four characteristics of advertisement 
9. What is mural advertising 
10. Explain two benefits of advertisement to middlemen 
11. What is advertising media 
12. Explain media mix 
13. State four forms of direct mail advertising 
 

14. Give any two limitations of press advertising 
15. What is an advertising agency 
16. Explain advertising appeal 
17. Give two advantages of advertising agency 
18. Define salesmanship 
19. Give two characteristics of salesmanship 
20. Mention two objectives of personal selling 
21. Explain relationship between advertising, personal selling and  sales promotion 
22. Differentiate advertising, personal selling and sales promotion 
23. Give four qualities of salesman 
24. Expand AIDCAM 
25. Explain film advertising 
26. What is collective advertising 
27. Explain competitive advertising 
28. Differentiate brand and trade mark 
29. Differentiate packing and packaging 
30. Differentiate standardizing and grading 
31. Explain pricing as a function of marketing 
32. Explain promotional mix 
33. Give two advantage of buying and assembling 
34. Give full form of ISI and AGMARK 
35. Classify marketing function 
36. Differentiate selling and marketing 
37. Differentiate advertisement and publicity 
38. Give physical function of marketing 
39. Classify exchange marketing functions 
40. Mention two factors which influence the selection of advertising media 
 
 
 
 
                                                                          
 
 
 
 
 
41. What are the two main forms of audio‐ visual advertising 
42. Mention two functions of advertising agency 
43. Identify two advantages of personal selling 
44. Enumerate two vocational qualities of  salesman 
45. Define marketing 
46. Explain traditional concept of marketing 
47. Mention two objectives of advertising agency 
48. Mention two limitations of direct mail advertising 
49. What is meant by post sale activity of salesmanship 
50. Define market research 
 
SUBJECTIVE QUESTIONS 
 
 

1. Discuss the key functions of marketing 
2. Examine the functions/objectives of advertisement. 
3. Advertising is a social waste. discuss 
4. Discuss the objectives and significance of salesmanship 
5. What are the desired qualities of salesman 
6. Define marketing and examine its key objectives and importance 
7. What are the features and significance of advertisement 
8. Explain the objectives/functions of sales promotion 
9. Elaborate the steps in personal selling process 
10. Write a note on advertising agency 
11. Discuss different forms of advertisement media 
12. Explain factors affecting advertising media 
13. Explain facilitating functions of marketing 
14. Explain types of advertising 
15. Write a brief note on code of advertising practices 
16. Discuss techniques of sales promotion 
17. Discuss themes of advertising/advertising appeal 
18. Discuss concepts of marketing 
 
 
 
                                                                
 
 
 
 
 
 
 
COMMERCE AT A GLANCE 
CORPORATE ORGANICATION 
Company‐joint stock company—it is an artificial person created by law, 
having  separate  legal  entity  with  perpetual  succession  and  a  common 
seal. 
Features/characteristics‐ 
1. Artificial  person‐co.  is  created  by  law;  it  does  not  have  physical 
existence.  It  comes  into  existence  by  the  process  of  incorporation 
under companies act. 
2. Separate  legal  entity‐the  identity  of  company  is  different  from  its 
members  in  the  eye  of  law.  Members  and  directors  can  be  debtors 
and creditors at the same time. Company can sue, hold property and 
enter into contracts in its own name 
3. Perpetual  succession‐Due  to  free  transferability  of  shares  company 
continuity  is  not  affected.  Members  may  come  or  go  but  company 
goes  on  for  ever.  Death,  lunacy  and  insolvency  of  members  and 
directors does not effects the continuity of the company 
 

4. Common  seal‐it  is  an  official  signature  /substitute  to  signature  of  a 
company.  It  is  a  rubber  stamp  with  the  name  of  company  and  its 
head  office  address  engraved  in  it.  Every  legal  document  of  a 
company  must  b  witnessed  by  two  directors  or  a  director  and  a 
company secretary along with a seal to make it a legal document 
5. Limited  liability‐liability  of  members  is  to  the  extent  of  unpaid 
amount  on  its  nominal  value  if  limited  by  shares.  However  the 
liability of company remains unlimited 
6. Democratic  management‐  Company  is  managed  by  board  of 
directors who are the elected representatives of members. 
Voluntary  association/corporate  finance  and  corporate  existence‐‐‐
read it once –from book 
Advantages/benefits/significance/importance‐[brief  explanation  of 
each] 
1. Large financial resources‐ 
2. Stability 
3. Free transferability of shares 
4. Professional management 
5. Diffused risk 
6. Limited liability 
7. Scope for growth and expansion 
8. Social  benefits‐it  leads  to  employment  generation,  wide  choice  for 
customers,  higher  standard  of  living,  and  quality  product  at 
reasonable  price,  capital  formation  and  source  for  government 
revenue 
Demerits/limitation/disadvantages‐‐[brief explanation of each] 
1. Too many legal formalities 
2. Delay in decisions 
3. Lack  of  personal  touch/separation  between  ownership  and 
management/corporate veil 
4. Speculation 
5. Oligarchy in management 
6. Social evils‐ due to companies’ establishment problems like political 
interference, industrial unrest, monopoly, pollution and a regional 
imbalance arises. 
Objectives of companies‐‐[brief explanation of each] 
1. To develop rapid industrialization 
2. To undertake large scale operation 
3. To utilize resources 
4. To mobilize idle resources 
5. To make country self reliant 
6. To help in the growth of social sector and rural economy 
7. To generate employment 
 

Suitability of companies ‐ [brief explanation of each] 
1. For basic and key industries like ship building 
2. For business involving high risk like airlines concerns 
3. To escape unlimited liability 
4. The  law  makes  the  company  organization  obligatory  like  banking 
business 
5. When large scale business is crucial like construction industries 
basis  partnership Company 
Meaning  Relation  between  2  or  An  artificial  person  created 
more  partners  who  have  by  law  with  separate  legal 
agreed  to  share  profit  of  entity,  perpetual  succession 
a  business  carried  on  by  and common seal. 
all  or  any  of  them  acting 
for all. 
Registration  Optional,  registered  Compulsory,  registered 
under  Indian  partnership  under  Indian  companies  act 
act 1932  1956 
Liability  Partners  liability  is  Members  liability  is 
unlimited  unlimited 
Management  Managed by partners Managed  by  board  of 
directors 
No. of people   Min‐2,  max‐10  [banking],  Private‐ [2‐50]  [excluding 
20 [non banking]  past or present employees] 
Public‐ [7‐unlimited] 
transferability  Partners  cannot  transfer  Members  can  transfer  their 
their interest without the  shares 
consent of all members 
Types of companies‐‐‐ 
On the basis of mode of incorporation 
Chartered  company‐cos.  Established  by  royal  charter,  king,  queen  or 
head of the state. Ex. bank of England 
Statutory  company‐cos.  Established  under  a  special  act  passed  in  the 
parliament or by state legislature. Ex.  LIC, UTI 
Registered  company‐  established  under  registration  under  companies 
act.  In  INDIA  under  Indian  companies  act  1956  or  any  other  previous 
Indian companies act 
On the basis of control 
Holding  company‐co.  which  directly  or  indirectly  through  medium  of 
another company holds‐ 
More than 50% of issued equity capital of the company                         or 
More than 50% of voting rights in the company                      or 
Right  to  appoint  majority  composition  of  board  of  directors  in  the 
company. Ex. Unilever limited 
 

Subsidiary company‐company whose— 
More  than  50%  of  issued  equity  capital  is  with  another  company                     
or 
More than 50% of voting rights is with another company                      or 
Right  to  appoint  majority  composition  of  board  of  directors  is  with 
another company. Ex. HUL 
Government Company: Co. in which not less than 51% of paid up capital 
is  held  by  Central  Government  or  by  one  or  more  state  governments. 
E.g. SAIL 
On the basis nationality 
Indian company‐ Co. incorporated under Indian company’s act 1956 or 
any previous act of India. 
Foreign  company‐  C0.    Incorporated  in  any  other  nation  but  has  its 
business unit in India. 
On the basis of liability‐  
Company  limited  by  shares:  Liability  of  members  is  to  an  extent  of 
unpaid amount on the face value of shares. 
Company limited by guarantee: Liability of members is limited to such 
amount as they agree to contribute to the assets of the company in the 
event of its winding up. It may or may not have share capital 
Unlimited company: Liability of every member is unlimited and extends 
to his personal property. 
On the basis of public interest 
Private company: A company which by its articles:‐ 
(a) Restricts the right of its members to transfer shares. 
(b) Limits  the  no.  of  members  to  50  (excluding  past  or  present 
employee) 
(c) Prohibits  general  public  to  subscribe  for  its  shares  or  public 
deposits. 
(d) Min. paid up capital is one lacs. 
Public company: A company which:‐ 
(a) Minimum paid up capital of five lacs. 
(b) No. limit on no. of members. 
(c) Open invitation t general public to subscribe shares or deposit.  
(d) Free transferability of shares. 
Multinational  Company:  Company  has  production,  distribution  and 
marketing  activities  in  two  or  more  Countries  apart  from  country  in 
which  it  is  incorporated.  It  can  be  established  in  form  of  branches, 
subsidiary, franchise, Joint venture, Turn Key Projects. 
 
Sl.  Basis  Private Company Public Company
No 
1  Min.  &  Max.  no.  of  Min: 2, Max: 50 ( excluding  Min:  7,  Max: 
 

members  past or present employee)  Unlimited

2  Min Paid up capital  One lacs 5 lacs 
3  Transferability  of  Restricted Free 
shares 
4  Minimum  no.  2 3 
Directors 
5  Public Invitation  Prohibited Free & Open
6  Commencement  Only  after  obtaining  A copy of 
formalities  certificate of incorporation  prospectus or 
statement in lieu 
of prospectus and 
statutory 
declaration. 
7  Last word of name  Private Limited Limited 
 
Privileges/Legal exemption of Private Company 
1. Statutory Meeting and Report:  Not compulsory to hold statutory meeting and 
submit statutory report. 
2. Index of Members: Not needed to maintain index of members 
3. Quorum: For general meeting 2 members and for board meeting 2 directors. 
4. Min. Capital (paid up): Min. paid up capital of 1 lac. 
5. Commencement  of  Business:  Not  needed  to  acquire  certificates  of 
commencement. 
6. Minimum no. of members: To commence only 2 members needed. 
7. Minimum no. of Directors: Only 2 directors needed 
8. Prospectus or statement in lieu of prospectus: Not needed 
Advantages / Benefits of Private Company ‐[brief explanation of each] 
 
1. Easy formation 
2. Secrecy can be maintained 
3. Quick Decisions 
4. Greater flexibility 
5. Personal touch 
6. Limited liability 
Disadvantages / Demerits of Private Company‐[brief explanation of each] 
1. Limited Resources 
2. Poor Protection to members 
3. No valuation of investment 
4. Restriction on transferability of shares 
5. Lesser public confidence 
 

Government Company 
Advantages: ‐ [brief explanation of each] 
1. Easy formation 
2. Internal Autonomy 
3. Flexibility of operations 
4. Efficient Management 
5. Collaboration 
6. Public Accountability 
7. Sensitive to consumer needs 
8. Development of neglected sector 
Disadvantages: ‐ [brief explanation of each] 
1. Political Interference 
2. Board flooded with yes men 
3. Red Tapism 
4. Beurocratic Management / Indifferent / inefficient 
5. Lack of Accountability 
6. Stereo typed method 
 
Objectives of Govt. Company:  ‐ [brief explanation of each] 
1. To develop basic and key Industries 
2. To mobiles Public Savings 
3. To generate employment 
4. To ensure balanced Economic development 
5. To reduce Dependence 
6.  To control monopoly 
7. To provide and fulfill consumer needs 
Necessities of Govt. Company: ‐ [brief explanation of each] 
1. Rapid Industrialization 
2. Capital formation 
3. Employment 
4. Balanced development 
5. Self Reliance 
6. Socialistic pattern of society 
7. Consumer welfare 
Characteristics: ‐ [brief explanation of each] 
1. Incorporation 
2. Separate legal entity 
3. Ownership 
4. Mgt. 
5. Financial Autonomy 
6. Accountability 
 

HOLDING COMPANY‐[brief explanation of each]  
1. Avoidance of risk 
2. Easy to form 
3. Creates Goodwill 
4. Economy in operation 
5. Financial strength 
Private deemed to be public : 
1. Where 25% or more the paid‐up share capital of Pvt. Company is held by one 
or more bodies corporate. or 
2. Where the average annual turnover of a co. for past 3 consecutive year Rs. 25 
crore. or 
3. Where a private company holds at least 25% of paid up capital of a public co. 
 
