ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA

O AUDITORIA ADMINISTRATIVA

APRENDIZ

LUIS ALFONSO REYES DOREY

INSTRUCTOR

JAMES DOMINGUEZ ARAGON

TECNOLOGIA EN GESTION ADMINISTRATIVA

SERVICION NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)
CENTRO AGROPECUARIO BUGA (BUGA)
NOVIEMBRE 18 DE 2010
 INTRODUCCION

El Análisis de Gestión Administrativa se ha considerado como la técnica capaz

de realizar el estudio y análisis de la organización, en cada una de sus áreas y
proporcionar soluciones a las irregularidades halladas, por lo cual se considera
que el conocimiento de la misma es indispensable para la formación académica
y para el desarrollo profesional de los Administradores.

Las actividades gerenciales, enmarcadas dentro de la globalización y la

competitividad existente, necesitan revitalizarse y nutrirse de herramientas que
le garanticen la eficiencia y el éxito en cada una de las áreas de la
organización. De mantenerse una actitud pasiva y renuente a los cambios que
experimenta su entorno, las empresas tenderán paulatinamente, pero de forma
sostenida, a desaparecer.

Es muy conocida también, la necesidad sugerida por muchos autores de

realizar un Análisis de la Gestión Administrativa con la finalidad de hacer una
evaluación integral y conocer el estado en que se encuentra la empresa.

Los términos utilizados para denominar este análisis han sido muy variados y
muchos se ubican, en esencia, dentro de la concepción de lo que se desea
hacer, otras, muestran limitaciones y algunas hasta crean confusión. Entre los
nombres que ha recibido el análisis de gestión administrativa están: Auditoria
Gerencial, Auditoria de la Empresa, Análisis Administrativo, Análisis de
Operaciones, Investigación de la Empresa, Auditoria de Cumplimiento y
Auditoria de Rendimiento.

A través de esta herramienta es posible evitar cualquier desperdicio de tiempo

y evaluar los grados de eficiencia y efectividad de los sistemas de control
interno, propios de la organización. También es posible afirmar, que el Análisis
de Gestión Administrativa pone en evidencia aquellas áreas problemáticas y las
debilidades que existen dentro de la empresa.
 ANALISIS DE GESTION ADMINISTRATIVA (AGAD) O AUDITORIA
ADMINISTRATIVA

Se refiere al "examen de la estructura administrativa o de sus componentes,

para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se están cumpliendo la
Planificación, la Organización, la Dirección, la Coordinación, la Ejecución y el
Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias
que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma,
optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante
la mejor utilización de los recursos disponibles, conforme a procedimientos
encuadrados dentro de normas y políticas de la verdadera administración.

La auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una

organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar
oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva
sustentable.

Se puede apreciar entonces como este resulta en un tema con plena vigencia,
el cual debe ser del dominio del gerente de hoy, en el sentido de concientizar
como marcha la organización desde un punto de vista global.

Objetivo del AGAD

En un sentido general, se orienta a la corrección de deficiencias en la

organización empresarial y producir mejoras en el funcionamiento
administrativo, para optimizar los tiempos, costos y alcanzar la calidad
deseada.

Etapas del AGAD

El AGAD o Auditoria Administrativa presenta una etapa inicial de planificación,

en la cual se lleva a cabo la reunión respectiva con la alta gerencia de la
organización objeto del AGAD. Posteriormente se realiza el examen
preliminar que incluye el recorrido por las instalaciones de la empresa,
la aplicación de los cuestionarios y las entrevistas de rigor. Asimismo se debe
contemplar lo relativo al examen del control interno determinándose las áreas
críticas para proceder de ésta forma a llevar a cabo el examen en
profundidad de las áreas que de acuerdo a los análisis previos presentan
dificultad, independientemente del grado de dificultad que las afecte. Por último
se extraen las conclusiones y recomendaciones que se presentarán con
el Informe final.

Programa general para desarrollar un AGAD

1.- Constitución de la empresa: se verifica toda la documentación legal de la

empresa para extraer los aspectos de mayor importancia.
2.- Posición de la institución: que ocupa en el ámbito nacional e internacional.
3.- Organización: estructura general por divisiones y departamentos.
4.- Objetivos, planes y políticas: se determina que estén definidos claramente y
de forma precisa.
5.- Finanzas: se verifica el cumplimiento de la programación prevista.
6.- Control: se verifica la existencia de controles y frecuencia de elaboración.
7.- Recursos humanos: se verifica las políticas de personal y el manejo del
mismo.
8.- Medios físicos: determinación de los medios físicos existentes y la
razonabilidad de la inversión realizada en este sentido.

Informe final del AGAD

En principio este debe presentar como características fundamentales: ser

oportuno, conciso, simple y claro de entender, con el mayor grado de exactitud,
constructivo, útil para la toma de decisiones, basado en evidencias e integral en
cuanto a su contenido.

La estructura general de dicho informe debe contemplar: Síntesis, Objetivos,

Elementos técnicos considerados, Procedimientos aplicados, Observaciones,
Propuestas, Colaboración del personal de la empresa y Anexos.

CONCLUSIONES

La Alta administración, debido a la diversidad de los recursos y actividades

necesarias así como su multiplicidad, debe poner en práctica con idoneidad las
fundamentales funciones de la ciencia administrativa para lograr los objetivos,
tales como, la planificación, organización, coordinación, ejecución y control.
Funciones como estas son base de desarrollo y parte importantes para llevar a
cabo con éxito el fin propuesto, tanto en empresas privadas como públicas las
cuales deben de ser relacionadas con la efectividad dentro de ellas.
Para saber si en una empresa existe una Alta Administración o una buena
realización del trabajo dentro de ella, por parte de empresarios, directivos y
ejecutivos, es necesario hacer de forma permanente la realización del Análisis
de Gestión Administrativa.
Por estas razones es importante la ejecución constante de dicho análisis, así
se puede evaluar los niveles y grado de eficiencia y eficacia con el cual se
están cumpliendo las funciones primordiales de la Ciencia Administrativa, en
cada uno de los departamentos y áreas de las empresas lo cual es más
adecuado cuando las circunstancias no ameritan hacerlo de forma integral.