KUMPULAN MENINGKAT MUTU KERJA

DISEDIAKAN OLEH : Mohd Bakrey bin Hj Halim KETUA CAWANGAN PENTADBIRAN AM LPP.

DEFINISI
• Sekumpulan pekerja 6-10 orang Mesyuarat secara tetap • Mengenalpasti masalah kerja/projek penambahbaikan • Memilih masalah/projek penambahbaikan • Kemuka cadangan penyelesaian /strategi penambahbaikan • Pertimbangan dan keputusan • Laksana dan menilai keputusan.

1

FALSAFAH KMK
• KONSEP PENGURUSAN PENYERTAAN • • • • • Manusia aset terpenting Penyertaan pekerja Keputusan menyeluruh Yakin orang bawahan Kepuasan pekerja

MATLAMAT KMK
• Kebolehan menyelesaikan masalah • Semangat bekerja berkumpulan • Wujud nilai dan etika • Penglibatan dan minat • Dorongan • Kesedaran dan tanggungjawab

2

PRINSIP ASAS KMK
• Iktiraf pekerja • Memajukan pekerja • Sokongan dan penyertaan semua • Bekerja secara kumpulan • Kreativiti • Masalah berkaitan dengan tugas

FAEDAH KMK
• • • • • • Eratkan hubungan Kerjasama pekerja Kepuasan bekerja Yakin diri Bakat Memperbaiki sistem dan cara bekerja

3

STRUKTUR KMK • • • • Jawatakuasa Pemandu Fasilitator Ketua kumpulan Ahli-Ahli PERANAN J/K PEMANDU • konsep Mempelajari dan mengkaji program • Memadankan falsafah • Merencanakan matlamat dan dasar • Garis pelaksana program • Khidmat runding • Penglibatan/sokongan 4 .

PROSES KMK MENGENALPASTI KUMPULAN PENILAIAN PEMILIHAN KUMPULAN PELAKSANAAN MENGANALISA PERTIMBANGAN KEPUTUSAN CADANGAN PENYELESAIAN PERSEMBAHAN PERANAN FASILITATOR • • • • • • • • Sokongan semua peringkat Melatih ketua Suasana terbuka dan menyokong Pakar kepada kumpulan Pendengaran Penghubung aktif Ahli J/K Pemandu Mengesan kemajuan kumpulan Menilai dan melapor hasil/kos 5 .

memberi cadangan idea untuk kumpulan • Membantu kumpulan menyelesaikan masalah • Menyertai persembahan • Mempunyai sikap menyokong • Mempnyai kreativiti • Mempunyai sikap ingin maju bersama kumpulan 6 .PERANAN KETUA KUMPULAN • Melatih ahli kumpulan • Memastikan kelancaran aktiviti kumpulan Memupuk semangat kerjasama dan keharmonian dalam kumpulan • Menyelaras operasi kumpulan • Mengelola mesyuarat • Menyimpan rekod-rekod tindakan kumpulan • MEMUPUK MINAT DAN SOKONGAN KEPADA AHLI KUMPULAN PERANAN AHLI • Menghadiri mesyuarat • Memberi tumpuan kepada projek yang dijalankan • Tertib semasa mesyuarat • Mengkritik.

PERKARA-PERKARA YANG TIDAK DIGALAKAN SEMASA PERBINCANGAN • • • • • • Dasar Jabatan PerjanjianKesatuan Urusan tatatertib Urusan peribadi Gaji dan faedah Belanjawan jabatan • Syarat perkhidmatan • Pembahagian tugas • Dasar kenaikan pangkat • Anugerah jabatan FAKTOR KEJAYAAN KMK • Sokongan pengurusan • Penyertaan secara sukarela -Penglibatan pengurusan atasan -Menghayati konsep dan falsafah KMK -cara membentuk sikap positif -Majukan bakat dan potensi Latihan bersungguh untuk kejayaan kumpulan • Wujud sikap pembangunan manusia • Mengadakan latihan 7 .

1H 8 .FAKTOR KEGAGALAN • PENENTANGAN • TIADA MASA • PENGURUSAN HILANG KUASA • PEKERJA RASA DIPERALAT • TIDAK MENDAPAT SOKONGAN PENGURUSAN • BUKAN DICIPTA • TIADA J/KUASA • SIKAP TIDAK MAHU MENOLONG PERCAMBAHAN FIKIRAN • Pendapat diminta secara pusingan • Seorang memberi satu pendapat • PASS jika tiada pendapat • Semua pendapat dianggap betul • Gunakan undi untuk memilih pendapat yang utama • Gunakan kaedah 5W.

BAGAIMANA IA BILAKAH TEKNIK(BRAIN STORMING) SESUAI DIGUNAKAN • SEMASA MENCARI NAMA KUMPULAN / • • • • • TAJUK PROJEK SEMASA MERANGKA ETIKA.MOTTO KUMPULAN SEMASA MENGENAL PASTI MASALAH SEMASA MENGENAL PASTI MASALAH SEMASA MENGENAL PASTI CADANGAN PENYELESAIAN BILA-BILA MASA DIFIKIRKAN PERLU.MENGAPA IANYA .DIMANA BERLAKU .APA MASALAHNYA .KAEDAH 5 W 1H • • • • WHAT WHERE WHEN WHY • WHO • HOW BERLAKU BERLAKU . 9 .SIAPA YANG TERLIBAT .BILA IANYA BERLAKU .

PEMBENTUKAN KUMPULAN • • • • • • • • Keahlian 6-10 orang Unit yang sama/berlainan Mencipta LOGO kumpulan Mencipta MOTO dan ETIKA kumpulan Tarikh penubuhan Senarai keahlian Kedudukan ahli dalam organisasi Bidang tugas ahli ASAS PEMILIHAN MASALAH • Analisis kos kualiti • Analisis kajian • *maklum balas pelanggan • *maklumat warga organisasi • Penetapan sasaran • Perubahan peraturan/kehendak semasa 10 .

DEFENASI MASALAH • Sesuatu yang tidak kena menyebabkan perkara yang tidak diingini • Sesuatu yang wujud tidak seperti yang diharapkan • Yang ‘sepatutnya’ berbeza dengan yang ‘sebenar’ DEFENISI KUALITI • JURAN : Kesesuaian pengguna(fitness for use) • ISHIKAWA :Kepuasan pelanggan • CROSBY :Menuruti keperluan (comfirming to requirement) • THOMAS H.BARRY :Memenuhi keperluan dan harapan pelanggan (meeting customers needs and reasonable expection) • THE OXFORD DICTIONARY: Darjah kecemerlangan (the degree of excellence) 11 .

BAGAIMANA MENGENAL PASTI MASALAH/PROJEK Terdapat sisihan yang sepatutnya (the should) dengan yang sebenar(the actual) CARA MENGATASI MASALAH TAHU MEMBEZAKAN MASALAH sebab dan petanda ada objek dan kesan/ ‘defect) PENYELESAIAN MASALAH • Actual Situation • Expected situation • Present state affairs • Future state affairs 12 .

A ACTION PLAN CHECK DO PDCA • PLAN(MERANCANG) • • • • • KAJIAN SEMULA MENGENALPASTI MASALAH KEUTAMAAN MEMILIH MASALAH MERANCANG • DO(MELAKSANAKAN) • • • • • • • CADANGAN MENGUMPUL DATA MENILAI 5W 1H MEDAPATKAN IDEA MENILAI IMPLIKASI SETIAP MASA MEMINTA PANDANGAN ORG YANG TERLIBAT MEMBUAT KEPUTUSAN MENYOKONG &KELULUSAN MELAKSANAKAN SETIAP KEPUTUSAN.KITARAN P.C.D. 13 .

PDCA • CHECK (SEMAKAN) • MEMBUAT PEMERHATIAN • MEWUJUDKAN TINDAKAN PEMBETULAN • MENGENALPASTI TINDAKAN PEMBETULAN • HASIL PERANCANGAN • ACTION(TINDAKAN) • MENGAMBIL TINDAKAN PEMBETULAN LANGKAH 1 KAJIAN SEMULA • MENAMBAHBAIKAN MENGKAJI SEMULA SETIAP OUTPUT DAN KUALITI PERKHIDMATAN YANG DIBERI • PERKHIDMATAN FOKUS KEPADA KEPUASAN PELANGGAN(INOVASI) • MENGURANGKAN KERJA-KERJA TERTANGGUH(BACKLOGS) • MENGURANGKAN KOS • KESELAMATAN KERJA • HUBUNGAN BAIK • MEMPAMERKAN NILAI-NILAI BAIK DALAM ORGANISASI • MENAMBAHBAIKAN KERJA SENDIRI/KEPUASAN DIRI 14 .

LANGKAH 2(KAJIAN SEMULA) • MENGENALPASTI MASALAH SEMASA MENJALANKAN TUGAS DAN MENYENARAIKAN BIDANG-BIDANG PENAMBAHBAIKAN FOKUS KEPADA:- • MENGKAJI DAN MENYENARAIKAN MASALAH • AKTIVITI SOSIAL • PROSEDUR DAN • SISTEM-SISTEM SAMBUNGAN LANGKAH 2 • PELUANG-PELUANG UNTUK TINDAKAN PENAMBAHBAIKAN • KEUTAMAAN PEMILIHAN • ASAS UNTUK MENWUJUDKAN MOTIVASI DIRI • MENGATASI PEMIKIRAN “MIND SET” SAYA TIDAK ADA MASALAH 15 .

LANGKAH 3(KEUTAMAAN) • “MENYENARAI PENDEKAN SEMUA MASALAH ATAU BIDANG YANG ANDA INGIN MENAMBAHBAIKAN DAN TUMPUKAN MASA DAN TENAGA DENGAN MASA YANG TERHAD SECARA BERKESAN DAN SUMBANGAN ANDA MEMBERI NILAI TAMBAHAN YANG PALING BAIK TERHADAP TUGAS ANDA” LANGKAH 4 (MEMBUAT PILIHAN) • SENARAI PENDEKAN MASALAH DAN MEMBUAT PEMILIHAN BIDANG ATAU MASALAH YANG DIKENALPASTI DENGAN TUJUAN BAGI MENAMBAHBAIKAN PERKHIDMATAN • MASALAH-MASALAH • TASK ACHIEVING 16 .

LANGKAH 5 (MERANCANG) • “MERANCANG BAGAIMANA UNTUK MENJALANKAN USAHA PENAMBAHBAIKAN.INI SEBAGAI RANCANGAN SEBELUM BERTINDAK.PERANCANGAN TERMASUK:• MASA • DATA(BAGAIMANA DATA HARUS DIPUNGUT) • ORANG-ORANG YG TERLIBAT SAMBUNGAN LANGKAH 5 • MASA YANG SESUAI UNTUK • • • • MELAKSANAKAN TUGAS CARTA PERBATUAN TEMA OBJEKTIF TARGET/SASARAN 17 .

JANGAN MERENDAH RENDAHKAN MEREKA.DALAM MELAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH INI PERLU JUGA DIBERI PERHATIAN • LANGKAH 3. MEREKA ADALAH AMAT PENTING. • JANGAN TELALU CEPAT UNTUK JADI BERKESAN.4 DAN 5 • KERJA-KERJA KAEDAH PEMBAIKAN AKAN MENJADI MUDAH JIKA ANDA MENGIKUT BEBERAPA PANDUAN SPTI BERIKUT • 1.PASTIKAN MEREKA RASA PENTING.BUKAN KESAN • CARI FAKTA-FAKTA BUKAN ANDAIAN ATAU PANDANGAN SAMBUNGAN • .SENTIASA DLM KETERBUKAAN • 2 MENGEKALKAN SOALAN –SOALAN 5W 1H • MENCARI PUNCA MASALAH.MENGGANGAP MANUSIA SEBAGAI MANUSIA. 18 .

KESUSAHAN DAN SEBAB MEMAKAN MASA YANG LAMA 19 .LIHAT KERJA-KERJA YANG TELAH DISELESAIKAN DAN LIHAT REAKSI PELANGGAN DAN LAIN-LAIN • KERJA-KERJA DIPECAH DENGAN BEBERAPA LANGKAH • SENARAIKAN SEGALA KERUMITAN.LANGKAH 6 (MENGUMPUL DATA) • DATA-DATA YANG DIKUMPUL ATAU MAKLUMAT/DATA BOLEH DIPEROLEHI DARI SUMBER:• • • • • • • • ADUAN PIHAK PENGURUSAN SOAL SELIDIK KAJIAN TEMUDUGA PEMERHATIAN PENGALAMAN FAIL-FAIL SAMBUNGAN LANGKAH 6 • MINTA BANTUAN.

LANGKAH 7 TUJUAN TEMPAT ATURAN ORANG-ORANG YANG TERLIBAT KAEDAH MEMERHATI/MENILAI/MEMERIKSA APA YANG PERLU DICAPAI DIMANA IANYA DILAKSANAKAN BILA IA DILAKSANAKAN SIAPA YANG BUAT BAGAIMANA IA DILAKSANAKAN SATU CABARAN LANGKAH 7 (SAMBUNGAN) • MENGAPA IANYA PERLU? • MENGAPA IANYA DITEMPAT TERSEBUT? • MENGAPA MASA ITU? • MENGAPA ORANG YANG SAMA? • MENGAPA CARA ITU? 20 .

