Anda di halaman 1dari 6

3.

Pengendalian biaya

Pengendalian biaya merupakan langkah akhir dari proses pengelolaan biaya


proyek, yaitu mengusahakan agar penggunaan dan pengeluaran biaya sesuai
dengan perencanaan, berupa anggaran yang telah ditetapkan.

3.1. Pengendalian Biaya Tahap Konseptual

Pada tahap ini telah mulai diidentifikasi batasan lingkup proyek, seperti
memilih berbagai alternatif lokasi, filosofi desain, proses produksi,
peralatan, dll. Karena banyaknya faktor yang belum menentu,
rumusannya masih merupakan gambaran kasar atau batasan yang
bersifat amat umum. Misalnya, dalam proyek mendirikan pabrik instalasi
industri baru, diberikan indikasi mengenai :

- Kapasitas instalasi

- Macam dan spesifikasi produk

- Keperluan utiliti

- Lokasi proyek

3.2. Pengendalian Tahap Perencanaan dan Pengembangan

Dari pembahasan sebelumnya terlihat jenis kegiatan yang dilakukan pada


tahap PP. Sebagai contoh, untuk proyek E-MK pada tahap ini dikerjakan :

- Neraca dan bagan aliran bahan dan panas

- Spesifikasi desain P&ID (sampai 70 persen)

- Spesifikasi / kapasitas peralatan utama

- Denah instalasi

- Penentuan filosofi desain, seperti umur instalasi, faktor pelayanan,


penghematan energi, dll.

- Deskripsi fasilitas penunjang (listrik, uap, air pendingiin)

- Pemeriksaan contoh tanah lokasi

- Indikasi sumber tenaga kerja

- Susunan jadwal induk dan anggaran biaya proyek (ABP)

Dari contoh lingkup kerja di atas dapat dibayangkan besarnya


kemungkinan berubahnya biaya dan jadwal proyek dari estimasi semula
bila tidak dikendalikan sebaik-baiknya.

Pada kontrak tahap konseptual dan PP ini, belum ada kontraktor yang
membantu pemilik ikut serta dalam kegiatan proyek. Estimasi biaya dan
pengendalian biaya dikerjakan sendiri oleh organisasi pemilikdan
seringkali dengan bantuan konsultan. Proyek E-MK berskala besar dan
kompleks menyangkut masalah teknisyang cukup kompleks pula sehingga
sulit bagi seseorang untuk menguasainya secara keseluruhan. Oleh
karena itu, umumnya diambil pendekatan dengan memberntuk tim
pemantauan dan pengendalian yang beranggotakan sekurang-kurangnya :

- Ahli desain proses dan utiliti

- Ahli perkiraan biaya (cost estimator)

- Ahli kontrol proyak

- Pimpro

Tugas utama tim dalam aspek pengendalian biaya adalah

- Merevisi desain proses untuk meyakini bahwa tidak ada over desain
baik dari segi kualitas maupun kuantitas

- Menentukan apakah sudah siap diadakan pengkajian rekayasa nilai

- Mengkaji perhitungan dan tolak ukur dari segi ekonomi

- Mengikuti dan mengkaji perkembangan desain engineering, dan


dampaknya terhadap biaya dan jadwal

- Mengingatkan para perancang dan pihak lain yang erat hubungannya


dengan kegiatan itu selalu terus menerus memperhatikan aspek dan
biaya dalam merancang suatu sistem

- Menghindari adanya rancangan yang berlebihan, baik dari segi kualitas


maupun kuantitas

- Memakai pemdekatan berdasarkan prinsip optimasi desain.

3.3. Persiapan Pengendalian Tahap Implementasi

Pada tahap ini, pemilik telah berhasil memlilih kontraktor (utama) untuk
melaksanakan pekerjaan proyek atas dasar kontrak EPK. Pada tahap ini
berlangsung kegiatan-kegiatan utama berupa :

- Desain engineering terinci

- Pengadaan, termasuk memantau pabrikasi atau manufaktur perlatan di


pabrik pembuatan

- Konstruksi dan subkontrak


a. Mengumpulkan informasi lingkup proyek

Kegiatan pada tahap ini yaitu dengan mengkaji proposal, kontrak, dan
dokumen lain serta korespondensi terkait. Ini dimaksudkan agar mereka
yang akan menangani kegiatan pengendalian biaya
mendapatkaninformasi dari sumber pertama untuk selanjutnya dipaki
sebagai acuan. Dalam hal ini materi yang diperlukan adalah :

- Dokumen lelang (RFP) dari pemilik

- Dokumen proposal

- Lembaran perkiraan biaya

- Lembaran perkiraan jadwal

- Rencana Implementasi Proyek (RIP)

- Catatan hasil rapat-rapat project launching dan kegiatan kick off (bila
telah tersedia)

Pengkajian dokumen-dokumen tersebut bersifat berkesinambungan dan


tidak semuanya telah tersedia pada masa awal persiapan pengendalian.

b. Menilai kompleksitas, tingkat kerumitan dan risiko

Penilaian mengenai faktor derajat kompleksitas, tingkat kerumitan serta


risiko proyek perlu diadakan agar dapat disusun suatu konsep
pengendalian proyek yang sebanding (proporsional). Butir-butir risiko
dalam aspek pengendalian proyek yang perlu diwaspadai terutama
adalah yang dapat mengarah ke cost overrun, keterlambatan mencapai
jadwal, atau tidak dapat memenuhi kinerja yang ditentukan.

c. Menentukan intensitas dan teknik pengendalian biaya

Pada umumnya semakin kompleks dan rumit proyek, semakkin


diperlukan pengendalian yang intensif. Intensitas pengendalian biaya
dapat digolongkan menjadi :

- Menyeluruh

Pengendalian biaya bersifat menyeluruh dan terinci, yang


menyangkut pengumpulan data, pemrosesan dan pelaporan semua
aspek penting kegiatan proyek yang berkaitan dengan pencapaian
sasaran anggaran. Umumnya untuk mencapai tujuan di atas
dipelukan sistem manajemen proyek (SIMP) yang sesuai untuk
proyek E-MK berukuran besar dan bersifat kompleks.

- Sedang

Intensitas sedang berarti pengendalian bersifat selektif.


Pengumpulan data dan pelaporan dipilih hanya pada hal-hal yang
bersifat kritis dalam pencapaian sasaran biaya. Untuk maksud
tersebut biasanya diperlukan SIMP, sesuai dengan proyek E-MK yang
berukuran sedang dab tidak terlalu kompleks.

- Terbatas

Di sini intensitas pengendalian terbatas pada hal-hal pokok untuk


memantau bahwa proyek masih berjalan pada jalur yang benar.

Setelah menentukan intensitas pengendalian, langkah selanjutnya


adalah memilih teknik dan metodeyang hendak dipakai. Dalam hal ini
tersedia banyak pilihan, seperti analisis varians, konsep nilai hasil,
CS/CSC quantity tracking, rekayasa nilai, milestone, dan time reserve.

d. Menyusun program implementasi pengendalian biaya dan jadwal

Untuk maksud di atas, tim proyek pemilik dan kontraktor membahas


program implementasi pengendalianyang terdiri dari :

- Sistem pengendalian biaya, jadwal, dan mutu harus sinkron antara


kontraktor dan pemilik. Pengkajian melipuiti aspek dan metode yang
hendak dipakai, personalia yang kan menanganinya, kelengkapan,
serta kedalaan yang hendak dijangkau.

- Jadwal implementasi pengendalian proyek. Hal ini memberikan


penjelasan kapan rencana dan bagaimana mekanisme pengendalian
masing-masing kegiatandibuat dan diselesaikan.

e. Menyiapkan organisai, personil, dan perangkat

Dalam hal ini, yang penting untuk diperhatikan adalah kejelasan tingkat
pengetahuan dan pengalaman personil serta struktur organisasi dan
jalur pelaporan serta struktur organisasi dan jalur pelaporan serta
otoritas yang dimiliki. Di samping faktor-faktor yang berkaitan dengan
kompleksitas dan kerumitan promwk, struktur dan besar kecilnya
organisasi control proyek, juga dipengaruhi oleh policy pihak pemilik,
dan kemungkinan adanya joint venture atau mitra kontraktor yang
bersangkutan yang mungkin mempunyai kebiasaaan tertentu yang
pertu di perhatikan.

3.4. Pengendalian Biaya Tahap implementasi

Setelah diselesaikan persiapan diatas, langkah berikutnya adalah


melaksanakan pengendalian biaya tahap implementasi. Mengingat pada
tahap ini terdapat berbagai jenis kegiatan dengan masing-masing volume
yang yang cukup besar, dua faktor yang perlu diperhatikan yaitu:

a. Objek yang dikendalikan


Objek yang dikendalikan pada proyek E-MK dapat dikelompokkan
menjadi 4 golongan yaitu:

- Kegiatan di kantor pusat

1) Desain enggenering

2) Kegiatan lain (non enggenering)

- Pengadaan termasuk manufakur peralatan yang dipesan

1) Peralatan (equipment)

2) Material curah (bulk material)

- Kegiatan dilapangan

1) Biaya tenaga kerja langsung

2) Biaya lapangan tidak langsung

3) Biaya pengadaan material yang dibeli dilapangan

- Subkontrak

Masing-masing kelompok diatas dapat diperinci lebih lanjut sesuai


dengan keperluan pengendalian yang tergantung dari ukuran dan
kompleksitas proyek.

b. Proses pengendalian biaya

Proses pengendalian biaya mengikuti pola pengendalian secara umum


dengan perincian seperti dibawah ini (khusus untuk pengendalian
biaya)

- Membuat anggaran ABD atau control budget.

- Mengumpulkan data, mengadakan pengukuran dan perhitungan


hasil pelaksanaan pekerjaan.

- Membuat analisi varians untuk mengkaji sebab dan besarnya


persoalan aspek biaya.

- Melakukan tindakan pembetulan. Disini dipilih alternatif biaya


terendah.

- Membuat trending atau forecast untuk memberikan gambaran


dampak varians terhadap biaya pada akhir proyek.

- Membuat laporan.