Arti Sekretaris dan Kesekretariatan

Sekretaris adalah seseorang yang membantu

seorang pemimpin atau badan pimpinan atau
perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan
kegiatan administratif yang akan menunjang
kegiatan manajerial seorang pemimpin atau
kegiatyan operasional perusahaan.

Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang

melakukan rangkaian kegiatan penataan
terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan
lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan
penunjang supaya tujuan organisasi dicapai
dengan lancar.
 Kedudukan dan Peran Sekretaris
Sekretaris organisasi bertindak sebagai
Kepala Sekretariat yang mempunyai
wewenang membuat rencana, membuat
keputusan, mengorganisir bawahan dan
sarananya, melakukan pengawasan,
memberi perintah, menyelenggarakan
sistem komunikasi yang baik, melakukan
pengarahan, penyempurnaan organisasi
dan tata kerja.
 Ruang Lingkup, Tugas dan
Fungsi Sekretaris
A. Ruang Lingkup
 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan,
khususnya yang berhubungan dengan
pekerjaan surat menyurat yang meliputi
pembuatan surat, penerimaan, pengolahan,
pendistribusian, dan penyimpanan.
 Menyelenggarakan tata hubungan baik secara
intern maupun extern.
 Menyelenggarakan rapat-rapat.
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan
tamu / kunjungan.
B. Tugas Administratif Kesekretariatan
o Memperlancar lalu lintas dna distribusi
informasi ke segala pihak baik intern
maupun ekstern.
o Mengamankan rahasia perusahaan /
organisasi
o Mengelola dan memelihara dokumentasi
perusahaan atau organisasi yang
berguna bagi kelancaran fungsi
manajemen (POAC).
C. Fungsi
Mengadakan pencatatan dari
semua kegiatan manajemen
Sebagai alat pelaksana pusat
ketatausahaan.
Sebagai alat komunikasi
organisasi / perusahaan
Sebagai pusat dokumentasi
Kedudukan Sekretaris dalam
Organisasi
Peran Strategis
Peran Teknis
Peran Pendukung
 Kualifikasi / Syarat-syarat
Sekretaris

a. Syarat Pengetahuan
b. Syarat Keterampilan
c. Syarat Kepribadian
 Ruang Lingkup Sekretaris
Tugas seorang sekretaris adalah membantu
pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-
pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya
bagi pimpinan.

Seorang pimpinan akan sangat memerlukan

bantuan sekretaris dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor seperti :
a.Menerima tamu
b.Menerima telepon
c.Mengambil dikte dan melatinkan
d.Menyimpan surat
Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan
bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang
sekretaris akan berbeda tergantung dari bidang
usaha yang diberikan oleh pimpinan misalnya
direktur dari perusahaan percetakan akan
berbeda dengan lembaga bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris

dikelompokkan :
a.Tugas-tugas yang bersifat rutin
b.Tugas-tugas khusus
c.Tugas-tugas yang bersifat kreatif
d.Melakukan hubungan dan kerja sama
Seorang sekretaris harus selalu berusaha
untuk mencari cara-cara yang baik untuk
menumbuhkan hubungan dan kerja sama
yang baik antara sekretaris dengan
pimpinannya dalam batas-batas
kedinasan.
 PENGEMBANGAN DIRI
SEORANG SEKRETARIS
A. Arti dan Pentingnya Pengembangan
Pengembangan sekretaris dalam
realisasinya dapat dilakukan, baik oleh
dirinya sendiri maupun atas prakarsa
organisasi. Salah satu diantaranya
yaitu dengan melalui pendidikan dan
latihan yang mencakup :
1. Pre Service Training
Adalah latihan yang diberikan pada waktu
seseorang belum menempati suatu jabatan
tertentu, yang meliputi :
a. Pendidikan formal yang diselenggarakan
umum.
b. Latihan pra jabatan, latihan ini dilaksanakan
oleh organisasi atau perusahaan, tempat
sekretaris bekerja.
2. In Service Training
Yaitu latihan yang dilakukan pada saat
sekretaris sedang menduduki jabatannya.
B. Tujuan Pengembangan Sekretaris
Adapun tujuan pengembangan dan
latihan sekretaris pada dasarnya untuk
memperoleh 3 hal :
1. Menambah pengetahuan

2. Menambah keterampilan

3. Merubah sikap
C. Mengembangkan Diri dalam Jabatan
Agar sekretaris dapat berhasil dengan
baik, pada dasarnya tergantung
kepada 3 faktor yang secara langsung
mempengaruhi sekretaris dalam
bidang kesekretarisan, yaitu :
1. Kemampuan untuk dapat
mengerjakan bermacam-macam
tugas pekerjaan secara efisien.
2. Kepribadian yang menarik
3. Kemauan untuk bekerja.
TUGAS – TUGAS SEKRETARIS
Tugas seorang sekretaris dapat dikelompokkan
kedalam 8 macam yaitu :
Tugas-tugas Rutin
Tugas-tugas Khusus
Tugas-tugas Istimewa
Tugas-tugas Resepsionis
Tugas Keuangan
Tugas Sosial
Tugas Insidental
Tugas Sekretaris dalam Businees Meeting
 PRINSIP TERPENTING
SEKRETARIS

“ Tutup Mulut Rapat – Rapat

Pasang Mata Awas – Awas
Buka Telinga Lebar – Lebar”
 SEKRETARIS HARUS
MAMPU :
Membagi waktu kerja dengan keluarga
Menjadi ujung tombak dalam perusahaan /
organisasi
Menentukan arah dan tujuan perusahaan /
organisasi
Pandai menyimpan rahasia
Siap full kontek dan ready to fight in every
moument
Dan lain-lain
TUGAS POKOK SEKRETARIS :

Membantu pimpinan
Menyiapkan agenda rapat
Menyusun administrasi / pembukuan
perusahaan
Mengatur daftar kegiatan perusahaan /
organisasi
Dan lain sebagainya
 HAL-HAL YANG PERLU
DIPERHATIKAN OLEH SEORANG
SEKRETARIS :
Memberikan kesempatan bukan kepada
yang berhak
Memberikan informasi perusahaan /
organisasi kepada yang bukan haknya
Watak keras kepala dan menang sendiri
Jangan mudah terpengaruh oleh orang
lain
Dan lain sebagainya
YANG DIMAKSUD DENGAN
RAPAT
Merupakan suatu pembahasan untuk
merumuskan jalan keluar dalam menghadapi
masalah
Pertemuan yang sudah diagendakan
(dijadwal) untuk membahas permasalahan
dan memutuskan cara yang akan ditempuh
Kegiatan yang sudah terperinci agendanya
dalam kerangka pembahasan masalah yang
dihadapi hingga pemutusan jalan keluat yang
akan dihadapi dan lain sebagainya.
MACAM-MACAM FORMASI
RAPAT
Bentuk huruf U : Peserta membentuk huruf “U”
dengan posisi pimpinan rapat berada di
barisan paling depan
Bentuk huruf I : Posisi seperti huruf I dengan
pimpinan tinggal berada di barisan paling
depan
Bentuk huruf T : Posisi peserta rapat
membentuk huruf T, dengan posisi pimpinan
berada di depan
Dan lain sebagainya
CARA PENJELASAN MAERI
DALAM RAPAT
Materi harus bisa dipahami terlebih dahulu
oleh diri sendiri
Menggunakan bahasa yang mudah dipahami
oleh peserta rapat
Menggunakan bahasa tubuh yang sesuai
dengan tiap pokok pembahasan rapat
Memunculkan karakter yang bisa dijadikan
sebagai ciri khas
Materi disampaikan secara singkat, padat
dan jelas.
Dan lain sebagainya
 CARA MENGAMBIL
KEPUTUSAN DALAM RAPAT
Musyawarah untuk mufakat : keputusan yang
akan diambil harus bisa diputuskan dengan
mantap dan bisa diterima oleh semua peserta
rapat
Votting : Artinya keputusan yang akan diambil
berdasrkan dengan suara terbanyak
Sifat Otoriter Pimpinan Rapat : Artinya
pimpinan rapa dapat mengambil keputusan
dengan jalan sendiri, dengan menggunakan
otoritasnya sebagai pimpinan, dan lain
sebagainya
PRINSIP DALAM RAPAT

“Setiap Keputusan yang Akan Diambil

adalah Merupakan Kunci
Keberhasilan pada Masa yang Akan
Datang”
 SIFAT PIMPINAN RAPAT
HARUS MEMEGANG PRINSIP :
Serius tapi santai
Menyesuaikan dengan situasi dan
kondisi yang ada
Harus bisa meyakinkan peserta rapat
dan jangan sampai terpengaruh
Waktu adalah nyawa yang harus
dimanfaatkan dengan baik
MENANGANI KEGIATAN HUMAS
DAN KEPROTOKOLAN
A. Memahami Fungsi dan Peranan Humas
(Public Relation)
Istilah yang sering digunakan dalam
hubungan masyarakat (Public Relation) :
1. Komunikasi
2. Media Komunikasi
3. Public
4. Peristiwa public
Fungsi Public Relation
 Mempunyai hasrat, kehendak dan spirasi
masyarakat;
 Memberikan nasihat tentang sesuatu yang
sebaiknya dikehendaki oleh public;
 Mengusahakan hubungan yang memuaskan
antara public dengan petugas pemerintah;
 Memberikan penerangan atau penjelasan
tentang lingkup kerja suatu Dinas
Pemerintah.
B. Sikap dalam Melaksanakan Tugas
Beberapa hal yang harus diperhatikan
seorang sekretaris antara lain :
 Keterampilan kesekretarisan;
 Mempunyai inisiatif dan cara berpikir
logis;
 Ingatan yang baik;
 Memperluas wawasan;
 Ketelitian;
 Pertimbangan atau perhitungan sebelum
melakukan tindakan;
 Menyelesaikan pekerjaan secara
sempurna.
C. Penampilan Diri Sekretaris
Kriteria umum seseorang untuk dapat
mengembangkan kepribadiannya :
1. Mampu mengaktualisasikan diri;

2. Mampu melihat secara objektif;

3. Memiliki pandangan hidup;

4. Menghargai orang lain;

5. Peka akan tujuan;

6. Memiliki rasa humor.

D. Sikap yang berhubungan dengan
Kepribadian
1. Handal;

2. Jujur;

3. Ketekunan dan kerajinan;

4. Sikap membawa diri;

5. Pandai menyesuaikan diri;

6. Memperhatikan dan menjaga

kerapian diri.