PENERIMAAN BARANG OLEH UNIT KERJA

1.   Definisi

Proses bisnis penerimaan barang oleh unit kerja dari UPT Logistik ITB.

2.   Tujuan

Mengirimkan barang ke unit kerja sesuai dengan barang yang diajukan oleh unit kerja dan
tercantum dalam Rencana Jalur Pengadaan dan atau Berita Acara Rapat Penjelasan.

3.   Pelaksana

Penanggung jawab proses bisnis ini adalah Manajer Bidang Pengawasan dan Distribusi.
Bagian Lain yang terkait dalam bisnis proses ini adalah Unit Kerja, Monev, Bagian
Distribusi, dan Bagian Gudang.

No Personil Tanggung Jawab

.
1 Unit Kerja Mengajukan Rencana Implementasi unit kerja

Memeriksa barang yang dikirim oleh UPT Logistik

Menandatangani bukti serah terima barang.

2 Monev Melakukan verifikasi FRA dan membuat draft Surat
Perintah Pengiriman Barang (PPB)
3 Manajer Bidang Pengawasan Melakukan verifikasi dan menandatangani Surat Perintah
dan Distribusi Pengiriman Barang
4 Bagian Gudang Mengeluarkan barang dari gudang dan menyerahkannya
kepada bagian distribusi
 5 Bagian Distribusi Mengirimkan barang ke unit kerja

Menandatangani bukti serah terima

4.   Kebijakan

4.1    Waktu Pelaksanaan

Proses bisnis ini dilaksanakan segera setelah adanya permintaan pengiriman barang
dari unit kerja dalam bentuk FRA.

4.2        Input/Output

Input       : FRA dari unit Kerja

Output    : Bukti Serah terima Barang

4.3    Standar Waktu Pelaksanaan

Proses Bisnis ini dilaksanakan tidak lebih dari 5 hari kerja terhitung setelah
diterimanya FRA dari unit kerja atau tersedianya barang di gudang.

5.   Prosedur

Proses

Data (Input/Output)
 Database Sistem Informasi

Proses/Operasi Manual

Dokumen

Aliran Tahapan

Penghubung (connector)

 
 STANDAR DISTRIBUSI BARANG

UPT LOGISTIK INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG

Dalam proses distribusi barang, dapat diklasifikasikan menjadi 2 (dua) kategori jenis barang
yang akan didistribusikan, yakni :

a. Barang dengan status melalui penyimpanan di gudang sebelum didistribusikan ke unit.

b. Barang dengan status tidak melalui penyimpanan di gudang sebelum didistribusikan ke
unit. Status barang seperti ini sangat tidak memungkinkan untuk disimpan di gudang,
mengingat jenis barang tersebut sangat rentan rusak apabila tidak disimpan ditempat
yang sesuai dengan kondisinya dan / atau menyangkut jenis barang berat dan klasifikasi
barang lain yang memerlukan perlakuan khusus.

PROSES DISTRIBUSI BARANG

a.      Prosedur Umum

-          Bagian Distribusi dalam melaksanakan proses distribusi barang ke unit hanya
berpedoman pada PPB (Perintah Pengiriman Barang) yang dikeluarkan oleh Pejabat
yang berwenang.

-          Unit hanya menerima barang yang dikirim oleh staf Distribusi UPT Logistik, atau dalam
kondisi khusus, unit dapat menerima barang yang dikirim oleh penyedia barang yang
didampingi oleh staf Distribusi UPT Logistik. Jika barang dikirim langsung penyedia
barang, maka unit harus menolak barang tersebut.

-          Yang dijadikan acuan oleh unit kerja dalam proses penerimaan barang dari UPT
Logistik adalah Dokumen Jalur Pengadaan dan / atau Berita Acara Rapat Penjelasan
(Aanwijziing).

 
b.   Proses Distribusi Barang Dengan Status Melalui Penyimpanan di Gudang

1. Bagian Distribusi melakukan proses pengiriman barang dengan membawa Bukti Serah
Terima Barang.
2. Barang disampaikan kepada perwakilan dari unit yang ditunjuk oleh Pimpinan Unit.
Sebelum dilaksanakan proses penerimaan barang oleh unit, bagian Distribusi harus
meminta perwakilan unit untuk memeriksa seluruh barang. Apabila barang yang dikirim
oleh bagian Distribusi kepada unit menyertakan garansi atau jaminan masa purna jual,
maka bagian Distribusi harus memberitahukan kepada unit perihal adanya garansi atau
jaminan masa purna jual, disertai informasi masa berlaku dan proses klaim atas garansi
atau jaminan masa purna jual barang dimaksud.
3. Setelah diperiksa oleh perwakilan unit, apabila barang dinyatakan telah sesuai dengan
spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, selanjutnya dilakukan proses serah terima
barang dari bagian Distribusi kepada unit, ditandai dengan penandatanganan bukti
serah terima barang. Selanjutnya 1 (satu) rangkap bukti serah terima barang,
diserahkan kepada perwakilan unit.

4. Apabila setelah diperiksa oleh perwakilan unit, ternyata barang tidak sesuai dengan
spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, maka unit dapat mengajukan penolakan
barang. Penolakan barang oleh unit kerja dapat disebabkan oleh faktor : barang tidak
sesuai kuantitas (jumlah), barang tidak sesuai spesifikasi dan barang tidak berfungsi.
5. Apabila barang yang ditolak unit telah diganti oleh penyedia barang, selanjutnya barang
pengganti didistribusikan ke unit sesuai SOP Pengiriman Barang ke Unit.

c.   Proses Distribusi Barang Dengan Status Barang Tidak Melalui Penyimpanan di Gudang

1.      Apabila bagian Gudang telah menerima barang dari penyedia barang sesuai prosedur
yang berlaku, selanjutnya bagian Gudang berkoordinasi dengan bagian Distribusi
perihal penitipan barang-barang tersebut ke masing-masing unit yang bertindak selaku
pengguna dari barang-barang dimaksud.

2.      Bagian Distribusi meminta perwakilan unit untuk memeriksa spesifikasi Barang. Apabila
barang menyertakan garansi atau jaminan masa purna jual, maka bagian Distribusi
harus memberitahukan kepada unit perihal adanya garansi atau jaminan masa purna
jual, disertai informasi masa berlaku dan proses klaim atas garansi atau jaminan masa
purna jual barang dimaksud.

3.      Setelah diperiksa oleh perwakilan unit, apabila barang dinyatakan telah sesuai dengan
spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, selanjutnya dilakukan proses serah terima
 barang dari bagian Gudang kepada unit, ditandai dengan penandatanganan bukti serah
terima barang. Selanjutnya 1 (satu) rangkap daftar pengiriman barang ke unit.

4.      Apabila setelah diperiksa oleh perwakilan unit, ternyata barang tidak sesuai dengan
spesifikasi barang yang dibutuhkan oleh unit, maka unit dapat mengajukan penolakan
barang. Penolakan barang oleh unit kerja dapat disebabkan oleh faktor : barang tidak
sesuai kuantitas (jumlah), barang tidak sesuai spesifikasi dan barang tidak berfungsi.

5.      Apabila barang yang ditolak unit telah diganti oleh penyedia barang, selanjutnya barang
pengganti harus didistribusikan ke unit sesuai SOP Pengiriman Barang ke Unit.

 
INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG
UPT LOGISTIK
Jalan Ganesha No.10 Bandung, Telp/Fax. 022-2503084,Intern 8691 dan 8698
BUKTI SERAH TERIMA BARANG

 
No BST :  
Tgl BST :  
No PPB :  
Unit kerja :  
RINCIAN BARANG  
Nama Harga Kuanitas Kuantitas
  NO Kode Barang Spesifikasi Kuantitas Satuan Stn Total diterima ditolak keterangan
  1                    
  2                    
  3                    
  4                    
  5                    
  Harga sudah termasuk pajak --      
           
 
Bandung, 2007-3-29
Yang menyerahkan                                                                             
Yang menerima,