Anda di halaman 1dari 107

DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI

POST CLEARANCE AUDIT

MODUL (I-II)
INTERNAL CONTROL REVIEW

OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI


BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA
2008
DIKLAT TEKNIS SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT

MODUL I
TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL

OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI


BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA
2008
ii
DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Bea dan Cukai ……………………………… i


Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii
INTERNAL CONTROL REVIEW
(TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL)
1. Pendahuluan ………………………………………………………………... 1
1.1 Deskripsi Singkat ……………………………………………………... 1
1.2 Tujuan Instruksional Umum ………………….……………………... 2
1.3 Tujuan Instruksional Khusus ………………………………………… 2
2. Kegiatan Belajar (KB) 1
PENGENDALIAN INTERNAL
2.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………... 3
A. Pentingnya Pengendalian Intern ………………………………….. 5
B. Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern …………….. 5
Komponen Pengendalian Intern ………………………..……….. 6
i) Lingkungan Pengendalian ………………………………... 7
ii) Penilaian Risiko …………………………………………... 10
iii)Aktivitas Pengendalian …………………………………… 11
iv) Informasi dan Komunikasi ………………………………. 15
v) Pemantauan ………………………………………………. 16
2.2 Latihan 1 ……………………………………………………………… 17
2.3 Rangkuman …………………………………………………………… 19
3. Kegiatan Belajar (KB) 2
PENERAPAN KOMPONEN, KETERBATASAN DAN PEMAHAMAN
PENGENDALIAN INTERN
3.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 20
A. Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan
Kecil dan Menengah ……………………………………………… 21
B. Keterbatasan Pengendalian Intern ……………………………….. 21
C. Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern …………………….. 23
3.2 Latihan 2 ……………………………………………………………… 24
3.3 Rangkuman …………………………………………………………… 28

iii
4. Test Formatif ……………………………………………………………….. 29
5. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 32
6. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 32
7. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 33

iv
MODUL I
INTERNAL CONTROL REVIEW
( TELAAH ATAS PENGENDALIAN INTERNAL)

1. PENDAHULUAN

Hingga era tahun seribu sembilan ratus delapan puluhan, audit atas laporan
keuangan masih berorientasi pada pembuktian – pembuktian transaksi, yang menekankan
pada ketepatan pencatatan atas transaksi serta kebenaran keberadaan item – item dineraca.
Perkembangan sistem informasi akuntansi yang berorientasi pada penggunaan siklus
akuntansi, telah mengubah pendekatan tersebut. Siklus akuntansi yang dikenal antara lain
adalah siklus pendapatan dan penerimaan kas, siklus perolehan dan pengeluaran kas, dan
siklus penggajian dan upah.
Pendekatan audit tidak lagi hanya dengan melakukan pengujian terhadap transaksi
serta keberadaan saldo pos - pos di neraca, tetapi sudah menekankan pada keberadaan
struktur pengendalian internal dalam setiap siklus akuntansi tersebut. Dalam standar audit
tentang pekerjaan lapangan, secara tegas disebutkan perlunya pemahaman yang memadai
yang harus diperoleh seorang auditor tentang struktur pengendalian internal tersebut,
sebelum ia menentukan sifat, saat, serta luas pengujian dalam audit.
Modul ini dipersiapkan untuk para calon auditor di lingkungan Direktorat Jenderal
Bea dan Cukai, yang dalam tugasnya nanti berhadapan dengan pembuktian atas catatan –
catatan akuntansi yang diselenggarakan perusahaan. Keberadaan suatu bentuk
pengendalian intern yang mendasari penyajian laporan perusahaan diharapkan mampu
memberikan keyakinan yang memadai bagi auditor, tetapi pemahaman atas struktur
pengendalian internal oleh auditor, akan membantunya dalam melakukan pengujian
maupun pembuktian auditnya secara profesional.

1.1 Deskripsi Singkat

Materi dari bahan ajar ini terdiri dari dua hal, yakni tentang review atas struktur
pengendalian internal dan sistem akuntansi. Dalam review atas struktur pengendalian
internal diuraikan tentang komponen pengendalian internal, serta bagaimana cara
memahami pengendalian internal suatu perusahaan.
1
Pada sistem akuntansi, disajikan tentang sistem akuntansi penjualan baik tunai
maupun kredit, sistem akuntansi pembelian baik tunai maupun kredit, serta sistem
akuntansi penggajian dan upah. Dalam masing – masing sistem diuraikan tentang unsur
pengendalian intern yang terbangun, dengan adanya komponen sistem seperti fungsi –
fungsi yang terkait, prosedur, serta media yang dipergunakan.

1.2 Tujuan Instruksional Umum

Setelah mempelajari materi dalam buku ajar ini, diharapkan para siswa memahami
serta mampu menerapkan pengetahuannya dalam setiap penugasan audit yang
dilaksanakannya, yaitu melakukan telaah (review) terhadap pengendalian intern di
lingkungan auditnya, sebagai dasar ia menentukan sifat, saat serta luas pengujian
auditnya.

1.3 Tujuan Instruksional Khusus

Setelah memahami materi buku ajar ini para siswa diharapkan mampu melakukan
review serta evaluasi terhadap pengendalian internal yang ada pada setiap sistem
akuntansi yang dipergunakan perusahaan, baik sistem akuntansi penjualan, penerimaan
kas, pembelian, pengeluaran kas, serta sistem penggajian dan upah. Dengan pemahaman
atas struktur pengendalian internal pada setiap sistem tersebut, siswa mampu melakukan
pengujian dan pembuktian terhadap transaksi yang berkaitan secara tepat.

2
2. Kegiatan Belajar (KB) 1

PENGENDALIAN INTERNAL

2.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh

Istilah pengendalian internal dulu dikenal dengan internal check, yaitu


pengendalian yang terbangun dalam suatu sistem akuntansi. Pengendalian itu muncul
karena beberapa faktor yang ada dalam suatu sistem, yakni fungsi yang terpisah (antara
kewenangan memberi persetujuan / otorisasi, pencatatan dan pengelola), prosedur yang
memadai, serta dokumen yang layak.
Lembaga Pengembangan Sumber Daya Manusia (LPSDM) Paramitha, merupakan
lembaga yang kegiatannya menyelenggarakan outbond serta menyediakan fasilitas
perkemahan. Beberapa hari yang lalu Kantor Akuntan Publik Budiman & Partner
menerima permintaan dari LPSDM Paramitha, untuk melakukan pemeriksaan khusus
dengan adanya kasus penggelapan dana sebesar enam ratus juta rupiah oleh Kepala
Bagian Akuntansi & Keuangan (BAK) selama tiga tahun terakhir. Paramitha ingin
mengetahui mengapa hal ini bisa terjadi tanpa diketahui.
Untuk mendapatkan pemahaman atas pengendalian intern di LPSDM, auditor
mewawancarai karyawan tentang kegiatan lembaga tersebut. Fasilitas perkemahan
lembaga yang berkantor di Jakarta ini ada di Yogya, Bogor dan Bandung. Penerimaan
dikumpulkan dari para pemakai dan dikirimkan dalam bentuk cek kepada Kepala BAK
Kantor Pusat. Kepala BAK mencatat pendapatan tersebut berdasarkan informasi pada cek
tersebut. Tidak ada catatan sumber atau jumlah penerimaan kas yang diselenggarakan di
ketiga lokasi perkemahan tersebut, sehingga Kepala BAK bisa sekali-sekali
menggunakan sebagian cek tersebut untuk kepentingan pribadinya dan tidak mencatat
pendapatan tersebut. Jelas bahwa tidak seorang pun di kantor pusat, kecuali orang yang
menggelapkan dana, yang menyadari masalah tersebut.
Dari contoh diatas terlihat bahwa prosedur pengiriman uang tersebut terlalu lemah
pengendalian internalnya. Tidak adanya pencatatan di lokasi perkemahan menyebabkan
kehilangan jejak untuk mengkonfirmasikan jumlah yang seharusnya ada. Seharusnya
uang dikirimkan kepada Pemegang kas kantor Pusat, sementara Kepala BAK mendapat
pemberitahuan tentang pengiriman uang tersebut melalui surat tersendiri, sehingga
terdapat cross check dari tiga sisi, yakni pengirim, penerima dan pencatat yang
3
ketiganya merupakan fungsi yang terpisah. Dalam kasus di atas, dapat disimpulkan
bahwa pengendalian intern yang baik akan dapat mencegah lebih banyak penyimpangan,
daripada yang ditemukan auditor
Istilah pengendalian intern dikembangkan dalam suatu sistem dimana pengendalian
intern yang layak harus mempunyai elemen-elemen seperti struktur organisasi, sistem
otorisasi, prosedur pencatatan, praktek yang sehat serta pegawai yang cakap.
Struktur organisasi, merupakan wadah pembagian wewenang dan tanggung jawab,
dimana pekerjaan atau tugas sudah ditetapkan dan tidak tumpang tindih. Dalam
pembagian tugas ini, antara satu tugas dengan tugas lain yang berkelanjutan terbangun
internal check ( saling menjaga ). Salah satu kewenangan adalah adanya otorisasi, yaitu
fungsi yang memberikan persetujuan atas suatu tindakan. Pelaksanaan atas kegiatan
dilakukan oleh individu yang berbeda dan dimonitor oleh pencatatan yang dilakukan oleh
orang yang berbeda ( independen ) dari kedua fungsi tersebut. Praktek yang sehat
mencerminkan bersihnya dari tindakan yang dapat merusak kondisi pengendalian intern
terserbut, seperti kolusi. Pegawai yang cakap mencerminkan para petugas/pegawai yang
melaksanakan tanggung jawanya benar-benar orang yang memiliki skill yang sepadan
dengan tugasnya. Akhir-akhir ini konsep pengendalian intern yang semula merupakan
sistem, dikembangkan dalam suatu bentuk struktur pengendalian intern, dengan
komponen – komponen yang lebih luas dan sistem pengendalian intern ada didalam
komponen tersebut
Dalam audit terhadap laporan keuangan ( general audit ), auditor melaksanakan
pemeriksaan berdasarkan panduan umum, yang dikenal sebagai Standar Profesional
Akuntan Publik (SPAP). Standar ini terdiri dari tiga kelompok, yakni: Standar Umum,
Standar Pekerjaan Lapangan, dan Standar Pelaporan.
Dalam standar pekerjaan lapangan point dua disebutkan “ Pemahaman yang
memadai atas struktur pengendalian intern harus diperoleh, untuk merencanakan audit
dan menentukan sifat, saat dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”
Berdasarkan Peraturan Dirjen Bea dan Cukai No.: P-28/BC/2007 tanggal 27
September 2007 pasal 4, tentang Standar Audit di Bidang Kepabeanan Standar
pelaksanaan lapangan kedua menyatakan bahwa :
“Struktur pengendalian intern auditee harus dipahami untuk manentukan jenis, saat, dan
ruang lingkup pengujian yang harus dilakukan.”
Jelas kedua standar audit tersebut secara umum ( SPAP ) dan khusus ( untuk DJBC )
meletakkan pemahaman atas pengendalian intern sebagai bagian penting dalam audit.
4
A. Pentingnya Pengendalian Intern

Dengan semakin berkembangnya perusahaan serta tingkat kompleksitas kegiatan


yang dihadapi, maka manajemen perusahaan tidak mungkin lagi untuk melakukan segala
kegiatan pemantauan maupun pengawasan terhadap pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Padahal untuk dapat mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen dituntut
untuk dapat mengendalikan kegiatan usahanya, disamping menjaga keamanan harta
perusahaan serta mencegah atau menemukan kesalahan dan ketidak beresan. Kondisi
diatas akhirnya menuntut pihak manajemen untuk menciptakan suatu pengendalian intern,
untuk memastikan bahwa keigatan dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan telah
sesuai dengan apa yang diharapkan.
Ditinjau dari segi audit, pengendalian intern yang berlaku pada perusahaan akan
sangat bermamfaat dalam merencanakan audit dan menentukan sifat, saat dan lingkup
pengujian. Hal ini berlaku juga dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai yang
merupakan jenis audit kepatuhan (compliance audit). Audit dibidang kepabeanan dan
cukai bertujuan untuk menentukan tingkat kepatuhan perusahaan terhadap peraturan
perundang-undangan di bidang kepabeanan dan cukai serta peraturan lainnya dan untuk
mengamankan penerimaan negara.
Walaupun tujuan audit kepabeanan dan cukai berbeda dengan tujuan audit atas
laporan keuangan (financial audit), penilaian terhadap pengendalian intern dalam audit di
bidang kepabeanan dan cukai sangat diperlukan untuk menentukan sejauh mana
pengendalian intern dapat diandalkan kemampuannya guna menjamin ketelitian data dan
informasi yang dihasilkan serta untuk menentukan jenis, saat dan ruang lingkup pengujian
yang harus dilakukan.

B. Pengertian dan Konsep Dasar Pengendalian Intern

Pengendalian intern merupakan proses yang dijalankan oleh dewan komisaris,


manajemen dan personil lain dalam suatu organisasi (entitas), yang dirancang untuk
memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga tujuan utama yakni :
- Keandalan pelaporan keuangan ( dalam financial audit)
- Efektifitas dan efisiensi operasi ( dalam operational audit)
- Kepatuhan dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku ( dalam compliance
audit)
5
Tujuan pertama terkait dengan tujuan audit atas laporan keuangan (financial audit),
tujuan kedua terkait dengan tujuan audit operasional (operating audit) dan tujuan ketiga
terkait dengan tujuan audit kepatuhan atas kebijakan atau peraturan (compliance audit).
Audit di bidang kepabeanan dan cukai termasuk dalam compliance audit.
Konsep dasar pengendalian intern yang terkandung dalam pengertian diatas adalah
sebagai berikut :
- Proses : pengendalian intern adalah suatu proses, yang berarti merupakan cara
untuk mencapai tujuan.
- Dipengaruhi oleh manusia : pengendalian intern bukan hanya terdiri dari buku
pedoman, kebijakan dan formulir-formulir, tetapi juga orang-orang dalam
berbagai jenjang dalam suatu organisasi yaitu dewan komisaris, manajemen dan
personil lainnya.
- Keyakinan memadai : pengendalian intern hanya diharapkan memberikan
keyakinan memadai, bukan keyakinan yang pasti (absolut), karena kelemahan-
kelemahan yang melekat pada seluruh pengendalian intern.
- Alat untuk mencapai tujuan : pengendalian intern adalah alat untuk mencapai
tujuan dalam berbagai hal yaitu penyajian laporan keuangan yang wajar, efisiens
dan efektivitas kegiatan (operasi) dan kepatuhan terhadap kebijakan manajemen.

Komponen Pengendalian Intern


Pengendalian intern meliputi lima unsur pengendalian yang dirancang dan
diterapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan tercapainya tujuan yang
telah ditetapkan. Lima unsur pengendalian ini disebut komponen pengendalian,
yaitu :
(i) Lingkungan pengendalian
(ii) Penilaian resiko
(iii) Aktivitas pengendalian
(iv) Informasi dan komunikasi
(v) Pemantauan
Lingkungan pengendalian merupakan wadah (payung) bagi empat komponen
lainnya, yang berarti tanpa adanya lingkungan pengendalian yang efektif, keempat
komponen lainnya tidak mungkin menghasilkan pengendalian yang efektif.

6
(i) Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian merupakan tindakan, kebijakan dan prosedur yang


mencerminkan keseluruhan sikap dari manajemen dan pemilik dari suatu
perusahaan, mengenai arti pentingnya pengendalian intern bagi perusahaan
tersebut. Lingkungan pengendalian merupakan landasan bagi komponen-
komponen pengendalian lainnya dengan menciptakan disiplin dan struktur.
Lingkungan pengendalian terdiri dari :
a. Integritas dan nilai etika
Dalam suatu perusahaan biasanya terdapat peraturan yang berkaitan
dengan motto, visi, misi dan tujuan perusahaan (organisasi). Perilaku karyawan
akan dipengaruhi oleh aturan yang ditetapkan tersebut, sehingga terbentuklah
sikap integritas, disertai nilai – nilai etika dalam kinerjanya. Munculnya
perilaku tersebut didukung oleh::
- tindakan manajemen memberikan contoh yang menghindarkan para
karyawan melakukan tindakan tidak jujur, melanggar hukum atau
melanggar etika;
- manajemen mengkomunikasikan nilai-nilai etika dan standar perilaku
organisasi kepada para karyawan melalui pernyataan kebijakan, peraturan
dan contoh yang nyata.

7
Di Direktorat Jenderal Bea dan Cukai misalnya, terdapat kode etik
pegawai, visi, misi serta slogan, yang tujuannya adalah untuk membangun
integritas serta nilai-nilai etika tersebut.

b. Komitmen terhadap kompetensi


Kompetensi merupakan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan
untuk menyelesaikan tugas yang dibebankan kepada individu. Komitmen
terhadap kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas kompetensi
seseorang yang akan diberi tanggungjawab untuk melakukan pekerjaan
tertentu. Hal tersebut diterapkan kedalam bentuk persyaratan keterampilan dan
pengetahuan.
Sebagai contoh, Direktorat Audit pada DJBC, menempatkan tenaga auditor
dalam penugasaannya, dengan tenaga – tenaga yang telah mengikuti pelatihan
Post Clearance Audit, selain pengetahuan tentang kepabeanan dan cukai yang
telah diperoleh sebelumnya. Kompetensi auditor dalam hal audit diperoleh
dalam pelatihan tersebut.

c. Partisipasi dewan direksi dan komite audit


Dewan komisaris dan komite audit merupakan wakil pemilik (pemegang
saham) yang berada diluar fungsi manajemen. Mereka bertugas melakukan
pengawasan terhadap kinerja manajemen. Bagaimana mereka melakukan
tanggung jawab tersebut, akan memiliki dampak yang besar terhadap
lingkungan pengendalian. Faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas dewan
komisaris dan komite audit dalam lingkungan pengendalian adalah :
- Sikap tidak dipengaruhi ( independensi) dewan komisaris dan komite audit
terhadap manajemen.
- Pengalaman serta tingginya kedudukan mereka
- Luasnya keterlibatan dan kegiatan pengawasan
- ketepatan tindakan yang diambil
- seberapa relevan pertanyaan yang diajukan kepada manajemen
- sifat serta luasnya interaksi dengan auditor intern dan ekstern
Di Ditjen Bea dan Cukai, terciptanya pengendalian kinerja lembaga ini
didukung peran pejabat – pejabat eselon II dalam memantau kegiatan
jajarannya.
8
d. Falsafah manajemen dan gaya operasi
Falsafah manajemen dan gaya operasi ditunjukkan melalui pendekatan
manaje-men dalam mengambil dan memantau resiko usaha. Hal tersebut
ditunjukkan antara lain upaya manajemen untuk mencapai anggaran, laba serta
tujuan bidang keuangan dan sasaran operasi lainnya.
Pada saat terjadi krisis energi ( listrik ) Ditjen Bea dan Cukai melakukan
efisiensi anggaran, dengan penghematan pemakaian listrik, melalui himbauan
pada setiap lantai, serta penggunaan fasilitas (menggunakan listrik) yang
dibatasi.

e. Struktur organisasi
Struktur organisasi suatu perusahaan harus menetapkan wewenang dan
tanggung jawab yang layak pada setiap unit (fungsi) di dalamnya. Struktur
organisasi meliputi bentuk dan sifat unit-unit organisasi, yang memberikan
kerangka kerja menyeluruh bagi perencanaan, pengarahan dan pengendalian
operasi. Dalam penyusunan struktur organisasi harus diperhatikan adanya
fungsi pengolahan data serta hubungan fungsi manajemen lain yang berkaitan
dengan pelaporan. Fungsi pengolahan data dalam hal ini memberi kontribusi
pengendalian melalui pelaporan. Sebagai contoh, di Ditjen Bea dan Cukai
dikembangkan sistem informasi untuk internal maupun pelayanan kepada
publik, sehingga pengendalian terhadap kepentingan internal ( misal
kepegawaian ) maupun eksternal ( monitoring fasilitas pabean ) dapat
dilakukan dengan baik.

f. Perumusan kewenangan dan tanggung jawab


Metode perumusan ini mempengaruhi pemahaman terhadap hubungan
pelaporan dan tanggung jawab yang ditetapkan dalam entitas. Metode
penetapan wewenang dan tanggung jawab meliputi pertimbangan atas :
- Kebijakan entitas (organisasi) mengenai masalah seperti praktik usaha
yang dapat diterima, konflik kepentingan dan aturan perilaku;
- Penetapan tanggung jawab dan delegasi wewenang untuk menangani
masalah seperti maksud dan tujuan organisasi, fungsi operasi dan
persyaratan instansi yang berwenang;
- Uraian tugas pegawai yang menegaskan tugas-tugas spesifik.
9
Pembentukan Kantor Pelayanan Utama (KPU) di Ditjen Bea dan Cukai
adalah bentuk kebijakan organisasi serta penugasan secara spesifik dalam
usaha meningkatkan pelayanan kepada publik.

g. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia


Praktek dan kebijakan karyawan berkaitan dengan penugasan, orientasi,
pelatihan, evaluasi, bimbingan, promosi dan pemberian kompensasi dan
tindakan perbaikan. Sebagai contoh, standar penugasan individu yang paling
memenuhi syarat, ditekankan pada latar belakang pendidikan, pengalaman
bekerja sebelumnya, prestasi sebelumnya, bukti tentang integritas dan perilaku
etis- menunjukkan komitmen entitas terhadap orang yang kompeten dan dapat
dipercaya.
Kebijakan pelatihan yang mengkomunikasikan peran dan tanggung jawab
masa depan serta mencakup praktek-praktek seperti sekolah, latihan dan
seminar menunjukkan tingkat kinerja dan perilaku yang diharapkan. Promosi
yang dipacu oleh penilaian kinerja berkala menunjukkan komitmen organisasi
terhadap penempatan personel yang cakap ke tingkat tanggung jawab yang
lebih tinggi.
Pendidikan dan pelatihan diselenggarakan oleh Kantor Pusat DJBC,
merupakan bentuk penyiapan sumberdaya manusia dalam rangka penugasan
bidang-bidang tertentu bagi pegawai di lingkungan lembaga ini.

(ii) Penilaian Resiko

Penilaian risiko entitas merupakan indentifikasi, analisis dan manajemen


terhadap risiko yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan yang wajar
sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, efisien dan efektivitas
operasi dan kepatuhan terhadap undang-undang dan peraturan yang berlaku.
Mengidentifikasi dan menganalisa risiko merupakan proses yang
berkelanjutan dan komponen kritis dari pengendalian intern yang efektif.
Langkah penting pertama, manajemen mengidentifikasi faktor yang bisa
meningkatkan risiko. Risiko dapat timbul atau berubah karena keadaan berikut
ini :
- Perubahan dalam lingkungan operasi
10
- Personel baru
- Sistem informasi yang baru atau yang diperbaiki
- Teknologi baru
- Lini produk, produk atau aktivitas baru
- Restrukturisasi organisasi
- Operasi luar negeri
- Standar akuntansi baru
- Undang-undang dan peraturan baru
Saat resiko telah dikenali, manajemen memperkirakan arti resiko itu,
memperkirakan kemungkinan terjadinya risiko tersebut, dan mengembangkan
tindakan spesifik yang perlu diambil untuk mengurangi risiko hingga suatu
tingkatan yang bisa diterima.
Sebagai contoh, adanya perubahan peraturan di bidang kepabeanan tentang
penetapan nilai pabean untuk penghitungan bea masuk yang mendasarkan pada
profil importir akan meningkatkan risiko tagihan bea masuk, pajak impor
dengan profil high risk. Tindakan spesifik untuk mengurangi risiko tersebut
dilakukan dengan cara perbaikan profil perusahaan sehingga akan mengurangi
risiko adanya tagihan bea masuk, pajak impor dan denda yang harus
ditanggung oleh perusahaan, ketika pemberitahuan nilai pabean dianggap tidak
wajar oleh bea dan cukai.
Auditor harus memperoleh pengetahuan memadai tentang proses
penaksiran risiko entitas, untuk memahami bagaimana manajemen
mempertimbangkan risiko yang relevan dengan pencapaian tujuan perusahaan,
menunjukkan perhatian manajemen terhadap pentingnya pengendalian intern.

(iii) Aktivitas Pengendalian

Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang membantu


meyakinkan bahwa perintah manajemen telah dijalankan. Kebijakan dan
prosedur tersebut membantu meyakinkan bahwa tindakan yang diperlukan
telah dijalankan untuk mencapai tujuan perusahaan. Aktivitas pengendalian
memiliki berbagai tujuan dan diterapkan pada berbagai jenjang organisasi dan
fungsi. Umumnya, aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit dapat
digolongkan sebagai kebijakan dan prosedur yang berkaitan dengan berikut ini
11
a. Pengolahan informasi
Berbagai pengendalian dilaksanakan untuk mengecek ketepatan,
kelengkapan dan otorisasi transaksi. Dua pengelompokan luas aktivitas
pengendalian sistem informasi adalah :
- Pengendalian umum (general control)
Pengendalian umum biasanya mencakup pengendalian atas operasi pusat
data, perolehan dan pemeliharaan perangkat lunak sistem , keamanan akses
dan pengembangan dan pemeliharaan sistem aplikasi.
- Pengendalian aplikasi (application control)
Pengendalian aplikasi berlaku untuk pengolahan aplikasi secara individual.
Pengendalian ini membantu menetapkan bahwa transaksi adalah sah,
diotorisasi semestinya dan diolah secara lengkap dan akurat.
Pengendalian ini terdiri dari :
1. Pengotorisasian yang tepat
Tujuan utama pengotorisasian yang tepat adalah untuk menjamin bahwa
transaksi-transaksi telah diotorisasi (disetujui) oleh personil manajemen
yang berwenang. Otorisasi bisa berupa otorisasi umum atau otorisasi
khusus. Otorisasi umum berhubungan dengan kondisi umum yang
menaungi, berhubungan dengan pemberian otorisasi untuk kasus-kasus
tertentu.
2. Dokumen dan catatan
Dokumen dan catatan adalah obyek fisik dimana transaksi dimasukkan
dan diringkaskan. Contoh dokumen dan catatan adalah faktur penjualan,
pesanan pembelian, jurnal penjualan dan kartu catatan waktu karyawan.
Dokumen dan catatan melaksanakan fungsi pengiriman informasi dalam
suatu organisasi maupun antar organisasi yang berbeda. Dokumen dan
catatan harus memadai untuk memberikan jaminan yang wajar, bahwa
semua aset dikendalikan dengan baik dan semua transaksi dicatat
dengan tepat. Sebagai contoh jika bagian penerimaan mengisi laporan
penerimaan barang pada saat barang diterima, bagian akuntansi dapat
memverifikasi jumlah dan uraian pada faktur pemasok dengan
membandingkan dengan informasi pada laporan penerimaan barang.
Prinsip dalam perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan
adalah :
12
- bernomor urut tercetak ( prenumbered ) untuk memudahkan
pengendalian atas dokumen yang hilang dan pencarian dokumen
ketika diperlukan.
- Disiapkan pada waktu transaksi berlangsung atau segera sesudah
itu. Bila ada interval waktu yang lebih panjang, catatan menjadi
kurang bisa diandalkan dan kemungkinan salah saji bisa terjadi.
- Cukup sederhana untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan
dapat dipahami dengan jelas.
- Jika memungkinkan dokumen dan catatan dirancang untuk berbagai
penggunaan untuk mengurangi jumlah formulir yang berbeda-beda.
- Dibuat dengan cara yang mendorong persiapan yang benar. Ini bisa
dilakukan dengan menyediakan verifikasi melalui pemeriksaan
internal dalam formulir atau catatan.
Suatu pengendalian yang berhubungan erat dengan dokumen dan
catatan adalah bagan akun, yang menggolongkan transaksi kedalam
rekening tertentu. Bagan (daftar) akun adalah sebuah kendali penting
karena memberikan kerangka kerja untuk menentukan informasi yang
disajikan kepada manajemen dan pemakai laporan keuangan lainnya.
3. Pemeriksaan independen
Pemeriksaan independen menyangkut verifikasi (pemeriksaan ) atas :
- pekerjaan yang dilakukan sebelumnya oleh orang lain atau bagian
lain
- kebenaran penilaian dari jumlah yang dicatat
Kebutuhan pemeriksaan independen timbul karena personil sangat
mungkin melupakan atau dengan sengaja tidak mengikuti prosedur,
kecuali jika seseorang mengevaluasi dan mengamati mereka. Cara yang
murah untuk melakukan pemeriksaan independen adalah dengan
melakukan pemisahan tugas. Sebagai contoh suatu transaksi
dipersiapkan, disetujui, diverifikasi dan dicatat oleh orang - orang yang
berlainan.

b. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas dimaksudkan untuk menjamin bahwa seseorang tidak
melakukan perangkapan tugas yang tidak boleh dirangkap. Tugas-tugas
13
dipandang tidak bisa dirangkap dari sudut pengendalian, apabila terdapat
kemungkinan seseorang melakukan kekeliruan atau penyimpangan dan
kemudian dalam posisi yang lain ia mempunyai kemungkinan untuk
menyembunyikannya. Pada umumnya, pemisahan tugas tersebut adalah tugas
operasional (misalnya; otorisasi ), tugas pencatatan dan tugas penyimpanan
Pemisahan tugas perlu dilakukan untuk empat situasi berikut :
- Tanggung jawab untuk melaksanakan suatu transaksi, pencatatan
transaksi, dan penyimpanan hasil dari transaksi tersebut harus
diberikan kepada orang berbeda atau bagian yang berbeda.
Sebagai contoh, pegawai bagian pembelian harus menerbitkan order
pembelian, pegawai bagian akuntansi harus mencatat pembelian barang
dan pegawai bagian gudang harus menyimpan barang yang dibeli tersebut.
- Berbagai tahapan yang berkaitan dengan pelaksanaan suatu transaksi
harus dilakukan oleh orang atau bagian yang berbeda.
Sebagai contoh, dalam melaksanakan suatu transaksi penjualan pada
sebuah perusahaan manufaktur, tanggung jawab pemberian otorisasi
penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang dipesan dan
pengiriman tagihan faktur, harus diberikan kepada orang yang berbeda.
- Tanggung jawab untuk pengoperasian akuntansi tertentu harus
dipisahkan.
Sebagai contoh, personil yang menangani penerimaan dan pengeluaran
kas, tidak boleh menangani pembuatan rekonsiliasi bank.
- Harus diadakan pembagian tugas yang tepat dalam bagian
pengolahan data elektronik (PDE) dan antara bagian PDE dengan
bagian lain.
Berbagai fungsi dalam bagian PDE seperti sistem analis, pemrograman,
pengoperasian komputer dan pengontrolan data harus dipisahkan. Selain
itu, PDE tidak boleh mengubah data yang dikirimkan oleh unit pemakai
informasi, dan secara organisasi harus independen terhadap unit pemakai.
Apabila pembagian tugas telah dilaksanakan sedemikian rupa, sehingga
pekerjaan yang dilakukan oleh seseorang secara otomatis akan dicek silang
dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, maka akan terjadi
pemeriksaan independen sebagaimana diatas.

14
c. Pengendalian fisik
Pengendalian fisik berhubungan dengan pembatasan dua jenis akses
terhadap aktiva dan catatan-catatan penting, yaitu : (1) akses fisik secara
langsung, dan (2) akses tidak langsung melalui pembuatan atau pengolahan
dokumen, seperti order penjualan dan voucher pengeluaran yang memberikan
persetujuan untuk menggunakan atau menjual aktiva. Pengendalian ini
terutama berhubungan dengan alat-alat dan aturan pengamanan atas aktiva,
dokumen-dokumen, catatan-catatan dan program komputer atau file.
Aktivitas pengawasan fisik meliputi pula perhitungan aktiva secara
periodik dan membandingkannya dengan jumlah yang tercantum dalam catatan
pengawasan, misalnya perhitungan persediaan.

d. Review Kinerja
Aktivitas pengendalian ini mencakup review atas kinerja sesungguhnya
dibandingkan dengan anggaran, prakiraan atau kinerja periode sebelumnya;
menghubungkan satu rangkaian data yang berbeda – operasi atau keuangan –
satu sama lain, bersama dengan analis atas hubungan dan tindakan
penyelidikan dan perbaikan; dan review atas kinerja fungsional suatu aktivitas.

(iv) Informasi dan Komunikasi

Sistem informasi yang berhubungan dengan tujuan pelaporan keuangan yang


mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metoda dan catatan-catatan yang digunakan
untuk mengidentifikasi, menggabungkan, menganalisis, menggolongkan, mencatat
dan melaporkan transaksi perusahaan (temasuk pula kejadian-kejadian dan kondisi)
dan menyelenggarakan pertanggungjawaban atas aktiva dan kewajiban yang
bersangkutan.
Komunikasi menyangkut pemberian pemahaman yang jelas tentang peran
dan tanggung jawab masing-masing individu berkenaan dengan struktur
pengendalian intern atas pelaporan keuangan.
Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan
sistem akuntansi ialah bahwa transaksi harus ditangani dengan cara sedemikian
rupa sehingga dapat mencegah salah saji dalam laporan keuangan. Oleh karena itu,
suatu sistem akuntansi yang efektif harus :
15
- Mengidentifikasi dan mencatat hanya transaksi-transaksi perusahaan yang sah
yang terjadi pada periode berjalan
- Mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi perusahaan yang sah yang
terjadi pada periode berjalan.
- Menjamin bahwa aktiva dan kewajiban yang dicatat adalah hasil dari transaksi-
transaksi yang menghasilkan hak perusahaan atas sesuatu, kewajiban
perusahaan untuk membayar kepada pihak tertentu .
- Mengukur nilai transaksi dengan cara tertentu yang memungkinkan pencatatan
nilai moneternya secara tepat dalam laporan keuangan .
- Mendapatkan informasi yang cukup rinci dari semua transaksi sehingga
memungkin-kan untuk menyajikan secara tepat dalam laporan keuangan,
termasuk penggolongan dan pengungkapan yang harus dilakukan.

Sistem akuntansi perusahaan harus menghasilkan alur atau jejak audit


(audit trail) atau alur transaksi ( transaction trail ) yang lengkap untuk setiap
transaksi. Alur transaksi adalah rangkaian bukti yang diperoleh dengan pengkodean,
referensi silang dan pendokumentasian yang menghubungkan saldo rekening (atau
hasil ringkasan lainnya) dengan data asli transaksi. Alur transaksi penting bagi
auditor untuk melakukan penelusuran dan pencocokan ke dokumen pendukung
transaksi.
Komunikasi, berarti meyakinkan bahwa personil yang terlibat dalam sistem
pelaporan keuangan mengerti bagaimana kegiatan yang dilakukannya berkaitan
dengan pekerjaan yang dilakukan oleh orang lain, baik orang dari dalam dan dari
luar organisasi.

(v) Pemantauan

Pemantauan adalah suatu proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern


sepanjang masa. Hal ini menyangkut penilaian tentang rancangan dan pelaksanaan
operasi pengendalian oleh orang yang tepat untuk setiap periode waktu tertentu,
untuk menentukan bahwa pengendalian intern telah berjalan sesuai dengan yang
dikehendaki dan bahwa modifikasi yang diperlukan karena adanya perubahan-
perubahan kondisi telah dilakukan.

16
Pemantauan bisa terjadi atas aktivitas yang sedang berlangsung, misalnya
masalah yang berhubungan dengan pengendalian intern bisa menjadi perhatian
manajemen, karena adanya pengaduan yang diterima dari konsumen karena
kesalahan pembuatan faktur atau dari pemasok yang berkaitan dengan masalah
pembayaran.
Pemantauan bisa juga dilakukan dengan melakukan evaluasi pada setiap
akhir periode, misalnya auditor intern biasanya melakukan penilaian atas bagian-
bagian tertentu dari pengendalian intern pada berbagai interval waktu tertentu dan
melaporkan kelemahan yang ditemukan, kepada manajemen atau komite audit
beserta rekomendasi untuk perbaikan yang diperlukan.

2.2 Latihan 1

1. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan
oleh PT. Bianglala :
a. Manajemen menaruh perhatian besar terhadap pengetahuan dan ketrampilan
yang diperlukan personil pada setiap level (jenjang) dalam organisasi
b Akses ke dalam sistem diberikan melalui otorisasi dan setiap transaksi
diotorisasi dengan semestinya dalam departemen pengolahan data elektronik.
c Manajemen terbuka untuk melayani pengaduan yang diterima dari pelanggan
karena adanya kesalahan dalam faktur penjualan.
d Manajemen memberi perhatian khusus terhadap resiko yang dapat timbul
sebagai akibat perubahan perbedaan, seperti misalnya adanya undang –
undang atau peraturan baru.
e Tugas – tugas karyawan ditetapkan sedemikian rupa , sehingga seseorang
tidak dimungkinkan untuk melakukan kekeliruan atau manipulasi dan
kemudian menutupinya.
f Sistem akuntansi mencakup ketentuan – ketentuan agar nilai transaksi dapat
ditetapkan dengan tepat dan dicatat sedemikian rupa, sehingga disajikan
dengan nilai yang tepat dalam laporan keuangan
g Staf audit intern secara periodik melakukan penilaian atas efektivitas
komponen - komponen struktur pengendalian intern.
h Kebijakan akuntansi, buku pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, dan

17
daftar kode rekening telah disusun dan diterapkan.
Saudara diminta menunjukkan, berhubungan dengan komponen pengendalian
intern manakah masing – masing kebijakan atau prosedur di atas?
2. Klien Kantor Akuntan Publik Sunarto & Rekan, PT. Bintang Kejora datang
dengan membawa masalah sebagai berikut. Perusahaan mempunyai tiga orang
karyawan yang harus melakukan tugas sebagai berikut
a. Menyelenggarakan buku besar
b Menyelenggarakan buku pembantu hutang dagang
c Menyelenggarakan buku pembantu piutang dagang
d Menyiapkan cek untuk ditandatangani
e Menyelenggarakan jurnal pengeluaran kas
f Mengeluarkan memo kredit untuk retur dan potongan penjualan
g Merekonsiliasi rekening bank
h Menangani dan menyetorkan penerimaan kas
Dengan asumsi tidak ada masalah yang berhubungan dengan kemampuan ketiga
karyawan tersebut, perusahaan ini meminta Saudara untuk memberikan saran
tentang penetapan tugas bagi ketiga karyawan tersebut, sedemikian rupa sehingga
tercipta pengendalian internal yang layak. Ketiga karyawan tersebut tidak akan
menangani fungsi akuntansi lainnya, selain yang tercatum dalam daftar di atas.
Rekomendasi apa yang akan anda berikan dalam mendistribusikan fungsi – fungsi
di atas, kepada ketiga karyawan perusahaan tersebut?. Catatan: pelaksanaan
fungsi – fungsi di atas membutuhkan waktu yang relatif sama, kecuali tugas
pembuatan rekonsiliasi bank dan penerbitan memo kredit untuk retur dan
potongan penjualan.

3. Berikut ini adalah kebijakan dan prosedur pengendalian spesifik yang diterapkan
oleh PT. Cahaya Timur:
a. Formulir permintaan bahan diperlukan untuk meminta bahan baku dari
gudang.
b Persetujuan otorisasi penjualan, pemenuhan pesanan, pengiriman barang yang
dipesan, dan pengiriman tagihan / faktur, dilakukan oleh orang yang berbeda.
c Laporan Penerimaan Barang, diberi nomer urut tercetak ( prenumbered )
d Persetujuan order pembelian bahan baku harus diberikan oleh bagian pembe-

18
lian sebelum pembelian terjadi
e Persediaan disimpan dalam gudang terkunci
f Petugas gudang melakukan verifikasi kecocokan antara barang yang diterima
digudang dengan copy / duplikat order pembelian, sebelum barang disimpan
di gudang
g Catatan persediaan perpetual, secara periodik disesuaikan dengan hasil
perhitungan fisik persediaan.
h Digunakan fasilitas off-site storage untuk back up file komputer dan
ketentuan tentang fasilitas back up telah ditetapkan untuk menghadapi
keadaan bahaya.
i Manajemen mereview secara cermat laporan operasi bulanan yang
menunjukkan penyimpangan dari anggaran dan melakukan tindak lanjut atas
penyimpangan yang menyebabkan ketidak efisienan
Saudara diminta menentukan kategori aktivitas pengendalian yang diterapkan
pada masing – masing pengendalian.

2.3 Rangkuman

Pengendalian internal merupakan bagian yang tak terpisahkan dari suatu mekanisme
kegiatan oprasional suatu entitas. Sistem akuntansi yang diterapkan dalam suatu
perusahaan biasanya dibangun dengan landasan pengendalian internal di dalamnya.
Laporan keuangan yang dihasilkan dengan dukungan sistem akuntansi yang baik, akan
memberikan keyakinan yang lebih atas informasi keuangan yang disajikan.
Auditor mengawali pengujian atas auditnya dengan memahami pengendalian intern
yang ada dalam sistem akuntansi. Suatu sistem yang telah didukung dengan
pengendalian yang cukup, bukan berarti meyakinkan dirinya tentang informasi keuangan
yang diauditnya. Observasi yang dilakukannya memperlihatkan apakah prosedur dengan
pengendalian yang memadai benar – benar sudah dilaksanakan. Dari pemahamannya
terhadap kondisi pengendalian intern tersebut, auditor menentukan pengujiannya. Itulah
pentingnya kita mengenal pengendalian intern secara lebih mendalam.

19
3. Kegiatan Belajar (KB) 2

PENERAPAN KOMPONEN,
KETERBATASAN DAN PEMAHAMAN
PENGENDALIAN INTERN

3.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh

Penerapan suatu pengendalian intern tidak selalu sama pada setiap satuan usaha
(entitas ekonomi), dimana beberapa faktor atau keadaan berpengaruh terhadap kompleks
tidaknya pengendalian intern tersebut diperlukan. Pada entitas dengan kegiatan
operasional yang sederhana (misal: toko, minimarket), tentu lebih sederhana
dibandingkan dengan operasional yang lebih rumit ( misal: manufaktur )
Ny. Aminah termenung sejenak melihat angka – angka penjualan mini market yang
dikelolanya. Sebagai pemegang waralaba “ Indomart ‘ yang baru berjalan dua minggu, ia
menaruh perhatian pada sirkulasi barang dagangannya. Pengetahuannya tentang bisnis
diperoleh dari pengalamannya mengelola toko milik keluarganya, tetapi menghadapi
cepatnya sirkulasi penjualan di usahanya yang baru ini ia harus segera merencanakan
pembelian barang dagangannya. Secara sederhana ia bisa menghitung jumlah barang
yang tersisa dan menetukan macam dan jumlah barang yang harus dibelinya. Sebelumnya
ia tidak pernah menaruh perhatian terhadap pencatatan, mengingat toko milik keluarganya
mengabaikan hal tersebut.
Pendapatan Ny. Aminah dalam bentuk kas, tercatat dalam gulungan kertas yang ada
dalam cash register, sementara itu setiap perubahan barang dagangan yang terjual dicatat
melalui kode – kode barang yang terekam melalui cash register. Sebenarnya tanpa
disadari, Ny. Aminah sudah di- back up dengan suatu pengendalian intern dalam suatu
aplikasi yang sederhana. Setiap perubahan kuantitas barang, secara otomatis akan
memberikan informasi sisa barang yang bersangkutan, sehingga setiap saat ia bisa
mengetahui sisa barang yang seharusnya ada. Bila ia tambahkan dengan langkah stock
opname atas barang dagangannya, maka akan diketahui bila ada barang yang hilang.
Uraian di atas menunjukkan bagaimana suatu entitas mini market menerapkan
pengenda-lian yang sederhana atas persediaan barang dagangannya.

20
A. Penerapan Komponen Pengendalian Intern Untuk Perusahaan Kecil dan
Menengah

Kelima komponen pengendalian intern dapat diterapkan pada semua perusahaan


besar maupun kecil. Namun tingkat keformalan dan spesifikasi bagaimana komponen-
komponen tersebut diterapkan bisa sangat berbeda-beda karena alasan kepraktisan dan
alasan lain yang masuk akal. Faktor-faktor berikut harus dipertimbangkan dalam
memutuskan bagaimana penerapan masing-masing komponen pengendalian intern dalam
suatu perusahaan :
- besarnya satuan usaha
- karakteristik organisasi dan kepemilikan
- sifat kegiatan usaha
- keanekaragaman dan kompleksitas operasi
- metode pengolahan data
- persyaratan perundang-undangan yang harus dipatuhi

Berikut adalah beberapa perbedaan penerapan komponen pengendalian intern pada


perusahaan kecil dan perusahaan besar yang umum dijumpai :
Perusahaan kecil umumnya tidak mempunyai aturan tertulis, tidak memiliki dewan
komisaris dari luar, tidak mempunyai pedoman kebijakan akuntansi yang formal, tidak
cukup karyawan yang memungkinkan diadakan pembagian tugas yang optimal, dan tidak
memiliki auditor intern. Namun demikian, perusahaan kecil seringkali akan dapat
mengatasi kondisi semacam itu, dengan menekankan pada integritas, nilai-nilai etika, dan
kompetensi. Selain itu, manajer-pemilik dapat menangani tanggung jawab , seperti
penandatanganan cek, mereview rekonsiliasi bank, dan memonitor saldo piutang.
Disamping itu, penguasaan manajer perusahaan kecil atas segala masalah yang
dihadapinyai, serta sederhana atau pendeknya rentang komunikasi, menyebabkan tidak
diperlukannya berbagai hal untuk ditetapkan secara formal.

B. Keterbatasan Pengendalian Intern

Salah satu konsep dasar yang terkandung dalam pengendalian intern adalah
pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan

21
absolut, karena adanya kelemahan-kelemahan bawaan (inherent risk) yang melekat pada
seluruh pengendalian intern, yaitu :
- Kesalahan dalam pertimbangan ( Judgement )
Seringkali terjadi, manajemen dan personil lainnya melakukan pertimbangan yang
kurang matang dalam pengambilan keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-
tugas rutin, karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu atau penyebab lainnya.
- Kemacetan ( Breakdown )
Kemacetan pada pengendalian intern yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas
salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan,
kebingungan atau kelelahan. Pergantian personil sementara atau tetap atau perubahan
sistem dan prosedur bisa juga mengakibatkan kemacetan.
- Kolusi ( Collusion )
Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seorang pegawai dengan pegawai
lainnya, atau dengan pelanggan atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh
pengendalian intern. Sebagai contoh, misalnya kolusi yang dilakukan oleh tiga
pegawai perusahaan, masing-masing dari bagian personalia, produksi dan bagian
penggajian, untuk melakukan pembayaran gaji kepada pegawai fiktif.
- Pelanggaran oleh manajemen
Menajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur-prosedur untuk
tujuan-tujuan tidak sah, seperti keuntungan pribadi atau membuat laporan keuangan
menjadi nampak baik. Praktik pelanggaran oleh manajemen meliputi pula pemberian
informasi yang tidak benar secara sengaja kepada auditor atau pihak lain, misalnya
dengan membuat dokumen palsu untuk mendukung pencatatan transaksi pembelian
dengan harga yang lebih rendah (under invoicing).
- Biaya dan Manfaat ( Cost Versus Benefit )
Biaya penyelenggaraan suatu pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat
yang diperoleh dari penerapan pengendalian tersebut. Oleh karena itu walaupun
pengendalian intern untuk sesuatu hal diperlukan, namun kadang-kadang tidak
diterapkan oleh perusahaan karena biaya penyelenggaraan atau pengorbanannya tidak
sepadan dengan manfaat yang diperoleh.

22
C. Pemahaman Terhadap Pengendalian Intern

Pemahaman terhadap pengendalian intern dalam audit di bidang kepabeanan dan


cukai bertujuan untuk manentukan jenis, saat, dan ruang lingkup pengujian yang harus
dilakukan. Disisi lain, sebagai dasar dalam memberikan saran-saran yang membangun
kepada perusahaan yang diaudit (auditee) untuk perbaikan pengendalian intern
Tahapan dalam mandapatkan pemahaman terhadap pengendalian intern secara garis besar
adalah sebagai berikut :
- Pemahaman terhadap seluruh komponen pengendalian intern yang diterapkan oleh
auditee
- Tingkat kepastian yang wajar bahwa komponen tersebut dilaksanakan dan berjalan
sesuai dengan yang direncanakan ( pengujian ketaatan ).
Dalam rangka memperoleh pemahaman terhadap pengendalian intern perusahaan,
perlu diterapkan prosedur-prosedur sebagai berikut :
- Mereview hasil audit sebelumnya
- Mengajukan pertanyaan kepada manajemen dan staf yang kompeten
- Menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait
- Mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan seperti prosedur penerimaan kas,
prosedur pengeluaran kas, prosedur penjualan dan pembelian, prosedur pemakaian
bahan baku dan prosedur lain sesuai kebutuhan audit.

Pendokumentasian pemahaman tentang komponen-komponen pengendalian


intern harus dilakukan pada setiap audit yang dilakukan. Pendokumentasian kertas kerja
bisa dilakukan dalam bentuk :
- daftar pertanyaan (questioner)
- bagan alir/arus (flow chart)
- uraian tertulis (narrative)
Kertas kerja yang merupakan ringkasan hasil pemahaman terhadap pengendalian intern
harus ditandatangai / paraf serta direview oleh atasan auditor secara berjenjang.

Dalam melaksanakan audit terhadap perusahaan besar, ketiga bentuk


pendokumentasian dilakukan untuk berbagai bagian pemahaman. Dalam melaksanakan
audit terhadap perusahaan kecil dengan pendekatan tingkat risiko pengendalian

23
maksimum, bentuk uraian tertulis digunakan untuk pendokumentasian semua komponen
pengendalian intern.
Yang harus diperhatikan dalam audit di bidang kepabeanan dan cukai adalah
apabila hasil pengujian pengendalian intern menunjukkan bahwa pengendalian intern
perusahaan tidak dapat diandalkan, maka pengujian ketaatan tidak perlu dilakukan dan
langsung dilakukan pengujian substantif (transactional approach) ke dokumen secara
menyeluruh (100%). Pengujian ketaatan ditujukan untuk memperoleh keyakinan yang
memadai bahwa pengendalian intern yang bersangkutan telah dilaksanakan sesuai
rencana sehingga pemeriksaan dapat dilakukan pengujian secara sampling. Pengujian
ketaatan dapat dilakukan dengan memeriksa dokumen dan catatan terkait, observasi dan
interview.
Satu hal yang perlu ditekankan adalah pemahaman terhadap pengendalian intern
dilakukan dalam rangka identifikasi penentuan luas tidaknya pemeriksaan dan bukan
sebagai penilaian bahwa nilai ( materialitas ) dokumen auditee ditolak kebenarannya.

