PENDAHULUAN

Setiap jabatan atau pejabat perlu ada dua dokumen rujukan rasmi yang merupakan

alat pengurusan yang penting dimana ia dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti

jabatan atau pejabat keseluruhannya . Dua dokumen rujukan rasmi tersebut adalah Manual

Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM).

Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan atau

pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta penentuan tanggungjawab yang

jelas. Fail Meja(FM) pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan serta

mengandungi peranan yang perlu dilaksanakan malahan mempunyai garis panduan yang

lengkap bagi menjalankan kerja.

Tujuan dokumen-dokumen tersebut diwujudkan adalah untuk mengatasi masalah

kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu tugas dalam jabatan atau pejabat kerana sebelum ini,

pekerja-pekerja menjalankan tugas tanpa mengetahui cara-cara bekerja dengan betul dan

tidak jelas mengenai peranan tugas masing-masing. Selain itu, kedua-dua dokumen

diwujudkan untuk membantu Ketu-ketua Jabatan menyediakan Manual Prosedur Kerja dan

Fail Meja dengan lebih efektif dan berkualiti disamping meningkatkan produktiviti setiap

jabatan. Walaupun Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja berbeza namun demikian ia adalah

dua dokumen yang saling berkaitan.

Secara teperinci Manual Prosedur Kerja memberi gambaran menyeluruh mengenai

fungsi dan objektif jabatan atau pejabat. Di dalam Manual Prosedur Kerja, kenyataan harapan

dan tuju arah jabatan akan dijelaskan. Selain itu, ia mengandungi penentuan fungsi serta

pembahagian tugas atau aktiviti antara Bahagian atau Unit yang jelas. Di samping itu,

rangkaian prosedur dan pengawai yang bertanggungjawab bagi setiap aktiviti dijelaskan

dengan baik dan terperinci. Kandungan Manual Prosedur Kerja adalah seperti berikut:
 Latar belakang
Senarai Borang- borang Jabatan/Pejabat Objektif
yang digunakan Jabatan/Pejabat

Carta Aliran Kerja MANUAL PROSEDUR Carta

Aktiviti-aktiviti utama KERJA Jabatan/Pajabat

Proses Kerja Aktiviti-

Fungsi-fungsi utama
aktiviti Utama
Aktiviti –aktiviti bagi Jabatan/Pejabat
fungsi-fungsi utama

Fail Meja (FM) pula adalah dokumen rujukan untuk setiap pegawai dalam

menjalankan tugasnya pada setiap hari. Fail Meja (FM) adalah satu cabutan (extract) salah

satu proses kerja atau aktiviti di dalam MPK yang patut dilakukan oleh individu itu. Ia

meliputi senarai tugas dan tanggungjawab seseorang individu dalam jabatan atau pejabat

beserta dengan rangkaian prosedur dan senarai semak (checklist). Selain itu, peruntukan

kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab seseorang individu turut

dijelaskan. Ia juga mengandungi carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam

Bahagian atau Unit masing-masing. Fail Meja (FM) hendaklah diletakkan di atas meja

pegawai. Kandungan Fail Meja(FM) adalah seperti berikut:

Norma kerja Objektif Objektif bahagian/ unit

Jabatan/Pejabat

Senarai tugas Carta Organisasi

Harian Jabatan/Pejabat

Senarai borang-borang Carta Organisasi

yang digunakan kedudukan Pegawai
FAIL MEJA
Senarai jawatankuasa Senarai Semak Tugas/
yang dianggotai Kuasa dan Hubungan

Senarai Undang- Peraturan- peraturan

Undang/Peraturan Pentadbiran

Carta Aliran
Senarai Semak/Checklist Proses Kerja
Kerja