P. 1
Panduan pembinaan KPI

Panduan pembinaan KPI

4.77

|Views: 6,663|Likes:
Dipublikasikan oleh mbustamanabdmanaf
Bahan kursus untuk pengenalan kepada pembinaan KPI di agensi awam
Bahan kursus untuk pengenalan kepada pembinaan KPI di agensi awam

More info:

Published by: mbustamanabdmanaf on Aug 10, 2008
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/09/2014

pdf

text

original

Meningkatkan Prestasi Perancangan Organisasi Melalui Pelaksanaan KPI

OLEH

MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF
Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Kualiti Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia 019-9890524/mbustaman@hotmail.com
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 1

Kandungan
1. Pengenalan kepada prinsip pengukuran prestasi dan kepentingannya dalam meningkatkan prestasi organisasi. 2. Prinsip-prinsip asas pengukuran prestasi di agensi kerajaan 3. Langkah-langkah mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran prestasi

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

2

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

3

LATAR BELAKANG
Araha n Y. A.B . Perd ana Menteri sem as a MAP A pa da 9 Janua ri 2 004

Budaya pengurusan berasaskan pengukuran prestasi secara berterusan perlu diterapkan dalam Perkhidmatan Awam untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian perkhidmatan agensi Kerajaan kepada pelanggan, khususnya orang ramai

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

4

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

5

Mengurus Cemerlang Dengan Mengunakan KPIs

KPIs adalah indikator – indikator yang digunakan untuk melaporkan kemajuan tentang pelaksanaaan atau penyampaian proses-proses utama sesuatu matlamat dan objektif.
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 6

• • •

Apakah itu KPI (Keys Performance Indicators-KPI)

KPI adalah suatu parameter yang boleh diukur, yang telah dipersetujui bersama, dan yang akan mencerminkan kejayaan sesuatu organisasi KPI adalah penunjuk kejayaan yang membantu organisasi mentakrif dan mengukur kemajuan pencapaian matlamat organisasi. KPI adalah kaedah mengukur pencapaian matlamat.
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 7

Definisi Petunjuk-Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Definition: Key Performance Indicators (KPI) are quantifiable measurements, agreed to beforehand, that reflect the critical success factors of an organization KPI help an organization to define and measure progress toward organizational goals. KPI must reflect the organizational goals. KPI must be quantifiable KPI must be Key to organizational success (F.John Reh, 2004).
MBAM

mbustaman/IAB-KPM/07

8

Dala m pers ekit aran yan g dinamik, K PIs boleh me nol on g s ebagai: 1. Alat (tools) untuk berubah. 2. Membantu menyediakan maklumat input untuk proses pengurusan bagi mengekalkan kecemerlangan prestasi. 3. Mengenalpasti punca utama (root causes) sesuatu masalah atau deficiencies.
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 9

Menga pa menguna kan KP I u ntuk me ng uk ur pr esta si ? Mengikut Kaplan (2003): If we can’t measure our processes, we can’t manage our processes If we can’t manage our processes, we can’t change our processes for improvement If we can’t improve our processes, we can’t meet or exceed our customers’ expectations

MEASURE - MANAGE – CHANGE EXCEED
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 10

Performance Measurement Study Findings

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

11

MODEL PENGUKURAN PRESTASI BERASASKAN PROSES
SEMAK MISI & VISI Tetapkan Perkhidmatan Teras Tentukan Proses-proses Utama Kenalpasti Perkhidmatan-perkhidmatan Yang Disampaikan di bawah setiap Proses Utama Wujudkan KPI dan Tetapkan Sasaran Prestasi bagi setiap perkhidmatan Ukur dan Nilai Prestasi Pantau Tahap Prestasi Tambah Baik Prestasi Maklumbalas Pelanggan Sumber: PKPA Bil 1: 2005
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 12

Nilai Secara Berterusan

Kaji Semula Prestasi Agensi

Perkhidmatan Yang Memuaskan Hati Pelanggan

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN KPI DAN MELAKSANAKAN PENGUKURAN PRESTASI

Tahap Prestasi

Tambah Baik Prestasi Pantau Tahap Prestasi Ukur dan Nilai Prestasi

Langkah 4

Langkah 3 Penambah baikan Berterusan

Langkah 2

Wujudkan KPI dan Tetapkan Sasaran Prestasi

Langkah 1 Masa

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

13

PRINSIP-PRINSIP ASAS PENGUKURAN PRESTASI DI AGENSI KERAJAAN
1

Bertujuan menilai kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan melalui KPI dan sasaran prestasi sebagai asas membuat pengukuran Tumpuan pengukuran adalah perkhidmatan-perkhidmatan utama yang disampaikan kepada pelangan luaran Sebagai permulaan, pelaksanaan pengukuran adalah berasaskan proses semasa agensi Sasaran Prestasi yang ditetapkan mengambil kira: a. Keupayaan proses: meliputi aliran kerja, keperluan sumber manusia, kewangan, peralatan, infrastruktur dan persekitaran yang sesuai, dan b. Kehendak, ekspektasi dan maklum balas pelanggan

2

3

4

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

14

PRINSIP-PRINSIP ASAS (sambung)
5

Sasaran prestasi untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri SMART
S

Spesifik dan jelas Boleh diukur Boleh dicapai Realistik Tempoh Masa (Time Bound)

M A R T

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

15

PRINS IP-PRINSIP ASAS (
6

sa mbung

)

Sasaran Prestasi boleh disediakan dalam bentuk:

• • • • •

Ratio (Jumlah output rosak:jumlah output) Peratus ( Peningkatan hasil sebanyak 20% bagi tahun 2006) Angka (Absolute Numbers) Rating (CGPA 3 keatas) Ranking (Top 10, Best in the World)

• Total number/cost/quantity • Level of achievement
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM

16

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

17

4 Categories of P’ Measures
1. Inputs: the resources that an organization uses to produce goods or services, including human, financial, facility, or material resources (e.g., number of Ringgits expended) 2. Output Measures: indicators, to count the services & goods produced by an organization. The number of people receiving a service or the number of services delivered are often as measures of output. 3. Efficiency Measures: indicators that measures the cost, unit cost, or productivity associated with a given outcome or output. 4. Outcomes Measures: indicators, to assess the actual impact of an organization’s actions. An outcome measures is a means for quantified comparison between the actual result the intended result.

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

18

An Approaches to Generating Objectives and Performance Measures Describe •& vision Gov’ mandate, mission •List goals •List objectives Determine at least one •performance measure for each

objective List of long term target to each
MBAM 19

mbustaman/IAB-KPM/07

Objectives – what are we trying to achieve?
• • May be more than one indicator for each objective. Each objective will have strategies on how to achieve them.

Indicators – what are you going to measure?
• Used to assess the present state of progress and to suggest an appropriate course of action.

Measures – how are you going to measure it?
• Can be qualitative or quantitative data related to inputs, progresses or outputs.

Targets – what is the result that you want?
• Can be minima targets, stretch targets or a combination.

Results – what have you actually achieved?
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 20

Selection Criteria for Performance Measurements

MEANINGFUL - related significantly and directly to organizations mission and goal VALUABLE – measure the most important activities of the organization BALANCED – inclusive of several types of measures (i.e. quality, efficiency) LINKED - matched to a unit responsible for achieving the measure PRACTICAL – affordable price to retrieve and/or capture data COMPARABLE – used to make comparisons with other data over time CREDIBLE - based on accurate and reliable data TIMELY - use and report data in a usable timeframe SIMPLE -- easy to calculate and understand
MBAM 21

 

     

mbustaman/IAB-KPM/07

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

22

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

23

Generating Performance Measures from Objectives
Goal: To provide timely response to participant applicants Objective 1: to increase the productivity of the file managers by 10% PM: Average number of applications processed per file manager per day Objective 2: To reduce the application processing time to less than 14 days for 95% of applications
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM

24

Constr ucti ng Go od K PIs
Objectives • High quality teaching/training. Indicators • Student satisfaction with the teaching they experience. Measures • Mean student response per class to the question e.g. Overall, how satisfied are you with this teacher/trainer? • On a 1 to 5 Likert-type scale. Targets • At least 3.5 on a 1 to 5 scale, or
mbustaman/IAB-KPM/07

• Best in class compared with benchmark partners.
MBAM

25

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

26

Contoh Perhubungan: Isu strategik, Matlamat Strategik, Objektif, KPI dan Sasaran Prestasi.

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

27

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN KPI DAN MELAKSANAKAN PENGUKURAN PRESTASI
Tahap Prestasi

Tambah Baik Prestasi Pantau Tahap Prestasi Ukur dan Nilai Prestasi

Langkah 4

Langkah 3 Penambah baikan Berterusan

Langkah 2

Wujudkan KPI dan Tetapkan Sasaran Prestasi

Langkah 1 Masa

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

28

MATLAMAT STRATEGIK
KURIKULUM Meningkatka kecemerlangan akademik

OBJEKTIF

KPI

SASARAN

05 TOV Meningkatka Pencapaian Cemerlang dalam PMR, SPM dan STPM % Keputusan Peperiksaan PMR 80.9

06 82.0

07 84.0

08 90.0

09 95.0

10 100

% Keputusan Peperiksaan SPM

94.8

96.0

97.0

98.0

99.0

100

% Keputusan Peperiksaan STPM

97.5

98.0

100

100

100

100

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

29

ISU STRATEGIK, MATLAMAT, KPI DAN OBJEKTIF
ISU STRATEGIK BIDANG KURIKULUM SASARAN MATLAMAT STRATEGIK OBJEKTIF KPI TOV Meningkatkan kecemerlangan pencapaian akademik pelajar 07 94% 08 97% 09 99% 2010 100%

Pencapaian akademik murid masih lagi belum cemerlang.

Mendapat 100% kelulusan peperiksaan UPSR dan 40% pelajar mendapat 5A pada tahun 2010

% kelulusan Keseluruhan

91.7 %

% pelajar mendapat 5A

33%

35%

37%

39%

40%

KO-KURIKULUM

KPI

SASARAN TOV 07 08 09 2010

Pencapaian kokurikulum masih lagi di tahap minimum

Memastikan pencapaian kokurikulum mencapai tahap yang cemerlang.

Meningkatkan pencapaian pelajar dalam aktiviti kokurikulim hingga ke tahap kebangsaan Meningkatkan penyertaan semua pelajar dalam kegiatan kokurikulum sekolah

Bilangan pelajar mencapai kejayaan -peringkat Daerah, Negeri, kebangsaan -% pelajar yang menyertai kegiatan kokurikulum

3

7

11

13

15

80

90

100

100

100

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

30

CONTOH: INSTITUT PENGAJIAN TINGGI Proses Utama I: Pengajaran dan Pembelajaran Perkhidmatan: Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
Bil. KPI A. Kecekapan dan Keberkesanan Proses % Pelajar yang mendapat: a. CGPA 3.5 ke atas b. CGPA 3 – 3.49 c. CGPA 2 – 2.99 % pelajar yang berjaya tamat pelajaran dalam tempoh pengajian yang ditetapkan % pelajar yang meneruskan pengajian peringkat lanjutan Sasaran Prestasi 2008

1.

Minima 10% Minima 20% Minima 75% Minima 90% Minima 20%

2. 3. 4.

% pelajar yang bekerja dalam tempoh 6 bulan selepas tamat Minima 70% pengajian dalam industri yang relevan dengan pengajian B. Produktiviti Anggota/Kumpulan Jumlah jam kuliah yang dikendalikan oleh seorang
MBAM

5.

20 jam satu semester
31

mbustaman/IAB-KPM/07

Proses Utama II: Penyelidikan, Penerbitan dan Inovasi Perkhidmatan: Menguruskan penyelidikan, penerbitan dan inovasi
Bil. KPI A. Kecekapan dan Keberkesanan Proses Bilangan penyelidikan setahun: a. Penyelidikan bersama antarabangsa b. Penyelidikan dalam negeri Jumlah penyelidikan IAB yang disiapkan dalam tempoh yang ditetapkan Bilangan hasil penyelidikan, inovasi IAB yang dipatenkan dan dikomersilkan Bilangan hasil penyelidikan IAB yang dikeluarkan dalam: a. Jurnal tempatan b. Jurnal antarabangsa c. Buku d. Kertas kerja Sasaran Prestasi 2008

1.

Minima 2 setahun Minima 5 setahun 100% Minima 2 setahun

2. 3. 4.

Minima 2 setahun Minima 1 (2 tahun) Minima 1 (2 tahun) Minima 2 setahun Minima 1 setahun
32

5.

Bilangan tenaga akademik IAB yang menjadi pakar rujuk pertubuhan atau agensi dunia mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM

B il.

KPI

Sasaran Prestasi 2008

B. Produktiviti Anggota/Kumpulan 1. Jumlah penyelidikan yang dijalankan a. Penyelidikan bersama antarabangsa Minima 1 dalam 2 tahun bagi 1 fakulti b. Penyelidikan dalam negeri Minima 1 setahun bagi 1 fakulti
33

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

LANGKAH 2: MELAKSANAKAN PENGUKURAN DAN PENILAIAN PRESTASI KETUA BAHAGIAN/UNIT/DI MANA PROSES DILAKSANAKAN PERLU:

1. Kumpulkan data mengenai pencapaian sebenar bagi setiap KPI 2. Bandingkan pencapaian sebenar dengan sasaran prestasi setiap KPI 3. Kira peratus pencapaian bagi setiap KPI 4. Buat analisis dan rumusan prestasi pencapaian setiap perkhidmatan 5. Sediakan laporan pencapaian prestasi yang merangkumi perkara-perkara berikut: • Analisis pencapaian sasaran prestasi setiap perkhidmatan • Analisis jurang
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 34

CONTOH PELAPORAN TAHAP PENCAPAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA DI JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA, JOHOR BAHRU
OBJEKTIF:…………………………………………………………………………………
KPI KECEKAPAN PROSES

SASARAN PRESTASI
1 jam

PENCAPAIAN SEBENAR (%)

CATATAN -

iii. v.

Tempoh menunggu untuk mendapatkan perkhidmatan di kaunter penerimaan Tempoh layanan semasa menerima perkhidmatann di kaunter - Penerimaan Borang permohonan - Penerimaan bayaran & penyerahan resit bayaran Tempoh kitaran mengeluar dan menyerahkan pasport

100%

8 minit 2 minit 24 jam 1 % kesilapan

100% 100% 100% 100 % (0.2% kesilapan)

• •

Peratus kesilapan pasport yang dikeluarkan

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

35

CONTOH TAHAP PENCAPAIAN PRESTASI PERKHIDMATAN PENGELUARAN PASPORT MALAYSIA JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA, JOHOR BAHRU ...sambungan KPI KEBERKESANAN PROSES Bilangan pengeluaran pasport sehari 476 pasport 107% 510 pasport SASARAN PRESTASI PENCAPAIAN SEBENAR CATATAN

Melebihi pencapaian kerana pegawai bekerja lebih masa untuk menyiapkan permohonan yang diterima dalam tempoh 24 jam.

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

36

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

37

BORANG PENGUKURAN PRESTASI DAN MAKLUM BALAS
MISI VISI

MATLAMAT:

Objektif

KPI

Tov

Sasaran

Prestasi Sebenar

Ulasan

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

38

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN KPI DAN MELAKSANAKAN PENGUKURAN PRESTASI
Tahap Prestasi Tambah Baik Prestasi Pantau Tahap Prestasi Ukur dan Nilai Prestasi Wujudkan KPI dan Tetapkan Sasaran Prestasi Langkah 4

Langkah 3 Penambah baikan Berterusan

Langkah 2

Langkah 1 Masa

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

39

LANGKAH 3: MEMANTAU TAHAP PRESTASI
Ketua agensi perlu:

I. • • • • •

Mengkaji: Pencapaian prestasi setiap perkhidmatan Tahap kepuasan hati pelanggan Masalah, isu, jurang dan sebabsebab berlaku jurang Keperluan sumber manusia, peralatan dan kelengkapan Keupayaan proses

mbustaman/IAB-KPM/07

II. Melaporkan kepada Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi di peringkat Kementerian
MBAM

40

LANGKAH 3: MEMANTAU TAHAP PRESTASI ..sambangan Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi memutuskan tindakan penambahbaikan dengan penekanan kepada:
•Peningkatan kecekapan & keberkesanan proses •Perekayasaan •Pelaksanaan ICT •Pelaksanaan penyelidikan dan pembangunan serta inovasi •Penurunan kuasa •Peningkatan kompetensi •Penggunaan sumber manusia secara optimum •Penyediaan peralatan/kelengkapan yang mencukupi

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

41

LANGKAH-LANGKAH MEWUJUDKAN KPI DAN MELAKSANAKAN PENGUKURAN PRESTASI
Tahap Prestasi Tambah Baik Prestasi Pantau Tahap Prestasi Ukur dan Nilai Prestasi Wujudkan KPI dan Tetapkan Sasaran Prestasi Langkah 4

Langkah 3 Penambah baikan Berterusan

Langkah 2

Langkah 1 Masa

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

42

LANGKAH 4: MENAMBAH BAIK PRESTASI Ketua agensi perlu:  Melaksanakan penambahbaikan yang diputuskan oleh Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi  Melaporkan status pelaksanaan penambahbaikan kepada Pasukan Petugas Bagi Mengurangkan Karenah Birokrasi setiap tiga bulan sekali
Tindakan seterusnya: • • Mengulangi langkah 2 hingga 4 secara berterusan Mengkaji semula secara menyeluruh kesesuaian dan keberkesanan perkhidmatan

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

43

TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PELAKSANA PENGUKURAN PRESTASI AGENSI
Memberi latihan kefahaman dan • kemahiran kepada semua anggota agensi

• • • • •

Mewujudkan KPI Melaksanakan pengukuran dan penilaian prestasi Memantau tahap prestasi Menambah baik prestasi Melaporkan hasil pengukuran prestasi kepada pengurusan

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

44

Pitfalls to avoid when setting up a KPI
These are the same with any measurement system: Too much time taken to produce the measures Too many performance measures Too many initiatives Failure to link initiatives with performance measures Performance measures that are not in direct control Performance measures that are unrelated to the business, and Performance measurements that are lag
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 45

Isi kandungan laporan
1. Pernyataan Misi dan Visi organisasi 2. Pernyataan Matlamat 3. Pernyataan objektif yang berkaitan dengan matlamat. (cth: satu matlamat ada 3 objektif) 4. Senarai strategi yangberkaitan dengan objektif berkenaan. 5. Pengukuran prestasi: KPI, Sasaran& Data Prestasi pelaksanaan strategi. 6. Analisa jurang prestasi 7. Cadangan tindakan: Pembetulan atau Penambahbaikan berterusan.

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

46

SEKIAN

OLEH MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Kualiti Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia 019-9890524/mbustaman@hotmail.com
mbustaman/IAB-KPM/07 MBAM 47

LANGKAH 2: PELAKSANAAN PENGUKURAN DAN PENILAIAN PRESTASI

mbustaman/IAB-KPM/07

MBAM

48

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->