SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN JAWATAN: PEMBANTU AM PEJABAT (N1

)

Tugas PegawaiTugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia. Peg.Tadbir/ Peg.Kawal Selia/ Peg.Persekitaran/ Peg.alam sekitar Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi. 5. Mengemas dan menyusun bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat. 4. Bertanggungjawab dalam penghantaran surat/ memo PPSPPA ke pejabat lain. 3. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas am seperti fotostat, faks dan sebagainya. 2) Pembantu Tadbir Kewangan W17 Segala urusan berkaitan kewangan dan pengurusan & penyimpanan maklumat berkaitan aset dalam keadaan yang bersistematik 2. Bertanggungjawab dalam menerima dan merekod surat/ memo masuk dan surat/ memo keluar 1. Bertanggungjawab dalam penghantaran memo/ surat dan fail. Segala urusan berkaitan penguatkuasaan, pengurusan aduan, pemantauan dan kawal selia kawasan, penyediaan laporan, semakan dan pengesahan bayaran kepada syarikat konsesi. Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan 1) Pembantu Penguatkuasa N17

Pegawai Penguatkuasa N41 Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi Penolong Pegawai penguatkuasa N27 Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi

6.

Bertanggungjawab menguruskan proses suratmenyurat seperti urusan pos.

7.

Bertanggungjawab menguruskan pantri dan keceriaan pejabat.

8.

Menerima dan melaksanakan arahan dari semasa ke semasa.

PROSES KERJA 1 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN

SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

1

Menerima arahan daripada Ketua Unit. Mengambil maklumat daripada Ketua Unit berhubung tugasan yang diberikan.

Ketua Unit

2

Ketua Unit

3

Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan.

4

Menjilid dokumen fotostat.

dan yang

menyusun telah di

5

Menyerahkan kepada Ketua Unit Selesai.

Ketua Unit

6

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

Mula

Terima Arahan

Mengambil maklumat

Melaksanakan tugas

Jilid dan susun dokumen yang telah difotostatkan

Serahkan kepada Ketua Unit

Tamat

. 2. Menyerahkan kepada Ketua Unit. 4.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT. Menerima arahan daripada Ketua Unit. Mengambil maklumat daripada Ketua Unit berhubung tugasan yang diberikan . FAKS DAN SEBAGAINYA TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. 3. Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat. 5. Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan.

2 Mendapatkan maklumat daripada Ketua Unit.NORMA KERJA BERTANGGUNJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT. FAKS DAN SEBAGAINYA NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM BIL JENIS KERJA MASA YANG DIAMBIL 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas. 3 Melaksanakan tugas 30 minit/ mengikut keadaan 4 Menjilid dan menyusun dokumen yang telah di fotostat 5 M Menyerahkan kepada Ketua Unit 1 minit 40 minit/ JUMLAH mengikut keadaan 5 unit/ mengikut arahan Mengikut arahan/ keadaan 10 minit 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 minit 5 unit/ mengikut keadaan 1 minit Mengikut keadaan JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN SEMINGGU .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit Mengambil maklumat berhubung tugasan yang diberikan Melaksanakan tugas Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat Penyerahan kepada Ketua Unit Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

. atau bahagian yang 4 Mengambil dari menerima. Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran. Ketua Unit 3 Menyerahkan dan menghantar kepada pegawai berkenaan. pengesahan penerimaan yang bahagian/ pegawai 5 Selesai.PROSES KERJA 2 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 2 Menerima arahan daripada Ketua Unit.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL Mula Terima arahan Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran Serahkan dan hantar kepada pegawai/ bahagian yang berkenaan Ambil pengesahan penerimaan dari pegawai/ bahagian yang menerima Tamat .

SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai/ bahagian yang berkenaan 4. Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran 3. Mengambil pengesahan penerimaan .

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM BIL JENIS KERJA MASA YANG DIAMBIL JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN SEMINGGU 30 unit/ mengikut keadaan 1 Me Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran 2 3 4 Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai yang berkenaan Mengambil pengesahan penerimaan dari pegawai/ bahagian yang menerima JUMLAH 1 minit 5 minit 15 minit 10 minit 10 unit/ mengikut keadaan 30 unit/ mengikut keadaan 30 unit/ mengikut keadaan 30 minit 30 unit/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran Merekod maklumat Menyerahkan/ menghantar kepada yang berkenaan Mengambil pengesahan penerima Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT N1 .

arahan daripada Ketua Unit 2 Menerima surat/ memo daripada Bahagian lain/ dari pejabat luar. 3 4 Merekod ke dalam buku rekod Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan sebelum dihantar kepada pegawai yang berkenaan 5 Hantar berkenaan kepada pegawai 6 Selesai .PROSES KERJA 3 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 Menerima Ketua Unit.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR Mula Terima arahan Terima surat/ memo Merekod ke dalam buku rekod Serahkan kepada kerani fail untuk diminitkan Hantar kepada pegawai berkenaan Tamat .

SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Menyerahkan kepada kerani fail. 3. . 4. 5. Menghantar kepada pegawai berkenaan. Merekod ke dalan buku rekod. Menerima surat/ memo daripada Bahagian lain/ dari pejabat luar. Menerima arahan daripada Ketua Unit. 2.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil 1 2 3 4 5 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas. Menerima surat/ memo Merekod Menyerahkan kepada kerani fail Menghantar kepada pegawai berkenaan JUMLAH 1 minit 1 minit 5 minit 5 minit 5 minit 15 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu Mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 Menerima arahan Menerma surat/ memo Merekodkan Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan Menghantar kepada pegawai yang berkenaaan Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

PROSES KERJA 4 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit 2 Mengumpul semua surat/ memo PPSPPA untuk dihantar 3 Mengenalpasti semua surat yang dihantar 4 Merekodsemua surat/ memo keluar di “Buku Surat/ Memo Keluar” (serahan tangan sahaja) Melaksanakan tugasan 5 6 Mendapatkan cop terima/ tandatangan penerima (serahan tangan sahaja) 7 Selesai .

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN Mula Mengumpul semua sutat/ memo PPSPPA untuk dihantar Mengenalpasti semua surat Rekod ke dalam “ Buku Surat/ Memo Keluar” Laksanakan tugasan Dapatkan cop terima/ tandatangan Tamat .

Melaksanakan tugasan 6. Mengumpulkan semua surat/ memo 3. Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Mengenalpasti semua surat yang dihantar 4. Mendapatkan pengesahan terima .SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Merekod semua surat/ memo ke dalam “Buku Surat/ Memo Keluar “ 5.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 1 2 3 4 5 6 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Mengumpulkan semua surat/ PPSPPA Mengenalpasti semua surat Merekod semua surat/ memo ke dalam “Buku Surat/ Memo Keluar” Melaksanakan tugasan Mendapatkan pengesahan terima JUMLAH memo 1 minit 5 minit 1 minit 10 minit 30 minit/ mengikut keadaan 5 minit 1 jam/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 7 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit Mengumpulkan semua surat/ memo Mengenalpasti Merekodkan surat/ memo keluar Melaksanakan tugas Mendapatkan pengesahan Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

5 Selesai. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. 2 Menyusun atur dan mengurus bilik mesyuarat yang akan diadakan. . 4 Mengemas dan menyusun atur semula bilik mesyuarat selepas mesyuarat selesai. 3 Mernyediakan minuman/ makanan sebelum mesyuarat bermula (jika diarahkan).PROSES KERJA 5 : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT BIL.

CARTA ALIRAN KERJA MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT Mula Terima arahan Susun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat diadakan Sediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Kemas dan menyusun atur semula bilik mesyuarat setelah mesyuarat selesai Tamat .

Terima arahan 2. Menyusun atur dan mengemas bilik mesyuarat Menyediakan minuman dan makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesai 3. 4. .SENARAI SEMAK TUGAS MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1.

NORMA KERJA MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil 1 2 3 4 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Menyusun atur dan mengemas bilik 1 minit 10 minit 15 minit 10 minit 25 minit/ mengikut keadaan Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan sebelum mesyuarat bermula Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesa JUMLAH .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 Terima arahan Menyusun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat bermula Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesai Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

PROSES KERJA 6 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 2 Menerima arahan daripada Ketua Unit. 5 Mengisi borang pos laju/ setem. 3 4 Merekod ke dalam buku rekod. . Menerima surat daripada pegawai Bahagian. 7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran untuk proses penghantaran. 6 Lengkapkan borang penghantaran surat untuk semakan Bahagian Pentadbiran. Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz. 8 Selesai.

CARTA ALIRAN KERJA TUGAS: BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURATMENYURAT SEPERTI URUSAN POS Mula Terima arahan Terima surat daripada pegawai Bahagian Rekod ke dalam buku rekod Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz Mengisi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran surat untuk semkan Bahagian Pentadbiran Hantar kepada Bahagian Pentadbiran Tamat .

Lengkapkan borang penghantaran untuk semakan Bahagian Pentadbiran 7.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Mengisi borang pos laju/ setem 6. Merekod 4. Hantar kepada Bahagian Pentadbiran . Menerima/ mengambil surat daripada pegawai Bahagian 3. Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Melipat dan memasukkan ke dalam samput surat mengikut saiz 5.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 1 2 3 4 5 6 7 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Menerima/ mengambil surat daripada pegawai Bahagian Merekod maklumat Melipat dan memasukkan ke dalam samput surat mengikut saiz Mengisi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran untuk semakan Bahagian Pentadbiran Hantar kepada Bahagian Pentadbiran JUMLAH 1 minit 5 minit 5 minit 10 minit 5 minit 5 minit 5 minit 20 minit/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 Terima arahan Menerima/ mengambil surat Merekod Melipat dan mesukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz Isi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran Hantar ke Bahagian Pentadbiran Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

Ketua Unit 4 Selesai. daripada Ketua Unit 2 Melaksanakan tugas yang telah diberikan. 3 Memaklumkan kepada Ketua Unit. .PROSES KERJA 7 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSYEN / SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan Ketua Unit.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT Mula Terima arahan Laksanakan tugas Maklumkan kepada Ketua Unit Tamat .

