JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia. untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana. Penasehat. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana. Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab.TUGAS Panitia Pelaksana A. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan.    . dan Panitia Pengarah. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah.

Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua.   .A. Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan. Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif.   B. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia. Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.

Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat. Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi. dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan.   C. Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat. B.A. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia. .  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara).

Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat.  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.  materi publikasi.  jadwal acara.  sertifikat.TUGAS Seksi . dll).  format notulensi.  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.  buku panduan.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara. peninjau.  absensi.  penggandaan materi rapat/persidangan. .seksi A. pulpen.  perijinan/rekomendasi. dan panitia. buku panduan.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note.  undangan.

 Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil. tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya). atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi. bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung).  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor. Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling). Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik.  Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor.  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim.  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi .  Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara).

 Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Bahan rapat. dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan .  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). Seksi Publikasi . .B. Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua.  Persiapan material rapat. alur teknis pelaksanaan.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh.Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). C. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi. Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.

terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan.  Laptop untuk paparan. disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan. jumlah peserta. laptop untuk notulensi.  Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan. Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta.D. yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. OHP. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Tenda. .  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara).  LCD projector dan screen. lokasi kegiatan. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya.

Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. F.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan. sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat.  Peserta selama kegiatan berlangsung.E. .  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait.

 Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. H. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan . bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung. Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.G. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful