Anda di halaman 1dari 14

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN PADA CV.BINA MANDIRI

PERBAIKAN PROPOSAL

OLEH :

DIMMY AULIA
NIM : 05211

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI


SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN DAN ILMU KOMPUTER
STMIK MIKROSKIL
MEDAN
2010
1. Judul
“Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan
pada CV. Bina Mandiri”

2. Latar Belakang
Pemanfaatan teknologi dan komunikasi pada dunia usaha semakin
berkembang dengan pesatnya, dimana teknologi dan komunikasi digunakan
organisasi untuk mengatasi permasalahan – permasalahan dalam pengolahan data –
data organisasi. Salah satu permasalahan yang ada terletak pada bagaimana data –
data dari proses sistem berjalan saat ini dapat dikelola dengan efektif dan
menghasilkan informasi yang berguna sebagai pendukung pengambilan keputusan
organisasi.

CV. Bina Mandiri merupakan bisnis partner dari PT. Unilever Indonesia yang
bergerak di bidang penyelenggaraan karyawan outsourcing dengan mekanisme
mencari, menseleksi dan men-training calon - calon karyawan yang sesuai dengan
standar untuk di pekerjakan di tempat - tempat yang sudah di tentukan oleh PT.
Unilever Indonesia. Dari proses penyelenggaraan hingga penempatan karyawan, CV.
Bina Mandiri mengandalkan kemampuan manusia sepenuhnya dalam mendukung
kegiatan bisnis sehari – hari terutama dalam hal pengelolaan data penggajian
karyawan sehingga kegiatan bisnis ini cukup memakan waktu, tenaga dan rentan
terhadap kesalahan.

Penggajian merupakan hal yang paling penting pada organisasi ini karena
berhubungan langsung dengan biaya operasional untuk menalangi terlebih dahulu
penggajian karyawan setiap bulannya. Kemudian organisasi ini meng-claim seluruh
total pengeluaran operasionalnya kepada PT. Unilever Indonesia. Permasalahan pada
kegiatan penggajian ini membutuhkan suatu sistem informasi untuk pengelolaan data
– data penggajian.

Sistem informasi merupakan faktor yang memegang peranan penting di dalam


pengelolaan data menjadi informasi yang berguna. Dengan menggunakan sistem
informasi, sistem pencatatan data – data penggajian dapat dikelola secara
terkomputerisasi menghasilkan laporan untuk mendukung pengambilan keputusan.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis tertarik untuk melakukan penulisan skripsi
dengan judul “Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan
pada CV. Bina Mandiri”.

3. Rumusan Masalah

Sistem berjalan pada CV. Bina Mandiri saat ini didasarkan pada pendapatan
fee sebesar 15% dari seluruh total pengeluaran operasional penggajian karyawan yang
dilaporkan setiap bulannya ke PT. Unilever Indonesia. Selama ini kegiatan bisnis
yang dilakukan dapat berjalan dengan baik, tetapi memiliki masalah dalam proses
penggajian karyawan yang masih sering terjadi kesalahan dalam perhitungan sehingga
keakuratan dan kecepatan proses penggajian tidak memberikan hasil yang
memuaskan. Adapun rumusan masalah yang dapat penulis paparkan adalah :

1. Pada proses perhitungan penggajian karyawan masih sering terjadi kesalahan


sehingga membutuhkan waktu untuk pemeriksaan perhitungan kembali.

2. Sistem pencatatan perhitungan masih mengandalkan ketelitian manusia


sehingga proses pengolahan data menjadi lambat untuk menghasilkan laporan
penggajian.

3. Ruang Lingkup Pembahasan

Karena adanya keterbatasan waktu dan kemampuan dari penulis dalam


penyelesaian penulisan skripsi serta luasnya ruang lingkup pembahasan, maka penulis
membatasi ruang lingkup pembahasannya antara lain :

a. Sistem penggajian karyawan mencakup proses penggajian, proses


pembayaran uang lembur, proses pembayaran insentif dan proses
peminjaman yang dilakukan oleh karyawan.

b. Input data yang digunakan dalam perancangan sistem informasi


penggajian karyawan meliputi data gaji, data lembur, data insentif,
dan data peminjaman.
c. Output yang dihasilkan dalam perancangan sistem informasi yang
diusulkan meliputi laporan gaji, Laporan lembur dan laporan
peminjaman yang dilakukan oleh karyawan.

d. Adapun tools yang digunakan untuk perancangan sistem meliputi :


rancangan user interface menggunakan Visual Studio 2005 dan SQL
Server 2005 sebagai rancangan database.

5. Tujuan dan Manfaat


Adapun tujuan yang ingin dicapai penulis dalam penulisan skripsi ini adalah
untuk menganalisis persyaratan sistem dan menghasilkan rancangan user interface
dari sistem informasi penggajian karyawan pada CV.Bina Mandiri.
Dalam penyelesaian penulisan ini, penulis berharap hasil dari penulisan
memberikan manfaat diantaranya :
a. Proses analisis yang dilakukan dapat sebagai acuan untuk menentukan
persyaratan – persyaratan sistem yang dibutuhkan untuk melakukan proses
pengembangan sistem selanjutnya.
b. User interface yang dirancang dapat berguna sebagai prototipe sistem (demo
untuk sistem yang dibangun) yang akan dikembangkan.

6. Metodologi Penelitian

Dalam melakukan penulisan skripsi ini diperlukan suatu metode


pengembangan sistem untuk menyelesaikan permasalahan. Untuk itu, penulis
menggunakan metode pengembangan sistem STRADIS (Structured Analysis, Design
and Implementation of Information System ). Berikut ini beberapa langkah yang
digunakan dalam penyelesaian penulisan ini :

1. Studi Awal

Dalam studi awal ini, aktivitas yang dilakukan adalah mengumpulkan data -
data yang berhubungan dengan organisasi yaitu :

a. Field Research (Penelitian Lapangan), merupakan penelitian yang


secara langsung terhadap objek yang diteliti untuk memperoleh data yang
bersifat nyata seperti sampling(mengumpulkan data-data yang diperlukan
yang berhubungan dengan objek yang diteliti), interview (tanya jawab
dengan pihak perusahaan yang menangani kegiatan yang berhubungan
dengan objek yang diteliti) dan observation (pengamatan secara langsung
terhadap pelaksanaan aktivitas).

b. Library Research ( Penelitian Kepustakaan), penelitian melalui


perpustakaan, mengambil data dari buku-buku, artikel-artikel serta tulisan
ilmiah yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.

2. Studi Rinci/Detail

Mengembangkan proses pada studi awal dengan menggambarkan physical


DFD (Data Flow Diagram) yang bertujuan untuk menentukan dan merancang
kegiatan dari sistem berjalan saat ini. Tools yang digunakan untuk
menggambarkan DFD (Data Flow Diagram) adalah Visio Profesional 2003.

3. Defenisi dan Rancangan Solusi Alternatif

Pada tahapan ini, proses analisis dari sistem berjalan dikembangkan menjadi
suatu sistem usulan yang dirancang dengan logical DFD(Data Flow Diagram)
kemudian menggambarkan rancangan normalisasi data dan rancangan
database. Perancangan ini bertujuan untuk menetapkan batasan – batasan dari
perancangan sistem.

4. Rancangan Fisik

Pada tahapan ini, sistem usulan yang digambarkan diperluas untuk


menyesuaikan spesifikasi persyaratan dari sistem. Hasilnya berupa
penanganan kesalahan dari logika proses, kamus data, user interface dan
laporan yang dihasilkan dari sistem informasi yang dibangun.
7. Lokasi
Adapun lokasi penelitian yang dilakukan oleh penulis pada CV.Bina
Mandiridapat dilihat pada gambar berikut ini:
JL.HALAT JL.HM JONI

CV.BINA MANDIRI
JL.GEDUNG ARCA No.26/28

Gambar 1. Denah Lokasi CV.Bina Mandiri

8. Tinjauan Pustaka
Adapun tinjauan pustaka pada pelaksanaan skripsi ini dapat penulis paparkan
adalah sebagai berikut :

8.1. Sistem
Sistem berasal dari bahasa Latin (systēma) dan bahasa Yunani (sustēma)
adalah suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan
bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Sistem merupakan
kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian – bagian yang disebut subsistem yang saling
berkaitan dengan tujuan untuk mencapai tujuan - tujuan tertentu.
Sistem adalah serangkaian subsistem yang saling terkait dan tergantung satu
sama lain, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan dan sasaran yang sudah
ditetapkan sebelumnya. Semua sistem memiliki input, proses, output, dan umpan
balik.
Sumber : (Kenneth. E. Kendall dan Julie.E.Kendall,2003,7)

8.2. Informasi
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan
lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data
merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data item. Tidak semua
informasi yang ada berkualitas. Oleh karena itu sudah seharusnya dilakukan
penyaringan terhadap informasi yang beredar atau yang dapat ditangkap. Kualitas
informasi ditentukan oleh beberapa faktor yaitu :
a. Akurat dan Teruji Kebenarannya
b. Kesempurnaan Informasi
c. Tepat Waktu
d. Relevansi
e. Mudah dan Murah
Informasi mempunyai ciri – ciri sebagai berikut :
1. Data yang telah diolah
2. Menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerima
3. Menggambarkan suatu kejadian dan kesatuan nyata
4. Digunakan untuk mengambil keputusan.
Sumber : (Jogiyanto H.M, 2002, 6)

8.3. Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dengan sumber daya (manusia
dan komputer) dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran
(informasi), guna mencapai sasaran - sasaran perusahaan. Sistem informasi
merupakan kesatuan elemen yang saling berinteraksi secara sistematis dan teratur
untuk menciptakan aliran informasi yang akan mendukung pembuatan keputusan dan
melakukan kontrol terhadap suatu proses. Ada 4 (empat) peranan penting Sistem
Informasi dalam organisasi, yaitu :

a. Memudahkan manajemen dalam proses pengendalian, atas tersedianya data


baru.
b. Memudahkan manajemen dalam memperoleh informasi.
c. Memudahkan manajemen di dalam pelaksanaan kerja, karena pemasukan data
hanya melalui satu unit dengan prosedur – prosedur yang telah ditetapkan.
d. Memudahkan pelaksanaan kerja antar bagian karena informasi dapat diakses
dengan cepat.
Sumber : (Kenneth. E. Kendall dan Julie.E.Kendall, 2003, I, 67)

8.4. Jasa

Jasa adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat ditawarkan oleh satu pihak
kepada pihak yang lain, yang pada dasarnya tidak berwujud dan tidak mengakibatkan
kepemilikan apa pun. Produksinya dapat dikaitkan atau tidak dikaitkan dengan suatu
produk fisik. Jasa memiliki empat karakteristik utama yang sangat mempengaruhi
rancangan pemasaran yaitu :

a. Tidak berwujud (Intangibility)

Jasa bersifat tidak berwujud. Tidak seperti halnya produk fisik, jasa tidak
dapat dilihat, dirasa, diraba, didengar, atau dicium sebelum jasa itu dibeli.

b. Tidak terpisahkan (Inseparability)


Umumnya jasa dihasilkan dan di konsumsi secara bersamaan. Tidak seperti
barang fisik yang di produksi, disimpan dalam persediaan, didistribusikan
melewati berbagai penjualan, dan kemudian baru di konsumsi.

c. Bervariasi (Variability)

Jasa sangat bervariasi, karena tergantung pada siapa yang menyediakan serta
kapan dan dimana jasa itu diberikan.

d. Mudah lenyap (Perishability)

Jasa tidak bisa disimpan. Sifat jasa yang mudah lenyap tidak menjadi masalah
bila permintaan tetap. Jika berfluktuasi, perusahaan jasa menghadapi masalah
yang rumit.

Sumber : (Philip Kotler, 2, 2002, 486)


8.5. Kompensasi

Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas
jasa untuk kerja mereka. Jadi, melalui kompensasi tersebut karyawan dapat
meningkatkan prestasi kerja, motivasi dan kepuasan kerja serta meningkatkan
kebutuhan hidupnya. Masalah kompensasi bukan hanya penting karena merupakan
dorongan utama seseorang menjadi karyawan, tapi juga besar pengaruh terhadap
semangat dan kegairahan kerja para karyawan.
Dalam perkembangannya sistem kompensasi sendiri mempunyai tiga komponen
pokok, yaitu:
a. Upah dasar (Based Pay)
Merupakan komponen upah dasar bagi kebanyakan karyawan dan pada
umumnya berdasarkan hitungan waktu, seperti jam, hari, minggu, bulan atau
per tahun.
b. Upah berdasar kinerja (Performance Related Pay)
Berkaitan dengan monetary reward dengan basis ukuran atau merupakan upah
yang didasarkan pada ukuran kinerja individu, kelompok atau organisasi.
c. Upah tidak langsung dikenal sebagai employee benefit “keuntungan bagi
karyawan” terdiri dari barang-barang jasa non cash item atau services yang
secara langsung memuaskan sejumlah kebutuhan spesifik karyawan, seperti
jaminan keamanan pendapatan (income security) termasuk asuransi jiwa,
perlindungan kesehatan dan pensiun.
Sumber : (Handoko, 2003, p.155

9. Analisis

Berdasarkan dengan metodologi penelitian pengembangan sistem yang


digunakan, maka dilakukan suatu analisis yang menggambarkan bagaimana sistem
dapat memenuhi kebutuhan dari para user yang terlibat. Adapun analisis yang
dilakukan menggunakan pysical dan logical DFD(Data Flow Diagram).

a. Analisis Sistem Berjalan

Berdasarkan atas pengumpulan data yang telah penulis lakukan pada studi
awal penulisan ini, maka dapat digambarkan sistem berjalan saat ini melalui
physical DFD (Data Flow Diagram) sebagai berikut :
BAGIAN
KEUANGAN

Perhitungan Total
Rekapitulasi Gaji
Detail Pekerjaan

Slip Gaji BAGIAN


SISTEM INFORMASI
KARYAWAN SUMBER DAYA
PENGGAJIAN KARYAWAN
MANUSIA

Pencatatan Detail
Data Karyawan
Pekerjaan

Laporan Penggajian

PIMPINAN

Gambar 2. DFD(Data Flow Diagram) Sistem Berjalan

b. Sistem Usulan

Dari hasil yang telah di analisis pada sistem berjalan saat ini, maka penulis
menyimpulkan sistem usulan yang digambarkan melalui logical DFD Data
Flow Diagram). sebagai berikut :

BAGIAN
KEUANGAN

Validasi
Rekapitulasi Perhitungan Total
Detail Pekerjaan Gaji

Pencatatan
0 Detail Pekerjaan
Slip Gaji BAGIAN
SISTEM INFORMASI
KARYAWAN SUMBER DAYA
PENGGAJIAN KARYAWAN
MANUSIA

Perhitungan Total
Data Karyawan Gaji

Laporan Penggajian

PIMPINAN
Gambar 3. DFD(Data Flow Diagram) Konteks Sistem Usulan
9. Jadwal Pelaksanaan

Adapun jadwal pelaksanaan penulisan skripsi yang dapat dipaparkan penulis


adalah sebagai berikut :

Waktu Desember’2010 Januari’2011 Februari’2011 Maret’2011


Kegiatan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Pengajuan Proposal
Studi Awal
Studi Rinci/Detail
Rancangan Solusi
Rancangan Fisik
Penulisan Skripsi
Daftar Pustaka
Baridwan, Z., 2001, Sistem Akuntansi, Penyusunan Prosedur dan Metode, Edisi 5,
Penerbit BPFE, Yogyakarta.
H.M, Jogiyanto., 2002, Analisis Dan Desain Sistem Informasi, Penerbit Erlangga,
Jakarta.
Kotler, P.,2002, Manajemen Pemasaran, Jilid 2, Penerbit PT. Mecanan Jaya
Cemerlang, Jakarta.
Kendall, K.E., dan J.E. Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem, Alih
bahasa oleh Thamrin Abdul Hafedh Al-Hamdany, Jilid kedua, Edisi Kelima,
Penerbit PT. Elex Media Komputindo, Jakarta.
Moekijat, 2000, Pengantar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT. Remaja
Rosdakarya, Bandung.
O’Brian, J.A, 2005, Pengantar Sistem Informasi, Edisi Kedua belas, Penerbit MC
Grew Hill, Edisi Indonesia diterbitkan oleh Salemba Empat, Jakarta.
Oetomo, B.S.D, 2007, Pengantar Teknologi Informasi Internet:Konsep dan
Aplikasi, Penerbit Andi, Yogyakarta.