Mata Kuliah:

Pengantar Teknologi Informasi

Disusun Oleh :

Yohana Theresia (2009130265)

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari
Tarakanita

1
 DAFTAR ISI

Daftar isi ............................................................................................. 2

Bab I Konsep Dasar Informasi ...........................................................3

1.1 Pengertian Dasar Informasi
1.2 Hubungan Informasi dengan Sekretaris

BAB II Teknologi Informasi ...............................................................5

2.1 Pengertian Dasar Teknologi Informasi
2.2 Hubungan Teknologi Informasi dengan Sekretaris

BAB III Pengetahuan Dasar Komputer ...............................................7

3.1 Pengertian Dasar Komputer
3.2 Hubungan Komputer dengan Profesi Sekretaris

BAB IV Perangkat Keras (Hardware) .................................................9

4.1 Pengertian Perangkat Keras dan bagian-bagian
4.2 Hubungan Hardware dengan Profesi Sekretaris

BAB V Perangkat Lunak (Software ..................................................12

5.1 Pengertian Perangkat Lunak
5.2 Hubungan Software dengan Profesi Sekretaris

BAB VI Komunikasi Data dan Jaringan ...........................................15

6.1 Pengertian Komunikasi
6.2 Pengertian Jaringan dan Bagian-bagian Jaringan
6.3 Hubungan Komunikasi dengan Profesi Sekretaris

BAB VII Internet, Intranet, Ekstranet .............................................19

7.1 Internet
7.2 Intranet
7.3 Ekstranet
7.4 Hubungan Internet dengan Profesi Sekretaris

BAB VIII Penutup .............................................................................. 22

8.1 Kesimpulan

2
 BAB I

Konsep Dasar Informasi

1.1 Pengertian Dasar Informasi

Informasi adalah data yang diproses sehingga bermakna bagi seseorang sehingga
meningkatkan pengetahuan dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan.
Mengapa bisa adanya informasi? karena adanya data. Data adalah bahan mentah
infornasi yang tidak mempunyai makna yang diproses sehingga bermakna. Adapun macam-
macam data sebagai berikut:
1.Teks adalah segala sesuatu yang berbentuk huruf, angka, dan simbol-simbol yang
kombinasinya tidak tergantung pada masing-masing item sehingga dapat dibaca oleh
seseorang.
2. Citra adalah data dalam bentuk gambar seperti grafik, foto-foto, dan warna.
3. Audio adalah data dalam bentuk suara yang dapat didengar seseorang.
4. Video adalah data dalam bentuk gambar yang di lengkapi suara.

Kualitas informasi yaitu akurat, relavan, tepat waktu, bermanfaat. Dan informasi itu
bisa benar/salah, dapat juga sebagai penegas, tambahan pengetahuan kita dari seseorang. Dari
hal tersebut kita dapat melihat siklus informasi/ mengapa bisa terjadi informasi sebagai
berikut:

proses

masukan
data keluaran

data
ditangkap

3
1.2 Hubungan Informasi dengan Sekretaris

Sebuah data tidak akan menjadi sebuah informasi jika tidak ada yang mengolahnya yaitu
sekretaris atau yang biasa disebut dengan brainware. Dengan kemampuan sekretaris yang
handal dan memiliki kemampuan serta pengetahuan sehingga data yang diolahnya akan
menghasilkan informasi yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan untuk mengambil
keputusan didalam perusahaan.
Karena seorang sekretaris adalah sebagai pangku tangan dari pimpinan. Jika seorang
sekretaris tidak mempunyai banyak informasi tidak adanya suatu keputusan didalam
perusahaan.
Sementara itu posisi seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri
untuk menjadi public relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact
person dengan partner eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber
informasi  bagi para pengambil keputusan. 
Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra
perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan
ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini,
selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis
dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan
persuasi secara profesional dan strategis.

Sekretaris1
Direktur1
Sekretaris2
Informasi

Direktur 2 Sekretaris1

Dapat dilihat gambar diatas, bahwa informasi sangat dibutuhkan, khususnya bagi seorang
sekretaris. Untuk membatu pimpinan dalam pengambilan keputusan.

4
 BAB II

TEKNOLOGI INFORMASI

2.1 Pengertian Dasar Teknologi Informasi

Teknologi informasi adalah gabungan teknologi komputer dengan teknologi

telekomunikasi sehingga menghasilkan informasi.Teknologi informasi terbagi atas 6
kelompok yaitu:
1. Teknologi masukan adalah seseorang memasukan data
2. Mesin Pemroses adalah data tersebut diolah oleh CPU
3. Teknologi Keluaran adalah setelah data tersebut diproses, kemudian menghasilkan
informasi dan dicetak oleh printer
4. Teknologi Perangkat Lunak adalah Suatu program (sekumpulan instruksi) yang
digunakan untuk mengendalikan kinerja hardware (perangkat keras)
5. Teknologi Penyimpan adalah perangkat yang berfungsi sebagai pengolah data
atau sebagai instruksi.
6. Teknologi telekomunikasi adalah segala bentuk komunikasi jarak jauh yang
menggunakan peralatan-peralatan.

2.2 Hubungan Teknologi Informasi dengan Sekretaris

sekretaris adalah “pengelola”  sumber daya perusahaan  terpenting, yaitu para

pimpinan  perusahaan dan para manajer.

Pada zaman global sekarang para pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi
diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia
bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi. Mereka dituntut untuk menjadi “penunggang kuda” yang handal, agar dapat
menaiki “kuda” yang bernama teknologi dan menarik manfaat sebesar-besarnya, khususnya
bagi seorang sekretaris. 

Sekretaris, sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan, seakan harus

berlomba dengan kemampuan para pimpinan perusahaan. Sekretaris harus melengkapi diri
dengan berbagai ‘senjata’ kemampuan dan ketrampilan agar dapat ‘memanejemeni manajer
dan memimpin pemimpin’

Era zaman sekarang yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi,

berpengaruh besar terhadap peran dan fungsi profesi sekretaris. Peran-peran sekretaris

5
 konvensional yang bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh 
perangkat teknologi informasi. 

  Untuk itu kemajuan perusahaan sangat ditentukan oleh kemampuan sekretaris untuk
memperoleh dan memproses informasi agar dapat mengambil keputusan yang cepat dan
akurat. Dan menjadi pendukung utama para pengambil keputusan,  harus mampu menjadi
information provider, yang mencari dan memilih informasi bagi atasannya agar dapat
mengambil keputusan secara cepat dan akurat. Hasil keputusan harus disebarluaskan,
sehingga sekretaris juga mempunyai peran penting sebagai information disseminator.

Sementara itu globalisasi makin menampakkan sosoknya, yang menuntut  sekretaris

menjadi sekretaris global. Kebutuhan perusahaan dalam berkomunikasi, berinteraksi dan
membentuk network dalam lingkup global menuntut seorang sekretaris berperan sebagai
penyambung lidah perusahaan dengan masyarakat global.

Untuk itulah betapa peran penting seorang sekretaris dalam berkaitan pengelolaan 
informasi dan pengambilan keputusan, serta tuntutan untuk menjadi komunikator dan
membina relasi dengan pihak internal perusahaan, serta pihak  eksternal perusahaan dalam
lingkup global  membutuhkan kapasitas intelektual yang memadai, kematangan emosi dan
sikap yang tepat, serta kemampuan untuk menampilkan citra profesional.

  Dengan adanya teknologi informasi dapat mempermudahkan seseorang khususnya

bagi seorang sekretaris,seperti surat menyurat dikirim via email supaya surat terkirim dengan
cepat serta melaksanakan kegiatan administrasi perkantoran.Penggunaan internet sebagai
infrastruktur teknologi informasi utama.

Dalam dunia bisnis sekretaris juga dapat memberi para pelangan apa yang mereka
inginkan karena adanya teknologi informasi.

Seorang sekretaris sering disebut sebagai Queen of Time Kingdom, seorang yang
“berkuasa” atas pengaturan “waktu” kerja dan memiliki wewenang untuk secara cepat dan
tepat mengelola berbagai perubahan “waktu” atau jadwal kerja atasannya, yang harus
dilakukan dalam kaitannya dengan prioritas kerja dan dengan memperhatikan derajat urgency
yang terkandung didalamnya.

            Seorang sekretaris tidak hanya dituntut untuk menguasai elemen-elemen utama dalam
pengaturan waktu kerja serta pola pengendaliannya saja, tetapi juga termasuk berbagai
strategi dan pedoman agar  dapat menyusun suatu prioritas yang tepat dan “disukai” oleh
atasan maupun partner kerja lainnya, pihak eksternal maupun pihak internal.
Agar sekretaris dapat terus menerus meningkatkan kemampuan diri dalam mengelola waktu,
seorang sekretaris harus mengenal proses dan sarana yang dapat dimanfaatkan untuk
menganalisa pemanfaatan waktu serta cara pengembangan yang sebaiknya diikuti.

Perubahan ini harus dicermati secara seksama, agar dapat mengantisipasi tuntutan
yang muncul di masa depan terhadap profesi sekretaris. Dengan pemahaman yang baik
terhadap tuntutan lingkungan bisnis di masa depan,  dapat ditentukan pola pengembangan diri
dan pola pengembangan profesi sebagai sarana mempersiapkan diri dan membekali diri
dengan kompentensi-kompetensi yang dituntut oleh dunia usaha.

           

6
 BAB III

Pengetahuan Dasar Komputer

3.1 Pengertian Dasar Komputer
Komputer adalah suatu pemroses data yang dapat melakukan perhitungan besar secara
cepat, termasuk perhitungan aritmetika dan operasi logika, tanpa campur tangan dari
manusia.
.Berikut komponen dari komputer;

SOFTWARE BRAINWARE
yaitu sekumpulan yaitu seseorang yang
HARDWAR
instruksi untuk menggunakan segala E
mengendalikan program dan
kinerja perangkat hardware guna perangkat
keras menghasilkan keras/fisik sebagi
informasi. pelengkap dari
software guna
menghasilkan
informasi.
Cara kerja komputer yaitu;

seseorang memasukan data ke komputer dengan mengetik menggunakan keyboard lalu

INPUT
PROSES OUTPUT
diproses dengan CPU(Central Processing Unit), kemudian data tersebut menghasilkan
informasi yang kemudian dicetak melalui printer.

3.2 Hubungan Sekretaris dengan Komputer

7
 Pada zaman global sekarang sekretaris harus bisa menggunakan komputer dengan
baik guna mempermudah pekerjaannya.
Karena seorang sekretaris tidak lepas yang namanya komputer. Dalam sehari-hari
saja, sekretaris selalu membutuhkan komputer. Dengan adanya komputer dapat membantu
sekretaris untuk menyelesaikan tugas – tugas keseretariatannya sehari-hari seperti surat
menyurat, mengatur schedule pimpinan, membuat proposal, menjadi alat
komunikasi(internet) serta menulis notulen rapat.
Jika seorang sekretaris dapat menggunakan komputer dengan baik, maka dapat
memudahkan, khususnya dalam pengambilan keputusan untuk pimpinanya.
Pada saat pimpinan kesulitan, pada saat mengoperasikan tugasnya di komputer. Maka
sekretaris dapat membantu pimpinannya, di situlah peran sekretaris semakin bertambah dan
mendapat nilai baik dari pimpinan.

Inilah gambar seorang sekretaris sedang melaksanakan tugasnya dikomputer

8
 BAB IV

Perangkat Keras (Hardware)

4.1 Pengertian Hardware dan bagian-bagian hardware

Hardware adalah komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan
diraba oleh manusia secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk
mendukung proses komputerisasi yang bekerja berdasarkan perintah yang telah ditentukan
ada padanya. Bagian-bagian hardware sebagai berikut:

input device
sebagai media untuk memasukkan data dari
luar ke dalam suatu memori dan processor
untuk diolah guna menghasilkan informasi
yang diperlukan

Contoh-contoh dari input device

Nama Kegunaan
Keyboard memasukkan huruf, angka, karakter khusus serta sebagai
media bagi user (pengguna) untuk melakukan perintah-
perintah lainnya yang diperlukan, seperti menyimpan file dan
membuka file
Mouse untuk perpindahan pointer atau kursor secara cepat dan sebagai
petunjuk ketika menggunakannya.
Kamera Digital guna menghasilkan gambar.sehingga komputer mampu
menerima input dari kamera
Touchpad Pengganti mouse, sebagai petunjuk/perpindahan kursor.
Light Pen Untuk modifikasi dan men-design gambar dengan screen
(monitor).
Joystick digunakan pada permainan (games) komputer. JoyStick
biasanya berbentuk tongkat, sedangkan games paddle biasanya
berbentuk kotak atau persegi terbuat dari plastik dilengkapi
dengan tombol-tombol yang akan mengatur gerak suatu objek
dalam komputer.

Scanner dapat berfungsi untuk meng copy atau menyalin gambar atau
teks yang kemudian disimpan ke dalam memori komputer.
Dari memori komputer selanjutnya, disimpan dalam harddisk
ataupun floppy segala
disk. sesuatu diproses guna menghasilkan
informasi.Contohnya CPU (Central
Process Processing Unit) yang berfungsi Tempat
9
Device mengatur semua instruksi program pada
komputer, Pengelola semua aktivitas
kinerja di dalam komputer.
Contoh-contoh Ouput Device
Nama Kegunaan
Monitor Merupakan alat yang mampu menampilkan teks maupun gambar dari
data yang sedang diproses dalam CPU.

Printer alat yang mampu menampilkan teks maupun gambar dari data yang
sedang diproses dalam CPU.

Backing Backing Storage

Contoh-contoh Unit Penyimpanan yang utama didalam
Storage Kegunaan
Nama komputer
RAM untuk menyimpan program dan data dari pemakai computer dalam bentuk
pulsa-pulsa listrik, sehingga seandainya listrik yang ada dimatikan, maka
program dan data yang tersimpan akan hilang.
ROM untuk menyimpan berbagai program yang berasal dari pabrik computer. Jika
listrik mati, maka program dan data yang tersimpan tidak akan hilang.

Periferal Media Penyimpanan Tambahan

seperti : TV Tuner Card, Modem,

10
4.2 Hubungan Hardware dengan Sekretaris

Seorang sekretaris harus mengetahui perangkat keras komputer. Karena hal tersebut
saling berkaitan antara sipemakai (brainware), sofware (program-program). Jika sipemakai,
khususnya sekretaris harus tahu, untuk memudahkan pekerjaannya.
Contoh, jika sekretaris ingin mencetak hasil pekerjaannya dengan printer, maka harus
mengetahui menggunakan printer. Jika tidak bisa menggunakannya maka tidak bisa dicetak
hasil pekerjaanya. Kemudian akan dimarahi oleh pimpinan dan mendapat nilai jelek dari
pimpinan, bahwa GAPTEK (Gagap Teknologi) begitu juga dengan perangkat keras lainnya.
Untuk itulah peran sekretaris untuk mengetahui segala hardware sangat penting,demi
menunjang pekerjaan.Apalagi zaman sekarang, zaman yang sudah global.

11
 BAB V

PERANGKAT LUNAK (SOFTWARE)

5.1 Pengertian Perangkat Lunak

Perangkat Lunak adalah suatu program (sekumpulan instruksi) yang digunakan untuk
mengendalikan kerja perangkat keras. Berikut pengelompokan perangkat lunak:

Perangkat
Lunak

Software Software
Aplikasi Sistem

Program Program Program

Aplikasi Aplikasi Sistem
Serbguna Khusus Manajemen

Pengelompokan Software Aplikasi

N Program Pengertian Contoh Gambar
o
1 Aplikasi program yg dapat Web Browser
Serba guna digunakan untuk
melakukan hal-
hal yg bersifat
umum atau
mengotomatisasik
an tugas-tugas
individual yg
bersifat berulang

12
 MySQL

Pengolah Kata

2 Aplikasi program yg ATM

Khusus ditujukan untuk
menangani hal-
hal yg sangat
spesifik
Paket Aplikasi
Serbaguna
Accounting

Software Sistem adalah program yang bertindak sebagai perantara antara pemakai dan
perangkat keras. Contoh Programmer, aplikasi (program). Tujuan sistem operasi adalah
menjalankan program-program dari user, membantu user dalam menggunakan komputer,
menyediakan sarana sehingga pemakaian komputer menjadi mudah, memanffatkan perangkat
keras komputer yang terbatas secara efisien.
Berikut istilah berkaitan dengan sistem operasi yaitu:
 Multiprogramming yaitu melayani banyak program yang tidak saling berkaitan satu
sama lain dan dijalankan dalam satu komputer yang sama.
 Multitasking yaitu menjalankan 2 buah atau lebih program pada saat yang bersamaan.
 Multiprocessing yaitu kemampuan sistem operasi yang menjalankan dua atau lebih
instruksi dalam sebuah program secara serentak.
 Time Sharing yaitu penggunaan sebuah sistem komputer secara bersamaan oleh lebih
dari satu pengguna.
 Virtual Memory (penyimpanan Virtual) yaitu bagia dari harddrive yang dikenal
sebagai RAM melalui OS atau utilitas lain.

Program Utilitas adalah program bantu yang bermanfaat untuk melakukan kegiatan yang
berhubungan dengan sumber daya sistem.
Program Pengolah kata adalah program untuk mengelola pembuatan dokumen berupa
teks, gambar, tabel, grafik sederhana, dll.
Program Persentasi adalah digunakan untuk membuat bahan presentasi & sekaligus untuk
mempresentasikannya dapat melibatkan: teks, suara, gambar, video dan animasi.
Personal Information Manager adalah program yg bermanfaat bagi seseorang yg ingin
mengelola informasi pribadi.

13
 Bahasa Pemograman adalah sekumpulan instruksi yang ditulis oleh manusia sehinga
dapat dimengerti oleh komputeryang digunakan untuk mengatur perangkat keras komputer
agar melaksanakan hal tertentu.
Desktop Publishing adalah program untuk memanipulasi citra (gambar atau foto). Dapat
digunakan untuk memperbesar/memperkecil, membersihkan, mengubah warna,dll.

Berikut Contoh-contoh dari Program Aplikasi Serba guna:

Contoh dari
Contoh dari Contoh dari Personal
Deskstop Publishing Program Persentasi Information
menggunakan menggunakan Ms. Manager
Photo Scape Exel dari Windows menggunakan Ms.
Outlook.

Perangkat Lunak menurut biaya dibagi menjadi 3 yaitu

1. perankat lunak komersial: software harus dibeli apabila kita ingin menggunakannya.
2. Shareware: dpat digunakan dalam masa tertentu tanpa membayar sama sekali.
3. Freeware: dapat dipakai oleh siapapun tanpa membayar sama sekali.

5.2 Hubungan Sekretaris dengan Software

Sekretaris harus mengetahui juga tentang perangkat lunak. Karena berkaitan antara
satu dengan yang lain. Ketika sekretaris ingin melaksanakan tugasnya sepeti membuat
laporan dan sekretaris perlu melakukan riset. Namun tidak terbatas dengan riset saja,tetapi
juga untuk laporan tahunan,laporan rapat, dan laporan produksi. Untuk menyelesaikan tugas
itu, diperlukan software seperti Ms.Exel,Ms.Word,dan lain-lain. Jadi profesi sekretaris
berhubungan dengan software demi kelancaran pekerjaannya.

14
 BAB VI

KOMUNIKASI DATA DAN

JARINGAN
6.1 Pengertian komunikasi

Komunikasi adalah proses penyampaian suatu pernyataan yang dilakukan oleh

seseorang kepada orang lain sebagai konsekuensi dari hubungan sosial. Komunikasi dalam
pengertian ini sering terlihat pada perjumpaan dua orang. Mereka saling memberikan salam,
bertanya tentang kesehatan dan mengenai keluarga, dan sebagainya. Atau dapat disaksikan
pada dua orang yang, meskipun tidak saling mengenai sebelumnya, tetapi karena duduk
berdekatan, lalu terlibat dalam percakapan, misalnya di dalam kereta api, bis, atau pesawat
terbang.

Bagaimana komunikasi itu bisa terjadi? dengan adanya komponen-komponen,

sebagai berikut : - komunikator - orang yang menyampaikan pesan- pesan - pernyataan yang
didukung oleh lambang; - komunikan - orang yang menerima pesan; - media - sarana atau
saluran yang mendukung pesan bila komunikan jauh tempatnya atau banyak jumlahnya; -
efek - dampak sebagai pengaruh dari pesan. Komunikator adalah pemyataan sebagai paduan
pikiran dan perasaan, dapat berupa ide, informasi, keluhan, keyakinan, imbauan, anjuran, dan
sebagainya.

Dengan demikian, komunikasi data adalah suatu perpindahan data/informasi dalam

bentuk digital dari suatu komputer ke komputer yang lain.Ada beberapa kualitas komunikasi
data yaitu:

 Kapasitas transfer data adalah banyaknya data yang ditransfer pada satu saat, dan
ukurannya ialah bps.

 Kecepatan transfer data adalah kecepatan untuk menyelesaikan satu siklus pengiriman
data dan satuannya ialah hertz.

 Keamanan adalah bgaimana data dapat diterima oleh pihak yang berhak.

15
6.2 Pengertian Jaringan dan Jenis-jenis Jaringan

Jaringan adalah kombinasi hardware, software, dan pengkabelan (cabling), yang

secara bersama-sama memungkinkan berbagai peranti komputasi untuk berkomunikasi satu
sama lain.Ciri-ciri jaringan adalah

 Dapat saling berbagi perangkat keras (hardware).

 Dapat saling berbagi perangkat lunak (software).
 Dapat saling berbagi saluran komunikasi (internet).
 Dapat saling berbagi data dengan mudah (file sharing).
 Memudahkan komunikasi antar pemakai jaringan.

Topologi jaringan komputer adalah bentuk perancangan baik secara fisik maupun
secara logik yang digunakan untuk membangun sebuah jaringan komputer.Ada beberapa
macam topologi yaitu:

1. Topologi Bus

file server workstation workstation

terminator terminator
16
2.Topologi Ring

3.Topologi Star

HUB

Ada beberapa Media implementasi Jaringan yaitu;

1. Twisted Pair adalah merupakan kabel yang di twist satu sama lain dengan tujuan
untuk mengurangi interferensi listrik, terdiri dari 2 atau 4 kabel,dapat melewati sinyal
10 mbps, koneksi biasanya menggunak RJ-11 atau RJ-45
2. Kabel Koaksial adalah memiliki bandwith yang lebar sehingga bisa digunakan untuk
komunikasi broadband.
3. Fiber Optic adalah signalnya berbentuk cahaya, banwidthnya besar.
4. Wirelles adalah instal mudah dilakukan, setiap workstation berhubungan dengan hub
melalui gelombang radio atau infra merah.

17
6.3 Hubungan Komunikasi dengan sekretaris

Seorang sekretaris sering menuntut adanya kemahiran tersendiri untuk menjadi public
relations officer karena seringnya seorang sekretaris menjadi contact person dengan partner
eksternal. Perannya yang strategis sebagai salah satu sumber informasi  bagi para pengambil
keputusan. 

Dalam menghadapi situasi persaingan yang semakin ketat saat ini, kemapanan citra
perusahaan perlu terus menerus dipertahankan, salah satunya melalui kemantapan dan
ketepatan cara kerja seorang sekretaris dalam “mengamankan” perusahaan. Dalam hal ini,
selain pemahaman terhadap kebijakan perusahaan, kehandalan untuk menerapkannya praktis
dan taktis, seorang sekretaris perlu pula mengoptimalkan kemampuannya untuk melakukan
persuasi secara profesional dan strategis.

Agar benar-benar dapat tampil secara profesional dalam berbagai aktivitas organisasi,
tidak hanya etika tetapi juga berkomunikasi yang efektif, dengan ditunjang oleh kemapuan
membina hubungan interpersonal yang memadai.

Dengan itu komunikasi saling berhubungan di profesi sekretaris dan memudahkan

pekerjaann bagi seorang sekretaris.