 
 
FORMATION OF COMPANY  
4 steps of formation/ floatation [brief explanation of each] 
(a.) Promotion 
(b.) Incorporation 
(c.)      Capital subscription 
(d.) Commencement 
Promoter:  Any  individual,  firm,  co.  or  association  who  performs  or  identifies 
business  opportunities,  ideas,  analyses  its  prospects  and  assembles  various 
factors for the formation of a company 
Promotion:  First  stage  in  formation  which  involves  conceiving  of  idea, 
preliminary  and  detailed  investigation,  assembling  various  factors  for 
commencement of business in a co. 
Steps  of  Promotion  /  Role  of  Promoter  /  Functions  of  Promoter:  [brief 
explanation of each] 
a. Discovery of Idea 
b. Preliminary Investigation 
c. Detailed Investigation 
d. Assembling 
e. Financing of Proposition 
Note: If role and functions both are asked state the given points with explanation for 
role and self explanatory sentences for functions.  
Type of Promoters: [brief explanation of each] 
a. Professional promoters 
b. Accidental promoters 
c. Financial promoters 
d. Technical promoters 
e. Specialized institutions as promoters 
f. Government as promoter 
 

Legal position of promoter: Fiduciary position – position of trust and confidence 
Remuneration:  no maximum ceiling, it is as per AOA. Forms of remuneration are as 
follows‐‐ 
a. Shares 
b. Sell his own assets at higher prices to the Co. 
c. Charge commission on purchase of assets 
d. No max. Ceiling usually govt. puts a limit. 
Qualities:  
1. Imaginative 
2. Organizing ability 
3. Vision  
4. Resourceful 
Liability of Promoters: Promoter is personally liable for all contracts .It ceases if It is 
expressed in the preliminary contracts – 
a. That the company adopts those contracts  
b. That either party may rescind it if co. doesn’t adopt the contract. 
Incorporation: Steps 
a. Preliminaries  –  approval  of  name,  appointment  of  banker,  solicitor 
members, directors etc. 
b. Preparation  &  filing  of  documents  –  MOA,  AOA,  Form  1  (Statutory 
declaration),  Form  18  (Registered  office  details),  Form  29  (list  of 
directors) and Form 32  (consent of directors)   
c. Payment of Necessary fee: on the basis of authorized capital of the co. 
d. Registration of a company – scrutinizing of documents by registrar and 
recording 
e. Obtaining certificate of Incorporation:  Issue of certificate date mention 
on certificate is date of Birth of co. 
Certificate of incorporation: Conclusive evidence that company is duly incorporated 
and has become a body corporate with separate entity having perpetual succession 
and Common Seal. 
Form 1 (Statutory declaration): that all formalities are duly complied with. Signed by 
advocate of Supreme Court, high court, a chartered accountant practicing in India 
or person named as director, MD, CS or manager. 
Form 18 (Registered office details)‐notice of registered office address to be filed. If 
not decided only the name of state may be submitted. Within 30 days of the date of 
incorporation complete address to be filed. 
M.O.A.: Memorandum of Association‐ a charter document which sets out the 
constitution of the company. Binds Company with outside world and anything done 
beyond object stated in object clause is Ultra Vires and thus is null and void. 
Clauses: 1) Name Clause: name of the co. with word Pvt. Ltd or Ltd. 
       2) Situation Clause/ Domicile Clause: Address of registered office and name 
of State          
       3) Objects Clause: objectives a) Main object b) other objects 
 

       4) Liability Clause: Liability of members to an extent of unpaid a/m on face 
value of shares or guaranteed a/m to be paid at the time of winding up of Co. 
       5)  Capital Clause: Authorized Capital divided into no of units with the face 
value of shares 
        6) Association Clause : declaration by subscribers for being desirous of 
form a Co. with name of members address,  no. of share allotted and witness 
signature Min 2 in Pvt. Co. and 7 in Public co. 
Ultra Vires : Ultra is beyond Vires is scope: Ultra vires is beyond the scope . anything 
done beyond the  scope of object clause of memorandum is ultra vires and thus is 
null and void. 
A.O.A.: Articles of Association‐ bye‐laws of the company containing rules and 
regulation for the internal affair of the company. 
Table A: Model set of articles given in schedule I of Indian companies act containing 
99 articles. It may be adopted by public co. Ltd. by shares without having its own 
articles. 
Table C: Model set of AOA for Co. Ltd. by guarantee not having share capital. 
Table D: Model set of AOA for Co. Ltd. by guarantee having share capital  
Table E: Model set of AOA for Co.  For Unlimited Company. 
Content of AOA 
1. Rules and Regulations regarding calls on shares 
2. Rules and Regulations regarding transfer, transmission and forfeiture of share. 
3. Rules and Regulations regarding General Meetings, proceedings of meetings 
4. Rules and Regulations regarding Board meetings and its proceedings 
5. Rules and Regulations regarding Appointment and removal of directors 
6. Rules and Regulations regarding Dividends, reserves, capitalization of profits. 
7. Provisions for voting and statutory rights of members. 
8. Provisions for voting winding up of company 
9. Provisions for voting appointment of M.D. CEO., Manager and Secretary of Co.  
10.Provision for voting and Common Seal. 
11.Share capital and variation of rights for diff. types of shares. 
Legal effects of A.O.A.: Binds‐ Co. To members; members to Co., members inter – 
se (each other) 
DISTINCTION BETWEEN MOA AND AOA 
BASIS  M.O.A  A.O.A

Meaning  Charter  or fundamental document Bye‐laws of company 

Content  Clauses‐capital, name, object,  Rules and regulation for 

subscription, liability domicile  internal affairs of co. 

Binding  Binds company to outside world Binds‐co. to members , 

 

force    members  to company and 

members  inter‐se 

Alteration  Not possible in ordinary course,  can be altered by ordinary or 

special resolutions needed and  special resolution  
approval of Co. law board 

 
Significance  Compulsory for every Co. to have its  Optional for public LTD co. as 
own  can adopt table A 

Status  Supreme and fundamental  Sub‐ ordinate to both MOA 

Document, subordinate to co’s act  and co's act. 

Legal effect  beyond the scope is ultra vires and  Can be ratified by members if 

thus is null and void  beyond scope. 

 
Capital Subscription: ‐ 3rd stage in formation of public company and not required for 
pvt. Company. It includes appointment of underwriters, listing of company in Stock 
Market, opening Bank a/c, fining minimum subscription a/m, drafting of prospectus 
and allotment of shares. 
Commencement: steps (1) Filing and preparation of documents‐ 
a) If prospectus not issued – (i) a copy of statement in lieu of prospects 
      (ii) Statutory declaration for Qualification shares 
b) If Prospectus issued :‐ (i) a copy of prospectus 
 (ii) Statutory declaration by director that; minimum 
subscription is acquired; directors have agreed to pay for 
qualification shares and no money is liable to be refunded. 
(2) Obtaining Certificate of Commencement: Scrutiny and issue of certificate. It is a 
conclusive evidence of the fact that company has complied with all legal formalities 
and is entitled to commence business 
Prospectus: Any document, notice, circular, advertisement inviting general public for 
the subscription of shares, debentures or other securities. It is needed by public 
company Ltd. by shares. It must be issued within 90 days of submitting to registrar. 
Shelf Prospectus: Prospectus issued by Public financial institutions, public sector 
banks and Scheduled banks. 
Red‐ Herring Prospectus: prospectus issued by companies raising capital by the 
process of book‐ building. 
 

Abridged prospectus: memorandum containing features of prospectus. It must 
accompany every application form issued to the public for subscribing securities 
Offer for sale or deemed prospectus: Notice for sale of shares or securities published 
by bulk allot tees like underwriters. 
Statement in lieu of prospectus: document required by a co. when public is not 
invited for subscription of shares or securities in place of prospectus. This document 
is required when capital can be raised internally or privately. It must be filed with 
registrar at least 3 days before the allotment of securities. Content is same as 
prospectus. 
Information memorandum: process undertaken prior to the filing of prospectus by 
which demand for the securities proposed to be issued by the company is elicited 
and the price and the terms of issue is assessed by circular or notice. 
CONTENT OF PROSPECTUS: ‐ (1) Name and address of the company. 
(2) Nature of business and main objects of Company. 
(3) Capital structure of the Company. 
(4) Particulars about underwriters, bankers, promoters etc. 
(5) Date of opening and closing of subscription list. 
(6) Information about material contracts with Managerial personnel. 
(7) Contingent and outstanding Liabilities. 
(8) Consent and opinion of experts, managerial personnel. 
(9) Risk factor. 
(10) Statutory information’s‐ voting rights, transfer and transmission of securities etc. 
Minimum Subscription: ‐ 90% of issued capital which must be raised by public co. 
ltd. by shares within 120 days of issue of prospectus. If not raised, it must be 
refunded to investors with in next ten days‐ 130 days of issue of prospectus. Amount 
in the opinion of director or promoter is sufficient for preliminary expenses and 
contracts. 
Ways of Promoting A Company: ‐ i) converting a sole business or a firm into a 
company (ii) establishment a new company altogether (iii) Amalgamation‐ 
Scanning of prospectus :‐ (1) Nature of business: investors should examine‐demand 
and supply, degree of competition, present value of its assets and scope of 
expansion. 
(2) Management: standing position of promoters and directors. Their experience and 
integrity 
(3) Capital plan: adequacy of proposed issue, minimum subscription, rights of 
shareholders.  
(4) Material contracts: details of contracts with vendors, underwriters, directors etc.  
(5) Market Comments: study of press reviews and financial circles. 
 

(6) Name of associates:  reputation of company bankers, auditors, brokers, financial 
institutions etc. 
(7) Property purchased: nature and value of property acquired and mode of 
payment to be considered. 

Multinational Corporation 
Trans National Company/ MNC/ Multinational Company/ Global grant 
Meaning: A company or corporation which has production or and distribution units 
in more than two nations apart from the country in which it is incorporated e.g. 
Glaxo, nestle etc. 
Characteristics: ‐ (a) Production or / and distribution units in more than two nations 
(b) Normally very large in size. (c) It can be in various forms‐ branches, subsidiaries 
(d) large size turn key projects, joint venture, franchising (e) transfer of resources (f) 
dispersion integrated structure (g) International  management 
Objectives: ‐‐ [brief explanation of each] 
 (1) To exploit natural resources. 
(2) To mitigate the impact of home country regulations 
(3) To take advantage of government Concessions  
(4) To fight competitions 
(5) To reduce cost of productive 
(6) To circumvent reduce tariff walls regulations 
(7) To take advantage of technological expertise. 
FORMS: ‐ [brief explanation of each] 
1.  Branches 
2. Subsidiary companies 
3. Joint venture 
advantages‐ 
• the resources of local and  foreign  firms are proved together to 
complement each other 
• For MNC  which wants expansion in overseas market where subsidiaries 
are prohibited 
• They can use management skills and market position of local firms 
• Where local government need not allow MNC for complete control on 
the venture 
• Privileges and influence of local authorities can be utilised 
 
 

4. Franchise 
5. Turn key Projects 
  Merits  Demerits

1  Economies of large scale  1 Maximization of Profits 

operations 

2  Generates Employment  2 Exploitation of resources 

3  Transfer of technology  3 Political interference ( threat to 
national) 

4  Managerial Revolution  4 Back‐ dated technology 

5  Philip to domestic industries 5 Outflow of financial resources 

6  Expansion of market  6 Currency Manipulations 

7  Higher standard of living  7 Disturb domestic industry 

8  Growth of ancillary units  8 Foreign Monopoly

9  Foreign Capital  9 Adverse balance of payment 

10  Developing infrastructure and  10 Distortion of culture 

Agriculture 

11  Improves balance of trade 
through impost promotion and 
impost substitution 

12  Research and development 
activities 

Brief explanation for each 
Reasons for the growth MNCs ‐[brief explanation of each] 
(a) Financial Superiorities 
(b) Technical Superiorities 
(c) Marketing Superiorities     
(d) Managerial Superiorities 
(e) Product Innovation 
DISTINCTION BETWEEN MNCs, Sole proprietorship, Partnership 

Basis  MNCs  Sole  Partnership 

 

Proprietorship

Act  Foreign exchange Mgt  No specific act Indian Partnership

act  act 1932 

Ownership  Shareholders  individual Partners 

Management  Board of directors individual Partners 

Operational area  extends in more than  local area  Larger than sole 

two nations  coverage  proprietorship 

Scale of  Large Scale  Small Scale Medium Scale

operations 

Liability  Limited  Unlimited Unlimited 

Technical Skills  Very high  Very limited Moderate 

 
 
Managerial Personnel 
Board of Directors:  elected representatives of shareholders, top organ of 
management. Min in public ‐3 directors Min. in Private‐ 2 directors 
Who can be a director – Only an individual; no body corporate or firm shall be 
appointed as director 
Qualification: ‐ (1) Must be an individual (ii) Sound mind (iii) Above the age of 25 yrs. 
And below 70 yrs. (iv) Solvent (v) should not hold directorship of more than 15 public 
co.  
Disqualifications: ‐ 1 Unsound mind 2) an undischarged insolvent 3) a person who 
has applied for adjudication as an insolvent 4) a person convicted by a court of moral 
turpitude (5) disqualified to be a director by an order of the court. 
Limit on no. of directorships: A person can not hold more than 15 directorships at a 
time. 
Role:‐  
1. Entrepreneurial role: takes initiative, calculates risks etc. 
2. Decisional role: policy makers, rules and regulations 
3. Development role : enhance facilities, resources etc 
4. Leadership role : supervision, instruction,  direction etc. 
5. Trusteeship role : acts as custodian of company’s wealth 
6. Co‐coordinating role: integrate divisions, departments, branches etc.     
Appointment: 
 

1. By promoter : first directors ; if not,  signatories of memorandum are  first 
directors 
2. By Members: Subsequent directors, 2/3 of directors, retire by rotation, 
Qualification‐share. 
3. By third Party: 1/3 of directors, by debenture holders, banks, and financial 
institutions, not required to hold qualification shares or retire by rotation. 
4. By Board : if authorized by articles‐Alternate directors , Casual  directors, 
additional directors 
5. By Central government: on application from 100 members or 10% voting right 
members. Tenure is 3 years   
Retire by Rotation: Directors appointed by members fall under rotational 
ring.2/3rd of total director retire by rotation out of which 1/3 rd retire every 
year. 
Legal position of directors: ‐[brief explanation of each] 
1. As trustee  
2. As Agent 
3. As Managing 
4. As  an employee  
5. As officer or administrator        
Rights of directors:  
1. To attend board meeting 
2. To buy Shares 
3. To inspect books of Accounts 
4. To receive Remuneration, Board fee etc. 
5. To exercise power in board meeting‐ voting rights  
6. To receive compensation 
Functions of directors:    
1. Determine the over‐all long term objectives and general policies of co. 
2. Approve over all budgets and programme of the co. 
3. Design and develop control system for the co. 
4. Decides and creates the framework for organization structure of the co. 
5. Selects chief executives and other key executives of the co. 
6. Makes important contracts for the purchase and sale of property on behalf of 
the co. 
7. Issues orders and instructions to chief executives 
8. Evaluating performance and taking corrective actions 
9. Reviewing and revising the plans of the co. 
10.Regulating the capital expenditure and financial plans of the company 
 
Powers of Directors: General / Statutory to be exercised in Board Meeting 
1. To issue shares, debentures etc. 
2. To fill up casual vacancies, additional and alternate directors. 
3. To make calls on shares 
 

4. To Transmit or forfeit shares 
5. To recommend dividends or issue bonus shares 
6. To decide the terms and conditions for issue of securities 
7. To borrow money through issue of debentures and public deposits 
8. To invest company funds ad make loans 
9. To delegate certain power to others 
10.To appoint M.D., Manager and other employees 
Restricted powers/ limitations on powers 
11.To borrow money more than the paid‐up capital of the company 
12.To donate for charitable purpose exceeding Rs. 50,000/‐  
13.To issue bonus shares 
Duties of Directors: 
1. Duty of attend Board Meetings :‐ must attend all Board Meetings 
2. Duty to disclose interest : must disclose his interest to the Board 
3. Duty to file returns  of allotment :‐ must file a return of allotment within a 
period of 30 days 
4. Duty of reasonable care : Display care in performance 
5. Duty of good faith: As trustee to act bonafide in the best interest of the Comp. 
6. Duty not to delegate : perform work personally  
7. Duly to act within this powers 
Remuneration of Directors: Total managerial personnel remuneration is 11/% of net 
profit or as per company’s articles. 
Part time directors, if the co. has a M.D 1%
Part time director in any other case 3%
M.D or whole time director  5%
M.D or whole time director when more  10%
than one 
Total managerial remuneration  11%
 
Vacation of office of a Director 
1. When a director fails to obtain his qualification shares with in two months of 
appointment 
2. When a director fails to pay the calls due with in six months 
3. When a director ceases to hold qualification shares 
4. When a director is adjudicated insolvent 
5. When a director is found to be of unsound mind by any Court. 
6. When a director fails to disclose his interest in any contract of the Board of 
Directors. 
7. When a director remains absent from 3 consecutive meetings of the BOD 
8. When a director is convicted of any offence involving moral turpitude. 
9. When he is removed from the post by members 
 

10.When director contravenes any provisions of Law regulating conditions of 
employment. 
11.When a director is debarred by any court from holding office on account of 
fraud. 
Circumstances when central govt. may remove directors 
1 Guilt of  fraud 2 Misfeasance 3 persistent negligence 4 default in carrying out his 
obligation and function under the act 5 breach of trust 
Part time Director‐ is a director who is not an employee of the co. and does not 
devote much time for the supervision of co's affairs. Such directors are invited to 
board/ general meetings of the members to face policy decision regarding business 
or mgt of the co. 
Removal of Directors: ‐ 1. By Members :‐ giving special notice, passing ordinary 
resolution in general meeting of members notice at least 14 days before meeting. 
They cannot remove directors (1) appointed by Central govt. (2) by third party (3) by 
proportional representation 
2. By Central Govt. :‐ on recommendation of company law board on grounds of 
frauds, breach of duty, breach of trust or negligence, business not conducted on 
sound business principles. Application from 10% voting rights members or 100 
members for removal. 
3. By Company Law board: ‐ on application from members for prevention of 
oppression of minority or mismanagement of affairs of co. 
Full time Director / whole time Director: 
Meaning: Who is in whole time employment, appointed by B.O.D. on the approval by 
shareholders in Annual General meeting by passing special resolutions? 
Qualification: (1) He must be an individual (2) He must be a member of B.O.D.  
Appointment: ‐ By B.O.D. on approval by shareholders 
Term of office: ‐ Till retirement – No fix tenure 
Power/ Duties: 1. to act as technical Director Marketing Director Etc 
2. To act on full time basis for performing administrative activities. 
3. To have independent charge of one particular divisions or department. 

Managing Director :‐ (M.D.)  
Meaning: A director/ who by virtue of an agreement with the company or a 
resolution passed by the co. in general meeting or by its B.O.D. or by virtue of its 
M.O.A. or AOA is entrusted with substantial power of Management which would not 
otherwise be exercisable by him and include a director occupying the position of 
M.D. by whatever name called. 
Appointment: ‐ 1 by agreement with co. 2.By resolution in general meeting 3. By 
B.O.D. in board meeting  
 

4. By virtue of MOA or AOA. 
Term of Office: ‐ 5 yrs. At a time. He can be re‐appointed  
No. of M. directorship: ‐ one co. at time in ordinary course 2. By approval of B.O.D. 
and more than two co. on approval of Central govt. more than two companies. 
No. of M.D.:‐ A company can have more than one M.D. in a Co. 
Qualification: ‐ 1. Must be an individual 2.Must be a member of board director. 
Disqualification: ‐ 1. Is undischarged insolvent or has been adjudge insolvent at any 
time 
2. Has been convicted by court of an offence involving moral turpitude at any time. 
Remuneration: ‐ 5% of net profit –if one M.D .More than one M.D. than 10% of net 
profit of the co. 
Appointment, re‐appointment and removal of M.D. require the prior approval of 
Central govt.  
A public co. must appoint its first M.D. within 3 months of its incorporation. 
Powers/Duties/ Functions of M.D 
1. He performs Managerial functions 
2. Attends board meetings. 
3. Exercises substantial powers of management. 
4. Allocating resources and organizing activities under the supervisions and 
control of the Board. 
5. Providing able and dynamic leadership and affixing signature on all co. 
documents, contracts binding etc. 
Role of M.D.:‐ 
1. Trusteeship role‐ considered as trustee and acts accordingly for money which 
they receive and which is under there  
2. Decisional Role: ‐ M.D. is entrusted with substantial powers of management 
which would not otherwise be exercisable by him. 
3. Leadership Role: ‐ M.D. is the policy member of the co. for its day to day 
activities and thus he directs supervisors and leaders. 
4. Co‐ordination Role:‐ As a coordinator M.D. integrates various divisions and 
departments which are under his substantial power the managing staff of the 
co. 
5. Agency Role: ‐ M.D. acts as on agent for a co. to carry on its business under 
directors, supervisors and control of B.O.D. 
Board Meeting: ‐ Periodical meeting of B.O.D. where directors can exercise their 
powers. There must be 4 meeting in a financial yr or one meeting every quarterly. 
Quorum for Board Meeting: ‐ Private Co.‐2 Directors Public Co. ‐ 2 Directors or 1/3 
of total no of directors in a co. which ever in higher ‐ fraction to be rounded of to +1) 
Quorum for general Meeting: ‐ Private: ‐ 2 Members Public: ‐ 5 Members 
Rights of Members/shareholders:‐  
 

1. To appoint Directors 
2. To vote in general meetings 
3. To remove directors 
4. To receive dividend 
5. To receive notice for AGM 
6. To participate in resolutions passed in AGM 
 
BASIS  MANAGING DIRECTOR WHOLE TIME DIRECTOR
Power  Substantial powers Power entrusted as per 
terms of appointment 
Tenure  5 years at a time No statutory limit 
No. of cos  1 co. in ordinary course,  One company at a time
2 with board consent 
and more than 2 by 
approval of central govt. 
Appointment  By virtue of agreement,  By B.O.D on approval of 
by resolution, by B.O.D  shareholders 
existence  Either M.D or manager WTD and MD or WTD 
and manager 
compensation  entitled No such provision 
 
 
BASIS  MANAGING DIRECTOR MANAGER 
appointment  Under agreement or  Under contract of 
resolutions or MOA or  service or otherwise 
AOA 
status  Must be a director first May or may not be a 
director 
powers  Substantial powers of  Whole or substantially 
management  the whole of the affairs 
compensation  Entitled to receive for  No such provision 
loss of office 
No of companies Can be of 1 or 2 cos  One company at a time
simultaneously by 
approval of board 
 
 
BASIS  WHOLE TIME DIRECTOR PART TIME DIRECTOR
Meaning  Who is in whole time  ‐ is a director who is not 
employment, appointed  an employee of the co. 
by B.O.D. on the  and does not devote 
approval by 
much time for the 
 

shareholders in Annual  supervision of co's 
General meeting by  affairs. Such directors 
passing special  are invited to board/ 
resolutions 
general meetings of the 
members to face policy 
decision regarding 
business or mgt of the 
co. 
 
Appointment  appointed by B.O.D. on  Appointed by members 
the approval by  in the AGM 
shareholders in Annual 
General meeting by 
passing special 
resolutions 
Power  To act on full time basis  Statutory powers to be 
for performing  exercised at board 
administrative activities.  meeting 
Remuneration  5% if one 10% if more  1% or 3% or as per cos 
than one  articles 
Term of office  No fixed term, till  Retire by rotation 
retirement 
Chief executive: appointed by board of directors for translating the plans and 
policies of the board into actions. He acts as a link between the board and 
shareholders. His main functions are— 
1. translating the plans and policies of the board into departmental policies 
2. finalizing budget proposals for submission to the board 
3. allocating resources and organizing activities 
4. arranging selection and development of executives 
5. providing able and dynamic leadership 
6. evaluating performance of departments 
7. maintaining public relations and contacts  with government and  other 
agencies 
Organs of company management:  
• board of directors 
• managing director 
• departmental manager 
• secretary 
• legal advisor 
 

Composition of board of directors:  
• relative proportion between full time executives of the company and  part 
time directors 
• specialized directors  as well as general directors  are also needed 
• ideal board should consists of both young persons  as well as mature and 
experience directors 
• members of directors should have matching outlook and temperament 
• the board must include active as well as nominal directors 
 
          

MANAGEMENT

Meaning: It is a distinct process consisting of planning, organizing, commanding,

coordinating and controlling, performed to determine and accomplish objectives. It is an art
of getting things done through and with people.
Concepts:
1. As and activity - Art of getting things done through and with people informally
organized groups.
 

2. As a process: To manage is to forecast and plan, to organize, to command, to co-

ordinate and to control.
3. As a Discipline: Management is a separate branch of knowledge which is studied as
a separate field. It includes several courses - such as financial Management,
Marketing management, Personnel Management etc.
4. As A group: Management technically indicates all the people who carry out
managerial activities. It indicates top management of the organization. Thus B.O.D.,
C.E.O., Board of Trustees, M.D. etc. constitute management.
5. As Leadership: Management is the art and science of decision making and
leadership. It includes guiding, leading, motivation, co-coordinating.
6. As integration concept: to achieve coordination of the human and material resources
essential in the effective and efficient attainment of objectives
Characteristics / features: [brief explanation]
1. It is goal oriented
2. It is universal
3. It is a group activity
4. It is science as well as an art
5. It is all pervading
6. It is intangible
7. It is a district entity.
Nature of Management: [brief explanation]
(1) As a science -
a. Systematic body of knowledge
b. Cause and effect
c. Universal Validity
d. Experiments and universal application
(2) As an art -
a. Practical knowledge
b. Creativity
c. Personal skill
d. Practice and experience
(3) As a profession -
a. Specialized body of knowledge
b. Formal education and training
c. Professional Association
d. Restricted entry
e. Code of conduct
Note: - Thus the true nature of management is it is a soft science or an inexact science,
pure art and an on growing profession.

Objective of MANAGEMENT: [brief explanation]

• To utilize resources to its optimum
• To secure growth and prosperity
• To promote research and development
• To improve discipline and morale
• To facilitate correct decision making
• To minimize uncertainties
• To ensure quality goods at reasonable price.
Reasons for growing imp of Mgt. [brief explanation]
o Growing size and complexities of business
o Increasing competition in the market
 

o Growing specialization of work

o Development of trade unions
o Use of capital initiative technology
o In govt. Interference in business
o Scarcity of resources
o Social obligation
Difference between Administration and Management

Basic Management Administration

1 Meaning Creating an internal environment Determination of objectives and
of planning, organizing, directly, policies
staffing and controlling to achieve
desired goods.
2 Nature Executive function or doing Decision making function thinking
function function
3 Level of Concerned with top middle and Concerned with top level.
authority Lower level
4 Use of term generally in business enterprisesUsually in govt. officer, Social,
cultural, military organization
5 Relative Element of mgt. as one descends Element of administration as one
importance to lower levels of mgt. progress to higher levels of mgt.

Levels of Management :
1) Top level (T.L)- B.O.D, C.E.O., M.D. – To established overall long term goals
- To lay down overall policies
2) Middle level (M.L) – Departmental Managers, - To transmit order, suggestions, policies
etc - To inspire operation managers towards better performance.
3) Lower level (L.L)- Supervisors, section officers superintendents etc
- To assign jobs to subordinated
- To assist and advise subordinate
- To arrange resources
Importance of Management [brief explanation]
1. Accomplishment of objectives and group goals – Max. production at min. cost
2. Optimum utilization of resources
3. Cost Reduction
4. Co-ordinate human efforts
5. National development- Beneficial to business and society
6. Higher standard of living
7. Maintain dynamic equilibrium
Scope of Management: It has very wide scope as comprise various functional areas like
production Management, Marketing Mgt, financial Mgt, Personnel Mgt. Purchasing Mgt,
office Mgt. etc.
Functions of Management:
1. Management in preparation – It refers to all those functions of mgt. which involves
preparation for actual work. It includes- Planning and organizing.
2. Management in Action: - It refers to functions of mgt. involving getting the actual
work done. It includes – direction, staffing, co-coordinating, controlling.
PODSCORB- P-Planning, O-Organizing, D-Directing, S-Staffing, Co-Co-coordinating, R-
Reporting, B-Budgeting.
1- Functions of Management:
 

Planning – To assess the future and make provisions for it. Basic function of mgt.
which involves thinking or looking ahead. It includes- what is to be done, how it is to be
done, when it is to be done, where it is to be done and by whom it is to be done.
Steps- Collecting information’s- Defining objectives- Discovering alternative course of
action- evaluating alternatives- choosing best alternative-periodic review
Advantages- Focuses attention on mgt. objectives minimizes uncertainties. Avoids
wastage and saves time. Promotes co-ordination and effective control.
Limitations- Internal- non- availability of information, uneconomical, time consuming,
External- Govt. policies, natural calamities, technological changes,
competitor actions.
2- ORGANISING: Meaning: The process of developing or creating harmonious structure of
authority responsibility relationships for achievement of organization goals.
Steps- Identification of activities- Grouping of activities- Assigning of activities-
delegating of authority-co-ordination.
Advantages- Facilitates growth, permits optimum use of human resources,
encourages team work, initiative and creating thinking.
3- Staffing- It is also known as manning or personnel mgt. It is a process of matching
jobs with individual to ensure right man for right job at al levels in the enterprises to
achieve organizational goals.
Steps:- Manpower planning- Recruitment and selection- Training and development
–Placement and orientation- appraisal, promotion and transfer-Remuneration.
Advantages: Improves quality and quantity of output. Improves job satisfaction,
Manpower planning and depth helps in finding and employing suitable persons for
various positions. Optimum utilization of human resources.
4- Directing- It is also known as commanding or actuating. It is the process of guiding,
supervising, motivating and leading the subordinates to contribute for the achievement
of organizational goal.
Steps- Supervision-Communication – leadership- Motivation.
Supervision: overseeing subordinate at work by superiors.
Steps- Scheduling of work- instructing and guiding the workers- providing necessary
technical guidance to workers- maintaining discipline.

Advantage: Secures better work. Co-operation and goodwill of the sub-ordinates.

ensures effective delegation of authority.
Communication: Process of passing information between two or more persons to
achieve desired organization goals.
Advantage: Life blood of modern business. Promotes managerial efficiency. Develops
spirit of co-operation.
Motivation: Act of stimulating someone or oneself to get desired course of action. It
involves providing effective leadership- inspiring people to co-operate- effective
communication and providing climate for sub-ordinates development. It can be in form
of monetary or non-monetary incentives, bonus promotions etc.
Advantage: Core of mgt, increase in efficiency and productivity. Faster team spirit. job
satisfaction to sub ordinates to make the best utilization of then talent and other
resources.
Leadership: Process of influencing the behaviors of the people in one's own way. It is
basically a process of motivation.
 

Steps: Interprets objectives - suggests right course of action - stimulating and guiding.
Significance: assists in achievement of organizational goals, base for motivation, actuates
sub-ordinates to work with zeal and enthusiasm.
5 CONTROLLING: It is the process of measuring performance, comparing it with standards
and taking corrective actions wherever necessary.
Steps: Setting standards - measuring performance- finding cause of division - taking
corrective actions.
Advantages: Ensures satisfactory performance- ensures proper Implementation of plans.
facilitates delegation of authority and co-ordination.
6 CO-0RDINATION : Process of harmonizing, synchronizing and unifying individual
efforts towards common objectives.
Elements / Characteristics -
1. It is orderly arrangement of group effort
2. It is continuous and dynamic process
3. it secures unity of action
4. It is created through deliberate efforts
5. it is a managerial responsibility
Importance: 1. Eliminates conflicts between different groups and departments
Provides balance between persons having different abilities and interests
Combines different resources to secure better results, Integrates needs & interests of
government, customer and employees
NOTE: -
1. Co-ordination is an essence of management
2. Planning is looking ahead and controlling is looking backward
3. Management as an activity
4. management as process
All the above discuss statements must be prepared from notes already given.

PRINCIPLES OF MANAGEMENT
A fundamental statement of basis truth that provides a guide to thought and action which
establishes cause and effect relationships originated as a result of past experience and
accomplishments.
Features: BRIEF EXPLANATION
1. Universal
2. It is Dynamic
3. It deals with human limitations
4. It is Relative not absolute
5. It has cause and effect relationships
6. All principles are of equal importance

Need: BRIEF EXPLANATION

1. To increase efficiency
2. To crystallize the true nature of management
3. To improve research
 

4. To attain social goals

5. To Train Managers
Significance: BRIEF EXPLANATION
1. Increases efficiency
2. Crystallizes true nature of management
3. Improves research
4. Attains social goals
5. Trains Managers
6. Evaluates managerial behaviors
F.W. TAYLORS SCIENTIFIC MANAGEMENT PRINCIPLES Father
Scientific mgt. is the art of knowing exactly what you want your men to do and then seeing
that they do it in the best and cheapest way.
1. Science not Rule of thumb
2. Harmony not Discord
3. Minimum not Restricted Output
4. Division of work and responsibility
5. Scientific Selection, Training and Development of workers.
Statement and cause and effects from notes
Fayol's MODERN Principles Of Mgt- Henry Fayol
Classification of Business activities-Technical, Commercial, Financial, Security,
Accounting, Managerial.
Elements of Mgt function- Planning, Organizing, Commanding, Co-coordinating,
controlling
Managerial Qualities and Training- Physical, Mental, Moral, Educational, Technical,
Experience.
Principles: - (14) – Statement and cause and effects from notes

• Division of work
• Authority and responsibility
• Discipline
• Unity of Command
• Unity of direction
• Remuneration
• Centralizations
• Sub-ordination of individual interest to general interest
• Scalar Chain
• gang plank
• Order
• Equity
• Stability of tenure
• Initiative
• Esprit de corps
Comparative study between Taylor and Fayol concepts
Basics Taylor Fayol
1 Personality Scientist Practitioner
2 Techniques Scientific observations General principles of mgt.
 

and measurement
3 Perspective Operative levels Top level of mgt.
4 Focus Productivity Improving overall

Note: Explanation of principles of mgt. as statement and cause and effect to be prepared
from notes.

Universality of management principles

Henri Fayol reveals that formal training in management and co operation between 
employers and employees has been helpful in developing professional management. 
It is said that Henry Fayol’s theory is too formal takes too broad a view of 
management process But his principles have stood the test of five and are still 
accepted as he care of management theory.  

Universality of management principles means of principles of management are 
applicable in all types of organizations  

1. Managerial knowledge and skills can be transferred from one organisation or 
country to another.  
2. There must be some general principles observed common for all organizations 
which require coordination of human and physical resources.  
3. Fundamental management principles are applicable in all kinds of human 
activities from simplest work to great corporation involving group.  
4. Application of management principles however differ from one organisation to 
another depending upon the culture and needed of particular organisation.  
5. The concept of universality has been supported by many managerial experts 
like full taylor, knoontz and Dennell etc.  
6. According to Taylor, fundamental management principles are applicable 
everywhere.  
7. Management is viewed broadly as human activity is universal, management 
principles are necessary to obtain and to prepare resources, the resources 
needed for human survival.  
8. All undertakings require planning organizing commending, controlling and 
coordinating and to function properly all must observe.  The same general 
principles.  
9. As a manager each must at one time or another carry out all the duties 
characterized of managers. This is the principle of universality of managerial 
functions.  
 

10.A specific technique or approach of management may differ from culture to 
culture or form country to country but management fundamentals are 
universally applicable.  
While  practices  and  applications  will  vary  widely  from  one  situation  to  another, 
fundamental concepts and principles of management and of human relations will 
remain much the some even when they take effect in different combinations. For 
e.g.:‐  An  experienced  military  officer  move  to  a  senior  position  in  business 
indicates that here are general skill and principles of management of work.  

FINANCING 
Capitalization: ‐ It comprises ownership capital and borrowed capital of a company 
for its long term indebtedness. The process of determining the capital structure of a 
business includes determination of total capital requirement and selection of 
methods of raising it. 
Need for Capital:‐  
1. To promote and operate the enterprise economically  
2. To operate efficiently 
3. To acquire fixed assets and purchase raw material  
4. To adopt modern technology and meet contingencies. 
5. To expand existing operations and avail business opportunities. 
Types of Capital:‐ 
1. Long term Capital: funds required for long period of time for more than 5 yrs.  
Objectives: 1. To acquire fixed assets like land, building etc. 
                      2. To finance permanent working capital 
Sources: ownership capital – shares, Retained earnings, preference share capital  
                Borrowed Capital‐ Debentures, Loans, from financial Institutions 
2) Medium Term Capital: ‐ funds required to be invested in the business for a 
medium period (exceeding 1 yrs but not exceeding 5 yrs.) 
Objectives or purpose:  1) To meet expenses on modernization of plant and 
machinery and adoption of new methods etc. 
2.  To meet expenses for change in technology or increasing competition 
Sources: Loans from commercial Banks, Public deposits, Retained earnings, 
Redeemable debentures, Loans from financial institutions. 
3) Short term capital: funds required to be invested in the business for a short 
period usually for one year. 
Purpose: To meet day to day operating expenses 
1. For holding stocks of raw materials, spare parts, work in progress etc. 
2. To convert cash into inventory of finished goods, receivables into cash. 
Sources: Cash credit installment credit, factoring, Loans from commercial bank, Bank 
overdraft, discounting bills of exchange trade credit. 
 

4) Fixed Capital: ‐ funds required for acquisition of fixed assets Land and 
Buildings. Plant and machinery, furniture and fixture etc. It is raised through 
Long term sources of finance such as shares, debentures etc. 
Factors affecting fixed capital:‐ brief explanation 
1. Nature of Business 
2. Size of Business 
3. Nature of Products 
4. Diversity of Products lines 
5. Mode of acquiring fixes assets 
6. Method of Production  
7. Intangible assets (investment  in acquiring goodwill etc)   
Working Capital: ‐ Liquid funds required for the day to day operations of an 
enterprises. It is the excess of current assets over current liabilities also known as 
circulating capital or revolving capital. 
Types :‐ (1) Permanent Working Capital: a/m of working capital required 
permanently to operate the minimum level of business activity. It is locked up 
permanently in current assets. 
a) Initial working capital: part of permanent working capital required at the 
time of commencement of business. 
b) Regular working capital: part of permanent working capital required for 
continuous business operations 
(2) Variable Working Capital (VWC): Working capital required meeting seasonal or 
special needs of business or in addition to permanent working capital. 
    a) Seasonal working capital: VWC required during particular season to 
buy bulk raw material or pay extra labours. 
    b) Special working capital: VWC required meeting contingencies or 
emergencies like strikes, change in demand or fashion etc. 
Importance:‐  
1. High Credit worthiness 
2. Smooth working of enterprises 
3. Goods relations with employees 
4. Timely payment of dues and dividends 
5. Obtaining cash and trade discounts 
Factors affecting working capital:‐ brief explanation 
1. Nature of business 
2. Size of Business 
3. Rapidity of Turnover 
4. Terms of Purchase and sale 
5. Cyclical fluctuations 
6. Business cycle or manufacturing cycle/ gestation period 
7. Seasonal variation and regular income       
 

Factors affecting Capital Requirement (capital plan):‐ brief explanation 
1. Size of Business 
2. Nature of Business 
3. Basic capital needs of business 
4. Capital gearing 
5. Trading on equity 
6. Control of enterprise 
7. Cost of financing 
Ownership capital or owned capital: ‐ Funds contributed by the owner which is 
generally limited and cannot be raised beyond certain limit, It includes share capital, 
Retained earnings etc for company. 
Owed Capital or Borrowed Capital: ‐ Funds obtained in a business concern from 
external sources which involves periodical payments of interest of specific rate and 
payment of a/m (principal sum) as well. It includes debentures, public deposits, 
discounting bills of exchange etc 
Source of finance‐ 
For sole proprietorship business‐‐‐ 
Ownership capital 
Friends and relatives 
Commercial banks 
Financial institution 
For partnership firm 
Contribution of partners 
Loans from partners 
Friends and relatives 
Commercial bank 
Financial institutions 
For joint stock company— 
Shares , debentures , commercial banks, financial institutions, trade credit, cash 
credit, bank overdraft,  discounting bills, factoring, installment credit, customer 
advances, public deposits, retained earnings, bank loans. 
SHARES: ‐ it is one of the units into which the share capital of a co. can be divided. it 
is a share in the share capital of co.  
Types:‐ 
1. Preference shares              2. Equity shares                  3. Deferred shares 
Equity shares: ‐ Shares which carry no preference right, and is repaid at last. they 
bear maximum risk and enjoys voting right and control over the mgt of the co. 
 

  Merits from the point of view  Brief  Demerits from co's point of view

of co.‐  explanation

1  Source of permanent capital  1 Risk of loss of control/ 
manipulation of control by 
powerful group 

2  No charge on assets 2 No trading on equity 

3  No fixed obligation 3 Danger of over capitalization

4  mass appeal  4 Costly

5  No burden on earnings 

6  Source of strength 

  Merits from investors point of  Brief  Demerits from investors point of 

view :‐  explanation view 

1  Voting rights  1 Uncertainty of earnings 

2  High Dividends  2 High Risks

3  High Liquidity  3 Unhealthy speculation 

4  Limited Liability  4 No security

5  Right issue of shares

Preference shares: share which carry certain privileges or preferential rights‐‐‐ 
1. Right  to  receive  dividend  at  stipulated  rate  before  any  dividend  is  paid  to 
equity shares 
2. Right to receive payment of capital on winding up of the company before the 
capital of equity shareholders is returned 
Types: 
1. Cumulative Preference shares: arrears of dividend accumulate. 
2. Non‐ Cumulative Preference shares: no accumulation of dividend 
3. Participating  Preference  shares:  in  addition  to  preferential  rights  right  to 
participate in surplus profits  and surplus assets 
4. Non‐participating  Preference  shares:  no  participation  on  surplus  profits  or 
assets 
 

5. Redeemable Preference shares: which can be repaid after stipulated period 
6. Irredeemable Preference shares: which cannot be redeemed or repaid before 
winding up 
7. Convertible Preference shares: can be converted into equity shares 
8. Non convertible Preference shares: can not be converted into equity shares 
Merits    of  preference  share  to  Demerits  of  preference  shares  to 
company  company 
• Appeal to cautious investors  • burden 
• No interference in management • Not a permanent source 
• No charge on assets  • Low appeal 
• Trading on equity possible  • Costly source 
• No burden 
 
Merits    of  preference  share  to  Demerits    of  preference  shares  to 
investors  investors 
• Stable and regular dividend  • Lack of voting rights 
• Less risk  • No capital appreciation 
• Preferential rights  • No increase of dividend 
• Good for cautious investors 
• Accumulation of dividend 
brief explanation for each 
 
basis  Preference shares Equity shares 
Degree  and rate of risk  Low and fixed High and fluctuating
rights  Limited voting rights Full voting rights 
Nominal value  high Low
dividend  Prior  to  equity  After preference shares
shareholders 
Appeal to investors  Cautious  and  Bold and adventurous
conservative  
Market value  Does not fluctuates Fluctuates 
refund of capital Prior  to  equity  capital  at  Refund  after  every 
winding up  obligations 
Deferred Shares: shares carrying disproportionate voting rights. This type of shares 
can  not  be  issued  by  public  company.  Dividend  and  return  of  capital  is  after  all 
classes of shares are paid. 
Debentures:  it  is  an  acknowledgement  of  debts.  A  written  instrument  as  an 
undertaking  to  repay  the  specified  sum  with  interest  on  or  before  the  prescribed 
date. It is issued under common seal. 
Types: 
1.  Secured debentures: no security on any asset 
2. Unsecured Debentures: assets mortgaged on its issue‐fixed or floating 
 

3. Redeemable Debentures: repayable on a pre determined date 
4. Irredeemable  Debentures:  repayable  only  at  the  time  of  winding  up  of  the 
company 
5. Registered  Debentures:  recorded  in  the  register  .can  only  be  transferred  by 
transfer deed 
6. Bearer  Debentures:  no  records  in  the  register,  can  be  transferred  by  mere 
delivery 
7. Convertible Debentures: can be converted into equity shares 
8. Non‐convertible debentures: can not be converted into equities 
Merits of debentures to company Demerits of debentures to company
• Trading on equity possible  • Permanent burden of interest 
• Freedom of management  • Reduction  on  credit 
understanding 
• Economical  • Charge on assets 
• Tax benefit  • Limited resource 
• flexibility 
 
Merits of debentures to investors Demerits of debentures to investors
• better security  • no voting right 
• Regular fixed return  • High price 
• Appeal to cautious investors  • unattractive 
brief explanation for each 
basis  shares Debentures 
meaning  That is a share in the share  it  is  an  acknowledgement 
capital of co.  of debts 
Status  Owners and owned capital Creditors  and  borrowed 
capital 
Yield  Fluctuating dividend  Fixed  interest  irrespective 
of profit 
Voting rights  Enjoy voting right No voting rights 
Order of repayment   Unsecured Usually secured 
Terms of repayment  Usually irredeemable Redeemable 
Risk  High risk, no security Low risk 
Terms of issue  Subject to legal restriction No legal restrictions 
Public  deposits:  (  fair  weather  friend)‐when  general  public  was  invited  by  the 
company  to  deposit  their  savings  for  a  period  of  not  less  than  six  months  and  not 
exceeding 3 years at a time. Permission from R.B.I is necessary where total deposits 
should not exceeds paid up capital 
Merits to company  Demerits to company
• no security needed  • fixed obligation 
• Trading on equity possible  • Uncertain(fair weather friend) 
• No interference in management  • uneconomical 
 

• Availability  of  public  money  for 

industrial growth 
• Elasticity in capital structure 
brief explanation 
Merits to investors  Demerits to investors
• Easy invitation   • High risk 
• Relatively higher return  • No voting right 
brief explanation 
Loans from Specialized institution 
Advantages  disadvantages
• Low cost /economical  • Charge on assets 
• Advantage of trading on equity  • Lengthy procedure 
• Larger funds  • Sharing in management 
• Long term  • Convertibility 
• Managerial assistance  • Nepotism and favoritism to big 
industrial concerns 
• Developmental assistance 
• Easy repayment 
• Underwriting facility 
Retained earnings: ploughing back of profit: process of retaining a part of profit year 
after year and re‐investing the same in business. It is a source of self financing. 
advantages  Disadvantages
No interference in management  Unreliable
No obligation/no legal formalities  Unfair to shareholders 
Tax benefits  Ill balanced industrial growth 
Increases creditworthiness 
Economical 
Independence of market 
brief explanation 
Bank loans: source of medium and short term finance. 
advantages  Disadvantages
Flexibility  Charge on assets
Wide choice  Uncertain
Easy repayment  Too many legal formalities 
No interference in management  costly
brief explanation 
Short term sources: 
1. Cash credit: agreement under which a borrower is allowed to borrow up to a 
certain limit, where borrower has to pay interest only on a/m actually 
withdrawn or utilized. Source of capital by commercial bank 
 

2. Bank overdraft: Source of short term finance by commercial bank. Customer 
having current a/c is allowed to overdraw his account up to a specified a/m. 
interest is charged on a/m actually overdrawn. 
3. Bank loans: lump sum a/m credited in the name of customer (borrower) to be 
repaid in number of installments where interest is charged on the whole a/m 
from the date of sanction. It is also termed as outright loan and is a source of 
medium term loan 
4. Discounting bills of exchange: Source of short term finance by commercial 
bank. Where bank charges some commission for this service and pay less than 
the face value of credit instrument (bill of exchange). In case of bad debts 
seller remains liable. 
5. Factoring: source of short term capital and is also known as accounts 
receivable financing.  Raising capital through the sale or mortgage of book 
debts. The bank or financial institutions make advance upto60% of accounts 
receivable. Bad debt losses, if any are borne by the company itself. 
6. Installment credit: source of short term finance where the business concern 
has to pay a part of price of goods or assets purchased at the time of delivery 
and the balance is to be paid in number of installments. The interest is charged 
on the balance due and is included in installment. 
7. Trade credit/ mercantile credit: credit extended by suppliers to the buyers at 
all levels of production and distribution process for period ranging from 15 
days to three months where buyer/company receives supplies without paying 
immediately. Simple, convenient method with no formalities to reputed firms. 
flexible and economical 
 
Terms related to financing: 
1. Capital gearing: determination of some proper ratio between two or more 
methods of raising capital. It may be high or low geared according to the 
small or high proportion of equity capital over total capital resp. 
2. Trading on equity: it is the additional profit earned by the equity 
shareholders over other sources of raising funds. Priority should be given to 
debts over equities to keep the channel of issuing further shares always 
open in case of growth of the company.  
3. Underwriting of shares: an agreement between the company and 
underwriter like financial agency under which underwriter agrees to buy 
that part of the issue which is not subscribed to by the public in 
consideration of a specified commission.  
4. Bonus shares: shares issued by company directors at the time of payment 
of dividend. When company declares dividend but not pays in cash, rather 
in form of equivalent shares are issued. 
5. Right shares: shares issued by public limited companies at the time of 
further issue of shares, such new shares are to be offered to the existing 
equity shareholders on pro rata basis. 
 

6. Stock: fully paid share are converted into stocks 
7. Capital market: concerned with long term finance, mobilizing individual 
and corporate savings for industries, trade and government. 
8. Money market: it deals with supply of short term financial requirements of 
trade and industry comprising commercial banks, cooperative banks and 
exchange banks 
9. Hybrid security: it means any security which has a character of more than 
one type of securities. E.g. preference shares as they carry features of 
equities as well as debentures 
10.Transfer and transmission of shares: buying and selling of shares in 
secondary market amongst shareholders is transfer whereas automatic 
transfer of shares to legal representatives of existing shareholders in the 
event of death, insolvency or lunacy is transmission 
11.Forfeiture of shares: extinction of membership as a sort of penalty for the 
non payment of calls on fixed dates can be forfeited by directors, if 
authorized by articles. 
12.Share capital‐the max. Amount of ownership capital which the company is 
authorized to raise by way of public subscription. 
13.Issued capital—the amount of capital which is actually issued to the public 
for the subscription in the form of shares  
14.Subscribed capital‐ that part of issued capital for which applications are 
received from the public  
15.Called‐up capital‐the amount on the shares which is actually demanded by 
the company to be paid by the subscription 
16.Reserve capital‐ that part of uncalled capital which is not callable by the 
company, except in the event of winding up of the company 
17.Paid up capital‐ that part of called up capital which is actually paid by the 
members 
18.Calls in arrears‐ that part  of called up capital which represents the total 
payment yet to be paid by the members on calls 
19.Methods of determination of capital requirement 
1. Estimation method–assessment of total capital requirement of a business 
by detailed investigation .this is done on the basis of reports of specialists and 
experts    
2. Comparison method‐ calculation of capital requirement on the basis of 
analysis and results based on statistics of other similar nature business 
concern. 
Cost theory 
Earning theory 
20. Public debt instruments: instrument issued by government to its short 
term and medium term financial requirements. They are the borrowings of 
government and the instrument issued for procuring funds are monitored by 
RBI or other agencies of government like financial institutions, post offices etc. 
 

income earned on such instruments by investors is exempted from income tax 
and wealth tax etc. up to certain limit. E.g. national defence gold bonds, 
national plan certificates, post office cash certificate, relief bonds, capital 
investment bonds, treasury savings deposit certificates etc 
 
 
Specialized financial institutions—from notes 
Mutual fund 
Association or trust which collects savings from investors in form of units for 
common financial goals, to invest in diversified corporate securities portfolio. 
Organization structure [brief explanation of each] 
Sponsor 
Mutual fund trust 
Asset Management Company 
Types  
Open‐ end‐units are sold and purchased perpetually on the basis of NAV 
Closed end‐ schemes having stipulated maturity period 
Balanced fund‐ invests in both – bonds, debentures and equities to provide growth 
and income 
Equity fund‐ mutual fund scheme investing in equity shares of various companies 
Gilt fund‐ invests in government securities 
Debt fund‐ investment in bonds and debentures 
Growth fund‐ scheme dealing in capital appreciation securities 
Income fund‐schemes dealing in securities which yield regular income to investors 
Domestic fund – schemes which mobilize funds within nation 
Offshore fund‐ schemes which mobilize funds from foreign investors 
advantages  Disadvantages
• Reduced risk  • High cost 
• High liquidity  • Suppressing information 
• High return  • Restricts investment opportunities 
• Tax relief  • Restricted liquidity 
• Transparency 
• Professional management 
Brief explanation for each 
COMMERCIAL BANK 
Functions of commercial banks 
• Accepting Deposits: (fund based activity) 
Current‐Money can be deposited or withdrawn at any time, over draft facility, 
no interest paid, for current account holders. 
Recurring‐ amount paid every month in regular installments &specified time 
period. Withdrawl only after maturity including interests. Interest rate is 
higher than saving but less than fixed de 
 

Saving‐interest paid on minimum monthly balance. With cheque facility. 
Money can be deposited any no. of time but withdrawn restricted. Low rate of 
interest. 
Fixed‐ lump sum is deposited for specified time. Withdrawal only after 
maturity. Highest interest provided 
• Granting loans and advances‐(fund based activity) 
Outright loans/bank loans 
Discounting bills of exchange 
Overdraft 
Cash credit 
• Agency function‐(fee based activity) 
Collection of cheque, bills etc 
Realizing dividend interest house rent etc 
Payment of insurance premium, taxes, telephone bills etc 
Buying and selling of securities, bonds etc 
Remittance facilities like bank draft 
Serves as guarantor 
• General utility function (fee based activity):  
Issuing circular notes, draft, travelers cheque 
Receiving valuables for safe custody 
Underwriting securities 
Advice on financial matters 
Issuing letter of credit 
Providing credit information 
Dealing in foreign exchange 
Banker’s liability‐ relationship between banker & its consumer is that of a 
debtor & creditor & thus banks are expected to act in good faith, without 
negligence. If bank wrongfully refuses to honour cheque than the banker is 
liable for loss to the consumer. 
Cheque: An order given by the consumer to make payment of certain amount 
of money to specified person. It is an unconditional order & negotiable 
instrument. 
Types: open cheque: It is also known as bearer cheque & can be presented for 
payment by any holder at bank counter. It can be transferred by mere delivery. 
Order cheque: payable only to the person whose name is mentioned. It can be 
transferred by endorsement. 
Crossed cheque: payable only through collecting bank with two transversal 
parallel lines drawn across its face with with or without any word. Payment 
only to the account of the person named therein 
General crossing: drawing two parallel transversal lines with or without words 
on the face of the cheque 
Special crossing: when the name of banker is mentioned within the two 
parallel lines with or without any other word. 
 

Significance/advantage of crossing: 
• Prevents payment to a wrong person. 
• Facilitates tracing of the recipient of the money. 
• Assures safety in circulation.  
 Significance of word ‘Not negotiable’ 
It does not restricts the transferability but the transferee of the cheque will not get 
the better title than that of a transferor  
Dishonoring of cheque 
1. When balance is insufficient in customers cheque 
2. When the cheque is stale 
3. When money deposited cannot be withdrawn on demand. Eg. In case of fixed 
deposit 
4. When account is in joint name and cheque is not signed by all 
5. When customer has countermanded payment of the cheque 
6. When the banker has received prohibitory order from court 
7. When the cheque is post dated 
8. When customer has informed about the loss of cheque to the bank 
9. When notice of customer’s death, insolvency has been received  
10.When customer closes account before the cheque is presented  
Opening of bank account 
• Form to be filled 
• Specimen signature and photograph‐in case of co. signatures of 
authorized  persons,in case of partnership—signatures of partners 
• References 
• Initial deposit 
• Issue of pass book 
• Enclosure of documents—addresss proof, Age proof 
In case of company‐‐‐copy of memorandum , AOA, balance sheet, auditors 
report,  
In case of partnership – partnership deed 
Types of banks 
Central bank 
Commercial bank 
Exchange bank 
Industrial bank  
Agricultural bank 
Cooperative bank 
 
 
 
 
   
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
COMMUNICATION 
 
Meaning:  Process  of  transmitting  or  exchanging  of  information  message,  ideas 
opinion  or  emotions  between  two  or  more  persons  to  obtain  elicit  action  and 
feedback. 
Characteristics: brief explanation for each 
1. Two or more persons. 
2. Continuous process 
3. Pervasive function 
4. Flows in all direction 
5. It involves several media 
6. It is a two way process 
7. It includes feedback 
8. It establishes in the personal relationship 
Elements: Sender, Receiver, Message, encoding, decoding, channel, feedback 
Objectives: brief explanation for each 
1. To exchange information 
2. To motivate employees 
3. To educate people 
4. To change people’s attitude, behaviors and action 
5. To fill up gaps between levels of decisions and levels of implementation  
6. To obtain feedback 
7. To promote efficiency  
Importance: brief explanation for each 
1. Acts as Basis of decision making and planning  
2. Efficient and smooth running of an enterprise 
3. Facilitates Co‐ordination 
4. Motivation and morale building 
5. Creates mutual trust, harmony, peace and confidence 
6. Democratic Management/ Effective Leadership. 
7. Binds People together/Public relations 
Principles:  
 

1. Principle  of  Clarity:  a  great  deal  of  clarity  is  needed  about  objectives  of 
communication and message to be communicated. It must contain clarity of 
expression and clarity of thought. 
2. Principle of Completeness: In business communication, completeness of facts 
is  absolutely  necessary. Checking  of who,  what,  when,  where,  why  and  how 
helps to make message complete 
3. Principle  of  Conciseness:  message  should  be  as  brief  as  possible  without 
affecting the appropriateness, clarity, correctness, completeness or courtesy 
4. Principle of Correctness: business communication  should give correct  facts in 
correct language at correct time and in correct style. 
5. Principle  of  Courtesy:  message  must  show  friendly  behavior  towards  others. 
This  can  be  done  by  prompt  answers,  apologize  sincerely  for  an  omission, 
thank generously for a favour and avoid irritating expressions 
6. Principle  of  Consideration:  sender  must  show  consideration  for  the  receiver. 
This can be done by emphasizing on the positive and pleasant facts, imparting 
integrity to messages. 
7. Principle  of  correct  channel:  communicator  must  know  which  medium  will 
prove to be the most suitable for this purpose. 
 
Need: brief explanation for each 
1. Huge Business Organizations 
2. Globalizations and MNC’s establishments 
3. Public relations 
4. Govt. formalities & contacts with other stakeholders 
5. Co‐ordination 
6. Job prospect 
TYPES/Channels 
 
1. FORMAL COMMUNICATION: Flow of information   which  follows  officially 
established  chain  of  command.  It  can  be  upward  or  downward  or  horizontal 
and diognal. 
Advantages:   
1. Orderly and systematic 
2. Possible to fix responsibility  
3. Facilitates functions 
4. No distortion of Message 
5. Facilitates co‐ordination 
Disadvantages/Limitations: 
1. Time consuming 
2. Lack of personal involvement 
3. Rigidity 
 

2. INFORMAL  COMMUNICATION:  Grapevine  /  bush  telegraph:‐  Flow  of 

Communication through social interactions or inter personal relations without 
following chain of command. 
Advantages:   
1. Serves social needs 
2. Faster or less time taking 
3. Provides emotional relief 
4. Provides Psychological and moral support  
5. Helps to know employees attitudes and reactions. 
Disadvantages: 
1. Great chance of distortion 
2. Leads to rumors 
3. Erratic and unsystematic  
4. Difficult tracing the source 
5. Chances of leakage 
Sl.  Basis Formal Informal 
No. 
1  Meaning Following  chain  of  Independent  off  the  official 
command  line of command 
2  Speed  Slow  Fast
3  Nature  Well  planned,  systematic  Unplanned,  erratic, 
and authorized  unauthorized  
4  Flexibility Rigid  Flexible
5  Content  Work related matters Work  related  or  social 
matters 
6  Accuracy Accurate Often distorted 
7  Method  Usually written Usually verbal 
3. VERTICAL  COMMUNICATION  :  Communication  which  takes  place  between 
persons  occupying  superior  and  subordinate  positions  in  organization 
hierarchy. It may be upward or Downward. 
(a.)  Downward  Communication:    Which  takes  placer  from  higher  level  to 
lower level 
M.D.         Manager        Departmental head        employees.   
This is to communicate plans, policies, rules, procedures, orders, instructions. 
Advantages:   
1. Basis of supervision of communication 
2. Helps in explaining plans & policies 
3.  
Disadvantages: 
1. Looses the very objective of communication 
2. May be distorted 
(b.)  Upward  Communication  :  Flow  of  information  from  lower  levels 
(subordinates) to higher level  
 

            (Superiors). This is to communicate Reports, suggestions, appeal etc. 
Workers       Supervisor        Factory  Manager        Departmental  head        
G.M.        M.D. 
Advantages:   
1. Provide s feedback 
2. Creates confidence and trust in superiors 
3.  Reveals what employees think of org.and mgt. 
Disadvantages: 
1. Prone to distortion 
2. It is caused by status differences 
4. HORIZONTAL  COMMUNICATION:  flow  of  information  between  two  or  more 
persons holding equal ranks in the same or different departments. This 
is  done  to  co‐ordinate  the  activities  of  different  departments.  This  is 
done to Co‐ordinate activities of   different departments and to resolve 
interrelated problem of different departments. 
Purchase Manager               Sales Manager 
Merits:   
1. Facilitates co‐operation and co‐ordination  
2. Resolves problem of wastage of time, money, labour and materials. 
Demerits:   
1. Differences in opinion, approach and vision 
2. Inter group rivalry becomes potential conflicts 
 
DIAGONAL  COMMUNICATION:  Transmission  of  information  between  persons 
holding different ranks in different departments. 
Cost  Accountant                            Sales 
Representative 
Merits: 
1.  Speed up  the flow 
2. Must at times (inseparable) 
 
Demerits:   
1. Creates confusion  and conflict 
2. Contradicts unity of command 
 
 
 
METHODS OF COMMUNICATION: (Media) 
 
Written  Communication:  Flow  of  communication  in  black  and  white  i.e.  in  written 
form. It includes letters, notices, reports, manuals etc. 
Advantages:   
1. Facilitates Verification 
 

2. Ensures Uniformity 
3. Permanent Record 
4. Economical for lengthy messages 
5. Message can be transmitted to large no. of people at same time. 
Disadvantages:   
1. Time consuming 
2. Lacks personal touch 
3. Secrecy difficult 
4. Immediate feedback not possible 
Suitability:   
1. When message is lengthy  
2. When reliable record for future reference is to be maintained 
3. When information is to be sent to large no. of people at same time 
4. When  specific  instructions  are  to  be  given  and  it  is  necessary  to  fix 
responsibility 
5. When information is to be retained for repeated use in future 
 
Verbal  Communication  /  Oral:  Transmission  of  message  is  verbally  or  spoken 
words. It includes direct personal talk, direct collective talks, And Telephonic etc. 
Advantages:   
1. Permits clarifications and doubts 
2. Faster and saves time 
3. Secrecy maintained 
4. Gives personal touch  
5. Permits immediate feedback 
Disadvantages:   
1. Less reliable 
2. No verification 
3. No record for future 
4. Greater chance of distraction 
5. Not for length messages 
Suitability:   
1. When time available is less 
2. When prompt and quick reaction is required 
3. To instruct or counseling of subordinates is required 
4. When problems are to be discussed in groups 
5. When dealing with trade unions 
 
Sl.  Basis Written Verbal 
No. 
1  Forms  Letters, notices  etc. Meetings, interview etc.
2  Meaning Flow of message in black  Flow  of  message  in  spoken 
and white  words 
 

3  Effectiveness  Less  as  lacks  personal  More, has personal touch

touch 
4  Time  More and expensive Less and economical 
5  Secrecy  Lack  Ensures
6  Record  Provides No evidence 
7  Flexible  Less, Rigid more
8  Feedback Spot not possible Prompt possible 
 
 
Gestural  Communication:  Communication  through  body  language.  It  includes 
silence,  shaking  of  hands  etc.  It  is  useful  in  inter‐personal  communication  and 
supplements oral communication. 
 
BARRIERS TO COMMUNICTION brief explanation for each 
1. Physical barriers 
2. Personal barriers 
3. Semantic barriers 
4. Status barriers 
5. Inattentiveness 
6. Premature evaluation 
OVER COMING BARRIERS: brief explanation for each 
1. Well drafted Message 
2. Appropriate Language 
3. Control over emotions 
4. Two‐way communication 
5. Open door policy 
6. Selecting effective communication channel 
TOOLS IN COMMUNICTION: brief explanation for each 
1. Cellular Phone (Mobile) 
2. Electronics mail (e‐mail) 
3. Telex and Fax 
4. Video conferencing 
5. Internet surfing (e‐marketing, e‐commerce) 
6. Audio and computer conferencing. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
MARKETING 
 
PRODUCT  ORIENTED/TRADITIONAL  CONCEPT:  Performance  of  those  marketing 
activities that directs the flow of goods or/and services from producers to consumers 
or users 
Factory‐‐‐‐‐ products‐‐‐‐‐selling and promotion‐‐‐‐‐‐profits through sales volume 
CONSUMER  ORIENTED  MODERN  CONCEPT:  process  of  discovering  and  translating 
consumer  need  into goods or /and services and to  create exchanges with potential 
consumers and users that satisfy customers and organizational objective. 
Target  market‐‐‐‐discovery  of  idea‐‐‐‐  integrating  marketing‐‐‐‐‐profits  through 
customer satisfaction 
Features:  
1. It is customer oriented 
2. It is an integrated approach as harmonizes various departments 
3. An ongoing programme of marketing research is necessary 
4. It requires marketing planning and control 
5. It starts from discovery of idea and ends after customer satisfaction 
 
Sl.  Basis Marketing (Modern  Selling ( Traditional 
No.  Concept)  concept) 
1  Meaning   Performance  of  those  Process of  discovering  and 
marketing  activities  that  translating  consumer  need 
directs  the  flow  of  goods  into  goods  or  /and  services 
or/and  services  from  and  to  create  exchanges 
producers  to  consumers  with  potential  consumers 
or users  and  users  that  satisfy 
customers  and 
organizational objective. 
 
2  Nature  Aims  at  achieving  Promotional efforts 
organization  goals 
through  satisfaction  of 
customers 
3  Orientation  Consumer oriented Product oriented 
4  Begging Begins  before  production  Begins  after  production 
and  ends  after  customer  ends with sale 
 

satisfaction
5  Objective  Profit  through  consumer  Profit through sales volume
satisfaction 
6  Scope  Wide  Narrow
 
OBJECTIVES: brief explanation for each 
1. To Secure customer satisfaction 
2. To bring organization integration & co‐ordination 
3. To earn profit 
4. To serve the society 
5. To enhance goodwill or Promote reputation 
IMPORTANCE: brief explanation for each 
1. Source of revenue 
2. Foundation of all Business activities 
3. Satisfaction of consumer needs 
4. Imprudent of standard of living 
5. Employment opportunities 
6. Development of nation 
7. Basis of decision‐Making 
FUNCTIONS: 
Exchange functions 
1. Buying  and  Assembling:  procurement  of  raw  materials,  components  and 
finished goods through inspection, by sample, by description and by grade. 
advantages 
1. It assists in production through purchase of raw materials.  
2.  It facilitates traders for fulfilling requirement of consumers 
Assembling  involves  collection  of  goods  already  purchased  from  different 
sources at one common place. 
advantages 
1. Reduces cost of transportation and handling.  
2. Permits large scale selling.  
3. Reduces warehousing cost. 
4. Facilitates standardization and grading.  
5. Regularizes supplies 
2. Selling  &  Distribution:  process  of  finding  customers,  creating  demand  and 
transferring  the  goods  for  value  or  money.  It  includes  negotiating  terms  for 
sale, sales forecasting, choice of channel of distribution etc. 
Physical functions 
3. Transportation: Physical means of carrying goods from one place to another. 
advantages 
1. Removes barriers of distance. 
2. Helps to stabilize prices 
 

4. Storage or warehousing: Holding and preservation of goods from the time of 
production to time of consumption. 
advantages 
1. Creates time utility. 
2. Equalizes demand and supply 
Facilitating functions  
5. Advertising: from chapter 
6. Sales Promotion: from chapter 
7. Salesmanship: from chapter 
8. Branding & Trade mark: process of assigning name, symbol, etc to a product 
to differentiate it from other products.  
advantages 
1. Helps to create loyalty to the product. 
2. Gives separate identity to products. 
Trademark is the registered brand. 
advantages 
1. It protects product from imitations 
9. Standardizing and grading :  Process of setting up basic measures or standards 
to  which  products  must  conform.  It  reflects  features  of  products  in  terms  of 
design, weight, colour, etc. 
advantages 
1. Fetch better price to sellers. 
2. Easily valued and price fluctuations are reduced  
Grading is the process of sorting products into well defined standards. 
 
advantages 
1. Enables to direct the goods towards the market best suited. 
2.   Facilitates trade as buying can be done by grade. 
10.Market  research  :  Systematic  and  scientific  investigation  of  all  marketing 
activities to find answers to various marketing problems. It includes gathering, 
recording  and  analyzing  of  data  to  facilitate  decision  making  through  trade 
journals, consumer associations, wholesalers and retailers. 
advantages 
1. Potential demand for a product can be estimated.  
2. Competitive strength and brand image can be judged. 
3. New market can be developed for sale.  
4. Necessary improvements can be made in product designing; package etc. 
5. discovery of unsatisfied needs can be established. 
11.Packing  and  packaging  &    labeling  :  Packing  refers  to  wrapping,  crating  or 
compressing  into  appropriate  containers  for  protection  and  convenient 
handling during storage and transportation. 
advantages 
1. Handling of goods easier. 
 

2. Protect goods from damage during transportation. 
Packaging  refers  to  designing  of  case,  container  etc.  for  making  products 
convenient. 
Protective, economical and attractive for customers. 
advantages 
1. Means of self advertising.  
2. Increases  durability  of  product  and  helps  to  attracts  the  attention  of 
customers. 
Labeling refers to putting information about product on packages. 
1. Indicates brand, grade, quality, etc. carry instructions for customers. 
12.Pricing : Process of fixing the price or money value of a product. It is influenced 
by‐cost  of  production,  degree  of  competition,  nature  of  product,  policies  of 
firm etc. 
advantages 
1. Satisfies customers. 
2. Yields profit 
13.Product planning and development : Designing and developing the right type 
of products. 
advantages 
1. Offers maximum satisfaction to consumers. 
2. Introduction of new products.  
3. Improvement of existing products. 
4. Dropping of unprofitable items. 
14.Risk taking: Financial risks inherent in the ownership of goods held for sale in 
anticipation  of  demand.  It  arises  due  to  changes  in  demand,  fall  in  prices, 
spoilage in storage etc. 
advantages 
1. Protects  the  business  men  against  many  risks  like  loss  due  to  theft, 
dishonesty of employees etc.  
2. develops the risk taking ability. 
  
