JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

dan Panitia Pengarah. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan. Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab. Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana. Penasehat.TUGAS Panitia Pelaksana A.    . untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana.

Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.A. Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan. Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua. Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif.   . Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia.   B. Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi.

Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi. . Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan.   C.  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara). B. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat. Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat. dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan.A. Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana.

dll). peninjau.  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan.seksi A.  perijinan/rekomendasi.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara. buku panduan.  sertifikat.  buku panduan. pulpen. dan panitia.  materi publikasi.  format notulensi. .  jadwal acara. Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note.  absensi.TUGAS Seksi .  undangan.  penggandaan materi rapat/persidangan.  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.

tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya). Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat. bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung).  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor. Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling).  Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara).  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi .  Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil.  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik. atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi.

B. alur teknis pelaksanaan. . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh. Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua. dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan . C. Seksi Publikasi .  Persiapan material rapat.Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat).  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Bahan rapat. Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.  Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi.

lokasi kegiatan. laptop untuk notulensi. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. . Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan. OHP. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara).  Tenda.  LCD projector dan screen.D.  Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan.  Laptop untuk paparan. disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. jumlah peserta. untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta. yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.

Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan.E.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.  Peserta selama kegiatan berlangsung.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan. F. .  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat.

berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan . H. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.G.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat. bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful