P. 1
Job Description

Job Description

3.0

|Views: 2,998|Likes:
Dipublikasikan oleh copralds

More info:

Published by: copralds on Dec 20, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPTX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/15/2013

pdf

text

original

JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia. dan Panitia Pengarah. untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana.    .TUGAS Panitia Pelaksana A. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana. Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah. Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab. Penasehat.

  B.   . Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua. Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan.A. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia. Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya. Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi.

Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana. Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat. . dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan.A. Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat.   C. B. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia.  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara).

 undangan. Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat. buku panduan.  format notulensi.TUGAS Seksi . . pulpen.  buku panduan.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note. dll).  sertifikat.  absensi.  materi publikasi. dan panitia.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara.seksi A. peninjau.  perijinan/rekomendasi.  jadwal acara.  penggandaan materi rapat/persidangan.  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.

Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik. atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi. tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya).  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim.  Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil. bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung).  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor. Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling).  Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara).  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi .

Seksi Publikasi . Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).  Persiapan material rapat.  Bahan rapat.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.B. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. C.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh. dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan . alur teknis pelaksanaan.Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). . Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi.

. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. lokasi kegiatan.  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara).  LCD projector dan screen.  Laptop untuk paparan. untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta.  Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan.  Tenda.D. Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan. jumlah peserta. OHP. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. laptop untuk notulensi. yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya.

. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan.  Peserta selama kegiatan berlangsung.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait. sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung. F. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.E.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.

 Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung. H. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan .G.

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->