Anda di halaman 1dari 11

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP):

Isi, Format, dan Manajemen

Oleh : Wakhinuddin S1

A. Latar Belakang
Proses pada suatu pekerjaan harus dirancang dan dikembangkan, kesalahan
prosedur dapat terjadi, bila suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik, dapat
menimbulkan kecelakaan atau kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap
yang bersifat standard, sehingga siapa sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun
dilakukan langkah-langkahnya tidak berubah. Langkah-langkah kerja yang tertib ini
disebut SOP (standard operating procedures), sebutan lainnya Protap (Prosedur tatap).
Lembaga atau perusahaan yang besar dan bonafide umumnya telah memakai SOP dalam
melaksanakan tugas, seperti : Departemen/dinas Kimpraswil, Operasi pasien di rumah
sakit, Bapedal, POLRI, dan lainnya. SOP merupakan hasil finalisasi dan kesempurnaan
prosedur kerja. Dengan adanya SOP diharapkan pekerjaan dapat terlaksana dengan baik,
tepat waktu, dan dapat dipertanggung jawabkan.

B. Teori

Pendekatan dari sistem manusia - mesin merupakan salaha satu cara dipakai
merencanakan suatu pekerjaan. Ada tiga struktur dasar sistem yang sering
dipertimbangkan, yaitu: 1) Sistem manual, melibatkan manusia dengan bantuan mekanis
atau perkakas tangan. Manusia mensuplai tenaga yang diperlukan dan bertindak sebagai
pengendali proses. Alat-alat mekanis membantu melipatgandakan upaya manusia, disini
ada fungsi-fungsi dimana manusia langsung mengubah masukan menjadi keluaran.
Sistem manual beroperasi dalam suatu lingkungan kerja yang mempunyai dampak pada
manusia dan keluaran (output); 2) Sitem semiotomatis, melibat manusia terutama sebagai
pengendali proses. Manusia dengan mesin atau alat saling mempengaruhi dengan
mananggapi informasi tentang proses dan menafsirkannya serta menggunakan
1
Adalah dosen Jurusan Otomotif UNP, disampaikan pada tgl. 01 Juni 2006, seminar Pembimbingan
Penyusunan SOP Tugas Akhir/Skripsi dan Pembimbingan Akademik Jurusan Otomotif FT UNP.

1
seperangkat pengendali; 3) Sistem-sitem otomatis, tidak memerlukan manusia, karena
semua fungsi indra, dan pemrosesan informasi, pengambil keputusan dan tindakan
dilakukan oleh mesin. Disini manusia berfungsi sebagai monitoring membantu
mengendalikan prosesnya, dan secara periodik atau terus-menerus melakukan
pengawasan dengan parameter tertentu.
Pada proses kerja sistem manual masih banyak karyawan memakai SOP, berbeda
pada sistem kerja semiotomatis dan otomatis telah pemakaian SOP berkurang, karena
beberapa pekerjaan manual telah dilaksanakan dengan baik oleh mesin-mesin secara
mekanik – elektronik - computer, umpamanya pekerjaan ”Operasi Mesin bubut CNC”.
Desain-desain pekerjaan yang ditautkan dengan sistem-sistem tata letak
fungsional cenderung relatif luas, walaupun dispesialisasikan. Sistem fungsional
demikian menghendaki karyawan yang berketrampilan tinggi. Karyawan terspesialisasi
dan memiliki keahlian khusus. Pada pekerjaan akan ditemukan ada pengulangan langkah-
langkah, artinya bila seorang mekanik bengkel mobil atau kasubag TU yang
berpengalaman dan menjalan tugas lama, dia dapat merasakan ada pengulangan langkah-
langkah kerja setiap dia melakukan pekerjaan yang sama walaupun konteks berbeda, dan
juga adanya kesinambungan pada suatu pekerjaan, dan yang selalu ada langkah-langkah
tetap, duma dibatasi urutan tugas secara kapasitas, waktu dan tanggung jawab.
Suatu SOP harus memiliki akurasi uraian proses kejadian beserta
pengendaliannya, antara lain:
• Ada daftar bahan dan komponen suatu proses dengan karakteristik kualitas
minimal; khususnya ada penjelasan jumlah komponen standar yang digunakan.
• Ada deskripsi lengkap komponen (sampel) yang mesti dipersiapkan sebelum
pekerjaan dilaksanakan; terdiri dari uraian atau formulasi komponen khusus atau
acuan layak termasuk jumlah dan nomor seri komponen.
• Ada daftar karakteristik perlengkapan (equipment), seperti: kapasitas,
kepresisian, keterbatasan, dayasuai (compatibilities), indikasi nama perlengkapan
khusus.
• Ada deskripsi langkah-langkah proses peristiwa termasuk skala atau kapasitas
operasi.

2
• Ada parameter pengendalian proses, metode dan keberhasilan. Metode tes atau
observasi yang merupakan pengendalian proses yang efektif dan pengujian harus
mempunyai dokumentasi.
• Ada diagram alir kerja.
• Ada pengujian efektivitas baik dalam proses maupun sesudah ada produk, ini
dibatasi atau ada kriteria yang dapat diterima pihak profesional.
• Ada contoh perhitungan, estimasi waktu, kartu isian.
• Ada biaya, alat angkut, dan daftar faktor pengganggu.
• Ada yang pelaksana dan pertanggungjawaban; siapa melaksanakan apa?
• Ada akuntabilitas pimpinan.
• Ada pelaporan dan dokumentasi.
Hasil dari suatu desain dan analisis tugas adalah tugas-tugas dari suatu
pekerjaan dapat diukur. Norman E, Gronlund menggunakan istilah tugas performansi
perluasan (Extended performance task) untuk menjelaskan kaitan performansi dengan
tugas yang begitu komprehensif. Namun, biasanya tugas yang begitu luas terdiri dari
beberapa tugas kecil, bahkan dapat berupa kegiatan-kegiatan (activity), pengoperasian
(operation), dan langkah-langkah (step). SOP dapat dikembangkan melalui analisis tugas
pekerjaan, berikut hubungan vertikal dari suatu analisis tugas.
Tabel 1: Kaitan sejajar antara analisis okupasi dengan tugas

Istilah analisis okupasi Contoh tugas

I. Lapangan okupasi I. Mekanik Otomotif


A. Okupasi khusus A. Motor bakar
1. Kewajiban; 2. dan seterusnya 1. Memasang mekanisme piston; 2. dst
a) Tugas; b) dst a) Memasang metal round; b) dst
1) Kegiatan; 2) dst 1) persiapkan pasangan setiap metal;2)dst
(a) Operasi; (b) dst (a) pasang metal sesuai urutan; (b) dst
- Langkah 1; dst - kencangkan baut metal dengan
kunci ring sesuai spesifikasi, dst

3
Uraian di atas menunjukkan bahwa kompetensi yang dapat diukur itu ada pada
tingkat tugas. Tugas yang dikandung suatu pekerjaan sungguh banyak, seorang pembuat
SOP harus dengan cermat menentukan Operasi mana yang harus diuraikan pada suatu
SOP.
Gambar 1 di bawah ini terlihat suatu tugas terdiri dari beberapa aktivitas, dan
suatu aktivitas berkembang menjadi beberapa operasi, dan suatu operasi dapat diuraikan
dalam beberapa langkah.

Pekerjaan

Kewajiban 1 Kewajiban 2 Kewajiban 3

Tugas 1 Tugas 2 Tugas.., dst

Aktivitas 1 Operasi 1

Operasi 2
Aktivitas., dst

Gambar 1 : Hirarki analisis tugas yang akan ditampilkan siswa.

Pandangan sosioteknis, konsep-konsep dan metode-metode pandangan teknologi


adalah mekanistik, yaitu manusia dianggap sebagai mesin, bahkan dianggap mata rantai
dari mesin. Ada dua alasan, pertama ialah terdapat suatu sistem bersama yang beroperasi,
sistem sosioteknis, dan optimasi bersama adalah tepat. Alasan kedua ialah setiap sistem
sosioteknis tertanam dalam suatu lingkungan. Lingkungan ini dipengaruhi oleh suatu
kebudayaan dan nilai-nilainya serta seperangkat praktek yang umumnya telah diterima,
dimana terdapat peranan-peranan tertentu untuk organisasi-organisasi profesi dan orang
terkait. Lembaga yang bekerja menggunakan SOP akan menghasilkan : 1) membawa
perbaikan mutu; 2) menambah keluwesan; 3) Mengidentifikasi karyawan yang
mempunyai kekurangan dalam produktivitas dan mutu; 4) Mengurangi fungsi-fungsi

4
pelayanan dalam jurusan, seperti inpeksi dosen terhadap mahasiswa; 5) Mengembangkan
sikap yang lebih menguntungkan terhadap tanggung jawab, tingkat kerja individu, laju
kerja individu, dan distribusi beban kerja.

