KONVERSI DOKUMEN EXCEL KE
PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF)
KONVERSI DOKUMEN MS.WORD KE
FORMAT PORTABLE DOCUMENT FORMAT (PDF)
Modul: Pengelolaan Informasi 2
Deskripsi Materi
A. SPESIFIKASI
Nama Materi : · Konversi Dokumen MSWord ke
Format Portable Document Format (PDF)
· Konversi Dokumen Excel ke Portable
Document Format (PDF)
Kode Kompetensi : TIK.OP02.016.01
Ruang Lingkup Isi : Software Aplikasi Ms. Excel, Ms. Word dan Adobe
Acrobat 5.0
· Prosedur pengoperasian untuk memasuki
program
· Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.
· Menggunakan aplikasi pemasukan data.
Kriteria Kinerja : · Software yang digunakan sudah terinstall
·
B. PRASYARAT
C. PETUNJUK PENGGUNAAN
Untuk Peserta Didik
2. Dalam materi ini dituntut adanya tersedianya bahan ajar yang lengkap
yang meliputi:
a. Unit computer yang siap digunakan.
Modul: Pengelolaan Informasi 3
b. Sistem operasi yang legal dan siap digunakan.
c. Buku manual system operasi
d. SOP dalam menghidupkan dan mematikan computer
3. Guru atau Instruktur berperan sebagai fasilitator dan pengarah dalam
semua materi di modul ini sehingga diharapkan dapat terjadi
komunikasi timbal balik yang efektif dalam mempercepat proses
penguasaan kompetensi peserta didik.
D. TUJUAN
Setelah mempelajari materi ini, peserta didik diharapkan untuk dapat :
· Melakukan konversi data dari Ms. Excel ke Adobe Acrobat 5.0 dan
Ms. Word ke Adobe Acrobat 5.0
· Pengoperasian memindahkan isi sebuah file data aplikasi dengan
menggunakan utilitas aplikasi.
Modul: Pengelolaan Informasi 4
Materi Pemelajaran
LANGKAH 1
Instal terlebih dahulu
software Adobe Acrobat 5.05
ke PC. Jika belum
memilikinya, bisa men
downloadnya secara gratisan
dari situs www.adobe.com.
LANGKAH 2
Sekarang bukalah dokumen Excel
yang ingin diubah formatnya
menjadi PDF. Untuk mengonversi
dokumen tersebut menjadi format
PDF, harus menambahkan menu
konversi terlebih dahulu pada
toolbar Excel. Caranya klik opsi
menu [Tools] [AddIns…]
Modul: Pengelolaan Informasi 7
LANGKAH 3
Setelah muncul boks dialog AddIns, klik
tombol [Browse…].
LANGKAH 4
Carilah file Adobe Acrobat yang
sudah terinstal di PC. Biasanya
terdapat di folder Program
Files/Adobe/Acrobat
5.0/PDFMaker/PDFMaker.xla.
Kemudian klik [OK].
LANGKAH 5
Boks dialog AddIns kini ketambahan menu
baru, yaitu opsi "Acrobat PDFMaker 5.0"
yang sudah diberi tanda centang. Untuk
menutup boks dialog, klik tombol [OK].
Modul: Pengelolaan Informasi 8
LANGKAH 6
Kini pada toolbar dokumen Excel
akan muncul ikon Adobe Acrobat
yang bisa digunakan untuk
mengonversi dokumen menjadi
PDF.
LANGKAH 7
Jika ingin mengubah suatu
dokumen Excel menjadi
berformat PDF, klik menu
[Acrobat] [Convert to Adobe
PDF].
LANGKAH 8
Simpan file ke dalam drive
yang dinginkan. Ketika
tersimpan, file ini akan
langsung tersimpan dalam
format PDF. Jika file dokumen
Excel ini akan disimpan dalam
website, perhatikan terlebih
dahulu bahwa penamaan file
tidak boleh diberi spasi. Anda
bisa menggunakan tanda
underscore pada file.
LANGKAH 9
Selebihnya, tinggal menunggu
proses konversi untuk
mengubah format Excel
menjadi PDF
Modul: Pengelolaan Informasi 9
LANGKAH 10
Ada cara cepat untuk langsung mengubah dokumen Excel menjadi PDF, yaitu
dengan mengklik ikon "Convert
to Adobe PDF" pada toolbar.
Langkahlangkah berikutnya
sama seperti Langkah 89
1. Konversi Dokumen MS. Word ke Format Portable
Document Format (PDF)
Berikut adalah prosedur konversi dokumen/file dari format Microsoft Word
(*.doc) ke format Portable Document Format/PDF (*.pdf). Adapun proses
konversi menggunakan software Adobe Acrobat 5.0 1 . Di samping itu,
dijelaskan pula prosedur pengamanan dokumen melalui penggunaan password
dan restriksi akses.
I. Konversi File
Prosedur konversi meliputi langkahlangkah sebagai berikut:
1. Buka file yang akan dikonversi di Microsoft Word
2. Buka menu Print (pilih File, Print; atau tekan CtrlP)
3. Pada bagian nama/jenis printer pilih: Acrobat Distiller atau
Acrobat PDFWriter
4. Print dokumen
Jika printer yang dipilih adalah Acrobat PDFWriter, setelah user mengclick
OK, akan muncul dialog baru untuk menentukan nama dan lokasi file hasil
konversi.
Untuk Acrobat Distiller, nama dan lokasi file hasil konversi ditentukan oleh
software. Umumnya nama file hasil konversi adalah:
Microsoft Word – (nama file asli).pdf
sedangkan lokasi file umumnya adalah:
C:\Program Files\Adobe\Acrobat 4.0\PDF Output\
1
Harap diperhatikan: software yang digunakan bukan Adobe Acrobat Reader, melainkan Adobe
Acrobat.
Modul: Pengelolaan Informasi 10
II. Pengamanan File dan Restriksi Akses
1. Klik File dan pilih Document Security
2. Pada Dialog Document Security ubah pilihan Security dari No
Security ke Standard
Modul: Pengelolaan Informasi 11
3. Sesuai kebutuhan, tentukan password yang digunakan untuk membuka
dokumen (Open the Document) dan/atau untuk mengubah
konfigurasi keamanan (Change Security Settings)
4. Tentukan restriksi yang akan diberlakukan pada dokumen di kolom Do
Not Allow
5. Click OK, dan konfirmasikan password yang digunakan pada dialog
yang muncul kemudian.
Langkah Langkah Konversi Ms ke PDF
Dengan Adobe Acrobat 5.0
Konversi ke PDF
1. Menginstal program Adobe Acrobat versi 5.0 di PC.
2. Biasanya pada sudut kanan atas layar lembar kerja MS terdapat 2 ikon
Adobe: "Convert to Adobe PDF" dan satunya lagi "Convert to Adobe
PDF dan Email".
3. Pada dokumen MS yang sedang aktif dan siap di’convert’, klik
icon "Convert to Adobe PDF".
4. Akan muncul menu Save PDF file As: File name (penamaan file), Save
as type: PDF files, dan Save in (file tsb akan disimpan di mana).
Arahkan ke folder tempat penyimpanan dokumen pdf tsb.
5. Klik Save.
Pengamanan file PDF
1. Buka file pdf yang baru dikonversi tadi.
2. Klik menu: File Document Security. Tampil menu Security Options,
klik menu scroll dan pilihlah: Acrobat Standard Security.
3. Otomatis muncul menu:
A (tidak mutlak dilakukan, apalagi kalau filenya banyak;
dengan B saja sudah cukup aman)
Modul: Pengelolaan Informasi 12
Specify Password > untuk membuka dan mengubah isi
dokumen. Centanglah pada bagian
Password Required to Change Permissions
and Passwords. Kemudian pada Master
Passwords: masukkan password yang
Anda siapkan.
B
Permissions > untuk mencetak, mengubah, mengkopi, menambah
dan mengubah field comment dan form pada
dokumen.
Pilihan encryption level (tingkat enkripsi) ada 2:
40bit RC4 (untuk Acrobat 3.x, 4.x) dan 128bit
RC4 (untuk Acrobat 5.0). Silakan pilih. Kemudian
centanglah menu: no printing, no changing the
document, no content copying or extraction,
disable accessibility, no adding or changing
comments and form fields.
Pada Enkripsi 128bit RC4, cukup mencentang pada
Enable Content Access for the Viasually Impaired.
Hapus centang pada "Allow Content Copying and
Extraction". Pada menu: Changes Allowed, pilihlah
None. Printing: Not Allowed.
Klik OK.
Klik Close pada menu Document Security
Save dan tutuplah file tersebut. Kemudian coba buka kembali.
File pdf tsb. sudah terkunci aman
Modul: Pengelolaan Informasi 13
Penutup
Modul ini merupakan bahan ajar yang harus dikuasai oleh siswa yang
menjelaskan tentang Konversi data ke data yang lain
.
Modul: Pengelolaan Informasi 14