PT MADHANI TALATAH NUSANTARA STANDARD OPERATING PROCEDURES
FUEL MANAGEMENT MTN-SOP-PLT-0019 Page 2/ 6 Fuel Management adalah suatu cara untuk pengadaan,pengaturan dan control pemasukan - pengeluaran BBM solar dalam satu hari atau periode dari alokasi BBM solar yang akan dibayar dan yang telah dibayar berdasarkan alokasi BBM solar yang diberikan oleh Pertamina dalam satu bulan.
2. CAKUPAN SOP ini berlaku untuk seluruh proyek PT MTN.
3. REFERENSI Tidak ada.
4. DEFINISI Jelas.
5. PROSEDUR
5.1 Permohonan pengadaan BBM Solar.
Surat Permohonan Pengadaan BBM Solar diajukan ke General
Manager Pertamina UPMS VI sejumlah BBM Solar yang akan diperlukan per bulan dengan dilampiri jumlah equipment yang ada atau yang akan diadakan dan memberikan estimasi pemakaian perbulan dari masing – masing equipment.
5.2 Surat persetujuan pengajuan alokasi BBM.
Surat Persetujuan Pengajuan Alokasi BBM Solar akan dikeluarkan
oleh Pertamina ( Kepala Penjualan Unit Pemasaran VI ) kepada PT.MADHANI TALATAH NUSANTARA. berdasarkan dari item:1 dengan ketentuan : Nomor langganan yang sudah ditetapkan, memenuhi persyaratan yang dicantumkan dalam surat tersebut dengan menandatangani diatas meterai Rp.6000; dan Alokasi BBM Solar tersebut akan berlaku selama 6 bulan.
Last printed 9/27/2011
PT MADHANI TALATAH NUSANTARA STANDARD OPERATING PROCEDURES
FUEL MANAGEMENT MTN-SOP-PLT-0019 Page 3/ 6 5.3 Surat penunjukkan transportir.
Membuat Surat Penunjukan Transportir ke Kepala Penjualan Unit
Pemasaran VI dengan mencantumkan pembagian alokasi BBM Solar ke masing – masing Transportir berdasarkan jumlah alokasi BBM solar yang telah disetujui.
5.4 Contoh Stempel perusahaan dan tanda tangan pejabat.
Mengirim surat untuk contoh stampel perusahaan dan tanda tangan
dari pejabat perusahaan yaitu : Direktur Utama,Operation Manager,Site Manager dan Admininstrasi/Sekretariat
5.5 Surat kuasa pengambilan BBM.
Memberikan Surat Kuasa Pengambilan BBM Solar untuk masing –
masing transportir yang akan berlaku untuk pengambilan BBM solar di Pertamina selama PT.MADHANI TALATAH NUSANTARA mempergunakannya.
5.6 Surat perpanjangan alokasi BBM.
Surat Perpanjangan Alokasi BBM Solar diajukan ke Pertamina
( Kepala Penjualan Unit Pemasaran VI ) sebulan sebelum masa Alokasi sebelumnya habis.
5.7 Surat penambahan alokasi BBM.
Surat Penambahan Alokasi BBM Solar diajukan jika Perusahaan
merasa tidak cukup dengan alokasi yang telah diajukan atau yang telah disetujui Pertamina dengan memberikan bukti penambahan alat dan estimasi pemakaian per bulan.
Last printed 9/27/2011
PT MADHANI TALATAH NUSANTARA STANDARD OPERATING PROCEDURES
FUEL MANAGEMENT MTN-SOP-PLT-0019 Page 4/ 6
5.8 Surat pengambilan alokasi BBM.
Surat Pengambilan Alokasi BBM Solar diajukan ke Pertamina (Kepala
Depot BBM) jika perusahaan telah membayar BBM Solar ke Pertamina dengan mencantumkan Nomor Langganan, Jenis BBM, Jumlah BBM yang telah disetor dan pembagian alokasi BBM Solar ke masing – masing transportir berdasarkan BBM solar yang telah disetor dengan melampirkan : Bukti transfer dan Surat Setoran Pajak ( SSP ).
5.9 Surat pengambilan BBM dengan DO-HI
Surat Pengambilan BBM Solar Dengan DO-HI ( DO Hari Ini ) diajukan
jika Perusahaan telah membayar BBM Solar ke Pertamina pada hari ini dan meminta DO dikeluarkan hari ini dimana Perusahaan sangat memerlukan BBM Solar karena situasi stock yang minim. Dengan ketentuan : Transfer bank telah masuk di rekening Pertamina dan item :8 telah terpenuhi.
5.10 Dokuman pengangkutan BBM.
Setiap pengangkutan BBM solar dari Pertamina oleh transportir ke
site dilengkapi : 10.a. Tanda Bukti Penerimaan / DO dari Transportir 10.b. Faktur dari Pertamina
5.11 Penerimaan & pengecekan BBM.
Penerimaan dan Pengecekan Tangki solar dari transportir ke
PT.MADHANI TALATAH NUSANTARA. ada beberapa hal yang harus diperhatikan : 11a.Kwalitas solar :
Last printed 9/27/2011
PT MADHANI TALATAH NUSANTARA STANDARD OPERATING PROCEDURES
FUEL MANAGEMENT MTN-SOP-PLT-0019 Page 5/ 6 - Pengecekkan kandungan air dilakukan dengan KOLOR KUT water paste. - Pengecekkan kandungan minyak gas dengan KOLOR KUT gasoline/kerosene gouging paste. - Mengambil sample solar secara random dari masing – masing transportir dan dikirim ke Lab untuk mengetahui kandungan solar. 11.b.Baut Tera / batas level isi tangki : - Setiap tangki solar dilengkapi baut tera/batas isi tangki terletak di bawah tutup atas tangki. - Isi solar diukur ketinggiannya dengan stick sampai baut tera berdasarkan keterangan dari Faktur Pertamina (item : 10.b ).
5.12 Surat izin lembur.
Surat izin lembur diajukan ke Pertamina ( Kepala Depot BBM ) untuk
setiap hari Sabtu, Minggu dan hari Libur Nasional.
5.13 Pelaporan pemasukan & pemasukan BBM.
Ada beberapa data Pelaporan Pemasukan dan Pengeluaran BBM
Solar : 12.a. Recapitulation Fuel Received - Pelaporan untuk semua BBM solar yang masuk dalam satu bulan dari Transportir berdasarkan jumlah pembayaran BBM solar dari PT.MADHANI TALATAH NUSANTARA, ke Pertamina. 12.b. Daily Fuel Consumption Report - Pelaporan pemakaian BBM solar setiap hari untuk per unit yang diambil dari record fuelman. 12.c. Actual Fuel Record - Pelaporan BBM solar secara detail mengenai : Jumlah setoran, alokasi untuk transportir,solar yang sudah diangkut, sisa di Pertamina, pemakian solar, dan stock balance.
5.14 Perencanaan pembayaran & pemakaian BBM.
Last printed 9/27/2011
PT MADHANI TALATAH NUSANTARA STANDARD OPERATING PROCEDURES
FUEL MANAGEMENT MTN-SOP-PLT-0019 Page 6/ 6 Perencanaan Pembayaran dan Pemakaian BBM solar dibuat setiap akhir bulan untuk satu bulan kedepan dengan nama FUEL MANAGEMENT dan direview setiap Minggu untuk mengetahui actual pembayaran,pemasukan dan konsumsi solar. 6. DISTRIBUSI
