Disusun oleh:

Nama :FRANSISKA WIWIN HARYATI

Kelas : MIKASE B
.LATAR BELAKANG

Selama ini administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis menulis belaka.
Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak beralasan. Secara phisik kegiatan
admninistasi memang banyak didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan
tangan, alat tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan
kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih keterlaluan lagi bahwa
administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan pendukung saja dalam melengkapai
kegiatan yang ada di lapangan

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan administrasi atau tulis-menulis
atau lebih dikenal dengan ketata usahaan di sebuah lembaga mempunyai out put yang
sangat penting, terkait di berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-
lain, sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih produk
administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dansurat-surat penting
lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata hukum, jika akurasi isinya dijamin
benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran dan kedisiplinan baik
pelaksana maupun pengelolanya, karena produk administrasi yang demikian ini biasanya
digunakan untuk memperkuat bukti-bukti hukum. Dalam bidang pendidikan, kebutuhan
informasi mulai tentang data lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan
kondisi ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun lembaga-
lembaga pemerintah dan swasta.

Dalam rangka memberikan pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini
menjadi tantangan bagipara pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan format
data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data administrasi kependidikan yang
mampu mengakomodir berbagai keperluan. Seiring dengan kemajuan teknologi yang
semakin cepat ini, sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable
terhadap teknologi informasi saat ini.

B. RUANG LINGKUP PEMBAHASAN.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan teknologi dan
informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat ini, kiranya perlu adanya
sebuah pembakuan format administrasi pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di
Indonesia. Format administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah
pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenagatenaga yang pas-
pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal sementara ini banyak institusi baik
dari pemerintah maupun non pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu
lembaga pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai kepentingan
mereka.Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penulis hanya membatasi dalam
membahas:
 1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem pengelolaan data
administrasi kependidikan
2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

BAB II

TINJAUAN TEORITIS

A. PENGERTIAN ADMI NISTRASI

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain
menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu
administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced
Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata administer diartikan sebagai to
manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) (Ulbert Silalahi 1992: 2-3). Kata
administrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu administratie yang meliputi kegiatan
catat mencatat, surat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya
yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work) (Suwarno Handayaningrat, 1988: 2)
Secara ilmu, menurut Leonard D. White (dalam Introduction to Study of Public
Administration), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada
semua usaha kelompok Negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang
kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (1980) menyatakan bahwa administrasi
adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan
oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. Banyak pengertian
administrasi yang dikemukanan oleh para ahli administrasi, ada pengertian adminitasi
secara luas dan ada pengertian administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang
mengartikan sebagai proses sosial.

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam bukunya Manajemen
Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa administrasi adalah kegiatan sekelompok
manusia melalui tahapantahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien,
dengan menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
Dalam implementasinya, administasi berkembang dan mempunyai tugas-tugas yang biasa
disebut sebagai fungsi administrasi sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti
Henry Faysol, Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan Salah satu bentuk
rumusan pengertian adminitasi secara luas yang sederhana antara lain menyebutkan
:bahwa administrasi adalah keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang
dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha bersama demi
tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya

. Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai cakupan yang luas,

yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan oleh Soewarno
Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan
Manajemen” , administrasi adalah suatu

kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik

mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi dalam pengertian

sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya antara administrasi dan
ketatausahaan mempunyai arti yang jauh berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara
administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

B. PENGERTIAN TATA USAHA

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai
kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat.
Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.

1. a. Ditinjau arai asal kata 

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing kurang
lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus
ditaati., dan Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk
mencapai suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau
peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

1. b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia

Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis
menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan
penata usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.

1. c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn
yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas administrasi
dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara
langsung sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat
dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

C. PENGERTIAN PELAYANAN
Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain : Pelayanan merupakan
serangkaian kegiatan, karena itu pelayananuga merupakan suatu proses. Sebagai proses,
pelayanan berlangsung secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh
kehidupan orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan umum
adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang ditujukan guna memenuhi
kepentingan orang banyak Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat
diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah untuk
mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/ khalayak umum. Dengan demikian,
pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak
mengandung kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan Masih banyak
pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono
dan lain-lainnya.

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan oleh suatu
organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus
memuat beberapa aspek, antara lain :

1) Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang
dimilikinya dan terpampang dengan jelas

2) Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan persyaratan pelayanan

3) Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan yang jelas

4) Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya
diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang

5) Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis dan
dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan secara administrasi

6) Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan peduli
dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari
keuntungan pribadi.
Manajemen Perkantoran Modern - Presentation Transcript
1. Manajemen perkantoran

Materi

o Pengertian dan prinsip-prinsip perkantoran modern.

 Kantor
 Manajemen perkantoran
 Perkantoran modern
 Prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern
o Pelaksanaan perkantoran modern
 Tugas-tugas dalam perkantoran modern
 Efisiensi perkantoran modern.
o Teknologi informasi untuk perkantoran modern.
2. Kantor
o Pengertian kantor :
 Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
 Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan, dan pendistribusian data / informasi.
 Sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administratif,
manajerial, dan fasilitatif.
3. Manajemen perkantoran
o Rangkaian aktifitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan,
mengawasi, dan mengendalikan hingga penyelenggaraan terhadap suatu hal
berjalan tertib.
4. Manajemen perkantoran
o Hal yang terkena oleh rangkaian pekerjaan tersebut pada umumnya adalah
pekerjaan perkantoran.
o Lingkup kegiatan manajemen perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran,
tetapi juga hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan perkantoran tersebut, antara
lain : pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur, metode perkantoran, dan lain-
lain.
5. Kegiatan administrasi
o Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-
mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
o Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim, dan disimpan
termasuk dengan alat rekam.
6. Kegiatan administrasi
o Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan
dengan maksud agar mudah digunakan.
 o Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
o Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak ke pihak lain.
o Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
7. Perkantoran modern
o Karakteristik kantor modern :
 Punya bangunan dan tata ruang yg baik
 Perlengkapan, alat/perabot yg tepat
 Pegawai yg melaksanakan tugas dgn disiplin, akuntabel
 Bekerja analitis, sistematis, rational, terbuka dan demokratis
 Memiliki sikap, cara berpikir, bertindak sesuai perk. jaman
 Mendaya gunakan biaya & tata laksana yg efektif, efisien, produktif
 Mendasarkan atas sistem informasi (information based organization)
 Computer based
8. Prinsip kerja efektif Leffingwell
o Perencanaan : merencanakan secara benar
o Jadwal : pekerjaan harus dijadwalkan dengan baik
o Pelaksanaan : Pekerjaan harus dilaksanakan dgn baik
o Ukuran : harus diukur sesuai kemampuan dan standar
o Imbalan : Imbalan yg sesuai : kondisi kerja, kesehatan, pengembangan diri, gaji.
9. Prinsip manajemen perkantoran
o Manajer kantor, seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun
organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor
yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan
tugas mereka.
o Tata ruang kantor.
10. Prinsip manajemen perkantoran
o Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis.
o Bussiness Process Redesign (BPR), sistem dan prosedur kerja harus diupayakan
agar lebih efisien sekaligus dilakukan pengukuran dan penyederhanaan kerja.
o Sistem manajemen arsip harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan arsip,
termasuk menghilangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan
jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan
perbaikan formulir kantor.
11. Prinsip manajemen perkantoran
o Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis
pekerjaan, program diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah.
o Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus dikembangkan dan
digunakan.
o Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam
pekerjaan kantor harus dikembangkan.
12. Pelaksanaan perkantoran modern
o Menerima informasi
 o Merekam informasi
o Mengatur informasi
o Memberi informasi
o Melindungi aset
13. Efisiensi perkantoran modern
o 5 unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan
perkantoran modern, yaitu :
o Pikiran
o Tenaga
o Waktu
o Ruang
o Nilai
14. Teknologi informasi untuk perkantoran modern
o Otomasi perkantoran
o Sistem elektronik formal dan informal
o Kantor virtual
o Organisasi virtual
o Aplikasi otomasi perkantoran
15. Otomasi perkantoran
o Sejak pertama kali munculnya pengolah kata, teknologi lain diterapkan pada
pekerjaan kantor, dan semua itu disebut dengan otomasi perkantoran.
o Otomasi perkantoran meliputi semua sistem elektronik formal maupun informal
yang memberikan perhatian pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-
orang ke dalam dan ke luar perusahaan.
16. Sistem elektronik formal dan informal
o Sistem otomasi perkantoran adalah formal sejauh direncanakan dan
didokumentasikan secara tertulis.
o Sistem formal diwujudkan pada basis perusahaan untuk memenuhi kebutuhan
organisasional dalam banyak cara sebagaimana SIM.
o Sistem informal yang tidak direncanakan dan tidak didokumentasikan secara
tertulis diwujudkan dalam banyak cara sebagaimana DSS.
17. Kantor virtual
o Kemampuan otomasi perkantoran yang menghubungkan orang-orang secara
elektronik telah membuka jalan baru bagi pekerjaan kantor, yang menghilangkan
kebutuhan melakukan pekerjaan kantor di kantor, sehingga pekerjaan kantor dapat
dikerjakan di mana saja pekerja berada.
18. Pengaruh kantor virtual
o Keuntungan kantor virtual
 Menekan biaya fasilitas.
 Menekan biaya peralatan.
 Jaringan komunikasi formal.
 Menekan penghentian kerja.
 Kontribusi sosial.
o Keuntungan-keuntungan tersebut adalah keuntungan untuk perusahaan, hanya
kontribusi sosial yang merupakan keuntungan bersama dengan pekerja.
 19.
o Kerugian kantor virtual
 Tidak berperasaan.
 Kekhawatiran kehilangan pekerjaan.
 Semangat rendah.
o Kerugian-kerugian tersebut adalah kerugian untuk pekerja, sedangkan bagi
perusahaan tidak begitu berpengaruh.
20. Strategi kantor virtual
o Menyediakan sumberdaya komputer.
o Menyediakan akses pada sumber informasi.
o Menyediakan pasokan non komputer.
o Menyusun forwarding panggilan telepon.
o Menggunakan conference call.
o Menjadwalkan pertemuan rutin.
o Mengikuti kerja rutin.
o Kantor virtual membutuhkan kerjasama antara perusahaan dan pekerja.
21. Organisasi virtual
o Ide sebuah kantor virtual dapat diperluas dengan menerapkannya pada seluruh
perusahaan, itulah yang dinamakan dengan organisasi virtual.
o Dalam organisasi virtual, operasi melalui perusahaan dirancang sedemikian
sehingga tidak terikat pada lokasi fisik.
o Dengan demikian akan lebih mudah untuk beberapa operasi dan beberapa
perusahaan, dan juga dapat menjadi strategi yang baik bagi berbagai jenis
perusahaan untuk diikuti untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

n memanfaatkan berbagai sumber.