18
 BAB VII

INTERNET, INTRANET,
EXTRANET

7.1 Internet

Internet dapat diartikan sebagai jaringan komputer luas dan besar yang mendunia,
yaitu menghubungkan pemakai komputer dari suatu negara ke negara lain di seluruh dunia,
dimana didalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari mulai yang statis hingga
yang dinamis dan interaktif.Berikut ini sebagian dari apa yang tersedia di internet:
(1) Informasi untuk kehidupan pribadi : kesehatan, rekreasi, hobby, pengembangan
pribadi, rohani, sosial.
(2) Informasi untuk kehidupan profesional/pekerja : sains, teknologi, perdagangan,
saham, komoditas, berita bisnis,asosiasi profesi, asosiasi bisnis, berbagai forum
komunikasi.
Satu hal yang paling menarik ialah keanggotaan internet tidak mengenal batas negara,
ras, kelas ekonomi, ideologi atau faktor faktor lain yang biasanya dapat menghambat
pertukaran pikiran.Manfaat internet terutama diperoleh melalui kerjasama antarpribadi atau
kelompok tanpa mengenal batas jarak dan waktu. Untuk lebih meningkatkan kualitas sumber
daya manusia di Indonesia, sudah waktunya para profesional Indonesia memanfaatkan
jaringan internet dan menjadi bagian dari masyarakat informasi dunia.
Berikut fasilitas/layanan pada internet:

1. BROWSING/SURFING :
sebuah layanan pada internet yang berfungsi untuk menampilkan suatu situs/website guna
mencari suatu informasi.
Program yang digunakan untuk browsing/surfing adalah Internet Explorer, Mozilla Firefox,
Opera, Netscape Navigator.Untuk melakukan browsing harus mengetik alamat website pada
address.Misalnya :www.detik.com, www.rotten. com, www.invir.com, www.puspendik.com,
www.plasa.com,www.geocities.com, www.yahoo.com

2. EMAIL (Electronic Mail)

sebuah layanan untuk pengiriman surat elektronik. Untuk mengirim email kita harus
mempunyai email (mailbox). Untuk membuat mailbox melalui website tertentu yang
menyediakan layanan tersebut. Yahoo.com, plasa.com, telkom.net, doramail.com, dll.

3. MAILING LIST
sering disebut dengan milis, yaitu layanan internet sebagai pengembang an dari email yang

19
difungsikan untuk berdiskusi. Melalui milis kita dapat menyampaikan pengumuman seperti
lomba pidato, olimpiade math, science, artikel menarik, dll. Setiap email yang dikirim akan
disampaikan kepada seluruh anggota shg mendapatkan informasi. Untuk mendapatkan
layanan milis kita dapat memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh www.yahoogroups.com

4. INTER RELAY CHAT (CHATTING)

adalah fasilitas yang diguna kan untuk melakukan perbincangan atau bercakap-cakap melalui
internet menggunakan teks atau sering disebut dengan chatting.

5. NEWSGROUP
adalah aplikasi internet yang berfungsi untuk berkomunikasi antara satu dgn yg lain guna
membahas suatu topik dalam sebuah forum. Grup-grup akan menjadi sarana pertemuan jarak
jauh secara elektronik.Contoh:diskusi tentang Indonesia alt.culture.indonesia,
soc.culture.indonesia; tentang internet alt.internet; tentang serial tv : alt.tv.x-file, alt.tv.xena,
tentang hobi : alt.filateli.rec.collection.stamps

6. FILE TRANSFER PROTOCOL (FTP)

adalah fasilitas untuk mengi rim suatu file yang disertakan melalui email. File yang dikirim
dapat berupa file naskah (word), gambar, animasi, musik dll.

7. TELECONFERENCE
adalah fasilitas internet yang juga digunakan untuk berbincang-bincang dengan cara yang
kompleks yaitu mulai dari suara hingga gambar, shg seolah-olah kita dapat langsung
berhadapan dengan lawan bicara. Fasilitas ini merupakan pengembangan dari chatting.
Komputer yang digunakan untuk teleconfe-rence harus dilengkapi dengan web camera, sound
card,tv tuner, VoIP.Fasilitas ini sangat cocok untuk melakukan rapat atau perte-muan jarak
jauh karena bisa saling memandang dan mendengar secara langsung.

8. INTERNET TELEPHONY
yaitu fasilitas untuk berkomunikasi dgn suara melalui internet menggunakan pesawat telepon.
Pulsa yang dibayar sama dengan pulsa internet walapun dilakukan secara SLJJ atau SLI.
Software yang digunakan untuk telephony adalah Net2phone, buddytalk, media ring talk dll.

9. INTERNET FAX
Internet juga dapat digunakan untuk mengirim faximili yang secara umum dilakukan melalui
mesin faksimili. Biaya yang dibebankan adalah biaya lokal atau sama dengan internet.
Fasilitas ini sangat mempermudah para sekretaris perusahaan untuk mengirim faksimili
dalam jumlah yang banyak.

