Job Description

JOB DESCRIPTION KEPANITIAAN

Kepanitian :
1) 2) 3) 4)

Pelindung Penanggungjawab Panitia Pengarah Panitia Pelaksana: a. b. c. d. e. f. Ketua Wakil Sekretaris Wakil Sekretaris Bendahara Wakil Bendahara Seksi Sekretariat Seksi Acara Seksi Publikasi ² Dokumentasi Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan Seksi Konsumsi Seksi Kesehatan Seksi Usaha Dana Seksi Keamanan

5)

Seksi-seksi: a. b. c. d. e. f. g. h.

dan Panitia Pengarah. Memiliki wewenang penuh dalam hal penetapan keputusan teknis operasional berdasarkan permufakatan bersama unsur pimpinan dalam kepanitiaan. Penasehat.TUGAS Panitia Pelaksana A. serta masukan dalam koordinasi dengan Panitia Pengarah. Melakukan pengawasan dan evaluasi secara periodik terhadap jalannya kegiatan Panitia Pelaksana. Ketua Panitia   Melakukan koordinasi dengan Penanggungjawab. untuk selanjutnya menjadi bahan masukan dan motivasi bagi tiap-tiap bagian dalam struktur Panitia Pelaksana. Mengkoordinasikan seluruh kegiatan Panitia Pelaksana dan melaksanakan pendelegasian tugas sesuai deskripsi tugas kepanitiaan yang telah disepakati dalam rapat seluruh panitia.    . Mengarahkan dan memegang kontrol terhadap jalannya kinerja elemen kepanitiaan sesuai konsep perencanaan acara yang telah disepakati dan masukan dari Panitia Pengarah.

Bertanggungjawab penuh terhadap segala kegiatan Panitia yang bersifat administratif.A. Untuk keputusan-keputusan penting dan mendesak berkoordinasi langsung dengan Ketua Panitia atau unsur-unsur yang mewakili kewenangan Ketua. Mendelegasikan tugas-tugas teknis administrasi atau segala tugas yang berhubungan dengan Seksi yang dibawahinya.   . Mengawasi dan melakukan evaluasi periodik kemajuan kinerja Seksi Sekretariat sebagai bahan masukan kepada unsur pimpinan Kepanitiaan. Menjadi perpanjangan wewenang Ketua Panitia atas Seksi-Seksi yang dibawahi.   B. Melakukan pengawasan & evaluasi periodik untuk kemudian sebagai bahan laporan kemajuan kepada Ketua Panitia. Sekretaris    Membawahi dan mengkoordinir secara langsung Seksi Sekretariat. Wakil Ketua  Mengkoordinir dan mendelegasikan tugas-tugas tiap Seksi yang dibawahi sesuai klasifikasi tugas & koordinasi dengan Ketua Panitia.

. Wakil Sekretaris   Membantu Sekretaris dalam pelaksanaan tugastugas sekretariat. Bertanggung jawab dalam hal pemasukan pengeluaran keuangan Kepanitiaan. Tiap Seksi wajib melaporkan kepada Bendahara setiap penggunaan biaya yang dikeluarkan sebagai bahan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Panitia. B.  Wakil Bendahara Menjadi perpanjangan kewenangan bendahara sesuai pendelegasian tugas dari atasan (Bendahara). dan Memberikan Laporan Keuangan dan evaluasi anggaran yang tersedia Kepada Ketua dan unsurunsur pimpinan dalam Kepanitiaan.A. Sebagai perpanjangan kewenangan Sekretaris secara langsung terhadap Seksi Sekretariat. Berkoordinasi dengan semua Seksi teknis mengenai perencanaan kebutuhan dan biaya tiap Seksi. Bendahara    Membawahi Seksi Usaha Dana.   C.

dll). pulpen.  format notulensi. peninjau.  perijinan/rekomendasi.  kelengkapan alat tulis peserta (tas berisi block note.  sertifikat.TUGAS Seksi . .  absensi. Seksi Sekretariat Membantu Sekretaris Panitia dalam hal:  Mempersiapkan kelengkapan administratif:  surat-menyurat.  ATK standar untuk perlengkapan sekretariat yang sifatnya bisa dibawa ke lokasi acara.  Mempersiapkan kelengkapan acara:  Kartu Tanda Pengenal peserta.  jadwal acara.  undangan.  pembuatan proposal/Term of Reference (ToR) jika diperlukan. dan panitia.  penggandaan materi rapat/persidangan.  buku panduan. buku panduan.  materi publikasi.seksi A.

