TUGAS MAKALAH JARDIKNAS

ADMINISTRASI DOKUMEN PERKANTORAN

BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI

Disusun oleh
Nama : Suyatno
Tugas : Lab Multimedia dan TI
Unit kerja : SMA Negeri 5 Yogyakarta
 PENGELOLAAN ADMINISTRASI DOKUMEN PERKANTORAN
BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI (E-ADMINISTRATION)

ABSTRAK
Administrasi merupakan kegiatan operasional rutin yang dilakukan oleh setiap personal dalam
suatu organisasi atau perkantoran. Proses administrasi formal terkait dengan aspek legal dan
umumnya tertuang dalam dokumen dinas tertulis. Lalu lintas dokumen, surat, nota, atau memo
dinas antar personal atau unit dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan
effort yang juga semakin besar. Setiap personal atau unit yang menerima atau mengeluarkan
dokumen harus melakukan verifikasi sesuai kewenangannya. Makin besar organisasi tersebut
akan menyebabkan bottle-neck serta alur proses yang panjang sehingga waktu proses makin
lama pula. Aplikasi teknologi informasi dengan mengacu pada prinsip administrasi pengelolaan
dokumen yang umum, menghasilkan produk sistem informasi untuk solusi dalam administrasi
ketatausahaan. Sistem informasi berbasis Web dengan menggunakan pengolahan database
terpusat, penerapan keamanan hak akses, dan arsitektur threetiered yang dilengkapi berbagai
teknologi pendukung lain. Sistem dapat diakses oleh setiap personal yang berkepentingan
melalui jaringan komputer internal (intranet), jaringan global internet, dan juga jaringan
komunikasi telepon fix maupun mobile.
Kata kunci: Administrasi, dokumen, sistem informas berbasis Web

1. PENDAHULUAN
Kebutuhan Sistem
Administrasi dalam kegiatan operasional suatu organisasi selalu terkait dengan 2 hal, yaitu :
legalitas dan effisiensi. Setiap kegiatan baik secara personal maupun organisasi perlu dituangkan
dalam statu dokumen dari mulai tahap rencana sampai dengan akhir kegiatan atau laporan.
Dokumen-dokumen tersebut selain berfungsi sebagai sarana komunikasi antar personal, unit,
ataupun organisasi juga berfungsi sebagai bukti formal kegiatan yang dapat
dipertanggungjawabkan (aspek legalitas). Di sisi lain, pengelolaan dokumen seperti : surat, form,
nota, atau memo dinas sering menjadi permasalahan yang cukup menyita waktu dan tenaga.
Lalu lintas dokumen dapat berkembang menjadi sangat besar sehingga memerlukan suatu
sistem pengagendaan, pendistribusian, dan pengarsipan yang juga semakin besar (aspek
effisiensi). Makin besar organisasi akan menyebabkan “bottleneck” serta alur birokrasi yang
makin panjang sehingga proses dokumen akan menjadi makin lama. Untuk mengatasinya
seringkali proses administrasi dokumen disederhanakan atau bahkan diabaikan. Akibatnya
menimbulkan masalah dalam monitoring dan pencarian dokumen selain tentu saja mengurangi
legalitas kegiatannya. Melihat permasalahan dalam pengelolaan dokumen di atas serta adanya
perkembangan teknologi informasi, perlu dibangun suatu sistem komputerisasi terpadu untuk
pengelolaan dokumen yang mencakup seluruh bagian dalam Organisasi.
Jenis dokumen yang paling umum dan memerlukan effort yang besar adalah surat. Biasanya
dalam suatu Organisasi terdapat bagian khusus sebagai pusat pengelola dokumen atau surat
yang berfungsi: menerima dokumen, mencatat dalam agenda, dan mendistribusikan ke seluruh
bagian. Bagian khusus ini dapat disebut Tata Usaha, Sekretariat, Unit Administrasi Umum, atau
dalam makalah ini disebut Pusat Distribusi. Tiap bagian atau Unit di dalam Organisasi perlu
personal untuk mengagendakan dan meneruskan dokumen sesuai kewenangan masingmasing
yang selanjutnya disebut Sekretariat. Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi
untuk Indonesia

2. RANCANGAN SISTEM

Seluruh personil yang terlibat dalam proses diklasifikasikan menjadi 3 kelompok, yaitu :
1. Pusat Distribusi : adalah staf yang bertugas menerima surat dari luar dan mendistribusikan ke
unit atau bagian lainnya.
2. Sekretariat : adalah para staf yang bertugas mengagendakan dan meneruskannya ke unit atau
personal yang dituju oleh surat tersebut.Termasuk di dalamnya adalah para Sekretaris
Pimpinan.
3. Personal : adalah para pejabat atau staf yang dapat menerima atau mengeluarkan surat.
Secara umum, aliran proses administrasi surat dalam suatu Organisasi baik besar maupun
kecil
Kriteria
Sistem yang akan dibangun tentu saja didasarkan atas pengelolaan dokumen secara elektronik.
Secara umum sistem harus mampu menangani semua permasalahan surat masuk dan keluar,
baik yang bersifat eksternal maupun internal.
Memudahkan seluruh staf administrasi dalam pengelolaan surat di seluruh bagian institusi
sehingga menjamin tertib administrasi
Menyediakan akses secepatnya dari mana saja bagi semua pejabat dan staf yang akan
mengirim ataupun merespon surat yang ditujukan padanya.
Menyediakan sistem pengarsipan terpadu sehingga memudahkan penelusuran surat (tracking),
dan monitoring
Memberikan fasilitas dalam pembuatan laporan pengelolaan surat.
Untuk itu maka dirancang sistem informasi untuk pengelolaan surat yang berbasis web dan
mudah diakses, dengan menggunakan pengolahan database terpusat, penerapan keamanan hak
akses, dan arsitektur three-tiered.
Web-Based
Setiap informasi dapat diakses dengan mudah baik melalui intranet untuk kalangan terbatas
maupun internet untuk umum. Dengan basis seperti ini, pengguna tidak terbebani dengan
keharusan untuk memiliki, memasang, mempelajari, dan menggunakan berbagai software untuk
berbagai aplikasi tetapi hanya cukup membutuhkan 1 (satu) program web browser yang amat
mudah penggunaannya dan biasanya telah tersedia.
Fleksibility
Berbagai jenis komputer pengguna dengan berbagai sistem operasi akan tetap dapat
menggunakan sistem informasi tersebut.
Centrelized
Penggunaan Database Terpusat menjamin agar setiap pengguna memperoleh informasi yang
sama, akurat, dan paling aktual sehingga akan mengurangi duplikasi data serta dapat langsung
diproses lebih lanjut (waktu yang lebih singkat).
Authorized
Keamanan hak akses terhadap data yang vital dan non-publik, namun tetap memberikan
kemudahan bagi pengguna yang punya kewenangan untuk mendapatkan atau mengolah data
yang diperlukan.
Three-Tiered
Konsep arsitektur Three-Tiered memfasilitasi kemungkinan terjadinya perubahan aturan
administrasi di organisasi tersebut. Sistem juga menerapkan prinsip client
serversehinggamemungkinkan untuk perluasan sistem yang secara teoritis tidak terbatas, baik
dalam ruang lingkup maupun jumlah data yang diolah.Selain hal-hal di atas, rancangan sistem
harus mampu menerapkan prinsip dan aturan administrasi umum agar dapat digunakan secara
optimal. Sistem harus pula mampu mengakomodir kemungkinan terjadinya masa transisi karena
adanya perubahan budaya verja dalam organisasi. Sistem administrasi berbasis elektronik yang
akan diterapkan tetap dapat bersinergi dengan sistem konvensional yang berbasis dokumen
tertulis. Berbagai dukungan infrastruktur dan sumber daya manusia yang berbeda-beda untuk
tiap organisasi baik untuk kondisi saat ini maupun perkembangan oragnisasi di masa datang,
juga menjadi faktor yang harus dipertimbangkan dalam rancangan sistem. Dengan kata lain,
implementasi sistem nantinya harus dapat memberikan manfaat yang optimal bagi organisasi
walaupun dioperasikan pada infrastruktur dan kemampuan SDM yang minimum ataupun
maksimum.
Fungsi
Sistem dirancang untuk memiliki fungsi utama sebagai sarana pendistribusian data surat yang
telah dicatat dan penelusuran jejak tiap surat sehingga pihak-pihak yang memiliki kepentingan
dengan surat tersebut dapat mengetahui secara cepat data tiap surat. Secara teknis, fungsi
sistem adalah sbb :
Integrated
Keseluruhan fungsi dikelola menggunakan konsep jaringan informasi terpadu dan terhubung
keseluruh unit Institusi.
Paperless
Pendistribusian surat secara elektronik sehingga menjadi cepat dan hemat kertas.
User Management
Pengaturan hak akses baik bagi pengguna perorangan maupun grup dapat dilakukan di tiap unit
masing-masing.
Access Log
Pencatatan setiap akses yang dilakukan pengguna sehingga memudahkan pemantauan sistem
Query & Report
Permintaan data (query) spesifik dan pembuatan laporan ataupun statistik
Online Office to Office
Interaksi antar sesama kantor/institusi yang juga menggunakan sistem serupa dapat dilakukan
online melalui jaringan internet Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk
Indonesia
Target pengguna sistem dapat dikelompokkan ke dalam:
1. Staf Administratif di Pusat Distribusi
2. Eksekutif Pengelola Administrasi Surat
3. Staf kesekretariatan di tiap unit
4. Pengguna (setiap personal pejabat atau staf yang dapat mengirim atau menerima surat) Selain
pengguna rutin di atas diperlukan kelompok personal lainnya untuk mendukung operasional
sistem, yaitu :
5. Administrator sistem aplikasi
6. Office Manager
7. Pengelola sistem server
8. Network Administrator
Jika diperlukan oleh organisasi ybs, maka dapat dimungkinkan untuk memberikan akses kepada
pihak lain di luar organisasi baik secara terbatas maupun untuk masyarakat umum.

3. PENUTUP
Inti dari rancangan sistem informasi yang dibahas di atas adalah sebuah sistem perangkat lunak
aplikasi (Application Software). Namun demikian untuk mendapatkan hasil yang optimal bagi
organisasi pengguna, maka pertimbangan aspek layanan atau service pendukung perlu dikaji
lebih mendalam. Layanan akses melalui email ataupun SMS bagi pengguna perlu mendapat
perhatian lebih karena layanan jenis tersebut sudah sangat familiar dan luas penggunaannya di
masyarakat. Hal ini akan memberikan implikasi terhadap infrastruktur yang diperlukan untuk
mendukung layanan tersebut. Layanan terkait lainnya akan diperlukan untuk memberikan
kemampuan ”on-line” antar organisasi yang telah menggunakan sistem informasi ini.
Pertimbangan aspek teknis dan non-teknis dalam hubungan antar organisasi harus menjadi
kriteria yang menentukan. Aspek teknologi terkait lainnya yang juga perlu dipertimbangkan
adalah keamanan sistem informasi dan dokumen elektronik itu sendiriseperti : Digital Signature,
Watermark, dll.

4. REFERENSI
1) Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 3-4 Mei 2006, A Aula
Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
2) http://rachdian.com/
3) Jogiyanto HM, "Sistem Teknologi Informasi", Penerbit Andi, Yogyakarta, 2003.
4) Ariesto Hadi Sutopo, "Analisis dan Desain Berorientasi Objek", Penerbit J & J Learning,
Yogyakarta, 2002.