Menggunakan Fungsi IF dan VLOOKUP Pada MS Excel

Fungsi IF
Kita belajar kembali MS Office Excel tentang fungsi IF yang sebenarnya mempunyai kemampuan yang
lumayan dalam mengolah logika dan mungkin hampir sama dengan bahasa pemograman yang sudah ada.
Mungkin ada dari anda yang belum tahu atau lupa cara menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP pada Excel
karena jujur saja kedua fungsi ini hanya diajarkan jika anda “kursus”, jika anda belajar excel sendiri saya yakin
banyak yang tidak tahu cara menggunakan fungsi ini . Sekarang kita mulai…. perbincangan yang bakalan
agak panjang ini.

Inilah lembar kerja kita (data ini cuma contoh, jangan dianggap serius). Seperti yang tampak di gambar tersebut
ada satu kolom yang sudah terisi yaitu kolom NIM dan kolom nilai hasil ujian. Disebelahnya lagi ada tabel yang
nantinya akan kita gunakan untuk fungsi VLOOKUP. Dalam mengisi tabel yang masih kosong ada kriteria yang
kita buat yaitu:
kolom lulus (ini yang paling gampang..) diperoleh dari kolom nilai hasil ujian dengan syarat jika nilai lebih
besar dari 60 maka dianggap lulus dan jika dibawahnya dianggap gagal
kolom nilai berisi nilai dalam huruf dengan kriteria jika hasil ujian > 80 mendapat A, > 70 mendapat B, > 60
mendapat C, > 50 mendapat D dan sisanya mendapat E
kolom angkatan/jurusan diperoleh dari kolom NIM dengan mengambil dua karakter pertama sebagai tahun
angkatan dan karakter ketiga sebagai jurusan.
Sekarang kita bahas dulu yang paling gampang yaitu kolom lulus. Sebagaimana kriteria yang telah dibuat
dimana nilai diatas 60 dinyatakan lulus dan dibawahnya dinyatakan gagal maka hal yang dilakukan adalah
memilih cell ‘E3′ dan mengetikkan fungsi berikut ini:
code: =IF(D3>=60;”LULUS”;”GAGAL”)
Dalam excel untuk memulai suatu fungsi digunakan tanda ‘=’ atau ’sama dengan’ dan diikuti oleh fungsinya.
Pada kode diatas, D3 mengacu pada cell nilai yang sejajar dengan cell E3. Tanda >= berarti nilai 60 masih
masuk dalam kategori lulus. Tiap parameter yang dimasukkan dalam fungsi dipisahkan tanda titik koma dan
perhatikan bahwa jika nilai yang ingin anda hasilkan berupa teks maka harus diapit tanda doublequote “, seperti
“LULUS” atau “GAGAL”.
Pada fungsi IF kita yang pertama hanya ada dua lubang yaitu LULUS dengan kriteria >= 60 dan gagal jika <
src="http://s.wordpress.com/wp-includes/images/smilies/icon_smile.gif" alt=":)" class="wp-smiley"> Kayaknya
ada yang butuh kamus deh. Terus bagaimana jika kita membuat lebih banyak lubang?gak masalah… kita
lanjutkan ke kolom nilai dimana hasilnya berupa huruf A, atau B, atau C dst. Pilih sel F3 dan masukkan
fungsinya:
code: =IF(D3>80;”A”;IF(D3>70;”B”;IF(D3>60;”C”;IF(D3>50;”D”;”E”))))
Pusing? semoga belum. Konsepnya hampir sama cuma kali ini ketika mau masuk lobang sebelahnya dibuat dua
lobang lagi dan seterusnya hingga masuk lobang terakhir yaitu dengan nilai E. Misalkan nilainya 35 maka saat
mau masuk lobang pertama jelas gak lolos karena lobang pertama minta minimal 80, terpaksa deh ke lobang
berikutnya, tapi disebelahnya dibuat fungsi lagi yang minimal 70, geser lagi deh ke lobang berikutnya, terus,
terus dan akhirnya masuk ke lobang terakhir dimana semua nilai dibawah 50 akan masuk kesini. Perhatikan
penulisan fungsinya, jumlah tanda kurungnya juga harus sama antara kurung buka dan tutup.
Fungsi VLOOKUP
Ada syarat-syarat sebelum menggunakan fungsi ini, kolom NIM, tabel Keterangan Angkatan dan Keterangan
Jurusan harus diubah formatnya menjadi TEXT. Soalnya pas waktu aku coba, fungsinya menghasilkan error
N#A ketika kolom-kolom tadi tidak dibuah menjadi teks. Ciri format teks dan number adalah jika number
angka 0 didepan angka tidak akan ditampilkan. Ada dua cara untuk mengubah format number menjadi teks,
cara pertama adalah memberi awalan ‘ (tanda petik satu pada angka yang dimasukkan) dan kedua dengan
format cell seperti gambar berikut ini:

Jika data anda berisi campuran teks dan angka dan maka anda tidak perlu mengubah formatnya menjadi teks
karena biasanya otomatis dianggap teks. Jika sudah dirubah maka kita cari dulu angkatannya dengan
mengambil 2 karakter terdepan dari NIM. Pilih sel C3 dan masukkan fungsi seperti ini:
code: =VLOOKUP(LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE)
Ada empat parameter ada bagian yang dibutuhkan oleh fungsi VLOOKUP, yaitu: 1. teks yang diuji(dites), 2.
tabel sumbernya, 3. kolom offset yang ingin ditampilkan, dan 4. range lookup. Kita bahas satu-satu.
Teks yang diuji adalah cell atau bagian yang akan kita cocokkan dengan data pada tabel sumbernya. Pada fungsi
diatas kita mengambil dua karakter awal dari NIM dengan fungsi LEFT(B3,2). B3 adalah sel NIM dan dua
berarti 2 karakter dari kiri.
Tabel sumbernya adalah tabel Keterangan Angkatan dimana memiliki range antara H3 sampai I7. Bagaimana
cara memilih range dengan mouse? Pertama klik cell H3 dan drag(jangan dilepas) dan tarik hingga cell I7.
Gambarnya seperti ini:

Jika anda lihat fungsi VLOOKUP diatas range tabelnya agak aneh, jika secara normal anda memilih range akan
menghasilkan H3:I7 maka saya rubah menjadi $H$3:$I$7. Ada penambahan tanda dollar pada tiap per bagian
cell. Ini berfungsi menjadikan alamat range tabel menjadi absolut alias tetap . Jika anda mengcopykan rumus ini
kebawah maka range tabel tidak bergeser. Bagian ini tidak boleh dihilangkan atau terlupa.
Kolom offset yang ingin ditampilkan adalah kolom tabel sumber yang ingin kita tampakkan dihitung dari kiri ke
kanan
Range lookup hanya bernilai TRUE atau FALSE. JIka tabel anda datanya berurutan misalnya -2, -1, 0, 1, 2,
maka anda bisa menggunakan TRUE tapi jika datanya tidak beraturan atau acak maka anda harus menggunakan
FALSE
Dengan sedikit keberuntungan anda akan melihat kolomnya berhasil terisi dengan data tabel di Keterangan
Angkatan. Berikutnya kita lanjutkan ke bagian mencocokkan NIM dengan tabel jurusan. Kode jurusan diambil
dari karakter ketiga dari NIM dan untuk mengambil karakter ketiga kita memakai fungsi
MID(teksnya;mulai;jumlahyangdiambil). Fungsi lengkapnya untuk menampilkan jurusan pada kolom
Angkatan/Jurusan adalah:
code: =VLOOKUP(MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE)
Caranya sama persis dengan fungsi VLOOKUP sebelumnya cuma karakter yang diuji berasal dari karakter
ketiga NIM dan diambil dengan fungsi MID. Terus range lookupnya saya jadi TRUE karena data tabel di
Keterangan Jurusan sudah berurutan. dari 1 sampai 8. (meskipun sepertinya itu angka 1-8 tapi sebenarnya itu
formatnya sudah saya ubah menjadi teks). Trus bagaimana cara menggabungkan kedua fungsi diatas menjadi
satu? Untuk menggabungkan teks bisa digunakan fungsi CONCATENATE(teks1;teks2;ds.t..). Kode
lengkapnya seperti ini dan menghasilkan teks seperti: 2005 – Sejarah.
code: =CONCATENATE (VLOOKUP (LEFT(B3;2);$H$3:$I$7;2;FALSE);” – “; VLOOKUP (MID(B3;3;1);
$H$10:$I$17;2;TRUE))
Sebenarnya tidak fair jika saya sudah menggabungkan fungsi VLOOKUP dengan fungsi lain seperti LEFT,
MID dsb. Tapi Jika data anda lebih sederhana tanpa harus memotong-motong teks maka saya yakin akan lebih
mudah bagi anda untuk menggunakan fungsi VLOOKUP ini. Semoga pembahasan ini bisa berguna bagi anda
yang belum tahu bagaimana menggunakan fungsi IF dan VLOOKUP pada excel terutama bagi yang belum
pernah kursus. Jika anda menginginkan file source dari pembahasan ini anda bisa mengklik link ini [ download
file excel ]. Berikut ini adalah penggunaan fungsi IF dan VLOOKUP yang lebih kompleks dengan melakukan
cek kolom NIM dan kolom nilai. Jika kolom NIM kosong atau berisi data bukan teks maka akan menghasilkan
tanda “-” tapi jika ada datanya program akan mengeksekusinya.
code: =IF(AND(ISTEXT(B3);NOT(ISBLANK(B3)));CONCATENATE(VLOOKUP(LEFT(B3;2);
$H$3:$I$7;2;FALSE);” – “;VLOOKUP(MID(B3;3;1);$H$10:$I$17;2;TRUE));”-”)
Kode ini untuk bagian nilai yang berupa huruf A, B, C dsb dimana jika kolom nilai tidak berisi angka atau
kosong maka akan menghasilkan tanda “-”, tapi jika ada angkanya maka akan dieksekusi.
code: =IF(AND(ISNUMBER(D3);NOT(ISBLANK(D3)));IF(D3>80;”A”;
IF(D3>70;”B”;IF(D3>60;”C”;IF(D3>50;”D”;”E”))));”-”)

