SENARAI TUGAS / KUASA DAN HUBUNGAN JAWATAN: PEMBANTU AM PEJABAT (N1

)

Tugas PegawaiTugas Pegawai Atasan Yang Ada Hubungan Pengarah Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia. Peg.Tadbir/ Peg.Kawal Selia/ Peg.Persekitaran/ Peg.alam sekitar Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi. 5. Mengemas dan menyusun bilik mesyuarat sebelum dan selepas mesyuarat. 4. Bertanggungjawab dalam penghantaran surat/ memo PPSPPA ke pejabat lain. 3. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas am seperti fotostat, faks dan sebagainya. 2) Pembantu Tadbir Kewangan W17 Segala urusan berkaitan kewangan dan pengurusan & penyimpanan maklumat berkaitan aset dalam keadaan yang bersistematik 2. Bertanggungjawab dalam menerima dan merekod surat/ memo masuk dan surat/ memo keluar 1. Bertanggungjawab dalam penghantaran memo/ surat dan fail. Segala urusan berkaitan penguatkuasaan, pengurusan aduan, pemantauan dan kawal selia kawasan, penyediaan laporan, semakan dan pengesahan bayaran kepada syarikat konsesi. Tugas dan Tanggungjawab Kuasa Yang Diberi Pegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan 1) Pembantu Penguatkuasa N17

Pegawai Penguatkuasa N41 Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi Penolong Pegawai penguatkuasa N27 Semua arahan pentadbiran yang berkaitan dengan Bahagian Penguatkuasaaan dan Kawal Selia syarikat konsesi

6.

Bertanggungjawab menguruskan proses suratmenyurat seperti urusan pos.

7.

Bertanggungjawab menguruskan pantri dan keceriaan pejabat.

8.

Menerima dan melaksanakan arahan dari semasa ke semasa.

PROSES KERJA 1 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGAS-TUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN

SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN

1

Menerima arahan daripada Ketua Unit. Mengambil maklumat daripada Ketua Unit berhubung tugasan yang diberikan.

Ketua Unit

2

Ketua Unit

3

Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan.

4

Menjilid dokumen fotostat.

dan yang

menyusun telah di

5

Menyerahkan kepada Ketua Unit Selesai.

Ketua Unit

6

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT, FAKS DAN SEBAGAINYA

Mula

Terima Arahan

Mengambil maklumat

Melaksanakan tugas

Jilid dan susun dokumen yang telah difotostatkan

Serahkan kepada Ketua Unit

Tamat

FAKS DAN SEBAGAINYA TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT. 3. Menyerahkan kepada Ketua Unit. Menerima arahan daripada Ketua Unit. Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat. 5. Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan. . Mengambil maklumat daripada Ketua Unit berhubung tugasan yang diberikan . 2. 4.

NORMA KERJA BERTANGGUNJAWAB DALAM MELAKSANAKAN AM SEPERTI FOTOSTAT. 3 Melaksanakan tugas 30 minit/ mengikut keadaan 4 Menjilid dan menyusun dokumen yang telah di fotostat 5 M Menyerahkan kepada Ketua Unit 1 minit 40 minit/ JUMLAH mengikut keadaan 5 unit/ mengikut arahan Mengikut arahan/ keadaan 10 minit 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 minit 5 unit/ mengikut keadaan 1 minit Mengikut keadaan JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN SEMINGGU . FAKS DAN SEBAGAINYA NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM BIL JENIS KERJA MASA YANG DIAMBIL 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas. 2 Mendapatkan maklumat daripada Ketua Unit.

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit Mengambil maklumat berhubung tugasan yang diberikan Melaksanakan tugas Menjilid dan menyusun dokumen yang telah difotostat Penyerahan kepada Ketua Unit Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

pengesahan penerimaan yang bahagian/ pegawai 5 Selesai. Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran. . Ketua Unit 3 Menyerahkan dan menghantar kepada pegawai berkenaan.PROSES KERJA 2 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 2 Menerima arahan daripada Ketua Unit. atau bahagian yang 4 Mengambil dari menerima.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL Mula Terima arahan Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran Serahkan dan hantar kepada pegawai/ bahagian yang berkenaan Ambil pengesahan penerimaan dari pegawai/ bahagian yang menerima Tamat .

Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Mengambil pengesahan penerimaan . Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai/ bahagian yang berkenaan 4. Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran 3.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/SURAT DAN FAIL TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM BIL JENIS KERJA MASA YANG DIAMBIL JUMLAH UNIT YANG BOLEH DIJALANKAN SEMINGGU 30 unit/ mengikut keadaan 1 Me Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran 2 3 4 Merekod ke dalam buku rekod dan buku penghantaran Menyerahkan/ menghantar kepada pegawai yang berkenaan Mengambil pengesahan penerimaan dari pegawai/ bahagian yang menerima JUMLAH 1 minit 5 minit 15 minit 10 minit 10 unit/ mengikut keadaan 30 unit/ mengikut keadaan 30 unit/ mengikut keadaan 30 minit 30 unit/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk penghantaran Merekod maklumat Menyerahkan/ menghantar kepada yang berkenaan Mengambil pengesahan penerima Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT N1 .

3 4 Merekod ke dalam buku rekod Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan sebelum dihantar kepada pegawai yang berkenaan 5 Hantar berkenaan kepada pegawai 6 Selesai . arahan daripada Ketua Unit 2 Menerima surat/ memo daripada Bahagian lain/ dari pejabat luar.PROSES KERJA 3 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 Menerima Ketua Unit.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR Mula Terima arahan Terima surat/ memo Merekod ke dalam buku rekod Serahkan kepada kerani fail untuk diminitkan Hantar kepada pegawai berkenaan Tamat .

5. Menyerahkan kepada kerani fail. Merekod ke dalan buku rekod. 4. Menghantar kepada pegawai berkenaan. Menerima arahan daripada Ketua Unit. . 3. Menerima surat/ memo daripada Bahagian lain/ dari pejabat luar. 2.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1.

Menerima surat/ memo Merekod Menyerahkan kepada kerani fail Menghantar kepada pegawai berkenaan JUMLAH 1 minit 1 minit 5 minit 5 minit 5 minit 15 minit Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu Mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan 20 unit/ mengikut keadaan .NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/ MEMO KELUAR NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil 1 2 3 4 5 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas.

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 Menerima arahan Menerma surat/ memo Merekodkan Menyerahkan kepada kerani fail untuk diminitkan Menghantar kepada pegawai yang berkenaaan Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

PROSES KERJA 4 : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit 2 Mengumpul semua surat/ memo PPSPPA untuk dihantar 3 Mengenalpasti semua surat yang dihantar 4 Merekodsemua surat/ memo keluar di “Buku Surat/ Memo Keluar” (serahan tangan sahaja) Melaksanakan tugasan 5 6 Mendapatkan cop terima/ tandatangan penerima (serahan tangan sahaja) 7 Selesai .

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN Mula Mengumpul semua sutat/ memo PPSPPA untuk dihantar Mengenalpasti semua surat Rekod ke dalam “ Buku Surat/ Memo Keluar” Laksanakan tugasan Dapatkan cop terima/ tandatangan Tamat .

Merekod semua surat/ memo ke dalam “Buku Surat/ Memo Keluar “ 5. Melaksanakan tugasan 6.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Mengumpulkan semua surat/ memo 3. Mengenalpasti semua surat yang dihantar 4. Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Mendapatkan pengesahan terima .

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 10 unit/ mengikut arahan 1 2 3 4 5 6 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Mengumpulkan semua surat/ PPSPPA Mengenalpasti semua surat Merekod semua surat/ memo ke dalam “Buku Surat/ Memo Keluar” Melaksanakan tugasan Mendapatkan pengesahan terima JUMLAH memo 1 minit 5 minit 1 minit 10 minit 30 minit/ mengikut keadaan 5 minit 1 jam/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 7 : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Menerima arahan daripada Ketua Unit Mengumpulkan semua surat/ memo Mengenalpasti Merekodkan surat/ memo keluar Melaksanakan tugas Mendapatkan pengesahan Selesai Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

3 Mernyediakan minuman/ makanan sebelum mesyuarat bermula (jika diarahkan). PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan daripada Ketua Unit. 4 Mengemas dan menyusun atur semula bilik mesyuarat selepas mesyuarat selesai. 5 Selesai.PROSES KERJA 5 : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT BIL. 2 Menyusun atur dan mengurus bilik mesyuarat yang akan diadakan. .

CARTA ALIRAN KERJA MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT Mula Terima arahan Susun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat diadakan Sediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Kemas dan menyusun atur semula bilik mesyuarat setelah mesyuarat selesai Tamat .

4. Terima arahan 2. .SENARAI SEMAK TUGAS MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Menyusun atur dan mengemas bilik mesyuarat Menyediakan minuman dan makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesai 3.

NORMA KERJA MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil 1 2 3 4 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Menyusun atur dan mengemas bilik 1 minit 10 minit 15 minit 10 minit 25 minit/ mengikut keadaan Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan 5 unit/ mengikut keadaan sebelum mesyuarat bermula Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesa JUMLAH .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 Terima arahan Menyusun atur dan mengemas bilik sebelum mesyuarat bermula Menyediakan minuman/ makanan (jika diarahkan) Mengemas dan menyusun atur semula bilik setelah mesyuarat selesai Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

Menerima surat daripada pegawai Bahagian. Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz. 6 Lengkapkan borang penghantaran surat untuk semakan Bahagian Pentadbiran. .PROSES KERJA 6 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN Ketua Unit SEKSI UNDANG-UNDANG/ PERATURAN 1 2 Menerima arahan daripada Ketua Unit. 5 Mengisi borang pos laju/ setem. 7 Hantar ke Bahagian Pentadbiran untuk proses penghantaran. 8 Selesai. 3 4 Merekod ke dalam buku rekod.

CARTA ALIRAN KERJA TUGAS: BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURATMENYURAT SEPERTI URUSAN POS Mula Terima arahan Terima surat daripada pegawai Bahagian Rekod ke dalam buku rekod Melipat dan memasukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz Mengisi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran surat untuk semkan Bahagian Pentadbiran Hantar kepada Bahagian Pentadbiran Tamat .

Mengisi borang pos laju/ setem 6. Menerima/ mengambil surat daripada pegawai Bahagian 3.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Hantar kepada Bahagian Pentadbiran . Menerima arahan daripada Ketua Unit 2. Lengkapkan borang penghantaran untuk semakan Bahagian Pentadbiran 7. Melipat dan memasukkan ke dalam samput surat mengikut saiz 5. Merekod 4.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURAT-MENYURAT SEPERTI URUSAN POS NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 3 unit/ mengikut keadaan 1 2 3 4 5 6 7 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Menerima/ mengambil surat daripada pegawai Bahagian Merekod maklumat Melipat dan memasukkan ke dalam samput surat mengikut saiz Mengisi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran untuk semakan Bahagian Pentadbiran Hantar kepada Bahagian Pentadbiran JUMLAH 1 minit 5 minit 5 minit 10 minit 5 minit 5 minit 5 minit 20 minit/ mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 7 8 Terima arahan Menerima/ mengambil surat Merekod Melipat dan mesukkan ke dalam sampul surat mengikut saiz Isi borang pos laju/ setem Lengkapkan borang penghantaran Hantar ke Bahagian Pentadbiran Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

PROSES KERJA 7 : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT BIL PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN SEKSYEN / SEKSI UNDANGUNDANG/ PERATURAN 1 Menerima arahan Ketua Unit. . 3 Memaklumkan kepada Ketua Unit. Ketua Unit 4 Selesai. daripada Ketua Unit 2 Melaksanakan tugas yang telah diberikan.

CARTA ALIRAN KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT Mula Terima arahan Laksanakan tugas Maklumkan kepada Ketua Unit Tamat .

Maklumkan kepada Ketua Unit . Menerima arahan daripada Ketua Unit 2.SENARAI SEMAK TUGAS BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRY DAN KECERIAAN PEJABAT TINDAKAN TANDA( √ ) CATATAN 1. Laksanakan tugas yang diberikan 3.

NORMA KERJA BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT NAMA JAWATAN : HASMILA BINTI HALIM : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) PERBADANAN PENGURUSAN SISA PEPEJAL DAN PEMBERSIHAN AWAM Bil Jenis Kerja Masa Yang Diambil Jumlah Unit Yang Boleh Dijalankan Dln Seminggu Mengikut keadaan Mengikut keadaan Mengikut keadaan Mengikut keadaan 1 2 3 Menerima arahan daripada Ketua Unit untuk melaksanakan tugas Laksanakan tugas yang diberikan Maklumkan kepada Ketua Unit JUMLAH 1 minit Mengikut keadaan 5 minit Mengikut keadaan .

SENARAI TUGAS HARIAN Nama Tarikh Bil 1 2 3 4 5 6 Terima arahan Melaksanakan tugas Merekod Melaksanakan tindakan Merujuk kepada Ketua Unit Selesai : HASMILA BINTI HALIM : Tugas Saya Hari Ini Catatan Jawatan : PEMBANTU AM PEJABAT (N1) .

SENARAI UNDANG-UNDANG/PERATURAN 1) Akta 672-Akta Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 2) Akta 673-Akta Perbadanan Pengurusan Sisa Pepejal dan Pembersihan Awam 3) Arahan Perbendaharaan 4) Perintah-perintah Am 5) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perkhidmatan 6) Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) 7) Akta Kerajaan Tempatan 1976 .

Tiada- .SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI .

Borang laporan mesyuarat/ khusus/ bengkel/ seminar . 8. Borang Permohonan Cuti Kecemasan 4. Borang permohonan kelulusan menggunakan kenderaan sendiri/ menukar kenderaan bagi tujuan menjalankan tugas-tugas rasmi (psp/bk/bd3) 6. Borang Perakuan Cuti Sakit 5.SENARAI BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN 1. Borang Permohonan Cuti Rehat 3. Borang tuntutan perjalanan dalam negeri & luar negara (psp/bk/bd5) Borang Log Perjalanan Borang tuntutan elaun pertukaran ke luar stesen 10. 9. Borang tempahan untuk penggunaan bilik mesyuarat 12. Borang permohonan untuk melakukan perjalanan ke luar pejabat/ stesen atas tugastugas rasmi (psp/bk/bd4) 7. Borang Thumbprint 2. Borang transmisi 15. Borang menggunakan kenderaan milik PPSPPA 11. Borang laporan harian pemeriksaan keselamatn pejabat 13. Borang aduan penyelenggaraan 14.

3. Memastikan surat/ memo yang hendak dihantar dibuat 1 salinan untuk salinan Bahagian. Sentiasa memastikan semua memo/ surat direkodkan sebelum penghantaran. 2. Memastikan pegawai yang menerima menandatangani pengesahan terima setelah mendapat surat/ memo. 4.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN MEMO/ SURAT DAN FAIL 1. . Sentiasa menjaga keselamatan surat/ memo yang dihantar berada dalam keadaan yang baik dan kemas.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MENERIMA DAN MEREKOD SURAT/ MEMO MASUK DAN SURAT/MEMO KELUAR 1. Menjaga keselamatan surat/ memo yang diterima. Memastikan surat/ memo yang masuk direkod di dalam “Buku Surat/ Memo Masuk/ Keluar” 2. 3. Hendaklah menyerahkan surat/ memo yang diterima kepada pegawai yang berkenaan dengan segera untuk tindakan. .

‘scanner’. Sentiasa memastikan semua kerja-kerja am dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan. FAKS DAN SEBAGAINYA 1. . Mengamalkan sikap berjimat cermat dalam penggunaan kertas 4. mesin pencetak dan sebagainya. 3. 2. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM MELAKSANAKAN TUGASTUGAS AM SEPERTI FOTOSTAT. Menjaga peralatan yang digunakan contohnya mesin fotostat. mesin faks.

Pastikan setelah penerimaan. Pastikan alamat penghantaran surat/ memo tersebut adalah betul. . 4. Memastikan dokumen yang hendak dihantar direkodkan sebelum penghantaran 2. seseorang pegawai hendaklah menulis masa keluar dan balik di “Buku Keluar/ Masuk Anggota Bahagian Atas Urusan Rasmi”. Sebelum keluar dari PPSPPA untuk urusan rasmi seperti penghantaran. perlu mendapatkan cop/ tandatangan terima dari pegawai berkenaan.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB DALAM PENGHANTARAN SURAT/ MEMO PPSPPA KE PEJABAT LAIN 1. 3.

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : MENGEMAS DAN MENYUSUN BILIK MESYUARAT SEBELUM DAN SELEPAS MESYUARAT 1. 3. . 2. Sentiasa memastikan bilik mesyuarat berada dalam keadaan yang bersih dan kemas. Pastikan bilik mesyuarat ditempah sebelum mesyuarat diadakan. Melaksanakan kerja mengikut arahan yang diberikan. 4. Hendaklah memastikan segala peralatan yang digunakan semasa mesyuarat dibersih dan dikemaskan selepas mesyuarat selesai.

3. Memastikan bungkusan yang hendak dipos dalam keadaan kemas dan baik.PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PROSES SURATMENYURAT SEPERTI URUSAN POS 1. 2. alamat dan nombor telefon penerima. Memastikan borang penghantaran yang diisi dengan lengkap/ betul contohnya nama penerima. Membuat salinan borang penghantaran untuk simpanan Bahagian .

PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI : BERTANGGUNGJAWAB MENGURUSKAN PANTRI DAN KECERIAAN PEJABAT 1. 2. 4. Setiap anggota perlu mempraktikkan amalan kitar semula. Sentiasa bertanggungjawab mengamalkan nilai-nilai murni di kalangan anggota. Memastikan Bahagian Penguatkuasaan dan Kawal Selia sentiasa dalam keadaan bersih. 3. . Sentiasa memastikan setiap peralatan yang telah digunakan. ceria dan terkawal. dibersih dan disimpan ditempat yang telah disediakan.

NAMA : HASMILA BINTI HALIM JAWATAN : PEMBANTU AM PEJABAT N1 UNIT : PENTADBIRAN SENARAI TUGAS 1. Bertanggungjawab dalam melaksanakan tugas-tugas pembantu am pejabat seperti fotostat.faks. . 3. 2.menghantar surat dan memo. Bertanggungjawab menjaga kebersihan dan keceriaan Bahagian. Menerima dan melaksanakan arahan dari masa ke semasa.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful