Communication

and Presentation
Skills
Agenda
1. Membangun Komunikasi yang Produktif

2. Tahapan dalam Mempersiapkan Komunikasi di depan

Publik

3. Ketrampilan Menyampaikan Presentasi

4. Panduan Menyusun Tampilan Presentasi

Membangun Komunikasi yang
Produktif
Komunikasi yang konstruktif merupakan kunci
keberhasilan membangun hubungan
interpersonal. Dan keberhasilan membangun
hubungan interpersonal merupakan jalur meraih
kesuksesan pekerjaan
Komposisi dari Suatu Pesan

VOKAL
Apa yang kita
dengar
Nada suara
Kejelasan suara
Ekspresi verbal Kata-Kata VERBAL

Apa yang kita lihat atau rasakan

Ekspresi wajah
Pakaian dan penampilan
Postur tubuh
Kontak mata
Sentuhan
VISUAL Gerakan tangan
Mengajukan Gagasan

1. Tarik minat pendengar.

2. Sampaikan ide/opini Anda dengan jelas
3. Tunjukkan data pendukung
4. Berikan kesempatan pada pendengar untuk
memberikan respons
5. Kesimpulan dan Follow Up
Mengajukan Gagasan
1. Tarik minat pendengar.
‘Kata Pembuka’ yang Anda gunakan harus dapat menarik minat
pendengar.
Contoh:
“Saya mempunyai sebuah ide bagaimana kita dapat meningkatkan service
kita kepada para pelanggan.”
2. Sampaikan ide/opini Anda dengan jelas
- Terstruktur dan mudah dimengerti (Berurutan 1  2  3)
- Disertai argumetasi logis
Contoh:
“Saya sudah meneliti penyebab dari kelambatan pelayanan yang kita
berikan kepada para pelanggan. Pertama, ada beberapa pelanggan yang
melakukan banyak transaksi sehingga memakan waktu lama. Kedua….”
Mengajukan Gagasan
(lanjutan)

3. Tunjukkan data pendukung

- Laporan, data, statistik, diagram, gambar, dll.
- Contoh, fakta, pengalaman, dll.
Contoh:
“Ini adalah jenis transaksi beserta waktu yang diperlukan untuk
menyelesaikan transaksi tersebut. Data ini saya kumpulkan selama satu
bulan terakhir.”
4. Berikan kesempatan pada pendengar untuk memberikan respons
5. Kesimpulan dan Follow Up
- Tekankan kembali apa yang ingin sampaikan
- Ajukan usulan dan follow up
Suara (Vokal)
Suara ditentukan oleh 3 faktor:

ENERGY Energi suara Anda merefleksikan

ENERGY sikap dan antusiasime
:
KECEPATAN
KECEPATAN Kecepatan normal 125 kata per menit.

:
INTONASI
INTONASI Monoton, pelan, keras.

: Ketiga faktor di atas menentukan

KUALITAS
KUALITAS
kualitas suara Anda.
Visual
 Kontak Mata
 Ekspresi Wajah
 Gerak Tubuh
 Pakaian dan Penampilan
Visual (lanjutan)
1. Kontak Mata
 Melihat pada pendengar
 Dalam kelompok: melihat seimbang pada setiap
pendengar (kiri, kanan, depan)
 Menunjukkan minat
2. Ekspresi Wajah
 Senyum
 Rileks (jangan tegang)
Visual (lanjutan)

3. Gerak Tubuh:
 Percaya diri
 Menghadap pendengar
 Terkontrol
Hindari:
 Tangan disaku
 Melipat tangan
 Bergoyang-goyang
4. Pakaian dan Penampilan
 Pantas, Berpakaian sesuai dengan situasi
 Kesan pertama adalah yang terpenting
Gaya Komunikasi yang Negatif
Deflecting: Mengubah fokus pembicaraan.
Contoh:
 “Saya juga pernah punya pengalaman seperti itu…”
(lanjutkan dengan menceritakan pengalamannya
sendiri.)

Advising: Memberikan arahan, evaluasi, pendapat pribadi,

atau petunjuk.
Contoh:
 “Kamu seharusnya …”
Gaya Komunikasi yang Positif

Probing: Mengajukan pertanyaan lebih lanjut tentang apa

yang baru diceritakan.
Contoh:
 “Mengapa kamu lakukan itu?”

Reflecting: Mengucapkan kembali dengan kata-kata sendiri

untuk menunjukkan pengertian dan penerimaan.
Contoh:
 “Memang sulit kalau berada situasi seperti itu.”
Tujuh Prinsip
Komunikasi yang Suportif

 Berorientasi pada masalah, bukan pada pribadi.

Bagaimana kita bisa menyelesaikan masalah ini?
Kamu yang jadi penyebab dari semua masalah ini.
 Ada kesesuaian antara apa yang dikatakan dengan yang
dirasakan.
Saya kecewa dengan apa yang anda lakukan tadi pagi.
Kecewa? Siapa yang kecewa?
 Bersifat deskriptif, bukan evaluatif.
Yang terjadi adalah ….
Kamu salah!
Tujuh Prinsip
Komunikasi yang Suportif
(lanjutan)

 Menghargai orang yang diajak bicara.

Kamu punya saran?
Lakukan seperti yang saya katakan tadi!
 Bersifat spesifik, bukannya global.
Sudah tiga kali kamu terlambat datang.
Kamu selalu datang terlambat.
 Bersifat dua arah, tidak menyela, tidak mendominasi.
Menyambung yang kamu katakan tadi…
Kita hari ini akan membicarakan … (tidak peduli apa yang mau
dibicarakan oleh mentee.)
Tujuh Prinsip
Komunikasi yang Suportif
(lanjutan)

 Bertanggung jawab atas apa yang dikatakan.

Saya berpendapat …
Kami berpendapat …
Atasan kamu meminta kamu untuk … (padahal dia tidak
mengatakan itu pada anda).
Langkah-langkah dalam Menyiapkan
Presentasi didepan Publik
Ketika Akan Presentasi, ANDA KHAWATIR

• Gagal

• Ditertawakan

• Tidak Bisa Menjawab

• Tidak Disukai

• ...
SEHINGGA...

• Gemetar

• Gugup

• Tangan Basah & Dingin

• Suara Mengecil

• Tidak Yakin

• …...

a ja rr!!
tu WW a ja
IItu
MENANGANI RASA KHAWATIR

1. Terorganisir
2. Visualisasi
3. Latihan
4. Bernafas
5. Relaksasi
6. Hilangkan Ketegangan
7. Bergerak
8. Kontak Mata Dengan Audiens
8 LANGKAH MENYIAPKAN
PRESENTASI
1. Menganalisa Pendengar
2. Mengembangkan: Posisi - Aksi - Manfaat
3. Tuliskan Gagasan Utama
4. Kembangkan Pendukung
5. Kembangkan Pendahuluan & Konklusi
6. Formulasikan Preview & Review
7. Kembangkan Slides Atau Alat Bantu Visual Lain
8. Buat Handouts
LANGKAH 1:
MENGANALISA PENDENGAR

• Kebutuhan

• Sikap

• Pengetahuan

• Lingkungan

• Informasi Demografis
LEMBARAN MENGANALISA
PENDENGAR

Pendengar Kebutuhan Sikap Pengetahuan Lain-Lain

Tentang
Topik
LANGKAH 2: MENGEMBANGKAN
POSISI-AKSI-MANFAAT

 POSISI  Pendapat Anda Tentang Suatu Topik.

“Pupuk buatan pabrik sekarang sudah terlalu langka, & memakan
biaya terlalu tinggi untuk pemakaian di sawah”

 AKSI  Apa Yang Perlu Dilakukan Pendengar.

“Kita perlu membuat pusat pembuatan pupuk organik, semua petani
harus mengumpulkan kotoran sapi/kerbau untuk sistem baru ini.”

 MANFAAT  Apa Keuntungan Bagi Audiens

“Dengan demikian kerja kita tidak tergantung pada pabrik pupuk &
menghemat uang.”
LANGKAH 3: TULISKAN
GAGASAN UTAMA

 Brainstorm Sebanyak Mungkin Gagasan Utama

 Gunakan Post-Its
 Eliminir Hingga Tinggal 4-5 Gagasan

Masalah
Masalah Kemampuan Manfaat
Dengan
Dengan Kemampuan
Dari Sistem Manfaat
Dari
Sistem
SistemYang
Yang Dari Sistem
Baru Dari
Sistem
Ada
Ada Baru SistemBaru
Baru
 LANGKAH 4: MENGEMBANGKAN
GAGASAN PENDUKUNG

MasalahDengan
Masalah Dengan Kemampuan
Kemampuan Manfaat
Manfaat
Sistem Yang
Sistem Yang Dari
Dari Dari
Dari GAGASAN
Ada SistemBaru
Baru SistemBaru
Baru
Ada Sistem Sistem UTAMA

Sistem Lama Teknologi Untuk Menghemat

Sudah Komunikasi Antar Biaya
USang Departemen Komunikasi

Masalah Dengan Automatisasi Tidak

Sistem Yang Aktivitas Tergantung
Ada Supplier Luar
GAGASAN
PENDUKUNG
Banyak Kecepatan Printer Menjadi Lebih
Kerusakan Yang Tinggi Kompetitif

Sulit Mengganti Membuat Proposal

Komponen Yang Responsif
 LATIHAN MEMPERSIAPKAN BAHAN
PRESENTASI:
GAGASAN UTAMA & GAGASAN PENDUKUNG

 Siapkan Topik Presentasi: 15 Menit

 Siapkan Gagasan Utama dan Gagasan Pendukung dari Topik Anda
 Berdasarkan urutan gagasan topik presentasi Anda, siapkan bahan
presentasi Anda pada slide transparansi yang disediakan.
 Sharing Session
LANGKAH 5: MENGEMBANGKAN
PENDAHULUAN DAN PENUTUP

PENDAHULUAN

 Perkenalan
 Kalimat Posisi - Aksi - Manfaat
 Menarik Perhatian Dengan:
- Anekdot
- Humor
- Pertanyaan Melibatkan
- Pertanyaan Retorik
- Kalimat “Shocking”
- Quotation
 Nada Keterlibatan
LANGKAH 5: MENGEMBANGKAN
PENDAHULUAN DAN PENUTUP

PENUTUP

 Ringkasan
 Langkah Selanjutnya
 Terima kasih
LANGKAH 6 - FORMULASIKAN PREVIEW & REVIEW

 PREVIEW Apa Yang Akan Anda Lalui

 REVIEW Apa Yang Telah Anda Lalui

DASAR DALAM
MEMBERI UMPAN BALIK

• Dengan Hormat
• Tujuan: Membangun Kinerja Dan Kepercayaan Diri
• Spesifik
• Jumlah & Waktu yang Tepat
• Untuk Kritik: “Positif” Dulu, baru “Yang Perlu
Ditingkatkan”
LANGKAH 7: GUNAKAN SLIDES
ATAU ALAT BANTU VISUAL LAINNYA

GunakanAlat
Gunakan AlatBantu
Bantu JanganGunakan
Jangan GunakanAlat
Alat
Visual
Visual BantuVisual
Bantu Visual

1. Memfokuskan perhatian 1. Membuat impresi dengan

pendengar
2. Menekankan pernyataan
Anda
3. Menarik perhatian
4. Mengilustrasikan hal-hal
yang sulit divisualisasi
detail & animasi
2. Menghindari interaksi
dengan audiens
3. Menyampaikan ide yang
sederhana & bisa melalui
kalimat saja.
LANGKAH 8: BUAT HAND-OUTS

3 Alasan Menggunakan Hand-Outs

A. Menekankan Informasi Penting

B. Meringkaskan Langkah-Langkah Tindakan Untuk

Follow Up

C. Memberi Tambahan Data Rinci

Ketrampilan Menyampaikan
Presentasi
KETRAMPILAN
MENYAMPAIKAN PRESENTASI

 Berdiri Tegas: Tubuh yang Seimbang

 Berjalan/Berpindah dengan Tujuan
 Kontak Mata Seimbang
 Mendengar Untuk Isi & Perasaan
 Menghadap Untuk Mendengar
 Wajah yang Bersahabat
KETRAMPILAN
MENYAMPAIKAN PRESENTASI

Hindari Gerakan Mengganggu:

 Gerakan Gugup
 Bermain Dengan Koin, Spidol, dll.
 Tangan Di Saku
 Melipat Lengan
 MENGENDALIKAN SUARA

 Keras & Jelas

 Gunakan Kata-Kata Yang Positif - “Yakin,” “Percaya.”
 Berhenti Kalau Perlu
 Hindari “Ehm…OK… Ya…Apa…”
 Gunakan Contoh, untuk memperjelas
 Periksa Pendengar Dengan Bertanya Kepada
Orang Paling Belakang
CARA ORANG DEWASA BELAJAR

Visual
Mengikuti ilustrasi?
Membaca instruksi?

Auditorial
Meminta orang lain mengatakan
caranya?

Kinestetik
Mulai mengerjakannya sendiri?
10 TIPS MENGGUNAKAN
ALAT BANTU VISUAL

1. Gunakan Slides Dengan Wajar

- Tidak Lebih Dari 1 Slide Setiap 2 Menit
2. Gunakan Gambar / Grafik
3. Presentasikan Satu Gagasan Per Slide
4. Gunakan Warna Dengan Hati-Hati
5. Slides Bisa Dilihat Dengan Jelas
6. Data Sebaiknya Digrafikkan
7. Hindari Slides Yang Tidak Perlu
8. Gunakan Animasi Sesedikit Mungkin
9. Gunakan Peraturan “5x5” di Setiap Slide
10. Gunakan Nomor Halaman di Setiap Slide
TIPS UTAMA DALAM
MENGGUNAKAN ALAT BANTU VISUAL

REVIEW
REVIEW
SEBELUM
SEBELUMDIPAKAI
DIPAKAI!!!
!!!
MELETAKKAN ALAT BANTU
VISUAL

SEBAIKNYA:

HINDARI:
POSISI BERDIRI

SEBAIKNYA:

HINDARI:
LATIHAN MENYAMPAIKAN
PRESENTASI I
 Siapkan Topik Presentasi: 15 Menit
 Siapkan Alat Bantu Visual
 Latihan Dulu Dalam Pikiran:
- Gagasan Utama & Pendukung,
- Pendahuluan & Penutupan
- Perhatikan suara & bahasa tubuh
 Presentasi: 5 Menit dalam Setiap Kelompok
 Setiap Selesai, Akan Diberi Umpan Balik dari segi:
 Isi & logika
 Bahasa tubuh
 Suara & bahasa
Panduan Menyusun Isi Presentasi
 PANDUAN MEMBUAT
ISI PRESENTASI

HINDARI:

SEBAIKNYA:
JENIS GRAFIK YANG BAIK
 HINDARI...

TIP: K.I.S.S. = Keep It Short & Simple !!!

 MENGGUNAKAN WARNA
DALAM SLIDE

1. Gunakan Template Yang Konsisten Selama Presentasi

2. Umumnya, Gunakan Dasar Polos Untuk OHP, & Warna
yang tidak terlalu mencolok Untuk LCD Projector
3. Kontraskan Warna Tulisan & Dasar
4. Warna Harus Harmoni
5. Jangan Semrawut dengan lebih
dari 3-4 Warna
PERSIAPKAN ALAT BANTU
VISUAL ANDA

 Periksa Komputer & Software

 Periksa OHP / LCD
 Periksa Hand-Outs, Gampang Diambil
 Gunakan Wireless Mic Jika > 50
 Lampu Tidak Terlalu Gelap
 Atur Ruang Duduk Dengan Maksimal
MENGGUNAKAN OHP

 Menguasai tombol-tombol OHP

 Datang lebih awal & atur Posisi OHP + Screen,
 Periksa ruangan presentasi & tombol aliran listrik,
 Sesuaikan penerangan/lampu,
 Berlatih meletakkan & mengganti lembaran transparansi,
 Gunakan lembaran kosong jika tidak ingin merusak
lembaran asli,
 Jangan berdiri di depan OHP.
MENGGUNAKAN FLIPCHARTS

 Pastikan flipchart berdiri kokoh & kuat,

 Warna gelap untuk menulis terang untuk
penekanan,
 Tulisan dalam huruf besar, kira-kira 1,5 inch.
 Gunakan spidol “felt tip”.
 Berusaha selalu berhadapan dengan peserta,

 Tulis persis seperti yang dikatakan peserta,

 Gunakan sebagai fasilitas diskusi,
 MELIBATKAN PESERTA

 Tanya Pertanyaan terbuka

 Hindari Memanggil Nama (untuk pertanyaan dengan
jawaban tertutup: benar/salah)
 Periksa Pemahaman
 Dalam Demo, Libatkan Peserta Dalam Latihan
MENJAWAB PERTANYAAN

 Kontak Mata
 Menunjukkan Minat (Mengangguk, Ekspresi Tertarik)
 Dengarkan Isi & Perasaan

 Tiga langkah untuk menjawab pertanyaan/keberatan:

 Empati
 Menjawab
 Periksa pemahamannya

KalauTidak
Kalau TidakTahu,
Tahu,Katakan
KatakanTidak
TidakTahu
Tahu
DanBagaimana
Dan BagaimanaAnda
AndaAkan
AkanMenjawabnya!!!
Menjawabnya!!!
 LATIHAN MENYAMPAIKAN
PRESENTASI III

 Siapkan topik presentasi: 15 menit

 Siapkan alat bantu visual
 Berdasarkan umpan balik sebelumnya, pilih 2 hal yang ingin ditingkatkan
 Presentasi: 7 menit didepan kelompok
 Setelah selesai, langsung diberi umpan balik dari seluruh aspek
presentasi.
SELESAI
LEMBAR UMPAN BALIK
LATIHAN
Presenter:_____________ Pengamat:_____________

PENGAMATANANDA
PENGAMATAN ANDA

Baik Perlu Ditingkatkan

Amati:
 Bahasa Tubuh Penggunaan Alat Bantu Visual
 Suara & Bahasa Logika & Struktur Isi