Anda di halaman 1dari 6

NAMA : ASDI BIN SIDDI

NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139


NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210

SOALAN 2

Proses Kerja yang terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja ialah
rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan
yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Jelaskan kebaikan-
kebaikan yang boleh diperolehi daripadanya.

JAWAPAN
Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah dokumen rujukan bagi peringkat
jabatan atau pejabat. Ia mengandungi prosedur kerja yang terperinci serta
penentuan tanggungjawab yang jelas. Tujuan utama MPK adalah untuk
membantu ketua-ketua jabatan melaksanakan tugas dengan bersistem.
Fail Meja (FM) pula merupakan dokumen rujukan bagi peringkat individu
atau jawatan. Ia mengandungi perincian mengenai peranan yang perlu
dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan
kerja.
Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) juga boleh didefinisikan
sebagai satu rangkaian prosedur dan pegawai/staf bertanggungjawab yang jelas
bagi setiap aktiviti. Proses kerja dalam telah memperincikan apa, siapa dan
bagaimana sesuatu sistem dalam organisasi berfungsi. Melaluinya, tindakan
kerja dapat dibuat dengan kemas, teratur dan bersistem.
Kebaikan-kebaikan yang boleh diperolehi daripada proses kerja yang
terdapat di dalam Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM) adalah:
Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan
menjalankan tugas. Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM), semua
arah tuju dan pelaksanaan tugas dan tanggungjawab seorang pegawai sangat
jelas dari segi peranan, posisi dan kuasanya dalam melaksanakan tugas. Ini
bermakna pegawai akan sentiasa berada dalam landasan yang betul kerana
terpimpin oleh proses kerja yang tersusun rapi. Justeru itu, kes-kes kesilapan
operasi dan perundangan dapat dielakkan.

Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru. Terdapat carta


organisasi bahagian atau unit bagi menunjukkan aktiviti yang dijalankan oleh
jabatan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja bertindak sebagai alat latihan bagi
pegawai yang baru bertugas atau pegawai yang mengganti tugas, ini akan
memudahkan mereka dengan hanya merujuk kepada Manual Prosedur Kerja
(MPK) dan Fail Meja (FM). Dengan ini, pegawai berkenaan tidak perlu
mengambil masa untuk dilatih atau dibimbing.
Dapat menunjukkan tindakan tepat dalam aliran kerja. Dengan aliran
kerja yang teratur dan mantap, seorang pegawai dapat membuat sesuatu
keputusan tindakan dengan mudah. Dengan ini, sesuatu masalah dapat diatasi
dengan kadar yang segera, lengkap dan tepat.
Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang
ditetapkan. Dengan proses Manual Prosedur Kerja (MPK) dan Fail Meja (FM),
standard kerja telah ditetapkan. Oleh itu, sebarang permasalahan dari segi
pertindihan maklumat, pembaziran masa dan tenaga serta masalah dapat
dielakkan. Hal ini disebabkan setiap kerja yang dilakukan adalah merujuk kepada
aliran pemprosesan atau kerja yang disimpan dalam Manual Prosedur Kerja
(MPK) atau Fail Meja (FM). Selain itu, dapat mewujudkan keseragaman kerja
dalam sesuatu jabatan.
Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai lain.
Penetapan fungsi jabatan atau pejabat serta pembahagian tugas yang jelas
antara bahagian dan unit di bawah jabatan atau pejabat membolehkan setiap
individu di dalam jabatan atau pejabat berkenaan jelas dengan tanggungjawab
masing-masing dengan tepat dan mengetahui tugas di setiap unit atau bahagian
atau individu yang telah diberikan.
Mewujudkan keseragaman dalam menjalankan kerja. Melalui Manual
Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), setiap pekerja dapat menjalankan
kerja disebabkan wujudnya senarai tugas bagi bagi jabatan atau pejabat.
Dengan adanya Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), pekerja-pekerja
dapat menjalankan tugas dengan mengetahui cara-cara bekerja dengan betul
dan jelas dalam bidang kuasa masing-masing.
Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara-cara menjalankan
kerja. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM), dapat mengurangkan
arahan biasa yang berulang-ulang kerana mempunyai senarai tugas dan
tanggungjawab individu dalam jabatan atau pejabat.
Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila
pengemaskinian diperlukan. Melalui Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja
(FM), akan membantu kerja penyeliaan supaya dapat mengekalkan tahap
kecekapan dan keberkesanan kerja seorang pegawai. Secara langsung
memudahkan dan melicinkan urusan harian pejabat.
Kesimpulannya, Prosedur Kerja (MPK) atau Fail Meja (FM) adalah dua
dokumen yang amat penting yang perlu ada dalam sesebuah jabatan atau
pejabat yang boleh digunakan sebagai rujukan rasmi serta alat pengurusan yang
dapat menyumbangkan kepada peningkatan produktiviti sesebuah jabatan atau
pejabat.
NAMA : ASDI BIN SIDDI
NO. KAD PENGENALAN : 810803-12-6139
NO. ANGKA GILIRAN : 1209110210

SOALAN 5

Nyatakan kaedah-kaedah perolehan. Berikan nilai perolehan sebut harga dan


tatacara menguruskan sebut harga.

JAWAPAN
Perolehan membawa maksud pembelian yang dilakukan oleh sesuatu
Kementerian atau Jabatan. Ianya adalah salah satu kaedah bagi mendapatkan
bekalan, perkhidmatan dan kerja yang diperlukan untuk melaksanakan aktiviti
Kementerian atau Jabatan. Antara kaedah-kaedah perolehan yang boleh
digunakan antaranya ialah:
i) Panjar wang runcit

ii) Kontrak pusat

iii) Pembelian terus

iv) Requisition (untuk perolehan kerja)

v) Sebut harga

vi) Tender

vii) Perolehan darurat

viii) Melalui penggunan kontrak jabatan lain

ix) Perolehan secara gotong royong

x) Perolehan melalui perlanjutan / perubahan kontrak

xi) Perolehan melalui Jabatan Teknik (JKR & JPS)


xii) Perolehan melalui perunding

Nilai Perolehan Sebut Harga menjelaskan bahawa pembelian setiap


jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaaan tahunan melebihi RM50,000
tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga
daripada sekurang-kurangnya lima pembekal yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
Bagi pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan
tahunan melebihi RM50,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 boleh dibuat
secara sebut harga di kalangan lima pembekal bertaraf Bumiputera yang
berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang berkenaan yang
menggunakan borang di Lampiran Q. Bagi pembelian setiap jenis item yang
bernilai melebihi RM50,000 hingga RM100,000 hendaklah dipelawa melalui
sebut harga di kalangan pembekal Bumiputera yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan. Tiap-tiap jenis item atau kelas jenis item yang berkaitan
hendaklah menggunakan lampiran Q yang berasingan.
Bagi pembelian setiap jenis item yang bernilai melebihi RM100,000
hingga RM200,000 hendaklah dipelawa melalui sebut harga secara terbuka di
kalangan pembekal Bumiputera atau bukan Bumiputera yang berdaftar dengan
Kementerian Kewangan.
Jika bilangan pelawan sebut harga yang dikehendaki tidak boleh didapati,
Urusetia Sebut Harga hendaklah berpuas hati hati bahawa bilangan pembekal
adalah kurang daripada lima.

Tatacara Menguruskan Sebut Harga


Satu kaedah yang seragam hendaklah diamalkan kepada penyebut harga
yang telah dikenal pasti bagi sesuatu urusan sebut harga untuk memastikan
prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas penyebut harga.
Kementerian atau Jabatan hendaklah menetapkan kaedah pemberitahuan sebut
harga sama ada melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
Kementerian atau Jabatan hendaklah mempamerkan pemberitahuan
sebut harga di papan kenyataan Kementerian atau Jabatan, selain daripada
mempelawa sebut harga kepada penyebut harga yang telah dikenal
pasti.Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari berturut-
turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa dipamerkan di papan
kenyataan sepanjang tempoh tersebut.
Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada melalui
pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan. Satu daftar hendaklah
diselenggarakan untuk mencatatkan senarai edaran sebut harga atau pembuat
atau pembekal atau kontraktor yang telah mengambil sendiri dokumen sebut
harga.
Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan. Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu
tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak dibenarkan.Agensi
hendaklah mensyaratkan kepada penyebut harga supaya mengemukakan
tawaran harga dan tawaran teknikal dalam dua sampul surat yang berasingan
dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.
Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam agensi hendaklah
menyatakan agensi yang memanggil sebut harga, tajuk sebut harga, syarat
kelayakan penyebut harga, bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran
dan tempat sebut harga perlu dihantar, tarikh dan waktu tutup. Sebut harga
hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan sebagaimana yang dilaksanakan
bagi tender mengikut AP 195, 196 dan 197.