 
 
 
 
 
 
SALES PROMOTION 
Meaning:  those  marketing  activities  other  than  personal  selling,  advertising  and 
publicity that stimulates consumer purchasing and dealer effectiveness with various 
non current selling efforts not in an ordinary routine. It includes displays, discounts, 
shows and exhibitions etc. 
Features 
 

1. It consists of non‐recurring promotion efforts 
2. It comprises non‐routine activities 
3. It covers short term incentive schemes 
4. It is directed at both customers and dealers 
5. It seeks to achieve immediate increase in sales 
Objectives 
1. To stimulate demand 
2. To stablise sales 
3. To secure response in desired manner 
4. To maintain relations 
5. To facilitates marketing control 
Function/role 
1. Stimulates demand 
2. Stabilizes sales 
3. Secures response in desired manner 
4. Maintains relations 
5. Facilitates marketing control 
METHODS 
1. Dealer’s sales promotion methods 
1. Advertising  allowances:  Free  display  materials,    banners,  signboards  are 
distributed to dealers 
2. Free  training  and  seminars:  train  dealers  in  the  techniques  of  operating  and 
handling the product 
3. Special  trade  discounts:  free  deals  and  discounts  are  allowed  to  dealers  for 
boosting sales during off season. 
4. Displays and demonstration: special displays are held in dealer shops  
5. Incentives:  bonuses,  expensive  prizes  and  gifts  are  offered  to  encourage 
dealers  to  take  specific  interest  so  as  to  increase  their  product  sales.  Prize 
contests may be organized to promote sales 
2. Customer’s sales promotion methods 
1. Free samples 
2. Coupons 
3. Prize contest 
4. Exchange offer 
5. Premium or prizes 
6. Clearance sales or discounts 
7. Fairs and exhibitions 
8. Trading stamps 
 
 
 
 
 
 

 
Salesmanship (Personal Selling) 
Meaning: ‐ It is the marketing activity which involves direct and personal contact of 
the seller or his representatives with prospective buyer. It is face to face persuasive 
communication between seller and buyer to achieve marketing objectives. 
Features:  
1. It is a face to face and oral communication 
2. It is an art of persuasion that conveys human needs into demand 
3. It is both science and an art 
4. In involves contact with limited buyers 
5. It requires flexible approach 
Objectives:‐ 
• To handle objections and queries 
• To provided feedback 
• To explore hidden wants 
• To promote sales 
• To educate customers. 
Importance:‐ 
To consumers 
• Provides knowledge to customers 
• Assists in selecting products 
• It communicates grievances and suggestions of consumers to producers 
• It enables consumers to get quality products 
To businessmen/dealers 
• Helps in Sales and profits 
• Helps to face cut‐throat competition 
• Provides valuable feedbacks 
• Build Goodwill 
• Locates prospective customers and creates demand 
To society 
• Stimulates consumption and accelerate production 
• Creates employment opportunity 
• Helps to raise standard of living 
• Generates revenue for government 
• It is the basis of commerce           
Steps:‐  
• Locating customers 
 

• Pre sale preparation 
• Sales presentation 
• Convincing customers 
• Sale 
• Additional sale 
AIDCAM_  attention,  interest,  desire,  convincing  customers,  action  and  more 
sales 
Qualities:‐ 
• Physical attribute – Sound health , Cheerful disposition 
• Mental attribute – Aptitude, patience 
• Social attribute – Sincere & courteous , Tact & confidence 
• Vocational attribute – Leadership, optimism  
• Technical–knowledge  of  product,  of  customers,  of  company,  of  competitors 
and of selling techniques 
ADVERTISING 
 Meaning  ‐  Any  paid  form  of  non‐personal  presentation  and  promotion  of  ideas, 
goods and services, by an identified sponsor. 
Features:‐ 
• Paid form 
• Non‐personal presentation 
• Identified sponsor 
• Can be written, oral or visual 
• Can be done by various media 
Objectives:‐ brief explanation for each 
• To create demand 
• To widen market 
• To build goodwill 
• To overcome completion 
• To educate customers 
• To assist sales persons 
• To introduce new product 
Importance: ‐ To Manufactures‐ 
• Steady demand (Minimizes seasonal fluctuation) 
• Higher sales volume 
• Good will creation 
• Supports sales men  
• Introduction of new products 
                      To Consumers ‐   
• Educates customers 
• Fair prices 
• Improves quality 
• Convenience  
 

• Unproduced new products  
To Dealers –  
• By creating awareness of advertised products 
• By Providing ready market 
• By reducing sales efforts 
• By encouraging repeated buying of advertised goods 
• Increases sales volume 
To Society – 
• Generates employment 
• Standard of living 
• Encourages research and development 
• Supports press / media 
• Nation development 
Function – brief explanation for each 
• Creates demand 
• Eliminates middlemen 
• Improves good will 
• Competition strategy 
• Introduction of new products 
• Supports sales men 
Demerits / Disadvantages – brief explanation for each 
• Price 
• Artificial leaving 
• Deceptive advertising 
• Growth of monopolies 
• Unethical 
• Changes, preferences without demand 
• Wastage of national recourse 
 
 
basis  Advertising  Sales man ship
meaning  Any  paid  form  of  non‐ It  is  the  marketing  activity  which 
personal  presentation  and  involves  direct  and  personal 
promotion  of  ideas,  goods  contact  of  the  seller  or  his 
and  services,  by  an  representatives  with  prospective 
identified sponsor  buyer 
Cost and time  Less  costly  and  less  time  more
consuming 
flexibility  Less , common message  More, specific message 
feedback  Not available immediately Immediate feedback 
objective  To create demand To make sales
coverage  Mass selling technique Individual selling technique 
 

 
 
 
Advertising Media (Different forms) 
media  newspap magazine  Direct mail radio televisio outdoor
er  n 
forms  press  Press,  Catalogues, Audio  Audio &  Mural
journal  brochures    Visual,  posters 
films 
meaning  Advertisi Advertising  Advertisem Advertisem Short  Advertisem
ng done  done  ent through  ent through  advertisi ent in 
through  through  letters etc.  spoken  ng films  forms of 
printing  printing  to  words  made  bill‐boards, 
residences  and  electric 
of  shown  signs at 
customers  public 
places 
Circulati wide  limited  Very  wide limited  local
on  limited  
Life  short  Long   Long  Very short Very  Longest
short 
Cost  Moderat High  Moderate  Higher Higher  Moderately 
e  to High  high 
Timeline Use of  Lack of  Maximum  Limited  Timeline Little 
ss  current  timeliness,  timeliness,  timeliness  ss at a  timeliness 
events  and  selection of  higher 
possible  absence of  right  cost 
news‐value  message 
and time 
Selectivit Regional  Higher  Higher  Same as in  Local  Local 
y  and  selectivity  selectivity  news  selectivit selectivity 
linguist  papers  y 
selectivit
y 
Audienc Limited  Limited in  Very  Universal  Limited  Limited to 
e  to the  scope  limited  appeal   to local  local 
literate  people  population 
who own 
TV  and 
go to 
cinema  
Flexibilit High  Low  Highest  Limited Higher   High
y 
 

Repetitiv Daily  Weekly,  Depends on  Frequent  Repetitio Prospect 

e value  repetitio fortnightly  frequency  repetition  n in  sees it 
n  or monthly  of mailings  possible  every  whenever 
possible  repetition  show but  he or she 
same  not to  passes by it 
audience  the same 
audience 
secrecy  No  No secrecy  Complete  No secrecy  No  No secrecy 
secrecy  secrecy  due to  secrecy  maintained 
universal  possible 
appeal 
effective Effective  Effective  Most  Not every  Very  High 
ness  in  for  effective  effective  effective  memorizing 
locating  technical  due to  because of  due to  value 
prospects  goods and  personal  short life,  combina
and  consumer  touch  short  tion of 
supportin durables  undivided  message  sound 
g sales  attention  and short  and 
force  and full  memory   picture 
explanation 
suitabilit Suitable  Suitable for  Suitable for  Very  Most  Very 
y  for goods  specialty  products  suitable for  appropri suitable for 
having  products  with well  articles of  ate for   popularizin
wide  defined  daily use  goods of  g a brand 
market  market  local 
consump
tion 
 
basis  Advertising  Sales promotion
meaning  Any  paid  form  of  non‐ Those  marketing  activities  other 
personal  presentation  and  than  personal  selling,  advertising 
promotion  of  ideas,  goods  and  publicity  that  stimulates 
and  services,  by  an  consumer  purchasing  and  dealer 
identified sponsor  effectiveness  with  various  non 
current  selling  efforts  not  in  an 
ordinary routine. 
regularity  Repetitive and routine Non‐Repetitive and non‐routine
techniques  Cinema, hoardings etc. Free samples, contests etc 
necessity  Essential  and  basic  Additional  and  supplementary 
ingredient of marketing  ingredient 
control  By media  By company
focus  Inform,  persuade  and  Supplements  advertising  and 
remind customers  personal selling 
 

 
 
Type of Advertising:  
1. On the basis of purpose 
Persuasive advertising: advertising intended to persuade customers to buy the 
product  or  services  of  the  advertiser.  It  describes  its  superiority  over 
competitive products. Ex. Surf excel 
Informative  advertising:  advertising  to  make  consumers  of  the  existence  of 
certain  products  or  services  and  their  basic  properties.  Ex.  Reduce  fuel 
expenditure by PCRA 
2. On the basis of sponsorship 
Competitive  advertising:  advertisement  on  individual  basis  in  order  to 
increase their individual shares in the market. Ex. Soft drinks 
Collective  advertising:  when  producers  of  different  brands  of  the  same 
product jointly sponsor advertising of the product. Ex. Buy wool carrying wool 
mark as trade mark 
Advertising  theme/appeal:  central  idea  intended  to  trigger  desired  action  from 
customers. It is heart of advertising copy. 
Theme of comfort: the appeal to customer is that use of the product will make life 
comfortable. 
Theme  of  prestige:  possession  of  such  items  will  provide  distinctive  status  and  a 
sense of pride 
Theme  of  health:  use  of  such  items  will  bring  good  health.  Usually  taken  for  food 
products or drugs. 
Theme of beauty: this instincts appeal to young men and women, usually taken for 
cosmetics. 
Theme of fear: this theme is used for insurance, safety values etc 
Theme of affection: this is used to advertise products meant for children, friends etc. 
Code of advertising practice 
ASCI‐advertising standards council of India has formulated code of conducts to check 
misleading advertisements which are as follows: 
1. Should  not offend against morality and religious susceptibilities of people 
2. No advertisement should be permitted   which  is against any provision of the 
constitution of India 
3. No  advertisement should  be  permitted  which  would  adversely  affect  friendly 
relations with foreign states. 
4. No  advertisement  should  be  permitted  which  will  tend  to  incite  people  to 
crime 
5. No advertisement should be permitted for betting tips and guide books 
6. Advertisers  or  their  agents  must  be  prepared  to  produce  evidence  to 
substantiate any claim or illustrations 
7. Advertisements  should  not  contain  disparaging  reference  to  another  product 
or services 
 

8. Visual  and  verbal  representation  of  actual  and  comparative  prices  and  costs 
must be accurate. 
 
 
Sl.  Basis Advertisement Publicity 
No. 
1  Scope  Wide  Narrow
2  Meaning  Paid form of publicity Non‐paid form of advertising
3  Sponsor Identified sponsor May  or  may  not  have 
identified sponsor 
4  Control Sponsor  exercises  direct  Control lies with media
control  over  length  and 
frequency of message 
5  Approach  Limited information Greater  versatility  than 
advertisement 
 
Advertising Media – Factors affecting  
• Nature of product  
• Extent of Market 
• Objective of advertisement 
• Cost 
• Media used by competitors 
• Type of audience 
Scientific  advertising:  ‐  Well  planned,  organized,  co‐ordinate  and  controlled 
advertising based on factors, likely to affect the success of business and promote its 
sales effectively and economically. 
Advertising  copy:  advertisement  which  advertiser  wants  to  convey.  Copy  writers 
prepare advertising copy. 
Advertising Agency: ‐  
Meaning:  specialized  service  organization  which  plans,  designs  and  executes 
advertising  campaigns  for  and  on  behalf  of  its  clients  in  return  for  a  fee  or 
commission. E.g. Lintas, clarion  
 Organization structure 
Account management group: planning and controlling advertising campaign 
Creative department: designing and preparing the advertisement 
Production department: selection of model, shooting and picture is done to produce 
advertisement 
Media  department:  selection  of  appropriate  medium  for  transmitting  message 
economically and effectively 
Marketing department: merchandising and public relation activities 
Research department: marketing research and data maintenance 
Administrative  department:  office  work  including  correspondence,  financial  and 
accounting 
 

Functions: brief explanation for each 
1. Creating advertisement 
2. Producing advertisement 
3. Placing 
4. Market research 
5. Expert advice 
6. Publicity 
Advantages:  
1. Provides expert and specialized advice 
2. Better quality advertisements 
3. Timely  presentation  of  advertisements  due  to  close  association  with  media 
owners 
4. Helps in allocation of advertising funds efficiently 
5. Various services like‐ package designing, market research etc. 
Marketing Mix: ‐ Arrangement of various marketing activities in systematic manner 
so as to achieve marketing objectives. 
Promotional  Mix:  ‐  Blending  various  sales  activities  like  product  planning  & 
development, personal selling, advertising, sales promotion etc. in proper proportion 
so as to produce co‐ordinates sales program is known as Promotional Mix. It helps to 
accomplish selling objectives 
Media Mix: ‐ Selection of particulars advertising medium or two or more advertising 
media to accomplish advertising objectives. 
Transit advertising: advertisement painted on metal sheets which are fixed on buses, 
railways or other moving vehicles. It is a form of outdoor advertising