P. 1
Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

Sistem Penyimpanan Arsip Aktif

|Views: 5,431|Likes:
Dipublikasikan oleh Anita Handayani
Sistem Penyimpanan Arsip Aktif, Pengarsipan
Sistem Penyimpanan Arsip Aktif, Pengarsipan

More info:

Published by: Anita Handayani on Dec 30, 2010
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/08/2013

pdf

text

original

SIS1LM PLNYIMPANAN SIS1LM PLNYIMPANAN

ARSIP AK1II ARSIP AK1II
noorvani noorvani
· · SIS1LM PLN\IMPANAN ARSIP AK1Il SIS1LM PLN\IMPANAN ARSIP AK1Il
ADA 1IGA BLN1UK: ADA 1IGA BLN1UK:
SLN1RALISASI SLN1RALISASI
DLSLN1RALISASI DLSLN1RALISASI
GABUNGAN GABUNGAN
SLN1RALISASI SLN1RALISASI
Sistem penvimpanan arsip aktií secara terpusat di satu tempat. Sistem penvimpanan arsip aktií secara terpusat di satu tempat.
Kevvtvvgav ´evtrati.a.i: Kevvtvvgav ´evtrati.a.i:
Memberikan prosedur vang konsisten. Memberikan prosedur vang konsisten.
Jelas penanggungjawabnva. Jelas penanggungjawabnva.
Menjaga arsip aktií vang berkaitan secara bersama. Menjaga arsip aktií vang berkaitan secara bersama.
Memberikan pelavanan vang seragam bagi semua unit kerja ´ departemen. Memberikan pelavanan vang seragam bagi semua unit kerja ´ departemen.
Meminimalkan duplikasi arsip aktií. Meminimalkan duplikasi arsip aktií.
Memberikan penggunaan ruang. peralatan. personalia secara lebih baik. Memberikan penggunaan ruang. peralatan. personalia secara lebih baik.
Memungkinkan lebih terjaminnva keamanan arsip aktií. Memungkinkan lebih terjaminnva keamanan arsip aktií.
Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan Memberikan cara penemuan arsip sekali jalan
Ketevabav ´evtrati.a.i : Ketevabav ´evtrati.a.i :
Sentralisasi pada organisasi vang besar akan dihadapkan pada masalah Sentralisasi pada organisasi vang besar akan dihadapkan pada masalah
keterlambatan penanganan arsip aktií. vang justru berakibat pada in eíisiensi keterlambatan penanganan arsip aktií. vang justru berakibat pada in eíisiensi
dan in eíektiíitas. dan in eíektiíitas.
LSLN1RALISASI LSLN1RALISASI
Sistem penvimpanan arsip aktií di masing Sistem penvimpanan arsip aktií di masing--masing unit kerja ´ departemen. masing unit kerja ´ departemen.
a.atab yavg ber/aitav aevgav .i.tev ae.evtrati.a.i aaatab : a.atab yavg ber/aitav aevgav .i.tev ae.evtrati.a.i aaatab :
Masing Masing--masing unit kerja mempunvai cara penvimpanan sendiri masing unit kerja mempunvai cara penvimpanan sendiri--sendiri sendiri
sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktií secara sehingga tidak ada keseragaman dalam sistem pengelolaan arsip aktií secara
keseluruhan. keseluruhan.
Masing Masing--masing departemen´unit kerja menvimpan arsipnva sendiri masing departemen´unit kerja menvimpan arsipnva sendiri--sendiri sendiri
ini menvebabkan tidak semua arsip vang berkaitan disimpan secara ini menvebabkan tidak semua arsip vang berkaitan disimpan secara
bersama. bersama.
Mendukung kearah praktek penvimpanan duplikasi arsip aktií. Mendukung kearah praktek penvimpanan duplikasi arsip aktií.
Penggunaan peralatan tidak secara maksimum. karena setiap unit kerja akan Penggunaan peralatan tidak secara maksimum. karena setiap unit kerja akan
melakukan pengadaan peralatan sendiri melakukan pengadaan peralatan sendiri--sendiri. sendiri.
Masing Masing--masing departemen´unit kerja menvimpan arsip dengan cara vang masing departemen´unit kerja menvimpan arsip dengan cara vang
berbeda berbeda--beda. oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal. beda. oleh karena itu jaminan atas keamanan arsip kurang optimal.
· · e.evtrati.a.i .e.vai vvtv/ /ovai.i : e.evtrati.a.i .e.vai vvtv/ /ovai.i :
a, a, Jika iníormasi vang diperlukan hanva vang diciptakan oleh satu Jika iníormasi vang diperlukan hanva vang diciptakan oleh satu
unit kerja. unit kerja.
b, b, Volume arsip vang ada di unit Volume arsip vang ada di unit--unit kerja sangat besar. unit kerja sangat besar.
c, c, Organisasi vang besar vaitu memiliki unit Organisasi vang besar vaitu memiliki unit--unit kerja vang unit kerja vang
kompleks. kompleks.
KOMBINASI KOMBINASI
(GABUNGAN AN1ARA (GABUNGAN AN1ARA
SLN1RALISASI AN LSLN1RALISASI) SLN1RALISASI AN LSLN1RALISASI)
Sistem penvimpanan arsip aktií vang memperbolehkan unit Sistem penvimpanan arsip aktií vang memperbolehkan unit--unit kerja mengelola arsip aktiínva unit kerja mengelola arsip aktiínva
di bawah kontrol sistem sentralisasi. di bawah kontrol sistem sentralisasi.
Kevvtvvgav ´i.tev Kovbiva.i : Kevvtvvgav ´i.tev Kovbiva.i :
a, a, Keseragaman Keseragaman sistem penvimpanan dan penemuan kembali. sistem penvimpanan dan penemuan kembali.
b, b, Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnva arsip. Meminimalkan salah pemberkasan dan hilangnva arsip.
c, c, 1erpusatnva pengadaan peralatan sehingga akan lebih eíisien dan eíektií. 1erpusatnva pengadaan peralatan sehingga akan lebih eíisien dan eíektií.
d, d, Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penvusutan arsip. Memudahkan pergerakan arsip sesuai dengan jadwal retensi dan penvusutan arsip.
e, e, Memberikan perasaan aman` bagi manajemen atau pengelola arsip. Memberikan perasaan aman` bagi manajemen atau pengelola arsip.
Ketevabav : Ketevabav :
a, a, Problem vang melekat dalam masing Problem vang melekat dalam masing--masing sistem dapat muncul pada sistem kombinasi. masing sistem dapat muncul pada sistem kombinasi.
b, b, Arsip vang berkaitan tidak disimpan secara bersama Arsip vang berkaitan tidak disimpan secara bersama--sama dalam satu kesatuan. sama dalam satu kesatuan.
KLSIMPULAN KLSIMPULAN
· · Penentuan dalam sistem penvimpanan arsip aktií Penentuan dalam sistem penvimpanan arsip aktií
suatu organisasi ´ lembaga tergantung pada suatu organisasi ´ lembaga tergantung pada
kebutuhan organisasi . besar kecilnva organisasi. kebutuhan organisasi . besar kecilnva organisasi.
· · Kalau kita melihat ketiga bentuk tersebut. Kalau kita melihat ketiga bentuk tersebut.
nampaknva sistem penvimpanan arsip aktií nampaknva sistem penvimpanan arsip aktií
kombinasilah vang sesuai dan telah di terapkan kombinasilah vang sesuai dan telah di terapkan
IPB. IPB.
PLNA1AAN ARSIP AK1II PLNA1AAN ARSIP AK1II
SIS1LM PLNA1AAN ARSIP AA BLBLRAPA SIS1LM PLNA1AAN ARSIP AA BLBLRAPA
MACAM YAI1U : MACAM YAI1U :
· · KRONOLOGIS KRONOLOGIS
· · ABJAD ABJAD
· · SUBJLK MASALAl, SUBJLK MASALAl,
· · NOMOR NOMOR
