Anda di halaman 1dari 22

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang


Sekarang ini perkembangan dunia usaha baik untuk perusahaan dagang maupun
perusahaan industri semakin meningkat. Perkembangan dunia usaha tersebut
mengakibatkan aktivitas perusahaan semakin luas. Pimpinan perusahaan dalam situasi
yang demikian dituntut untuk berusaha dengan berbagai cara dalam mengatasi semua
masalah yang terjadi dalam perusahaan, agar perusahaan yang dikelola dapat
mempertahankan kelangsungan hidupnya.
Sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam setiap perusahaan. Hal ini
dikarenakan agar setiap produksi yang dihasilkan oleh perusahaan memiliki sistem yang
baik guna mempermudah setiap bagian dari perusahaan dalam memiliki arah dan sistem
yang sesuai dengan yang dikehendaki suatu perusahaan tersebut. Agar informasi yang
dihasilkan memiliki kualitas yang baik sesuai yang dibutuhkan oleh para penggunanya.
Sistem akuntansi pembelian harus menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang
mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat
dilakukan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian.
Sistem akuntansi pembelian berkaitan erat dengan sistem informasi persediaan dan
sistem akuntansi hutang sebagai pelengkap dalam siklus aktivitas pembelian. Penataan
yang kurang baik dalam sistem akuntansi pembelian akan turut mempengaruhi sistem
akuntansi persediaan dan sistem akuntansi hutang.
Dalam kegiatan memproduksi barang perusahaan membutuhkan bahan baku untuk
pembuatan produk. Aktivitas pembelian harus dikelola dengan baik karena tanpa adanya
pengelolaan yang baik, akan mengalami kesulitan di dalam mendapatkan bahan baku
sehingga akan berpengaruh terhadap persediaan, serta pengendalian yang kurang baik
dapat beresiko terhadap kelangsungan produksi dan harga pokok.
Sistem akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu
dirumuskan dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut:
a.Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan karena pembelian
merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
b.Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan hutang pada
perusahaan.
c.Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada tersedianya
bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi dan kegiatan usaha perusahaan
dalam mencapai tujuannya.
Oleh karena itu dengan adanya sistem pengendalian pembelian yang memadai, akan
menjadi salah satu alat untuk mengawasi pelaksanaan kegiatan usaha, dalam mencapai
tujuan yang diinginkan manajemen.
Semakin besar kontribusi sistem akuntansi pembelian dalam pencapaian tujuan
perusahaan maka semakin efektif, dengan kata lain bagaimana perusahaan dalam
usahanya mengorganisasikan pekerjaannya untuk menghasilkan keluaran (output) yang
baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan sistem
yang diterapkan dalam perusahaan.

1.2 Indentifikasi Masalah


Berdasarkan latar belakang di atas, maka dapat diindentifikasi masalah sebagai
berikut:
1. Bagaimana pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku pada
perusahaan?
2. Bagaimana peranan sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam menunjang
efektivitas pengendalian intern pada perusahaan?

1.3 Tujuan Penelitian


Adapun tujuan dilakukannya penelitian ini adalah:
1. Untuk mengetahui pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku pada
perusahaan.
2. Untuk mengetahui peranan sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam
menunjang evektifitas pengendalian intern pembelian bahan baku pada
perusahaan.
BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 Sistem Informasi Akuntansi


2.1.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-
sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang
tertentu. Tujuan dari sistem adalah untuk menangani sesuatu yang berulangkali terjadi
atau secara rutin terjadi.
Informasi adalah data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi
penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses
transformasi data menjadi suatu informasi dengan kata lain input → proses → output.
Akuntansi berasal dari kata asing yaitu accounting yang artinya bila
diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia adalah menghitung atau
mempertanggungjawabkan. Akuntansi digunakan di hampir seluruh kegiatan bisnis di
seluruh dunia untuk mengambil keputusan sehingga disebut sebagai bahasa bisnis.
Akuntansi adalah suatu proses mencatat, mengklasifikasikan, meringkas, mengolah dan
menyajikan data, transaksi serta kejadian yang berhubungan dengan keuangan sehingga
dapat digunakan oleh orang yang menggunakannya dengan mudah dimengerti untuk
pengambilan suatu keputusan serta tujuan lainnya.
Sistem informasi akuntansi menurut Bodnard dan Hopwood (2000:23), “Sistem
Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan yang
diatur untuk mengubah data menjadi informasi.

2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi


Sistem akuntasi merupakan suatu proses pencatatan dan pengolahan data yang
dibangun untuk melaksanakan suatu kegiatan usaha. Sistem akuntansi yang baik dapat
mencegah kemungkinan adanya penyimpangan yang mengarah kepada penyalahgunaan
wewenang pencatatan dalam organisasi yang mengakibatkan gagalnya dalam pencapaian
tujuan.
Pengertian sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001:3) adalah “ Organisasi,
formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan
informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan
perusahaan”.
Dapat disimpulkan bahwa sistem akuntasi adalah proses penyimpanan dan
pengolahan data keuangan dengan menggunakan formulir-formulir, catatan-catatan, alat-
alat dan laporan-laporan yang dilakukan secara terkodinir yang biasanya melibatkan
beberapa petugas dalam suatu bagian atau lebih untuk menghasilkan informasi yang
berhubungna dengan usaha perusahaan. Informasi yang dihasilkan ditinjau dari aspek
manajerial diharapkan menghasilkan umpan balik dengan menghasilkan laporan-laporan
yang dikembangkan serta diperlukan untuk membantu terlaksananya manajemen
perusahaan dalam mengawasi usahanya melalui dasar informasi formal yang ditetapkan.

2.1.2 Tujuan Sistem Akuntansi


Dalam setiap penyusunan sistem akuntansi yang hendak diterapkan pada suatu
perusahaan harus mempunyai tujuan yang jelas dan dipertimbangkan dengan baik. La
Midjan dan Azhar Susanto (2001:37) mengemukakan penyusunan sistem akuntansi
mempunyai tujuan utama, yaitu:
a. Untuk meningkatkan kualitas informasi.
Yaitu informasi yang tepat guna (relevance), lengkap dan terpercaya (akurat).
Dengan kata lain sistem akuntansi harus dengan cepat dan tepat dapat
memberikan informasi yang diperlukan secara lengkap.
b. Untuk meningkatkan kualitas internal cek atau sistem pengendalian intern.
Yaitu sistem pengendalian yang diperlukan untuk mengamankan kekayaan
perusahaan. Ini bearti bahwa sistem akuntansi yang disusun harus juga
mengandung kegiatan sistem pengendalian intern (internal check).
c. Untuk dapat menekan biaya-biaya tata usaha.
Ini bearti bahwa biaya tata usaha untuk sistem akuntansi harus seefisien mungkin
dan harus jauh lebih murah dari manfaat yang akan diperoleh dari penyusunan
sistem akuntansi.
Dari uraian di atas dapat terlihat jelas bahwa tujuan sistem akuntansi adalah untuk
mendapatkan informasi yang tepat dan akurat sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan bagi pihak manajemen, agar dapat mengurangi kecurangan-
kecurangan dan penyalahgunaan aktiva perusahaan dan menekan biaya operasional.

2.1.3 Unsur-Unsur Sistem Akuntansi


Suatu sistem akuntansi terdiri dari beberapa unsur atau elemen yang terkandung
di dalamnya dan membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan tanggung jawab, yaitu :
a. Klasifikasi rekening
Adalah penggolongan rekening-rekening yang digunakan dalam sistem
akuntansi. Terdiri dari rekening neraca (riel) dan rekening rugi laba (nominal).
Daftar dari rekening-rekening yang digunakan beserta dengan nomor kodenya
disebut kerangka rekening (chart of accounts).
b. Buku besar dan buku pembantu
Adalah buku besar yang berisi rekening-rekening neraca dan rugi laba yang
digunakan dalam sistem akuntansi. Buku besar ini merupaka dasar untuk
menyusun laporan keuangan, seperti neraca, laporan rugi laba dan laporan-
laporan lainnya. Buku besar ini juga disebut sebagai buku pencatatan terakhir
(books of final entry). Buku pembantu berisi rekening-rekening yang
merupakan perincian dari suatu rekening buku besar. Misalnya rekening
piutang dagang dalam buku besar dibuatkan perincian untuk setiap langganan.
Perincian ini dilakukan dengan membuat satu rekening piutang untuk setiap
langganan. Kumpulan rekening-rekening piutang ini disebut buku pembantu
piutang.
c. Jurnal
Adalah catatan transaksi pertama kali (books of original entry) biasanya
dibuatkan jurnal-jurnal khusus untuk mencatat transaksi-transaksi yang
frekuensinya tinggi.
d. Buku transaksi
Adalah merupakan formulir yang digunakan untuk mencatat transaksi pada
saat terjadinya (data recording) sehingga menjadi bukti tertulis dari transaksi
yang terjadi seperti faktur pembelian, bukti kas keluar dan lain-lain. Bukti
transaksi ini dalam sistem akuntansi yang dikerjakan dengan tangan (manual)
digunakan sebagai dasar pencatatan dalam jurnal maupun rekening-rekening.
Dalam suatu computerized accounting system, bukti transaksi perlu dirubah
dulu untuk menyesuaikannya dengan kebutuhan komputer. Proses perubahan
ini disebut data transcription.
Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan
beberapa faktor penting sebagai berikut :
a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu bahwa
sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat
pada waktunya dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai.
b. Sistem akuntansi yang dapat disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang
berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan
harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka
sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip
pengendalian intern.
c. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti
bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi harus dapat ditekan
sehingga relatif tidak mahal. Dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan
benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
Ketiga faktor di atas harus dipertimbangkan bersama-sama pada waktu menyusun
sistem akuntansi perusahaan sehingga tidak sampai terjadi adanya salah satu faktor yang
ditinggalkan.
2.2 Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian merupakan salah satu sistem akuntansi yang
mengatur cara-cara dalam melakukan pembelian, barang-barang maupun jasa yang
dibutuhkan perusahaan. Dalam sistem ini dimulainya kebutuhan suatu barang atau jasa
sampai dengan prosedur pembayaran atas semua manfaat yang diterima.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 125) mengemukakan bahwa
“Sistem akuntansi pembelian harus dapat menghasilkan informasi akuntansi pembelian
yang mutakhir mengenai barang, harga berikut nama penjual, di samping itu harus pula
dapat dihasilkan sistem pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”.
Selanjutnya La Midjan dan Azhar Susanto (2001 : 126) mengemukakan sistem
akuntansi pembelian yang terdiri dari sistem dan prosedur pembelian perlu didesain
dalam suatu perusahaan dengan tujuan sebagai berikut :
a. Agar dapat mempertahankan kontinuitas usaha perusahaan yang disebabkan
pembelian merupakan bagian dari siklus aktivitas operasi perusahaan.
b. Transaksi pembelian akan mengakibatkan perubahan posisi harta dan hutang
pada suatu perusahaan. Ini berarti adanya pembelian, khususnya pembelian
kredit disatu pihak harta bertambah tetapi di pihak lain hutang pun bertambah.
c. Apabila pembelian kurang direncanakan maka akan berakibat pada kekayaan
dan hasil usaha perusahaan sebagai berikut :
∙ Apabila kuantum barang yang dibeli terlalu banyak dapat berakibat adanya
penumpukan persediaan (idle) yang mungkin menampung beban bunga
bank jika dananya bersumber dari bank. Hal lainnya terlalu banyak
persediaan, menanggung resiko rusak, hilang, susut, beban sewa gudang dan
lain-lain. Jika persediaan terlampau sedikit mengganggu kontinuitas
perusahaan.
∙ Apabila kualitas atas persediaan bahan baku yang dibeli menyimpang atau
kurang, akan mempengaruhi kualitas atas hasil produksi yang menggunakan
bahan tersebut.
∙ Apabila harga perolehan atas barang terlalu tinggi dikarenakan adanya
pemborosan, manipulsi dan lain-lain, akan menaikkan harga pokok atas
barang yang dijual dan akan mengakibatkan pula sulit bersaing di pasaran.
2.2.1 Dokumen dan Catatan Pembelian
Dokumen mempunyai peranan yang penting untuk melaksanakan suatu aktivitas
dalam suatu perusahaan. Di suatu perusahaan setiap transaksi terjadi Karena adanya
otorisasi dari pejabat yang berwenang dan pelaksanaan wewenang tersebut harus
dipertanggungjawabkan dalam bentuk tertulis dengan menggunakan formulir dan
dokumen.
Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pembelian menurut Mulyadi
(2001 : 305) adalah sebagai berikut :
a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi
pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian
barang dengan jenis, jumlah dan mutu. Surat permintaan pembelian biasanya
dibuat dua lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi
pembelian dan tembusannya untuk arsip yang meminta barang.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang
pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi (tidak refetitif) yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah
dipilih dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai
berikut :
∙ Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pembelian yang
dikirimkan kepada pemasok sebagai order resmi yang dikeluarkan
perusahaan.
∙ Tembusan pengakuan oleh pemasok
Tembusan surat order pembelian ini dikirimkan kepada pemasok,
dimintakan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali kepada perusahaan
sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta
kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tersebut
dalam dokumen tersebut.
∙ Tembusan bagi unit peminta barang
Tembusan ini dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa
barang yang diminta telah dipesan.
∙ Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk
mengadakan tindakan penyelidikan jika barang yang tidak datang pada
waktu yang telah ditetapkan.
∙ Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian
menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai
pemasok.
∙ Tembusan fungsi penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi penerimaan sebagai
otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas
dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.
∙ Tembusan fungsi akuntansi
Tembusan surat order ini dikirim ke fungsi akuntansi sebagai salah satu
dasar untuk mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa
barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu
dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.
e. Surat perubahan order
Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas jadwal penyerahan
barang, spesifikasi, penggantian (substitusi) atau hal lain yang bersangkutan
dengan perubahan desain atau bisnis. Biasanya perubahan tersebut
diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat
perubahan order pembelian.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi
pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
untuk pembayaran hutang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi
sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran.
Pencatatan dalam suatu perusahaan merupakan alat Bantu bagi pimpinan untuk
mengendalikan pengawasan terhadap transaksi-transaksi yang terjadi dan
pengklasifikasian data akuntansi dengan tepat. Catatan akuntansi yang digunakan untuk
mencatat transaksi pembelian menurut Mulyadi (2001:308) adalah sebagai berikut :
a. Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan hutang perusahaan menggunakan voucher payable
procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
register bukti kas keluar.
b. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedur, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah
jurnal pembelian.
c. Kartu hutang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable
procedur, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat hutang kepada
pemasok adalah kartu hutang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan voucher payable procedur yang berfungsi sebagai catatan utang
adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.
d. Kartu persediaan
Dalam system akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli. Dengan dokumen dan catatan
alat control dan dapat digunakan oleh pimpinan dalam melakukan
pengendalian intern sehingga dapat menghindari adanya kesalahan dan
kecurangan.
2.2.2 Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian
Menurut Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur system akuntansi
pembelian adalah sebagai berikut :
a. Prosedur permintaan pembelian
Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam
formulir surat permintaan pembeli kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
Dalam prosedur ini, fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran
harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang
dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan
pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh
perusahaan.
c. Prosedur order pembelian
Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam
perusahaan (misalnya fungsi penerimaan, fungsi yang meminta barang dan fungsi
pencatat hutang) mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh
perusahaan.
d. Prosedur penerimaan barang
Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis,
kuantitas dan untuk barang yang diterima dari pemasok dan kemudian membuat
laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok
tersebut.
e. Prosedur pencatatan hutang
Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan
barang dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan hutang atau
mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan hutang.
f. Prosedur distribusi pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari transaksi pembelian
untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.
2.2.3 Laporan Pembelian
Pencatatan dan pelaporan harus dilaksanakan untuk menggambarkan transaksi
yang sedang terjadi dan berlangsung sebagai bukti adanya kegiatan. Catatan dan laporan
harus dibuat tepat waktu dan dapat dipercaya. Laporan merupakan alat Bantu bagi
manajemen perusahaan untuk mempertanggungjawabkan tugas-tugasnya. Laporan ini
diserahkan kepada atasan dengan maksud agar atasan dapat mengetahui sejauh mana
pekerjaan yang sudah dilaksanakan, agar atasan dapat selalu mengetahui hasil kegiatan
perusahaan, biasanya disusun laporan-laporan secara periodic mengenai bidang-bidang
kegiatan.
Laporan pembelian yang diperlukan menurut La Midjan dan Azhar Susanto
(2001:147) antara lain :
a. Laporan perkembangan harga atas barang-barang yang penting.
b. Laporan analisa bonafiditas reveransir (vendor) berisi laporan mengenai
leverensir (vendor) berikut kondisi atau bonafiditas.
c. Laporan barang-barang yang dibutuhkan berikut posisi persediannya.
d. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima.
e. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan barang-
barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang
tersebut.
f. Laporan atas kontrak-kontrak pembelian yang dibuat berikut penerimaan
barang, berisi laporan kontrak-kontrak pembelian yang telah dibuat dengan
menyebutkan nilai kontrak dan jumlah barang yang telah diterima.

