KONSEP SISTEM FAIL

OLEH:
ARKIB NEGARA MALAYSIA
 KONSEP SISTEM FAIL

1. 2.
SKIMA FAIL MENGKELAS Maklumat MENGINDEKS
(Filing Scheme)

MANUAL FAIL
THESAURUS FAIL A G
H I
A A
KAEDAH FAIL Prosedur B UNIT-UNIT N Peralatan
(Filing Method) FAIL I
R Peruntukan
KAEDAH REGISTRI Manusia R
(Straight Forward E T
Alphabetic) G I S
1. Kaedah Indexing
2. Kaedah warna (colour coding)
3. Kaedah Geografic 3.
4. Kaedah Universal Subject MENYIMPAN &
classification.
MENGESAN
5. Kaedah Kelompok
(Block Numeric)
6. Kaedah soundeks
7. dll SUSUNAN FAIL
(File Arrangement)
 SISTEM

Sistem merupakan satu kumpulan bahagian-bahagian

yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu
matlamat.

Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk

satu putaran.

Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

 APA DIA FAIL

 BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG

UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).

 “A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.

 SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN

DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK,
NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN.

 ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT

KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN
DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA
ATAU SUBJEK.

 TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT

TERSEBUT.
 SISTEM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi

yang berkait dengan:

Penciptaan Fail
Penggunaan Fail
Penutupan Fail
Pemisahan Fail

Titikpusatnya ialah: Unit Registri

Bahagian Pendaftaran Surat

Bahagian Registri
Bahagian Pendaftaran Fail
Bahagian Pendaftaran Mail
Bahagian Rekod
Pusat Rekod
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri:

Mengadakan Fail

Mentiadakan Fail

Mengedarkan Fail

Mengesan Kembali Fail

Memisahkan Fail
 TUGAS UTAMA SISTEM FAIL

Proses:

MENGKELAS
MENGINDEKS
MENYIMPAN
MENGESAN KEMBALI

KAEDAH FAIL
Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu
dilaksanakan.
 MATLAMAT SISTEM FAIL

Memberi maklumat (fail) yang betul

kepada orang yang memerlukan
pada masa yang ditetapkan
dengan kos/perbelanjaan yang terendah

BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT

DI ATAS?

Input
Proses
output
 KOMPONEN SISTEM FAIL

INPUT PROSES OUTPUT

Maklumat 1. PENUTUPAN FAIL

Peralatan
Peruntukan i. Mengkelas
Manusia ii. Mengindeks
Prosedur: SKIMA FAIL iii. Mengesan
Manual MAKLUMT
Thesaurus:
-Housekeeping
2. PENYIMPANAN,
- Functional PEMELIHARAAN
Pendaftaran & PENGGUNAA FAIL
Pergerakan 3. PEMISAHAN FAIL

MATLAMAT:
Memberi maklumat(fail) yang betul. Kepada orang yang memerlukan.
Pada masa yang ditetapkan. Dengan kos yang terendah.
 PENGKELASAN
Ertinya:-
- Proses intelektual dan
deduktif yang mendahului
kerja-kerja mengindeks

- Penyusunan maklumat atau segala

surat-suratan yang diwujudkan ke
dalam kumpulan-kumpulan yang
seakan-akan sama maksudnya, di
mana tiap-tiap kumpulan dikenali
dengan identitinya yang tersendiri

Contohnya: Housekeeping
Functional
Tahap Keselamatan
Kod/Jenis
 AKTIVITI PENGKELASAN

- Penyediaan Thesaurus

- Penyediaan Kod

- Penyediaan Skima
 KAEDAH KELASIFIKASI

- Abjad (Alphabetic)
- Nombor (Numeric)
- Alphanumeric (Abjad + Nombor)
- Perkara
- Kronologi
- Geografi
- Warna
- Nama
- Dan Lain-lain
 PENGKELASAN PERKARA

Perkara Ertinya:

Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama

terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu
konsep.

Pengkelasan Perkara bermakna:

Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-

perkara yang telah ditetapkan.
 MENGINDEKS (MENGFAHARASAT)

Ertinya:

-Menyediakan petunjuk

-Berdasarkan perkataan-perkataan yang

dipilih dari tajuk fail
 AKTIVITI MENGINDEKS

-Mengenalpasti perkataan utama yang

berkaitan
dengan perkara

-Menyusun mengikut abjad

 KAEDAH MENGINDEKS

•Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail

•Memasukkan tajuk fail dalam borang

doket Am 89 dan Am 89A

•Komputer

•Kod Indeks 3” x 5”

•Penyusunan Mengikut Abjad

•Penyusunan Mengikut Nombor

 MENGESAN

Mendapatkan semula maklumat

mengikut sistem yang telah disediakan
 AKTIVITI MENGESAN

- Rujuk Indeks

- Kawal Edaran

- Penyusunan fail dalam

kabinet/rak
 KAEDAH MENGESAN

- Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau

Indeks Kad

- Penggunaan Kad Edaran Fail

- Penggunaan Komputer

- Penggunaan Senarai Fail atau

Buku Daftar Fail

- Penggunaan Buku Daftar Surat

 SIRI FAIL

Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan

mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk
aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail
atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau
dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau
fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai
bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang
lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan
penggunaannya.