JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana.TUGAS Panitia Pelaksana A. Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab. dan Panitia Pengarah. Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah. Penasehat.    . untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan.

Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.A. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia. Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua.   . Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif.   B. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia.

Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana.  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara). Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat. . Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat. dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan. B. Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi.   C.A.

 perijinan/rekomendasi. buku panduan.seksi A.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara.  undangan.  materi publikasi. peninjau. .  buku panduan. Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat.  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.  format notulensi.  jadwal acara. dan panitia.  sertifikat.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note. pulpen.  penggandaan materi rapat/persidangan. dll).  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.TUGAS Seksi .  absensi.

 Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik. Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling).  Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara). bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung). Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat. tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya).  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim. atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi.  Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil.  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi .

Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Persiapan material rapat.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).  Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh. . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan .  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Bahan rapat. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. C.B.  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi. Seksi Publikasi .Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). alur teknis pelaksanaan. Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.

 Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan.D. yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan.  Tenda. Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan. OHP. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. laptop untuk notulensi. . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta.  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara). untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan.  LCD projector dan screen.  Laptop untuk paparan. jumlah peserta. lokasi kegiatan. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya.

Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. . sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. F. Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung.  Peserta selama kegiatan berlangsung.E.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait.

bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.G. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan . H.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan. Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful