Surat Rasmi

A. Jenis surat rasmi:

i. Surat aduan – sampah, gejala sosial, kafe siber, masalah pencemaran,
kilang
haram dan sebagainya.
ii. Surat permohonan – pekerjaan, kemudahan asas, kemudahan sekolah dan
sebagainya.
iii. Surat bantahan – bantahan sesuatu perkara yang mendatangkan masalah
atau
kesan negatif.
iv. Surat cadangan – cadangan mengadakan sesuatu, cadangan mengatasi
sesuatu
masalah dan sebagainya.
v. Surat jemputan – perkahwinan, menghadiri majlis dan sebagainya.
B. Penerima dan alamat surat rasmi>
i. Penerima surat rasmi – penerima perlu sesuai dengan situasi surat yang
ditulis.
Contohnya, jika kebakaran (bomba – Ketua Balai Bomba), kecurian (polis –
Ketua
Balai Polis XXXXXX), sampah sarap (Dewan Bandaraya Kuala Lumpur – Ketua
Penguat Kuasa), jabatan kerajaan (Pengarah) dan sebagainya.
ii. Alamat penerima – Jika anda tidak pasti alamat penerima, jangan bimbang
kerana
anda boleh menciptanya sendiri. Contohnya, jika alamat individu (ada
nombor
rumah, ada nama jalan, ada nama taman, ada poskod, ada nama bandar, ada
negeri). Jika alamat jabatan kerajaan atau agensi kerajaan (ada tingkat, ada
nama
bangunan, ada nama jalan, ada poskod, ada nama bandar, ada nama negeri).
Contoh : Masalah sampah sarap tidak diangkut.
Ketua Penguat Kuasa
Dewan Bandaraya Kuala Lumpur,
Tingkat 5, Bangunan Menarajaya,
Jalan Bunga Raya,
56000 Kuala Lumpur.
B. Format Surat Rasmi:
1. Nama dan alamat pengirim – di sudut kiri surat.
(Selepas itu langkau sebaris dan lukis garisan panjang)
(Sebaiknya selepas setiap perenggan berakhir, langkau satu baris)
2. Penerima dan alamat penerima – di sudut kiri surat.
3. Tarikh dengan huruf besar – di kanan dan selari dengan baris terakhir
alamat
penerima.
4. Panggilan hormat (Tuan/ Puan/ Datuk dan sebagainya yang sesuai) – di kiri
dan
tanda koma.
5. Tajuk surat – Semua perkataan awal dengan huruf besar, kecuali untuk
kata
hubung, sendi dan kata bantu. Garisi tajuk dan jangan letak tanda titik pada
akhir
ayat.
6. Pengenalan surat – nyatakan siapa anda + mewakili siapa (jika anda
sebagai
wakil) + tujuan surat ditulis. (tulis rapat di kiri surat dan jangan letak
sebarang
nombor)
7. Isi surat: (Bermula dari perenggan kedua dan seterusnya, letak nombor
bermula
dengan 2 dan seterusnya pada setiap perenggan dan mulakan perenggan
agak
ketengah – 2 ? sm dari nombor)
i. Huraian isu atau huraian masalah yang ditulis (di mana + sejak bila +
nama
pihak penyebab masalah + masa masalah berlaku + siapa terlibat + dan
apa-apa
juga maklumat awal tentang isu atau masalah itu yang dapat digunakan bagi
membantu pihak yang anda beritahu)
ii. Kesan daripada isu atau masalah itu kepada anda atau orang yang anda
wakili.
Kesan ini mesti diulas, sama seperti anda menulis karangan biasa (ada isi,
huraian,
contoh dan kesimpulan kecil) Sebaik-baiknya, 1 kesan ditulis dalam satu
perenggan)
iii. Cadangan mengatasi masalah – anda boleh memberi cadangan awal
untuk
mengatasi masalah atau isu yang anda tuliskan.
8. Penutup surat – tuliskan harapan anda dan iringan terima kasih.
9. Tulis ucapan terima kasih – di kiri dan rapat dengan garisan. (Jangan letak
nombor)
(Selepas itu, langkau 3 hingga 4 baris)
10. Tulis pengesahan:
- “Yang menjalankan tugas” (jika tujuan rasmi) dan “Yang benar” (jika tujuan
persendirian)
- Tandatangani
-(NAMA) dengan huruf besar dan dalam kurungan
-Nama jawatan (Ikut kehendak soalan jika dinyatakan), jika tidak tulislah
Setiausaha. Jika tujuan persendirian, tidak perlu menulis jawatan.
-Nama institusi, persatuan atau taman perumahan yang anda wakili.
11. Pastikan anda menggunakan frasa gramatis, peribahasa atau kata-kata
hikmat
seperti anda menulis karangan yang lain.
CONTOH: MENULIS