Anda di halaman 1dari 12

Pengertian SOP

1. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong  dan menggerakkan


suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
2. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk
menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Tujuan SOP

1. Agar petugas/pegawai menjaga konsistensi dan tingkat kinerja petugas/pegawai atau tim
dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas/pegawai terkait.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan petugas/pegawai dari malpraktek atau kesalahan
administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi :

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.


2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP diperlukan

1. SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan


2. SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik
atau tidak
3. Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang dapat
mempengaruhi lingkungan kerja.

Keuntungan adanya SOP

1. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi dan
pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten
2. Para pegawai akan lebih memiliki percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus
dicapai dalam setiap pekerjaan
3. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk
mengukur kinerja pegawai.

Dalam menjalankan operasional perusahaan , peran pegawai memiliki kedudukan dan fungsi
yang sangat signifikan. Oleh karena itu diperlukan standar-standar operasi prosedur sebagai
acuan kerja secara sungguh-sungguh untuk menjadi sumber daya manusia yang profesional,
handal sehingga dapat mewujudkan visi dan misi perusahaan.

Kerangka SOP yang saya buat diperusahaan adalah

I. Standar Operasi Prosedur isinya adalah sbb:


1. Pendahaluan
2. Maksud & Tujuan
3. Definisi
4. Prosedur (Prosedur Utama)
5. Lampiran

II. Proses Diagram Alur (berbentuk flowchart)


III. Standar Dokumen (Formulir2 yang digunakan)
IV. Petunjuk Teknis Pengisian Dokumen Standar

Keteraturan dalam suatu perusahaan, tidak lepas dari keteraturan system yang ada. System yang
baik, mengacu pada penaataan prosedur yang teratur, konsisten, berkelanjutan dan mudah
diterapkan baik oleh orang dalam maupun pemain baru dalam perusahaan. SOP merupakan
perangkat yang mendokumentasikan system dalam tahapan-tahapan dari aktivitas yang terjadi
dalam suatu perusahaan.

Definisi SOP
Standard Operating Procedure (SOP) SOP adalah dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja
secara rinci, tahap demi tahap dan sistematis. SOP memuat serangkaian instruksi secara tertulis
tentang kegiatan rutin atau berulang-ulang yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Untuk itu
SOP juga dilengkapi dengan referensi, lampiran, formulir, diagram dan alur kerja (flow chart).
SOP sering juga disebut sebagai manual SOP yang digunakan sebagai pedoman untuk
mengarahkan dan mengevaluasi suatu pekerjaan (Aries, 2007) .

Implementasi SOP yang baik, akan menunjukkan konsistensi hasil kinerja, hasil produk dan
proses pelayanan yang kesemuanya mengacu pada kemudahan karyawan dan kepuasan
pelanggan.
Tujuan dari Penerapan SOP
SOP banyak diimplementasikan terutama di perusahaan, lembaga atau organisasi yang
memerlukan kualitas pekerjaan sehingga dapat menghasilkan produk yang berkualitas. Selain itu
SOP dapat juga digunakan sebagai standar kualitas untuk menuju ke standar internasional (ISO).
Penulisan dokumen dalam SOP perlu diterapkan untuk menghasilkan sistem kualitas dan teknis
yang konsisten dan sesuai dengan kebutuhan dan untuk mendukung kualitas data informasi pada
perusahaan. Penerapan SOP ini akan membantu perusahaan untuk mempertahankan kualiats
control dan kualitas proses sehingga membawa perusahaan untuk tetap bertahan di persaingan
dunia bisnis.

Keteraturan dan kesistematisan dari prosedur ini, akan memudahkan antar satuan kerja yang ada
dalam melaksanakan tanggung jawab dan tugasnya. hubungan timbal balik yang lancar akan
mewujudkan keseimbangan kerja yang baik bagi karyawan dan mewujudkan performansi yang
handal. Konsistensi terhadap system dapat terjamin meskipun kunci utama pemegang kerja
resign maupun digantikan dengan orang lain. Peraturan tertulis SOP memudahkan seseorang
melakukan suatu kerja dengan selamat tanpa adanya masalah terhadap keselamatan diri atau pun
pada peralatan yang di gunakan tanpa bantuan orang lain.

Tujuan utama dari penerapan SOP adalah agar tidak terjadi kesalahan dalam pengerjaan suatu
proses kerja yang dirancang dari SOP. Dari setiap teori telah dikemukakan, diketahui bahwa
tujuan dari SOP adalah untuk memudahkan dan menyamakan persepsi semua orang yang
memanfaatkannya dan untuk lebih memahami setiap langkah kegiatan yang harus
dilaksanakannya (digilib.petra.ac.id).

Adapun tujuan – tujuan dari Standard Operating Procedure antara lain sebagai berikut :

1. Agar pekerja dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja.
2. Agar pekerja dapat mengetahui dengan jelas peran dan posisi mereka dalam
perusahaan.
3. Memberikan keterangan atau kejelasan tentang alur proses kerja, tanggung jawab,
dan staff terkait dalam proses tersebut.
4. Memberikan keterangan tentang dokumen – dokumen yang dibutuhkan dalam
suatu proses kerja.
5. Memepermudah perusahaan dalam mengetahui terjadinya inefisiensi proses dalam
suatu prosedur kerja.
Manfaat SOP
Jika SOP dijalankan dengan benar maka perusahaan akan mendapat banyak manfaat dari
penerapan SOP tersebut, adapun manfaat dari SOP adalah sebagai berikut :

1. Memberikan penjelasan tentang prosedur kegiatan secara detail dan terinci dengan jelas
dan sebagai dokumentasi aktivitas proses bisnis perusahaan.
2. Meminimalisasi variasi dan kesalahan dalam suatu prosedur operasional kerja.
3. Memepermudah dan menghemat waktu dan tenaga dalam program training karyawan.
4. Menyamaratakan seluruh kegiatan yang dilakukan oleh semua pihak.
5. Membantu dalam melakukan evaluasi dan penilaian terhadap setiap proses operasional
dalam perusahaan.
6. Membantu mengendalikan dan mengantisipasi apabila terdapat suatu perubahan
kebijakan.
7. Mempertahankan kualitas perusahaan melalui konsistensi kerja karena perusahaan telah
memilki sistem kerja yang sudah jelas dan terstruktur secara sistematis.
Cara Pembuatan SOP
Kesalahan pembuatan SOP dapat menyebabkan hasil yang ingin dicapai oleh perusahaan
menjadi tidak maksimal. pembuatan SOP harus mengikuti prosedur dan langkah-langkah yang
sudah teruji dengan memperhatikan beberapa hal sebagai berikut: (www.epa.gov)

1. SOP harus ditulis dan menjelaskan secara singkat langkah demi langkah, fleksibel dan
dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah

2. Tampilan SOP harus mudah dibaca dan dimengerti dengan cepat dan berusaha
mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya

3. Menggunakan kata kerja dalam kalimat aktif bukan kalimat pasif. Pembaca SOP
diharapkan melakukan sesuatu bukan mengharap melakukan sesuatu. Contoh: ‘Kirim
spesifikasi ke vendor’ bukan ‘Spesifikasi dikirim ke vendor’.

4. Menggunakan pernyataan positif, bukan pernyataan negatif. Contoh: ‘Lengkapi lembar


kerja buku dan kembalikan ke pengadaan’ bukan ‘Jangan dikembalikan sebelum lembar
kerja dilengkapi’.

5. Menggunakan instruksi yang singkat dan jelas dalam satu kalimat. Contoh: ‘Kirim buku
ke Bagian Pengolahan’

6. Spesialisasi harus dipergunakan sebaik-baiknya, mencegah kekembaran (duplikasi)


pekerjaan dan harus ada pengecualian yang seminimun-minimunya terhadap peraturan

7. Pencegahan penulisan, gerakan dan usaha yang tidak perlu dan mencegah adanya
pemeriksaan yang tidak perlu

8. Pembagian tugas tepat dan memberikan pengawasan yang terus menerus atas pekerjaan
yang dilakukan

9. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan memperhatikan


tujuan

10. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang minimum


SOP dibuat untuk lingkungan kerja tertentu tergantung pada kondisi dan prosedur kerja yang
sedang berlangsung. SOP sebaiknya tidak dibuat oleh satu orang tapi sekelompok orang (tim)
yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang cukup dalam bidang pekerjaan di
lingkungannya. Pembuatan SOP ini melibatkan beberapa pihak diantaranya sebagai berikut:

1. Pengurus Operasi (Operation Manager)

Pengurus Operasi akan mengarahkan seseorang penulis SOP untuk membuat SOP dengan
menyediakan garis panduan. Pengurus operasi juga mengkaji semua prosedur yang
digunakan sekurang-kurangnya sekali setahun bergantung kepada keadaan.

2. Penulis SOP (Procedure Writer)

Procedure Writer akan membuat SOP tersebut.

3. Manajer Kualitas (Quality Manager)

Manajer Kualitas akan memahami dan merupakan orang yang bertanggungjawab


meluluskan prosedur tersebut.

4. Pengguna/pekerja (User)

Pengguna akan melaksanakan prosedur tersebut.

Tahap penting dalam penyusunan standar operasional prosedur adalah melakukan analisis sistem
dan prosedur kerja, analisis tugas, dan melakukan analisis prosedur kerja.
(www.akademik.unsri.ac.id)

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi – fungsi utama
dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam melaksanakan fungsi
sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan
dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan,
bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang
diperlukan, sedang prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk
menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam
dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap
perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan
keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat.
Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis
tugas yaitu :
a. Analisa tugas, merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan
seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.

b. Deskripsi tugas, merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa
tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi
tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi,
bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel
memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan
kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui
terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.

c. Spesifikasi tugas, berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk


tugas spesifik

d. Penilaian tugas, berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk
menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya
dengan tugas lain

e. Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas merupakan prosedur penetapan waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang
dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Melalui analisa tugas ini tugas-tugas dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan
tugas yang baku. Setidaknya ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan standar
operasional prosedur yaitu membuat penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan
dilaksanakan serta menetapkan hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah –langkah
pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana
hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya.
Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang
dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian prosedur kerja dapat
dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan
oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk
melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting.

Analisis terhadap prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari
aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan
organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur –
prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh
prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi. Prosedur kerja merupakan salah satu
komponen penting dalam pelaksanaan tujuan organisasi sebab prosedur memberikan beberapa
keuntungan antara lain memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang
dilakukan dan bagaimana hal tersebut dilakukan; mengakibatkan penghematan dalam biaya
tetap dan biaya tambahan; dan membuat koordinasi yang lebih baik di antara bagian-bagian
yang berlainan.

Perubahan SOP dapat dilakukan apabila terjadi perubahan kebijakan Pemerintah atau SOP
dipandang sudah tidak sesuai lagi dengan perkembangan masyarakat dan sudah tidak dapat
mewakili kondisi di lapangan maka perlu dilakukan revisi atau perbaikan SOP yaitu dengan
perubahan atau hanya penyesuaian. Perubahan SOP dilakukan melalui proses penyusunan SOP
baru sesuai tata cara yang telah dikemukakan. Untuk itu, penggunaan SOP perlu ditinjau ulang
dan dikuatkan oleh manajemen, khususnya oleh supervisor langsung.

Pelaksanaan dan Pengembangan SOP


Terdapat tujuh langkah untuk mendeskripsikan suatu metode agar dapat membuat suatu bentuk
SOP yang baik dan benar, sehingga mudah untuk dipahami oleh pengguna SOP tersebut. Berikut
adalah tujuh langkah untuk membuat SOP yang baik dan benar (digilib.petra.ac.id).

1. Perencanaan tujuan awal pembuatan SOP

Dengan adanya tujuan yang ingin dicapai, pihak manajemen dapat menysusun langkah –
langkah yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut, serta dapat mengetahui dan
mengevaluasi keberhasilan dari penerapan SOP tersebut.

2. Perancangan awal

Jika bentuk SOP yang akan digunakan adalah simple steps, hierarchical steps atau graphic
format, maka langkah awal yang harus dilakukan adalah membuat tahapan dari proses yang
ada dan yang harus dijalankan. Jika bentuk SOP yanga akan digunakan adalah flowchart,
maka langkah awal yang haruss dilakukan adalah menentukan permasalahan yang akan
diselesaikan.

3. Evaluasi Internal

Setelah rancangan awal dibuat, sebaiknya rancangan tersebut dievaluasi oleh seluruh
anggota perusahaan yang terlibat sehingga dapat diketahui kekurangan serta kesalahan yang
terdapat pada rancangan awal tersebut dan kemudian meminta saran, kritik dan usulan yang
membangun. Dengan melibatkan seluruh anggota perusahaan yang terlibat dalam SOP
tersebut, maka proses pemahaman dan penerapan akan berjalan dengan lebih mudah.

4. Evaluasi Eksternal

Pada tahap evaluasi eksternal, dibutuhkan tim penasehat yang berasal dari luar perusahaan
untuk menilai rancangan yang telah dibuat dan memberikan saran, kritik dan usulan yang
dapat membangun pembuatan SOP tersebut. Pihak eksternal dari perusahaan tentu dapat
menilai rancangan dengan lebih objektif, dikarenakan mereka tidak terlibat langsung dalam
proses penerapan SOP.

5. Pengujian
Tahap pengujian dilakukan untuk mengetahui SOP yang dibuat telah seusai dengan standard
yang ditetapkan oleh pihak manajemen dan kemudian hasil pengujian dapat digunakan
sebagai bahan evaluasi dalam melakukan perbaikan dan pengembangan.

6. Perbaikan

Setelah dilakukan tahap pengujian, dapat diketahui kekurangan dan kesalahan dalam SOP
yang telah dibuat dan kemudian dapat segera dilakukan perbaikan sehingga SOP dapat
berjalan dengan lebih maksimal. Pada tahap ini juga dapat dilakukan pelatihan bagi para
pekerja agar dapat memanfaatkan SOP sebagai alat bantu untuk memepermudah mereka
dalam menjalankan pekerjaan.

7. Pengaplikasian

Setelah SOP telah selesai dibuat dan sesuai dengan standar yang telah ditentukan, kemudian
dilakukan pengaplikasian di seluruh divisi dalam perusahaan sehingga tujuan awal yang
telah ditetapkan dapat tercapai dengan maksimal.
Implementasi SOP
Proses implemenatsi SOP termasuk setiap langkah yang dibutuhkan untuk memeprkenalkan SOP
kepada setiap orang yang terlibat dalam SOP tersebut dan menjadikan SOP sebagai bagian
penting dalam setiap operasi rutin. Proses implementasi harus dirancang sedemikian rupa untuk
memastikan bahwa :

1. Setiap orang dalam perusahaan mendapat informasi dan penjelasan mengenai SOP yang
telah diperbaiki ataupun SOP yang baru.
2. Rekapan dokumen SOP didistribusikan sesuai dengan kebutuhan dan dapat diakses
dengan mudah oleh seluruh anggota perusahaan, terutama yang terlibat langsung dalam SOP
tersebut.
3. Setiap personil dalam perusahaan mengerti peran dan memiliki pengetahuan dan
kemampuan yang dibutuhkan untuk menerapkan SOP dengan benar dan efektif termasuk
pemahaman mengenai konsekuensi jika terjadi kesalahan dalam penerapan SOP tersebut.
4. Terdapat personil yang bertanggung jawab untuk mengawasi jalannya proses,
mengidentifikasi permasalahan – permasalahan yang mungkin terjadi dan memberikan
dukungan dalam proses implementasi SOP tersebut.
TEKNIK
PEMBUATAN SOP - 1
Written by Juliansyah, Mpd   
SOP atau Standard Operating Procedure adalah segala aturan atau
prosedur tertulis yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas di suatu
perusahaan, dimana semua aturan atau prosedur tersebut bersifat
standar atau baku sehingga bersifat mengikat atau harus dipatuhi oleh
seluruh karyawan atau pimpinan perusahaan sehingga pelaksanaan
tugas (operasionalisasi) berjalan sesuai ketentuan atau harapan dan
pada akhirnya menghasilkan keuntungan bagi perusahaan

3 Kata-kata Penting terkait SOP :

1. Prosedur
2. Operasional
3. Standar

Pengertian Prosedur

1. Prosedur adalah istilah lain untuk tahapan atau langkah-langkah, biasanya terkait dengan
suatu proses kerja
2. Contoh prosedur, antara lain: Prosedur Pencatatan Surat Keluar, Prosedur Pembelian
Barang, Prosedur Perekrutan Karyawan, dan lain-lain
3. Prosedur dapat bersifat baku (tertulis) dan tidak baku; namun sebaiknya baku atau
standar
4. Prosedur dapat diuraikan dalam bentuk deskripsi ataupun gambar

Pengertian Operasional

1. Operasional adalah istilah yang merujuk pada kegiatan atau kerja, biasanya merupakan
hal yang terjadi di suatu perusahaan.
2. Operasional atau kegiatan/kerja bisa bersifat rutin dan non rutin.
3. Setiap operasional/kegiatan juga biasanya memiliki prosedur yang dapat bersifat baku
(tertulis) maupun tidak baku (tidak tertulis)

Contoh Operasional Kegiatan dalam Suatu Perusahaan :

1. Operasionalisasi kendaraan dinas


2. Operasionalisasi surat
3. Operasionalisasi pengajuan cuti
4. Operasionalisasi kenaikan pangkat
5. Dll.

Standar berarti ketentuan atau  keadaan yang menjadi acuan, harus diikuti dan tidak boleh
menyimpang. Ketentuan atau keadaan ini bersifat mengikat ke semua pihak.
SOP berfungsi sebagai:

1. Pedoman karyawan dan atau pimpinan mengerjakan suatu tugas


2. Pedoman pimpinan melakukan pengawasan
3. Pembanding untuk perubahan yang lebih baik
4. Dasar hukum yang dapat digunakan untuk kebaikan semua pihak

Fungsi (Manfaat) Lain dari SOP:

1. SOP memastikan bahwa perusahaan memiliki proses konstan yang memenuhi standar
dan semua personil mengenal proses tersebut
2. Dengan adanya SOP, proses akan selalu ditinjau dan diperbaharui berdasarkan dasar
yang sudah ada
3. SOP menjamin bahwa audit yang dilakukan oleh Biro Konsultan atau sponsor tidak akan
menghasilkan penemuan yang merugikan perusahaan, dan juga dapat memberi
perusahaan suatu perlindungan yang legal
4. SOP dapat mengurangi perbedaan dalam sistem, dimana perbedaan tersebut merupakan
kendala dalam efesiensi produksi dan pengontrolan kualitas
5. SOP dapat membantu dalam pelatihan personil baru sebagai sumber referensi bagi
pelatih personil
6. SOP dapat mempermudah dalam melakukan pelatihan silang, dimana pelatihan silang
melatih personil dalam melakukan pekerjaan di departemen lain, dengan kata lain di luar
departemen asalnya
7. SOP dapat membantu dalam melakukan evaluasi terhadap performansi personil dan
proses yang dilakukan

 
Teknik Pembuatan SOP – 2
Written by Juliansyah, Mpd   
Peran SOP

1. Pedoman Kebijakan
2. Pedoman Kegiatan
3. Pedoman Birokrasi
4. Pedoman Administrasi
5. Pedoman Evaluasi
6. Pedoman Integrasi