 Personil yang bertugas sebagai Petugas Penghubung untuk koordinasi dengan Seksi-Seksi terkait: 3 orang (akan lebih banyak bersiap-siaga di lokasi acara).  Pertangungjawaban hasil kerja Seksi langsung kepada Sekretaris Panitia melalui Koordinator Seksi . tugas ini bisa bersifat fleksibel terhadap anggota Seksi sekretariat lainnya). atau jika memang mendesak minimal ada koordinasi dengan pihakpihak berwenang/berkompeten dalam kepanitiaan yang dapat dihubungi.  Personil untuk distribusi undangan: minimal 4 orang dengan kendaraan bermotor (untuk alasan spesifik.  Personil yang tersisa dari pembagian tugas maupun yang sudah menyelesaikan tugasnya sesuai perencanaan diharapkan bersiap-siaga di sekretariat untuk tugas-tugas selanjutnya yang bersifat insidentil. Pembagian personil:  Personil yang bersiap-siaga di sekretariat (Koordinator dan 3 staff yang bisa di rolling). bisa juga ditempatkan sebagai personil meja informasi (2 orang pria+wanita dan 1 orang penghubung). Terutama jika ada hal-hal mendesak diluar rencana yang sudah disusun sebagai program Seksi sekretariat.  Catatan:  Setiap kegiatan pada Seksi sekretariat harus dikoordinasikan dengan semua anggota tim.  Personil untuk penggandaan/fotocopy: 2 orang dengan kendaraan bermotor.  Personil untuk pengiriman surat via Pos atau jasa ekspedisi lainnya: 1 orang dengan kendaraan bermotor.

 Bahan rapat. .  Persiapan material rapat.  Persiapan dan penyusunan materi rekomendasi hasil rapat/persidangan jika diperlukan.  Persiapan mekanisme teknis kegiatan acara secara detail dan menyeluruh. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Acara  Persiapan Acara:  Penyusunan konsep dan jadwal acara berkoordinasi dengan Ketua.  Persiapan/perencanaan konsep dan materi dokumentasi. alur teknis pelaksanaan.  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). dan Sekretaris Panitia sebagai acuan dasar menentukan arah dan alur proses Kegiatan . berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta Seksi-Seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. C.  Koordinasi dengan semua Seksi terkait sehubungan dengan kebutuhankebutuhan yang diperlukan selama berlangsungnya Rakor.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.B. Wakil Ketua yang membawahi Seksi ini.Dokumentasi  Persiapan Publikasi (materi berkoordinasi dengan Seksi Sekretariat). Seksi Publikasi .

disesuaikan dengan jadwal acara yang telah ditetapkan. OHP. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.D.  Tenda. laptop untuk notulensi.  Mempersiapkan alat dan mekanisme transportasi bagi seluruh peserta.  LCD projector dan screen.  Mempersiapkan segala kelengkapan acara dibutuhkan selama kegiatan berlangsung:  Sound system (perangkat tata suara). Seksi Akomodasi ² Transportasi ² Perlengkapan  Mempersiapkan fasilitas Akomodasi (penginapan & fasilitasnya) bagi peserta selama mengikuti kegiatan. lokasi kegiatan. terutama yang berasal dari luar Palangka Raya.  Laptop untuk paparan. . terutama yang berasal dari luar Palangka Raya. untuk konsumsi berkoordinasi dengan Seksi terkait jika diperlukan. jumlah peserta.  Persiapan lokasi dan kelengkapan pertemuan. yang  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.

 Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.  Peserta selama kegiatan berlangsung. Seksi Kesehatan  Mempersiapkan perlengkapan dan tenaga medis yang memadai sepanjang berlangsungnya kegiatan. . F. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan. Seksi Konsumsi  Mempersiapkan konsumsi untuk:  Panitia selama persiapan (H-3) dan selama kegiatan berlangsung. sebelum dan sesudah kegiatan bagi peserta yang datang lebih dahulu atau pulang terlambat. terutama Seksi Transportasi dan Perlengkapan. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.E.  Berkoordinasi dengan Seksi terkait.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya.

Seksi Usaha Dana  Melakukan usaha-usaha penggalangan dana yang dibutuhkan untuk kegiatan sesuai rancangan kegiatan yang terprogram maupun penggalangan yang sifatnya insidentil dan tidak mengikat. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan.G.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. bagi seluruh peserta dan lokasi kegiatan selama Rakor berlangsung.  Detail teknis pelaksanaan dan anggaran disusun oleh koordinator Seksi beserta anggotanya. Seksi Keamanan  Mempersiapkan personil dan konsep pelaksanaan tugas keamanan kegiatan. H. berkoordinasi dengan Ketua/Wakil/Sekretaris dan Bendahara Panitia serta seksi-seksi kepanitiaan terkait jika diperlukan .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful