Penulisan surat

• Definisi Surat
• Tujuan
• Pengendalian Surat
• Jenis-jenis Surat Rasmi
• Bahagian-bahagian Surat
• Ciri-ciri Penulisan Berkesan
• Kenali Audien
 Definisi Surat Daripada
Perspektif Agensi Kerajaan
• Satu saluran komunikasi rasmi antara satu
agensi dengan pihak luar (seperti
stakeholders,pelanggan, perseorangan, agensi-
agensi lain) dan antara satu agensi dengan
cawangannya (sama ada di negeri yang sama
ataupun di negeri yang lain)
• Alat Komunikasi bertulis yang ditulis oleh
jabatan-jabatan kerajaan, badan-badan
berkanun, swasta atau individu untuk berhubung
secara rasmi di antara satu sama lain
 Tujuan Surat Rasmi
• Sebagai penyampai maklumat bertulis
• Menjadi dokumen yang boleh digunakan
• Wakil atau duta (individu, Syarikat,
Jabatan atau Negara)
PENGENDALIAN SURAT
 KEPALA SURAT
• Logo Jabatan
• Alamat rasmi jabatan
• Alamat E-mel jabatan
• No. Fax jabatan
• No. Telefon rasmi jabatan
 BILA GUNA KEPALA SURAT
• Menulis bagi pihak/mewakili jabatan
• Antara jabatan dengan jabatan
• Jabatan dengan swasta
• Jabatan dengan individu
 KEDUDUKAN KEPALA SURAT
• Bahagian paling atas dalam format
 Rujukan
• Apa kelebihan menulis rujukan di sebelah
kiri?
• Menyelamatkan ruang
• Sebelah kanan dikosongkan untuk tujuan
lain (taraf surat dll.)
• Keselarasan
 TEKNIK MENULIS TARIKH
• 23 Januari 2008
• 30 Januari 2008
• 4 Februari 2008
 PENERIMA SURAT
• Semua surat rasmi hendaklah ditujukan
kepada jawatan bukan kepada nama
individu yang menerima surat itu
 TEKNIK MENULIS POSKOD
Untuk mewujudkan keselarasan, ada tidak
teknik menulis poskod. Pilih satu
sahaja:

• 50480 KUALA LUMPUR

• 50480 Kuala Lumpur
• 50480 Kuala Lumpur
 PENERIMA SURAT
• Satu surat, satu penerima contoh:
Pengarah
Bahagian Pengurusan Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia
Paras 6, Blok F Utara
Pusat Bandar Damansara
50604 Kuala Lumpur
 Pengendalian Surat
• Surat Masuk
– Direkod oleh pegawai yang menerima dalam
buku penerimaan surat
– Dihantar kepada pegawai yang
bertanggungjawab
– Dapatkan fail berkaitan
– Memasukkan surat ke dalam fail
– Mengambil tindakan sewajarnya
 Pengendalian Surat
• Surat Keluar
– Dapatkan fail yang berkaitan dengan
tajuk/tujuan
– Menulis surat
– Memasukkan salinan ke dalam fail
– Salinan asal dihantar kepada penerima
 Mengalamatkan Surat
• Nama Jawatan

Ketua Setiausaha
Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan
Industri
Blok 8, Tingkat 14
Kompleks Pejabat Kerajaan
Jalan Duta
50622 Kuala Lumpur.
 Mengalamatkan Surat
• Dikhaskan

Y. Bhg. Tan Sri Ismail bin Adam

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia
Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 Wilayah Persekutuan, Putrajaya.
 Mengalamatkan Surat
• Untuk Perhatian

Ketua Esekutif
Jabatan Hasil Dalam Negeri
Tingkat 3, Bangunan Peransang
60505 Shah Alam
Selangor Darul Ehsan.

(u/p: Puan Normah Idris, Unit Sumber Manusia)

 Mengalamatkan Surat
• Berkelompok

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Y. B. Setiausaha Kerajaan Negeri
Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Atau

Beberapa Kementerian/Jabatan/Individu
 Jenis-jenis Surat Rasmi
• Permohonan
• Rayuan
• Bantahan
• Makluman
• Arahan
• Ucapan
• Penghargaan
 Jenis-jenis Surat Rasmi
• Perakuan
• Jemputan
• Cadangan
• Pesanan
• Perjanjian
• Pekeliling
• Iringan
• Lain-lain
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Lambang Kerajaan Persekutuan/Negeri
2. (Logo Agensi)
3. Nama Agensi dan Alamatnya
4. Nombor Telefon Utama, Nombor Faks,
Nama E-mel, Alamat Laman Web
5. Rujukan Fail Penerima dan Pengirim
6. Tarikh Surat Ditandatangani
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Alamat Rasmi Penerima
– Sama dengan sampul surat
• Contoh

Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Jabatan Perkhidmatan Awam
Blok C2 dan C2, Parcel C
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62510 W.P. Putrajaya.
(U/p: Encik Ahmad bin Marzuki)
 Bahagian-bahagian Surat
1. Panggilan Hormat

• Contoh
Tuan/Puan,
Y. Bhg. Dato’/Datuk/Y.B. Dato’/Tuan/Puan,
Y. Bhg. Dato’/Datin,
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Tajuk Surat

• Contoh

Laporan Pembaharuan dan Kemajuan

Dalam Perkhidmatan Awam Malaysia, 1999
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Pemerengganan

– Perenggan pertama tanpa nombor

– Perenggan nombor dua bermula pada kiri
muka surat dan diikuti dengan indentation
(tab)
– Perenggan-perenggan seterusnya mengikut
format perenggan nombor dua
– Setiap perenggan hanya boleh
mengandungi satu isu/perkara sahaja
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Penanda adanya muka surat kedua
pada muka surat pertama

…2/-

3. Penanda muka surat kedua:

-2-
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Penutup
Sekian, terima kasih
2. Slogan
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
4. Pengakuan Pengirim
Saya yang menurut perintah,
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Ruang tanda tangan pengirim dan nama
pengirim
Contoh
(Ahmad bin Ali)
Penyelaras Program Kanan
Program PENGURUSAN
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
2. Ruang bagi pihak ketua agensi dan nama
agensi
Contoh

(Ahmad bin Ali)

b.p.
Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Salinan surat kepada agensi lain
Contoh

Sk. Pengarah
INTAN
Bukit Kiara
Jalan Bukit Kiara
50480 Kuala Lumpur
 Bahagian-Bahagian Surat
1. Edaran dalam dan salinan fail timbul
2. Singkatan nama pegawai yang
menguruskan dan yang menaip
3. Singkatan nama fail dalam komputer
Contoh
ROY/azie/SURAT/jemputan penceramah
 Ciri-ciri Penulisan Surat
Berkesan
1. Nada yang berdiplomasi
– Taraf kehormatan
– Bahasa yang positif dan bersopan santun
2. Kesempurnaan
– Tiada fakta/maklumat penting ditinggalkan
(kesan terhadap kos dan imej agensi pengirim)
 Ciri-ciri Penulisan Surat
Berkesan
1. Kemasan penyusunan topik/isi
kandungan
– Mengemukakan alasan/latar belakang dan
diikuti dengan tujuan atau sebaliknya
2. Keringkasan
– Tepat dan tidak berpusing-pusing
– Ayat yang ringkas
 Ciri-ciri Penulisan Surat
Berkesan
1. Kejelasan
– Perkataan dan ayat tidak menyebabkan
tafsiran berlainan, tidak mengelirukan
2. Ciri ketepatan/ketelitian
– Tiada kesilapan tanda bacaan
– Tiada kesilapan tatabahasa
– Tiada kesilapan penggunaan perkataan
 Ciri-ciri Penulisan Surat
Berkesan
1. ‘Layout’ surat yang menyenangkan
penerima
– Margin standard
– Perenggan yang seimbang
– Line spacing
– Jenis dan saiz font
– kebersihan
 Perkara-perkara Penting Yang Perlu
Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat

1. Tujuan mesej
2. Mengamalkan ciri penulisan berkesan
3. Analisis pembaca/audien (penerima
yang ditujukan)
 Penulisan Berkesan
• Orthografi yang betul (ejaan standard)
• Bentuk perkataan/ayat yang betul
• Gunakan perbendaharaan kata yang tepat
• Bezakan idea utama dan idea sampingan
• Elakkan bahasa yang berbunga
• Pastikan latar belakang audien
 Kenali Audien
• Apa yang anda fikir dan anda ketahui
tidak sama dengan apa mereka fikir dan
ketahui
• Kecuali rakan rapat, penggunaan akronim
hendaklah dielakkan
• Kebanyakan orang sibuk
• Mereka bukannya pembaca yang baik –
mungkin tidak faham apa yang ditulis
• Mereka mempunyai idea sendiri – tafsiran
dan agenda sendiri
 Kenali Audien
• Tuliskan dengan mudah supaya difahami
• Selepas menulis, baca dengan kuat
• Penggunaan koma mengikut keperluan
• Tulis mengikut cara bercakap
• Hindarkan perkataan saintifik/undang-
undang
 Perkara-perkara Penting Yang Perlu
Diberi Perhatian Semasa Menulis Surat
• Tatabahasa
• Pemilihan perkataan yang sesuai
• Nada
• Format
• Penandaan ‘SULIT’, ‘RAHSIA’, ‘TERHAD’
• Panggilan Hormat