Tujuan SOP

1. Memberikan arahan kepada karyawan dan atau pimpinan untuk dapat mengerjakan
tugasnya dengan baik, sehingga pekerjaan menjadi lebih mudah, cepat, dan dapat diukur
keberhasilannya
2. Memberikan arahan kepada pimpinan untuk dapat melakukan pengawasan kepada para
karyawan saat mereka melakukan tugas-tugasnya, sehingga pimpinan dapat memberikan
penilaian dan sekaligus pengarahan untuk pencapaian kualitas hasil pekerjaan

Isi SOP secara umum adalah:

1. Pengesahan SOP; biasanya secara tegas memuat penandatangan dari SOP yang
menyatakan SOP secara sah disahkan penggunaannya
2. Data tentang SOP; biasanya berisikan judul, kode, tujuan, dasar hukum, pengertian-
pengertian, dan referensi
3. Isi SOP berupa prosedure – prosedure sesuai dengan judul SOP

UNSUR UNSUR SOP:

1. TUJUAN YANG JELAS


2. KEBIJAKAN YANG TEPAT
3. PETUNJUK OPERASIONAL
4. PIHAK YANG TERLIBAT
5. FORMULIR
6. INPUT
7. PROCESS
8. OUTPUT/ LAPORAN/REPORT
9. VALIDASI

Tim Penyusun SOP

1. Agar SOP memuat hal-hal penting secara tepat, akurat, dan sesuai kebutuhan perusahaan,
maka perusahaan hendaknya membentuk suatu tim yang disebut Tim Penyusun SOP.
2. Tim Penyusun SOP yang lengkap biasanya terdiri dari:

a.  Manajemen

b.  Pegawai

1. Ahli atau orang yang berpengalaman dalam penyusunan SOP

Kualifikasi Tim Penyusun SOP

Tim Penyusun SOP yang terdiri atas manajemen, karyawan, dan ahli hendaknya memiliki
minimal kualifikasi sebagai berikut:

1. Pengetahuan prosedur kerja, baik yang bersifat khusus divisi tertentu ataupun umum di
luar suatu divisi
2. Pengetahuan tentang visi dan misi, struktur organisasi, corporate culture, bidang usaha,
jenis pelanggan, dan pengetahuan manajemen
3. Kemampuan komunikasi, baik lisan dan tulisan yang sangat penting dibutuhkan saat
menguraikan dan menjelaskan suatu prosedur
4. Kemampuan berpikir logis dan sistematis Sifat kreatif, semangat kerjasama, dan
berwawasan luas

Struktur Organisasi dan SOP

1. Struktur Organisasi adalah bagan yang memuat urutan kedudukan/jabatan dan para
personilnya, serta gambaran hubungan dari masing-masing kedudukan/jabatan sehingga
dapat diketahui tugas dan tanggung jawab para pemegang kedudukan/jabatan
2. Dengan mengetahui struktur organisasi perusahaaan, maka Tim Penyusun SOP dapat
menyesuaikan dan menetapkan prosedur kerja secara proporsional sesuai dengan urutan
kedudukan/jabatan yang ada
3. Tim Penyusun SOP juga dapat memanfaatkan struktur organisasi sebagai alat untuk
menetapkan pembagian tugas atau job description dari suatu jabatan, walaupun mungkin
tidak harus dimuat dalam SOP

Pelanggan sebagai Fokus Utama dalam SOP

1. Pelanggan didefinisikan sebagai semua orang yang secara tetap dan aktif menjadi
pengguna produk dari perusahaan
2. Perusahaan wajib menjaga hubungan dengan pelanggan dalam berbagai upaya karena
pelanggan memberi keuntungan buat perusahaan
3. Teknis atau cara menjaga hubungan dengan pelanggan hendaknya tercermin dalam isi
SOP, terutama dalam prosedur kerja yang langsung berkaitan dengan pelanggan
4. Intinya, isi SOP harus mencerminkan pentingnya kedudukan pelanggan dan upaya
memberikan pelayanan yang terbaik buat pelanggan

Anda mungkin juga menyukai