PENGURUSAN DOKUMEN

(KAUNSELING)
OLEH

ASP MOHAMMAD KAMAL BIN AHMAD, K,B;P.A

KETUA CAWANGAN
BAHAGIAN AGAMA DAN KAUNSELING (BAKA)
IBU PEJABAT BRIGED TENGAH PGA
CHERAS
 PENGENALAN
Perkembangan masyarakat yang menghampiri status
masyarakat maju membawa banyak perubahan. Tidak
semua perubahan dapat diterima dengan mudah,
bahkan sebahagiannya menimbulkan kegusaran dan
kegelisahan baru.
Kaunseling sebagai bidang yang progresif dan dinamik
sentiasa berusaha menyesuaikan perkhidmatan
mengikut keperluan masyarakat.
Dengan termaktubnya akta yang mengawal
perkembangan amalan kaunseling di Malaysia,
kaunselor dan pengamal kaunseling yang lain perlu
mempertingkatkan kualiti perkhidmatan supaya terus
berdaya maju seiring dengan perkembangan itu.
 PENGENALAN

Pengurusan rekod-rekod dan dokumentasi lain tidak

sepatutnya dilihat sebagai tugas sampingan semata-
mata tetapi sama pentingnya dengan sesi kaunseling
terapeutik.
Akautabiliti dan tahap profesion kaunselor atau
pengamal kaunseling tidak lagi diukur berdasarkan
maklum balas klien sahaja tetapi menerusi bukti-bukti
yang boleh dijustifikasikan.
Kesukaran yang dihadapi oleh kebanyakan kaunselor
atau pengamal kaunseling di Malaysia adalah
kekurangan bahan-bahan rujukan berkaitan
pengurusan rekod dalam perkhidmatan kaunseling.
Keadaan ini bukan sahaja menjadi isu tempatan bahkan
sebenarnya dihadapi juga oleh rakan sejawat di seluruh
dunia.
 PENGENALAN

Di Malaysia, tuntutan yang mewajibkan penyimpanan

rekod tidak disebut secara terus tetapi dikaitkan
dengan tanggungjawab profesional yang dipelihara
mengikut etika sedia ada. Bahagian B (17) dalam Kod
Etika Persatuan Kaunseling Malaysia (PERKAMA)
menyatakan:
“ Rekod perhubungan kaunseling termasuk nota temu
duga, data ujian dan lain-lain dokumen, adalah
dianggap sebagai maklumat profesional yang
digunakan dalam proses kaunseling…”
Hal ini secara tidak langsung menjelaskan kaunselor
perlu mempunyai sistem penyimpanan rekod yang
sesuai dengan sifatnya sebagai pengamal profesional
 MANFAAT MENYIMPAN REKOD
Terdapat beberapa manfaat mengamalkan penyimpanan rekod
yang objektif dan sistematik.Meier & Davis (2001) menyenaraikan
beberapa manfaat daripada amalan itu:
Rekod menjadi bahan sokongan sekiranya seseorang kaunselor
dikaitkan dengan tindakan undang-undang, umpamanya apabila
klien mengaitkan kaunselor dengan tindakan yang diambilnya
dalam sesuatu kes yang dibicarakan.
Butiran dalam rekod membantu kaunselor memaklumkan
penyelianya pada proses atau isu-isu yang dihadapi, umpamanya
perancangan tindakan yang diambil ataupun isu-isu dilema etika
yang dihadapi semasa membantu klien.
Penyimpanan rekod membolehkan kaunselor mematuhi piawaian
yang ditetapkan oleh agensi tempat berkhidmat, menjalankan
pratikum atau pemeriksaan pihak berkuasa bagi tujuan
akauntabiliti, umpamanya jumlah jam sesi kaunseling bagi tujuan
pendaftaran kaunselor
 MANFAAT MENYIMPAN REKOD
Rekod adalah cara yang baik bagi mengingatkan kaunselor
berkaitan sejarah sesi yang dijalankan dan perkembangan
yang berlaku, misalnya tarikh dan masa sesi lepas, rspons
klien, strategi dan teknik yang diaplikasikan, tugasan, apa-
apa yang berkesan ataupun tidak dan sebagainya.
Rekod juga menyediakan maklumat asas tuntutan fee ke
atas klien bagi perkhidmatan yang dijalankan.
PERLU ATAUPUN TIDAK MENYIMPAN REKOD?

Kaunselor tidak dapat mengingati segala

maklumat, perubahan dan perkembangan klien
dan sesi sepanjang masa (Mitchell, 2002).
Proses menulis dan menyedaikan segala laporan
membantu kaunselor melihat perkembangan
klien secara konkrit. Penyimpanan rekod yang
tersusun dan sistematik membolehkan
kaunselor mengaitkan isu-isu klien secara logik,
dahulu dan sekarang serta merancang strategi
membantu dengan lebih berkesan.
PERLU ATAUPUN TIDAK MENYIMPAN REKOD?
Kepincangan seperti pengulangan teknik yang
tidak berkesan ke atas klien dapat dielakkan
apabila kaunselor mempunyai rekod yang kuat dan
konkrit untuk dirujuk.
Proses penyediaan laporan dianggap sebagai salah
satu cara mempertingkatkan kualiti amalan
kaunseling. Penyediaan laporan melibatkan kerja-
kerja menganalisis pemikiran dan perasaan
kaunselor sendiri, lantas memberi peluang
kaunselor membuat refleksi pada sesi yang
dikendalikannya.
Penyimpanan rekod yang tersusun menjadi bukti
kesungguhan kaunselor menjaga hal ehwal
kebajikan klien sekiranya kaunselor dipanggil
memberi keterangan di mahkamah dan sebaliknya.
PEMELIHARAAN DAN KESELAMATAN REKOD
Dari Sudut pandangan etika, klien wajar
dimaklumkan yang kaunselor menyimpan rekod
berkaitan sesi kaunseling.
Klien dimaklumkan langkah keselamatan rekod
termasuk kaedah penyimpanan dan had-had
perolehan rekod oleh orang lain selain kaunselor.
Dua perkara bagi menjamin keselamatan rekod
iaitu:
- Keselamatan fizikal
- Melindungi indentiti klien.
 ISU-ISU PEROLEHAN REKOD
Rekod-rekod kaunseling adalah dokumen sulit dan
dipelihara sebahagian kewajipan penting bagi
kaunselor.
Empat isu yang berkait rapat dengan penyimpanan
rekod dalam perkhidmatan kaunseling:
-Perolehan rekod oleh majikan
-Perolehan rekod oleh klien
-Perolehan rekod oleh pihak berkuasa (cth. Polis
dengan disertakan waran yang ditandatangani oleh
hakim mahkamah) kecuali Lembaga Kaunselor.
Perolehan dan penggunaan rekod mahkamah
( Kaunselor sebagai saksi pihak klien)
 TEMPOH PENYIMPANAN REKOD
Sehingga kini, belum ada garis panduan yang jelas
berkaitan tempoh sesuatu rekod atau dokumen
kaunseling patut disimpan.
Dalam keadaan biasa dan tiada arahan perundangan
atau profesional, sesuatu dokumen atau rekod dapat
dilupuskan sebaik sahaja hubungan kaunseling
ditamatkan.
Penangguhan selama setahun mungkin sesuai dengan
andaian klien mungkin datang semula kemudian.
Walau bagaimanapun, beberapa isu lain berkaitan
pelupusan rekod itu mungkin timbul. Apabila sesuatu
kes timbul, rekod kaunselor mungkin diperlukan
sebagai rujukan. Bagi kebanyakan negara, tempoh tiga
tahun diperuntukankan bagi kaunselor menyimpan
rekod kaunseling.
 RUMUSAN
Sekalipun penyimpan rekod mempunyai risiko dan
kesulitan tersendiri, satu perkara yang perlu
dipertimbangkan adalah sejauh mana amalan
penyimpanan rekod yang baik dan sistematik dapat
membantu meningkatkan kredibiliti dan keberkesanan
kaunselor.
Klien memerlukan bantuan yang berkualiti tanpa
mengira sama ada perkhidmatan itu disediakan secara
percuma ataupun berbayar.
Penyimpanan rekod adalah manifestasi profesional
kaunselor ke arah menjamin kualiti diri dan
perkhidmatan yang ditawarkan.
Tanpa amalan rekod yang baik, nilai kaunselor sukar
diletakkan, baik kepada klien mahupun diri kaunselor
sendiri.