7.2 Intranet

Jaringan komputer dimana didalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari
mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif hanya untuk perusahaan/orang itu
sendiri dan tidak dapat dilihat oleh orang lain.Misalnya, ruang BAA dengan BAK Sekolah
Tinggi Tarakanita.

7.3 Ekstranet
20
 Jaringan komputer dimana didalamnya terdapat berbagai sumber daya informasi dari
mulai yang statis hingga yang dinamis dan interaktif yang dapat digunakan perusahaan satu
dengan yang lain/ antar perusahaan berhubungan komunikasi dengan yang lain.Misalnya,
perusahaan ASTRA dengan perusahaan SHARP.

7.4 Hubungan Internet dengan Sekretaris

Sekretaris merupakan sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau

mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah
melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif atau tugas-tugas pribadi dari
atasannya.

Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik,

penggunaan komputer dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja.
Sebagian besar yang menekuni profesi ini adalah wanita.

Pada masa sekarang diharapkan sekretaris memahami bahwa setiap aspek jabatan
mempunyai beban tertentu seperti waktu, penyelesaian tugas dengan baik, menerapkan
metoda atau prosedur tertentu dan mempengaruhi orang lain. Untuk itulah internet sangat
diperlukan bagi seorang sekretaris untuk menujang pekerjaan, menambah wawasan dan
pengetahuan kebahasan (termasuk bidang ilmu lain).

21
 BAB VIII

PENUTUP
 8.1 Kesimpulan

Sekretaris berasal dari kata secretum(bahasa latin)yang artinya rahasia.Jadi yang

dimaksud sekretaris adalah seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia atau
segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan.Sehingga salah satu tugas sekretaris adalah
menjaga dan menyimpan rahasia pimpinan atau perusahaan.Sekretaris juga dapat diartikan
sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan.Jadi
sekretaris dapat disebut pembantu pimpinan.Tugas-tugas sekretaris sangat penting,karena
tanpa adanya sekretaris,pimpinan akan merasa kesusahan dalam mengerjakan tugas-
tugasnya.Jadi sangat salah orang yang beranggapan bahwa pekerjaan sekretaris adalah
pekerjaan mudah.Pekerjaan sekretaris tidak dapat dianggap remeh dan mudah,karena
membutuhkan keahlian dan keterampilan khusus yang dapat diperoleh dengan mengikuti
jenjang pendidikan formal..Namun pendidikan formal saja tidaklah cukup untuk memperluas
pengetahuan dan keterampilan dalam melaksanakan tugas kantor.Dan juga diperlukan latihan
teknis dan pengalaman yang memadai, sehingga dapat memberikan pengarahan kepada anak
buahnya.Pekerjaan yang diemban sekretaris disebut kesekretariatan.
Tugas-sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu:

1.Tugas Rutin
Tugas yang setiap hari dikerjakan,tanpa adanya perintah khusus dari
pimpinan.Misalnya,membuka dan membuat konsep surat,mengetik,menelpon,menerima
tamu,tata kearsipan dan korespondensi.

2.Tugas Khusus
Tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan pertimbangan dan
pengalaman yang dimiliki sekretaris.Misalnya, membuat perjanjian mengirim faksimil.dsg.

3.Tugas Kreatif
Tugas yang muncul dari inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.ini untuk
mempermudah pekerjaan seorang pimpinan.
Contoh: Menata tata ruang Kantor,mengirimkan ucapan selamat.

Tugas untuk kerjasama

A.Kerjasama dengan dunia luar.

sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasamadengan perusahaan lain.Disini sekretaris
ditunjuk sebagai Contact Person, yaitu satu-satunya yang dapat dihubungi untuk berhubungan
dengan pimpinan atau perusahaan.

22
B.Kerjasama di bidang Organisasi.
Merupakan hal yang paling utama, yaitu hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan
pekerjaannya. Sekretaris dituntut untuk mempermudah dan mengefektifkan pekerjaan atasan.

Dengan demikian, pada milenium mendatang sekretaris dituntut untuk melengkapi

diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia
bisnis, sebagi penyeimbang terhadap berbgai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan
teknologi

23