Anda di halaman 1dari 18

LAPORAN HASIL ANALISIS

SISTEM PENGENDALIAN PENGINPUTAN DATA


MAHASISWA PADA SIMADU
( Sistem Informasi Akademik Terpadu )

disusun oleh :
1. Noorita Isdhiana 3KA – A / 4.41.07.0.19/ 17
2. Drisyta Ezkifajar 3KA – A / 4.41.07.0.08/ 08
3. Eko Susilo 3KA – A / 4.41.07.0.09/ 09
4. Lukman Setiawan 3KA – A / 4.41.07.0.14/ 13

Prodi Komputerisasi Akuntansi


Jurusan Akuntansi
Politeknik Negeri Semarang
2010
I. ALASAN MELAKUKAN ANALISIS SISTEM

Politeknik Negeri Semarang sebagai institusi pendidikan terus mengembangkan


sistem informasi bagi para pemakainya. Sistem informasi yang telah ada perlu
dikembangkan karena adanya berbagai masalah yang perlu di atasi. Permasalahan –
permasalahan tersebut menyebabkan para pemakai informasi sering mendapatkan
informasi yang salah. Informasi yang salah dan tidak akurat tersebut diperkirakan
akan terus berlanjut bila tidak di adakan perbaikan. Ketidak akuratan informasi dapat
mengakibatkan kerugian bagi mahasiswa karena kebutuhan informasi yang
seharusnya saat itu telah ada, masih belum tersedia bagi mahasiswa. Untuk itu penulis
perlu mengadakan analisis permasalahan yang terjadi sebelum didesainnya sistem
informasi baru untuk mengatasinya. Diharapkan dengan adanya analisis sebelum
desain diadakan, masalah yang dahulu pernah terjadi tidak akan terulang.

II. PERMASALAHAN

Permasalahan yang terjadi ini telah diutarakan di tahap perencanaan sistem, yaitu
sebgai berikut :

1. Penginputan data yang secara manual.

2. Mahasiswa mengeluhkan data – data yang ada tidak sesuai dan kurang update.

3. Prosedur yang tidak baik, yaitu kurangnya respon balik dari administrator

III. IDENTIFIKASI PENYEBAB MASALAH

Permasalahan tidak akan terjadi dengan sendirinya, tetapi ada penyebab yang
melatarbelakanginya. Penulis mengidentifikasi penyebab dari masalah yang terjadi,
yaitu sebagai berikut :

1. Penginputan data yang secara manual menyebabkan adanya beberapa


kesalahan data.
Hal ini dikarenakan tidak adanya integrasi antara data mahasiswa baru yang telah
diterima ( setelah mahasiswa baru mendaftar ulang ) dengan database mahasiswa
yang aktif pada jurusan masing – masing.
2. Mahasiswa mengeluhkan data – data yang ada tidak sesuai dan kurang update.

Masalah ini penulis identifikasi terjadi karena data yang di input merupakan data
yang besar dan dilakukan secara manual, maka tingkat kesalahan menjadi tinggi.
Kurangnya informasi terbaru pada SIMADU disebabkan karena kurangnya respon
dari administrator untuk selalu memperbaharui dan mengupload informasi terbaru.

3. Prosedur yang tidak baik, yaitu kurangnya respon balik dari administrator

Yang dimaksud prosedur yang tidak baik adalah birokrasi yang berbelit dan
cenderung menyusahkan mahasiswa dalam prosedur penyelesaian masalah. Serta
tidak online-nya administrator membuat masalah yang timbul tidak dapat segera
diselesaikan.

Dengan demikian penyebab terjadinya masalah – masalah yang mampu kami


identifikasi adalah sebagai berikut ini :

1. Pelayanan prosedur yang kurang terpadu

2. Tidak terintegrasinya data yang ada

3. Kepengurusan administrator yang masih belum tetap.

4. Informasi yang tersedia tidak sering diupdate

IV. IDENTIFIKASI TITIK KEPUTUSAN

Berdasarkan sistem yang ada pada SIMADU kami mencoba untuk


mengidentifikasikan titik titik keputusan apa saja yang dapat mengakibatkan
terjadinya penyebab masalah ini. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang
menyebabkan sesuatu terjadi. Dengan mengidentifikasi titik keputusan ini kami
berusaha untuk melacak dari mana penyebab masalah itu terjadi

1. Penyebab masalah adalah pelayanan prosedur yang kurang terpadu. Titik


keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah ini adalah :

• Penanganan layanan mahasiswa


Titik keputusan ini dapat mengakibatkan pelayanan kepada mahasiswa kurang
baik bila waktu penanganan lama. Semakin lama penyelesaian masalah,
menunjukkan pelayanan administrator kepada mahasiswa semakin kurang
baik.
• Penanganan keluhan mahasiswa

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan permasalahan saling tunjuk antar


bagian yang berfungsi sebagai pusat informasi. Pada titik ini mahasiswa akan
dibingungkan oleh prosedur yang ada.

2. Penyebab masalah adalah tidak terintegrasinya data yang ada. Titik tersebut
mengakibatkan terjadinya masalah ini :

• Keakuratan data mahasiswa di SIMADU dengan data sebenarnya

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan data yang tercantum di SIMADU


tidak sesuai atau salah dengan data sebenarnya dari mahasiswa.

• Database yang terpisah antara SIMADU dan data


administrasi pusat

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan input data harus dikerjakan dua kali
secara manual yang menyebabkan terjadinya kesalahan input data.

3. Penyebab masalah adalah kepengurusan administrator yang masih belum


tetap. Titik tersebut mengakibatkan terjadinya masalah ini :

• Tidak adanya karyawan khusus untuk menangani SIMADU

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan tidak terupdatenya data sehingga


informasi yang disajikan butuh waktu lama.

4. Penyebab masalah adalah informasi yang tersedia tidak sering diupdate. Titik
tersebut mengakibatkan terjadinya masalah ini :

• Tampilan dan informasi SIMADU yang tidak sering berubah

Titik keputusan ini dapat mengakibatkan mahasiswa tidak tertarik untuk


menggunakan SIMADU.
• Kurangnya manfaat dari SIMADU

Titik keputusan ini menunjukkan bahwa SIMADU tidak memberikan banyak


keuntungan bagi mahasiswa, karena informasi yang dicari tidak tersedia.
Sehingga pemanfaatan SIMADU hanya pada saat pengumpulan tugas.
Dengan demikian titik-titik keputusan penyebab masalah yang dapat penulis
identifikasi adalah sebagai berikut :

1. Penanganan layanan mahasiswa

2. Penanganan keluhan mahasiswa

3. Keakuratan data mahasiswa di SIMADU dengan data sebenarnya

4. Database yang terpisah antara SIMADU dan data administrasi pusat

5. Tidak adanya karyawan khusus untuk menangani SIMADU

6. Tampilan dan informasi SIMADU yang tidak sering berubah

7. Kurangnya manfaat dari SIMADU

V. PENELITIAN YANG DILAKUKAN

Penulis telah dapat mengidentifikasi penyebab dari masalah dan di mana terjadinya
masalah tersebut. Untuk menjawab pertanyaan mengapa masalah ini terjadi dan
apakah benar masalah ini terjadi, maka kami perlu memerlukan penlitian yang terinci.
Penelitian tersebut dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta atau data. Teknik
pengumpulan data yang kami gunakan adalah observasi, pengambilan sampel dan
kuisioner.

Tanggal Kegiatan Penelitian Lokasi Peneliti Sumber


28/06/2010 Observasi tampilan website Lantai 3 Gedung SD Lukman SIMADU
SIMADU
28/06/2010 Observasi informasi yang tersedia Lantai 3 Gedung SD Drisyta SIMADU
28/06/2010 Observasi pelayanan keluhan Lantai 3 Gedung SD Noorita Ruang teknisi, Pak
Hadi
28/06/2010 Observasi keakuratan data Lantai 3 Gedung SD Eko SIMADU
29/06/2010 Penyebaran dan pengambilan Gedung SD Drisyta, Seluruh mahasiswa
kuisioner Eko Akuntansi
30/06/2010 Pengambilan sampel penanganan Lantai 3 Gedung SD, Lukman, Pengurus SIMADU
masalah Gedung Pusat Noorita
1/07/2010 Pengambilan sampel struktur Lantai 3 Gedung SD, Eko,
kepengurusan Gedung Pusat Noorita
VI. HASIL ANALISIS

Dari Hasil penelitian yang telah dikumpulkan dan telah di analisis, maka penulis
dapat memberikan hasil sebagai berikut.

Analisis Distribusi Pekerjaan

Tugas untuk tiap personel dan unit dalam pengembangan dan menjalankan sistem
SIMADU sebenarnya telah ada, tetapi penerapan fungsi tidak dilakukan dengan jelas.
Hal ini dapat diketahui dari observasi struktur kepengurusan, tidak ada kepengurusan
yang jelas hanya ada seorang personil yang mengurus dan menjalankan SIMADU.
Tetapi tidak ada pemisahan tanggungjawab antar operator, dan pengawas untuk
mengawasi jalannya system dengan baik.

Analisis Pengukuran Pekerjaan

Berikut ini adalah waktu rata – rata yang terjadi dan waktu standar untuk melakukan
suatu kegiatan pekerjaan. Waktu standar ini merupakan waktu efektif yang
seharusnya dilakukan. Analisis ini merupakan hasil dari penelitian dengan observasi
pelayanan keluhan dan pengambilan sampel penanganan masalah

Waktu
Kegiatan Keterangan
Terjadi Standar
Penanganan pelayanan keluhan mahasiswa 5 menit 1 menit Kurang
yaitu lupa password (sampel mahasiswa 1) efisien
Penanganan pelayanan keluhan mahasiswa 10 menit 1 menit Tidak
yaitu lupa password (sampel mahasiswa 2) efisien
Proses penanganan masalah yaitu lupa 1 hari jam 30 menit-1 jam Kurang
password (sampel mahasiswa 1) efektif kuliah efisien
Proses penanganan masalah yaitu lupa 1 jam 30 menit-1 jam Efisien
password (sampel mahasiswa 2)

Dari tabel di atas terlihat bahwa banyak pekerjaan yang dilakukan kurang efisien,
sehingga penanganan masalah oleh administrator tidak memuaskan. Hal ini
mengakibatkan proses pelayanan keluhan dan masalah kepada mahasiswa kurang
baik, karena waktu yang dibutuhkan cenderung lama.
Pelayanan keluhan ini kurang baik karena tidak terintegrasinya sistem database yang
ada.
Dalam pencarian password mahasiswa seharusnya administrator dapat langsung
membuka mahasiswa dengan key yang berbeda pada tiap mahasiswa. Tetapi masalah
yang sering terjadi adalah administrator kesulitan dalam membuka database
mahasiswa yang memberikan keluhan tersebut.

Fenomena yang sering terjadi adalah mahasiswa mnegeluh lupa password pada saat
hari pengumpula tugas, sehingga feedback yang diharapkan mahasiswa adalah segera
mendapat passwordnya. Tetapi kenyataannya mahasiswa sering harus menunggu lama
sehingga pengumpulan tugas melebihi waktu yang ditentukan dosen.

Analisis Keandalan

Hasil lain yang penulis peroleh dari observasi dan pengambilan sampel adalah sebagai
berikut. Pada proses penginputan data terjadi kesalahan data mahasiswa seperti nama
mahasiswa, nama orang tua, dan alamat. Hal ini dilihat pada saat pemberitahuan
pemverifikasian password pada masing – masing mahasiswa. Banyaknya keluhan
mahasiswa bahwa terjadi kesalahan data pada saat mereka mengecek data diri mereka.

Analisis Dokumen

Dokumen yang dipakai administrator pada saat penginputan data adalah data
mahasiswa. Tidak ada integrasi database pada system pusat dengan sistem masing –
masing jurusan.

Analisis Kebutuhan Informasi

Informasi – informasi yang dibutuhkan dalam SIMADU ini adalah integrasi antar
database dan juga keandalan untuk administrator dalam mengolah dan menjalankan
SIMADU. Informasi penting seperti jadwal kuliah, KHS, jadwal SP, jadwal ujian
seharusnya langsung dapat diakses mahasiswa setiap saat dibutuhkan oleh mahasiswa.
Informasi yang dibutuhkan administrator adalah ke-update-an setiap harinya dari
jurusan maupun instansi pusat.
Analisis Teknologi

Dari hasil observasi tentang SIMADU, kami mendapatkan informasi bahwa


sebenarnya rencana awal adalah website yang dapat dimanfaatkan mahasiswa baik di
dalam maupun di luar kampus (internet). Tetapi karena ada keterbatasan materi dalam
penggunaan dan pelucurannya, akhirnya hanya bias di akses di dalam kampus
(intranet).

VII. KESIMPULAN ANALISIS

Dari beberapa hasil analisis yang terpisah untuk masing - masing kelompok analisis,
akan kami rangkai menjadi satu kesimpulan berdasarkan subyek permasalahan yang
terjadi.

1. Pelayanan yang kurang terpadu

Masalah ini disebabkan oleh karena :

• Kekurangan personil untuk menangani simadu di bagian penangan informasi

• Tidak adanya pembagian kerja yang jelas antara bagian informasi yang
mempunyai fungsi berbeda antara satu dengan yang lainnya

Tidak terintegrasinya data yang ada

Masalah ini di sebabkan karena :

• Tidak terstrukturnya sistem database simadu dengan database administrasi


pusat sehingga harus menginput ulang yang mengakibatkan resiko kesalahan.

• Kurangnya koordinasi antara simadu dengan pusat data informasi mahasiswa

Kepengurusan administrator yang masih belum tetap

Masalah ini disebabkan karena :

• Tidak adanya karyawan khusus yang menangani simadu sehingga seringkali


data yang terupdate di SIMADU membutuhkan waktu yang lama
4. Informasi yang tersedia tidak sering diupdate

Masalah ini disebabkan karena :

• Kurangnya tenaga ahli untuk merawat website yang telah ada.

• Keengganan administrator dalam mengupdate informasi-informasi


terbaru secara cepat.

• Tidak adanya komunikasi antara administrator dengan penyedia


informasi di jurusan maupun di instansi pusat.

VIII. REKOMENDASI UMUM

Dari hasil analisis ini telah diketahui dengan jelas apa penyebab masalah-masalah
yang terjadi dan mengapa masalah-masalah tersebut terjadi. Masalah – masalah
tersebut dapat diatasi dengan adanya perbaikan sistem.

Penulis merekomedasikan untuk membangun sistem baru yang dimulai dari


penerimaan dan pemverifikasian mahasiswa baru. Semua sistem baru yang ada
terintegrasi databasenya satu sama lain.

Pengelolaan website yang ada diharapkan membuat struktur pengurus dan pembagian
kerja yang jelas, serta adanya pengawas yang selalu mengawasi pengelolaan sistem
SIMADU.

Informasi – informasi yang disajikan dalam SIMADU adalah informasi terbaru yang
dibutuhkan oleh mahasiswa. Informasi ini didapat karena adanya hubungan antara
administrator dengan penyedia informasi dari jurusan maupun instansi pusat.

Sistem baru yang akan dibuat berbasis internet sehingga dapat diakses oleh
mahasiswa diluar kampus, yang tidak harus terpacu waktu dalam mencari informasi,
mengumpulkan tugas, dan kegiatan lainnya. Sistem baru ini dimungkinkan adanya
feedback langsung antara mahasiswa dengan administrator apabila mahasiswa
mengalami kesulitan.

Sampai tahap ini penulis tetap berkesimpulan bahwa sistem ada masih kurang relevan
dan perlu adanya pembuatan sistem baru. Dari analasis ini, penulis memperoleh
alasan - alasan mengapa sistem tidak layak digunakan lagi baik secara teknis, operasi,
dan ekonomi.
IX. LAMPIRAN

Lampiran 1 (kuisioner)

Politeknik Negeri Semarang

KUESIONER PENELITIAN ANALISIS SISTEM INPUT DATA SIMADU

Nama : Tanggal hari ini :

Alamat :

Kota : Kode pos :

Telepon rumah : Jenis Kelamin : Pria/Wanita

Tanggal lahir :

Pekerjaan :

Latar Belakang

1. Asal Responden
a. Mahasiswa Jurusan Akuntansi
b. Mahasiswa Jurusan Non Akuntansi
c. Umum (dosen, karyawan)

2. Silahkan lingkarakan tahun tertinggi pendidikn terakhir

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

( Sekolah Dasar ) ( SMP ) ( SMA ) ( Akademi/Universitas )

3. Jurusan anda apakah anda ( bila mahasiswa POLINES )


a. Akuntansi
b. Tata Niaga
c. Teknik Mesin
d. Teknik Sipil
e. Teknik Elektro
Pertanyaan:

1. Pernakah anda mengetahui tentang SIMADU ( Sistem Informasi Akademik Terpadu )?


a. Pernah
b. Tidak Pernah

2. Apakah anda memanfaatkan Informasi yang terdapat di dalam SIMADU?


a. Iya
b. Tidak

3. Informasi apakah yang anda pergunakan dalam SIMADU?


a. Data Mahasiswa
b. Data Dosen
c. Jadwal Kuliah
d. Pengecekan KHS
e. Lainnya……………………….

4. Apakah menurut anda Informasi yang terdapat di dalam SIMADU sudah cukup akurat?
a. Tidak Cukup
b. Cukup
c. Sangat Cukup

5. Pernahkan anda mengalami kesalahan dalam penyajian data?


a. Pernah
b. Tidak Pernah

6. Bagaimana pelayanan administrator terhadap complain yang anda sampaikan (bila pernah
melakukan complain)
a. Langsung Tanggap
b. Menunggu
c. Tidak ada respon balik

7. Apakah pendapat anda tentang perbaikan yang harus dilakukan oleh administrator
SIMADU………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………
Lampiran 2 (hasil kuisioner)

Hasil Kuesioner dari 30 Responden, diantaranya 20 Mahasiswa Jurusan Akuntansi, 7


Mahasiswa Jurusan Non Akuntansi, 3 Responden Umum :

1. Sebanyak 27 Responden atau sebanyak 90% responden teruji mengatakan mengetahui tentang
SIMADU.
2. Sebanyak 12 Responden atau sebanyak 40% responden teruji mengatakan memanfaatkan
informasi yang tersaji di dalam SIMADU.
3. Sebanyak 27 Responden atau sebanyak 90% responden teruji. Sebanyak 46% mengatakan
menggunakan informasi Data Mahasiswa, 13% responden teruji mengatakan menggunakan
informasi Jadwal Kuliah, dan 6% responden teruji mengatakan menggunakan informasi
Pengecekan KHS. Dan sisanya atau sebanyak 35% mengatakan menggunakan SIMADU
untuk keperluan lainnya, seperti pengumpulan tugas-tugas dan informasi data dosen.
4. Sebanyak 23 Responden atau sebanyak 77% responden teruji mengatakan bahwa data yang
tersaji di dalam SIMADU tidak cukup akurat, dan sebanyak 4 responden atau 13%
mengatakan data yang tersaji cukup akurat.
5. Sebanyak 25 Responden atau sebanyak 83% responden teruji mengatakan bahwa pernah
mengalami kesalahan dalam penyajian data.
6. Sebanyak 19 Responden atau sebanyak 64% responden teruji mengatakan bahwa
administrator tidak tanggap ( tidak ada respon balik ) ketika terdapat complain, dan sebanyak
2 responden atau sebanyak 6% mengatakan menunggu.