DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................................

A. PENGANTAR ....................................................................................................................

B. APLIKASI MANAJEMEN STOK SPBU .................................................................................

1. Mengakses Website Manajemen Stok SPBU .............................................................

2. Login User .................................................................................................................

3. Permintaan Penyaluran Melalui SMS ........................................................................

4. Delivery Plan .............................................................................................................

a. Tahap I - Memilih LO dan/atau Memindahkan Shift, Download LO Manual........

b. Tahap II - Print Planning .....................................................................................

c. Tahap III - Broadcast Rencana Penyaluran .........................................................

10

5. Daftar SPBU yang tidak SMS ......................................................................................

10

1
 6. Master Data Pemilik Mobil Tangki ............................................................................

11

7. Master Data Mobil Tangki .........................................................................................

13

8. Master Data Jam Ritase .............................................................................................

14

C. PENUTUP .........................................................................................................................

15

2
A. PENGANTAR
Aplikasi Manajemen Stok SPBU adalah Sistem Informasi berbasis Web yang
menyajikan informasi tentang ketahanan stok SPBU berdasarkan hasil
pengolahan data yang dikirim oleh pengawas SPBU melalui SMS. Melalui
informasi tersebut, manajemen dapat mengetahui SPBU dengan kondisi stok
kritis yang selanjutnya akan mendapatkan prioritas utama dalam Rencana
Penyaluran BBM.

Pada level Layanan Jual terdapat Modul Penjadwalan yang digunakan untuk
mengatur rencana penyaluran BBM H-1 dengan pola sebagai berikut:
1. SPBU mengirimkan permintaan penyaluran melalui SMS
2. Sistem mengoptimalisasi data dan menampilkan urutan SPBU
berdasarkan kondisi stok dalam setiap Shift
3. Layanan Jual mengatur rencana penyaluran dari data yang sudah optimal
sesuai dengan kebutuhan
4. Rencana Penyaluran yang sudah matang selanjutnya di Print dan
ditandatangani oleh Layanan Jual & Transportir lalu diserahkan ke
Distribusi
5. Layanan jual menyampaikan informasi Rencana Penyaluran BBM H-1 ke
masing-masing SPBU melalui fasilitas Broadcast Rencana Penyaluran

B. APLIKASI MANAJEMEN STOK SPBU

1. Mengakses Website Manajemen Stok SPBU
Dengan menggunakan browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera),
ketik alamat http://10.1.34.56 pada address bar (Gambar 1) lalu tekan
tombol Enter atau Icon Go

Gambar 1 – Alamat Web Aplikasi Monitoring Stok SPBU

Selanjutnya akan tampil halaman depan (Gambar 2) yang berisi menu-menu

dan informasi lainnya.

2. Login User
Pilih menu Monitoring SPBU (Gambar 2) untuk masuk pada halaman aplikasi.
Isi Username & Password pada Form Login (Gambar 3) dan selanjutnya tekan
Enter atau tombol Login

3
 Gambar 2 – Halaman Depan

Gambar 3 – Form Login

Setelah Login berhasil maka akan tampil halaman awal Aplikasi Manajemen Stok
SPBU yang menampilkan Rekapitulasi Ketahanan Stok (Gambar 4). Pada sisi kiri
halaman web terdapat menu-menu yang dapat diakses untuk menampilkan
informasi-informasi seputar Profil SPBU, Monitoring Stok per SPBU, Laporan
Ketahanan Stok, Laporan Ketahanan Stok DO, Broadcast SPBU, Grafik dan Ritase
Plan.

4
 Untuk mengatur Rencana Penyaluran BBM H-1 pilih menu “Ritase Plan” pada
Gambar 4

Ritase Plan

Gambar 4 – Rekap Ketahanan Stok

3. Permintaan Penyaluran melalui SMS

Pada menu Ritase Plan akan ditampilkan informasi permintaan penyaluran melalui
SMS (Gambar 5) berdasarkan produk yang di supply oleh depot. Untuk memilih
produk yang lain dapat dilakukan dengan cara memilih produk melalui drop down
menu dan dilanjutkan dengan menekan tombol “Cari Data”. Jika ingin melihat
histori permintaan penyaluran pada tanggal-tanggal sebelumnya dapat dilakukan
dengan menulis tanggal pada field Tanggal dengan format MM/DD/YYYY atau
memilih tanggal dengan mengklik icon kalender dan dilanjutkan dengan menekan
tombol “Cari Data”.

