Ada 3 aktivitas dalam mendesign ulang proses bisnis, yaitu

Fase 1: menentukan ruang lingkup proses

Fase 2: Modeling, analisis dan mendesign ulang proses
Fase 3: Merencanakan integrasi proses

Aktivitas pada Fase kedua antara lain:

1. Continue data collection
Yaitu aktivitas lanjutan dari pengumpulan data pada fase pertama. Aktivitas ini bertujuan untuk memperoleh
data yang akurat dan relevan.
Pada kasus Zyco, mereka ingin me-redesign proses customer service mereka, khususnya pada bagian proses
klaim perbaikan kaca mobil. Untuk melakukan redesign, kita perlu mengumpulkan data terlebih dahulu dari
berbagai bagian yang terkait dengan proses klaim perbaikan kaca mobil. Seperti karyawan Zyco yang terlibat,
agen – agen, dan partner yang bekerjasama dengan Zyco.
Output dari aktivitas ini adalah, memperloleh informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan proses klaim
perbaikan kaca mobil.

2. Model "As-ls" baseline process

Struktur “As-Is” dimodelkan dengan workflow. Model ini menggambarkan proses yang berjalan saat ini
diperusahaan. Workflow ini menggambarkan aktivitas apa saja yang terjadi dari awal proses hingga selesai.
Pada kasus Zyco, analisis model “As-Is” dilakukan dengan cara Weighted Average Analysis, yaitu menganalisis
semua case yang ada secara bersama - sama.
Output yang dihasilkan Zyco pada aktivitas ini adalah suatu workflow yang menggambarkan aktivitas mulai dari
klaim yang diajukan customer hingga proses klaim diselesaikan. (Workflow bisa dilihat pada gambar6-4
halaman 144). Model workflow ini nantinya akan dilanjutkan dengan analisis (aktivitas ketiga).

3. Analyze and diagnose "As-ls" process

Analisis “As-Is” process membantu kita memahami sebaik apa suatu proses bekerja dan dimana letak
bottlenecks. Analisis “As-Is” juga membantu kita mendiagnosa masalah dari suatu proses dan mengidentifikasi
area kritis dimana redesign paling dibutuhkan. Analisis dilakukan dengan identifikasi masalah pada proses
melalui modeling dan melalui cases.
Output dari aktivitas ini, didapat informasi bahwa dari total semua klaim yang diterima Zyco, 90 persen klaim
diterima dan rata – rata biaya yang dikeluarkan per klaim adalah sebesar $3.48. waktu yang dibutuhkan mulai
dari klaim diterima hingga klaim selesai adalah 11.39 hari. Waktu proses yang dibutuhkan Zyco sendiri adalah
selama 7.66 hari. Dari analisis juga diperoleh bahwa Case yang paling banyak terjadi adalah case 1, yaitu
sekitar 54 persen dan biaya yang dibutuhkan adalah sebesar $3.65 per klaim, dua kali lipat dari case yang paling
jarang terjadi. Biaya yang dikeluarkan per klaim sebesar $1.64. Dari data juga diperoleh bahwa biaya yang
dikeluarkan pada setiap penolakan klaim adalah $2.84 per klaim.

4. Design and model "To-Be" process alternatives

Setelah melakukan analisis “As-Is” maka kita akan bisa menemukan masalah yang terjadi pada proses bisnis
yang terjadi saat ini. Masalah yang terjadi antara lain:
- Klaim yang tidak diproses diluar waktu kerja
- Toko kaca harus selalu menghubungi perusahaan untuk mengklarifikasi apakah klaim yang diajukan valid
- Tidak bisa mendeksi adanya kecurangan pada proses
- Pertukaran dokumen dengan agen dan toko kaca yang membutuhkan waktu lama
Dari masalah diatas, maka proses “To-Be” diharapkan bisa mengatasi masalah itu dengan membuat alternatif
solusi yang nantinya akan dibuat Workfow baru dari proses bisnis yang telah diredesign.
Output dari aktivitas ini adalah Workflow diagram baru yang telah mengadaptasi solusi dari permasalahan yang
ada, solusi tersebut antara lain;
- Membuat call center 24 jam untuk menangani klaim kaca mobil.
- Membuat website Zyco
- Saling berbagi database secara elektronik antar partner
- Membuat EDI untuk pengiriman form secara elektronik
 - Pembuatan file audit elektronik.

5. Analyze "To-Be" process alternatives and select best alternative

Analisis ini bertujuan untuk mengevaluasi “To-Be” proses yang dirancang. Dari evaluasi “To-Be” proses pada
kasus Zyco, diperoleh output bahwa dari semua klaim yang diterima, didapat bahwa 89 persen klaim diterima
yang artinya tidak ada perbedaan yang berarti dari “As-Is” proses. Tapi biaya yang dikeluarkan per klaim adalah
$0.62 yang jauh di bawah biaya “As-Is” proses. Namun pengecualian yang persentase terjadinya kurang dari
0,01 persen, biaya yang dikeluarkan sebesar $73.52. Waktu dari klaim diterima hingga selesai adalah selama
1.45 hari. Proses yang dibutuhkan Zyco sendiri selama 0.5 hari. Dari analisis “To-Be” diperoleh bahwa biaya
dikeluarkan untuk case yang paling sering terjadi sebesar $0.20 per klaim. Dan biaya yang dikeluarkan untuk
penolakan klaim adalah sebesar $2.19.

6. Plan process integration phase

Aktivitas ini bertujuan untuk membuat perencanaan proses integrasi. Aktivitas ini bertujuan untuk
mempersiapkan hasil redesign untuk masuk ke Fase ketiga. Untuk membuat perencanaan proses integrasi,
dimulai dengan membandingkan proses “As-Is” dan “To-Be” dan kemudian membuat scenario What-If.
Simulasi ini bertujuan untuk mendiagnosa masalah yang ada dan menganalisa bagaimana bila terjadi
perubahan dalam proses. Langkah pertama dalam Analisis Simulai adalah menentukan pertanyaan yang akan
digunakan untuk simulasi, kemudian mengatur parameter simulasi dan akhirnya melakukan simulasi serta
mengevaluasi hasilnya.
Pada Zyco, scenario yang digunakan untuk analisis simulasi ada dua, yaitu disaster scenario, yaitu kondisi
dimana klaim muncul setiap satu detik yang artinya ada 1000 klaim dalam waktu 20 menit dan growth scenario,
yaitu kondisi dimana 2000 klaim terjadi setiap minggu. Pada analisis skenario ke dua ini dianalisis pada 3
kondisi, pertama kondisi 2000 klaim yang dilaksanakan setelah 1 minggu, kedua dan ketiga menganalisis klaim
yang diproses pada 2 dan 3 hari pertama secara berturut – turut. Dan output yang dihasilkan yaitu pada
scenario pertama diperoleh bahwa pada model “As-Is” rata – rata klaim yang diproses perhari sekitar 107
klaim. Dan sisa klaim akan diselesaikan pada minggu – minggu berikutnya. Sedangkan pada model “To-Be”
diperoleh bahwa 1000 klaim semuanya dapat diselesaikan dalam waktu satu minggu. Pada skenario kedua,
didapat bahwa “To-Be” proses dapat menyelesaikan 2000 atau bahkan lebih klaim dalam satu minggu. Pada
aktivitas perencanaan proses integrasi juga dibuat laporan keuntungan Zyco dan partnernya serta laporan
proses reengineering.