ANTARA DATA, INFORMASI, dan PENGETAHUAN

(Pertemuan 2)

Data
Secara teknis data merupakan bentuk jamak dari bahasa latin “datum” yang
berarti fakta. Namun bagaimanapun juga istilah data juga banyak digunakan untuk
merepresentasikan hal tunggal. Fakta ditangkap, disimpan dan diekspresikan sebagai
data. Data merupakan representasi fakta yang ditemukan dalam aktivitas sehari-hari
berupa teks, gambar, suara maupun video.
Data adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktivitas, dan transaksi yang
tidak mempunyai makna atau tidak berpengaruh secara langsung kepada pemakai.
Data: bagian paling dasar/kecil dari karya manusia. Data bersifat kaku. 

Informasi
Data merupakan bahan mentah informasi. Informasi adalah data yang telah
diproses sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakannya
(McFadden, 1999). Data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi
penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan (Davis, 1999).
Informasi merupakan hasil pengolahan dari data yang dapat memberikan
gambaran lebih jelas terhadap sesuatu. Informasi bersifat dinamis. Semua orang
memiliki tanggapan yang berbeda-beda pada suatu informasi.
Informasi merupakan data dalam konteks. Tanpa konteks data tidak berarti apa-
apa. Kita membuat data menjadi berarti dengan menginterpretasikan konteks yang
terdapat di sekeliling data. Konteks tersebut mencakup hal-hal berikut:
1. Makna bisnis elemen data dan hal-hal yang berkaitan.
2. Format bagaimana data direpresentasikan.
3. Batasan waktu yang direpresentasikan oleh data.
4. Relevansi data terhadap penggunaannya.

Pengetahuan
Pengetahuan adalah kombinasi dari naluri, gagasan, aturan, dan prosedur yang
mengarahkan tindakan atau keputusan (Alter, 1992). Pengetahuan berasal dari
informasi yang diserap dalam akal pikiran seseorang. Pengetahuan bersifat transenden.
Pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.
Pengetahuan merupakan pemahaman, kesadaran, pengenalan tentang situasi
dan kebiasaan dengan kompleksitasnya. Pengetahuan merupakan informasi dalam
perspektif, diitegrasikan kedalam sudut pandang berdasarkan pengenalan dan
interpretasi terhadap pola tertentu.
Seperti halnya data dan informasi, pengetahuan juga merupakan sumberdaya
perusahaan. Pengelolaan pengetahuan (knowledge management) merupakan salah
satu disiplin ilmu yang membantu perkembangan pembelajaran organisasi dan
manajemen modal intelektual sebagai sumberdaya perusahaan. Pengelolaan
pengetahuan dan pengelolaan data sangat tergantung dari kualitas data dan informasi.
Kualitas data dan informasi diukur dari aspek ketersediaan, relevansi, kelengkapan,
akurasi, konsistensi, tepat waktu, memiliki kegunaan, memiliki arti dan dapat dipahami.
Mengolah data menjadi informasi
Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari
tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat
dikembangkan menjadi:
a. Orginating-Recording (Pencatatan)
Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan data yang biasanya
merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi)
Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data yang akan
diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau
beberapa kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data
yang bersangkutan
c. Sorting (Penyusunan)
Setelah data-data yang akan diolah diberikan identifikasi seperti di atas, maka
data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya
urutkan menurut kode klasifikasinya
d. Calculating (Perhitungan)
Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan-perhitungan atau
disebut Calculating
e. Summarizing (Penyusunan Laporan)
Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data atau informasi yang
dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai
dengan keinginan pemakai informasi
f. Storing (Penyimpanan)
Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file untuk
referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan
ada beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai
dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dokumen
g. Retrieving (Pencarian)
Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan
dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan
computer
h. Communicating (Komunikasi)
Dalam proses olah data menjadi informasi, sampai informasi tersebut dipakai
oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehingga mempermudah proses
pengolahan data menjadi informasi
i. Reproducing (Penggandaan)
Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan
perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan
mesin photocopy, disk, magnetic tape

Mengubah Informasi Menjadi Pengetahuan

Dalam buku Guide to Knowledge Management disebutkan setidaknya ada 10
langkah terpisah yang mesti dilakukan.agar setiap informasi bisa benar-benar menjadi
pengetahuan yang bermanfaat :
1. Cari
 Setiap orang yang pernah melakukan pencarian informasi di internet tahu bahwa
terdapat ratusan, bahkan ribuan sumber informasi untuk suatu tipe informasi
tertentu. Langkah ini merupakan salah satu yang paling sulit dari menciptakan
pengetahuan. Dari mana data Anda berasal?
2. Dapatkan
Terutama dengan metode search yang baku, adalah penting bahwa informasi
didapatkan dari sumber yang orisinil dan penyusunnya harus sumber yang bisa
dipercaya. Kumpulkan, dan periksa semua informasi, jangan hanya memilah-
milah saja.
3. Evaluasi
Setiap bit informasi harus dievaluasi dari segi kualitas, konteks dan umur
(informasi memiliki usia manfaat sependek usia manfaat susu) dan dalam
hubungannya dengan informasi-informasi lain yang telah dikumpulkan. Sekali
lagi pertimbangkan sumbernya.
4. Susun (Compile).
Salinlah informasi secara benar. Informasi bisa memiliki banyak corak. Ini bukan
lelucon. Akurasi sangat penting. Sebagai contoh, seorang reporter sindikasi
nasional menyusun informasi mengenai penyelamatan dana perwalian jaminan
sosial. Dia melaporkan bahwa 2 persen kenaikan dalam withholding tax jaminan
sosial sudah cukup uotuk menyelamatkan dana tersebut. Hanya,ada sedikit
masalah karena kesalahan penyusunan dia kehilangan faktor sebesar 15.
Dengan kata lain, withholding tax seharusnya dinaikkan 30 persen untuk
menyelamatkan dana yang dimaksud. Kesalahan kecil telah merusak seluruh
artikel.
5. Pahami.
Informasi tidak langung memiliki arah. Informasi memiliki arti berbeda untuk
setiap orang, karena mereka memiliki perspektif tersendiri, setiap orang memiliki
tujuan tersendiri, agenda tersendiri dan latar belakang yang berbeda-beda.
Semua hal tersebut mempengaruhi pemahaman seseorang atas informasi.
6. Analisis.
Untuk mencapai satu tingkat lebih tinggi dari hanya memahami data, Anda harus
mengevaluasi informasi dalam hubungannya dengan semua faktor lain:
pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk berubah,
dan lain sebagainya.
7. Simpulkan.
Informasi harus dikonsolidasikan. Seorang tenaga penjualan mungkin
mendapatkan ratusan halaman informasi dan mesti menguranginya menjadi satu
halaman kesimpulan. Apa kesimpulan yang tepat?
8. Sebarkan / distribusikan.
Informasi harus sampai ke orang-orang yang tepat. Ini merupakan masalah
besar dalam perusahaan dan barangkali merupakan langkah yang paling sulit
dari 10 langkah mengubah informasi menjadi pengetahuan. Isu ini bisa
memakan satu buku, sebagian besar di antaranya berpusat pada hubungan
antar pribadi. Informasi, khususnya informasi terkustominasi, bisa sangat
berharga dalam organisasi. Karenanya informasi semacam ini bisa dilindungi,
 diperdagangkan, ditahan, disembunyikan, dihias atau diolah dalam struktur
tertentu.
9. Bertindaklah berbasis informasi.
Banyak buku telah ditulis mengenai pentingnya membuat keputusan dan banyak
buku juga telah ditulis mengenai pemanfaatan informasi, data, dan pengetahuan
dalam keputusan-keputusan tersebut. Apa yang membuat sebuah keputusan
memiliki basis yang baik?
10. Gabungkan, pelihara, perbaharui.
Informasi bersifat dinamis dan hidup. Informasi harus disimpan, dikelola,
dipelihara dan diperbaharui secara terus-menerus. Informasi mesti diawetkan
bersama data-data dan pendapat-pendapat lain. Informasi harus disegarkan.
Data-data lama harus dibuang (kecuali analisis tren). Baru kemudian informasi
bisa menjadi pengetahuan. Informasi boleh menjadi usang, tapi pengetahuan
harus terus menguat.

Sumber:
Eti Rochaety dkk. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (Jakarta: Bumi Aksara,
2008)
http://id.wikipedia.org
http:/id.88db.com
http:/portalhr.com
http:/blog.its.ac.id