? ? FAKTA-FAKTA YANG MENJADI KEKUATAN FAKTA-FAKTA KELEMAHAN 21 .. DARI YANG BAIK JADI… KAWASAN/BAHAGIAN LUAS.BARU) LANGKAH 8 (BRAINSTORMING/IDEA-IDEA • APA YANG BOLEH DIBERI PERHATIAN • DIMANA? • BILA? • SIAPA LAGI? • BAGAIMANA? PERTIMBANGAN AMPLIKASI SEGALA CADANGAN) • • • • • • • • • • • KEBERKESANAN KECEKAPAN KESELAMATAN FLOW SUSUNATUR KUALITI KOS ALAT-ALAT BAHAN MESIN MANUSIA • • • • • • • • • LANGKAH 9 (MEMBERI KUALITI KESAN KPD BAHAGIAN LAIN DARI YANG BAIK JADI….

RUJUK KPD BOSTELLING THEM EVERYNOW AND THEN • SELEPAS LATIHAN BUAT PERUBAHAN JIKA PERLU 22 .TAMBAH ATAU CAMPURAN SUSUN SEMULA DAN UBAH KEDUDUKAN PASTIKAN KAEDAH BARU BERKESAN DAN CEKAP • DIDOKUMENTASIKAN • • • • LANGKAH 11 • • • • BINCANG DENGAN RAKAN-RAKAN PELANGGAN /BOS PAKAR RUJUK LIBATKAN MEREKA UNTUK PERUBAHAN.CADANGAN YANG PRAKTIKAL) LANGKAH 10 (MENGWUJUDKAN • MENEROKAI LEBIH TERPERINCI DAN MENJADIKAN CADANGAN PENYELESAIAN(BAGAIMANA IANYA BOLEH DIJALANKAN) ULANGKAJI SEGALA IDEA-IDEA BUANG.

SENTIASA BERFIKIR DLM PELAKSANAAN .PELAKSANAAN SECARA BERHATI-HATI 23 . LANGKAH 13 (PELAKSANAAN) • CADANGAN PENYELESAIAN AKAN MENJADI TEORI.JIKA TIDAK DILAKSANAKAN • MERANCANG • • • • ..BERI PENJELASAN • .DAPATKAN KELULUSAN/PENERIMAAN ANGGOTA • .DIMANA KELULUSAN ORG LAIN TIDAK DIPERLUKAN….MASA PELAKSANAAN DIBERI PERHATIAN .ANDA ADALAH ORG YANG TEPAT MENBUAT KEPUTUSAN TETAPI JIKA CADANGAN ANDA MELIBATKAN ORG LAIN KELULUSAN PERLU DIPEROLEHI.LANGKAH 12 (BUAT KEPUTUSAN/MENYOKONG SETIAP CADANGAN) • JIKANYA DALAM TANGGUNG JAWAB ANDA.DEMONTRASI • .ADAKAN PERBINCANGAN DENGAN SEMUA YANG TERLIBAT .

TARGET YANG DITETAPKAN MASALAH ATAU “DEVIATION” DARI PERANCANGAN ASAL. LANGKAH 15 SAMBUNGAN) (PERIKSA – • MENGENALPASTI MENGUJUDKAN TINDAKAN PEMBETULAN • MENGAPA ? APA YANG DIRANCANG TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN SPTI YG DITETAPKAN • CARI SEBAB FAKTOR-FAKTOR YANG MENGHALANG • APA DIA TINDAKAN PEMBETULAN YANG DIPERLUKAN BAGI MENGATASI MASALAH SAMPINGAN • HASIL YANG DIRANGSANG 24 .LANGKAH 14 (PERIKSA) • MONITOR (PEMERIKSAAN) • PERANCANGAN YG BAIK BOLEH TERGENDALA • • • • (THE BEST PLAN CAN GO WRONG) BUAT PEMERIKSAAN SELALU(FREQUENCY) BERI PERHATIAN SUPAYA TIDAK BERPATAH BALIK KECARA ASAL BUAT PERBANDINGAN – HASIL YANG DICAPAI.

KELEMAHAN MENYELESAI MASALAH • Terus beri sebab tanpa memahami masalah sebenar • Tidak dapat membezakan andaian dengan fakta • Menyelesaikan masalah sekali gus(short gun approach) • Takrifan menjadi sukar • Terlampau detail • Isu melompat(butterfly thinking) MASALAH KERJA • • • • • • • Kos berulang Kos berlebihan Kelewatan Pembaziran Mutu perkhidmatan rendah Penyelenggaraan lemah Red tape/Birokrasi 25 .

CARA PEMILIHAN MASALAH/PROJEK • • • • • Carta masalah faedah Matrix diagram Force rangking Must and what Analisa Pareto Pareto kos Pareto Kekerapan PROSES MENGENALI MASALAH • • • • • • • • Mengenali masalah Memilih masalah Menganalisa masalah Membentuk alternatif Memilih alternatif terbaik Mengujicuba cadangan Implement cadangan Menilai hasil 26 .

Menganalisis ti isu dan keadaan dan menetapkan menetaokan sasaran sasaran PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TASK ACHIEVING DENGAN PROBLEM SOLVING LANGKAH TASK ACHIEVING PROBLEM SOLVING 4. BUAT PERSEMBAHAN 8. LAKSANA UJICUBA TERPILIH 27 . 3. Menyediakan pelan pelan tindakan tindakan Mengenalpas 3.LANGKAH PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN task achieving DENGAN PENDEKATAN problem solving TASK ACHIEVING PROBLEM SOLVING RANCANG 1. RANCANG STRATEGI LAKSANA 5. Memilih projek masalah penambahbai kan Menyediakan 2. PILIH STRATEGI TERBAIK 6 UJICUBA STRATEGI TERPILIH 4.UJICUBA CADANGAN 8 BUAT PERSEMBAHAN 7. MEUJUDKAN CADANGAN PENYELESAIAN 6.ANALISIS MASALAH 5. Memilih 1.MEMILIH CADANGAN PENYELESAIAN TERBAIK 7. 2.

9 10.3 4.7.MENGAMBIL TINDAKAN PENYERAGAMAN JADUAL PERBATUAN PROJEK: PROBLEM SOLVING AKTIVITI KUMPULAN TEMPOH TAHUN BULAN 3 BULAN 6 BULAN 1 BULAN 1 BULAN PLAN DO CHECK ACTION 1.5.MENILAI DAN 9.2.PERBEZAAN ANTARA PENDEKATAN TASK ACHIEVING DENGAN PROBLEM SOLVING LANGKAH TASK ACHIEVING PROBLEM SOLVING SEMAK 9. 11 28 .8.MENGAMBIL TINDAKAN PENYERAGAMAN 10.6.MENILAI DAN MEMBAIKI MEMBAIKI STRATEGI CADANGAN PENYELESAIAN TERPILIH PENYERAGAMAN 10.

8 5 BULAN CHECK 9 1 BULAN ACTION 10.6.5.JADUAL PERBATUAN AKTIVITI KUMPULAN PROJEK: TASK ACHIEVING TEMPOH TAHUN BULAN 3 BULAN PLAN 1.3 DO 4. 1 BULAN KEPENTINGAN DATA • MEMAHAMI MASALAH DENGAN MENDALAM • MENCARI CADANGAN PENYELESAIAN • MEYAKINKAN CADANGAN 29 .2.7.

jumlah fail.staff * SELANJAR -Untuk mengukur eg berat.GOLONGAN DATA • DISKRIT .Boleh dihitung eg.tinggi dll JENIS DATA • PRIMA * * KALI PERTAMA DIPUNGUT BAHAN PERTAMA / ASAL SEKUNDER * TELAH SEDIA ADA * DIPUNGUT DAN DITERBITKAN OLEH AGENSI LAIN 30 .

CARA KUMPUL DATA • BANCI MAKLUMAT DARI SETIAP UNIT • DALAM POPULASI • SAMPEL MAKLUMAT DARI SEBILANGAN • UNIT YANG TERPILIH KAEDAH KUMPUL DATA • • • • • LEMBARAN SEMAK PENGAMATAN LAPORAN TEMUDUGA / TEMUBUAL SOAL SELIDIK 31 .

Sampel rawak THE ENERGY MOTIVATION • NOISE MAKER (Kaki Bising ) • DOER (penggerak ) • LIVING DEAD (Berat Tulang) • OBSERVER (Pemerhati) 32 .TEKNIK PERSAMPELAN • RAMBANG / RAWAK (RANDOM ) setiap unit dalam populasi berpeluang terpilih • BERSISTEM setiap unit dipilih mengikut asas tertentu • TERSTRATUM populasi dibahagikan kepada golongan.

PENILAIAN KEATAS PEMBENTANGAN KERTAS PROJEK BERDASARKAN KRITERIA BERIKUT:• Pengenalan(Introduction) • Pemilihan dan Definasi Projek(Projek Selection & Defenation) • Analisis terhadap peluang penambahbaikan (Improvement Oppurtunities) • Penyelesaian/Pelaksaan yang kreatif dan inovatif solution /implementation • Pemantauan dan Penyeragaman(monitoring & standardisation • Pencapaian dan Penciptaan nilai(achievement &value creation • Persembahan (presentation) SEKIAN TERIMA KASIH • DISUSUN OLEH :-MOHD BAKREY BIN HJ HALIM KETUA CAWANGAN PENTADBIRAN AM LPP. 33 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful