Oleh : Wakhinuddin S1
A. Latar Belakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap
yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun
dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini
disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap).
Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam
melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah
sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan
prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik,
tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.
B. Teori
Pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai
merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering
dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis
atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai
pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini
ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran.
Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada
manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai
pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan
mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan
1
Adalah dosen Jurusan Otomotif UNP, disampaikan pada tgl. 01 Juni 2006, seminar Pembimbingan
Penyusunan SOP Tugas Akhir/Skripsi dan Pembimbingan Akademik Jurusan Otomotif FT UNP.
1
seperangkat pengendali; 3) Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena
semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan
dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu
mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan
pengawasan dengan parameter tertentu.
Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda
pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena
beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara
mekanik – elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”.
Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem-sistem tata letak
fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional
demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi
dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah-
langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang
berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah-
langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan
juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada langkah-langkah
tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.
Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta
pengendaliannya, antara lain:
• Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas
minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.
• Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum
pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau
acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.
• Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas,
kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan
khusus.
• Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas
operasi.
2
• Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau
observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus
mempunyai dokumentasi.
• Ada diagram alir kerja.
• Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini
dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.
• Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.
• Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.
• Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?
• Ada akuntabilitas pimpinan.
• Ada pelaporan dan dokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu
pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi
perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan
tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari
beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian
(operation), dan langkah-langkah (step). SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas
pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas.
Tabel 1: Kaitan sejajar antara analisis okupasi dengan tugas
3
Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada
tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat
SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu
SOP.
Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan
dalam beberapa langkah.
Pekerjaan
Aktivitas 1 Operasi 1
Operasi 2
Aktivitas., dst
4
pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan
sikap yang lebih menguntungkan terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju
kerja individu, dan distribusi beban kerja.
5
7) Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa
melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi
ini dibatasi karyawan yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai
kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk
sejumlah detail dalam dokumen berikut.
8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step) atau
kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti.,
"Tambahkan 100.0 ml air murni, PN 0128."
9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan bagaimana data
mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh perhitungan, bila ada.
E. Jenis Prosedur
SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing
Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang
dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur
kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih
baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut
pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan
bidang pekerjaan.
6
Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan
harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan
prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian
keberhasilan minimal karyawan.
7
H. SOP Merupakan Produk Hukum
8
secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard
ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.
Daftar Acuan
TITLE:
Original Issue: Revision Date: Page 1 of 1
Prepared
Approved By:
By:
A Header (example above) which shows the Title of the SOP, Original Issue Date,
Revision/Review Date, number of pages contained in the SOP, who wrote the SOP, and the
Approval Signature.
9
• references.
1. PURPOSE
To describe the procedures used to select protocols for monitoring the informed
consent process.
2. SCOPE
This procedure applies to all consent monitoring audits performed by the Education and
Compliance Office.
3. RESPONSIBILITIES
The Education and Compliance Office will monitor the consent process as directed by the
IRB.
The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at
random for monitoring the consent process.
10
4. PROCEDURES
4.1 Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the
following methods:
a. The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is reviewed.
Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the
study.
b.The IRB Executive Committee may request the monitoring process any time a known
or suspected problem is reported to the IRB.
c. The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the
informed consent process.
4.2 Once a protocol is identified, a member of the Education and Compliance Office
(referred to as "monitor" from this point forward) will notify the principal investigator in
writing of the planned monitoring visit.
5. REFERENCES/DOCUMENTATION
Original 8/1/01
Reviewed/Revised 11/20/03
Reviewed: 9/3/04
Reviewed/Revised: 2/2/06
11