P. 1
MPK-FM

MPK-FM

4.63

|Views: 1,830|Likes:
Dipublikasikan oleh haryati1977
fail meja
fail meja

More info:

Published by: haryati1977 on Aug 14, 2008
Hak Cipta:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

05/09/2014

pdf

text

original

FORMAT BAGI MENGINGATI DAN
MERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA
YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS
MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK

MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG
KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKAN-
TINDAKAN PENTING LEBIH AWAL

MENGAMALKAN PENGURUSAN MASA
YANG CEKAP DAN BERKESAN

60

CONTOH-
CONTOH
PROSES KERJA

61

Semak buku daftar pegawai/
kakitangan yang akan disahkan
dalam jawatan

1.

SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

PROSES KERJA

BIL

PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM
JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM)
BAHAGIAN: PENTADBIRAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN

Semak fail peribadi dan buku rekod
perkhidmatan pegawai dan
pastikan telah memenuhi syarat
untuk pengesahan dalam
perkhidmatan

2.

62

Perintah Am
Bab A
Perkara 36

Ketua Jabatan
(Pengetua)

Pegawai
berkenaan

Sediakan Borang Perakuan,
Kenyataan Perkhidmatan dan
Kenyataan lulus peperiksaan dan
kemukakan kepada Ketua Jabatan
untuk Perakuan dan tandatangan.

Kemukakan borang opsyen
samada memilih skim
KWSP/pencen kepada pegawai
pegawai berkenaan

4.

Ketua Jabatan
(Pengetua)

Rujuk fail/pegawai yang layak untuk
perakuan Ketua Jabatan

3.

SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

PROSES KERJA

BIL

63

Ketua Jabatan
(Pengetua)

Terima surat pengesahan..
Sediakan penyata perubahan
Kew 8 mengenai pengesahan
dalam jawatan dan dapatkan
tandatangan Pegawai yang diberi
kuasa.

6.

Kemukakan dokumen yang lengkap
kepada SPP melalui JPN

5.

SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

PROSES KERJA

BIL

64

Pembantu
Tadbir

Rekodkan pengesahan jawatan
dalam BRP dan edarkan surat asal
kepada pegawai

8.

Kemukakan penyata perubahan
Kew 8 yang telah ditandatangani ke
JPN.

7.

SEKSYEN
UNDANG-
UNDANG/
PERATURAN

PEGAWAI
YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK

PROSES KERJA

65

PERATURAN-
PERATURAN
PENTADBIRAN(CONTOH

)

Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

a.Pengesahan jawatan di dalam
jawatan perkhidmatan awam
mengambil masa di antara 1 - 3
tahun dari tarikh mula berkhidmat.
Keadaan ini boleh berlaku sekiranya
seorang staf telah memenuhi syarat-
syarat yang ditetapkan dalam skim
perkhidmatannya.

66

b. Semua urusan mengesahkan
seseorang pegawai dalam
jawatanya hendaklah disertai
dengan surat perakuan ketua
jabatan
c.Seseorang pegawai yang tidak
disahkan selepas tempoh
percubaannya, tidak layak
menerima anjakan gaji sehingga
beliau disahkan dalam jawatannya.

67

a.Pada amnya, lanjutan tempoh
percubaan
seseorang pegawai diperlukan dalam
keadaan dimana pegawai tidak lulus
semua peperiksaan yang disyaratkan
dalam tempoh percubaannya dan
tidak lulus kursus induksi.

a.Permohonan lanjutan tempoh percubaan
hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa
melantikan melalui Ketua Perkhidmatan
dengan sokongan Ketua Jabatan.

68

f. Adalah menjadi tanggungjawab
Ketua Jabatan untuk
mengemukakan perakuan kepada
pihak berkuasa lantikan melalui
Ketua Perkhidmatan tentang
perlanjutan tempoh percubaan 3
bulan sebelum tamat tempoh
percubaan pegawai itu.

69

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN
DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Pastikan syarat-syarat pengesahan
Telah dipatuhi

Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan
Kenyataan Lulus Peperiksaan
Perakuan pengesahan dlm jawatan
Dan borang Opsyen/KWSP
Hantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua

Semak

Diperakukan

Tidak Lengkap

Urusan
Perlanjutan

Mula

Sambung

70

Serah kepada Pembantu Tadbir
Untuk dihantar ke SPP melalui JPN

Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui
Payroll jika memilih Skim Berpencen

Tamat

71

Senarai Semak Semasa Proses Kerja

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN
PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf:
1.Daftar pegawai yang layak

2.Semak fail peribadi pegawai berkenaan

3.Telah memenuhi syarat perkhidmatan

4.Kemukakan kepada Ketua Jabatan

72

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE
JAWATAN BERPENCEN

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

5.Sediakan borang-borang berkaitan dan
minta pegawai tandatangan borang opsyen

6.Kemukakan sokongan yang telah
disempurnakan kepada Ketua Jabatan
untuk sokongan & tandatangan

7.Sediakan surat iringan dan hantar ke
PPD/PPB/JPN

8.Failkan sesalinan surat dan dokumen
ke fail peribadi pegawai berkenaan

73

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

9.Terima surat pengesahan jawatan dari SPP
sesalinan serah kepada pegawai berkenaan

10.Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan
dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua

11.Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan

12.Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh
PPD/PPB/JPN
13.Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk
berhentikan potongan KWSP

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN
DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN

74

Terima Kew8/surat arahan
Yang perlu dibuat perubahan

Taipkan kew 320 – 2 salinan

Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj

Buat semakan dengan
PAYROLL MASTER LISTING
Kepilkan bersama dokumen sokongan
Yang telah disahkan

Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji

CARTA ALIRAN
PENYEDIAAN BAYARAN GAJI MELELUI SISITEM PAYROLL

Mula

Sambung

75

Copkan nama pegawai yang akan
tandatangan Kew 8

Semak serta tandatangan kew 8

Asingkan:- salinan asal ke JAN
- salinan kedua difailkan

Rekod dalam buku despatch

Tamat

76

Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji
Melalui Sistem Payroll

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Menghantar Lembaran gaji
(Payroll) Kew.320 mengikut
jadual yang telah ditetapkan
oleh Perbendaharaan.

Taipkan Kew, 320
sebanyak 2 salinan

Penuhkan butiran
berkenaan sahaja.

Pembantu
Tadbir
(Kew)

1

2

3

Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan

Proses Kerja

Tindakan
Pegawai

Bil

77

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Untuk mengisi borang Kew.
320 hendaklah
berpandukan kepada surat
Pek. Akauntan Negara Bil.
3 Tahun 1993.

Setiap perubahan yang
dibuat perlu di sertakan
dengan dokumen-dokumen
yang berkaitan.

Pembantu
Tadbir
(Kew)

4

5

Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan

Proses Kerja

Tindakan
Pegawai

Bil

SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

78

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Setiap lembaran gaji perlu
disertakan dengan
dokumen-dokumen yang
berkaitan.

Setiap lembaran gaji perlu
disusun mengikut nombor
gaji (menaik) dan berikan
nombor bilangannya.

Pembantu
Tadbir
(Kew)

6

7

Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan

Proses Kerja

Tindakan
Pegawai

Bil

SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

79

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Copkan nama pegawai
diruangan “Disediakan oleh”
dan “Disahkan oleh” serta
tarikh untuk ditandatangan.

Buat semakan berpandukan
:- PAYROLL MASTER
LISTING.

Pembantu
Tadbir
(Kew)

7

8

Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan

Proses Kerja

Tindakan
Pegawai

Bil

SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

80

Mengikut
Pekeliling dan
Peraturan yang
ditetapkan oleh
JAN

Hantarkan untuk
tandatangan Pengetua dan
asingkan Salinan Asal untuk
di hantar ke JAN dan salinan
kedua di failkan.

Rekod kedalam Buku
Despath.

Pembantu

Tadbir
(Kew)

9

10

Sessi Undang -
Undang dan
Peraturan

Proses Kerja

Tindakan
Pegawai

Bil

SAMBUNGAN - Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui
Payroll

81

Senarai Semak Penyediaan Bayaran Gaji
Melalui Sistem Payroll

Bil

Tindakan

Tandakan Catatan

1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau
Surat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan

2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan

3. Penuhkan butiran yang berkenaan

4. Semak dengan payroll

5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat
Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan.
6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan
7. Penuhkan butiran yang berkenaan

82

Jumlah Unit
Yang Boleh
Dijalankan
Dlm Seminggu

1. Mengurus perlantikan

115 minit 17 unit

2. Mengurus pengesahan dalam jawatan 151 minit 13 unit

3. Mengurus kemasukan ke dalam 195 minit 10 unit
jawatan berpencen.

8. Mengurus kenaikan pangkat 95 minit 21 unit

5. Penyediaan penyata bulanan/suku 155 minit 16 unit
tahunan.

6. Mengurus pertukaran pegawai 185 minit 11 unit

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN
OLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN

Bil

Jenis Kerja

Masa
Yang
Diambil

83

Perancangan Senarai Aktiviti
Harian / Minggu / Bulan
Sebagai senarai semak tugas harian
Kemudahan mengambil tindakan
susulan
Dikemaskini dan direkod setiap hari

SENARAI TUGAS HARIAN

84

NAMA:
JAWATAN:
TARIKH:

BIL

TUGAS SAYA HARI INI

CATATAN

RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN

85

Tugas Pegawai Tugas dan Kuasa Yang

Tugas Pegawai-

Atasan Yang

Tanggungjawab

Diberi

Pegawai Lain
Yang Ada Hubungan
Serta Jenis Hubungan

Pengetua

Menguruskan

JPN merekodkan

Meluluskan

permohonan

dalam BRP

Cuti

cuti k/tangan

P.Kanan/KPT

Menyokong
Permohonan
Cuti

P.Kanan/KPT Menguruskan

1.Menerima
Menandatangani Terimaan wang awam
Resit

Bayaran

2.Menulis
Buku Resit

SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI
LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR

86

BAHAN-BAHAN
RUJUKAN

PEKELILING KEMAJUAN
PERKHIDMATAN AWAM
BIL 8 TAHUN 1991

87

88

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA
pembina modul dan penceramah

Bil

Nama Penyedia Modul

Alamat Pejabat

No. Telefon

1. Pn Rokiah Hanim Hj Bujang
(Ketua Kumpulan)

SK Lereh, 76400 Tanjung
Keling, Melaka

06-3154264
012-279 6833
Fax: 06-3154919

2. Pn Hajjah Hasnah bt Ahmat

SMK Yan,
Jalan Pegawai
06900 Yan, Kedah

04-4655 228
012-4326984
Fax:04-4659400

3. En. Zakaria bin Saad

Kolej Sultan Abdul Hamid
Jln Langgar, 05460 Alor
Star, Kedah

04-733 2300
019-741 5112
Fax:04-7305300

4. En. Zulkifli bin Ismail

Politeknik Kota
Kuala Terengganu
Jln Sultan Ismail
22100 K.Terengganu

09-620 4100 /
09-620 4111
012-985 1008
Fax:

5. Puan Noor Asmah bt Mohamed Politeknik Dungun
Terengganu
23000 Dungun, Trg.

09-845 8820
012-955 0896
Fax:09-8458781

6. En. Maidin bin Hj Osman

Jab. Pendidikan Sabah,
Tkt. 5 Wisma Persekutuan,
Kota Kinabalu, Sabah.

088-254 204
013-871 3194
Fax:

You're Reading a Free Preview

Mengunduh
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->