Menulis Laporan Yang Efektif (Effective Report Writing)

Tulisan ini bermaksud menyediakan informasi mengenai:

 Persiapan laporan
 Struktur
 Chart/Diagram
 Bahasa

PENGANTAR

Mengapa menulis laporan?

 Untuk menyampaikan ide-ide

 Untuk mengubah ide-ide
 Untuk mendapat ide-ide dari respon
 Untuk merekam ide-ide dan fakta-fakta

Mengapa sebuah laporan?

Sebuah laporan menyediakan:

 Investigasi, studi & riset yang permanen, komprehensif dan koheren.

 Informasi yang disyaratkan untuk pengambilan keputusan.

Penting untuk penulis

laporan

 Bentuk dan kualitas dari laporan adalah merupakan indikasi kualitas pekerjaan yang
dituangkan di laporan
 Penulis akan dinilai berdasarkan kualitas hasiI tulisan

Tujuan-tujuan laporan

Maksud : Kenapa laporan ditulis?

 Untuk memberitahu?
 Untuk mempengaruhi?
 Untuk merekomendasi?

Siapa yang membaca/Customer?

 Apakah mereka seorang ahli?

  Apakah mereka tidak mengetahui?
 Apakah mereka pengambil keputusan?

Hasil akhir: bentuk seperti apa yang akan digunakan dalam laporan?

Kriteria keberhasilan: Apa indikasi yang akan tampak disampaikan pada Anda jika laporan
dlanggap berhasil?

PERSIAPAN LAPORAN

Mengumpulkan Informasi

Panggilan telepon:

 Katakan siapa anda dan siapa yang anda wakili

 Katakan siapa yang meminta anda dan anda diminta untuk melakukan apa?
 Siap untuk menjawab:
o Apa maksud dari investigasi?

o Informasi apakah itu, tepatnya, itu yang anda inginkan?

Wawancara:

Siapkan panduan wawancara

 Hal penting yang anda harap bisa didapat

 Pertanyaan terbuka untuk membuka sesuatu

Kuesioner

 Lebih baik untuk fakta-fakta/figur daripada opini

 Dibagi dalam beberapa sesi
o Sesi pertama untuk informasi yang yangat penting

Grup f okus

 Tetap pada jumlah orang yang mudah di manage (5-8)

 Siapkan stimulus diskusi seperti yang diharapkan
 “Gatekeep” untuk manage partisipasi yang seimbang

STRUKTUR LAPORAN

 Struktur makro
 o Bab, rangkuman, ilustrasi, diagram dan lampiran

 Struktur mikro
o Paragraf, kalimat, kata dan tanda baca

Struktur makro

3 bagian secara prinsip

 Pendahuluan dan rangkuman

 Main Body
 Lampiran

Pendahuluan dan rangkuman

 Maksud dari laporan, referensi, otorisasi (siapa yang meminta laporan dan mengapa)
 Hubungan dengan laporan yang terbaru
 Metoda yang digunakan (contoh: bagaimana pekerjaan blsa perform)
 Ri ngkasan
 Rekomendasi

Isi

Isi bab/sub bab Keurutan yang logis Subjek demi subjek

Diatur sedemikianrupa untuk menampilkan:

 Temuan atau bukti yang beralasan (situasi sekarang/fakta)

 Analisa dari penemuan (fakta memberitahukan kita apa)
 Kesimpulan yang diambil (akar masalah/kemungkinan solusi)
 Rekomendasi (sistem baru/prosedur)

Menulis laporan

Prinsip
4P

 Position
o Gedung ini berumur 100 tahun

 Problem
 o Ada genangan air pada saat musim hujan

 Possibilities
o Mengganti bagian atap yang rusak

o Melindungi gedung

o Menemukan gedung perkantoran yang baru

 Proposal
o Menyetujui kontrak penyewaan jangka panjang untuk 3 lantai dari ruang kantor
yang baru

Lampiran

 Catatan
 Tabulasi
 Perhitungan
 Referensi

Penghubung untuk ‘main argument’ tetapi terlalu panjang atau terlalu teknis untuk dimasukan ke
isi.

Struktur makro

2 bagian minor

 Halaman judul
 Daftar isi

Halaman Judul

 Menjelaskan permasalahan yang diangkat (sedikit kata)

 Jenis laporan: draf/sementara/final
 Nama penulis
 Tanggal penulisan

Daftar isi

 Bab
 Sub Bab

Lampiran Nomor halaman

CHART DAN DIAGRAM

Secara “non teknis” para pembaca yang tidak memahami persamaan matematika, masih dapat
menginterpretasikan grafik secara benar.
Diagram bisa berbentuk 2 atau 3 dimensi

Diagram alur

 Untuk menunjukan sifat dasar dari sistem atau proses

Graf ik atau Chart

 Untuk menunjukan hubungan matematis atau pola statistik

TIPS BAHASA DALAM MEMBUAT REPORT

Cara cepat:

 Hindari kata yang tidak perlu

 Pilih kata yang familiar
 Pilih kata yang tepat
o Accuracy

o Brevity

o Clarity

Pilih

Accuracy (akurat)

 Katakan apa yang anda maksud

 Penggalan kalimat yang baik-mudah dimengerti
 Ejaan yang baik
 Gunakan kalimat aktif dibandingkan kalimat pasif
 Gunakan istilah-istilah secara konsisten

Brevity (pendek)

 Kata-kata yang singkat dan sederhana

 Kalimat-kalimat yang singkat
 Paragraf yang singkat-pada saat topik berubah
Clarity (jelas)

 Pastikan alurnya logis

 Mulai dengan membuat topik dan tujuan yang jelas
 Akhiri dengan membuat apa yang akan terjadi selanjutnya dengan jelas
 Periksa adanya kemungkinan pemahaman yang berbeda dari pembaca

Hindari

Kata-kata yang bermuatan

 Menimbulkan prasangka pembaca (contoh: “masuk akal” “luar biasa”

 Cliche
 Penggunaan istilah-istilah yang berlebihan sehingga tampak membosankan (contoh: a
can of worms)

Jargon

 Gunakan hanya untuk pembaca profesional

 Jelaskan pada saat pertama kali digunakan

Bentuk bahasa

 Hiperbola (contoh: “tugas segunung”)

 Metafora (contoh: “no stone unturned” as opposed to thorough research.

Pemborosan kata-kata/prase-prase

S In order to (=to)
S In view of this fact (=so)
S Or\the occasion of (=when)
S For the purpose of (=for)

Tautology

 Mengatakan hal yang sama dua kali (contoh: “the extreme brevity of the notice given was
far too short”)

Sulit diikuti

 Kesimpulan yang tidak logis (contoh: kita mempunyai beberapa staf yang memenuhi
kualifikasi untuk menangani permasalahan ini dan Mr. Pulan ditempatkan di wilayah
anda