1

UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

ORGANISASI DI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
DAN KEMAHASISWAAN (BAAK UNP)

LAPORAN PRAKTEK LAPANGAN MANAJEMEN

Untuk memenuhi persyaratan dalam rangka penyelesaian Mata Kuliah

Praktek Lapangan Manajemen Pendidikan

Oleh :

MUKHLIS
2007 / 82991

JURUSAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

FAKULTAS ILMU PENDIDIKAN
UNIVERSITAS NEGERI PADANG
2011
 2

UPAYA MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KOMUNIKASI

ORGANISASI DI BIRO ADMINISTRASI AKADEMIK
DAN KEMAHASISWAAN (BAAK UNP)

Oleh

MUKHLIS
2007/82991

Pembimbing Seminar

1. Dra.Rifma, M.Pd : …………………….

2. Nelitawati, S.Pd,M.pd : …………………….

Disetujui oleh :

Koordinator Praktek Lapangan Manajemen Pendidikan

Pembimbing,

Drs. Irsyad, M.Pd Drs. Yuskal Kusman M.Pd

NIP 19630603199001.1.001 NIP 19541307 198103 1 001

Ketua Jurusan

Dra. Elizar Ramli, M.Pd

NIP 19550203.198602.2.001

i
 3

KATA PENGANTAR

Puji Syukur Alhamdulillah atas Rahmat dan Hidayah dari ALLAh SWT,
penulis dapat menyelesaikan laporan praktek lapangan manajemen yang
berjudul Upaya Meningkatkan Efektivitas Komunikasi Organisasi di
BAAK UNP ini tepat pada waktunya.

Dalam penulisan laporan ini penulis banyak mendapat bantuan secara

moril maupun materil dari berbagai pihak. Oleh karena itu pada kesempatan
yang ini penulis mengucapkan terima kasih yang tulus kepada, Yth :

1. Ibu Dra. Elizar Ramli, M. Pd selaku Ketua Jurusan Administrasi

Pendidikan

2. Bapak Drs. Irsyad,M.Pd dan Ibu Dra,Ermita M.Pd, selaku Koordinator

Praktek Lapangan Manajemen

3. Bapak Drs. Yuskal Kusman, M. Pd selaku Dosen Pembimbing PL

Manajemen

4. Ibu Zuriyati Zein, S.Pd selaku Supervisor dalam PL Manajemen

5. Bapak. Drs. Ahmad Hamdani, MM selaku Kepala BAAK UNP dan

seluruh pegawai BAAK UNP

Akhirnya Penulis menyadari bahwa laporan ini belum sempurna. Oleh

karena itu dengan segala kerendahan hati, penulis mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat konstruktif demi perbaikan laporan ini dikemudian hari.
Penulis berharap semoga laporan ini memberikan manfaat bagi kita semua.
Terimakasih.

Padang, Oktober 2010

Mukhlis
82991/ 2007

ii
 4

DAFTAR ISI

HALAMAN PENGESAHAN ................................................................................ i

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii
DAFTAR ISI ........................................................................................................ iii
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang masalah .................................................................. 1
B. Tujuan Penulisan ............................................................................. 3
C. Manfaat Penulisan ……………………………………………..… 4
BAB II TINJAUAN LEMBAGA TEMPAT PLMP

A. Deskripsi Geografis ……………………………………………..... 5

B. Deskripsi Tugas ………………………………………..…………. 6
C. Personil dan Struktur Organisasi …………………………….…. 11
BAB III KEGIATAN MAHASISWA DALAM PLMP

A. Kegiatan Administrasi ………………………………………….. 12

B. Kegiatan Partisipatif……………………………………………...13
BAB IV ANALISIS KASUS

A. Gambaran Kasus …………………………………………………. 14

B. Penyebab Kasus …………………………………………….……. 16
C. Alternatif Penyelesaian Kasus ……………………………….…... 17
D. Penyelesaian Kasus ........................................................................ 20
BAB V PENUTUP

A. Kesimpulan ………………………………………………………. 24
B. Saran- Saran ……………………………………………………… 25

LAMPIRAN
DAFTAR PUSTAKA

iii
 5

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Manusia adalah makhluk yang dinamis di dalam lingkungan sosialnya.

Agar dapat berkembang, manusia melakukan interaksi dengan sesamanya.

Hubungan yang baik diperoleh dari komunikasi yang baik pula. Oleh karena

itulah manusia melakukan komunikasi untuk mendapatkan hubungan atau

ikatan yang dapat meningkatkan kualitas kehidupannya. Begitu juga dengan

orang-orang yang tergabung dalam suatu wadah/ organisasi mereka akan

selalau berkomunikasi. Komunikasi yang terjadi adalah komunikasi

organisasi.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi organisasi adalah merupakan arus

informasi, pertukaran informasi dan pemindahan meaning. atau arti di dalam

suatu organisasi. Dengan kata lain komunikasi organisasi adalah proses

menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang

saling tergantung satu sama lain secara timbal balik dalam rangka mencapai

tujuan yang telah ditetapkan.

Aktivitas komunikasi di perkantoran senantiasa disertai dengan tujuan

yang ingin dicapai. Budaya komunikasi dalam konteks komunikasi organisasi

harus dilihat dari berbagai sisi. Sisi pertama adalah komunikasi antara atasan

kepada bawahan. Sisi kedua antara pegawai yang satu dengan pegawai yang

1
 62

lain. Sisi ketiga adalah antara pegawai kepada atasan. Masing-masing

komunikasi tersebut mempunyai polanya masing-masing.

Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara

berbagai subsistem dalam perkantoran. Menurut Kohler ada dua model

komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan

perkantoran . Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses komunikasi yang

berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem) perkantoran. Kedua,

komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi yang berjalan secara

berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai dasar

penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran, maupun antara

perkantoran dengan mitra kerja.

Dalam hal komunikasi yang terjadi antar pegawai, kompetensi komunikasi

yang baik akan mampu memperoleh dan mengembangkan tugas yang

diembannya, sehingga tingkat kinerja suatu organisasi (perkantoran) menjadi

semakin baik. Dan sebaliknya, apabila terjadi komunikasi yang buruk akibat

tidak terjalinnya hubungan yang baik, sikap yang otoriter atau acuh, perbedaan

pendapat atau konflik yang berkepanjangan, dan sebagainya, dapat berdampak

pada hasil kerja yang tidak maksimal.

Berdasarkan pengataman penulis selama mengikuti magang di BAAK

UNP, penulis menemui masih kurang efektifnya komunikasi organisasi yang

terjalin, baik itu komunikasi pimpinan dengan pegwawai, maupun komunikasi

sesama pegawai untuk itu penulis tertarik untuk membahas masalah ini dalam
 37

suatu studi kasus yang penulis beri judul dengan “ Upaya Meningkatkan

Efektivitas Komunikasi Organisasi Di Biro Administrasi Akademik Dan

Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang .”

B. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan laporan ini adalah :

1. Mendeskripsikan komunikasi organisasi yang terjadi antara atasan dengan

bawahan, bawahan dengan pimpinan serta sesama pegawai, di Biro

Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang,

2. Mendeskripsikan kurang baiknya komunikasi antara atasan dengan

bawahan, bawahan dengan pimpinan serta sesama pegawai yang terjadi di

Biro Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri

Padang,

3. Menyajikan solusi terbaik demi memperbaiki komunikasi organisasi di Biro

Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang.

 48

C. Manfaat Penulisan

Penulisan laporan ini diharapakan berguna bagi para pembaca

khusunya, terutama bagi :

1. Kepala Biro Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas

Negeri Padang sebagai masukan untuk melakukan pendekatan terhadap

bawahan,

2. Pegawai di Biro Administrasi Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas

Negeri Padang untuk memperbaiki cara berkomunikasi dengan rekan-

rekannya,

3. Penulis dalam rangka menambah pengetahun dan pemahaman penulis dalam

menelaah kasus.
 9

BAB II
TINJAUAN LEMBAGA TEMPAT PL MAGANG MAHASISWA
MANAJEMEN PENDIDIKAN

A. Deskripsi Geografis

Biro administrasi akademik dan kemahasiswaan Universitas Negeri

Padang, merupakan unsur penting dalam pelaksanaan pendidikan dan

pengajaran di Universtas Negeri Padang karena kantor registrasi merupakan

pusat sentral dari semua urusan-urusan yang bersifat administratif, seperti

tempat pendaftaran mahasiswa baru dan pendaftaran bagi mahasiswa yang

akan diwisuda, registrasi juga bertanggung jawab terhadap data mahasiswa

secara keseluruhan, baik yang sedang kuliah ataupun yang sedang istirahat

kuliah.

Ditinjau secara geografis, letak/ posisi BAAK Universitas Negeri

Padang:

1. Sebelah Utara berbatasan dengan UPPL UNP.

2. Sebelah Selatan berbatasan dengan Balai Bahasa UNP.

3. Sebelah Barat berbatasan dengan Lokal MKU UNP.

4. Sebelah Timur berbatasan dengan Jln. Prof. Dr. Hamka Air Tawar Padang.

Bangunan atau gedung yang ditempati oleh Biro Administrasi

Akademik dan kemahasiswaan Universitas Negeri Padang. merupakan milik

UNP. yang terdiri dari :

5
 610

1. Ruangan kepala BAAK

2. Ruangan kabag PKS

3. Ruangan Kasubag PKS,Ruangan Kasubag Registrasi,Ruangan Kasubag

Kerjasama,Ruangan Kasubag Sarana dan Prasarana

4. Ruangan Kabag kemahasiswaan

5. Ruangan Kasubag Pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa,Ruangan Kasubag

Minat, Penalaran dan Informasi Kemahassiwaan

6. Ruangan-ruangan lain bagi staf BAAK

B. Deskripsi Tugas

Bersdasarka buku panduan yang yang diterbitkan oleh UNP, ( Tim

penulis,Tugas Pokok Registrasi Biro Administrasi Akademik Dan

Kemahasiswaan Unp. 2008 ) maka rincian tugas dari Biro Administrasi

Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang adalah sebagai

berikut :

1. Perincian tugas Bagian Pendidikan dan Kerjasama:

a) menyusun program kerja Bagian dan mempersiapkan dan

mempersiapkan penyusunan Program kerja Biro;

b) melaksanakan pengolahan dan analisis data di bidang akademik dan

kerjasama;

c) melaksanakan penyiapan rencana dan bahan pelaksanaan kerjasama;

d) melaksanakan urusan dan penerimaan dan pendaftaran ulang mahasiswa;

 117

e) melaksanakan penyiapan penyelenggraaan wisuda,dies natalis, orasi

ilmiah, upacara promosi guru besar, dan pertemuan ilmiah;

f) melaksanakan penyiapan penyusunan kalender akademik;

g) melaksanakan urusan administrasi perkuliahan dan ujian;

h) melaksanakan urusan administrasi tugas belajar dosen;

i) melaksanakan administrasi kelulusan mahasiswa;

j) menyusun rencana kebutuhan sarana pendidikan;

k) melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan akademik

dan kerjasama;

l) melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Bagian;

m) menyusun laporan Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

Bagian;

2. Perincian tugas Subbagian Pendidikan dan Evaluasi:

a) menyusun program kerja Sub bagian dan mempersiapkan penyusunan

program kerja Bagian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data kegiatan pendidikan,

penelitaian dan pengabdian kepada masyarakat;

c) melakukan penyiapan bahan penyusunan kelender akademik;

d) melakukan urusan penerimaan mahasiswa baru dan pendaftaran ulang

mahasiswa

e) melakukan urusan administrasi dan perkuliahan;

f) melakukan penyiapan bahan penyelenggaraan wisuda, dies natalis, orasi

ilmiah, upacara promosi guru besar, dan pertemuan ilmiah;

 812

g) melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan

kegiatan akademik dan kerjasama;

h) melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Subbgaian;

i) menyusun laporan Subbagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

3. Perincian tugas Subbagian Registrasi dan statistik:

a) menyusun program kerja Subbagian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data mahasiswa;

c) melakukan penyiapan bahan penyusunan petunjuk pelaksanaan registrasi

mahasiswa;

d) melakukan penyiapan Kartu Mahasiswa (KM), Kartu Rencana Studi

(KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), dan pemberian nomor induk

mahasiswa;

e) melakukan urusan registrasi mahasiswa;

f) melakukan penyusunan statistik mahasiswa;

g) melakukan penyimpanan dan pemeliharan dokumen Subbagian;

h) menyusun laporan Subbgian.

4. Perincian tugas Subbgian Sarana Pendidikan:

a) menyusun program kerja Subbagian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data sarana pendidikan;

c) melakukan penyiapan penyusunan rencana kebutuhan sarana pendidikan;

d) melakukan penyiapan bahan pemantuan penggunaan sarana pendidikan;

e) melakukan penyusunan laporan penggunaan sarana pendidikan;

 139

f) melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Subbagian;

g) menyusun laporan Subbagian.

5. Perincian tugas Subbgian Kerjasama :

a) menyusun program kerja Subbgian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data kerjasama;

c) melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kerjasama;

d) melakukan penyiapan bahan pelaksanaan kerjasama;

e) melakukan penyiapan bahan pemantauan pelaksanaan kerjasama;

f) melakukan penyusunan bahan evaluasi pelaksanaan kerjasama;

g) melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Subbagian;

h) menyusun laporan Subbagian.

6. Perincian tugas Bagian Kemahasiswaan :

a) menyusun program kerja Bagian;

b) melaksanakan pengolahan dan analisis data di bidang kemahasiswa;

c) melaksanakan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan

kemahasiswaan;

d) melaksakanan penyusunan rencana kegiatan kemahasiswaan dan

pelayanan kesejahteraan mahasiswa;

e) melaksanakan urusan pembinaan kemahasiswaan;

f) melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kegiatan

kemahasiswaan;

g) melaksanakan penyajian informasi kegiatan kemahasiswaan;

h) melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Bagian;

 10 14

7. Perincian tugas Subbagian Minat, Penalaran, dan Informasi Kemahasiwaa :

a) menyusun program kerja Subbagian dan mempersipkan penyusunan

program kerja Bagian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data di bidang minat penalaran

dan kemahasiswaa;

c) melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana kegiatan

kemahasiwaan;

d) melakukan penyusunan pemberian izin/rekomendasi kegiatan minat dan

penalaran kenahasiswaa didalam maupun di luar perguruan tinggi;

e) melakukan penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan

kegiatan minat dan penalaran mahasiswaa;

f) melakukan penyusunan bahan penyajian informasi kegitan

kemahasiswaa;

8. Perincian tugas Subbagian pelayanan Kesejahteraan Mahasiswa :

a) menyusun program kerja Subbagian;

b) melakukan pengumpulan dan pengolahan data di bidang pelayanan

kesejahteraan mahasiswa;

c) melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana pelayanan

kesejahteraan mahasiswa;

d) melakukan urusan pelayanan kesejahteraan mahasiswa;

e) melakukan penyimpanan dan pemeliharaan dokumen Subbagian.

 15
11

C. Personil Dan Struktur Organisasi

Sesuai dengan tugas dan beban kerja pegawai Biro Administrasi

Akademik Dan Kemahasiswaan Universitas Negeri Padang, maka jumlah

keseluruhan pegawai BAAK UNP adalah 34 orang dibagi dan ditempatkan

sesuai bidang dan keahliannya :

Kepala BAAK : 1 orang

Kepala bagian : 2 orang

Kepala subagian : 6 orang

Staf : 25 orang

Untuk struktur organisasi terlampir.

 16

BAB III
KEGIATAN MAHASISWA SELAMA PELAKSANAAN
PL MANAJEMEN PENDIDIKAN

Kegiatan magang atau praktek lapangan manajemen pendidikan yang

penulis lakukan dimulai dari hari Senin tanggal 28 Juni 2010 dan berakhir

pada hari Jum`at tanggal 03 September 2010. Pada awalnya penulis

ditempatkan oleh kepala BAAK di bagian kemahasiswaan, namun karena

dibagian kemahasiswaan waktu itu belum ada kegiatan maka pada hari keduan

atas seizin dari kepala BAAK penulis dipindah tugaskan ke bagian Pendidikan

dan Kerjasama, tepatnya dibagian Pendidikan dan Evaluasi. Adapun bidang

tugas yang penulis lakukan selama Praktek Lapangan Manajemen ini adalah

sebagai berikut :

A. Kegiatan Administrasi

1. Mengetik surat izin studi keluar negeri bagi dosen yang mendapat tugas

belajar keluar negeri,

2. Membuat ekspedisi,

3. Menyusun atau membuat rekapitulasi jumlah dosen UNP berdasarakan

jenjang pendidikan ,

4. Mengentri data mahasiswa baru jalur masuk PPKHB/ Transfer tahun

ajaran 2010/2011,

12
 17
13

5. Mengentri data mahasiswa baru jalur masuk kualifikasi tahun ajaran

2010/2011,

6. Menerima dan menyerahkan paket registrasi mahasiswa baru yang Lulus

SNMPTN/ UMB tahun ajaran 2010/2011,

7. Menerima dan menyerahkan paket registrasi mahasiswa baru yang Lulus

Seleksi UNP atau Reguler Mandiri tahun ajaran 2010/2011,

8. Menerima dan menyerahkan paket registrasi mahasiswa baru yang Lulus

PPKHB/ Transfer tahun ajaran 2010/2011,

B. Kegiatan Paratisipatif

1. Ikut serta dalam kegiatan non formal, seperti menjenguk pegawai BAAK

yang sakit,

2. Ikut serta dalam rapat-rapat internal BAAK,

3. Menberikan saran dan masukan dalam rangka pelaksanaan tugas pada sub

bagian pendidikan dan evaluasi.

 18

BAB IV
ANALISIS KASUS

A. Gambaran Kasus

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya

memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk

saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar

pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam

kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat

bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan

hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di

antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi

dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama

yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun

kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi.

Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan

sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya

suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang

nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Untuk itu komunikasi organisasi yang baik perlu senantiasa dikembangkan

demi kelancaran jalannya organisasi dalam mencapai tujuan, diataranya antara

pimpinan dan karyawan, karyawan sesama karyawan dan hubungan organisasi

dengan pihak luar organisasi.

14
 19
15

Selama penulis mengikuti praktek lapangan manajemen pendidikan di

Biro Administrai Akademik Dan Kemahasiswa di Universitas Negeri Padang

ada beberapa fenomena-fenomena yang menurut penulis menggambarkan

kurang efektifnya komunikasi organisasi di BAAK UNP, yaitu sebagai

berikut :

1. Sebagian pimpinan Kabag sering berbicara kurang bijaksana kepada

pegawai bawahan,

2. Pembagian kerja atau job deskription yang tidak jelas pada saat kegiatan

rutin seperti penerimaan mahasiswa baru, terkadang seorang pegawai

ditempatkan pada satu unit kerja yang berbeda dalam waktu yang

bersamaan,

3. Sikap pimpinan yang kurang tegas terhadap bawahan atau pegawai yang

tidak disiplin atau tidak melaksanakan tugasnya dengan baik,

4. Pimpinan kurang atau jarang sekali memberikan pujian atau motivasi

terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh pegawai,

5. Sering terjadinya kesimpang siuran informasi yang diperoleh oleh

mahasiswa karena tidak adanya kesatuan komando dari atasan kepada

bawahan sehingga banyak terjdadi kebingungan dan keraguan pada

mahasiswa.

Berdasarkan fenomena-fenomena yang penulis lihat di BAAK UNP

penulis dapat menarik suatu kesimpulan bahwa komunikasi organisasi yang

berlangsung di BAAK UNP belum berjalan dengan efektif, baik antara atasan
 2016

dan bawahan atau sebaliknya dan antara organisasi dengan pihak luar

organisasi dalam hal ini dosen atau mahasiswa. Oleh karena itu diperlukan

suatu upaya baik dari pimpinan atau karyawan sendiri untuk meningkatkan

efektifitas komunikasi organisasi di lingkungan BAAK, ini perlu disikapi

dengan serius karena komunikasi adalah kunci dari ketercapain tujuan

organisasi.

B. Penyebab Terjadinya Kasus

Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan Universitas Negeri

Padang merupakan sebuah organisasi yang cukup besar, BAAK UNP adalah

sebuah lembaga yang bertanggung jawab untuk mengelola kegiatan

kemahasiswaan. Individu- individu yang tergabung didalam BAAK terdiri dari

berbagai latar belakang baik dari segi akademis, sosiologis maupun budaya.

Interaksi antar individu yang beragam dalam BAAK ini tentu akan

mendatangkan berbagai persoalan.

Berdasarkan analisa dan pengamatan penulis selama mengikuti Praktek

Lapangan Manajemen di BAAK UNP, ada beberapa hal yang menyebabkan

timbulnya kasus ini, yaitu penulis lihat dari beberapa aspek diantaranya :

1. Aspek pimpinan

a) Komunikasi yang terjadi antara atasan dan bawahan hanya komunikasi

yang bersifat formal semata, artinya atasan jarang sekali bergaul dan

berkumunikasi dengan pegawai secara informal diluar jam kerja,

 17
21

b) Pimpinan dalam menyampaikan pesan kepada bawahan lebih sering

menggunakan tulisan daripada bertemu langsung dengan bawahan dan

menyampaikan pesan tersebut secara lisan,

c) Pimpinana dalam menyampaikan pesan sering tidak tepat waktu,

kadangkanla instruksi yang di sampaikan hanya sambil jalan, sehingga

pesan yang di sampaikan ada yang salah interpretasi.

2. Aspek pegawai

a) Ketidak siapan bawahan dalam menerima pesan dari atasan artinya

pimpinan dalam menyampaikan pesan tidak pada waktu yang tepat,

sehingga apa yang ingin disampaikan pimpinan lewat pesan tersebut

tidak tercapai,

b) Sikap pegawai yang kurang menghargai pimpinan, sehingga disaat

pimpinan menyampaikan pesan pegawai kurang menerima pesan

tersebut.

C. Alternatif Pemacahan Kasus

Untuk lebih efektifnya komunikasi organisasi di BAAK UNP penulis

memberikan beberapa alternatif dalam pemecahan kasus ini, alternatif

pemecahan kasus ini penulis bedakan atas dua aspek yaitu dari aspek pimpinan

dan dari aspek pegawai. Berikut penulis uraikan alternatif penyelesain kasus

yang dilihat dari aspek

 1822

1. Aspek pimpinan

Arus informasi informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih

tinggi kepada mereka yang merotoritas lebih rendah sering disebut dengan

Downward communication, oleh karena itu pimpinan memegan peranan

yang utama dalam komunikasi ini. Davis ( 1976 ) memberikan saran dalam

penyempurnaan komunikasi kebawah ( Downward communication ) yaitu :

1. Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan

apabila dibutuhkan mereka,

2. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara

pengirim dan penerima pesan, kepercayaan ini akan mengarahkan kepada

komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan

yang diperlukan antara bawahan dan atasan,

3. Piminan hendaknya menggunakan bahasa yang sederhan, istilah-istilah

teknis dan jangan menyebkan komunikasi sulit dipahami oleh para

karyawan.

Sementara itu Down, Linkuel dan Berg dalam ( Koechler,1981 )

memberikan saran diantaranya adalah :

1. Saluran yang digunakan dan informasi yang dikirimkan hendaklah yang

betul-betul dikenal oleh pimpinan dan karyawan,

2. Garis komunikasi hendaklah langsung dan sependek mungkin,

umumnya komunikasi personal lebih disukai karyawan, karena cepat

dan adanya kemungkinan untuk mendapat penjelasan dari pesan

tersebut,
 19 23

3. Batas waktu ada kemungkinan batas optimal untuk menyebar luaskan

informasi, suatu informasi mungkin disampaikan terlalu cepat atau terlalu

lambat dari waktu yang diperlukan oleh karyawan.

2. Aspek pegawai

Pegawai adalah bagian terpenting dari organisasi yang perlu mendapat

perhatian serius dari pimpinan, untuk itu komunikasi yang baik antara

pimpinan dan pegawai sangat perlu dipupuk dan dikembangkan. Segala

usulan dan masukan dari pegawai harus didengar, diperhatikan dan ditindak

lanjuti oleh pimpinan sebab usualan dan masukan dari para pegawai akan

sangat berguna sekali demi perkembangan organisasi kedepan.

Maka oleh karena komunikasi keatas atau Upward communication

sangat diperlukan oleh atasan untuk membuat suatu keputusan, maka agar

komunikasi ini berjalan dengan lancar dan memberikan informasi yang

diharapkan maka perlu diprogramkan secara khusus. Untuk menyusun

program tersebut ada prinsip-prinsip yang perlu dipedomani oleh pimpinan,

menurut Planty dan Machaver dalam ( Paca,1989 ) diantaranya adalah :

1) Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan

2) Program komunikasi ke atas berlangsung terus menerus

3) Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran yang

rutin
 2024

4) Program komunikasi keatas yang efektif, menekankan kesensitifan dan

penerimaan ide-ide ke atas yang menyenangkan dari level yang lebih

rendah

5) Program komunikasi ke atas yang efektif memerlukan pendengar yang

objektif

6) Program komunikasi ke atas yang efektif menggunkan bermacam-macam

media dan metode untuk memajukan informasi.

Komunikasi horizontal adalah penyampaian informasi diantara rekan-

rekan sejawat dalam unit kerja. Dalam hal komunikasi yang terjadi antar

pegawai, kompetensi komunikasi yang baik akan mampu memperoleh dan

mengembangkan tugas yang diembannya, sehingga tingkat kinerja suatu

organisasi (perkantoran) menjadi semakin baik. Dan sebaliknya, apabila

terjadi komunikasi yang buruk akibat tidak terjalinnya hubungan yang baik,

sikap yang otoriter atau acuh, perbedaan pendapat atau konflik yang

berkepanjangan, dan sebagainya, dapat berdampak pada hasil kerja yang

tidak maksimal.

Untuk lebih efektifnya komunikasi organisasi di BAAK UNP

sebaiknya pimpinan dan bawahan memperhatikan hal-hal berikut dan

menerapkannya dalam kehidupan organisasi sehari – hari,

Ciri-ciri komunikasi efektif :

a) langsung (tidak ragu menyampaikan pesan)

b) asertif (tidak takut mengatakan apa yang diinginkan dan mengapa

c) congenial (ramah dan bersahabat)

 2125

d) jelas (mudah dimengerti)

e) menyempaikan gagasan dengan jelas

f) responsif (memperhatikan keperluan dan pandangan orang lain)

g) jujur

D. Penyelesaian Kasus

Komunikasi merupakan sarana untuk mengadakan koordinasi antara

berbagai subsistem dalam perkantoran. Menurut Kohler ada dua model

komunikasi dalam rangka meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan

perkantoran ini. Pertama, komunikasi koordinatif, yaitu proses komunikasi

yang berfungsi untuk menyatukan bagian-bagian (subsistem) perkantoran.

Kedua, komunikasi interaktif, ialah proses pertukaran informasi yang berjalan

secara berkesinambungan, pertukaran pendapat dan sikap yang dipakai sebagai

dasar penyesuaian di antara sub-sub sistem dalam perkantoran, maupun antara

perkantoran dengan mitra kerja.

Dari beberapa alternatif yang penulis uraikan diatas maka solusi yang

paling tepat menurut penulis adalah terletak pada unsure pimpinan, apabila

pimpinan bisa membawakan diri, dekat dengan pegawai, peduli dengan

kesulitan pegawai maka dia akan dicintai dan disukai oleh pegawai, artinya

apabila pimpinan telah dicintai oleh pegawai maka arus komunikasi dengan

sendirinya akan lancar. Pimpinan dalam menyampaikan instruksi harus tepat

waktu, lihat apakah pegawai dalam ke adaan siap untuk menerima perintah.
 26
22

Oleh karena itu sikap terbuka dan peduli pimpinan akan menambah nilai

plus bagi kepemimpinannya, bisa disimpulkan gaya kepemimpinan yang

demokratis akan menciptakan komunikasi organisasi yang efektif.

1. Faktor pendukung penyelesaian kasus

a. Pimpinan adalah penenentu arah dari suatu organisasi, dengan

komunikasi yang baik antara pimpinan dan pegawai akan menciptakan

iklim kerja yang baik pula,

b. Komunikasi dari pimpinan bisa memberikan arahan berupa informasi

bagaimana mengerjakan suatu pekerjaan, dengan arahan dari

pimpinan pegawai akan lebih efektif dalam bekerja.

c. Bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja

meningkatkan kadar hubungan interpersonal. Seringkali jika orang

telah memiliki persepsi yang sama, kemiripan karakter, cocok, dengan

sendirinya hubungan akan terjadi dengan baik.

2. Faktor penghambat penyelesaian kasus

a. Faktor pimpinan yang jarang mau melebur dan mendekatkan diri

dengan para pegawai, sehingga antara pimpinan dengan pegawai

seperti ada jarak yang memisahkan mereka,

b. Bahasa yang digunakan oleh komunikan ( pimpinan / pegawai ) tidak

bisa dimengerti oleh komunikator, betele-tele,

 23 27

c. Latar belakang pegawai serta ruang lingkup pengalaman dan dasar

pengetahuan yang berbeda satu sama lain dapat menghambat proses

komunikasi yang pada akhirnya akan mempertahankan pendapatnya

sendiri-sendiril dengan pegawai.

 28

BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan

1. Komunikasi organisasi di BAAK UNP belum berjalan dengan efektif, ini

disebabkan oleh pimpinan selamai ini lebih sering menyampaikan pesan

/informasi secara formal dalam bentuk tulisan, pimpinan sangat jarang

sekali berinteraksi dengan karyawan, interaksi yang terjadi hanya secara

formal semata, karenanya tidak adanya saling keterbukaan antara

pimpinan dengan pegawai,

2. Kekurang siapan pegawai dalam menerima pesan yang disampaikan

pimpinan, ini disebabkan oleh tidak tepatnya waktu penyampaian pesan

dari pimpinan, sehingga apa yang diinginka pimpinan dalam pesan itu

tidak tercapai dengan baik.

3. Untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi di BAAK UNP

pempinan diharapakan untuk lebih mendekatkan diri dengan para pegawai,

karena dengan terjalinnya keakraban akan bisa meningkatkan efektivitas

komunikasi organisasi di BAAK UNP.

24
 2529

B. Saran – saran

Adapun saran-saran yang bisa penulis sampaikan demi perbaikan

komunikasi organisasi di baak adalah :

1. Pimpinan hendaknya lebih sering berkomunikasi dengan karyawan yang

berada pada level manajemen paling bawah, baik itu secara formal ataupun

informal, secara formal misalnya dengan melibatkan mereka dalam

berbagai pertemuan organisasi, secara informal bisa dilakukan pimpinan

setelah jam kerja berakhir atau jam istirahat dengan makan siang bersama

karyawan,

2. Timing adalah suatu yang sangat menentukan efektif tidaknya

komunikasi, pimpinan/pegawai harus mengetahui waktu-waktu yang

efektif untuk berbicara

3. Sebaiknya dibuat suatu acara pemersatu di luar jam kantor, misalnya

tamasya dan study tour karena biasanya acara-acara seperti ini akan

meningkatkan keakraban diatara pegawai, pegawai dengan pimpinan

4. Yang tidak kalah penting adalah pimpinan dalam berkomunikasi dangan

bawahan sebaiknya menggunkan pendekatan humanisme.

5. Mengoptimalkan fungsi website BAAK, dengan demikian semua

informasi baik utntuk mahasiswa, dosen dan pegawai akan lebih mudah di

akses.
 30

DAFTAR PUSTAKA

http://.scribd.com/doc/26720436/Komunikasi-Interpersonal, Pdf, diakses tanggal

02 oktober 2010
Maharuddin, Pangewa . 2004. Perilaku Keorganisasian. Jakarta : Departeman
pendidikan nasional
Adiprakosa.2007. Teori Komunikasi Organisasi.( adiprakosa.blogspot. com/
2007/ 12/ teori-komunikasi organisasi.html, diakses tanggal 04 Oktober
2010 )
Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka
Kamaluddin, 1989. Manajemen. Jakarta : Depdikbud
Arni, Muhammad. 1995. Komunikasi Organisasi. Jakarta : Bumi Aksara
Tim penulis. 2008. Tugas Pokok Registrasi Biro Administrasi Akademik Dan
Kemahasiswaan Unp. Padang : UNP Press