JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab.    . Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan. Penasehat. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana.TUGAS Panitia Pelaksana A. untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana. dan Panitia Pengarah.

  B. Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif. Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia. Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.   . Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi.A. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia.

dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan. B.A. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. .  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara). Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi. Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat.   C. Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat.

pulpen.  jadwal acara. peninjau.  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan. dll). .  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.  undangan.  materi publikasi.  penggandaan materi rapat/persidangan.seksi A. buku panduan.  perijinan/rekomendasi. dan panitia.TUGAS Seksi . Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat.  format notulensi.  absensi.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara.  sertifikat.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note.  buku panduan.

 Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling).  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik. atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi.  Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor. tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya).  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim. bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung).  Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil.  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi . Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat.  Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara).

 Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. Seksi Publikasi . Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua.Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh. . alur teknis pelaksanaan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan. Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.B.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). C.  Bahan rapat.  Persiapan material rapat.

terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan. .  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara). yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Tenda. jumlah peserta. OHP.  Laptop untuk paparan. lokasi kegiatan.  LCD projector dan screen. disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan. untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan. laptop untuk notulensi. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta.  Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan.D.

.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung.E. sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Peserta selama kegiatan berlangsung.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait. Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan. F.

 Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.G. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan. Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. H.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung.