PEDRO AUGUSTO ALVARADO VILLATORO EL CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA COMERCIAL “FRA NCISCO universidad FRANCISCO MARROQUIN cere FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Guatemala, 2004UFM universidad ANCISCO MARROOU Guatemala, 15 de abril dei 2004 La Facultad de Ciencias Econémicas de la Universidad Francisco Marroquin autoriza la publicacién del trabajo de tesis titulado “EL CONTROL INTERNO EN UNA EMPRESA COMERCIAL”, presentado Pedro Augusto Alvarado toro, previo a optar el grado académico de Licenciado en Contaduria Publica y Auditoria. Atentamente, FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICASGuatemala, 14 de abril del 2,004 Doctor: Wenceslao Giménez-Bonet, Decano Facultad de Ciencias Econémicas Universidad Francisco Marroquin Presente. Estimado Doctor Giménez-Bonet: Por este medio le comunico que he examinado detenidamente el trabajo de tesis titulado “El control interno en una empresa comercial” presentado por el estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro, el cual me fuera remitido por ustedes. Después de haber revisado la documentacién que me envi, puedo asegurar que s¢ trata de un buen trabajo de investigacion, y que el estudiante maneja el tema en forma cientifica. Consecuentemente, considero que el trabajo de tesis “El control interno en una empresa comercial” cumple con los requisitos académicos de fondo y de forma. En mi opinién, la Universidad podra conferir el grado académico a Pedro Augusto Alvarado Villatoro con la confianza que durante su vida profesional, seré capaz de formular sus hipétesis, probarlas y comunicar sus resultados por escrito. Atentamente, oo Lic. Manuel Guay Apen, Ms 4 calle 3-51, Zona 10. Oficina 803. Murano Center ‘Tel: (502) 366-6001 al 03. Fax 366-6003, E mail mguay@ufmedugtJosé Femando Rios Mirén Contador Piblico y Auditor Guatemala, 23 de enero 2,004 Dootor Wencestao Giménez Decano de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad Francisco Marroquin Presente, Sefior Director: Por este medio le comunico que he asesorado al estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro en la elaboracién del trabajo de tesis titulado“El Control Intemo en una Empresa Comercial “ En mi opinion, el trabajo realizado satisface el nivel académico exigido por la Universidad ¥y constituye un aporte importante @ la investigacién cientifica. El estudiante Pedro Augusto Alvarado Villatoro cumplié con la indicaciones y observaciones que en el curso del trabajo tuve oportunidad de hacer, lo cual he podido ratificar al leer detenidamente Ia versién final. Me es grato comunicarle que me siento satisfecho con el resultado obtenido y puedo asegurarle, como la garanticé en mi comunicacién anterior, que se trata de un trabajo original e inédito. Consecuentemente, puedo manifestarme solidario y corresponsable de! resultado alcanzado tal ycomo lo exige el reglamento de Tesis de la Facultad de Ciencias Econdmicas. En base lo anterior me permito recomendar que cuando hayan concluido las trémites intermedios exigidos en el reglamento mencionado, se proceda a la publicacién del trabajo “Bl Control Intemo en una Empresa Comercial “ como requisito para obtener su grado de Licenciado en Contaduria Pablica y Auditoria. Atentamente;ESTA TESIS FUE ELABORADA POR EL AUTOR PARA OBTENER EL TITULO DE CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR EN EL GRADO DE LICENCIADO ASESOR DE TESIS CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR, JOSE FERNANDO RIOS MIRON REVISOR DE TESIS CONTADOR PUBLICO Y AUDITOR, MANUEL GUAY APEN LOS CONCEPTOS DE ESTA TESIS REFLEJAN EL PUNTO DE VISTA DEL AUTORADIOS AMIS PADRES AMIESPOSA AMIS HIVOS AMIS HERMANOS DEDICATORIA Por darme la vida y la oportunidad de salir adelante et mis proyectos. Por ser la quia inicial de mi vida Pot su apoyo y comprension hoy y siempre. Por ser el complemento de mi vida. Gracias por su apoyoINDICE INTRODUCCION CAPITULO 1 EL CONTROL INTERNO 1 12 13 14 15 Antecedentes Definicion 1.2.1 El Control Intamo es un proceso 1.2.2 El Control Intemo es llevado a cabo por las personas 1.2.3 El Control Intemo aporta un grado de seguridad razonable Importancia Otjetivos Elementos de Una Estructura de Control interno 1.5.1 Ambiente de Control 1.5.2 Sistema Contable 1.5.3 Procedimientos de Control CAPITULO 2 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 24 22 23 Entomo de Control 2.1.1 La Responsabilidad del Consejo de Administracién 2.1.2. Estilo y Filosofia Gerencial 2.1.3 Estructura Organizativa 2.1.4 Integridad y Etica 2.1.5 Competencia Profesional 2.1.6 Delegacién de Facultades y Responsabilidades 2.1.7 Politicas y Practicas de Recursos Humanos Evaluaci6n de Riesgos: 2.2.1. Objetivos Operacionales 2.2.2. Objetivos Relacionados con la Informacion Financiera 2.2.3 Objetivos de Cumplimiento Actividades de Control 2.3.1. Segregacion de Funciones PAGINA 1 @YVNV GF HAHA ROHOHYOINDICE 2.3.2 Analisis Realizados por la Gerencia 2.3.3 Controles Fisicos 2.3.4 Mecanismos de Seguimiento de! Proceso de Informacién 2.3.5 Gestién de Funciones de Actividad 2.3.6 Indicadores de Rendimiento 2.3.7 Controles de los Sistemas de Informacion 2.4 Informacion y Comunicacién 2.4.1. Informacion 2.4.2 Comunicacion 2.5 Supervision 2.5.1 Actividades de Supervision Recurrentes 2.5.2 Actividades de Supervision Especificas 2.5.3 Informacion sobre Deficiencias de Control Interno CAPITULO 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 3.1 El Manual 3.2 Objetivos y Pollticas 3.3. Contenido 3.4 Simbologia ANSI 3.5 Ejemplo CAPITULO 4 ORGANIGRAMAS DE LA ORGANIZACION 41 Organigramas 42 Requisitos 43 Ventajas 4.4 Limitaciones 45° Clases 45.1 Verticales 45.2 Horizontales 45.3 Circulares PAGINA. 14 14 15 15 15 15 16 16 7 7 7 18 18 19 19 19 19 20 22 23 25 25 Po} 25 26 26 oa 27 28 28INDICE 45.4 Escalares 455 Mixtos 45.6 Ejemplos CAPITULO 5 ELEMENTOS BASICOS PARA IMPLANTAREL CONTROL INTERNO 51 La Contabilidad 5.1.1. Concepto 5.1.2. La Contabilidad y sus Relaciones 5.1.24 Con el Estado 5.1.22 Con el Derecho Tributario 5.1.23 Conta Economia 5.1.24 Con la Documentacion Comercial 5.1.25 Entre la Empresa y las decisiones de Gerencia 5.1.3 Principales Herramientas de la Contabilidad 6.134 Estados Financieros 5.1.3.2 Balance General 5.1.33 Estado de Resultados 5.1.34 Estado de Fiujos de Etectivo 5.1.4 La Nomenciatura de Cuentas 5.1.44 Definicion 5.1.42 Condiciones para denominar una cuenta 51.43 Clasificaci6n 5.1.5 El Pian de Cuentas 51.51 —— Definicién 51.5.2 Importancia 5153 Estructura 5.1.6 El Cédigo de Cuentas 5.1.64 Definicion 5.1.6.2 — Importancia 6.1.6.3 Caracteristicas 5.1.6.4 Sistemas de Codificacién PAGINA 29 29 29 34 34 34 34 35 35 35 35 35 35 37 37 37 37 38 39 39 39 39 Bese 8 SS 43 43 445.2. 5.3 54 INDICE 5.1.6.5 Métodos de Codificacion 5.1.6.6 _Ejemplo de Nomenciatura de Cuentas Formularios o Formas Los Presupuestos La Auditoria 5.4.1 Concepto 5.4.2 Vigilancia del Control interno mediante la Auditoria Interna 5.4.3 Funciones de la Auditoria intema y Extema CAPITULO 6 GICLO DE INGRESOS 64 62 63 Enfoque de Ciclo Naturaleza del Ciclo de Ingresos ‘Control Intemo sobre Transacciones de Ventas al Crédito de ‘Cuentas por Cobrar 6.3.1. Funciones 6.3.2. Documentos Comunes 6.3.3 Registros Contables 6.3.4 Archivos 6.3.5 Importancia Relativa y Riesgo 6.3.6 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente ejecutadas 6.3.6.1 —_Procedimientos de Autorizacion 6.3.6.2 _Separacién de Funciones 6.36.3 _Procedimientos de Documentacin 636.4 Controles Fisicos 6.36.5 _Verificacién Intema independiente 6.3.7 Las Transacciones de Ventas deben estar debidamente registradas 6.37.1 Separacién de Funciones 637.2 Registro Contable y Procedimientos 6.3.7.3 Verificacion Intema Independiente PAGINA. 44 45 47 48 50 50 50 50 53 53 53 53 53, age 55 55 56 57 58 58 59 59 60 606.4 INDICE Control Interno sobre las Entradas de Efectivo y Transacciones de Ajustes a Ventas 6.41 Consideraciones Basicas 6.411 Funciones 6.4.1.2 Documentos Comunes 6.4.1.3 Registros Contables 6414 Datos de Archivo 642 Entorno de Control interno 6.43 Importancia Relativa y Riesgo 6.44 Las Transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente ejecutadas. 6.441 Funciones y Objetivos 6.4.42 — Procedimientos de Autorzacién 6.4.43 Separacién de Funciones 6.4.44 —— Procedimientos de Documentacién 6.4.45 — Controles Fisicos 6446 — Verificacién Interna independiente 6.45 Las Transacciones de Entradas de Efectivo deben estar debidamente registradas 6451 — Funciones y Objetivos 6.45.2 Separacién de Funciones 6453 —— Registros Contables y Procedimientos 6454 Verificacién Interna independiente 6.46 Mantener una Custodia apropiada del Efectivo 6461 Funciones y Objetivos 6.462 —— Controles Fisicos y Procedimientos de Autorizacion 6.46.3 Segaracién de Funciones y Verificacién Interna Independiente 6.4.7 Las Transacciones de Ajustes a Ventas deben estar debidamente ejecutadas 6474 Funciones y Objetivas 6.472 — Procedimientos de Autorizacién PAGINA 61 61 62 63 64 64 64 65 65 65 66 66 67 68 68 68 69 69 69 70 70 70 1 71 71