NAMA : RATIH ZAMZAMI

Politeknik Unggul LP3M Medan

2007
 BAB II

LANDASAN TEORITIS

2.1 Otomatisasi Peralatan Kantor

Mesin perkantoran adalah segenap alat yang digunakan untuk

mencatat, mengirim, mengganda dan megolah bahan keterangan yang bekerja

secara mekanis, elektris, elektronik, magnetik atau secara kimiawi. Mesin

kantor juga merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu

pekerjaan secara efektif, efisien dan produktif. Dewasa ini di kalangan dunia

usaha banyak perusahaan yang dalam usahanya semakin mengandalkan mesin

kantor yang modern, guna memungkinkan didapatkan hasil yang lebih

optimal.

Penggunaan mesin-mesin merupakan salah satu aspek yang menarik

perhatian pekerjaan kantor modern. Fasilitas-falitas yang cocok memberikan

bantuan yang besar kepada efisiensi kantor. Mekanisasi kantor dengan

perkembangan-perkembangannya memberikan bantuan yang besar kepada

kemajuan dan kedudukan manajemen perkantoran. Otomatisasi kantor yang

dapat dipandang sebagai pokok mekanisasi kantor mempunyai pengaruh yang

sangat besar terhadap manajemen perkantoran.

Sejalan dengan kemajuan teknologi yang modern, macamnya mesin

perkantoran itu banyak sekali dan tampaknya terus bertambah, mulai dari

yang kuno (old fashion) hingga ke yang modern. Diantaranya yang cukup

umum yakni:

1. Mesin tik
 2. Komputer

3. Mesin pengganda warkat (stensil)

4. Mesin photocopy

5. Mesin penghancur kertas

6. Mesin komunikasi

Dalam beberapa tahun yang silam, telah muncul perubahan-perubahan

dramatis dalam tipe peralatan kantor. Mesin-mesin tersebut sangat efektif,

efisien dan sangat membantu bagi seseorang yang berhasrat atau berkeinginan

untuk meniti karir sebagai sekretaris atau administratif professional.

2.1.1 Perbedaan Penggunaan Mesin Manual Dengan Mesin Kantor Yang di

Modernisasi

A. Komputer dan Mesin Tik

Seorang sekretaris telah menyelesaikan tugas dengan mesin tik

manual, pengetikan laporan misalnya yang terdiri dari 30 halaman. Secara

mendadak atasan atau manager memerintahkan sekretaris untuk mengetik

ulang proposal tersebut, secepatnya di sebabkan manager melakukan dan

beberapa perubahan isi proposal tersebut.

Karena sekretaris mengerjakan laporan tersebut dengan mesin ketik

manual (old fashion), sudah tentu hasilnya tidak dapat di selesaikan

secepatnya. Laporan tersebut harus diketik ulang secara keseluruhan dengan

pengetikan lain tidak dapat diperbaharui hanya pada bagian yang salah saja.

Akan tetapi dengan terjadinya modivikasi mesin ketik, yakni dari mesin ketik
manual kuno (old fashion) ke word processing / komputer. Maka seorang

sekretaris dapat menyelesaikan tugas secara lebih professional dalam waktu

singkat (efisien, efektif dan produktiv). Berikit ini adalah gambar mesin tik

kuno (old fashion) dan komputer.

1. Bagaimana pemerosesan kata membuat setiap dokumen “orisinil”

Anggaplah sekretaris mengirim satu proposal untuk beberapa

perusahaan yang berbeda, dan anggaplah bahwa puncak penjualannya sama

dan perbedaannya hanya pada nama dan alamat perusahaan dan spesifikasi

untuk kontrak. Dengan mesin ketik manual, sekretaris harus mengetik

proposal itu berulang kali. Sedangakan dengan pemerosesan kata (komputer),

sekretaris hanya mengetik sekali saja dan meralat serta mengoreksinya juga

sekali.

Sederhananya seorang sekretaris menyediakan tempat yang kosong

dimana sekretaris akan mengisinya, misalkan tanggalnya, nama dan alamat

perusahaan, dan terutama sekali spesifikasinya. Kemudian sekretaris bisa

menyimpannya sebagai proposal “formulir”, dan mengambilnya setiap saat

sekretaris ingin megirim versi proposal tersebut.

Program ini akan memberi sekretaris untuk mengisi informasi yang

tepat setiap saat sekretaris membuat proposal formulir, dan mencetak versi

final yang tidak bisa dibedakan dari versi yang telah diketik oleh sekretaris

dengan susah payah dari awal hingga akhir.

Penghematan waktu dan manfaat yang menjamin ketepatan berlimpah-

limpah. Misalnya kontrak yang panjang dan berspasi satu digunakan

memperoleh pengecekan yang seksama berjam-jam untuk mengetik dan

mengoreksinya. Bahkan surat satu halaman yang singkat bisa mengambil saat-

saat yang baik dari hari – hari sekretaris jika sekretaris harus mengirimkan

surat yang sama pada beberapa orang.

Hal-hal yang dimiliki seorang sekretaris dengan system pemrosesan

kata adalah manfaat dari penghapusan pengetikan ulang. Karena banyak hal

yang di kerjakan dalam bisnis pada dasarnya hanya memperbaharui hal-hal

yang sudah dibuat sebelumnya. Menggunakan system pemerosesan kata

berarti, bahwa sekretaris bisa menyambungkan informasi baru itu, hanya

menekan rekaman atau perintah cetak dan memiliki produk hasil yang baru

dalam beberapa menit.

2. Menggunakan system cari dan ganti.

Fungsi cari dan ganti memberi kesempatan pada sekretaris untuk

merubah kata, nama dari keseluruhan surat, dokumen atau halaman yang

panjang dengan menggunakan kode yang tepat dan mengidentifikasikannya

sekali saja. Kemudian program itu dengan otomatis dapat “membaca” lewat

dokumen sekretaris seluruhnya, dan mengidentifikasikan kata, nama, tersebut

menggantikannya dengan kata-kata baru yang diinginkan sekretaris.

Jika ada perubahan dalam produk, sekretaris bisa menghilangkan nama

itu sekali pun muncul pada setiap halaman dokumen. Program tertentu akan

“menganjurkan” sekretaris, sehingga sekali kata itu muncul, sekretaris akan di

minta untuk menekan “ya” atau “tidak” sebelum computer itu melakukan

perubahan. Program yang lain membuat sekretaris merancang perubahan total

dengan perintah sekali.

3. Menggunakan program “periksa ejaannya”

Seorang sekretaris sering frustasi dalam menyelesaikan korespondensi

hanya untuk menemukan kata-kata yang salah ketik, yang menghendaki

pengetikan ulang. Atau jeleknya lagi, manager menyuruh siapa saja yang

membawa kesalah itu untuk diperhatikan sekretaris. Menggunakan program

pemrosesan kata dengan kemampuan “periksa ejaannya” yang berarti atas

perintah, program itu akan memeriksa kesalahan ejaan dan memberitahukan

pada sekretaris sebelum sekretaris mencetak (print) dokumen atau surat itu.

Program ini juga membuat sekretaris menambahkan kata-kata ke

dalam “kamus” seperlunya. Hal ini khususnya bermanfaat untuk memastikan

bahwa nama-nama perusahaan, nama-nama karyawan atau nama-nama

produk yang sering digunakan tidak salah eja. Sistem ini bukan alat

pembuktian kebodohan, karena hanya mengidentifikasikan kata-kata yang

mana kamus komputer tidak di programkan untuk menerimanya.

 Namun komputer tidak akan membaca atau “berfikir” seperti yang di

inginkan sekretaris. Misalkan jika seorang sekretaris mamasukkan kata “two”

bila yang di maksudkan sekretaris “too” atau “from” yang seharusnya “form”,

program itu tidak akan mampu melacak kesalahan itu sebagai kesalahan.

Disini pertimbangan sekretaris harus ada. Dengan begitu masalah ini tidak

akan terjadi lagi.

B. Mesin Pengganda Warkat (Stensil) dan Mesin Photocopy

Mesin pengganda adalah mesin yang dapat memberbanyak hasil

naskah asli menjadi lebih dari 2 lembar. Untuk dapat menggandakan naskah

asli tersebut, maka seorang sekretaris akan memindahkan (mengetik) naskah

asli itu terlebih dahulu diatas “master sheet” yang kemudian di pasang pada

mesin pengganda dan digandakan sesuai dengan keinginan, cara yang

demikian akan memakan waktu yang cukup lama.

Sedangkan mesin photocopy adalah alat pengganda secara praktis

(modern), karena setiap saat jika diperlukan dapat dilakukan dengan mudah

dan cepat. Suatu bahan dengan mudah dapat digandakan menjadi sejumlah

yang diinginkan dalam waktu yang relative singkat, sesuai dengan kebutuhan,

tanpa merusak bahan aslinya. Hasil photocopy yang diinginkan dapat diatur

jika ingin hasilnya seperti:

o Sama kehitaman tulisannya dengan bahan aslinya.

o Lebih gelap/hitam tulisannya dibandingkan dengan bahan aslinya.

 o Lebih terang/agak putih tulisannya dibandingkan dengan bahan

aslinya.

o Lebih besar/kecil tulisannya dibadingkan dengan bahan aslinya.

o Dapat memperbanyak bahan sampi jumlah yang tak terbatas dalam

waktu yang sangat singkat.

o Dapat memperbanyak bahan pada dua muka halaman sekaligus,

sehingga hemat.

Di bawah ini penulis cantumkan mesin pengganda warkat (stensil) dan

mesin photocopy.
C. Mesin Penghancur Kertas

Dalam rangka menjaga kebersihan dan kerapihan kerja, kadang-

kadang kertas dibuang di tempat sampah atau harus dibakar agar tidak dapat

dikenal lagi atau tidak dapat dibaca lagi. Cara tersebut sangat cukup

membahayakan. Mesin penghancur kertas adalah salah sutu mesin yang

digunakan untuk menghancurkan berkas atau kertas dengan cara yang aman.

Dengan mesin ini, berbagai macam ukuran kertas dapat dihancurkan dengan

cepat. Di bawah ini penulis cantumkan gambar mesin penghancur kertas.

D. Mesin/Alat Komunikasi

Terdahulu penulis telah menguraikan betapa mudahnya membuat

beragam surat dan dokumen dengan memanfaatkan otomatisasi kantor (word

processing). Sekarang timbul pula persoalan bagaimana surat-surat dan

berbagai dokumen tersebut dapat dikirim dengan cepat, di sebabkan dalam

dunia bisnis ada berita-berita yang harus dikirim dan diterima di tempat tujuan

dengan cepat. Misalnya dokumen/surat-surat bisnis.

Sebelum terciptanya otomatisasi mesin perkantoran untuk komunikasi,

maka berita-berita bisnis dikirim dengan durasi waktu yang relative panjang,

yakni dengan melalui jasa pos. Dimana pengiriman tersebut terbagi atas:

 Pengiriman biasa dengan durasi waktu ± 10 hari

 Pengiriman ekspress dengan durasi waktu ± 5 hari

 Pengiriman kilat khusus dengan durasi waktu ± 2 hari

 Pengiriman kilat dengan durasi waktu ± 3 hari

Sebagai ilustrasi penulis berikan contoh: seorang pembisnis X, pada

tanggal 20 Agustus 2007 memesan barang dagangan dari Hongkong berupa

pakaian jadi. Pembisnis tersebut bermaksud agar barang dagangan tersebut

harus sudah sampai ke perusahaanya paling lambat tanggal 5 September 2007,

karena akan di jual untuk keperluan lebaran. Akan tetapi bagaimana pasan itu

bisa segera diterima dengan proses komunikasi seperti di uraikan diatas.

Dalam beberapa tahun yang silam, otomatisasi mesin perkantoran

telah tercipta yakni diantaranya :

1. Telex

Telex adalah alat komunikasi yang dapat mengirimkan berita dengan

cepat layaknya komunikasi pada telepon, tetapi telex tidak mengirimkan

suara, melainkan berbentuk cetakan. Masing-masing perusahaan yang saling

berhubungan harus memiliki telex yang dapat menjangkau pengiriman berita

ke seluruh pelosok dunia, baik siang, pagi atau malam hari. Berita melalui

telex dapat dikirim meskipun petugas operator telex tidak berada di tempat,

sepanjang mesin telex berada pada posisi hidup (on). Berikut penulis

cantumkan gambar mesin telex.

2. Fax

Bagi perusahaan besar yang mempunyai cabang di luar negeri atau di

dalam negeri, masalah pengiriman informasi baik berupa tulisan maupun

berupa gambar, dapat dengan mudah dilakukan dengan menggunakan fax. Fax

mampu mengirim dan menerima naskah kemana saja sesuai kehendak.

Mengirim naskah secara otomatis tanpa merusak aslinya, naskah yang dikirim

dapat berupa tulisan tangan atau bentuk lainya. Dapat menghemat biaya,

mengingat kecepatan mengirim dan keaslian naskah yang dikirim. Sehingga

sangan cepat dan tepat. Berikut penulis cantumkan gambar mesin fax.
2.1.2 Hal-hal Yang Harus di Perhatikan Dalam Memilih Mesin Kantor

Dalam memilih mesin kantor ada bebrapa hal yang perlu diperhatikan

yakni:

 Mesin yang akan dipakai harus mesin yang benar-benar diperlukan.

 Jenis mesin hendaknya praktis

 Mesin tersebut hendaknya dapat mengurangi biaya pelaksanaan

pekerjaan.

 Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan.

 Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan.

 Mutu mesin haruslah baik.

 Mesin dapat digunakan untuk bermacam-macam pekerjaan.

 Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.

 Perlu disediakan ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan

mesin kantor.

 Mesin dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai/sekretaris.

2.1.3 Keuntungan Menggunakan Mesin Kantor

Pada umumnya bila menggunakan mesin kantor, walaupun melalui

tahap perencanaan terlebih dahulu, akan diperoleh beberapa keuntungan yakni

sebagai berikut :

 Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan menggunakan mesin-

mesin manual (old fashion).

  Mengurangi kelelahan pegawai kantor dan dengan demikian dapat

menambah mutu pekerjaan.

 Pekerjaan akan terlihat lebih rapi.

 Menghemat waktu.

 Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan, misalnya

dengan menggunkan computer.

 Menghemat tenaga kerja, sehingga sebagian pegawai dapat di

pindahkan untuk melakukan pekerjaan yang lain.

2.1.4 Kerugian Menggunakan Mesin Kantor

 Tingkat penyusutan dari beberapa mesin cukup tinggi.

 Memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan pemeliharaan

untuk jenis mesin tertentu.

 Sulit mendapat operator mesin yang cakap, dan perlu biaya untuk

melatih mereka.

 Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit di

dapat atau diterapkan.

 Sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin

tertentu bila terjadi kerusakan.