· · KRONOLOGIS : KRONOLOGIS :
Arsip vang disimpan berdasarkan kronologi Arsip vang disimpan berdasarkan kronologi
waktu. vaitu tanggal. bulan dan tahun surat waktu. vaitu tanggal. bulan dan tahun surat
tersebut dikeluarkan. tersebut dikeluarkan.
· · ABJAD : ABJAD :
Arsip vang disimpan berdasarkan abdjad. Arsip vang disimpan berdasarkan abdjad.
biasanva dipergunakan di bagian kepegawaian biasanva dipergunakan di bagian kepegawaian
untuk menvimpan arsip perorangan. untuk menvimpan arsip perorangan.
· · SUBJLK MASALAl, SUBJLK MASALAl,
Arsip vang disimpan berdasarkan subjek ´ Arsip vang disimpan berdasarkan subjek ´
masalah ´ perihal ´ kode surat. masalah ´ perihal ´ kode surat.
· · NOMOR NOMOR
Arsip vang disimpan berdasarkan nomor. Arsip vang disimpan berdasarkan nomor.
KLSIMPULAN KLSIMPULAN
· · Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip tersebut. Setelah kita uraikan keempat sistem penataan arsip tersebut.
nampaknva sistem penataan arsip berdasarkan subjek masalah, nampaknva sistem penataan arsip berdasarkan subjek masalah,
sangat mudah diterapkan. dan untuk penemuan kembali lebih cepat sangat mudah diterapkan. dan untuk penemuan kembali lebih cepat
dibandingkan dengan sistem vang lain. Sistem ini berlaku untuk dibandingkan dengan sistem vang lain. Sistem ini berlaku untuk
penvimpanan arsip vang bersiíat umum. penvimpanan arsip vang bersiíat umum.
· · Sistem abjad lebih sesuai untuk penvimpanan arsip perorangan di Sistem abjad lebih sesuai untuk penvimpanan arsip perorangan di
bagian kepegawaian. bagian kepegawaian.
· · Berdasarkan pengalaman penulis. penvimpanan arsip berdasarkan Berdasarkan pengalaman penulis. penvimpanan arsip berdasarkan
kronologis ataupun nomor. sangat menvulitkan kita pada saat kita kronologis ataupun nomor. sangat menvulitkan kita pada saat kita
mencari kembali arsip itu pada saat diperlukan. Karena kita harus mencari kembali arsip itu pada saat diperlukan. Karena kita harus
membaca agenda surat. atau membuka satu persatu arsip vang telah membaca agenda surat. atau membuka satu persatu arsip vang telah
disimpan. disimpan.
Langkah Langkah- -Langkah Penataan Arsip Langkah Penataan Arsip
Berdasarkan Masalah Berdasarkan Masalah
Kita tentukan lebih dahulu skema arsip vang akan Kita tentukan lebih dahulu skema arsip vang akan
kita gunakan. kita gunakan.
Arsip kita pilah Arsip kita pilah pilah berdasarkan skema vang kita gunakan. pilah berdasarkan skema vang kita gunakan.
dalam hal ini adalah sesuai dengan kode surat permasalahan,. dalam hal ini adalah sesuai dengan kode surat permasalahan,.
Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal. bulan dan tahun. Kemudian kita urutkan berdasarkan tanggal. bulan dan tahun.
Kemudian kita masukkan arsip ke dalam íolder´box íile´ Kemudian kita masukkan arsip ke dalam íolder´box íile´
map. map.
Dalam penvimpanan íolder´box íile´map diurutkan sesuai Dalam penvimpanan íolder´box íile´map diurutkan sesuai
dengan nomor vang telah ditentukan. dengan nomor vang telah ditentukan.
SKLMA ARSIP SKLMA ARSIP
· · Skema arsip sederhana vang kita gunakan adalah Skema arsip sederhana vang kita gunakan adalah
berdasarkan kode surat vang sudah berlaku di IPB.vaitu berdasarkan kode surat vang sudah berlaku di IPB.vaitu
Nomor Nomor Perihal Arsip Perihal Arsip Kode Kode
001 001 lubungan Masvarakat lubungan Masvarakat lM lM
002 002 Kerjasama Luar Negeri Kerjasama Luar Negeri LN LN
003 003 Organisasi dan 1ata Kerja Organisasi dan 1ata Kerja O1 O1
004 004 Perlengkapan Perlengkapan LK LK
005 005 Perencanaan Perencanaan PR PR
006 006 Ketatausahaan Ketatausahaan 1U 1U
00¯ 00¯ Kepegawaian Kepegawaian KP KP
Nomor Nomor Perihal Arsip Perihal Arsip Kode Kode
008 008 Keuangan Keuangan KU KU
009 009 lukum lukum lK lK
010 010 Kelembagaan Kelembagaan KL KL
011 011 Prasarana dan Sarana Akademik Prasarana dan Sarana Akademik PS PS
012 012 Penelitian Penelitian PL PL
013 013 Pengabdian pada Masvarakat Pengabdian pada Masvarakat PM PM
014 014 Kuliah Kerja Nvata´ Kuliah Kerja Proíesi Kuliah Kerja Nvata´ Kuliah Kerja Proíesi KK KK
015 015 Pengembangan Perpustakaan Pengembangan Perpustakaan PK PK
016 016 Kemahasiswaan Kemahasiswaan KM KM
01¯ 01¯ Pendidikan dan Pengajaran Pendidikan dan Pengajaran PP PP
018 018 Lain Lain--lain lain LL LL
SKLMA ARSIP YANG LLBIH SKLMA ARSIP YANG LLBIH
RINCI RINCI
Kalau kita ingin menggunakan skema arsip vang lebih Kalau kita ingin menggunakan skema arsip vang lebih
rinci lagi. maka dari masing rinci lagi. maka dari masing--masing perihal kita pecah masing perihal kita pecah
lagi lebih detail. lagi lebih detail.
Keuntungannva : pada saat mencari kembali arsip Keuntungannva : pada saat mencari kembali arsip
vang diperlukan akan lebih cepat ditemukan. vang diperlukan akan lebih cepat ditemukan.
Contoh : Contoh :
Nomor Nomor Perihal Arsip Perihal Arsip Kode Kode
Surat Surat
1empat 1empat
Penvimpanan Penvimpanan
001 001 lubungan Masvarakat lubungan Masvarakat
001.01. Kerjasama dalam Negeri 001.01. Kerjasama dalam Negeri
001.02. Magang 001.02. Magang
001.03. Seminar´Lokakarva 001.03. Seminar´Lokakarva
lM lM
501.A.01.001.01 501.A.01.001.01
501.A.01.001.02 501.A.01.001.02
501.A.01.001.03 501.A.01.001.03
002 002 Kerjasama Luar Negeri Kerjasama Luar Negeri
002.01. Seminar ke Luar Negeri 002.01. Seminar ke Luar Negeri
002.02. Kunjungan dari dan ke Luar 002.02. Kunjungan dari dan ke Luar
Negeri Negeri
LN LN
501.A.01.002.01 501.A.01.002.01
501.A.02.002.02 501.A.02.002.02
Nomor Nomor Perihal Arsip Perihal Arsip Kode Kode
Surat Surat
1empat 1empat
Penvimpanan Penvimpanan
00¯ 00¯ Kepegawaian Kepegawaian
00¯.01. Surat 1ugas 00¯.01. Surat 1ugas
00¯.02. Sertiíikasi Dosen 00¯.02. Sertiíikasi Dosen
00¯.03. Pengusulan Kenaikan Pangkat 00¯.03. Pengusulan Kenaikan Pangkat
KP KP
501.A.01.00¯.01 501.A.01.00¯.01
501.A.01.00¯.02 501.A.01.00¯.02
501.A.01.00¯.03 501.A.01.00¯.03
01¯ 01¯ Pendidikan dan Pengajaran Pendidikan dan Pengajaran
01¯.01. Nilai Mahasiswa 01¯.01. Nilai Mahasiswa
01¯.02. Jadwal Kuliah dan Ujian 01¯.02. Jadwal Kuliah dan Ujian
01¯.03. Seminar Mahasiswa 01¯.03. Seminar Mahasiswa
PP PP
501.A.02.01¯.01 501.A.02.01¯.01
501.A.02.01¯.02 501.A.02.01¯.02
501.A.02.01¯.03 501.A.02.01¯.03
· · Keterangan : Keterangan :
501 ~ Kode Ruangan 501 ~ Kode Ruangan
A ~ Kode lilling (abinet ´ Rak penvimpan arsip A ~ Kode lilling (abinet ´ Rak penvimpan arsip
01 ~ Kode Laci lilling (abinet ´ Rak penvimpan arsip 01 ~ Kode Laci lilling (abinet ´ Rak penvimpan arsip
001 ~ Kode permasalahan arsip 001 ~ Kode permasalahan arsip
01 ~ Kode nomor urut arsip vang disimpan 01 ~ Kode nomor urut arsip vang disimpan
· · Skema arsip tersebut hanva contoh. bisa dikembangkan Skema arsip tersebut hanva contoh. bisa dikembangkan
lagi sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing lagi sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing--masing. masing.
_________________________ _________________________
Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktií. Pusdiklat ANRI. 1ahun 2006 Sumber : 1. Modul Manajemen Arsip Aktií. Pusdiklat ANRI. 1ahun 2006
2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen 2. Laporan Praktek Kerja Lapangan Kearsipan di Departemen
Proteksi 1anaman laperta IPB 1ahun 2008. Proteksi 1anaman laperta IPB 1ahun 2008.
Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai arsip setelah Ada beberapa hal yang bisa menambah wawasan saya mengenai arsip setelah
mengikuti pelatihan iabatan Iungsional kearsipan tingkat ahli di Pusdiklat ANRI mengikuti pelatihan iabatan Iungsional kearsipan tingkat ahli di Pusdiklat ANRI
bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu : bulan Juli tahun 2008 lalu , yaitu :
Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan menurut opini Selama ini kita menganggap arsip itu tidak begitu penting, bahkan menurut opini
dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau tumpukan kertas yang tak dalam masyarakat arsip identik dengan sampah, atau tumpukan kertas yang tak
berguna. Tetapi setelah mengikuti pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa berguna. Tetapi setelah mengikuti pelatihan ini terbukalah wawasan saya bahwa
arsip itu sangat penting, bahkan arsip terutama arsip aktiI merupakan salah satu arsip itu sangat penting, bahkan arsip terutama arsip aktiI merupakan salah satu
bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. bahan yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu organisasi.
Pada saat kami berkuniung ke ANRI, saya sempat kaget iuga betapa mereka Pada saat kami berkuniung ke ANRI, saya sempat kaget iuga betapa mereka
memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip yang ratusan tahun masih memperlakukan arsip dengan sangat serius, bahkan arsip yang ratusan tahun masih
tersimpan dengan rapi. tersimpan dengan rapi.
Jabatan Iungsional arsiparis bisa diiadikan pertimbangan apabila kita ingin naik Jabatan Iungsional arsiparis bisa diiadikan pertimbangan apabila kita ingin naik
pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat sudah pada posisi puncak. pangkat yang lebih tinggi, sementara saat ini pangkat sudah pada posisi puncak.
Bagi tenaga kependidikan yang memiliki iiazah terakhir SLTA bisa mencapai ke Bagi tenaga kependidikan yang memiliki iiazah terakhir SLTA bisa mencapai ke
golongan III/d, sedangkan bagi S1 bisa mencapai ke golongan IV. golongan III/d, sedangkan bagi S1 bisa mencapai ke golongan IV.
Tak ada gading yang tak retak Tak ada gading yang tak retak
Terima Kasih Terima Kasih
Semoga BermanIaat Semoga BermanIaat

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->