http://nurulwirda.wordpress.

com -1-
email: nurulwirda@gmail.com

Menata Arsip

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi atau perusahaan.
Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan bagian dari kegiatan rutin
seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu alat otentik disebuah instansi atau
perusahaan, semua dokumen atau arsip akan dipelihara dengan baik dan akan
digunakan kembali jika suatu saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus
disusun sedemikian rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat
sistem arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.
Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :
1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis dan logis
berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan. Klasifikasi arsip berguna
untuk :
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu berkas.
b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.
2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama, walaupun
kasusnya bermacam – macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan singkirkanlah
bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder dan indeks, bila diperlukan
buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai kode dan indeks
arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila pada suatu
surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas yang satu dengan
lainnya berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci arsip
dibelakang guide sesuai kode dan indeks. Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan
cara yang sederhana namun efektif adalah :
ƒ Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri nomor urutnya.
ƒ Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap.

Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena adanya suatu
proses kerjasama, yaitu proses pengaturan atau penyusunan surat dengan
menggerakan elemen – elemen yang terdapat didalam aktivitas penyimpanan.
Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang baik, diantaranya
sebagai berikut :
ƒ Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat seefektif dan
seefisien mungkin.
ƒ Sederhana dan praktis.
ƒ Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
ƒ Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
ƒ Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
ƒ Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui langkah sebagai berikut.
ƒ Klasifikasi
ƒ indeks
ƒ kode dengan instansi tertentu

Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008

http://nurulwirda.wordpress.com -2-
email: nurulwirda@gmail.com

ƒ sortir dokumen
ƒ penempatan ditempat penyimpanan
ƒ transfer
ƒ pemusnahan.

Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip :

ƒ Kode dokumentasi tertentu
ƒ Menetapkan tempat dokumen
ƒ Sortir dokumen yang dicari
a. Diambil
b. Dikembalikan ketempat semula

Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai

diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Lemari arsip (filing cabinet)
b. Lemari Sortir (sortir deks)
c. Kotak indeks (index box)
d. Meja kartu (card desk)
e. Rak
f. Lemari filing tahan api (file resiting)
g. Folder
h. Odner
Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang disesuaikan dengan
besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan. Dalam pelaksanaannya
pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan
sistem kartu kendali.

Reference: BSE Kesekretarisan Depdiknas Jakarta 2008