Governo do Estado do Tocantins

Secretaria da Educação e Cultura

Carlos Henrique Amorim

Governador do Estado

Leomar de Melo Quintanilha

Secretária de Estado da Educação e Cultura

Galileu Marcos Guarenghi

Subsecretário

Maria de Lourdes Vieira

Superintendente de Educação

Rachel Bernardes de Lima

Diretora de Gestão Pedagógica

Adnay de Cássia Pereira Carneiro

Coordenadora de Certificação e Normatização

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 ELABORAÇÃO

Edilia Martins Maia

Francisca Alves de Carvalho
Lorrane de Lima Primo
Maria Ribeiro Marinho
Rachel Bernardes de Lima
Romão Pereira Neri

COLABORADORES:

Coordenadoria de Certificação e Normatização/SEDUC

Diretorias Regionais de Ensino
Secretarias das Unidades Escolares
Rede de Ensino do Estado do Tocantins

2
 Governo do Estado do Tocantins
Secretaria da Educação e Cultura

SUMÁRIO
SUMÁRIO............................................................................................................................................3
APRESENTAÇÃO...............................................................................................................................4
SECRETARIA DE UNIDADE ESCOLAR.........................................................................................5
ATRIBUIÇÕES ...................................................................................................................................5
Das Atribuições do Coordenador:....................................................................................................5
Dos Auxiliares de Secretaria:..........................................................................................................6
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DE UMA SECRETARIA ESCOLAR............................7
SERVIÇOS ..........................................................................................................................................8
Escrituração .....................................................................................................................................8
Livros de Escrituração.......................................................................................................................8
Características dos Livros de Escrituração........................................................................................9
ARQUIVO..........................................................................................................................................14
REGULARIZAÇÃO DAS UNIDADES ESCOLARES/CURSOS JUNTO AO CEE-TO...............14
Credenciamento..............................................................................................................................15
Autorização para Funcionamento de Curso...................................................................................15
Reconhecimento/Renovação de Reconhecimento..........................................................................17
REVALIDAÇÃO DE ESTUDOS......................................................................................................17
DIÁRIOS DE CLASSE......................................................................................................................18
ANÁLISE E REGISTRO DE DIPLOMAS E CERTIFICADOS......................................................19
DICAS IMPORTANTES...................................................................................................................27

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 APRESENTAÇÃO

A Secretaria de Educação e Cultura - SEDUC, por meio da Coordenadoria de Certificação e

Normatização, exerce, entre outras funcionalidade, o apoio e suporte às Diretorias de Regionais de Ensino e
às Unidades Escolares do Sistema Estadual de Ensino, quanto à inspeção escolar, matrícula, ao diário de
classe, aos atos reguladores de credenciamento, de autorização e de renovação de funcionamento de cursos,
da validação, da convalidação, da autenticidade de documentos, do monitoramento e da avaliação das
atividades realizadas pelos servidores de Secretarias Escolares e inspetores escolares, à luz da legislação
educacional.

Dessa forma, apresentamos mais um marco orientador: o Manual de Orientações Básicas das
Secretarias de Unidades Escolares, um instrumento que define passo a passo, as principais ações do
cotidiano da Secretaria Escolar, com orientações que vão desde a organização do ambiente da secretaria até o
desenvolvimento de todas as atividades de responsabilidade deste setor.

Destacamos também conceitos e atribuições de cada servidor da Secretaria Escolar, bem como
definimos os procedimentos e exemplificamos cada documento escolar, no intuito de auxiliar a equipe da
melhor forma possível para atender com eficiência e competência ao aluno, ao professor e à comunidade.

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 ORIENTAÇÕES BÁSICAS A SEREM UTILIZADAS NAS SECRETARIAS
DE UNIDADES ESCOLARES

SECRETARIA DE UNIDADE ESCOLAR

É o departamento que se encarrega da documentação escolar, dos arquivos, da
correspondência e dos registros escolares. É imprescindível que em cada estabelecimento de ensino
exista espaço físico adequado destinado aos serviços da secretaria e que seja um local de fácil
acesso para melhor atendimento a todos os membros da comunidade Escolar e local.

Todas as atividades realizadas no âmbito da Secretaria são de responsabilidade do

Coordenador de Secretaria.

ATRIBUIÇÕES
Das Atribuições do Coordenador:

Conforme preceitua o Regimento Escolar - Padrão SEDUC, em seu artigo 20, cumpre ao
responsável pela função de Coordenador de Secretaria:

I. proceder, no ato da matrícula, à comparação do histórico escolar do aluno com as

estruturas curriculares vigentes na Unidade Escolar, em conjunto com o servidor
responsável pela função de suporte pedagógico;
II. organizar e manter atualizados a documentação escolar e o arquivo com a legislação
de ensino em vigência;

III. garantir sigilo à documentação escolar;

IV. controlar entrada e saída do material de expediente da secretaria

7 da Unidade Escolar;
V. assessorar os professores na correta escrituração dos diários de classe;
VI. elaborar a folha de freqüência dos servidores da Unidade Escolar;
VII. prestar informações de ordem administrativa;
VIII. organizar e manter atualizada a documentação dos servidores;
IX. receber, conferir, registrar, encaminhar documentos e controlar sua tramitação;
X. redigir e subscrever atas, editais e pareceres;
XI. registrar e divulgar bimestralmente:
a) os resultados do aproveitamento escolar do alunado, bem como o resultado
final, após decisão do Conselho de Classe;
b) o Planejamento Estratégico da Secretaria – PES.

5
 XII. assinar, juntamente com o diretor administrativo adjunto, os certificados, diplomas,
históricos escolares e outros documentos, mantendo atualizada sua expedição;
XIII. manter atualizadas as pastas e registros individuais dos alunos;
XIV. atender com préstimo os alunos, professores e pais, em assuntos relacionados com a
documentação escolar e outras informações pertinentes;
XV. organizar processos de legalização da escola, compreendendo: credenciamento da
instituição, autorização, reconhecimento e renovação do reconhecimento do ensino e
cursos ministrados, bem como aprovação das estruturas curriculares e regimento,
quando for o caso;
XVI. participar das reuniões do Conselho de Classe;
XVII. supervisionar os trabalhos dos auxiliares de secretaria;
XVIII. planejar, acompanhar, monitorar e avaliar as atividades da secretaria;
XIX. manter cópia do regimento da escola em local de fácil acesso a toda com Unidade
Escolar;
XX. zelar pelo fiel cumprimento do calendário escolar, das estruturas curriculares, do
regimento e demais normas pertinentes à organização do trabalho da Unidade
Escolar.
Dos Auxiliares de Secretaria:

Conforme preceitua o Regimento Escolar, em seu artigo 22, cumpre aos Auxiliares de
Secretaria:

I. organizar e manter atualizada a escrituração, os arquivos ativo e passivo, o fichário, a

correspondência escolar e o registro dos resultados do aproveitamento escolar dos
alunos;
II. entregar, na data prevista, material solicitado;
III. guardar sigilo sobre o conteúdo do material a seu encargo;
IV. responsabilizar-se pela conservação dos equipamentos do setor, comunicando ao
coordenador de secretaria a ocorrência de eventual revisão ou conserto;
V. solicitar ao coordenador de secretaria, em tempo hábil, a aquisição do material
necessário ao bom funcionamento do serviço;
VI. cumprir outras determinações do coordenador de secretaria, quando do interesse da
respectiva Unidade Escolar.

6
 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO DE UMA SECRETARIA ESCOLAR

Para melhor organização da secretaria, o coordenador de secretaria, juntamente com os

auxiliares deverá:

a) confeccionar um mural para afixar os seguintes documentos:

 horário de atendimento da secretaria com escala dos servidores;

 horário das aulas, bem como o horário de entrada e saída dos alunos;
 cópia da Lei de Criação (para escolas públicas;
 calendário escolar padrão da SEDUC;
 cópia da Resolução do CEE-TO que autorizou ou número da Portaria que
reconheceu ou renovou o reconhecimento dos cursos que está sendo oferecidos
pela Unidade Escolar e que estão em vigência.

b) organizar uma pasta com todos os Atos de Regulamentação da Unidade Escolar/Curso.

Sugerimos que os atos devem ser disponibilizados de modo que ao final da pasta esteja o
mais antigo e ao início os mais recentes, contendo, em ordem cronológica decrescente:
 Lei de Criação;
 Portaria de Credenciamento;
 Resolução e Parecer do CEE-TO que autorizou os cursos ofertados;
 Portaria de Reconhecimento e Renovação de Reconhecimento;
 Planta baixa do prédio;
 Histórico da escola;
 Outros documentos que fazem parte do histórico da escola.
c) encadernar ou abrir uma pasta catálogo com Estruturas Curriculares adotadas pela
Unidade Escolar. ATENÇÃO: As Estruturas devem ser organizadas por ordem
cronológica, sendo que as estruturas curriculares vigentes devem vir em primeiro lugar;

organizar uma pasta catálogo contendo a Legislação Educacional: Leis, Pareceres,

Instruções Normativas e Resoluções Normativas do CEE-TO. É importante que em cada
ato revogado seja registrado, em destaque, o ato que o revogou;

7
 manter os documentos: Regimento Escolar – Padrão SEDUC e “Procedimentos para
Matrícula e Orientações Gerais” em local acessível, para facilitar as consultas por parte
dos servidores do setor e da com Unidade Escolar e loca. Lembre-se que o Regimento
Escolar é a lei maior da escola.

SERVIÇOS
Escrituração

Para efeito de registro, comunicação de resultados e arquivamento, os Atos Escolares serão

escriturados em livros atas e fichas próprias, observando-se, no que couberem, os regulamentos e disposições
legais – Regimento Escolar Padrão SEDUC;

Livros de Escrituração

Conforme Regimento Escolar – Padrão SEDUC, em seu artigo 78, a Unidade Escolar deve adotar
os seguintes livros para registro de seus atos:

a) Adaptação;
b) Conselho de Classe
c) Exames Especiais;
d) Incineração de Documentos;
e) Ocorrências;
f) Protocolo de Entrega de Diplomas, Certificados e Históricos Escolares.
g) Regularização da Vida Escolar;
h) Resultados Finais;
i) Reuniões;
j) Termo de Visitas;

Todos os livros, manuscritos ou digitados, pertinentes à Secretaria da UE deverão constar os Termos

de Abertura e Encerramento conforme modelos abaixo:

TERMO DE ABERTURA

O presente livro contém ___ (______) folhas devidamente numeradas com fins específicos para aos registros das atas ..................................

Cidade/UF, ....... de ............................. de ....... .

________________________________ ____________________
Coordenador(a) de Secretaria Diretor(a)

TERMO DE ENCERRAMENTO

Nesta data, preenchida todas as...... (......................) folhas deste livro, declaro encerrado o presente livro de ..................................

Cidade/UF, ....... de ............................. de ....... .

_____________________________ ____________________
Coordenador(a) de Secretaria Diretor(a)
8
Características dos Livros de Escrituração

a) Adaptação – é o processo pelo qual a Unidade Escolar complementa as disciplinas ou conteúdos

obrigatórios não cursados pelo aluno. A ata é lavrada, por aluno, com indicação das disciplinas em que fez
adaptação, dos resultados obtidos e da indicação do período letivo.

Modelo de Ata de Adaptação

ATA DE ADAPTAÇÃO

Aos ..... dias do mês de .................de........, terminou-se o processo de apuração das notas finais e nota global dos alunos do(a) .....
ano/série, ADAPTAÇÃO, turno............ do curso....................... deste estabelecimento de ensino com os seguintes resultados:

Nº Nome do(a) Aluno(a) Nome da disciplina Resultado Final

01
02
03
04

E, para constatar, eu, ...................., Coordenador(a) de Secretaria lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pelo(a) diretora) da
Unidade Escolar.

____________________________ _________________________
Coordenador(a) de Secretaria Diretor(a)

b) Conselho de Classe – registro das reuniões realizadas bimestralmente e extraordinariamente, formada por
membros de todos os segmentos da comunidade Escolar, conforme Regimento Escolar – Padrão SEDUC,
em seu artigo 34 - (o Diretor da UE ou seu representante, na qualidade de presidente, os professores da
turma - incluídos os professores da sala de recursos e da classe especial, o suporte pedagógico, o
coordenador de secretaria, o corpo discente ou seus representantes e o representante de pais ou responsáveis
e outros). Trata-se de uma ata descritiva que registra de forma exata e metódica as ocorrências e decisões
tomadas nas reuniões. Deverá ser assinada por quem a subscrever e por todos que estiverem presentes.

Modelo de Ata de Reunião de Conselho de Classe

(Cabeçalho)
ATA DE REUNIÃO DE CONSELHO DE CLASSE
Aos.....dias do mês de .................... de ..........., às ........ horas e .............minutos, nas dependências do(a)
Colégio/Escola ............................................, município de .........................................., Estado do Tocantins, realizou-se a Reunião do
Conselho de Classe, referente ao ........ bimestre da turma............. ano/série................. do turno..................., constituída com a
finalidade de........................................................................................., sob a Presidência do(a) Diretor(a) ........................., onde
estiveram presentes os (as) Senhores(as) ................, ....................., ................., .............. e ................. O(a) Diretor(a) Presidente
declarou aberto os trabalhos. Concedida a palavra inicialmente a ................, este fez explanação
sobre ................................................... (ESPECIFICAR OS ASSUNTOS TRATADOS). Nada mais havendo a tratar, o(a) presidente
agradeceu a presença dos participantes, e declarou encerrada a reunião, da qual eu, ............................., Coordenador(a) de Secretaria
do Estabelecimento de Ensino, lavrei a presente ata, que após lida e aprovada será assinada pelo(a) Senhor(a) Presidente, por mim e
pelos presentes.

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 c) Exames Especiais – em atendimento à oportunidade de nova verificação de aprendizagem ao aluno
do último ano do ensino fundamental, regular e EJA, e da última série do ensino médio, regular e
EJA, que obtiveram aproveitamento insuficiente em até três disciplinas. Os procedimentos adotados
são idênticos aos das Atas de Resultados Finais.
d) Incineração – registro dos dados referentes a documentos escolares incinerados. Conforme
preceitua o Regimento Escolar – Padrão SEDUC, em seu artigo 81, a Unidade Escolar deve
proceder à incineração de documentos referentes à avaliação dos alunos submetidos a exames
especiais, a adaptação de estudos e regularização da vida escolar, dos diários de classe, após 10 anos
de conclusão do curso e de cópia de atestado e declaração, após o término do ano letivo. Deve ser
assinado pelo diretor da UE e/ou diretor administrativo adjunto, coordenador de secretaria e o
responsável pela inspeção escolar.
e) Ocorrência – registro das irregularidades/infrações cometidos pelos alunos e/ou servidores. É uma
ata descritiva, que registra de forma exata, os acontecimentos, fatos e as decisões tomadas. Deve ser
assinada pelo diretor da escola, pelo aluno maior de idade ou pelo responsável de aluno menor de
idade e/ou pelo servidor.
f) Protocolo de Entrega de Diplomas, Certificados e Históricos – controle de entrega dos
Certificados e Diplomas registrados e Históricos. Os campos que devem constar no livro são: nome
do aluno, curso, data de conclusão e da entrega do documento e, assinaturas do emissor e receptor. O
controle é feito de acordo com a procura e entrega do certificado para o interessado.

(Cabeçalho)
LIVRO DE PROTOCOLO DE ENTREGA DE DIPLOMAS, CERTIFICADOS
Assinatura Assinatura
Nº Aluno Curso Conclusão Entrega
Emissor Receptor
1 Antônio da Silva Médio Básico 21/12/08 01/04/09
2

g) Regularização de Vida Escolar – registro da regularização da vida escolar do aluno, como:

classificação, reclassificação, programas individuais de estudos e avaliações.
h) Ata de Resultados Finais – registro dos resultados finais por aluno, rendimento escolar, notas e
resultado final. Deve ser lavrada por ano/série, turno, turma, nível e ano letivo. No cabeçalho da Ata deverá
conter:

 nome da instituição escolar, dia, mês e ano da conclusão ano/série/período;

10
 forma de organização do ensino (ano/série/período e turno);
 níveis e modalidades.

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 Modelo de Ata de Resultados Finais

(Cabeçalho)
ATA DE RESULTADOS FINAIS
Aos .... dias do mês de .................de......, terminou-se o processo de apuração das notas finais e nota global dos alunos do(a) .....
ano/série, turma ........, turno............ do curso....................... deste estabelecimento de ensino com os seguintes resultados:

Resultado Final
Matemática

Filosofia

Ling. Est. Mod. Inglês

Redação
Língua Portuguesa

Arte

Educação Física

Física

Química

Biologia

História

Geografia

Sociologia
Nº Nome do(a) Aluno(a)

01
02
03
04
05
E, para constatar, eu,...................., Coordenador(a) de Secretaria lavrei a presente ata que vai assinada por mim e pela diretora da
Unidade Escolar.

___________________________________ __________________________________ Coordenador(a) de Secretaria

Diretor(a)

i) Reuniões – procedimentos adotados idênticos aos da ata do conselho de classe;

j) Termo de visita – registro das visitas recebidas pela Unidade Escolar de ensino. O procedimento
adotado é registrar o nome, o motivo da visita, data e assinatura do visitante.
17 As visitas registradas
fazem parte do histórico da escola.

ATENÇÃO!!! É BOM SABER:

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 I. É inadmissível uso de corretivo em qualquer documento escolar;
II. Todos os armários, arquivos,
pastas, livros e outros objetos da Secretaria devem ter etiqueta de identificação.

Exemplo: ARQUIVO ATIVO DOSSIÊ DOS PROFESSORES

III. Os livros de escrituração adotados

pela Unidade Escolar devem conter o termo de abertura e termo de encerramento, estes, assinados
pelo diretor da UE e/ou diretor administrativo adjunto, coordenador de secretaria. Os espaços não
utilizados devem ser cancelados com 1(um) traço transversal, abaixo das assinaturas dos
responsáveis.
IV. No caso de utilização de atas
digitadas, as mesmas deverão conter a numeração das páginas. Se forem coladas em livros, deverão
receber carimbo e as assinaturas devem ser feitas no campo digitado.
V. As atas devem ser lavradas de
forma legível, sem rasuras (riscos ou raspagens sobre a escrita).

 Para ressalvar erro constatado

durante a redação, usa-se a palavra “digo”, depois da palavra errada.

Exemplo: ...ato contínuo, o professor ratificou, digo, retificou o que havia acabado
de falar.

 Constatado um erro após a redação, usa-se a expressão “em tempo”, que é

escrito após todo o texto da ata.

Exemplo: Em tempo, onde se lê ratificou, leia-se retificou.

VI. As atas descritivas devem ser registradas de forma clara e sem fazer uso de parágrafos.
VII. A emissão de Declaração de Transferência é indicada somente quando não for possível emitir o
Histórico Escolar no ato da procura. É importante lembrar que uma Declaração só possui validade
por 30 (trinta) dias, conforme determina o Artigo 2º da Resolução 077/2002 do CEE-TO. Prescrito
este prazo, a Unidade Escolar deve fazer uso das prerrogativas legais para que neste espaço de
tempo, o aluno esteja em dia com a Secretaria da Escola, devendo inclusive fazer uso dos
procedimentos de Classificação, conforme dispõe a Resolução nº 186/2005 do CEE-TO.

ATENÇÃO: Os procedimentos de Classificação deverão ser providenciados no tempo hábil,

evitando maiores irregularidades que geralmente ocorrem nos finais de semestre/ano.

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ARQUIVO

O coordenador de secretaria, como o servidor responsável pelo arquivo, devendo organizá-lo de

forma que possa ser consultado com facilidade. É vedado o manuseio dos arquivos da Unidade Escolar por
pessoas estranhas à secretaria escolar.

O arquivo se subdividirá em:

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a) Arquivo Ativo, outrora chamado de arquivo vivo – contém todos os documentos dos alunos
matriculados no ano em curso, bem como, documentos que dizem respeito ao estabelecimento de
ensino. Também fazem parte do arquivo ativo os dossiês dos servidores da escola que estão na
ativa, contendo documentos pessoais, de formação e funcional. O arquivo ativo deverá ser
organizado em pastas suspensas ou caixas arquivo, em ordem alfabética e guardados em estantes
ou armários.
b) Arquivo Passivo, outrora conhecido por arquivo morto – contém as pastas dos alunos
transferidos, desistentes ou concluintes, bem como os dossiês dos servidores aposentados e
remanejados da Unidade Escolar. Os dossiês dos alunos do arquivo passivo deverão ser
organizados preferencialmente em caixas arquivo, devidamente enumeradas e por letras,
independente da série/ano ou turma que o aluno estudou. Exemplo: A1, A2, A3 . Indicamos a
abertura de um livro manuscrito ou digitado contendo a relação nominal dos alunos, conforme
caixa arquivo, para facilitar o manuseio do mesmo.

ATENÇÃO: Na eventualidade de movimentação de professores e demais servidores, ser-lhe-ão

entregues os seus respectivos documentos, que se encontram arquivados na Escola, em
conformidade com o Regimento Escolar – Padrão SEDUC.

REGULARIZAÇÃO DAS UNIDADES ESCOLARES/CURSOS JUNTO AO CEE-TO

Dentre as atribuições do coordenador de secretaria, juntamente com o diretor administrativo adjunto,

está a de organizar o processo de regularização das unidades escolares/cursos junto ao CEE-TO.

Toda Unidade Escolar, conforme Artigo 10 da LDBEN, nº 9.394/96, deve ser credenciada, seus
cursos devem ser autorizados e reconhecidos. O CEE-TO normatiza estes processos, pelas Resoluções
pertinentes. Por isso é importante manter-se atualizado.

Os atos que regulamentam os cursos oferecidos pela Unidade Escolar têm prazo de validade. Até 03
(três) meses antes do vencimento, o coordenador de secretaria deverá organizar novo processo de
regularização, evitando assim o desconforto de solicitar a convalidação de estudos.

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 São atos de regularização de uma Unidade Escolar: o credenciamento, as autorizações e
reconhecimentos de curso e suas respectivas renovações.

Credenciamento

O que é? – É o Ato pelo qual se declara que a instituição está apta a funcionar para ministrar os
cursos nos níveis e modalidades pretendidos.

ATENÇÃO: Caso a Unidade Escolar venha ofertar outra modalidade de ensino, esta deverá solicitar
novo credenciamento.

Quando fazer? – O pedido de credenciamento da Unidade Escolar, pública ou privada, sob forma de
processo, será protocolizado nas Diretorias Regionais de Ensino da SEDUC, no prazo máximo de 30 dias
após o início de seu funcionamento.

Que implicações acontecerão se não se observar esse prazo? - A não observância deste prazo
implicará em responsabilidade da mantenedora perante a com Unidade Escolar e os órgãos públicos.

Documentos necessários para instrução do processo:

a. Ofício a(o) Titular da Pasta da SEDUC, encaminhado pelo(a) diretor(a) da Unidade Escolar,
apresentando o Processo de Credenciamento;
b. Ofício a (o) Presidente do CEE-TO, solicitando parecer conclusivo;
c. Dados relativos à Unidade Escolar:
 identificação (nome, endereço, telefone/fax e e-mail);
 Relatório de Inspeção da DRE (Anexo I da Resolução 065/2004).
Autorização para Funcionamento de Curso

O que é? - É o Ato pelo qual a Unidade Escolar credenciada recebe do CEE-TO chancela de legalidade para
oferta de seus cursos, por tempo indeterminado.

Qual é o período de validade do Ato de Autorização? - O Ato de Autorização para Funcionamento de

Cursos terá validade por um período mínimo de três e máximo de cinco anos. Este período está explícito em
cada Ato.

Documentos necessários para instruir o processo de Autorização:

a) Para Unidades Escolares Públicas

15
 Ofício a(o) Titular da Pasta da SEDUC, encaminhado pelo(a) diretor da Unidade Escolar,
apresentando o Processo de Autorização;

 Ofício a(o) Presidente do CEE-TO solicitando parecer conclusivo;

 Dados relativos à Unidade Escolar:
 identificação: nome, endereço, telefone/fax e e-mail;
 cópia da Lei de Criação e Portaria de Credenciamento ou prova de protocolo do mesmo;
 dados de identificação pessoal e funcional do(a) diretor(a) e do(a) coordenador(a) de secretaria,
com os respectivos atos de designação;
 fotografias:

• da fachada principal do prédio;

• de todas as salas de aula;
• dos sanitários (masculino e feminino);
• do muro ou alambrado e áreas externas;
• do pátio e da quadra de esporte, se houver;
• da cozinha e depósito de merenda escolar;
• outras.
Relatório de Inspeção da DRE (Anexo II da Resolução 065/2004)

b) Para Unidade Escolar Privada

23
 Ofício a (o) Titular da Pasta, encaminhado pela mantenedora, apresentando o Processo de
Autorização;
 Ofício a (o) Presidente do CEE-TO solicitando parecer conclusivo;
 Dados sobre a Unidade Escolar:

• - identificação: nome, endereço, telefone/fax e e-mail;

• - cópia do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica;
• - Alvará de Licença para funcionamento expedido pela Prefeitura;
• - Certidões Negativas de débitos das Fazendas Públicas Federal, Estadual e Municipal;

 tabela de salários dos professores e servidores técnico-administrativos;

 se a mantenedora for constituída de dois ou mais sócios – sociedade civil, apresentar o contrato
registrado em cartório; se outra forma de sociedade, apresentar documento pertinente;
 ato de aprovação do Regimento Escolar e da Estrutura Escolar ou cópia do protocolo de
tramitação, ou ainda o termo de opção por um já aprovado;

16
  Relatório de Inspeção da DRE (Anexo I).
Reconhecimento/Renovação de Reconhecimento

O que é? - É o Ato pelo qual o CEE-TO outorga as prerrogativas que consolidam o fazer pedagógico da
Unidade Escolar, mediante análise e comparação dos esforços empreendidos e dos resultados alcançados
durante o tempo em que a instituição esteve autorizada.

O Ato de Reconhecimento terá validade por um período mínimo de três e máximo de seis anos.

Quando e Como fazer? - Noventa dias antes de expirar o Ato de Autorização, protocolizar o processo junto
à DRE com os seguintes documentos:

 Ofício a (o) Titular da Pasta da SEDUC, encaminhado pelo (a) diretor (a) da Unidade Escolar
pública ou mantenedora, apresentando o Processo de Reconhecimento ou Renovação;
 Ofício a (o) Presidente do CEE-TO solicitando Reconhecimento/Renovação;
 Dados sobre o estabelecimento de ensino:

• - comprovantes de que a Unidade Escolar está cumprindo a legislação trabalhista quanto aos
contratos e salários (para escolas privadas);
• - Certificado de regularidade com o FGTS e com INSS (Certidão Negativa de Débitos Relativos
às Contribuições Previdenciárias e as de Terceiros);

 Relatório de Inspeção da DRE (Anexo III da Resolução 065/2004);

 Tabela de anuidade/mensalidade escolar (Unidade Escolar privada);
 fotos, se houver alteração na estrutura física;
 anexar o último Ato de regularização do curso.

REVALIDAÇÃO DE ESTUDOS

Fundamentação Legal: Resolução do CEE-TO nº 026, de 22 de fevereiro de 2001.

O que é? - É o ato do CEE-TO que confere validade em âmbito nacional a cursos realizados no exterior.

Como instruir o processo?

 Ofício do(a) interessado(a) ou responsável, caso o aluno seja menor de idade, endereçado a(o)
Presidente do CEE-TO solicitando a Revalidação de Estudos;
 cópias dos documentos pessoais;
 comprovante de endereço;

17
  cópia autenticada do Histórico Escolar ou de Certificado/Diploma dos estudos realizados no
Brasil e exterior;
 Relatório da DRE.

ATENÇÃO:
a) Os comprovantes de estudos feitos no exterior devem ser apresentados na língua original, com vistos das autoridades
diplomáticas, acompanhados de tradução feita por um tradutor juramentado e demais formalidades;

b) Enquanto o interessado estiver providenciando os documentos escolares, a direção da escola poderá autorizar, pelo prazo
de sessenta dias, sua frequência na série que julgar conveniente, em face dos estudos realizados e da avaliação a que for
submetido, efetuando, após a entrega de documentos, sua matrícula na série/ano para qual foi reconhecida a equivalência,
computando-se a assiduidade desde o início da frequência (Resolução 077/02);
c) Todas as solicitações de atos regulamentares deverão ter a anuência da Diretoria Regional de Ensino para posterior
encaminhamento a SEDUC/CEE-TO.

DIÁRIOS DE CLASSE

Dentre as atribuições do Coordenador de Secretaria, juntamente com o diretor adjunto, também está
a de ORGANIZAR os Diários de Classe que é um instrumento de escrituração escolar utilizado pelo corpo
docente com a finalidade de registrar e documentar a freqüência e o aproveitamento individual do aluno
regularmente matriculado, bem como todo conteúdo ministrado àquela turma.

Cumpre ao responsável pela função de Coordenador de Secretaria, conforme o Regimento Escolar -

Padrão SEDUC:

 assessorar os professores na correta escrituração dos diários de classe;

 emitir os diários de classe com o cabeçalho e os dados de identificação preenchidos, com a listagem
dos alunos regularmente matriculados (em ordem alfabética), por turma, turno, ano/série conforme a
estrutura curricular vigente;
 registrar ao lado do nome do aluno a movimentação com a referida data: transferido, abandono,
reclassificação, a data da matrícula para os admitidos após a confecção do diário do 1º bimestre e
outros, conforme legenda dos diários de classe;
 providenciar a inclusão do nome do aluno regularmente matriculado na listagem do diário de classe;
 arquivar após o término do bimestre/período todos os diários de classe devidamente conferidos e
assinados.

A SEDUC disponibiliza nas unidades escolares da Rede a utilização do Diário de Classe manual e
informatizado. Todas as orientações desse instrumento de escrituração escolar deverão ser em conformidade
com o Manual de Orientação do Diário de Classe.

ATENÇÃO:

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  Depois de preenchido e assinado pelo professor, o Diário de Classe deverá ser entregue ao Suporte
Pedagógico para conferência dos registros e posterior autenticação e repasse à Secretaria da Unidade
Escolar;
 O Diário de Classe, por ser um importante documento da vida estudantil, está sujeito à consulta,
verificação e guarda, devendo permanecer na secretaria da Unidade Escolar;
 Deverá ter um espaço específico para guarda (armário) tanto no Arquivo Ativo como no Passivo;
 Deverá ser organizado por ano/série/período, turma e ano de vigência, além de encadernado;
 Não é permitido ao professor acrescentar nomes de alunos nos diários de classe manual (função
exclusiva do coordenador de secretaria da Unidade Escolar);
 No diário informatizado, o professor somente acrescentará o nome do aluno com a permissão por
escrito do Coordenador de Secretaria da Unidade Escolar;
 Criar uma pasta no computador servidor da Unidade Escolar para arquivo dos diários
informatizados;
 O preenchimento e assinaturas deverão ser feitos com caneta esferográfica azul ou preta, não sendo
permitida troca desta cor no decorrer do documento;

 Não escrever a lápis ou caneta vermelha, nem mesmo pequenas informações, bem como não
rabiscar, rasurar, usar corretivo ou fazer qualquer tipo de colagem no Diário de Classe.

ANÁLISE E REGISTRO DE DIPLOMAS E CERTIFICADOS

Certificado: Documento Escolar que comprova a conclusão total ou parcial do ensino médio ou
módulos da educação profissional técnica de nível médio.

Diploma: Documento Escolar de conclusão de um curso técnico.

Para montagem de Processo de Registro de Diploma e Certificado são necessários:

 - comprovante de conclusão do ensino fundamental (histórico escolar) ou citação do amparo

legal, para quem não puder comprovar;
 - histórico escolar do curso concluído;
 - transferência, caso o aluno venha de outra Unidade Escolar;
 - certidão de nascimento ou casamento;
 - carteira de identidade;
 - documento que comprove que o aluno está em dia com o serviço militar (p/ homens entre 19 e
45 anos de idade).

Em caso de divergência entre os dados constantes da Carteira de Identidade e os dados constantes na Certidão de
Nascimento ou Casamento, prevalecem os dados da Certidão de Nascimento ou Casamento.

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Devem constar na Unidade Escolar os seguintes documentos, para que

seja realizada a análise e o registro do Diploma ou Certificado:

 ato de legalização do curso, que pode ser resolução de autorização, portaria de reconhecimento
ou de renovação de reconhecimento;
 estruturas curriculares cursadas pelo aluno;
 ata de resultados finais assinadas pelo Diretor e Coordenador de Secretaria e autenticadas pelo
Inspetor Escolar da Diretoria Regional de Ensino.

Procedimentos para o preenchimento do Certificado/Diploma:

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FRENTE:

1. Escrever o nome do estabelecimento de ensino por extenso, de acordo com o ato de autorização, emitido
pelo CEE-TO (indicamos não usar abreviações);
2. Endereço completo, por extenso, incluindo cidade e estado;

ATENÇÃO: quando se tratar de Unidade Escolar extinta, o endereço deverá ser o da Diretoria
Regional de Ensino.

3. Nome da entidade mantenedora, proceder da seguinte forma:

a) para Unidade Escolar pública/extinta: Secretaria da Educação e Cultura;
b) para Unidade Escolar Conveniada: além da entidade mantenedora própria, acrescentar o nome da
convenente;
c) para Unidade Escolar privada: a mantenedora da instituição.
d) Para Unidade Escolar privada/extinta: além da entidade mantenedora própria, acrescentar
SEDUC. 33
4. Número da resolução que autorizou, ou portaria que reconheceu ou renovou o reconhecimento do curso,
não esquecendo que se registra o ato que estava em vigor na época que o(a) aluno(a) concluiu o curso.

ATENÇÃO: lembre-se que Resolução de Autorização é um ato do CEE-TO. Exemplo: Resolução de

Autorização do CEE-TO nº 324/07.

Reconhecimento ou renovação do reconhecimento é uma Portaria da SEDUC. Exemplo: Portaria de

Reconhecimento nº 234/07. SEDUC – TO.

2ª via é cópia fiel do original, atualizando somente a data de expedição e registrando no campo de observação dados
referentes ao 1º Registro. Caso a Unidade Escolar não tenha condições de informar os dados do registro anterior, colocar-
se-á a observação: “Nada consta do registro anterior!”

5. Digitar o nome completo do estabelecimento por extenso. Exemplo: o Diretor do Centro de Ensino
Médio José de Alencar...
6. Transcrever os dados pessoais do concluinte retirados da certidão de nascimento ou casamento.
a. nome completo;
b. nacionalidade;
c. naturalidade;
d. data de nascimento;
e. número da cédula de identidade/órgão expedidor.

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7. Registrar dia, mês e ano de conclusão do curso, conforme registro na Ata de Resultados Finais.
7.1 Identificar o nome do curso, de acordo com a estrutura curricular aprovada pelo CEE-TO. Exemplos:
a) Ensino Médio – Curso Médio Básico, ano;
b) Ensino Médio – EJA – 3º segmento, ano;
c) Ensino Médio na modalidade normal, ano.
ATENÇÃO:
- Quando ocorrerem casos em que o curso foi aprovado com a nomenclatura de 2º grau não profissionalizante e a Lei nº 9.394/96
já estava em vigência, a Unidade Escolar deve corrigir esta nomenclatura para curso médio básico.
- Quando se tratar de curso Educação Profissional Técnico, utilizar termologia do Catálogo Nacional dos Cursos Técnicos.

8. Na fundamentação legal do curso deverá constar o seguinte:

I. Para o curso de nível médio:
a) Concluído até o ano de 1996, usar-se-á: “Lei nº 5.692/71, revogada pela Lei nº 9.394/96,
e o disposto no Regimento Escolar – Padrão SEDUC”;
b) Concluído após o ano de 1996, usar-se-á: “Lei nº 9.394/96, art. 24, inciso VII, e o
disposto no Regimento Escolar – Padrão SEDUC”.
II. Para o Curso Técnico em Nível de Ensino Médio:
Concluído até 2000, usar-se-á: “Lei 5.692/71, revogada pela Lei nº 9.394/96, bem como o disposto no
Regimento Escolar”.
III. Para o Curso Profissional de Nível Técnico:
a) Concluído a partir de 1997, usar-se-á: “Lei nº 9.394/96, art. 24, inciso VII e art. 41, parágrafo
único, bem como o disposto no Regimento Escolar”.
b) Concluído em conformidade com os Decretos do CNE nº 2.208/97 e 5.154/04, usar-se-á:
“ Lei nº 9.394/96, art. 24, inciso VII e art. 41, parágrafo único, bem como o disposto no Plano de Curso aprovado
pela Resolução nº _____/____/______ do Conselho Estadual de Educação do Tocantins”.

IV. Para os cursos denominados Pós-Médios, usar-se-á: “Lei nº 9.394/96 art.24, inciso VII, e Art. 81, bem
como o disposto no Regimento Escolar – Padrão SEDUC”.
V. Para o curso médio, na modalidade normal, usar-se-á: “Lei 9.394/96, art. 24, inciso VII, e art. 62, bem
como o disposto no Regimento Escolar – Padrão SEDUC”.
9. Registrar local, dia, mês e ano de expedição do diploma ou certificado.
Cada vez que o certificado/diploma for devolvido para correções, a data da expedição deverá ser
atualizada. Estando correto, não será preciso refazê-lo.
10. Carimbo e assinatura do diretor(a) e do coordenador(a) de secretaria para todas as unidades
escolares. Em se tratando de unidades escolares públicas, acrescenta as respectivas portarias, no caso
do coordenador de secretaria, a matrícula funcional.
35

Nos casos de impedimento do diretor, o coordenador de secretaria pode assinar os certificados, os diplomas e
os históricos escolares pelo diretor e vice-versa. Não é permitido rubricar.

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Nas unidades escolares onde não houver Diretor e/ou Coordenador de Secretaria, bem como nas unidades
escolares extintas, assinarão os Diplomas e/ou Certificados, o Coordenador de Gestão Pedagógica da
Diretoria Regional de Ensino, juntamente com o (a) Inspetor Escolar (a) da referida Unidade Escolar

11. Assinatura do Titulado será feita por ocasião da entrega do documento ao aluno. Este deverá assinar
na presença do servidor responsável, no ato da entrega pela Unidade Escolar.
12. Os dados referentes à Unidade Escolar deverão constar ao lado direito do certificado/diploma,
conforme segue: (podendo ser carimbo ou impresso)
a) nome da Unidade Escolar;
b) Lei de Criação para Unidade Escolar pública e CNPJ para Unidade Escolar privada;
c) endereço completo.

Como proceder ao preenchimento do verso do diploma/certificado

1.

2.

3.

1) Campo destinado ao carimbo de registro de diploma ou certificado, hoje feito pela Coordenação de
Gestão Pedagógica/Inspeção Escolar das Diretorias Regionais de Ensino e por algumas unidades
escolares já autorizadas;
2) Para Diploma – espaço reservado para o órgão de fiscalização profissional;
3) Registrar a observação.
Este Certificado/Diploma só terá validade mediante apresentação do respectivo histórico escolar.
35
É BOM SABER!!!

Serão aproveitadas disciplinas da parte diversificada do currículo quando o aluno for transferido, mesmo
que a disciplina da Unidade Escolar de origem for diferente da estabelecida no currículo da Unidade
Escolar de destino. Resolução do CEE-TO nº 077/2002.
 Quando a Unidade Escolar receber aluno cursando, deverá aproveitar a(s) nota(s) da(s) disciplina(s)
da parte diversificada do bimestre concluído. Quanto aos outro(s) bimestre(s), cursar normalmente
pela estrutura curricular da Unidade Escolar de destino.

23
  Quando a Unidade Escolar se deparar com casos em que o aluno não tiver cursando nenhuma
disciplina da parte diversificada, far-se-á o amparo pela Resolução do CEE-TO nº 077/2002, art.
25.
Da Educação Física
Para justificar a dispensa de Educação Física usar-se-á:
I. Para aluno dispensado entre os anos de 1977 a 1987: “Lei Federal nº 6.503, de 13 de dezembro de
1977, alterada pela Lei nº 7.692, de 20 de dezembro de 1988.”
II. Para aluno dispensado nos anos de 1988 e 1989: “Lei Federal nº 7.692, de 20 de dezembro de
1988”.
III. Para aluno dispensado no ano de 1990: “Resolução CEE – TO nº 020/90, amparada pela Lei
Federal nº 7.692/88”.
IV. Para aluno dispensado entre o ano de 1991 ao ano de 1998: “Resolução CEE-TO nº 066/91,
alterada pela Resolução nº 025/99, ambas do Conselho Estadual de Educação – TO”.
V. Para aluno dispensado entre os anos de 1999 a 2004: “Resolução CEE-TO nº 25/99. Esta
observação é válida, também, para os alunos do turno noturno do ano letivo de 2004”.
VI. Para aluno dispensado a partir do ano de 2005:” Resolução do CEE-TO nº 66/2005”.

Quando junstificada, para efeitos de registro da carga horária total do curso, exclui-se a carga
horária referente à disciplina não cursada.

Do aproveitamento de Estudo
Ocorre aproveitamento de estudo, quando a disciplina cursada com êxito pelo aluno na Unidade
Escolar de origem, tenha conteúdos afins com a disciplina de conclusão da Unidade Escolar de destino.
Havendo aproveitamento de estudo, a Unidade Escolar de destino transcreverá no Histórico a carga
horária, efetivamente cumprida pelo aluno na Unidade Escolar de origem para fins de cálculo da carga
horária total do curso.
Os aproveitamentos mais freqüentes são:
a) LPLB para Língua Portuguesa; 37
b) Educação Artística para Arte.
O aproveitamento será registrar mediante um asterisco (*) no quadrante da nota aproveitada. No
campo de observação, do histórico escolar, registrar-se-á *“Aproveitamento de Estudo”.
Reforçando: O aproveitamento de estudo não se resume somente nas disciplinas acima, mas sempre que as
disciplinas cursadas na Unidade Escolar de origem tenham conteúdos afins com a disciplina de conclusão da
Unidade Escolar de destino.
As disciplinas: Noções de Filosofia e Sociologia serão aproveitadas tanto a nomenclatura como as
notas, conforme foram cursadas.
Exemplo:
Disciplina 1ª série/2002 2ª série/2003 3ª série/2004
Noções de Filosofia e Sociologia 7,0 7,5 -

24
 Filosofia - - 8,5
Sociologia - - 8,0

O mesmo ocorre com as disciplinas Ciências Físicas e Biológicas e Língua Portuguesa quando esta
vier dissociada de Literatura Brasileira.
Não é necessário fazer aproveitamento de estudo da disciplina Língua Estrangeira Moderna – Inglês
para Língua Inglesa e vice-versa. A Unidade Escolar deve apenas conservar a nomenclatura da disciplina que
consta da estrutura curricular de conclusão.
ATENÇÃO:
1) No histórico escolar de estudos realizados nas Unidades Escolares da rede pública estadual no ano
de 1999, deverá constar que a carga horária de Educação Física foi inserida na carga horária de
Língua Portuguesa ou Matemática.
2) O aluno estava estudando um curso técnico, e, por um motivo ou outro, não fez o estágio. Neste
caso a Unidade Escolar deverá proceder da seguinte forma:
a) se possível, o aluno deverá realizar o estágio;
b) não sendo possível realizar o estágio, somar a carga horária das disciplinas da base
nacional comum. Se atingir o mínimo exigido por lei, isto é, 2.400 horas na vigência da
Lei 9.394/96, e 2.160 horas na vigência da Lei 5.692/71. Alcançando um destes
patamares (carga horária) a Unidade Escolar pode emitir o certificado.
ATENÇÃO: Para emissão do histórico no caso do item b, as disciplinas da formação especial são
escrituradas abaixo das disciplinas da base nacional comum como extracurricular.

3) Por ocasião da emissão do histórico escolar de um aluno do ensino médio a escola percebe que o
mesmo não cursou algumas disciplinas. Se as disciplinas forem da formação geral ou da parte
diversificada, somente ocorrerá adaptação quando o estudo da disciplina não tiver sido feito em
39 a ser ministrado pelo aluno
qualquer ano/série ou período da Unidade Escolar de origem e não vier
em pelo menos um(a) ano/série ou período na Unidade Escolar de destino (Resolução do CEE-TO,
nº 077/2002). Caso haja lacuna em algum(a) ano/série, a observação que deve constar no histórico
é a seguinte: “nome da disciplina do(a) ........ano/série está amparada pela Resolução do CEE-TO
nº 077/2002, art.24”.

ATENÇÃO: Essa prática(de amparo de lacuna) em hipótese alguma deve ser aplicada em casos de cursos
técnicos nas disciplinas de formação especial.

4) Nos documentos escolares de alunos oriundos do Projeto SOME ou Fique Ligado ou mesmo do
Direito de Aprender, hoje em execução, registra-se a Resolução que autorizou o projeto/programa,
ou seja, Resolução nº 077/93 para o Projeto SOME, Resolução nº 25/97 e Resolução nº 017/2000
para o Projeto Fique Ligado e Resolução nº 088/04 para o Programa Direito de Aprender.
Nestes casos, no certificado ainda deve constar o carimbo próprio do Projeto/Programa com os dados:
25
 a) nome do Projeto tal qual na Resolução.
b) Resolução nº_________ de ______/______/________.
5) Na escrituração do Histórico Escolar de alunos que concluíram/concluem ano/série/período em que
a carga horária é total, registra-se carga horária total do(a) ano/série/período, abaixo da última
disciplina.
6) Quando a Unidade Escolar receber aluno de outros Estados com histórico escolar no qual não
consta a carga horária, o primeiro passo é contatar com a escola de origem para obter a carga
horária. Caso não consiga, atribuir à carga horária mínima do nosso Sistema (Parecer CEE-TO nº
105/2000). 39

a) Quando ocorrerem casos em que a Unidade Escolar receber aluno oriundo do ENCCEJA,
esta deve adequá-lo à estrutura curricular de conclusão, e a escrituração do histórico é a
seguinte: colocar as notas obtidas no ENCCEJA na 3ª série e fechar os espaços referentes à
1ª e 2ª séries;
b) colocar no campo da observação: “As disciplinas sem carga horária foram concluídas
através do ENCCEJA/SEDUC”.
7) Quando ocorrerem casos em que o aluno concluiu o ensino fundamental depois de
ter concluído o ensino médio, a observação será a seguinte: ”A conclusão do ensino fundamental
está amparada pela Resolução CEE-TO nº 086/99)”.
8) Casos em que o aluno fez somente a formação especial de um curso técnico, pelo
fato de já ter concluído o ensino médio, proceder à escrituração no histórico da forma seguinte:
a) registrar os resultados obtidos pelo aluno no primeiro curso, no que se refere ao Núcleo
Comum;
b) constar no campo de observação: “As disciplinas do Núcleo Comum estão amparadas pela
Resolução CEE-TO nº 068/93”.
9. Ao receber Histórico Escolar com notas em forma de conceitos proceder da forma seguinte:
a) aluno cursando - converter os conceitos em notas, caso tenha a legenda. Não tendo, contatar com
a escola de origem para obter os valores;
b) quando não for possível obter os valores da legenda e o aluno estiver cursando, a Unidade
Escolar pode lançar mão dos procedimentos de reclassificação;
c) ano/série/período concluído, conservar os conceitos, considerando o resultado final do período.
10. É necessário constar no histórico escolar as observações quanto à adaptação e exames especiais.
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11. Quando se tratar de estudos revalidados, o preenchimento do histórico deve ser feito fechando o
campo das notas da série revalidada e colocando o número do Parecer do CEE-TO no campo de
observações.

NÃO ESQUEÇA!!!
a) Constar no cabeçalho da Ata de Resultados Finais, a situação a que se refere Exame Especial,
Dependência, Classificação e Reclassificação.
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 b) Estar atento ao uso da vírgula quando do registro das notas, observando sempre o prescrito no
Regimento da Unidade Escolar.
c) Não utilizar corretivo, rasuras e borrões nos documentos escolares.

DICAS IMPORTANTES
 Deixar a mesa sempre em ordem, sem excesso de papéis e outros;
 Manter os equipamentos em condições de uso e em seus devidos lugares;
 Manter a atenção redobrada quando estiver conferindo a documentação escolar;
 Não perder a calma diante de situações difíceis;
 Evitar choque de opiniões, sempre chegar a um consenso;
 Cumprir e fazer cumprir as determinações de superiores hierárquicos;
 Distribuir as tarefas inerentes à Secretaria entre os auxiliares; delegar, confiar e cobrar;
 Iniciar o dia com tarefas mais demoradas que exijam maior esforço físico e/ou mental;
 Rever todo o expediente a ser submetido ao despacho do diretor;
 Apresentar ao diretor, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
 Atender ao telefone dizendo o nome do estabelecimento de ensino e seu nome, com nitidez,
repetindo tantas vezes quanto necessário até que seja compreendido;
 Nunca se exaltar ou responder com impertinência a quem quer que seja;
 Deixar disponível junto ao telefone caneta e bloco de anotações;
 Evitar desperdícios de materiais de expediente;
 Priorizar o atendimento pessoal ao atendimento telefônico.

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