Tip dan Trik Impor Data

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI...............................................................................................................................i
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................ii
BAB I
Pendahuluan................................................................................................................................1
I.1 Latar Belakang.............................................................................................................1
I.2 Keterbatasan Impor......................................................................................................1
I.3 Data yang dapat Impor.................................................................................................1
I.4 Lokasi Template Impor Data.......................................................................................2
I.4.1 Urutan Kolom....................................................................................................2
I.4.2 Type Data..........................................................................................................3
I.4.3 Format Data.......................................................................................................3
BAB II
Persiapan Impor..........................................................................................................................4
II.1 Catatan Impor Data.....................................................................................................4
II.2 Merubah 2 Baris Menjadi 1 Baris Data......................................................................5
II.3 Merubah Format Tempat Tanggal Lahir....................................................................7
II.4 Merubah Format Data.................................................................................................8
II.5 Mengambil Data dari Table........................................................................................8
II.5.1 Data dari Tabel untuk Satu Kolom...................................................................8
II.5.2 Data dari Tabel untuk lebih dari Satu Kolom................................................11
II.5.3 Pemindahan data ke Template........................................................................11

i
DAFTAR GAMBAR

ii
 BAB I

Pendahuluan

I.1 Latar Belakang

Sekolah biasanya telah mempunyai data dalam format MS-Excel. Pada prinsipnya data yang
telah ada dalam format MS-Excel dapat dimasukan kedalam database PAS tanpa harus
melakukan entri kembali. Dengan adanya kemampuan ini, diharapkan sekolah dapat
menerapkan PAS secara instan.

I.2 Keterbatasan Impor

Modul Impor pada PAS disebut dengan PAS-Impor. Pas Impor mempunyai keterbatasan,
yaitu :

1. Hanya dapat dilakukan oleh user dengan hak sebagai administrator;

2. Hanya dapat menerima format yang telah ditentukan dalam template;
3. Hanya dapat memasukan data (tidak untuk mengubah/menghapus);
4. Tidak menghilangkan urutan pemasukan data.

I.3 Data yang dapat Impor

Data-data yang dapat diimporkan ke dalam database PAS meliputi data-data tentang :

1. Referensi Tingkat Sekolah;

2. Kurikulum;
3. Sarana dan Prasarana;
4. Agenda Pembelajaran dan Kebutuhan Guru;
5. Kepegawaian;
6. Kesiswaan, yang terdiri dari data Calon Siswa dan data Siswa;
7. Rombongan Belajar (Rombel);
8. Transaksi Rutin Kesiswaan;
9. Penilaian;
Urutan di atas, menunjukan urutan dari Impor data yang harus dilakukan. Hanya saja tidak
setiap urutan harus dilalui melalui mekanisme impor. Artinya bahwa pemasukan data ke

1
Pendahuluan 2

dalam database PAS dapat dikombinasikan antara impor dengan entri data melalui modul-
modul yang sudah ada. Akan lebih bijaksana apabila jumlah data kurang dari 10 dilakukan
melalui entri lewat modul yang telah ada. Hal ini untuk membiasakan penggunaan aplikasi.

I.4 Lokasi Template Impor Data

Pada saat instalasi, template untuk impor data pun akan sekalian disimpan. Lokasi tempat
penyimpanan template impor data terdapat pada ..\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import.
Template Impor berupa file MS-Excel. Pada gambar 1 akan diperlihatkan contoh template
impor bio data kepegawaian.

Gambar 1. Contoh Template Impor

Sebelum memulai impor data, terlebih dulu administrator harus menyiapkan data-data yang
akan diimporkan. Penyiapan data yang dimaksudkan adalah tentang urutan kolom, type data,
panjang data dan format.

I.4.1 Urutan Kolom

Pada baris pertama dari template impor, akan disebutkan data apa yang harus ditempatkan
pada kolom tersebut. Sebagai contoh, kolom A akan berisikan nomor_induk, kolom B
berisikan kd_jenis_ketenagaan, kolom C berisikan nm_pegawai dan seterusnya. Terdapat
singkatan-singkatan pada baris ini dengan ketentuan sebagai berikut :

1. id merupakan singkatan dari identitas atau nomor urut yang unik untuk setiap data;
2. kd merupakan singkatan dari kode;
3. nm merupakan singkatan dari nama;
4. gol merupakan singkatan dari golongan;
5. tgl merupakan singkatan dari tanggal;
6. no merupakan singkatan dari nomor;
7. telp merupakan singkatan dari telepon;
Pendahuluan 3

8. rwyt merupakan singaktan dari riwayat;

9. penddkn merupakan singkatan dari pendidikan.

I.4.2 Type Data

Baris kedua merupakan keterangan untuk type data yang diijinkan pada kolom tersebut.
Terdapat beberapa type data yang digunakan pada template impor, yaitu :

1. tinyint merupakan type data numerik dengan batasan dari 1 sampai dengan 127;
2. smallint merupakan type data numerik dengan batasan dari 1 sampai dengan 255;
3. integer atau int merupakan type data numerik dengan batasan dari 1 sampai dengan
65535;
4. bigint merupakan type data numerik dengan batasan dari 1 sampai dengan
4294967295.;
5. decimal(n,m) merupakan type data untuk bilangan desimal dengan jumlah total bilangan
sebanyak n dan m bilangan dibelakang koma, sebagai contoh bila terdapat decimal(5,2)
artinya bilangan maksimum yang dapat ditampung adalah 999,99;
6. char(n) merupakan type data karakter dengan panjang maksimal n karakter/huruf;
7. varchar(n) merupakan type data karakter dengan panjang maksimal n karakter/huruf;
8. date merupakan type data tanggal dengan format bulan/tanggal/tahun, contohnya untuk
tanggal 24 Mei 2008 akan ditulis sebagai 5/24/2008.
Dengan keterangan di atas, panjang data telah ditentukan sesuai dengan type datanya. Panjang
data ini tidak boleh dilanggar, apabila terjadi pelanggaran maka akan mengakibatkan data
tidak dapat masuk ke dalam database PAS.

I.4.3 Format Data

Format data terdapat pada baris ketiga dan seterusnya dari template data. Contohnya
untuk ..\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import\05_Kepegawaian\ 01_Biodata_Pegawai.xls
pada kolom B terdapat format 1 = Kepala Sekolah, 2 = Tenaga Administrasi, 6 = Guru.
Artinya pada kolom ini akan diisikan 1 apabila pegawai yang bersangkutan adalah Kepala
Sekolah, 2 apabila pegawai yang bersangkutan adalah Tenaga Administrasi atau 6 bila
pegawai yang bersangkutan adalah Guru. Format harus disesuaikan dengan nilai yang telah
diberikan, apabila tidak sesuai akan mengakibatkan data tidak dapat masuk ke dalam database
PAS.

Kolom dengan warna merah muda, wajib untuk diisi datanya. Apabila ternyata sekolah belum
memiliki data untuk kolom yang bersangkutan, maka disarankan pihak sekolah
melengkapinya terlebih dulu.
 BAB II

Persiapan Impor

II.1Catatan Impor Data

Pada saat melakukan Impor Data, sebaiknya dilakukan bertahap dalam hitungan jumlah data.
Pertama kali impor, sebaiknya dilakukan maksimal 3 data. Setelah berhasil sebanyak 3 kali,
tingkatkan menjadi 10 data, setelah berhasil sebanyak 3 kali dengan 10 data, tingkatkan
jumlah data menjadi 25 dan seterusnya jumlah data dapat ditentukan sendiri.

Data yang dimiliki oleh sekolah tersedia dalam berbagai format, gambar 2 dan gambar 3 akan
memperlihatkan contoh data yang dimiliki oleh sekolah. Tentunya pihak sekolah, dalam hal
ini administrator, perlu melakukan persiapan terlebih dulu sebelum mengimporkan data.

Gambar 2. Contoh 1 Baris untuk 1 Data

4
 5

Gambar 3. Contoh 2 Baris untuk 1 Data

Baik gambar 2 maupun gambar 3 harus disesuaikan dengan template apabila data hendak
diimporkan. Hanya saja untuk contoh seperti yang terdapat pada gambar 3, maka format harus
diubah terlebih dulu ke format 1 baris untuk 1 data.

II.2Merubah 2 Baris Menjadi 1 Baris Data

Untuk merubah format 2 baris 1 data menjadi 1 baris 1 data, tidak perlu dilakukan copy-paste
cell per cell. Berikut ini langkah-langkah yang diperlukan unutuk merubah format 2 baris data
menjadi 1 baris data.

1. Insert-kan satu kolom pada kolom A dengan cara :

a. Sorot kolom A dengan menggunakan mouse,
b. Klik kanan pada mouse,
c. Pilih Insert;
9. Ketikan angka 1 pada cell A2 diikuti enter;
10. Cari tahu berpa data maksimal (misalkan 450);
11. Ketikan angka 452 pada cell A3 diikuti enter;
12. Ketikan = pada kolom A4;
13. Pilih Cell A2 dengan menggunakan mouse;
14. Ketikan +2 diikuti enter;
15. Copy-kan sampai ke akhir data;
16. Cari dan Pilih cell A2 dengan menggunakan mouse;
17. Pilih Menu Data kemudian Sort dengan menggunakan mouse;
18. Setelah muncul gambar 4, klik pada OK dengan menggunakan mouse, maka akan
dihasilkan data seperti pada gambar 5;

Gambar 4. Tampilan untuk pemilihan pengurutan Data

 6

19. pindahkan data pada baris ke 452 ke kolom yang kosong disamping data yang ada,
maka akan dihasilkan data seperti pada gambar 6;
20. beri nama masing-masing kolom hasil pemindahan agar tidak lupa, dan data pun telah
menjadi 1 baris untuk 1 data.

Gambar 5. Tampilan Data setelah Diurutkan

Gambar 6. Data yang telah Menjadi 1 Baris 1 Data

Gambar 7. Tempat dan Tanggal Lahir 1 Kolom

 7

II.3Merubah Format Tempat Tanggal Lahir

Pada PAS, kolom tempat dan tanggal lahir tidak disatukan dan format tanggal dalam bentuk
bulan/tanggal/tahun. Apabila data tempat dan tanggal lahir di sekolah menjadi satu kolom
seperti ditampilkan pada gambar 7, maka format perlu diubah dulu dengan cara di bawah ini
(Asumsi, data Tempat dan Tanggal Lahir terdapat pada kolom E dan pemisah antara
Tempat dan Tanggal Lahir adalah karakter koma)

1. Insert-kan satu kolom pada kolom F dan G dengan cara :

d. Sorot kolom F dan G dengan menggunakan mouse,
e. Klik kanan pada mouse,
f. Pilih Insert;
2. Ketikan rumus =LEFT(E2; FIND(", ";E2;1)-1) pada kolom cell F2 diikuti enter;
3. Ketikan rumus =MID(E2;FIND(", ";E2;1)+2;255) pada cell G2 diikuti enter;
4. Buat sheet baru kemudian namai sheet tersebut dengan bulan dan isikan datanya sesuai
dengan gambar 8

Gambar 8. Isi Data Sheet Bulan

5. Insert-kan satu kolom pada kolom H, I, J dan K dengan cara :

g. Sorot kolom H, I, J dan K dengan menggunakan mouse,
h. Klik kanan pada mouse,
i. Pilih Insert;
6. Ketikan Rumus =TEXT(LEFT(G2;FIND(" ";G2;1)-1);"00") pada cell H2 diikuti enter;
7. Ketikan Rumus =VLOOKUP(MID(G2;FIND(" ";G2;1)+1;FIND(" ";G2;4)-FIND("
";G2;1)-1);bulan!A$2:B$13;2;0) pada cell I2 diikuti enter;
8. Ketikan Rumus =RIGHT(G2;4) pada cell J2 diikuti enter;
9. Ketikan Rumus =CONCATENATE(I2;"/";H2;"/";J2) pada kolom K2 diikuti enter;
 8

10. Copy-kan cell F2, G2, H2, I2, J2 dan K2 ke seluruh baris pada kolom yang sama dan
data Tempat dan Tanggal Lahir pun telah berhasil dipisahkan.

II.4Merubah Format Data

Database PAS hanya mengenal kode-kode untuk data yang seragam. sebagai contoh database
PAS tidak mengenal Golongan Darah O, akan tetapi database PAS mengenal 4 sebagai Kode
Golongan Darah O. Demikian pula untuk data Agama, PAS tidak mengenal Agama Islam,
Protestan, Katolik, Hindu, Budha maupun Kong Hu Chu, tetapi PAS mengenal kode 1 untuk
Agama Islam, 2 untuk Agama Protestan, 3 untuk Agama Katolik, 4 untuk Agama Hindu, 5
untuk agama Budha dan 6 untuk agama Kong Hu Chu. Dengan demikian, pihak sekolah perlu
mengubah format data dari Agama ke Kode Agama. Cara singkat untuk mengubah data
Agama ke Kode agama adalah sebgai berikut :

1. Sorot Kolom yang memuat data Agama dengan menggunakan mouse;

2. Pilih menu Edit, kemudian Replace dengan menggunakan mouse;
3. Ketikan Islam pada Find what;
4. Ketikan 1 pada Replace with;
5. Klik tombol Replace All dengan menggunakan mouse;
6. Ulangi untuk Agama-agama yang lain dan kolom Agama pun telah berubah menjadi
kode agama.

II.5Mengambil Data dari Table

Pada Template PAS, terdapat juga kolom-kolom yang harus diisi dari tabel lain yang terdapat
di database PAS. Contohnya adalah ..\Paket Aplikasi Sekolah -
SMA\Import\07_Rombongan_Belajar\04_Tingkat_Kelas.xls, yang pada kolom A data
diambil dari tabel t_siswa dan kolom B, kolom C, kolom D, kolom E data diambil dari
t_pegawai_rombel.

Siapkan data-data penempatan kelas dalam bentuk seperti terlihat pada gambar 9.

II.5.1 Data dari Tabel untuk Satu Kolom

Pengambilan data untuk satu kolom dari tabel tertentu, dapat dilakukan dengan cara berikut :

1. Buat Workbook baru pada MS-Excel;

2. Pilih menu Data  Import External Data  New Database Query dengan
menggunakan mouse;
 9

Gambar 9. Persiapan Data untuk Penempatan Kelas

3. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 10, pilihlah pas_sma* kemudian klik OK
dengan menggunakan mouse;

Gambar 10. Pemilihan Database

4. Setelah muncul tamplan seperti pada gambar 11, Pilih tabel (misalnya t_siswa), klik
pada tanda + disamping nama tabel;

Gambar 11. Persiapan Data untuk Penempatan Kelas

 10

5. Cari dan klik kolom NO_INDUK kemudian klik tombol dengan tanda lebih besar (>)
dengan menggunakan mouse;
6. Cari dan klik kolom NIS kemudian klik tombol dengan tanda lebih besar (>) dengan
menggunakan mouse;
7. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 12, klik Next dengan menggunakan
mouse;

Gambar 12. Pemilihan Kolom-kolom yang diperlukan

8. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 13, klik Next dengan menggunakan
mouse;

Gambar 13. Filtrasi Data

9. Pilih Sort by NO_INDUK dengan menggunakan mouse dan klik Next dengan
menggunakan mouse;
10. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 14, klik tombol Finish dengan
menggunakan mouse;
 11

Gambar 14. Pemilihan Kembali ke MS-Excel

11. Setelah muncul tampilan seperti pada gambar 15, klik tombol OK dengan menggunakan
mouse dan datapun sudah siap untuk digunakan.

Gambar 15. Penempatan Data pada Worksheet

II.5.2 Data dari Tabel untuk lebih dari Satu Kolom

Pengambilan data untuk lebih dari satu kolom dari tabel tertentu, dapat dilakukan dengan cara
yang sama pada pengambilan data untuk satu kolom hanya saja pada langkah ke 4 tidak perlu
diklik di tanda + melainkan langsung pada nama tabel dan langsung mengklik tombol next
kemudian dilanjutkan dengan langkah ke 8 (langkah 5, 6 dan 7 diabaikan).

II.5.3 Pemindahan data ke Template

Pemindahan data ke Template dapat dilakukan dengan cara-cara sebagai berikut (Asumsi
data seperti pada gambar 9 tersimpan dalam file dengan nama data.xls, data siswa
 12

tersimpan dalam file siswa.xls dan data kelas tersimpan dengan nama file kelas.xls,
seluruh data tersimpan pada satu direktori) :

1. Buka file ..\Paket Aplikasi Sekolah - SMA\Import\07_Rombongan_Belajar\

04_Tingkat_Kelas.xls kemudian tempatkan mouse pada cell A11 ketikan rumus
=vlookup([data.xls]Sheet1!$A$2;[siswa.xls]Sheet1!$A$2:$B$253;2;0) diikuti oleh
enter;
2. Tandai Baris Rombel yang akan dipilih pada file kelas.xls (misalkan baris ke 5)
3. Pindahkan kursor ke cell B11 dan ketikan rumus =[kelas.xls]Sheet1!$A$2 diikuti enter;
4. Pindahkan kursor ke cell C11 dan ketikan rumus =[kelas.xls]Sheet1!$B$2 diikuti enter;
5. Pindahkan kursor ke cell D11 dan ketikan rumus =[kelas.xls]Sheet1!$C$2 diikuti enter;
6. Pindahkan kursor ke cell E11 dan ketikan rumus =[kelas.xls]Sheet1!$D$2 diikuti enter;
7. Pindahkan kursor ke cell F11 dan isikan kode status aktif siswa yang benar diikuti enter;
8. Hilangkan baris ke 1 sampai dengan ke 10;
9. Simpan data dalam bentuk csv dengan cara sebagai berikut :
j. Pilih Menu File  Save As dengan menggunakan mouse,
k. Setelah muncul gambar 16, pilih CSV (comma delimiter) (*.csv) pada Save as type
dengan menggunakan mouse,
l. Klik tombol Save dengan menggunaan mouse;
10. Data telah siap untuk diimporkan.

Gambar 16. Penempatan Data pada Worksheet

13