3.2 Latihan 2
Soal 1

PT Busana Perkasa Garment mempekerjakan 700 buruh di bagian produksi, dengan


prosedur penggajian sebagai berikut:
Mandor pabrik mewawancarai pelamar, dan berdasarkan wawancara tersebut ia
menerima atau menolak pelamar yang bersangkutan. Saat pelamar direkrut, yang ber-
sangkutan mengisi formulir untuk data pribadinya dan memberikannya kepada mandor.
Mandor menuliskan tarip upah per jam untuk pegawai baru tersebut di sudut kanan atas
formulir, dan memberikannya ke petugas penggajian sebagai pemberitahuan bahwa
pegawai yang bersangkutan telah dipekerjakan. Mandor secara lisan menyarankan agar
bagian penggajian untuk menyesuaikan tarif.
Kartu absensi kosong disediakan dalam kotak didekat pintu masuk pabrik. Setiap
pekerja mengambil kartu absen pada Senin pagi, mengisi namanya dan mencatat dengan
pensil waktu kedatangannya serta kepulangannya setiap hari. Pada akhir minggu, yang
bersangkutan memasukkan kartu absen tersebut ke dalam kotak di dekat pintu pabrik.
Pada Senin pagi, kartu absen yang telah selesai diisi, diambil oleh petugas penggajian.
Petugas penggajian kemudian mencatat transaksi dengan menggunakan sistem
mikro komputer, yang mencatat seluruh informasi untuk jurnal penggajian yang dihitung
24
oleh pembuat daftar gaji/upah. Sistem secara otomatis akan memutakhirkan catatan
penghasilan karyawan dan buku besar. Karyawan secara otomatis akan dihapuskan dari
daftar penggajian, kalau mereka lalai mengembalikan kartu absen.
Cek gaji secara manual ditandatangani oleh Chief Accountant dan diberikan kepada
mandor. Mandor membagikan cek kepada para karyawan yang telah mengisi dan
mengembalikan absen. Rekening bank-gaji direkonsiliasi oleh Chief Accountant, yang
juga menyiapkan berbagai laporan pajak penghasilan bulanan dan tahunan.
Dalam melakukan audit terhadap siklus penggajian dan kepegawaian, pengujian yang
pertama adalah mmperoleh pemahaman atas pengendalian intern, untuk mengembangkan
pengujian berikutnya
Saudara diminta:
a. Menyebutkan kelemahan serius dalam pengendalian intern dan menyatakan resiko
pengendalian yang mungkin timbul akibat kelemahan tersebut.
b. Memberikan saran untuk perbaikan pengendalian intern, bagi praktek perekrutan
pegawai dan prosedur penggajian.

Soal 2.
Musium “Budaya Nusantara” dioperasikan untuk umum (masyarakat). Ketika musim
liburan tiba, banyak pengunjung dari kalangan siswa – siswi yang sedang study tour. Dua
orang petugas ditempatkan di pintu masuk, mengumpulkan uang masuk sebesar Rp 500,-
untuk setiap siswa. Pada sore hari setelah tutup, salah satu petugas menyerahkan
pendapatan itu ke Bendaharawan, pejabat tersebut menghitung uang tunai dihadapan
petugas pintu masuk, dan memasukkan uang ke dalam brankas.
Setiap Jum’at siang, Bendaharawan dan salah satu petugas pintu masuk menyetorkan
uang dalam brankas tsb. ke Bank Mandiri setempat dan menerima slip setoran, yang
dijadikan dasar pencatatan mingguan, serta arsip akuntansi.
Pihak manajemen yayasan pengelola museum telah memahami kebutuhan akan pengen-
dalian intern atas pengelolaan uang penerimaan tersebut. Manajemen telah memperhitung
kan besarnya biaya untuk memasang pagar, loket penjualan tiket, dan manajemen telah
menyetujui bahwa penjualan tiket harus menjadi suatu bagian integral dari usaha
peningkatannya. Saudara telah diminta oleh manajemen yayasan untuk meninjau ulang
pengendalian internal atas operasi di atas, serta memberikan rekomendasi positif. Uraikan
setiap kelemahan pengendalian dan sebutkan saran positif yang relevan!

25
Soal 3
Batik Keris, membuka toko di Jl. Diponegoro – Surabaya. Berikut ini adalah uraian
tentang penjualan dan penerimaan kas untuk toko tersebut. Penjualan dilakukan melalui
tunai dan kredit ( bukan menggunakan kartu kredit ).
Masing – masing pelayan toko mempunyai buku ( bon ) penjualan dengan slip penjualan
yang bernomor, rangkap tiga, beraneka warna. Hanya satu kasir yang mengopersikan
cash register, yang terletak di pintu masuk toko, untuk mengendalikan pencurian pakaian.
Cash register dioperasikan oleh penyelia yang sudah sepuluh tahun bekerja di Batik
Keris.
Pelayan toko menyiapkan faktur penjualan rangkap tiga, Faktur asli dan salinan kedua
diberikan kepada kasir, sedang copy ketiga ditahan di buku/bon penjualannya. Saat
penjualan tunai, pelanggan membayar pelayan toko, yang menandai ketiga salinan
tersebut ”lunas” dan memberikan uangnya kepada kasir beserta salinan faktur.
Pakaian yang dibeli dimasukkan kotak atau bungkusan oleh penyelia setelah membanding
kan pakaian dengan uraian pada faktur dan harga pada label barang. Dia juga meneliti lagi
kalkulasi pelayan toko. Koreksi apapun disetujui oleh pelayan toko ybs, yang segera
merubah buku/bon penjualannya saat itu juga.
Penjualan kredit disetujui oleh penyelia dari daftar kredit, persetujuan diberikan setelah
pelayan toko menyiapkan faktur. Berikutnya, penyelia memasukkan penjualan ke cash
register sebagai penjualan kredit atau tunai. Salinan kedua dari faktur yang telah disahkan
oleh mesin tersebut diserahkan kepada pelanggan.
Pada akhir hari, penyelia mengikhtisarkan penjualan dan kas, dan membandingkan
totalnya dengan pita cash register dan penyelia menyetor uang tunai tersebut di bank.
Salinan faktur pada kasir dikirimkan ke petugas pencatat ( klerk ) piutang dagang
bersama dengan daftar penerimaan hari itu, sementara bank mengirim slip penyetoran
langsung ke pencatat piutang dagang
Setiap hari pencatat piutang membuat ringkasan/daftar penjualan yang digunakan untuk
menghitung komisi penjualan karyawan. Ahmad, akuntan yang tidak menangani uang
tunai, menerima ringkasan dari penyelia dan daftar harian dari klerk. Setiap hari Ahmad
memasukkan informasi faktur penjualan ke komputer perusahaan, yang menyediakan
hasil output dari semua masukan dan ringkasan. Ringkasan akuntansi meliputi penjualan
oleh pelayan toko ( kredit ataupun tunai ) dan total penjualan. Ia membandingkan output
ini dengan ringkasan penyelia dan pelayan toko, serta merekonsiliasikan semua
perbedaannya.
26
Komputer akan meng-up date jumlah piutang dagang, persediaan, dan arsip induk buku
besar. Asisten Ahmad segera mengarsipkan semua faktur penjualan dengan nomor
pelanggan. Daftar nomor faktur dalam nomor urut dimasukkan kedalam print out
penjualan.
Saudara diminta untuk mengidentifikasi kelemahan pengendalian intern dalam siklus
pendapatan tersebut.

Soal 4
Suatu malam anda beserta keluarga makan di kafetaria dekat komplek perumahan tempat
anda tinggal. Setiap pengunjung mengambil makanan yang diinginkan dietalase yang
disediakan. Saat anda sampai ke ujung barisan etalase, seorang karyawan bertanya kepada
anda berapa banyak orang dalam rombongan anda. Kemudian ia menjumlahkan
pembelian makanan keluarga anda dan termasuk jumlah orang yang masuk dalam
kelompok. Ia memberikan anda tanda terima dan meminta anda untuk membayar ketika
selesai makan. Sebelum selesai makan, anda memutuskan untuk mengambil sepotong
pastel dan secangkir kopi, maka anda masuk kembali ke barisan, memilih makanan anda
dan melampaui ujung barisan. Karyawan tersebut melakukan prosedur yang sama lagi,
tetapi kali ini menempelkan tanda terima yang kedua pada tanda terima sebelumnya, dan
mengembalikannya kepada anda. Saat anda meninggalkan kafetaria dan menyerahkan
tanda terima tsb. petugas kasir menjumlahkan keduanya di cash register , menerima uang
anda dan menaruh tanda terima tsb. pada suatu tumpukan.
Saudara diminta menguraikan:
a. Pengendalian internal apa yang diterapkan kafetaria itu untuk operasionalnya?
b. Bagaimana manajer kafetaria bisa mengevaluasi efektivitas dari pengendalian itu?

27
3.3 Rangkuman

Penerapan suatu bentuk pengendalian intern dalam kegiatan operasional, tidaklah


sama antara entitas satu dengan yang lain, tergantung rumit tidaknya kegiatan, lingkup
kegiatan, serta berbagai faktor yang lain.
Beberapa kelemahan yang melekat pada pengendalian intern, seperti kesalahan
pertimbangan oleh manajemen, kurangnya pemahaman oleh bawahan, pelanggaran oleh
manajemen, kolusi diantara para pelaksana menyebabkan pengendalian tidak dapat
memberikan keyakinan yang absolut atas pencapaian tujuannya. Selain itu pertimbangan
antara besarnya biaya dan manfaat yang diperoleh, menyebabkan diabaikannya
penerapan sistem akuntansi.
Langkah auditor dalam memperoleh pemahaman atas pengendalian intern, dapat
dilakukan melalui beberapa prosedur dan didokumentasikan dengan kuesioner, flowchart,
serta uraian.

28
4. Test Formatif
Pilihlah satu jawaban yang benar.

1. Apakah tujuan utama auditor independen untuk memperoleh suatu pemahaman


atas pengendalian intern....
a. untuk mematuhi prinsip – prinsip akuntansi yang berlaku umum
b untuk memperoleh suatu ukuran jaminan dari efisiensi manajemen
c untuk memeliharasuatu keadaan independen dalam sikap mental
d untuk menentukan sifat, saat, serta luas pengujiannya

.2. Yang menunjukkan adanya pengendalian intern dalam pengelolaan kas adalah ....

a. pemegang kas menandatangani cek pembayaran gaji


b pemegang kas menyiapkan cek pembayaran gaji
c pemegang kas menandatangani dan mencatat pembayaran gaji
d pemegang kas menyiapkan dan mencatat pembayaran gaji

3. Yang dimaksud dengan pengendalian aplikasi antara lain adalah ....

a. adanya keamanan dalam akses data


b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,

4. Yang bukan termasuk dalam pengendalian umum adalah ....

a. adanya keamanan dalam akses data


b adanya pemeriksaan independen.
c pengembangan dan Pemeliharaan sistem aplikasi,
d pengendalian atas pusat operasi data,

5. Yang dimaksud dengan “ pengendalian adalah suatu proses “ adalah ....

a. pengendalian adalah suatu cara mencapai tujuan.


b pengendalian intern merupakan alat meningkatkan efisiensi,
c pengendalian intern alat untuk mencegah kebocoran,

29
d pengendalian intern berusaha memberikan keyakinan memadai atas informasi
keuangan.

6. Pengendalian intern dirancang dengan tujuan sebagai berikut, kecuali....

a. memberikan keyakinan yang memadai atas keandalan laporan keuangan.


b menjamin Efektivitas dan efisiensi operasi,
c mencegah manipulasi.
d menjamin kepatuhan terhadap kebijakan serta peraturan yang berlaku,

7. Untuk memudahkan pengendalian dokumen yang hilang serta pencariannya,


maka pengendalian yang tepat dilakukan melalui ....
a. disimpan berdasar urutan jatuh tempo.
b dokumen dibuat sesederhana mungkin,
c dokumen segera dicatat pada saat transaksi berlangsung,
d pencetakan dokumen dengan nomor urut.

8. Untuk memastikan bahwa dokumen dan catatan dapat dipahami dengan jelas,
maka dokumen dirancang ....
a. untuk mendorong persiapan yang benar.
b pencetakan dokumen dengan nomor urut,
c dokumen dibuat sesederhana mungkin.
d dokumen dirancang untuk berbagai kebutuhan,

9. Aktivitas pengendalian, diantaranya adalah adanya pemisahan tugas, yakni ....

a. bagian penggajian dengan gudang penyimpanan.


b bagian penjualan dengan produksi,
c bagian Akuntansi, Pemegang kas dan Pemberi persetujuan pengeluaran kas.
d bagian pembelian dengan petugas pencatat piutang dagang,

10. Untuk menjamin tidak adanya perangkapan fungsi, maka ....

a. berbagai tahapan dalam pelaksanaan suatu transaksi, dilakukan oleh orang


yang berbeda.

30
b pemegang kas menyiapkan dan menandatangani cek pembayaran hutang,
c bagian akuntansi mencatat setoran dan penarikan uang bank, sekalian
melakukan rekonsiliasi,
d bagian pembelian sekaligus mencatat hutang dagang,

11. Berikut ini merupakan keterbatasan dari pengendalian intern, kecuali ....

a. kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi dan


keterbatasan waktu,
b pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
c manfaat yang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan.
d adanya praktek kolusi antar pegawai maupun dengan pihak ketiga,

12. Prosedur dalam memahami pengendalian intern klien adalah dengan langkah
berikut, kecuali ....
a. mereview hasil audit sebelumnya,.
b menginspeksi dokumen dan catatan yang terkait,
c mengobservasi aktivitas dan operasi perusahaan,
d mengkofirmasikan tagihan perusahaan ke pelanggan.

13. Pada unit usaha retail yang relatif kecil, seperti “Indomart” dengan sistem
waralaba, maka kepentingan pengendalian internal akan dibatasi oleh ....
a. adanya praktek kolusi pegawai dengan pemasok.
b perbandingan biaya dengan manfaat yang diperoleh,
c pelanggaran oleh manajemen untuk tujuan tertentu,
d kesalahan pengambilan keputusan karena kurangnya informasi.

31
5. Kunci Jawaban Test Formatif
No. No.
1 d 8 c
2 b 9 c
3 b 10 a
4 b 11 c
5 a 12 d
6 c 13 d
7 d

6. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul ini.
Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui tingkat
pemahaman terhadap materi.

TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%


Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai :
91% s.d. 100% : Amat baik
81% s.d. 90,99% : Baik
71% s.d. 80,99% : Cukup
61% s.d. 70,99% : Kurang
bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan
mengulangi materi.

Semoga berhasil

32
7. Daftar Pustaka

1. Arens, Alvin A , Auditing and Assurance Servises – An Integrated Approach


9 th Edition. New Jersey 2001

33
SUBSTANTIF SPESIALISASI
POST CLEARANCE AUDIT

MODUL II
SISTEM AKUNTANSI

OLEH :
TIM PENYUSUN MODUL PUSDIKLAT BEA DAN CUKAI

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN BEA DAN CUKAI


BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN
DEPARTEMEN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

JAKARTA
2008
KATA PENGANTAR

i
DAFTAR ISI

Kata Pengantar Kepala Pusdiklat Bea dan Cukai ……………………………… i


Daftar Isi ………………………………………………………………………… ii
INTERNAL CONTROL REVIEW
SISTEM AKUNTANSI
4. Pendahuluan ………………………………………………………………... 1
4.1 Deskripsi Singkat ……………………………………………………... 1
4.2 Tujuan Instruksional Umum ………………………………………..... 2
4.3 Tujuan Instruksional Khusus ………………………………………… 2
5. Kegiatan Belajar (KB) 1
SISTEM AKUNTASI PENJUALAN
2.4 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………... 3
A. Sistem Penjualan Tunai ….……………………………………….. 3
(a) Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan 3
Penjualan Tunai ........................................................................
(b) Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan 4
tunai ..........................................................................................
(c) Lambang – lambang dalam Sistem ........................................... 5
(d) Bagan Alir Penjualan Tunai ...................................................... 6
(e) Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai ........ 8
B. Sistem Penjualan Kredit ........................................... …………….. 10
1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan 10
penjualan kredit ....................………………………..………..
2. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem penjualan Kredit ... 12
3. Alir sistem penjualan kredit ...................................................... 13
4. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit ..... 17
C. Sistem Retur Penjualan ……..……………………………………. 20
1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan
Kredit ........................................................................................ 21
2. Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit ................................. 22
3. Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan 25
4. Media (formulir ) dalam Sistem ............................................... 27

ii
2.2 Latihan 1 ……………………………………………………………… 31
2.3 Rangkuman …………………………………………………………… 31
6. Kegiatan Belajar (KB) 2
SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
7.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 32
A. Sistem Pembelian ..………………………………………… 32
1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian ........... 33
2. Bagan Alir Sistem Pembelian .................................................. 35
3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian ............... 37
B. Sistem Retur Pembelian .................................................................. 38
1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian ... 39
2. Bagan alir sistem retur pembelian ............................................ 40
3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian ... 43
4. Media ( formulir ) yang digunakan ........................................... 45
7.2 Latihan kasus 2 ..……………………………………………………… 51
7.3 Rangkuman …………………………………………………………… 52
7. Kegiatan Belajar (KB) 3
SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN
4.1 Uraian, Contoh dan Non Contoh ……………………………………. 53
A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah ...... 54
B. Bagan alir sistem Penggajian / Pengupahan .................................... 54
C. Uraian kegiatan (operation list) sistem penggajian / upah .............. 57
4.2 Latihan 3 ……………………………………………………………… 59
4.3 Rangkuman …………………………………………………………… 59
5. Test Formatif ……………………………………………………………….. 60
6. Kunci Jawaban Test Formatif ……………………………………………… 64
7. Umpan Balik dan Tindak Lanjut …………………………………………… 64
8. Daftar Pustaka ……………………………………………………………… 65

iii
MODUL II
INTERNAL CONTROL REVIEW
SISTEM AKUNTANSI

1. PENDAHULUAN

Materi sistem akuntansi tidak terlepas dari masalah pengendalian intern yang telah
disampaikan sebelumnya, karena penerapan pengendalian intern ada di dalam sistem
akuntansi. Pada sistem akuntansi, pengendalian intern diaplikasikan dalam bentuk fungsi,
prosedur serta media ( formulir – formulir ) yang digunakan. Modul ini menyajikan tiga
sistem akuntansi, yakni Sistem Akuntansi Penjualan, Sistem Akuntansi Pembelian dan
Sistem Akuntansi Penggajian / Upah. Ketiga sistem tersebut digunakan pada perusahaan
trading maupun manufaktur, dan diharapkan pengetahuan ini menjadi bekal bagi para
auditor dalam mengembangkan pengujian auditnya.