Maklumkan kepada Ketua Unit . Menerima arahan daripada Ketua Unit 2.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRY DAN KECERIAAN PEJABAT TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Laksanakan tugas yang diberikan 3.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu Mengikut keadaan Mengikut keadaan Mengikut keadaan Mengikut keadaan 1 2 3 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Laksanakan tugas yang diberikan Maklumkan kepada Ketua Unit JUMLAH 1 minit Mengikut keadaan 5 minit Mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 Terima arahan Melaksanakan tugas Merekod Melaksanakan tindakan Merujuk kepada Ketua Unit Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN 1) Akta 672-Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2) Akta 673-Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 3) Arahan Perbendaharaan 4) Perintah-perintah Am 5) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan 6) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) 7) Akta Kerajaan Tempatan 1976 .

Tiada- .SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI .

SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 1. Borang Permohonan Cuti Rehat 3. Borang tempahan untuk penggunaan bilik mesyuarat 12. Borang permohonan untuk melakukan perjalanan ke luar pejabat/ stesen atas tugastugas rasmi (psp/bk/bd4) 7. Borang permohonan kelulusan menggunakan kenderaan sendiri/ menukar kenderaan bagi tujuan menjalankan tugas-tugas rasmi (psp/bk/bd3) 6. Borang aduan penyelenggaraan 14. Borang laporan harian pemeriksaan keselamatn pejabat 13. Borang menggunakan kenderaan milik PPSPPA 11. Borang Thumbprint 2. Borang Permohonan Cuti Kecemasan 4. Borang transmisi 15. 9. Borang laporan mesyuarat/ khusus/ bengkel/ seminar . Borang tuntutan perjalanan dalam negeri & luar negara (psp/bk/bd5) Borang Log Perjalanan Borang tuntutan elaun pertukaran ke luar stesen 10. Borang Perakuan Cuti Sakit 5. 8.

Sentiasa memastikan semua memo/ surat direkodkan sebelum penghantaran.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL 1. 2. . Sentiasa menjaga keselamatan surat/ memo yang dihantar berada dalam keadaan yang baik dan kemas. 3. 4. Memastikan surat/ memo yang hendak dihantar dibuat 1 salinan untuk salinan Bahagian. Memastikan pegawai yang menerima menandatangani pengesahan terima setelah mendapat surat/ memo.

Menjaga keselamatan surat/ memo yang diterima.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/MEMO KELUAR 1. Memastikan surat/ memo yang masuk direkod di dalam “Buku Surat/ Memo Masuk/ Keluar” 2. Hendaklah menyerahkan surat/ memo yang diterima kepada pegawai yang berkenaan dengan segera untuk tindakan. 3. .

2. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGASTUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT. Menjaga peralatan yang digunakan contohnya mesin fotostat. FAKS DAN SEBAGAINYA 1. ‘scanner’. 3. . Sentiasa memastikan semua kerja-kerja am dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan. mesin faks. Mengamalkan sikap berjimat cermat dalam penggunaan kertas 4. mesin pencetak dan sebagainya.

4. Pastikan alamat penghantaran surat/ memo tersebut adalah betul. seseorang pegawai hendaklah menulis masa keluar dan balik di “Buku Keluar/ Masuk Anggota Bahagian Atas Urusan Rasmi”. Memastikan dokumen yang hendak dihantar direkodkan sebelum penghantaran 2. . 3. perlu mendapatkan cop/ tandatangan terima dari pegawai berkenaan. Sebelum keluar dari PPSPPA untuk urusan rasmi seperti penghantaran. Pastikan setelah penerimaan.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN 1.

3. Pastikan bilik mesyuarat ditempah sebelum mesyuarat diadakan.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT 1. Sentiasa memastikan bilik mesyuarat berada dalam keadaan yang bersih dan kemas. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan. 4. Hendaklah memastikan segala peralatan yang digunakan semasa mesyuarat dibersih dan dikemaskan selepas mesyuarat selesai. . 2.

3. Membuat salinan borang penghantaran untuk simpanan Bahagian . 2. alamat dan nombor telefon penerima. Memastikan bungkusan yang hendak dipos dalam keadaan kemas dan baik. Memastikan borang penghantaran yang diisi dengan lengkap/ betul contohnya nama penerima.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURATMENYURAT SEPERTI URUSAN POS 1.

ceria dan terkawal. 3. Sentiasa bertanggungjawab mengamalkan nilai-nilai murni di kalangan anggota. Sentiasa memastikan setiap peralatan yang telah digunakan. dibersih dan disimpan ditempat yang telah disediakan. Setiap anggota perlu mempraktikkan amalan kitar semula. .PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT 1. 4. 2. Memastikan Bahagian Penguatkuasaan dan Kawal Selia sentiasa dalam keadaan bersih.

Bertanggungjawab menjaga kebersihan dan keceriaan Bahagian.faks. 2. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas pembantu am pejabat seperti fotostat.NAMA : HASMILA BINTI HALIM JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT N1 UNIT : PENTADBIRAN SENARAI TUGAS 1. .menghantar surat dan memo. Menerima dan melaksanakan arahan dari masa ke semasa. 3.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful