Anda di halaman 1dari 10

Y 

   

u  

 
   
   
 

 u  
 

   
 
  
   
 
  
   
     
   
   
 ! "# $ 
   #$#  ! %# ! 
 
   u# $
   u  
   & "
   u $

   
 u  ' 
ë Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab,
Penasehat, dan Panitia Pengarah.
ë Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia
Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas
sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah
disepakati dalam rapat seluruh panitia.
ë Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap
jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai
konsep perencanaan acara yang telah disepakati
dan masukan dari Panitia Pengarah.
ë Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan
keputusan teknis operasional berdasarkan
permufakatan bersama unsur pimpinan dalam
kepanitiaan.
ë Melakukan pengawasan dan evaluasi secara
periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia
Pelaksana, untuk selanjutnya menjadi bahan
masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam
struktur Panitia Pelaksana, serta masukan dalam
koordinasi dengan Panitia Pengarah.
 
u  
ë Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap
Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas &
koordinasi dengan Ketua Panitia.
ë Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk
kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada
Ketua Panitia.
ë Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas
Seksi-Seksi yang dibawahi.

   
ë Membawahi dan mengkoordinir secara langsung
Seksi Sekretariat.
ë Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan
Panitia yang bersifat administratif.
ë Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi
atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi
yang dibawahinya.
ë Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik
kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan
masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan.
ë Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak
berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau
unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua.
 
  
ë Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugas-
tugas sekretariat.
ë Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris
secara langsung terhadap Seksi Sekretariat.
   
ë Membawahi Seksi Usaha Dana.
ë Bertanggung jawab dalam hal pemasukan dan
pengeluaran keuangan Kepanitiaan.
ë Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi
anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsur-
unsur pimpinan dalam Kepanitiaan.
ë Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai
perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi.
ë Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara
setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai
bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan
Panitia.
à 
  
ë Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai
pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara).

  

 
     
Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:
ë Mempersiapkan kelengkapan administratif:
ë surat-menyurat,
ë undangan,
ë perijinan/rekomendasi,
ë absensi,
ë materi publikasi,
ë jadwal acara,
ë buku panduan,
ë pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.
ë Mempersiapkan kelengkapan acara:
ë Kartu Tanda Pengenal peserta, peninjau, dan panitia,
ë sertifikat,
ë format notulensi,
ë kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note, pulpen, buku panduan, dll),
ë penggandaan materi rapat/persidangan,
ë ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi
acara.
ë Pembagian personil:
ë Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di
rolling),
ë Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor
(untuk alasan spesifik, tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi
sekretariat lainnya),
ë Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang
dengan kendaraan bermotor,
ë Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor,
ë Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan
Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara),
bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan
1 orang penghubung),
ë Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan
tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk
tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil.
ë Catatan:
ë Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua
anggota tim, atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihak-
pihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi.
Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai
program Seksi sekretariat.
ë Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui
Koordinator Seksi
   
ë Persiapan Acara:
ë Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua, Wakil Ketua
yang membawahi Seksi ini, dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar
menentukan arah dan alur proses Kegiatan ,
ë Bahan rapat,
ë Persiapan material rapat,
ë Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika
diperlukan,
ë Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh,
ë Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhan-
kebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.
ë Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta
anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.
à   
  "# $ 
ë Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).
ë Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi, alur teknis pelaksanaan.
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta
anggotanya, berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.
"   #$#  ! %# ! 
 
ë Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan &
fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan,
terutama yang berasal dari luar Palangka Raya; untuk
konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika
diperlukan.
ë Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi
seluruh peserta, terutama yang berasal dari luar
Palangka Raya, disesuaikan dengan jadwal acara yang
telah ditetapkan, lokasi kegiatan, jumlah peserta.
ë Mempersiapkan segala kelengkapan acara yang
dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:
ë Sound system (perangkat tata suara),
ë Tenda,
ë Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan,
ë LCD projector dan screen, OHP.
ë Laptop untuk paparan, laptop untuk notulensi.
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh
koordinator Seksi beserta anggotanya, berkoordinasi
dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.
„  'u# $
ë Mempersiapkan konsumsi untuk:
ë Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan
berlangsung,
ë Peserta selama kegiatan berlangsung; sebelum dan
sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih
dahulu atau pulang terlambat.
ë Berkoordinasi dengan Seksi terkait, terutama Seksi
Transportasi dan Perlengkapan,
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh
koordinator Seksi beserta anggotanya, berkoordinasi
dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.

  'u  
ë Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang
memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan.
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh
koordinator Seksi beserta anggotanya, berkoordinasi
dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia
serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.
±   & "
ë Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang
dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan
kegiatan yang terprogram maupun penggalangan
yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat.
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun
oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris
dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi
kepanitiaan terkait jika diperlukan.

ÿ   u $
ë Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan
tugas keamanan kegiatan, bagi seluruh peserta
dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung.
ë Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun
oleh koordinator Seksi beserta anggotanya,
berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris
dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi
kepanitiaan terkait jika diperlukan