Nama : ALFREAD ANAK MAGGIE

No. Kad Pengenalan : 800709-13-5187

Kursus : Kursus Induksi Sistem Saraan Malaysia
No. Angka Giliran : 2009052050044

Bahagian A
Tugasan individu

SOALAN 3A

Kebocoran dokumen terperingkat pernah berlaku di jabatan kerajaan. Oleh itu,

tatacara kawalan keselamatan terhadap dokumen tersebut perlu diberi perhatian
supaya tidak berlaku kebocoran terhadap rahsia kerajaan.

a) Huraikan tindakan yang harus dilaksanakan oleh ketua jabatan bagi

mengurus penghantaran dokumen tersebut ke tempat-tempat yang
berbeza mengikut peringkat keselamatannya berdasarkan Arahan
Keselamatan.
b) Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya
tidak belaku kebocoran.
Pengenalan.

Arahan Keselamatan ini dikeluarkan oleh jemaah menteri. Ia mula dikuatkuasakan

pada 1 Mac 1974. Arahan Keselamatan ini telah menggantikan buku panduan
pejabat 1958. Di sini ia menggantikan Perintah Am Bab M – Pelbagai 1958. Dalam
Arahan Keselamatan ini ia telah menetapkan darjah keselamatan mengikut prinsip
tertentu. Semua jabatan atau penjawat awam dikehendaki patuh kepada arahan ini.
Kepentingan Arahan Keselamatan ini adalah untuk menjaminkan kawalan
keselamatan berterusan. Ia juga menjaga rahsia kerajaan agar ia tidak jatuh ke
tangan kuasa asing. Sekiranya perkara ini berlaku maka ia akan mendatangkan
kerugian besar kepada negara. Selain daripada itu ia juga menjaga supaya perkara
terperingkat tidak jatuh kepada orang yang ingin mencari faedah kewangan.
Dokumen Terperingkat pula merupakan dokumen rasmi yang mengandungi
maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan dan diberi tanda
keselamatan. Selain itu dokumen terperingkat boleh didefinisikan sebagai dokumen
rasmi yang mengandungi maklumat yang mesti diberi perlindungan keselamtan dan
yang bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ‘rahsia Besar’, ‘Rahsia’,
‘Sulit’ atau ‘Terhad’.
Cara-cara pengurusan penghantaran dokumen terperingkat berdasarkan Arahan
Keselamatan.

Penghantaran dalam sebuah pejabat.

Penghantaran Dokumen Terperingkat boleh berlaku di dalam sebuah pejabat. Ianya
dibuat menerusi fail terperingkat. Urusan penghantaran ini hanya boleh dibuat
antara pegawai yang dibenarkan akses sahaja. Namun begitu penghantaran dan
penyerahan kepada individu yang dituju boleh dibuat oleh penjawat awam lain
dengan syarat penghantaran melalui peti atau beg berkunci. Selaras dengan itu
pergerakan fail terperingkat wajib dibuat melalui pendaftaran rahsia. Namun ianya
boleh dihantar dengan cara lain hanya dalam keadaan terkecuali yang memerlukan
tindakan segera. Di sini ia boleh dihantar terus dengan tidak melalui pendaftaran
rahsia dengan syarat, slip transit dihantar kepadanya oleh pegawai yang membuat
penghantaran. Ini dibuat sebagai bukti dokumen tersebut telah selamat sampai
kepada orang yang sepatutnya.

Penghantaran ke pejabat lain dalam bangunan atau kawasan atau bandar yang
sama.
Penghantaran dokumen terperingkat kecuali “TERHAD” dibuat melalui peti atau
sampul berkunci yang merupakan sistem satu lapis surat atau melalui utusan
selamat dengan menggunakan sistem dua lapis surat. Dokumen terperingkat
“TERHAD” boleh dihantar dengan pos tidak berdaftar.

Penghantaran ke lain-lain tempat dalam Malaysia.

Dokumen RAHSIA BESAR mestilah dihantar menggunakan perkhidmatan
penghantaran semboyan.
Dokumen RAHSIA atau SULIT dihantar menggunakan perkhidmatan penghantaran
semboyan atau pos berdaftar A.R.
Dokumen TERHAD boleh dihantar dengan pos biasa.

Penghantaran di luar Malaysia.

Menggunakan system dua lapis sampul surat dan dihantar kepada pendaftaran
Rahsia, Kementerian Luar Bandar.
DI KEmenterian Luar Negeri, sampul surat dalam dihantar dengan kaedah khas ke
luar Negara.
Jelaskan jenis-jenis sistem penghantaran dokumen terperingkat supaya tidak belaku
kebocoran.

Jenis-jenis sistem penghantaran terperingkat supaya tidak belaku kebocoran.

Sistem satu lapis sampul surat.

Dihantar melalui peti besi atau beg berkunci.
Sampul ditanda dengan peringkat keselamatan,nombor rujukan,nama,dan alamat
penerima.
Sampul dimeterai dengan meterai pejabat.

Sistem dua lapis sampul surat tidak dihantar melalui peti atau beg berkunci.
Sampul ditanda dengan peringkat keselamatan,nombor rujukan,nama dan alamat
penerima dan dimeterai dengan meterai pejabat.
Sampul surat dalam ini dimasukakkan ke dalam sampul surat kedua yang ditulis
nama dan alamat penerima dan digam sahaja.

System peti atau beg berkunci.

Dibekalkan dengan dua kunci keselamatan.
Satu kunci dipegang oleh pejabat menghantar dan satu lagi dipegang oleh pejabat
penerima.

Utusan selamat.
Perkhidmatan penghantaran semboyan tentera.
Pemandu kapal terbang TUDM atau MAS.
Orang yang dibenarkan melihat perkara yang sama dengan dokumen yang dihantar,
Lain cara yang dibenarkan oleh ketua jabatan selepas dipersetujuhi oleh pegawai
keselamatan kerajaan.