Pada halaman ini terdapat 3 Sub Menu (pojok kanan atas ) yang terdiri dari:
a. Delivery Plan – Untuk mengatur Rencana Penyaluran BBM
b. Realisation – Melihat realisasi penyaluran BBM berdasarkan data yang di
download dari SAP
c. Rekapitulasi – Melihat rencana penyaluran BBM dan realisasinya

Dan 3 Sub Menu (pojok kiri bawah) yang terdiri dari:

a. Mobil Tangki – Untuk mengelola data mobil tangki
b. Pemilik Mobil – Untuk mengelola data pemilik mobil tangki
c. Jam Ritase – Untuk mengganti (update) data jam ritase

5
 Isi Tanggal Pilih Produk

Sub Menu 1

Sub Menu 2

Gambar 5 – Permintaan Penyaluran Melalui SMS

4. Delivery Plan
Pada halaman ini (Gambar 6) akan ditampilkan rencana penyaluran BBM dengan
data yang telah dioptimalisasi secara otomatis oleh sistem dan data kekuatan mobil
tanki di depot (Tabel Kanan Atas). Proses optimalisasi dapat dilakukan dengan
menekan tombol F5 (Refresh).

Untuk melihat data produk lainnya dapat dilakukan dengan memilih jenis produk
pada drop down menu ”Produk” dan dilanjutkan dengan menekan tombol ”Cari
Data”. Sedangkan untuk melihat histori Rencana Penyaluran pada tanggal
sebelumnya dapat dilakukan dengan cara mengisi tanggal pada field Tanggal dengan
format MM/DD/YYYY atau memilih tanggal dengan mengklik icon kalender dan
dilanjutkan dengan menekan tombol “Cari Data”.

Jumlah Loading Order (LO)

Nomor SPBU
Warna background
menandakan Status SPBU
Kuning = Pasti Pas
Abu-abu = Reguler
Outline warna merah
menandakan jika terjadi
pemindahan shift
(Gambar 6)
Kuantitas Delivery
Nilai kuantitas BBM yang diminta oleh SPBU
Warna background menandakan proses
pemilihan LO sudah dilakukan atau belum.
Biru Muda = Belum memilih LO
Putih = Sudah memilih LO
Data jumlah LO Open
Indikator Ketahanan Stok
Merah = Kritis, Stok < 0.5 hari
Kuning = Sedang, Stok < 1 hari
Hijau = Aman, Stok > 1 hari

6
 Sub Menu 1

LO sudah di Flag

Pindah Shift Klik disini untuk Edit Shift

Gambar 6 – Delivery Plan

No SHIP TO

Pilih / Batalkan LO

Pindah Shift

Gambar 7 – Edit Data Rencana Penyaluran

Setelah permintaan penyaluran dioptimalisasi, terdapat beberapa tahap lanjutan

yang dilakukan oleh Layanan Jual dengan urutan sebagai berikut:

a. Tahap I – Memilih LO dan/atau Memindahkan Shift, Download LO Manual

Dalam tahap ini, proses yang dilakukan adalah memilih Loading Order (LO) dan
memindahkan shift (jika diperlukan). Langkah yang dilakukan adalah mengklik angka
”kuantitas delivery” (Gambar 6) dan selanjutnya akan tampil halaman Edit Data
Rencana Penyaluran (Gambar 7)

7
 Untuk memilih LO dilakukan dengan cara mencentang checkbox pada table
berdasarkan nomor LO yang dipilih. Jika proses memilih LO sudah pernah dilakukan,
untuk mengganti dengan nomor LO yang lain adalah dengan cara un-centang pada
LO lama dan selanjutnya centang pada LO yang baru. Untuk membatalkan
keseluruhan LO yang dipilih dilakukan dengan cara mencentang checkbox ”Batalkan
LO”.

Untuk memindahkan shift dilakukan dengan cara memilih shift pada dropdown
menu ”Ritase ke” dan HARUS disertakan alasan pemindahan yang dapat diisi pada
field ”Alasan Perubahan Ritase”.

Seluruh proses diakhiri dengan mencentang checkbox simpan dan dilanjutkan

dengan menekan tombol ”Simpan”.

Jika data LO tidak muncul, dapat dilakukan cara memilih Link ”Download LO
Manual” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar 6) yang selanjutnya akan menampilkan
Form Login (Gambar 8)

Gambar 8 – Form Login Download LO Manual

Isi User Id & Password dengan data yang sama untuk mengakses Website
Manajemen Stok SPBU, dan selanjutnya akan tampil halaman Form Download LO
Manual (Gambar 9). Isi form tersebut dengan data-data sesuai dengan kebutuhan.
Jika akan men-download LO milik SPBU tertentu maka field “Ship To” atau “Sold To”
harus diisi.

8
 Gambar 9 – Form Download LO Manual

b. Tahap II – Print Planning

Setelah Tahap I dilakukan dan Rencana Penyaluran dianggap sudah matang, tahap
berikutnya adalah mencetak draft Rencana Penyaluran yang dapat dilakukan dengan
cara memilih jenis Produk yang akan di print dan diakhiri dengan tombol ”Cari Data”.
Setelah data tampil, klik pada link ”Print Planning” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar
6) yang akan menampilkan draft Rencana Penjadwalan Distribusi BBM/BBK

Gambar 10 – Print Planning

9
 Sebelum draft dicetak, ganti variabel –NAMA KOTA– dan –NAMA– dengan cara
arahkan cursor pada kata tersebut lalu Blok dan ketik dengan kata yang sesuai.
Selanjutnya cetak halaman dengan cara sebagai berikut:
- Browser Mozilla Firefox:

Gambar 11 – Page Setup FireFox

Ganti setting halaman seperti pada Gambar 11. Lalu tekan OK. Pilih menu File 
Print atau tekan tombol Ctrl+P untuk mencetak draft tersebut. Pilih jenis printer
& ganti ukuran kertas menjadi kertas A4 lalu tekan tombol ”Print”

- Browser Internet Explorer

Gambar 12 – Page Setup IE

10
 Ganti setting halaman seperti pada Gambar 11. Lalu tekan OK. Pilih menu File 
Print atau tekan tombol Ctrl+P untuk mencetak draft tersebut. Pilih jenis printer
lalu tekan tombol ”Print”

c. Tahap III – Broadcast Rencana Penyaluran

Tahap akhir adalah menginformasikan Rencana Penyaluran kepada SPBU yang dapat
dilakukan dengan cara mengirimkan pesan SMS melalui fasilitas ”Broadcast Rencana
Penyaluran” (lihat Sub Menu 1 pada Gambar 6.) Draft pesan yang akan dikirim dapat
dilihat pada kolom ”Pesan Rencana Penyaluran” (Gambar 13)

Langkah yang dilakukan dalam proses Broadcast adalah dengan mencentang

checkbox di sebelah kolom Nomor. Lalu tekan tombol ”Broadcast SMS”. Untuk
memudahkan proses centang seluruh data dapat dilakukan dengan cara mengklik
link ”Check All”.

Tombol ”Optimalisasi” digunakan jika dalam tabel terdapat data dengan background
warna kuning yang menandakan 1 atau beberapa produk belum dioptimalisasi.
Langkah yang dilakukan adalah klik tombol ”Optimalisasi” yang akan mengarahkan
user ke halaman Delivery Plan (Gambar 6), pilih jenis BBM untuk data yang belum
optimal lalu tekan tombol ”Cari Data”.

Gambar 13 – Broadcast Rencana Penyaluran

5. Daftar SPBU yang tidak SMS

Langkah untuk menampilkan daftar SPBU yang tidak SMS adalah dengan mengklik
menu “Daftar SPBU yang tidak SMS” (lihat Sub Menu 1 Gambar 6). Secara default
akan ditampilkan 20 data SPBU yang dapat diganti dengan nilai 20, 40, 50 dan 100
dengan cara memilih nilai pada drop down menu “Tampilkan”.

Dari daftar ini, Layanan Jual dapat mengirimkan informasi menggunakan fasilitas
broadcast yaitu dengan cara mengisi pesan SMS pada form di bawah tabel dan
selanjutnya tekan tombol “Broadcast” untuk mengirimkan pesan tersebut (Gambar
14).

Catatan:

11
 Proses broadcast akan memakan waktu lama bergantung dari isi pesan dan jumlah
penerima (SPBU). Untuk itu, harap menunggu sampai proses selesai dan dilarang
menutup browser, menekan tombol X (Stop) atau tombol F5 (Refresh).

Gambar 14 – Daftar SPBU yang tidak SMS

6. Master Data Pemilik Mobil Tangki

Untuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Pemilik
Mobil” (Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Pada halaman ini (Gambar 15) dilakukan
proses pengelolaan data master pemilik mobil yang terdiri dari proses-proses
sebagai berikut:
a. Tambah Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik menu “Tambah Data Pemilik” yang
selanjutnya akan tampil form tambah data pemilik mobil (Gambar 16). Isi field
yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombol “Tambah Data”. (Field
bertanda * harus diisi)
b. Edit Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik link “E” pada Daftar Pemilik Mobil
Tangki (Gambar 15) yang selanjutnya akan tampil form edit data pemilik mobil

12
 (Gambar 17). Ganti data pada field-field yang terdapat pada form tersebut, lalu
tekan tombil “Update Data”. (Field bertanda * harus diisi)

13
 c. Hapus Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik link “D” pada Daftar Pemilik Mobil
Tangki (Gambar 15) yang selanjutnya akan dilakukan proses Hapus Data.

Tambah Data Edit Data

Hapus Data

Gambar 15 – Daftar Pemilik Mobil Tangki

Gambar 16 – Tambah Pemilik Mobil

Gambar 17 – Edit Pemilik Mobil

7. Master Data Mobil Tangki

14
 Untuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Mobil
Tangki” (Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Pada halaman ini (Gambar 18) dilakukan
proses pengelolaan data master mobil tangki yang terdiri dari proses-proses sebagai
berikut:
a. Tambah Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik menu “Tambah Data Mobil” yang
selanjutnya akan tampil form tambah data mobil tangki (Gambar 19). Isi field
yang terdapat pada form tersebut, lalu tekan tombol “Tambah Data”. (Field
bertanda * harus diisi/dipilih)
b. Edit Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik link “E” pada halaman Data Mobil
Tangki (Gambar 18) yang selanjutnya akan tampil form edit data mobil tangki
(Gambar 20). Ganti data pada field-field yang terdapat pada form tersebut, lalu
tekan tombil “Update Data”. (Field bertanda * harus diisi/dipilih)
c. Hapus Data
Langkah yang dilakukan adalah mengklik link “D” pada halaman Data Mobil
Tangki (Gambar 18) yang selanjutnya akan dilakukan proses Hapus Data.

Master data Mobil Tangki ini akan mempengaruhi proses optimalisasi pada
pengelolaan rencana penyaluran (Delivery Plan). Untuk itu, data harus disesuaikan
dengan kondisi setiap hari berdasarkan perencanaan mobil tangki yang dikeluarkan
oleh Transportir.

Gambar 18 – Data Mobil Tangki

15
 Gambar 19 – Tambah Mobil Tangki

Gambar 20 – Edit Mobil Tangki

8. Master Data Jam Ritase

Untuk mengakses halaman ini dapat dilakukan dengan memilih menu “Jam Ritase”
(Lihat Sub Menu 2 pada Gambar 5). Data Jam Ritase akan tampil pada halaman
Ritase Plan, Delivery Plan, Realisation, Rekapitulasi dan Print Planning. Untuk
mengganti data jam dapat dilakukan dengan cara mengklik link “E” pada tabel dan
selanjutnya ganti data yang tampil pada form lalu tekan tombol “Submit”

Gambar 20 – Jam Ritase

16
C. PENUTUP
Demikian penjelasan mengenai cara pengoperasian Aplikasi Manajemen Stok SPBU
untuk level user Layanan Jual. Apabila masih terdapat hambatan mengoperasikan
fasilitas-fasilitas yang terdapat pada website, pengguna dapat menghubungi
programmer bagian IT Solution (CSS) Pertamina Pusat agar mendapat bantuan sesuai
dengan permasalahan yang muncul.

Besar harapan agar Layanan Jual di depot dapat memahami dan menguasai
pengoperasian Aplikasi ini agar proses penjadwalan dapat berjalan dengan lancar.
Terima Kasih.

17