Dan inilah hasil akhirnya: Selamat Belajar Sumber: http://rif.lp2m.net

vlookup yang bisa nengok ke kiri

Pertanyaan:
"Hai XL-mania! Saya baru belajar Excel nih. Kemaren baru kenal sama yang namanya VLOOKUP
nih. Tapi kok saya coba aplikasi di kasus di bawah ini nggak bisa ya? Apa yang salah? Saya maunya
range F3:F5 itu bisa langsung keisi sesuai tabel B2:C12. Masalahnya, kolom hasilnya ada di sebelah
kiri." - Soesilo Bambang, Jakarta.

Jawab:
Memang benar, VLOOKUP tidak dapat "menengok" ke kiri. Untuk mengambil data di sebelah kiri, kita
dapat menggunakan kombinasi INDEX dan MATCH. Caranya dengan mengetikkan formula:
=INDEX($B$3:$B$12,MATCH(E3,$C$3:$C$12,0)) di cell F3, kemudian mengcopynya ke range F4
dan F5.

Penjelasan:

1.

...MATCH(E3,$C$3:$C$12,0)... berfungsi untuk mencari pada baris ke berapa di range C3 dan

C12 ditemukan data sesuai E3. Angka 0 menunjukkan bahwa hasil pencarian harus sama
persis dengan yang dicari.

2.

=INDEX($B$3:$B$12,...) berfungsi untuk memberikan nilai pada baris yang ditunjuk.

File:
Anda dapat mendownload materi tips ini di sini
[harus memiliki yahoo id dan mengikuti mailing list XL-mania, yahoogroups tempat belajar excel terbesar di dunia]

May 23, 2010

SUMIF dengan sebagian kata kunci

Pertanyaan:
"Hai oom Excelmaniawan dan tante Excelmaniawati.... Sayah baru mendarat di dunia Exceltainment nihhhh... Mau minta
tulungggg nih.... Pliss Pliss tolong dibantuh yaaaahhh... Beginih ceritahnyaahhh. Sayah kan mau jumlahkan angka
berdasarkan kriteria tertentu. Kalau yang ituh sudah tahu sayah rumusnyah.... pakai SUMIF kannn. Nah masalahnnya,
antara kriteria yang di tabel awal dan tabel hasil tidak sama. Di tabel summary hanya kriterianya sajahhh... Misal nih, di
tabel awal ada jeruk nipis, jeruk purut, jeruk bali, dan kulit jeruk, di tabel hasil hanya ada satu kriteria untuk ini: "Jeruk".
Minggu kemaren saya sudah tanyah ke trainer Excel sayah yang datang ke kantor. Udah bayar mahal-mahal jawabannya
enteng banget: Nggak bisahhh! Uhhhhh.... Saya kesel dehhhh... Ayuh dung XL-maniaaahhh... bantuh saya yaahhh...
Pimp my Excel!" - Dian Sastroh "baruh menikahhh", Semarang.

Jawab:
Hai Dian, langsung jawab ya. Ini cukup sering ditanyakan di milis XL-mania. Saya berikan contoh seperti gambar di atas.
Di sisi kiri adalah data sumber, dan di kanan hasilnya. Grouping data itu ditentukan warnanya, di situ Dian bisa lihat
bahwa ada bermacam-macam jeruk dan bermacam-macam coklat. Konsep dasarnya tetap menggunakan SUMIF, tapi
yang dimodifikasi sedikit. Pada kriteria yang dicari, kita apit dengan tanda "*" sehingga SUMIF ini akan mencari data
sumber yang mengandung kata kunci. Misalnya di F3, formulanya adalah:
=SUMIF($B$3:$B$12,"*"&E3&"*",$C$3:$C$12), kemudian copy ke range F4 sampai F16.
Penjelasan:

1.

=SUMIF( [range], [criteria], [sum range] ) berfungsi untuk menjumlahkan data pada [sum range] jika data pada
[range] memenuhi [criteria].

2.

..."*"&E3&"*"... artinya menyatakan bahwa formula pada F3 mencari semua yang memenuhi kriteria "*ayam*".
Artinya semua kata di B3:B12 yang mengandung "ayam" akan dijumlahkan.

File:
Anda dapat mendownload materi tips ini di sini
[harus memiliki yahoo id dan mengikuti mailing list XL-mania, tempat belajar Excel

October 2, 2010

mengambil nama belakang

Pertanyaan:
"Hai bapak dan ibu guru Exceltainment... langsung aja nih, kalau saya punya list nama orang yang terdiri dari dua suku
kata, tiga suku kata, dan jumlahnya tidak beraturan... Gimana ya cara mengambil nama belakangnya? Karena setelah
saya coba =MID( ) saja tidak cukup, karena tidak ada polanya. Tolongin ya, list namanya panjang banget, masak kerja
manual? Saya nggak ada waktu nih, bentar lagi harus nyanyi." - Justin Bibir, Pulau Bibir.

Jawab:
Hai Justin... langsung saya jawab ya. Ini juga salah satu pertanyaan yang sering ditanyakan di milis XL-mania, forum-
forum microsoft excel, dan tempat belajar excel gratis lainnya. Saya berikan contoh seperti gambar di atas. Di sisi kiri
adalah data sumber, dan di kanan hasilnya. Misalnya data ada di B3:B12, dan hasil di D3:D12, maka di D3, formulanya
adalah:
=MID(B3,1+FIND("^",SUBSTITUTE(B3," ","^",LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3," ","")))),99), kemudian copy ke range D4
sampai D16.

Penjelasan:

1. ...LEN(B3)... berfungsi untuk menghitung banyak karakter pada B3.

2. ...SUBSTITUTE(B3," ","")... berfungsi untuk memberikan suatu kalimat seperti B3 tetapi tanpa spasi. Jadi
misalnya ada kata "abimono abimono abimono", maka hasilnya adalah "abimonoabimonoabimono".
3. ...LEN(SUBSTITUTE(B3," ","")) berfungsi untuk menghitung banyak karakter pada B3 jika semua spasi
dihilangkan.
4. Hasil pengurangan nomer 1 dan nomer 3 menghasilkan banyaknya jumlah spasi pada kalimat. Banyak spasi ini
sekaligus menggambarkan urutan spasi terakhir pada suatu kalimat. Misalnya kalimat tersebut adalah "abimono
abimono abimono", maka hasil dari langkah ke 4 ini adalah 2, yang artinya jumlah spasi adalah 2 dan spasi
terakhir ini adalah urutan ke-2 dari semua spasi.
5. ...SUBSTITUTE(B3," ","^" [banyaknya spasi])... menghasilkan perubahan spasi terakhir pada kalimat menjadi "^".
6. ...FIND("^", [hasil nomer 5]) menghasilkan urutan karakter "^" dari seluruh karakter pada kalimat.
7. =MID(B3,1+ [hasil nomer 6], 99) artinya kita mengambil karakter sebanyak 99 karakter, dimulai dari karakter
[hasil nomer 6] (tempat ditemukannya "^") ditambah 1 karakter pada kalimat di B3.

File:
Anda dapat mendownload materi tips ini di sini
[harus memiliki yahoo id dan mengikuti mailing list XL-mania, tempat belajar Excel gratis di internet]

November 4, 2008

lookup dengan banyak kriteria

Pertanyaan:
"Tempat belajar excel paling OK ya XL-maniaaa... Gitu kata orang-orang! Langsung tanya nih boss, gimana ya caranya
cari data berdasarkan banyak kriteria atau lookup berdasarkan banyak kriteria? Umumnya sih saya sering cari data
berdasarkan dua kriteria, tapi sekarang saya perlu rumus untuk cari data berdasar 3 kriteria. Lagi pusing-pusing mikir,
temen saya tanya, gimana caranya lookup berdasarkan 4 kriteria... Pusing... Pusing... Pusing... Contoh data terlampir." -
Obama Mc Cain, Amerika.