C. Format dan Manajemen

Pada suatu SOP akan tergambar identifikasi, pengendalian, kemampuan selusur,


konsistensi, dan akuntabilitas. Suatu SOP hendaklah mempunyai format sebagai berikut :
1) Nama lembaga, nama selain pada kop juga ada pada setiap halaman.
2) Judul, judul harus jelas terurai dan terukur. Karena, pada setiap prosedur diuraikan
bagaimana mengerjakannya, judul mesti bergaya bahasa perintah (direktif) untuk
menjelaskan ‘siapa mengerjakan apa’. Suatu SOP berjudul "Bahan bakar solar untuk
injeksi motor Diesel ” tidak menggambarkan prosedur; lebih cocok diberi judul
“Proses injeksi bahan bakar solar pada motor Diesel.” Gaya bahasa direktif, seperti.,
"Pengujian dari...," "Operasi dari...." atau "Perawatan dari...".
3) Halaman, harus tertulis "halaman 3 dari 7", ini menggambarkan ada kelanjutan.
4) Identifikasi dan Pengendalian, pada suatu Prosedur mesti teridentifikasi
keunikannya. Identifikasi untuk mempersiapkan akuntabilitas, dan gambaran suatu
dokumentasi sampai fasilitas dan masa kedaluwarsaan perubahan. Akuntabilitas dan
gambaran prosedur berdasarkan pada sejumlah identifikasi atau kode, yang merupakan
pengendalian (seperti., kapan dan berapa kali revisi atau jumlah edisi SOP dilakukan).
5) Tujuan, suatu tujuan atau sasaran prosedur mesti dapat diulang (repeat) dan dapat
dikembangkan, dan dinyatakan dalam gaya bahasa perintah, seperti., operasi,
prosedur, proses, monitoring, dan rutinitas perawatan dengan perusahaan ABC dand
XYZ sistem WFI.
6) Ruang lingkup. Ruang lingkup (scope) harus mempunyai batas penggunaan prosedur.
Apakah itu, sampel tertentu sesuai pengujian dengan metode ini? Apakah operasi ini
terpakai hanya pada perlengkapan tertentu atau bagian tertentu? Apakah ada batasan
kapasitas, volume prosedur?

5
7) Tanggung Jawab. Siapa bertanggung jawab melaksanakan uraian pekerjaan? Siapa
melaporkan pekerjaan? Apakah diperlukan pelatihan khusus atau sertifikat? Pada sesi
ini dibatasi karyawan yang melaksanakan, seperti: siapa yang mempunyai atau sesuai
kualifikasi dalam melaksanakan uraian pekerjaan. Itu akan diatur suatu tahapan untuk
sejumlah detail dalam dokumen berikut.
8) Prosedur. Uraikan prosedur dalam langkah demi langkah (step-by-step) atau
kronologis cara kerja. Gunakan kata kerja aktif dan pernyataan langsung, seperti.,
"Tambahkan 100.0 ml air murni, PN 0128."
9) Kebutuhan Perhitungan / Penanganan data / Dokumensi. Uraikan bagaimana data
mentah diolah dan dilaporkan. Sediakan contoh perhitungan, bila ada.

D. Membuat Diagram Alir Kerja


Ada rincian tugas yang berupa sebuah garis lurus yang berurutan. Ini berarti
bahwa setiap langkah dalam tugas tersebut dilakukan secara urutan 1 – 2 – 3 tanpa ada
memerlukan Pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif. Rincian untuk
tugas ’Membersihkan workshop harian’ menggambarkan suatu urutan lurus dan tunggal.
Artinya, tidak memerlukan pengambilan keputusan atau pemilihan tindakan alternatif.
Namun bila suatu

’Mengoperasikan test Bench pompa injeksi motor diesel’

E. Jenis Prosedur
SOP sering dibagi dalam beberapa jenis prosedur, antara lain Manufacturing
Procedures (MPs), Quality Test Methods (QTMs), atau Test Methods (TMs), yang
dirancang dan diformat khusus untuk evaluasi pekerjaan. Persis, seperti prosedur
kalibrasi atau Prosedur perawatan preventif. Kategorisasi prosedur berguna, namun lebih
baik kategorisasinya berdasarkan pada jenis uraian aktvitas. Ini lebih sering sebut
pembuatan SOP berdasarkan fungsional, ada juga SOP dikembangkan berdasarkan
bidang pekerjaan.

6
Kategorisasi memberi format lebih khusus untuk setiap jenis prosedur. Acuan
harus sesuai prosedur pengujian, seperti suatu standar kalibrasi alat harus sesuai dengan
prosedur kalibrasi. Pengkategorisasian minimal merupakan suatu alat penilaian
keberhasilan minimal karyawan.

F. Pekerjaan apa Tidak Memerlukan SOP?


Apakah diperlukan SOP untuk "Mengoperasikan kalkulator," "Mengoperasikan
timbangan," "Mengoperasikan pembuatan minuman kopi," "Mengoperasikan mesin
fotocopy? Kita sepakat tidak memerlukan SOP, alasannya, diantaranya karena tidak
menyebabkan kerusakan atau kecelakaan besar, tidak memerlukan tanggung jawab dan
akuntabilitas, pekerjaannya tidak rumit.
Kapan penulisan SOP stop? Konsistensi operasi mesti dijamin pada semua
aktivitas, dianggap langsung mempunyai efek pada produk. Apabila aktivitas tampil
tidak konsisten, berefek pada keselamatan produk, penampilan kerja, dan kualitaskerja?
Setiap ketidaksetujuan anggota pada prosedur harus dicacat pembuat SOP.
G. Seberapa Detail yang Cukup?
Tingkat detail suatu prosedur mempunyai efek langsung dengan tingkat
kecakapan tampilan karyawan yang mengerjakan. Tidak ada aturan tentang tingkat detail
suatu SOP. Prosedur mesti dituliskan dengan komunikasi efektif agar karyawan mudah
memahaminya. Penilihan "apa materinya" dan "apa tidak materinya" dalam suatu proses
diperlukan saat mengurai prosedur. Penulis mesti yakin signifikansi dari langkah-langkah
proses dan pengendalian kerja.
Bila ada SOP berisi beberapa detail yang tidak penting, hendaklah
dipertanyakan dan dibuang langkah-langkah itu, seandainya ini tidak dibuang langsung,
dijustifikasi SOP sebagai suatu prosedur yang menyimpang, kejadian ini
dipertimbangkan dan dilaporkan penyimpangannya. Setiap prosedur dibatasi oleh proses
kendali dan efektivitas pengujian kriteria kerja, seperti jumlah produk yang dapat
dikerjakan dalam waktu tertentu.

7
H. SOP Merupakan Produk Hukum

SOP harus diyakini sebagai persetujuan yang dibuat lembaga pemerintahan


dalam Aturan, Surat keputusan, Memo yang secara juridis syah. Dengan kata lain suatu
SOP yang jendak dipakai harus terlibih dulu dibuat Sknya. Ini penting, karena SOP
merupakan suatu produk hukum, atau paling tidak merupakan Juknis dalam internal
lembaga tersebut. Pengingkaran terhadap SOP dapat merupakan pelanggaran hukum dan
dapat dituntut secara hukum, untuk menilai pengingkaran perlu menusuri atau
mengidentifikasi pelaksanaan SOP dan pembuktiannya, umpamanya: seorang Polisi
detasemen 88 menembak mati seorang teroris, tanpa ada peringatan, ini merupakan
kesalahan prosedur, Polisi dapat dituntut secara hukum; Seorang pegawai menggunakan
stempel kantor, tanpa ada pemberitahuan atau paraf dari kasubag, merupakan
pelanggaran prosedur; Seorang mahasiswa riset melaksanakan pengambilan data tanpa
persetujuan pembimbing skripsi, juga merupakan pelanggaran prosedur, dan dapat diberi
sanksi.
I. Bukan Spesifikasi Dalam SOP
Suatu SOP merupakan standard dan applikabel untuk bermacam konteks
perkerjaan, karena prosedur tidak berubah, walaupun spesifikasi berubah, umpamanya
prosedur menyetel platina mobil Toyota spec 4 KH sama dengan 5 KH walaupun
specnya berbeda. Prosedur bagaimanapun mesti berisikan spesifikasi, keterbatasan, suatu
proses. Pengendalian SOP dapat mempunyai nilai positif maupun negatif, dan
pengendalian dapat dilakukan melalui kartu isian, tabel/borang, kalibrasi, monitoring,
evaluasi.

J. Siapa Semestinya Menulis SOP


Seorang atau kelompok pembuat SOP hendaklah mempunyai tingkat pengetahuan
lebih akurat dan pernah mengalami perkerjaan tersebut. Seandainya Pembuat SOP dekat
dengan pekerjaan, uraian prosedur akan lebih komunikatif, efisien, efektif dan sesuai
dengan kebutuhan kerja. Banyak prosedur tidak dirancang dan tidak dikembangkan

8
secara akurat dan ilmiah. Metode pengujian dapat dipakai antara lain, metode standard
ISO; dan dari beberapa operasi standar ISO dapat dipakai dalam pembuatan SOP.

Daftar Acuan

C. V. De Sain and C.V. Sutton, Documentation practices: A Complete Guide to


Document
Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant Industries (Advanstar
Communications, Cleveland, OH, 1996).
24 — 5
C. V. De Sain, Documentation Basics That support Good Manufacturing Practices
(Advanstar
Communications, Cleveland, OH, 1993).
C. V. Sutton and C.V. De Sain, Meeting GMP and ISO 9001 Expectations for Product
Development (Parexel International, Waltham, MA, 1996).
D. Warburton, "Problem Procedures: Five Common Mistakes Engineers Make in Writing
Manufacturing Procedures," Medical Device and Diagnostic Industry, 224-228 (May
1995).
Documentation Practices: A Complete
Guide to Document Development and Management for GMP and ISO 9000 Compliant
Industries.

Lampiran 1: Format lain SOP

TITLE:
Original Issue: Revision Date: Page 1 of 1
Prepared
Approved By:
By:

A typical SOP contains the following elements:

A Header (example above) which shows the Title of the SOP, Original Issue Date,
Revision/Review Date, number of pages contained in the SOP, who wrote the SOP, and the
Approval Signature.

• purpose and scope


• definitions
• materials and equipment needed
• safety concerns,
• who is responsible
• step-by step procedure with identification and emphasis of "critical steps"
• records to be kept
• copies of forms to be used

9
• references.

SOPs should be reviewed annually at a minimum.

Lampiran 2: SOP Monitoring of the Informed Consent Process


University of Pittsburgh Education and Compliance Program RCCO
______________________________________________________________________________
Standard Operating Procedure
Protocol Selection for Monitoring the Informed Consent Process

1. PURPOSE

To describe the procedures used to select protocols for monitoring the informed
consent process.

2. SCOPE

This procedure applies to all consent monitoring audits performed by the Education and
Compliance Office.

3. RESPONSIBILITIES

The Education and Compliance Office will monitor the consent process as directed by the
IRB.

The Education and Compliance Coordinators are responsible for selecting protocols at
random for monitoring the consent process.

10
4. PROCEDURES

4.1 Protocols will be selected for monitoring of the informed consent process by one of the
following methods:

a. The IRB may request the monitoring process at any time the protocol is reviewed.
Protocols are typically selected based on the level of risk and/or complexity of the
study.
b.The IRB Executive Committee may request the monitoring process any time a known
or suspected problem is reported to the IRB.
c. The Education and Compliance Office may randomly choose a study to monitor the
informed consent process.

4.2 Once a protocol is identified, a member of the Education and Compliance Office
(referred to as "monitor" from this point forward) will notify the principal investigator in
writing of the planned monitoring visit.

5. REFERENCES/DOCUMENTATION

Audit Notification Letter for Monitoring the Informed Consent Process

Original 8/1/01
Reviewed/Revised 11/20/03
Reviewed: 9/3/04
Reviewed/Revised: 2/2/06

11