1.1. Deskripsi Singkat

Kami sangat menghargai kemauan saudara untuk mempelajari modul ini, semoga
kemauan dan kesungguhan saudara dalam mempelajari ini dapat menambah wawasan
saudara, yang nantinya dapat saudara aplikasikan dalam menjalankan tugas-tugas yang
dipercayakan kepada saudara.
Modul ini merupakan bagian kedua dari modul internal control review yang
berisikan materi pelajaran perancangan sistem penjualan, sistem pembelian dan sistem
penggajian/upah. Dalam menguraikan perancangan ketiga sistem tersebut, penulis
menggunakan perusahaan manufaktur sebagai model. Dalam menguraikan perancangan
sistem akuntansi, penulis menggunakan model sebagai berikut :
- deskripsi kegiatan pokok
- informasi yang diperlukan manajemen
- dokumen yang digunakan
- catatan akuntansi yang digunakan
- unit organisasi yang terkait
- jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut
- elemen sistem pengendalian intern
1
- bagan alir sistem akuntansi
- uraian kegiatan unit organisasi yang terkait dalam sistem

1.2. Tujuan Instruksional Umum

Diharapkan setelah mempelajari modul ini saudara akan memahami sistem


akuntansi penjualan, pembelian dan penggajian/pengupahan, yang diterapkan dalam
perusahaan-perusahaan manufaktur.
Keberhasilan saudara dalam mempelajari modul ini akan sangat berarti bagi saudara
dalam mempelajari modul-modul selanjutnya. Kemampuan saudara dalam memahami
dan menganalisa sistem akuntansi yang diterapkan dalam perusahaan, akan sangat
membantu saudara dalam menjalankan tugas sebagai auditor.

1.3. Tujuan Instruksional Khusus

Setelah mempelajari modul ini, diharapkan saudara mampu :


- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan tunai
- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penjualan kredit
- Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur penjualan
- Mengevaluasi dan menganalisa sistem Pembelian
- Mengevaluasi dan menganalisa sistem retur pembelian
- Mengevaluasi dan menganalisa sistem penggajian / pengupahan

2
2. KEGIATAN BELAJAR (KB) 1

SISTEM AKUNTASI PENJUALAN

2.1. Uraian, Contoh dan Non Contoh

Modul ini menyajikan materi tentang :


- sistem penjualan tunai
- sistem penjualan kredit
- sistem retur penjualan

A. SISTEM PENJUALAN TUNAI

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli


melakukan pembayaran lebih dulu, sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada
pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada
pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan Penjualan Tunai.

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai
adalah :
a. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
periode tertentu.
b. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai
c. Jumlah harga pokok produk yang dijual, selama periode tertentu
d. Nama dan Alamat pembeli
e. Kuantitas produk yang dijual
f. Nama Pramuniaga yang melakukan penjualan
g. Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :


- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang
diperlukan oleh manajemen.
3
- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut
- Unit Organisasi yang menangani transaksi penjualan tunai
- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan tunai dan untuk
menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
- Elemen sistem pengendalian intern.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :


(1) Faktur Penjualan Tunai
(2) Bukti setor bank
(3) Pita Register kas (Cash register tape)
(4) Rekap harga pokok penjualan

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai :


(1) Jurnal penjualan
(2) Jurnal Penerimaan kas
(3) Jurnal Umum
(4) Kartu Persediaan
(5) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan tunai


(1) Bagian (order) Penjualan
(2) Bagian Kassa
(3) Bagian Gudang
(4) Bagian Pengiriman barang
(5) Bagian Administrasi persediaan & kartu biaya
(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan )

2. Elemen (sistem) Pengendalian Intern dalam sistem Penjualan tunai

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan kas dan fungsi akuntansi
4
(2) Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya
satu fungsi tersebut

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(3) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir faktur penjualan tunai
(4) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerima kas dengan cara membubuhkan cap
“lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur
tersebut.
(5) Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara
membubuhkan cap “sudah diserahkan “ pada faktur penjualan
(6) Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara
memberikan tanda pada faktur penjualan tunai.

PRAKTEK YANG SEHAT


(7) Faktur penjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.
(8) Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetorkan seluruhnya ke Bank pada
hari yang sama atau hari kerja berikutnya.
(9) Penghitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi penerima kas, secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern.

3. Lambang – lambang dalam Sistem

Berikut ini lambang – lambang yang dipergunakan dalam bagan alir (sistem)
Dokumen (pendukung) transaksi
Faktur
Penjualan
Dokumen non transaksi LPB

Melaksanakan pekerjaan Pencatatan

Arsip menurut nomor urut /alamat/ tanggal N A T

Arus dokumen
5
4. Bagan Alir Penjualan Tunai

Dalam gambar di halaman 8 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem penjualan
tunai, untuk menggambarkan kegiatan penjualan tunai, dalam suatu perusahaan dagang,
dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan,
menandatangani PO dan menyerahkan lembar kedua PO kepada pelanggan, sebagai
bukti telah diterimanya pesanan tersebut. Bagian Penjualan segera membuat Faktur
Penjualan tunai rangkap tiga, Lembar asli diserahkan ke pelanggan, lembar kedua ke
gudang dan lembar ketiga sebagai arsip
= Pelanggan, dengan membawa lembar asli Faktur Penjualan Tunai ( FPT ), melakukan
pembayaran ke kasir. Setelah menerima pembayaran, kasir memberikan strook
pembayaran serta mengembalikan FPT kepada pelanggan..
= Petugas Gudang, berdasarkan FPT lembar 2, mempersiapkan pengeluaran barang dan
mencatatnya dan menyerahkan ke petugas pengiriman.baik barang maupun fakturnya
= Petugas pengiriman menyerahkan barang beserta lembar kedua FPT kepada
pelanggan setelah membandingkan dengan bukti pembayaran ( strook ) maupun FPT
asli, kemudian mengambil lembar asli tersebut untuk diserahkan ke Bagian
Akuntansi.
= Kasir, atas penerimaan hari itu melakukan penyetoran ke Bank dan bukti setor lembar
kedua dierahkan ke Bagian Akuntansi, sementara lembar lainnya diarsipkan.
= Bagian Akuntansi mencocokkan lembar setoran tersebut dengan FPT asli yang
diterimanya dari petugas pengiriman, dan membukukan penjualan tunai. Bukti setor
lembar 2 diarsipkan, sementara Faktur Panjualan Tunai asli diserahkan ke Bagian
Akuntansi Persediaan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, pada setiap akhir bulan akan mengakumulasikan
seluruh penjualan dan membuat Bukti Memorial untuk pembebanan harga pokok
penjualan , yang dikirimkan ke Bagian Akuntansi sebagai dasar pembukuan harga
pokok penjualan. Bagian Akuntansi Persediaan mengarsipkan Faktur Penjualan Tunai
asli tersebut.

6
7
5. Uraian Kegiatan (Operation list) sistem Penjualan Tunai

a. Bagian Penjualan
1) Menerima order dari pembeli
2) Mengisi faktur penjualan tunai
3) Mendistribusikan faktur penjualan tunai sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke
kasir
- Lembar ke 2 : dikirim ke Bagian gudang
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Penjualan menurut nomor urut faktur tersebut
b. Bagian Kasir
1) Menerima faktur penjualan tunai dari bagian (order) penjualan via pembeli
2) Menerima uang dari pembeli sebesar yang tercantum dalam faktur penjualan
tunai
3) Mengoperasikan register kas untuk menghasilkan pita register kas
4) Membubuhkan cap “lunas” diatas faktur penjualan tunai dan menempelkan pita
register pada faktur tersebut
5) Menyerahkan faktur penjualan tunai dan pita register kas kepada pembeli
untuk kepentingan pengambilan barang ke Bagian Pengiriman Barang
6) Mengisi Bukti setor bank rangkap 3 lembar pada akhir hari kerja
7) Menyetorkan kas yang diterima dari hasil penjualan tunai
8) mendistribusikan bukti setor bank sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bank bersama kas yang disetor
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian akuntansi
- Lembar ke 3 : arsip Bagian Kassa berdasarkan urutan tanggal setor
c. Bagian Gudang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 dari Bagian Order penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam faktur penjualan tunai
3) Mencatat kuantitas barang yang diserahkan ke bagian pengiriman ke dalam
kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang bersama faktur penjualan
tunai lembar ke-2
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-2 bersama barang dari gudang
8
2) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke-1 dilampiri dengan pita register kas
dari bagian Kassa via pembeli
3) Membandingkan faktur penjualan tunai lembar ke-1 dengan lembar ke dua dan
memeriksa pita register untuk menentukan apakah harga barang telah dibaya
oleh pembeli
4) Menyerahkan barang kepada pembeli
- Lembar ke 1 : diserahkan kepada bagian akuntansi, dilampiri dengan pita
register kas
- Lembar ke 2 : diserahkan kepada pembeli bersamaan dengan penyerahaan
barang
e. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan tunai lembar ke 1 dilampiri pita register kas (
strook ) dari Bagian Pengiriman Barang
2) Mencatat faktur penjualan tunai
3) Mengirim faktur penjualan tunai dilampiri pita register kas ke bagian
Administrasi persediaan (bag. Kartu Persediaan & Kartu Biaya)
4) Menerima bukti setor bank lembar ke dua dari bagian kassa
5) Mencatat bukti setor bank lembar ke 2 ke dalam jurnal penerimaan kas,
6) Mengarsipkan bukti setor bank lembar ke 2, dalam arsip berdasarkan urutan
tanggal setor
7) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok penjualan
dari bagian administrasi persediaan
8) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum,
9) Mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan, berdasarkan urutan nomor bukti memorial.
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas dari bagian
akuntansi
2) Mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dijual dalam kartu
persediaan atas dasar kuantitas dan jenis barang dalam faktur penjualan tunai
3) mengarsipkan faktur penjualan tunai yang dilampiri pita register kas menurut
nomor urut faktur penjualan tunai

9
4) Secara periodik (misal setiap akhir bulan), membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan
yang dijual, dalam kartu persediaan
5) Membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga pokok persediaan
yang dijual selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke bagian akuntansi

B. SISTEM PENJUALAN KREDIT

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang


sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu
perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak
tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli, selalu
didahului dengan analisa terhadap dapat tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

1. Informasi yang diperlukan oleh Manajemen dari kegiatan penjualan kredit

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit
adalah :
(1) jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama
periode tertentu
(2) Jumlah piutang kepada debitur dari penjualan kredit
(3) Jumlah harga pokok produk yang dijual selama periode tertentu
(4) nama dan alamat pembeli
(5) Kuantitas produk yang dijual
(6) nama pramuniaga yang melakukan penjualan
(7) Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :


- dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang
diperlukan oleh manajemen
- catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut
- unit organisasi yang menangani transaksi penjualan kredit
10
- jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan penjualan kredit dan untuk
menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
- elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit


1. Surat Perintah (order) pengiriman dan tembusannya
2. Faktur dan tembusannya

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan kredit :


(1) Jurnal Penjualan
(2) Kartu piutang
(3) Kartu Persediaan

Unit Organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penjualan kredit


(1) bagian (order) penjualan
(2) Bagian kredit
(3) Bagian Gudang
(4) Bagian Pengiriman Barang
(5) Bagian Piutang
(6) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya
(7) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit


(1) Prosedur (order) penjualan
(2) Prosedur persetujuan kredit
(3) Prosedur Pengiriman barang
(4) Prosedur Penagihan
(5) Prosedur pencatatan piutang
(6) Prosedur pencatatan pendapatan
(7) Prosedur pencatatan harga pokok

11
2. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan kredit
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi pemberi otorisasi
(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi pemberi
otorisasi kredit
(3) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dari fungsi penerima kas
(4) Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi pemberi
otorisasi kredit, fungsi pengiriman barang, fungsi penagihan, fungsi pencatatan
piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksakan
secara lengkap oleh hanya salah satu fungsi.

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(5) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan
menggunakan formulir surat perintah (order) pengiriman
(6) Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi pemberi otorisasi kredit dengan
membubuhkan tanda tangan pada salah satu tembusan surat perintah pengiriman
barang
(7) Pengiriman barang kepada pelanggan diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang
dengan menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat
perintah pengiriman barang
(8) Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat penyerahan dan potongan penjualan,
berada di tangan Direktur Pemasaran dengan menerbitkan surat keputusan mengenai
hal itu
(9) Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan (piutang) dengan
membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan
(10) Pencatatan ke dalam kartu piutang (buku pembantu piutang) dilakukan oleh fungsi
piutang, sedangkan pencatatan ke dalam junal diotorisasi oleh fungsi akuntansi,
dengan cara membubuhkan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan)
(11) Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung
dengan surat perintah pengiriman dan surat muat.

12
PRAKTEK YANG SEHAT
(12) Surat perintah Pengiriman bernomor urut cetak dan pemakainnya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan
(13) Faktur penjualan bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan
oleh fungsi penagihan (piutang)
(14) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account
Receivable statement) kepada setiap debitur, untuk menguji ketelitian catatan
piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
(15) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,
sebagai rekening kontrol piutang

3. Alir sistem penjualan kredit

Dalam gambar di halaman 17 dan 18 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
penjualan kredit dalam suatu perusahaan dagang, dengan memasukkan berbagai elemen
pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Order Pembelian (PO) dari pelanggan, petugas
menandatangani PO lembar kedua dan mengembalikan kepada pelanggan sebagai
tanda diterimanya pesanan tersebut. Bagian penjualan segera membuat Surat Perintah
Pengiriman - Shipping Order (SO) rangkap 4. Lembar ke 4 disampaikan ke Bagian
Kredit untuk minta persetujuan pemberian kredit kepada pelanggan. Berdasar
persetujuan tersebut Bagian Penjualan menyerahkan lembar 1 ke petugas Gudang,
lembar 2 dan 3 ke petugas pengiriman dan mengarsipkan lembar keempat.
= Petugas Gudang menyiapkan barang dan dan mencatat pengeluaran tersebut,
kemudian menyerahkan barang ke petugas pengiriman beserta SO asli.
= Petugas Pengiriman mengarsipkan SO lembar ke 3, dan mengirimkan barang ke
pelanggan beserta SO lembar 2, meminta tanda tangan/stempel pelanggan pada
lembar SO asli sebagai tanda terima barang. SO lembar asli diserahkan ke Bagian
Piutang.
= Bagian Piutang, berdasarkan SO lembar asli, menerbitkan Faktur Penjualan Rangkap
5, dimana lembar 1 diarsipkan sesuai tanggal jatuh tempo tagihan, lembar 2 beserta
SO lembar asli dirsipkan, lembar 3 ke Administrasi Persediaan, lembar 4 ke Bagian
Akuntansi, sedangkan lembar ke lima diarsipkan untuk monitoring pelanggan.

13
= Bagian Administrasi Persediaan mengumpulkan Faktur lembar 3, sebagai dasar
pembuatan memo pembebanan harga pokok penjualan pada akhir bulan, untuk
kemudian diarsipkan.
= Bagian Akuntansi, berdasarkan faktur lembar 4 dan memo dari Administrasi
Persediaan, mencatat penjualan serta pembebanan harga pokok penjualan, dan
mengarsipkan kedua dokumen tersebut

14
15
16
4. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Penjualan Kredit
a. Bagian (Order) Penjualan
1) Menerima Order dari pembeli
2) Membuat Surat Perintah Pengiriman atau Shipping Order (SO) dengan
tembusan 8 lembar serta mendistribusikan sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : diserahkan ke bagian gudang untuk menyiapkan barang
yang dipesan oleh pelanggan
- Lembar ke 2 & 3 : merupakan surat muat (bill of loading) yang dipakai
sebagai bukti penyerahan barang kepada perusahaan jasa
angkutan. Lembar ke 2 merupakan surat muat yang
dimintakan tanda tangan / cap dari perusahaan jasa
angkutan, untuk kemudian dilampirkan pada surat perintah
pengiriman, lembar yang dipakai sebagai dasar pembuatan
faktur penjualan. Lembar ke 3 merupakan surat muat yang
diberikan kepada perusahaan jasa angkutan, sebagai surat
penyerahan barang.
- Lembar ke 4 : merupakan perintah pengiriman kepada bagian Pengiriman
Barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip pembungkus (packing slip)
- Lembar ke 6 : merupakan surat pengakuan yang dikirimkan kepada
pembeli, yang berisi pernyataan telah diterimanya pesanan
dari pelanggan ybs.
- Lembar ke 7 : merupakan tembusan kredit yang dikirimkan ke bagian
kredit untuk meminta otorisasi penjualan kredit
- Lembar ke 8 : merupakan tembusan indeks silang yang disimpan menurut
abjad, untuk melayani pertanyaan pelanggan
- Lembar ke 9 : merupakan tembusan pengawasan pengiriman, yang
diarsipkan menurut tanggal pengiriman yang direncanakan
3) Menerima otorisasi kredit (SO lembar ke 7 yang dikembalikan ) dari Bagian
kredit
4) Menyimpan surat order dari pelanggan dan SO lembar ke 7 ke dalam arsip
pengawasan pengiriman, bersama SO lembar ke 8
5) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (surat muat) dari Bagian pengiriman, setelah
bagian tersebut mengirimkan barang ke pelanggan
17
6) Mencatat tanggal pengiriman dan jumlah barang yang dikirim dalam SO
lembar ke 9 (arsip pengawasan pengiriman) dan menyimpan lembar ini ke
arsip pesanan yang telah dipenuhi (filled order file)
7) Mengirimkan SO lembar ke 1 dan 2 ke Bagian Piutang (penagihan)
b. Bagian Kredit
1) Menerima SO lembar ke 7 dari bagian (order) penjualan
2) Memeriksa status kredit pelanggan
3) memberi otorisasi penjualan kredit pada tembusan ke 7
4) Menyerahkan kembali SO lembar ke 7 ke bagian (order) penjualan
c. Bagian Gudang
1) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian (order) penjualan
2) Menyiapkan barang sebanyak yang tercantum dalam SO lembar ke 1
3) Mencatat SO ke dalam kartu gudang
4) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman Barang bersama SO lembar ke 1
d. Bagian Pengiriman Barang
1) Menerima SO lembar ke 2 dan 3 (bill of loading), lembar ke 4 (untuk arsip)
dan lembar ke 5 (slip pembungkus)
2) Menerima SO lembar ke 1 dari bagian Gudang bersamaan dengan barang
3) Membungkus barang dan menempelkan SO lembar ke 5 sebagai slip
pembungkus
4) menyerahkan barang kepada perusahaan jasa angkutan, disertai dengan surat
muat (SO lembar ke 3)
5) Memintakan tanda tangan penerimaan barang pada surat muat (SO lembar ke
2) dari perusahaan jasa angkutan
6) Mendistribusikan Shipping Order sebagai berikut :
- Lembar ke 1 dan 2 : diserahkan kepada bagian penjualan, dalam
perjalanannya ke bagian piutang (penagihan), untuk
memberitahukan pelaksanaan pengiriman barang kepada
bagian penjualan. Lembar ke 2 SO merupakan surat muat
yang telah ditandatangani perusahaan jasa angkutan
- Lembar ke 3 : merupakan surat muat yang diserahkan ke perusahaan jasa
angkutan
- Lembar ke 4 : merupakan arsip Bagian pengiriman barang
- Lembar ke 5 : merupakan slip yang ditempelkan pada pembungkus barang
18
e. Bagian Piutang
1) Menerima SO lembar ke 1 dan 2 (bill of loading) dari bagian pengiriman
barang
2) Membuat faktur penjualan sebanyak 5 lembar dan mendistribusikannya
sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : merupakan customer’s copy yang dikirimkan ke
pelanggan
- Lembar ke 2 : merupakan tembusan piutang (dilampiri SO lembar ke 1
dan surat muat) untuk kepentingan pencatatan dalam kartu
piutang (buku pembantu piutang), setelah dicatat,
diarsipkan menurut nomor faktur.
- Lembar ke 3 : merupakan tembusan analisis yang dikirim ke bagian
administrasi persediaan, untuk mencatat harga pokok
produk yang dijual ke dalam kartu persediaan
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian akuntansi untuk pencatatan jurnal
penjualan
- Lembar ke 5 : tembusan kepada salesman (pramuniaga) untuk keperluan
perhitungan komisi
f. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 3 dari bagian piutang (penagihan)
2) Mencatat faktur penjualan lembar ke 3 ke dalam kartu persediaan
3) mengarsipkan faktur penjualan lembar ke 3 menurut nomor urut faktur
4) secara periodik (misal setiap akhir bulan) membuat rekapitulasi harga pokok
penjualan selama periode tertentu, berdasarkan data harga pokok persediaan
yang dijual dalam kartu persediaan
5) membuat bukti memorial sebagai dasar pencatatan harga produk yang dijual
selama periode berdasarkan rekapitulasi harga pokok penjualan
6) Menyerahkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan ke bagian akuntansi
g. Bagian Akuntansi
1) Menerima faktur penjualan lembar ke 4 dari bagian piutang
2) Mencatat faktur penjualan dalam jurnal penjualan
3) Mengarsipkan faktur penjualan menurut nomornya

19
4) Menerima bukti memorial dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok dari
bagian administrasi persediaan
5) Mencatat bukti memorial ke dalam jurnal umum
6) mengarsipkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekapitulasi harga pokok
penjualan berdasarkan urutan nomor bukti memorial

C. SISTEM RETUR PENJUALAN

Transaksi retur penjualan terjadi jika pembeli mengembalikan barang yang


dibelinya, kepada perusahaan penjual barang tersebut. Pengembalian barang oleh pembeli
harus diotorisasi oleh bagian penjualan dan diterima oleh bagian penerimaan barang di
perusahaan penjual barang tersebut.

Informasi yang diperlukan oleh Manajemen :


(1) Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk selama periode tertentu
(2) Jumlah berkurang piutang karena retur penjualan
(3) Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
(4) Nama dan alamat pembeli
(5) Kuantitas produk yang dikembalikan
(6) Nama pramuniaga yang melakukan penjualan
(7) Otorisasi pejabat yang berwenang

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut perlu dirancang :


(1) Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang
diperlukan oleh manajemen
(2) Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut
(3) Unit organisasi yang menangani transaksi retur penjualan
(4) Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan retur penjualan dan untuk
menghasilkan informasi yang diperlukan manajemen
(5) Elemen sistem pengendalian intern

Dokumen yang dipergunakan


(1) Memo Kredit
(2) Laporan Penerimaan Barang
20
Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penjualan tunai
(1) Jurnal Umum
(2) Kartu Piutang
(3) Kartu Persediaan
(4) Kartu Gudang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem penjualan tunai


(1) Bagian (order) Penjualan
(2) Bagian Gudang
(3) Bagian Pengiriman barang
(4) Bagian Piutang
(5) Bagian Administrasi Persediaan & Kartu Biaya
(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur dalam sistem retur penjualan


(1) Prosedur pembuatan memo kredit
(2) Proesedur penerimaan barang
(3) Prosedur pencatatan retur penjualan

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Penjualan Kredit

Elemen pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penjualan tunai
disajikan sebagai berikut :
ORGANISASI
(1) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi pencatatan (piutang) harus terpisah dengan fungsi penjualan
(3) Transaksi retur penjualan harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi
penerimaan barang, fungsi pencatatan piutang dan fungsi akuntansi. Tidak ada
transaksi retur penjualan yang dilaksanakan secara lengkap oleh hanya salah satu
fungsi.

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(4) Retur Penjualan diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan otorisasi memo kredit

21
(5) Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan, didasarkan pada memo
kredit yang didukung dengan laporan penerimaan barang

PRAKTEK YANG SEHAT


(6) Memo kredit bernomor urut dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi
penjualan
(7) Secara periodik fungsi pencatatan piutang mengirim pernyataan piutang (Account
Receivable statement) kepada setiap debitur
(8) Secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening buku besar,
sebagai rekening kontrol piutang

2. Bagan alir sistem Retur Penjualan Kredit

Dalam gambar di halaman berikut penulis sajikan rancangan bagan alir sistem retur
penjualan dalam suatu perusahaan dagang dengan memasukkan berbagai elemen
pengendalian intern dalam sistem tersebut.
Barang yang diterima pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau
rusak dalam pengiriman. Pelanggan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa
Memo Debit.
= Bagian Penjualan, setelah menerima Pemberitahuan Retur dari pelanggan, membuat
Memo Kredit rangkap 2 yang dikirimkan ke petugas penerimaan barang.
= Petugas Penerimaan Barang menerima pengembalian barang dari pelanggan dan
membandingkan dengan catatan di Memo Kredit, kemudian membuat Laporan
Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2. . Barang beserta LPB lembar 2 dikirimkan ke
Gudang, sementara dua lembar Memo Kredit dan LPB lembar 1 dikirimkan ke Bagian
Piutang.
= Bagian Gudang menerima barang dan mencatat masuknya barang berdasarkan LPB
lembar 2.
= Bagian Piutang melakukan pencatatan pengurangan piutang berdasarkan Memo
kredit dan LPB, kemudian mengirimkan LPB lembar 1 beserta Memo Kredit lembar 2
ke Akuntansi Persediaan dan Memo Kredit lembar 1 dikirim ke pelanggan.
= Bagian Akuntansi Persediaan, berdasarkan LPB 1 dan Memo Kredit lembar 2
mencatat di kartu persediaan, dan mengirimkan kedua dokumen tersebut ke Bagian
Akuntansi
22
= Bagian ini mencatat jurnal perubahan piutang dan mengarsipkan kedua dokumen yang
bersangkutan.

23
24
3. Uraian kegiatan (Operation List) Sistem Retur Penjualan

a. Bagian Penjualan
1) menerima pemberitahuan retur dari pembeli
2) Membuat memo kredit 2 lembar dan mengirimkan ke bagian penerimaan
barang
b. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima memo kredit 2 lembar dari bagian Penjualan
2) Menerima barang dari pembeli dan melakukan pemeriksaan barang yang
diterima
3) Membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) 2 lembar
4) Mendistribusikan Laporan Penerimaan barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian Piutang bersama memo kredit lembar ke 1
dan 2
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barang yang bersangkutan
c. Bagian Gudang
1) Menerima laporan penerimaan barang lembar ke 2 dari bagian penerimaan
2) Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang
d. Bagian Piutang
1) Menerima memo kredit lembar ke 1 dan 2 dilampiri LPB lembar ke 1 dari
bagian penerimaan barang
2) Mencatat memo kredit ke dalam kartu piutang yang bersangkutan
3) Mengirim memo kredit lembar ke 1 kepada pembeli
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB ke Bagian administrasi
Persediaan
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1
2) Mengisi harga pokok satuan dan harga pokok total pada LPB
3) Mencatat LPB ke dalam kartu persediaan
4) Mengirim memo kredit lembar ke 2 dilampiri LPB lembar ke 1, ke bagian
akuntansi
f. Bagian Akuntansi
1) Menerima memo kredit lembar ke 2 dan LPB lembar ke 1 dari Bagian
Administrasi persediaan
25
2) Mencatat retur penjualan dalam jurnal umum, berdasarkan memo kredit
dengan jurnal :
Retur Penjualan .......................................xx
Piutang ......................................................xx
3) Mencatat harga pokok barang yang diterima kembali dalam jurnal umum,
berdasarkan LPB, dengan jurnal :
Persediaan ................................................xx
Harga Pokok Penjualan ..............................xx

26
4. Media (formulir ) dalam Sistem

PT. BINTANG

Surat Perintah pengiriman


(Shipping Order)
No. Tanggal No. OP Pelngg Tanggal Salesman
17/Pj/V/07 25-05-2007 45/PO/2007 20-05-2007 Budiman

Terimakasih atas
Dijual PT. Gunung Jati order Saudara.
Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya Harap memberi-
tahu kami jika
Dikirim PT. Gunung Jati terjadi kekurangan
Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya pada barang

Syarat FOB Rute pengiriman yang diminta Tanggal Pengiriman


Destination Pelabuhan Tanjung Perak 27 Mei 2007
.
No. Uraian Satuan Kuantitas Harga Total Harga
Urut satuan

Jumlah .

Bag Pengiriman Bag. Kredit Bag. Penjualan

I/1

27
PT. BINTANG

FAKTUR PENJUALAN
(Invoice)
No. Tanggal No. OP Pelngg Tanggal Salesman
17/Fk/V/07 28-05-2007 45/PO/2007 20-05-2007 Budiman

Dijual PT. Gunung Jati


Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Dikirim PT. Gunung Jati


Kepada Jl. Tunjungan Raya 25, Surabaya

Syarat FOB Rute pengiriman yang diminta Tanggal Pengiriman


Destination Pelabuhan Tanjung Perak 27 Mei 2007
.
No. Uraian Satuan Kuantitas Harga Total Harga
Urut satuan

Jumlah .

Bag. Piutang

I/2

28
REKAP HARGA POKOK PENJUALAN

Bulan Nomor: Tgl. Pembuatan

Kode Rek Nama Persediaan Jumlah

Bagian Akuntansi Biaya Bag. Administrasi Persediaan

BUKTI MEMORIAL Nomor:


Tanggal:

Keterangan Debit Kredit

Disetujui Dictatat Diverifikasi Dibuat

I/3

29
PT. BINTANG

MEMO KREDIT

Kepada Yth. PT Gunung Jati Kode Pelanggan No. 337


Jl. Tunjungan Raya 25,
Surabaya
No. Surat pengiriman Tgl. 1/6/2007

Untuk Faktur Tgl. Faktur Salesman Tgl. Penerimaan Memo Debit


No. Barang Sdr.

No. Harga
Urut Uraian Satuan Kuantitas satuan Total Harga

Bagian Penjualan

I/4

30
2.2. Latihan 1

(1) Sebutkan berbagai prosedur yang termasuk dalam sistem penjualan tunai dalam
suatu perusahaan manufaktur!
(2) Sebutkan fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit dalam suatu
perusahaan manufaktur!
(3) Sebutkan nama-nama dokumen yang dipergunakan dalam sistem retur penjualan dan
jelaskan fungsinya!
(4) Jelaskan maksud dipisahkannya fungsi penjualan dari fungsi penerimaan kas, pada
sistem penjualan tunai
(5) Dalam praktek yang sehat pada sistem penjualan tunai, salah satunya adalah
penghitungan saldo yang ada di tangan fungsi penerima kas secara periodik dan
secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern. Jelaskan pernyataan tersebut.
(6) Dalam sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem retur penjualan, salah
satu prosedurnya adalah pencatatan ke dalam akuntansi harus didasarkan atas
dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen. Jelaskan pengertian pernyataan
tersebut.

2.3. Rangkuman

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa, baik secara
kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order dari pelanggan telah
dipenuhi dengan pengiriman barang atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu
perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya. Kegiatan penjualan secara kredit ini
ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan kredit.
Dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh
perusahaan kepada pembeli, jika perusahaan telah menerima uang dari pembeli. Kegiatan
penjualan secara tunai ini ditangani oleh perusahaan melalui sistem penjualan tunai.
Dalam transaksi penjualan, tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan
(revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah
dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani
oleh perusahaan melalui sistem retur penjualan.

31
3. KEGIATAN BELAJAR (KB) 2

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN

3.1. Uraian, Contoh dan Non Contoh

Modul ini menyajikan materi tentang :


- Sistem Pembelian
- Sistem Retur Pembelian

A. SISTEM PEMBELIAN

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengadaan barang yang


diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi 2, yakni
pembelian lokal dan impor.

Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan pembelian


- Jenis Perusahaan yang yang telah mencapai titik pemesanan kembali (reorder point)
- Order pembelian yang telah dikirim kepada pemasok
- Order pembelian yang telah dipenuhi oleh pemasok
- Total saldo hutang dagang pada tanggal tertentu
- Saldo hutang dagang kepada pemasok tertentu
- Tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan dari pembelian

Untuk menghasilkan berbagai macam informasi tersebut, perlu dirancang :


- Dokumen untuk merekam berbagai data yang akan diolah menjadi informasi yang
diperlukan oleh manajemen
- Catatan akuntansi untuk mengolah data yang direkam dalam dokumen tersebut
- Unit organisasi yang menangani transaksi pembelian
- Jaringan prosedur untuk melaksanakan kegiatan pembelian dan untukmenghasilkan
informasi yang diperlukan manajemen

Elemen pengendalian intern


Dokumen yang dipergunakan dalam sistem pembelian :
32
(1) Surat permintaan pembelian (SPP)
(2) Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
(3) Surat order Pembelian (PO)
(4) Laporan penerimaan barang (LPB)
(5) Surat perubahan order
(6) Bukti kas keluar

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem pembelian


(1) Register bukti kas keluar
(2) Jurnal Pembelian
(3) Kartu Hutang
(4) Kartu persediaan

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem pembelian


(1) Bagian Gudang
(2) Bagian Pembelian
(3) Bagian Hutang
(4) Bagian Penerimaan Barang
(5) Bagian Administrasi Persediaan dan Kartu Biaya
(6) Bagian Akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem pembelian


(1) Prosedur Permintaan Barang
(2) Prosedur Permintaan Penawaran Barang
(3) Prosedur Order Pembelian
(4) Prosedur Penerimaan barang
(5) Prosedur Pencatatan hutang
(6) Prosedur distribusi pembelian

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Pembelian

Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem pembelian, dirancang
untuk menjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian dan

33
keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi), sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan serta praktek yang sehat :

ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan barang
(2) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(3) Fungsi Penerimaan barang harus terpisah dari fungsi penyimpanan barang
(4) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi pembelian,
fungsi penerimaan barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(5) Surat permintaan Pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang
(6) Surat Order Pembelian diotorisasi fungsi pembelian
(7) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang
(8) Bukti kas keluar diotorisasi oleh pejabat bagian keuangan
(9) Pencatatan hutang didasarkan pada dokumen PO, LPB dan Faktur dari pemasok
(10) Pencatatan ke dalam kartu (buku pembantu) Hutang, diotorisasi oleh fungsi pencatat
hutang

PRAKTEK YANG SEHAT


(11) Surat permintaan pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang
(12) Surat order pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
(13) laporan penerimaan barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang
(14) pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran bersaing dari berbagai pemasok
(15) barang hanya diperiksa oleh fungsi penerimaan barang, jika fungsi ini telah
menerima tembusan order pembelian dari fungsi pembelian
(16) fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima
(17) terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian dan ketelitian perhitungan
dalam faktur dari pemasok, sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar
(18) buku pembantu hutang, secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control
dalam buku besar
34
(19) pembayaran faktur dari pemasok dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran
(20) bukti kas keluar beserta dokmen pendukungnya di cap “lunas” oleh fungsi
pengeluaran kas, setelah cek dikirim kepada pemasok

2. Bagan Alir Sistem Pembelian

Dalam gambar di halaman 40 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem


pembelian, untuk menggambarkan kegiatan pembelian, dalam suatu perusahaan, dengan
memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
= Bagian Gudang sebagai unit yang biasa membutuhkan barang, membuat Surat
Permintaan Pembelian atau SPP ke Bagian Pembelian
= Bagian Pembelian mengirim Surat Permintaan Penawaran Harga ( SPPH ) kepada
para pemasok.. Para pemasok akan mengirikan Surat Penawaran Harga
Berdasarkan SPH dari para pemasok, Bagian Pembelian menentukan salah satu
pemasok dan membuat Order Pembelian (PO) beberapa rangkap . Lembar 1 dan 2
dikirimkan ke pemasok, dimana lembar 2 akan dikembalikan oleh pemasok sebagai
tanda telah diterimanya PO tersebut. Lembar 2 PO, SPP, PPH dan SPH diarsipkan
sementara lembar 3 diserahkan ke Petugas Penerimaan Barang, lembar 4 ke Bagian
Hutang, lembar 5 ke Gudang.
= Petugas Penerimaan Barang menerima barang dari pemasok dan mencocokkan
dengan PO lembar 3 yang biasanya tidak menyebutkan harga barang. Setelah
menanda-tangani penerimaan barang tersebut petugas membuat Laporan Penerimaan
Barang (LPB) rangkap 3. PO diarsipkan, LPB lembar 1 dikirim ke Bagian Pembelian
dan lembar 2 beserta barang diserahkan ke Gudang. Lembar 3 ke Akuntansi
Persediaan sebagai dasar pencatatan untuk kemudian diarsipkan.
= Gudang menerima barang dan mencatat barang masuk bedasarkan PO lembar 5 dan
LPB lembar 2, kemudian mengarsipkan dokumen tersebut.
= Pemasok, setelah pengriman diterima, memyampaikan faktur tagihan beserta LPB
lembar 1 yang diterima oleh Bagian Pembelian.
= Bagian Pembelian menyerahkan Faktur pemasok ke Bagian Hutang.
= Berdasarkan PO lembar 4, LPB lembar 1 dan faktur dari pemasok, Bagian Hutang
mencatat hutang dan mengarsipkan dokumen tersebut.

35
36
3. Uraian Kegiatan (Operation List) Sistem Pembelian

a. Bagian Gudang
1) Membuat Surat Permintaan Pembelian (SPP) 2 lembar berdasarkan informasi
mengenai titik pemesanan kembali, yang tercantum dikartu gudang
2) Mengirim lembar ke 1 SPP ke bagian pembelian
3) Mengarsipkan lembar ke 2 SPP berdasarkan nomor urutnya
4) Menerima PO dari bagian pembelian sebagai pemberitahuan mengenai pesanan
yang dilakukan
5) Mengarsipkan PO menurut nomor urutnya
6) Menerima LPB dari bagian penerimaan barang
7) Mencatat data LPB ke dalam kartu gudang
b. Bagian Pembelian
1) Menerima SPP dari bagian gudang
2) Membuat SPPH yang dikirim ke para pemasok
3) Menerima Surat Penawaran Harga (SPH) dari pemasok
4) Membuat perbandingan harga atas dasar SPH yang diterima dari pemasok
5) Memilih pemasok berdasarkan perbandingan penawaran harga
6) membuat surat order pembelian (PO) untuk pemasok yang dipilih – 7 lembar
7) Mendistribusikan PO
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke pemasok yang dipilih. Lembar kedua setelah
ditanda tangani pemasok, diminta untuk dikembalikan ke
perusahaan sebagai pengakuan telah menerima order
pembelian
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian penerimaan barang, sebagai otorisasi
fungsi ini untuk menerima barang dari pemasok
- Lembar ke 4 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 5 : dikirim ke bagian gudang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut tanggal penerimaan yang diharapkan,
bersama SPP dan SPH
- Lembar ke 7 : diarsipkan menurut nama pemasok
8) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang
9) Mengirim LPB lembar ke 1 ke bagian hutang

37
10) Menerima dan memeriksa faktur dari pemasok dan diteruskan ke bagian
hutang
c. Bagian Penerimaan Barang
1) Menerima PO lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menerima barang disertai pengantar dari pemasok
3) Memeriksa barang yang diterimanya
4) Membuat Laporan Penerimaan barang (LPB) 3 lembar dan didistribusikan sbb:
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang via Bagian pembelian
- Lembar ke 2 : dikirim ke bagian gudang bersama barangnya
- Lembar ke 3 : diarsipkan berdasarkan nomor urut bersama PO lembar ke 3
serta surat pengantar dari pemasok

d. Bagian Hutang
1) menerima PO lembar ke 4 dari bagian pembelian
2) Menerima LPB lembar ke 1 dari bagian penerimaan barang via bagian
pembelian
3) Menerima faktur dari pemasok via bagian pembelian
4) Membandingkan faktur, LPB dan PO untuk meyakinkan apakah tagihan dari
pemasok adalah untuk barang yang sudah diterima oleh perusahaan
5) Membuat bukti kas keluar (voucher) 3 lembar
6) Mencatat voucher ke dalam voucher register
7) Mengirim bukti kas keluar lembar ke 2 ke bagian Administrasi Persediaan
8) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 1 dan 3 beserta dokumen
pendukungnya
e. Bagian Administrasi Persediaan
1) Menerima bukti kas keluar lembar ke 2 dari bagian hutang
2) Mencatat barang yang dibeli dalam kartu persediaan
3) Mengarsipkan bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

B. SISTEM RETUR PEMBELIAN

Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan, untuk pengembalian barang


yang sudah dibeli.
Dokumen yang dipergunakan :
38
(1) Memo Debit
(2) Laporan Pengiriman barang

Catatan Akuntansi yang dipergunakan dalam sistem retur pembelian


(1) Jurnal retur pembelian (jurnal umum)
(2) Kartu persediaan
(3) Kartu Hutang

Unit organisasi (fungsi) yang terkait dalam sistem retur pembelian


(1) Bagian gudang
(2) Bagian Pembelian
(3) Bagian Hutang
(4) Bagian Pengiriman barang
(5) Bagian Administrasi persediaan dan kartu biaya
(6) Bagian akuntansi (jurnal, buku besar dan laporan)

Jaringan Prosedur yang membentuk sistem retur pembelian


(1) Prosedur pembelian
(2) Prosedur pengiriman barang ke pemasok
(3) Prosedur pencatatan hutang

1. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Retur Pembelian

Elemen pokok pengendalian intern pada sistem retur pembelian terdiri dari fungsi
(organisasi) sistem otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat :
ORGANISASI
(1) Fungsi Pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
(2) Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman barang, fungsi pencatat hutang dan fungsi akuntansi

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(3) Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
(4) Laporan pengiriman barang untuk retur diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang

39
(5) Pencatatan berkurangnya hutang didasarkan pada memo debit dan laporan
pengiriman barang
(6) Pencatatan ke jurnal dilakukan oleh fungsi akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT


(7) Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian
(8) Laporan pengiriman barang bernomor urut cetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang
(9) Buku pembantu hutang secara periodik direkonsiliasi dengan rekening control dalam
buku besar

2. Bagan alir sistem retur pembelian

Dalam gambar di halaman berikutnya penulis sajikan rancangan bagan alir sistem
retur pembelian, untuk menggambarkan kegiatan retur pembelian, dalam suatu perusahan
dagang, dengan memasukkan berbagai elemen pengendalian intern dalam sistem tersebut.
Barang yang diterima dari pelanggan mungkin tidak sesuai dengan pesanannya atau
rusak dalam pengiriman. Perusahaan akan mengirimkan pemberitahuan retur, berupa
Memo Debit.
= Bagian Pembelian menerbitkan Memo Debit rangkap lima, yang diistribusikan lembar
1 dan 2 ke Bagian Hutang, lembar 3 ke Gudang dan lembar 4 dan 5 ke Petugas
Pengiriman Barang.
= Bagian Gudang, berdasarkan Memo Debit lembar 3 mempersiapkan barang yang
dicatat dan diserahkan ke Petugas Perngirman Barang.
= Petugas Perngirman Barang segera mengirimkan barang yang diretur ke pemasok
dengan disertai Memo Debit lembar 5, kemudian membuat Laporan Pengiriman
Barang ( LPB )2 lembar, lembar ke 1 diserahkan ke Bagian Hutang, sementara
lembar 2 dan Memo Debit lembar 4 diarsipkan.
= Bagian Hutang, melakukan pencatan pengurangan hutang berdasarkan Memo Debit
lembar 1 dan LPB lembar 1. Memo Debit lembar 1 dikirimkan ke pemasok,
sedangkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2 dikirim ke Akuntansi Persediaan

40
= Bagian Akuntansi Persediaan melakukan pencatatan pengurangan persediaan berda-
sarkan LPB lembar 1 dan Memo Debit lembar 2, dan mengembalikan kedua dokumen
tersebut ke Bagian Hutang, untuk diarsipkan.

41
42
3. Uraian Kegiatan (Operational List) Sistem Retur Pembelian

a. Bagian Pembelian
1) Membuat Memo Debit 6 lembar
2) Mendistribusikan Memo debit :
- Lembar ke 1 dan 2 : dikirim ke bagian Hutang
- Lembar ke 3 : dikirim ke bagian gudang, sebagai perintah untuk
menyerahkan barang yang akan dikembalikan, ke bagian
pengiriman barang
- Lembar ke 4 dan 5 : dikirim ke bagian pengiriman barang
- Lembar ke 6 : diarsipkan menurut nomor urutnya
b. Bagian gudang
1) Menerima memo debit lembar ke 3 dari bagian pembelian
2) Menyiapkan barang sesuai dengan yang tercantum dalam memo debit
3) Menyerahkan barang ke bagian pengiriman barang
4) Mencatat memo debit dalam kartu gudang
5) Mengarsipkan memo debit berdasarkan nomor urut
c. Bagian pengiriman barang
1) Menerima memo debit lembar ke 4 dan 5 dari bagian pembelian
2) Menerima barang dari gudang
3) Membuat laporan pengiriman barang (LPB) 2 lembar
4) Menempelkan memo debit lembar ke 5 sebagai slip pembungkus
5) Mengirimkan barang kepada pemasok
6) Mendistribusikan Laporan pengiriman barang sebagai berikut :
- Lembar ke 1 : dikirim ke bagian hutang
- Lembar ke 2 : mengarsipkan bersama memo berdasar nomor urut
d. Bagian hutang
1) Menerima memo debit lembar ke 1 dan 2 dari bagian pembelian
2) Menerima laporan pengiriman barang lembar ke 1 dari bagian pengiriman
barang
3) Memeriksa memo debit
4) Mengirimkan memo debit lembar ke 1 ke pemasok
5) Mengirimkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang
kepada bagian administrasi persediaan
43
6) Menerima kembali memo debit lembar ke 2 dari bagian akuntansi
7) Mengarsipkan memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang ke
dalam arsip bukti kas yang belum dibayar sebagai pengurang kewajiban
kepada pemasok
e. Bagian administrasi persediaan
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari
bagian hutang
2) Mengisi harga pokok per satuan ke dalam kartu persediaan
3) Mencatat berkurangnya persediaan ke dalam kartu persediaan yang
bersangkutan
4) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri laporan penerimaan barang
ke bagian akuntansi
f. Bagian akuntansi
1) Menerima memo debit lembar ke 2 dilampiri laporan pengiriman barang dari
bagian administrasi persediaan
2) Mencatat ke jurnal umum
3) Mengirim memo debit lembar ke 2 yang dilampiri dengan laporan penerimaan
barang ke bagian hutang

44
4. Media ( formulir ) yang digunakan

No. SPP:
Tgl.
SURAT PERMINTAAN PEMBELIAN
Gunakan formulir yang berbeda untuk setiap barang yang Saudara minta
Dari Bagian : ..................................... Digunakan untuk: .................................
Sifat Permintaan Biasa Segera Mendesak
Kuantitas Nomor Part atau No. katalog Ukuran Penjelasan Lengkap

Diisi oleh
Kirim ke ………………………. Bag. Pembelian
Bebankan ke Dept ….. No. Rek …. Pemasok Harga Total No.
Tgl Diperlukan………… Per unit Harga SOP
Diperlukan oleh ………..
Disetujui oleh ................

. Harga yang lalu ……………..


Pemasok yang lalu …………
Untuk dibeli : Ya / tidak

II/1

45
PT. BINTANG
Jl. Bojana Tirta 1 Jakarta

SURAT PERMINTAAN
PENAWARAN HARGA
Catatan:
Kepada Yth :

Permintaan Penawaran
Kepada Yth : Harga ini bukan merupa-
kan order pembelian

Kepada Yth : Tgl. SPPH

Silahkanmenawarkan kepada kami barang-barang berikut ini. Kami bersedia


mempertimbangkan barang subtitusi
Harga Harga
Kuantitas No. Part Keterangan Per unit Potongan Bersih

Kami menawarkn barang tersebut di atas dengan syarat pengiriman FOB .................
dengan syarat pembayaran ................., dengan jangka waktu pengiriman ............ hari
setelah oder pembelian kami terima

Nama Perusahaan Tandatangan


Kirimkan kembali formulir ini ke Bagian Pembelian pada alamat diatas

II/2

46
N0. 101010203
PT. BINTANG

Surat Order Pembelian


(Purchase Order)

Nomor ini harus dicantum


Kepada Yth.: PT. Cucakrawa kn dalam faktur, slip pem-
Jl. Limau – Madiun bungkus dan korespodensi
Tanggal :
Kirim ke : PT. Bintang Syarat :
Jl. Bojana Tirta 1 - Jakarta Tgl Diperlukan :

No. Nama Barang Spesifikasi Satuan Kuantitas Harga Total Harga


Urut barang satuan

Jumlah

Budiman Santoso
Manajer Pembelian

II/3

47
PT. BINTANG

LAPORAN PENERIMAAN BARANG

Barang diterima melalui: Tanggal


Bila melalui truk sendiri, tulis nama pengemudi
Nama Perusahaan Pengirim
Alamat:

No. Mobil Nomor/Kondisi Segel No. Surat Order No. Surat Order
Pembelian Pengiriman

Jumlah Jenis Penjelasan Tanda pada Kondisi


Bungkus/unit Pembungkus Ukuran Lengkap Pembungkus Kuantitas pada
Spesifikasi Saat
Barang Diterima

Diperiksa oleh Diterima oleh

II/4

48
PT. BINTANG

MEMO DEBIT

Nomor :
Kepada Yth:
Tanggal:

Rekening hutang kami kepada Saudara telah kami debit


dengan adanya pengembalian barang kepada Saudara,
karena adanya ketidak sesuaian antara barang yang kami
terima dengan barang yang dipesan menurut order
pembelian kami
Referensi Saudara : Referensi kami
Surat Perintah Pengiriman: Surat Order Pembelian:

Nomor: Tanggal: Nomor: Tanggal:

No. Harga
Urut Nama barang Satuan Kuantitas Satuan Jumlah

Jumlah

Bagian Pembelian

II/5

49
PT. BINTANG

LAPORAN PENGIRIMAN BARANG

No. LPB: Tanggal No. Surat Order Pembelian Tgl.

Kepada Yth:

Dikirim ke :

No. Urut Nama Barang Spesifikasi barang Satuan Kuantitas

Surat Perintah Pengiriman Saudara


Nomor: Tanggal: Bag. Pengiriman

II/6

50
3.2. Latihan Kasus

PT. Healt Equipment adalah sebuah perusahaan distribusi peralatan kesehatan yang
melakukan pembelian (impor) dari Internasional Healt Equipment, Ltd di USA berupa
barang-barang peralatan rumah sakit. Pesanan Pembelian (Purhase Order) yang
ditandatangani manajer pembelian dikirimkan pada akhir Agustus 2007. Penjual
mensyaratkan penyerahan berdasarkan Free on Board Shipping Point dan pembayaran
dengan niai CIF melalui City Bank. Tanggal 15 September 2007 PT. Healt Equipment
menerima pemberitahuan dari City Bank di Jakarta bahwa dokumen impor sudah bisa
diselesaikan. Manajer keuangan mengotorisasi cek Bank Mandiri untuk melakukan
pembayaran nilai impornya sebesar USD 250.000,00 ke City Bank Jakarta. Setelah
penyelesaian pembayaran tersebut, petugas Bagian Impor mengambil dokumen untuk
pengurusan berikutnya. Manajer Keuangan mengotorisasi pengeluaran untuk membayar
pungutan negara ke Bank Mandiri untuk penyelesaian dokumen PIB. Berdasarkan
dokumen impor petugas Bagian Impor mengurus BL dan SPPB. Petugas Penerimaan
Barang melakukan pengambilan barang ke TPS dengan menggunakan SPPB, untuk
kemudian membuat laporan serta menyerahkan ke gudang. Invoice serta dokumen
pendukung lainnya oleh bagian impor diserahkan ke bagian akuntansi, sementara lembar
bukti pembayaran pembelian (impor) diterima dari bagian keuangan. Dari petugas
penerima barang, diterima Laporan Penerimaan Barang. Bagian akuntansi juga menerima
bukti pembayaran atas pungutan negara. Berdasarkan dokumen transaksi tersebut bagian
akuntansi melakukan pencatatan.
Saudara diminta menyusun bagan sistem pembelian untuk PT. Healt Equipment,
berkaitan dengan kegiatan impor di atas.

51
3.3. Rangkuman

Sistem pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang


diperlukan perusahaan. Sistem pembelian dirancang untuk menangani pembelian kredit.
Kegiatan pembelian dimulai dengan mengajukan permintaan pembelian, kemudian
dilanjutkan dengan permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, pengiriman
order pembelian kepada pemasok terpilih, penerimaan barang yang dibeli, pencatatan
hutang yang timbul dari transaksi pembelian dan berakhir dengan distribusi pembelian.
Barang yang sudah diterima dari pemasok adakalanya tidak sesuai dengan barang
yang dipesan menurut order pembelian. Ketidak sesuaian tersebut terjadi kemungian
karena :
(1) barang yang diterima tidak cocok dengan spesifikasi yang tercantum dalam order
pembelian,
(2) barang mengalami kerusakan dalam pengiriman
(3) barang diterima melewati tanggal yang dijanjikan pemasok.
Sistem retur pembelian dipergunakan dalam perusahaan untuk mengembalikan
barang yang sudah dibeli kepada pemasoknya.

52
4. KEGIATAN BELAJAR (KB) 3

SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN / PENGUPAHAN

4.1. Uraian, Contoh dan Non Contoh

Sistem penggajian / upah digunakan dalam perusahaan untuk penghitungan dan


pembuatan daftar gaji / upah yang harus dibayar oleh perusahaan serta pembebanan biaya
upah ke dalam harga pokok produksi.

Dokumen yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah


(1) Kartu kehadiran pegawai
(2) Tiket waktu berjalan (Job time ticket)
(3) Daftar gaji / upah
(4) Journal Voucher (pembebanan ke biaya produksi maupun pengeluaran kas)
(5) Cek dan bukti setor

Catatan akuntansi yang dipergunakan dalam sistem penggajian / upah


(1) Register bukti kas keluar
(2) Jurnal pengeluaran kas

Unit organisasi (fungsi ) yang terkait dalam sistem penggajian / upah


(1) Bagian produksi
(2) bagian pengawasan waktu
(3) bagian akuntansi biaya
(4) bagian gaji / upah
(5) bagian personalia
(6) bagian akuntansi
(7) bagian keuangan

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penggajian / upah


(1) prosedur penetapan waktu kerja
(2) prosedur pembuatan daftar gaji / upah
(3) prosedur pembayaran gaji / upah
53
A. Elemen Pengendalian Intern dalam Sistem Penggajian / Upah

Elemen pengendalian intern yang harus ada dalam sistem penggajian / upah
dirancang untukmenjaga kekayaan dan kewajiban perusahaan serta menjamin ketelitian
dan keandalan data akuntansi. Elemen tersebut terdiri dari fungsi (organisasi ) sistem
otorisasi dan prosedur serta praktek yang sehat.

ORGANISASI
(1) terdapat pemisahan fungsi pengawasan waktu, pembuat daftar gaji / upah dan
pembayaran gaji/upah

SISTEM OTORISASI DAN PROSEDUR PENCATATAN


(2) Penetapan tarip upah diotorisasi oleh bagian personalia
(3) daftar jam kehadiran pegawai diotorisasi oleh petugas pengawasan waktu
(4) daftar gaji/ upah diotorisasi bagian gaji / upah
(5) pengeluaran uang (cek) diotorisasi oleh bagian keuangan
(6) pencatatan beban gaji/upah serta pengeluaran kas dilakukan oleh bagian akuntansi

PRAKTEK YANG SEHAT


(7) kartu kehadiran pegawai diselenggarakan oleh fungsi pengawasan waktu kerja dan
diisi oleh karyawan (dengan mesin punch clock) didepan petugas khusus
(8) job time ticket bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh
fungsi produksi

B. Bagan alir sistem Penggajian / Pengupahan

Dalam gambar di halaman 60 penulis sajikan rancangan bagan alir sistem


penggajian/pengupahan.
= Bagian Produksi melakukan pengendalian jam kerja karyawan pabrik melalui Tiket
Waktu Berjalan ( Job Time Ticket ), yaitu jam kerja efektif karyawan pabrik secara
periodik ( misal mingguan ). Kartu ini dibukukan, untuk kemudian dikirimkan ke
Petugas Pengawasan Kehadiran.
= Petugas Pengawas Kehadiran mengawasi kehadiran karyawan di pintu utama (depan),
tempat dimana setiap karyawan yang masuk, melakukan absensi melalui punch clock.
54
Secara periodik, petugas ini melakukan pencocokan Kartu Kehadiran dengan Tiket
Waktu Berjalan, untuk mengetahui apakan setiap karyawan yang hadir, benar-benar
bekerja di unitnya. Petugas membuat Daftar Kehadiran Pegawai, dan mengirimkan ke
Bagian Gaji / Upah, sementara Tiket Waktu Berjalan dikirimkan ke Bagian Akuntansi
Biaya.
= Akuntansi Biaya menggunakan Tiket Waktu Berjalan untuk menghitung Beban Upah
yang akan dialokasikan ke harga pokok produksi, melalui Journal Voucher. Journal
Voucher ini kemudian dikirimkan ke Bagian Akuntansi.
= Bagian Gaji / Upah, berdasarkan Daftar Kehadiran Pegawai, membuat Daftar Gaji.
Bila ada perubahan jumlah pegawai ataupun besarnya tarip upah, Bagian Personalia
akan memberikan informasi hal tersebut. Disamping daftar gaji, bagian ini juga
menyiapkan slip pembayaran gaji / upah yang akan didistribusikan ke karyawan.
Daftar Gaji dan Slip pembayaran dikirimkan ke Bagian Keuangan.
= Bagian Keuangan ( Kasir ) berdasarkan Daftar gaji / upah segera mempersiapkan cek
dan bukti setor ke bank untuk dana pembayaran gaji dan upah. Slip didistribusikan ke
karyawan untuk mengambil gaji / upah ke bank, dengan menandatangani daftar gaji /
upah. Bagian keuangan mempersiapkan Journal Voucher, yang dilampiri bukti setor,
daftar gaji lembar 1 yang telah ditandatangani dan dikirim ke Bagian Akuntansi.
Sementara lembar 3 daftar Gaji / Upah dikembalikan ke Bagian Gaji / Upah dan
lembar 2 diarsipkan beserta bukti kas keluar.
= Bagian Akuntansi membandingkan journal voucher dari Akuntansi Biaya dan Bagian
Keuangan dan mencatat serta mengarsipkan dokumen – dokumen yang diterimanya.

55
56
C. Uraian Kegiatan (operation list) sistem penggajian/ upah

a. Bagian Produksi
1) Menyelenggarakan job time ticket ( kartu jam kerja ) dalam pelaksanaan
produksi
2) Mengirim job time ticket ke petugas pengawasan waktu kerja
b. Bagian pengawasan waktu kerja
1) Mempersiapkan kartu kehadiran pegawai
2) Mengawasi kehadiran pegawai melalui mesin punch clock
3) Menerima job time ticket dari bagian produksi
4) Membandingkan antara kehadiran pegawai berdasarkan kartu kehadiran
dengan job time ticket yang diterima dari bagian produksi
5) Membuat daftar kehadiran pegawai dan dikirim ke bagian gaji / upah
6) Mengirimkan job time ticket ke bagian akuntansi biaya
7) Mengarsipkan kartu kehadiran pegawai dan copy daftar kehadiran pegawai
c. Bagian akuntansi biaya
1) Menerima job time ticket dari fungsi pengawasan waktu kerja
2) Melakukan perhitungan beban upah ke dalam biaya produksi
3) Membuat jurnal voucher atas pembebanan biaya upah ke barang dalam proses
4) Mengirimkan journal voucher ke bagian akuntansi
d. Bagian gaji/upah
1) Memonitor perubahan data pegawai dari fungsi personalia
2) Menerima daftar kehadiran pegawai dari fungsi pengawasan waktu kerja
3) Membuat daftar gaji/upah serta mempersiapkan slip pembayaran gaji/upah
4) Mengirimkan daftar gaji/upah beserta slip pembayaran ke bagian keuangan
5) Mengarsipkan copy daftar gaji/upah yang diperoleh dari bagian keuangan
e. Bagian keuangan
1) Menerima daftar gaji/upah beserta slip pembayaran dari bagian gaji/upah
2) Mempersiapkan journal voucher, cek dan bukti setor ke bank untuk dana
pembayaran gaji
3) Melakukan distribusi slip pembayaran gaji/upah ke pegawai dengan cara
pegawai menandatangani daftar gaji/upah
4) Mendistribusi :

57
- Lembar ke 1 daftar gaji/upah, bukti setor bank serta journal voucher ke
bagian akuntansi
- Lembar ke 3 daftar gaji /upah ke bagian gaji /upah
- Lembar ke 2 untuk arsip
5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar ke 3 beserta dokumen pendukungnya
f. Bagian akuntansi
1) Menerima journal voucher dari bagian akuntansi biaya dan mencatatatnya
2) Menerima bukti pengeluaran kas beserta pendukungnya dari Bagian Keuangan
3) Membandingkan dua data tersebut serta mencatat pengeluaran kas
4) Mengarsipkan journal voucher serta bukti kas keluar berdasarkan tanggalnya

58
4.2. Latihan 3

1. Uraikan prosedur – prosedur yang membentuk sistem penggajian dan upah


2. Sebutkan unsur pengendalian yang ada dalam sistem akuntansi penggajian /
upah
3. Sebutkan catatan akuntansi yang digunakan dan jelaskan peran masing –
masing dalam sistem akuntansi penggajian / upah
4. Sebutkan dokumen yang digunakan dan jelaskan peran masing – masing
dalam sistem akuntansi penggajian / upah

4.3. Rangkuman

Sistem akuntansi penggajian digunakan untuk menangani transaksi pembayaran


atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan staff tetap dan manajer. Sistem
akuntansi upah digunakan untuk menangani transaksi pembayaran atas penyerahan jasa
yang dilakukan oleh karyawan tidak tetap. Ada dua waktu yang dicatat untuk tenaga kerja
langsung ( dalam produksi ), yaitu waktu hadir yang merupakan jumlah waktu karyawan
berada di perusahaan dan waktu kerja yang merupakan waktu yang digunakan oleh tenaga
kerja langsung untuk mengerjakan produk / pesanan tertentu. Untuk mencatat waktu hadir
digunakan kartu hadir, sedang untuk waktu kerja tenaga kerja langsung digunakan kartu
jam kerja. Dokumen yang kedua inilah yang dijadikan dasar pendistribusian biaya upah
langsung terhadap produk / pesanan yang bersangkutan.
Jumlah gaji dan upah dihitung dalam Daftar gaji dan Upah, dan atas dasar daftar
tersebut, fungsi keuangan mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji dan upah karyawan.
Untuk distribusi gaji dan upah, dibuatlah rekapitulasi gaji dan upah, dan berdasarkan
dokumen ini, biaya upah dialokasikan ke rekening biaya menurut informasi yang
dikehendaki manajemen.

59
5. Test Formatif

Pilihlah satu jawaban yang benar dengan memberi lingkaran pada alternatif yang tersedia
1. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai,
kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit.
c prosedur penerimaan kas,
d prosedur pengiriman / penyerahan barang,

2. Berikut ini adalah jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan kredit,
kecuali ....
a prosedur order penjualan,
b prosedur persetujuan kredit,
c prosedur pengiriman / penyerahan barang,
d prosedur penerimaan kas.

3. Dalam sistem penjualan tunai, Bagian Penjualan berfungsi ....


a menerima pembayaran dari pembeli,
b menerima order dari pembeli, membuat faktur penjualan tunai, dan
menyerahkan faktur tsb. ke kasir via pembeli.
c menyerahkan barang kepada pembeli,
d menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan pembeli,

4. Dalam sistem penjualan kredit, bagian pengiriman berfungsi ....


a memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan,
b menerima order dari pembeli untuk pengisian faktur penjualan,
c menyerahkan barang kepada pembeli atas dasar order pengiriman yang
diterima dari fungsi penjualan.
d membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan

5. Dalam sisten penjualan kredit, otorisasi pemberian kredit dibuktikan dengan


dokumen yang disebut ....

60
a surat perintah pengiriman.
b tembusan ( copy ) kredit,
c faktur penjualan,
d surat pengakuan,

6. Dalam sistem penjualan kredit, tembusan shipping order yang berfungsi


sebagai pemberitahuan kepada pelanggan, bahwa pesanannya telah diterima
dan dalam proses pengiriman disebut ....
a surat muat ( bill of loading ),
b tembusan kredit ( credit Copy ),
c slip pembungkus ( packing slip ),
d surat pengakuan ( acknowledgement copy ).

7. Dokumen yang digunakan oleh berbagai fungsi dalam organisasi, untuk


meminta fungsi pembelian agar melaksanakan pengadaan barang yang mereka
perlukan, adalah ....
a surat order pembelian,
b surat permintaan penawaran harga,
c surat permintaan pembelian.
d surat permintaan barang,

8. Laporan penerimaan barang yang dibuat oleh fungsi penerimaan barang, didis-
tribusikan ke fungsi – fungsi lain, kecuali ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatatan hutang,
c fungsi gudang,
d fungsi keuangan.

9. Manakah diantara dokumen berikut ini, yang menunjukkan bahwa barang yang
dibeli perusahaan merupakan barang yang benar-benar dibutuhkan oleh
perusahaan ....
a surat permintaan pembelian.
b laporan penerimaan barang,

61
c faktur dari pemasok,
d surat order pembelian,

10. Fungsi yang memiliki wewenang untuk menerima atau menolak barang yang
dikirimkan oleh pemasok adalah ....
a fungsi pembelian,
b fungsi pencatat piutang,
c fungsi penerimaan barang.
d fungsi gudang,

11. Jika perusahaan menggunakan blind receiving system, informasi yang diberi-
kan kepada fungsi penerimaan barang adalah ....
a tanggal penerimaan barang yang direncanakan,
b jenis barang yang dipesan dari pemasok.
c kuantitas barang,
d nama pemasok,

12. Berikut ini adalah tembusan surat Order pembelian, kecuali ....
a tembusan untuk fungsi penerimaan barang,
b tembusan untuk fungsi peminta barang.
c tembusan untuk Bukti kas keluar,
d tembusan pengakuan ( telah menerima ) oleh pemasok,

13. Manakah diantara prosedur berikut ini yang bukan merupakan unsur jaringan
prosedur yang membentuk sistem penggajian/upah ....
a prosedur pencatatan waktu kehadiran,
b prosedur pencatatan waktu kerja,
c prosedur pembuatan Daftar Gaji,
d prosedur pembuatan bukti pengeluaran kas dan distribusi gaji/upah.

14. Dokumen yang dipakai sebagai dasar distribusi biaya gaji dan upah, dalam
jurnal umum adalah ....
a daftar gaji atau daftar upah,

62
b kartu penghasilan karyawan,
c rekap daftar gaji atau rekap daftar upah.
d surat pemberitahuan gaji / upah,
15 Untuk mendistribusikan upah langsung yang dibebankan kepada pesanan
tertentu ( pada produksi berdasar pesanan ), jam kerja karyawan dikumpulkan
berdasarkan dokumen ....
a kartu jam hadir,
b kartu penghasilan karyawan,
c kartu jam kerja.
d kartu harga pokok produk,

63
6. Kunci Jawaban Test Formatif

nomor nomor
1 b 9 a
2 d 10 c
3 b 11 b
4 C 12 b
5 A 13 d
6 D 14 c
7 C 15 c
8 D

7. Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Cocokkan hasil jawaban dengan kunci yang terdapat di bagian belakang modul
ini. Hitung jawaban Anda dengan benar. Kemudian gunakan rumus untuk mengetahui
tingkat pemahaman terhadap materi.

TP = Jumlah Jawaban Yang Benar X 100%


Jumlah keseluruhan Soal

Apabila tingkat pemahaman Anda dalam memahami materi yang sudah dipelajari
mencapai :
91% s.d. 100% : Amat baik
81% s.d. 90,99% : Baik
71% s.d. 80,99% : Cukup
61% s.d. 70,99% : Kurang
bila tingkat pemahaman belum mencapai 81% ke atas (kategori “baik”), maka disarankan
mengulangi materi.

Semoga berhasil

64
8. Daftar Pustaka

1. Mulyadi. Sistem Akuntansi. Edisi ke 3, Jakarta, Salemba Empat, 2001

65

Anda mungkin juga menyukai