a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya
bagi pimpinan.
2. Menambah keterampilan
3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan
baik, pada dasarnya tergantung
kepada 3 faktor yang secara langsung
mempengaruhi sekretaris dalam
bidang kesekretarisan, yaitu :
1. Kemampuan untuk dapat
mengerjakan bermacam-macam
tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan
kedalam 8 macam yaitu :
Tugas-tugas Rutin
Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas Istimewa
Tugas-tugas Resepsionis
Tugas Keuangan
Tugas Sosial
Tugas Insidental
Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
PRINSIP TERPENTING
SEKRETARIS
Membantu pimpinan
Menyiapkan agenda rapat
Menyusun administrasi / pembukuan
perusahaan
Mengatur daftar kegiatan perusahaan /
organisasi
Dan lain sebagainya
HAL-HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN OLEH SEORANG
SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada
yang berhak
Memberikan informasi perusahaan /
organisasi kepada yang bukan haknya
Watak keras kepala dan menang sendiri
Jangan mudah terpengaruh oleh orang
lain
Dan lain sebagainya
YANG DIMAKSUD DENGAN
RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk
merumuskan jalan keluar dalam menghadapi
masalah
Pertemuan yang sudah diagendakan
(dijadwal) untuk membahas permasalahan
dan memutuskan cara yang akan ditempuh
Kegiatan yang sudah terperinci agendanya
dalam kerangka pembahasan masalah yang
dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang
akan dihadapi dan lain sebagainya.
MACAM-MACAM FORMASI
RAPAT
Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U”
dengan posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan
pimpinan tinggal berada di barisan paling
depan
Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat
membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan
berada di depan
Dan lain sebagainya
CARA PENJELASAN MAERI
DALAM RAPAT
Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu
oleh diri sendiri
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami
oleh peserta rapat
Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai
dengan tiap pokok pembahasan rapat
Memunculkan karakter yang bisa dijadikan
sebagai ciri khas
Materi disampaikan secara singkat, padat
dan jelas.
Dan lain sebagainya
CARA MENGAMBIL
KEPUTUSAN DALAM RAPAT
Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang
akan diambil harus bisa diputuskan dengan
mantap dan bisa diterima oleh semua peserta
rapat
Votting : Artinya keputusan yang akan diambil
berdasrkan dengan suara terbanyak
Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya
pimpinan rapa dapat mengambil keputusan
dengan jalan sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain
sebagainya
PRINSIP DALAM RAPAT
2. Jujur;