SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU, SHITSUKE

Salah satu keberhasilan kinerja suatu organisasi dinilai dari kondisi lingkungan di tempat kerja.
Organisasi yang mempunyai kinerja yang buruk dapat dilihat dari situasi kerja yang tidak teratur,
banyaknya barang reject atau rework, nilai absensi karyawan yang buruk, dsb. 5S / 5R
merupakan indikator pertama untuk menilai kinerja organisasi tersebut.

Pada prakteknya penerapan 5S / 5R tidaklah sulit, tetapi mengapa banyak perusahaan /

organisasi yang gagal menerapkan 5S / 5R ? Banyak fungsional perusahaan bahkan pimpinan
puncak yang tidak memahami makna dan tujuan sesungguhnya dari 5S / 5R. Mereka
beranggapan penerapan 5S / 5R menjadi tanggung jawab dari karyawan / pekerja saja. Padahal,
keberhasilan dari penerapan 5S / 5R berhubungan dengan seluruh sumber daya manusia dalam
organisasi, dari pimpinan puncak hingga pekerja paling bawah. Sikap dan budaya kerja yang
baik dan bertanggung jawab harus dicerminkan dari level paling atas hingga level paling bawah
di organisasi. 5S / 5R tidak akan pernah berhasil diterapkan jika pimpinan sendiri tidak
memberikan contoh yang benar dalam penerapannya.

Apakah 5S / 5R itu?

Dalam bahasa Jepang 5S berarti Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. Dalam bahasa
Indonesia diterjemahkan sebagai 5R yang berarti Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin. 5S / 5R
dirancang untuk menghilangkan pemborosan dengan mengutamakan perilaku positif dari setiap
orang dalam organisasi.

Seiri : Ringkas

Berarti mengatur segala sesuatu, memilah sesuatu dengan aturan atau prinsip tertentu.
Membedakan yang diperlukan dengan yang tidak diperlukan, mengambil keputusan yang tegas
dan menerapkan manajemen stratifikasi untuk membuang yang tidak diperlukan.

Prinsip RINGKAS adalah memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan menyingkirkan yang tidak
diperlukan dari tempat kerja. Mengetahui benda mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan,
serta bagaimana cara menyimpan supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi sebuah
perusahaan.

Langkah melakukan RINGKAS :

1. Cek-barang yang berada di area masing-masing.

2. Tetapkan kategori barang-barang yang digunakan dan yang tidak digunakan.
3. Beri label warna merah untuk barang yang tidak digunakan
 4. Siapkan tempat untuk menyimpan / membuang /memusnahkan barang-barang yang tidak
digunakan.
5. Pindahkan barangbarang yang berlabel merah ke tempat yang telah ditentukan.

Seiton : Rapi

Berarti menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak yang benar sehingga dapat
dipergunakan dalam keadaan mendadak. Ini berguna untuk menghilangkan proses pencarian.
Jika segala sesuatu di simpan di tempatnya, maka tempat kerja menjadi rapi.

Prinsip RAPI adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya. Kerapian adalah hal mengenai
sebagaimana cepat kita meletakkan barang dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan
mudah. Perusahaan tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus diletakkan
untuk mempercepat waktu untuk memperoleh barang tersebut.

Langkah melakukan RAPI :

1. Rancang metode penempatan barang yang diperlukan, sehingga mudah didapatkan saat
dibutuhkan,
2. Tempatkan barang-barang yang diperlukan ke tempat yang telah dirancang dan disediakan
3. Beri label / identifikasi untuk mempermudah penggunaan maupun pengembalian ke tempat
semula.

Seiso : Resik

Berarti membersihkan barang – barang dari kotoran atau tempat kerja dari barang – barang yang
tidak diperlukan.

Prinsip RESIK adalah membersihkan tempat/lingkungan kerja, mesin/peralatan dan barang-barang agar
tidak terdapat debu dan kotoran. Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang dari
CEO hingga pada tingkat office boy. Langkah melakukan RESIK :

1. Penyediaan sarana kebersihan,

2. Pembersihan tempat kerja,
3. Peremajaan tempat kerja, dan
4. Pelestarian RESIK.

\
Seiketsu : Rawat

Berarti memelihara barang – barang atau tempat kerja agar teratur, rapi dan bersih, termasuk
pada aspek personal dan kaitannya dengan polusi / limbah pabrik. Prinsip RAWAT adalah
mempertahankan hasil yang telash dicapai pada 3R sebelumnya dengan membakukannya
(standardisasi).

Langkah melakukan RAWAT :

1. Tetapkan standar kebersihan, penempatan, penataan

2. Komunikasikan ke setiap karyawan yang sedang bekerja di tempat kerja

Shitsuke : Rajin

Berarti kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar sebagai suatu kebiasaan.

Prinsip RAJIN adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk menjaga dan meningkatkan apa
yang sudah dicapai. RAJIN di tempat kerja berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa
yang sduah baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Prinsip RAJIN di tempat kerja adalah
“LAKUKAN APA YANG HARUS DILAKUKAN DAN JANGAN MELAKUKAN APA YANG TIDAK BOLEH
DILAKUKAN” Langkah melakukan RAJIN :

1. Target bersama,
2. teladan atasan,
3. Hubungan/komunikasi di lingkungan kerja,
4. Kesempatan belajar

Keuntungan dari penerapan 5S / 5R adalah :

 Menciptakan tempat kerja terbaik dengan prinsip kaizen (perbaikan berkesinambungan).

 5S / 5R sebagai barometer manajemen : perusahaan yang lancar dikendalikan oleh setiap

orang.

 Perusahaan sebagai alat penjualan : promosi bukan dengan kata – kata tetapi dengan
penampakan di lingkungan kerja.

 5S / 5R sebagai ilmu perilaku : perbuatan lebih meyakinkan daripada kata – kata.

 Menggunakan pengalaman di perusahaan untuk membersihkan batin : mengubah cara

berpikir dan perilaku pribadi.
  Menggugah tanggung jawab setiap orang di tempat kerja.

 5S / 5R sebagai falsafah manajemen.

 5S / 5R sebagai sasaran utama produktivitas.

GUGUS KENDALI MUTU

Pada dasarnya Gugus Kendali Mutu (GKM) merupakan suatu pendekatan

pengendalian mutu melalui penumbuhan partisipasi karyawan. GKM merupakan
mekanisme formal dan dilembagakan yang bertujuan untuk mencari pemecahan
persoalan dengan memberikan tekanan pada partisipasi dan kreatifitas di antara
karyawan. Setiap gugus juga bertindak sebagai mekanisme pemantau yang membantu
organisasi dalam menyesuaikan diri dengan lingkungannya dan dalam memantau
kesempatan. Bersifat proaktif, tidak menunggu bergerak kalau persoalan timbul dan
tidak menghentikan kegiatannya kalau suatu persoalan telah ditemukan dan
dipecahkan. Artinya GKM harus bekerja terus menerus dan tidak tergantung pada
proses produksi. Jumlah anggota GKM bervariasi, tergantung pada besar kecilnya
organisasi/perusahaan dan kebijakan organisasi. Variasi jumlah anggota GKM bisa
mulai 3 orang hingga 20 orang dengan rata-rata berada dalam kisaran 8 – 10 orang.

Berdasarkan pengertian tersebut, secara definitif GKM diartikan sebagai tim pemecah
persoalan atau kelompok pekerja dari unit kerja yang sama secara sukarela,
beranggotakan 3 – 20 orang yang melakukan pertemuan secara berkala dan
berkesinambungan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah
melalui kegiatan identifikasi, memilih dan menganalisis berbagai persoalan.
Kelompok ini kemudian menyampaikan alternatif solusi kepada pimpinan (pihak
manajemen) sebagai bahan pertimbangan bagi pengambilan keputusanyang akan
diterapkan oleh manajemen. Dalam kerangka ini pengendalian mutu dialihkan dari
sekelompok kecil teknisi dengan pengalaman kerja terbatas menjadi tanggungjawab
setiap karyawan. GKM merupakan pendekatan yang membina manusia dan bukannya
pendekatan penggunaan manusia. GKM bertujuan untuk membuat setiap pekerja
menjadi pengambil keputusan sepanjang menyangkut pekerjaannya.
GKM ini merupakan salah satu pendekatan yang ditempuh dalam rangka
menumbuhkan pengendalian kualitas terpadu atau total quality management (TQM).

Total Quality Management (TQM) adalah satu himpunan prinsip-prinsip, alat-alat, dan
prosedur-prosedur yang memberikan tuntunan dalam praktek penyelenggaraan
organisasi. TQM melibatkan seluruh anggauta organisasi dalam mengendalikan dan
secara kontinyu meningkatkan bagaimana kerja harus dilakukan dalam upaya
mencapai harapan pengguna atau pelanggan (customer) mengenai mutu atau kualitas
produk atau jasa yang dihasilkan organisasi. Dalam penerapannya, TQM menuntut
pemberlakuan di seluruh organisasi, baik vertikal maupun horisontal. Karakteristik
khusus TQM antara lain adalah:

Partisipasi aktif dari semua pihak, baik pimpinan maupun karyawan,

Berorientasi pada kualitas berdasarkan kepuasan pengguna,
dinamika manajemen, top down dan bottom up
Menanamkan budaya ‘team work’ dengan baik,
Menanamkan budaya problem solving melalui konsep ‘PDCA ( Plan – Do –Check –
Action) approach’ dengan baik
Perbaikan berkelanjutan sebagai proses pemecahan masalah dalam TQM.

Salah satu hal yang menonjol dalam TQM adalah perbaikan berkelanjutan (continuous
improvement). Perbaikan berkelanjutan didasarkan pada dua ide pokok, perbaikan
sistematik dan perbaikan iteratif. Dalam perbaikan sistematik, perbaikan-perbaikan
dijabarkan dari penggunaan alat dan pendekatan ilmiah dan suatu struktur untuk upaya
tim atau individu. Pendekatan ilmiah mempertimbangkan berbagai kemungkinan solusi,
dan memilih tidak hanya yang paling menonjol, tetapi yang terbaik, yang
teridentifikasikan secara faktual