Jawab:
Pertanyaan: "lookup berdasar banyak kriteria" dan "mencari data berdasar banyak kriteria" adalah salah satu topik yang
cukup populer di XL-mania. Pertanyaan ini sering muncul lebih dari 3kali per minggu sehingga terkadang perlu difilter.
Anyway, mulai sekarang member XL-mania dapat menemukan artikelnya di sini :) hehehe... Untuk contoh data seperti
terlampir, formula yang dapat digunakan di F14 adalah:
{=INDEX($F$3:$F$11,MATCH(B14&C14&D14&E14,$B$3:$B$11&$C$3:$C$11&$D$3:$D$11&$E$3:$E$11))}
kemudian dicopy ke range F15:F16. Formula ini adalah formula array sehingga untuk mengakhirinya harus menekan
Ctrl+Shift+Enter.

Penjelasan:

1.

Dasar formula ini sama dengan formula "vlookup yang bisa nengok ke kiri"

2.

=INDEX($F$3:$F$11,...) berfungsi untuk memberikan nilai pada baris yang ditunjuk.

3.

Sedangkan ...MATCH(...,...))... berfungsi untuk mencari pada baris berapa data yang sesuai

4.

Pada fungsi MATCH, data yang dicari adalah gabungan dari kolom B, C, D, dan E, sehingga data yang dicari
dituliskan sebagai ...B14&C14&D14&E14...

5.

Formula ini bukanlah satu-satunya cara, masih banyak cara lain di sini
File:
Anda dapat mendownload materi tips ini di sini
[harus memiliki yahoo id dan mengikuti mailing list XL-mania, tempat belajar microsoft excel!]

August 13, 2009

lookup data dengan sebagian kata kunci

Pertanyaan:
"Hai oom abimono, saya di kantor sering banget tuh harus lookup data dari tabel lain yang dibuat oleh orang lain.
Masalahnya, tabel referensinya sering kacau. Misalkan harusnya nama itemnya adalah 'apel malang', yang sering
dijadikan referensi adalah 'apel' saja. Bulan depannya boro-boro sama apel malang. Bisa jadi ditulisnya 'apel malanggg'.
Nah, akhirnya yang dipakai keywordnya aja deh, yaitu 'apel'. Gimana dong caranya? Kayaknya sih kalau pakai vlookup
kata kuncinya harus sama kan ya? Bingung nih. Tolong dibantu ya oom. Pecas ndahe." - Gadis penikmat "hujan meteor",
Jakarta.

Jawab:
Hai penikmat hujan meteor, langsung saja ya, lookup dengan kata kuci tentu saja bisa, tapi dengan syarat bahwa satu
kata kunci hanya boleh merefer ke satu kata juga di file tujuan. Kalau tidak hasilnya tidak sesuai. Contohnya pada kasus
di atas, kata-kata yang berwarna merah di kolom B adalah kata kuncinya. Yang dicari adalah harga di kolom C dengan
kata kunci di kolom E. Rumus yang digunakan di F3 adalah:
=LOOKUP(9^9,SEARCH(E3,$B$3:$B$12),$C$3:$C$12), kemudian copy ke range F4 sampai F12.
Penjelasan:

1.

...SEARCH(E3,$B$3:$B$12)... berfungsi untuk mencari apakah kata kunci ada di salah satu dari array yang
dicari, dalam hal ini B3:B12. Jika ada dia akan memberikan angka.

2.

=LOOKUP(9^9, [hasil search], ...) akan menunjukkan letak cell yang memberikan angka terdekat dengan 9^9.
Dalam hal ini, jika kata kunci yang dicari adalah unik, maka baris dengan kata kunci itu adalah satu-satunya yang
memberi hasil angka akibat fungsi SEARCH, sisanya akan memberikan hasil #VALUE!.

3.

angka pada langkah kedua ini akan menunjukkan satu posisi pada array tujuan. Dengan formula
=LOOKUP( [posisi yang ditunjuk], [array tujuan] ), maka akan diambil salah satu anggota array tujuan.
File:
Anda dapat mendownload materi tips ini di sini
[harus memiliki yahoo id dan mengikuti mailing list XL-mania, tempat tips dan trik excel terlengkap]