2.3 Sistem Pengendalian Intern


Pengertian system pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) adalah
“Sistem pengendalian intern adalah meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-
ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan
keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen.
Dapat dilihat bahwa pengendalian intern bertitik tolak dari rencana organisasi dan
kebijaksanaannya serta dikembangkan dengan metode-metode yang dikoordinasikan
secara terstruktur dalam organisasi, dari pengertian tersebut dapat diungkapkan pula
adanya tujuan yang hendak dicapai.

2.3.1 Jenis Pengendalian Intern


Menurut AICPA yang dikutip dari La Midjan dan Azhar Susanto (2001:66)
menetapkan bahwa pengendalian intern terbagi atas dua kelompok berdasarkan sifat
kegiatan, yaitu :
a. Pengendalian administrasi (administrative control)
Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan
proses pengambilan keputusan manajemen mengenai otorisasi dan transaksi. Otorisasi
tersebut merupakan fungsi manajemen yang berhubungan langsung
pertanggungjawaban dalam memimpin organisasi untuk mencapai tujuannya dan
sebagai titik awal untuk mengembangkan pengendalian akuntansi atas transaksi.
b. Pengendalian akuntansi (accounting control)
Meliputi rencana organisasi berikut prosedur dan pencatatan yang berhubungan dengan
pengamanan atas harta milik perusahaan dan dapat dipercayainya catatan keuangan
yang didesain untuk menjamin :
∙ Transaksi dilaksanakan sesuai dengan otorisasi umum atau spesifik dari pimpinan
∙ Transaksi yang dicatat harus memenuhi ketentuan :
- Sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku atau atas dasar criteria
yang dapat dilaksanakan.
- Untuk memelihara accountability atas harta milik perusahaan.
c. Penguasaan harta milik perusahaan harus berdasarkan otorisasi pimpinan.
d. Pencatatan accountability untuk harta milik perusahaan diperbandingkan dengan
kenyataan fisiknya secara periodik dan apabila terjadi selisih diambil tindakan yang
tepat.
Adapun fungsi pengendalian intern, yaitu :
a. Mengamankan sumber-sumber dari pemborosan, kecurangan dan ketidakefisienan.
b. Meningkatkan ketelitian dan dipercayainya data akuntansi.
c. Mendorong ditaatinya dan dilaksanakannya kebijaksanaan perusahaan.
d. Meningkatkan efisiensi.
2.3.2 Unsur- Unsur Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern mencakup kebijakan dan prosedur yang dirancang dan
diimplementasikan untuk memberikan kepastian bahwa tujuan pengendalian intern akan
tercapai.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto menyebutkan bahwa unsure-unsur yang
menunjang terlaksananya pengendalian intern yang baik adalah sebagai berikut :
a. Adanya struktur organisasi yang menggambarkan pemisahan fungsi dan pekerjaan
yang tepat.
Dengan adanya pemisahan fungsi, suatu efisiensi pelaksanaan tugas akan dapat
dicapai. Tujuan utama pemisahan fungsi adalah adanya pemberian wewenang
terhadap bagian-bagian yang berlainan untuk melakukan tanggungjawab
pelaksanaan pencatatan transaksi dan penyimpanan akibat adanya transaksi.
b. Sistem pemberian wewenang dan prosedur pencatatan
Dalam perusahaan setiap transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari yang memiliki
wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi.
c. Pelaksanaan yang wajar
Sistem dan prosedur yang telah ditetapkan sebaiknya ditaati oleh setiap pegawai
perusahaan.
d. Unsur kualitas pegawai
Pengendalian intern hanya akan berfungsi dengan baik jika petugas pelaksana
memiliki kecakapan berdasarkan pengalaman dan pendidikan dengan kualitas
yang sesuai dengan tujuannya.
e. Adanya suatu bagian pengawasan intern (internal auditing)
Bagian pengawasan intern selain berfungsi untuk mengamankan harta kekayaan
antara lain melalui pemeriksaan fisik, mengevaluasi peraturan yang berlaku, juga
mempunyai peranan utama untuk menilai apakah system dan prosedur yang
sekarang berjalan masih sesuai dengan yang ditetapkan sebelumnya.
Berdasarkan pendapat di atas masih terlihat adanya perbedaan-perbedaan, tetapi pada
dasarnya tetap mempunyai tujuan yang sama, yaitu agar tercapainya pelaksanaan system
pengendalian intern yang memadai sehingga pemborosan, penyelewengan dan hal-hal
yang merugikan perusahaan dapat dihindari.
2.3.3 Keterbatasan Sistem Pengendalian
Dalam pengendalian intern ada batas-batas yang tidak memungkinkan pengendalian
yang ideal itu tercapai yang merupakan kelemahannya.
Menurut La Midjan dan Azhar Susanto (2001:68) factor yang memperlemah
pengendalian intern adalah sebagai berikut :
a. Collusion, berupa kerja sama yang tidak sehat.
b. Mental, pegawai yang bermental tidak baik
c. Biaya, biaya tenaga dan alat-alat yang mungkin akan memberatkan system
pengendalian intern.

2.4 Efektivitas
Salah satu tujuan dari system pengendalian manajemen adalah memotivasi para
manajer agar lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan. Efektivitas dan
efisiensi merupakan dua criteria yang biasanya digunakan untuk menilai prestasi kerja
dari suatu pusat pertanggungjawaban.
Menurut Sawir (2001:30), “efektivitas merupakan ukuran aktivitas perusahaan
untuk memanfaatkan semua sumbangan atau kemampuan yang ada secara optimal untuk
mencapai tujuan”.
Dapat dilihat bahwa efektivitas adalah semakin besar kontribusi dalam
pencapaian tujuan maka semakin efektif, dengan kata lain bagaimana perusahaan dalam
usahanya mengorganisasikan pekerjaannya untuk mengahasilkan keluaran (output) yang
baik, sesuai dengan tujuan perusahaan yang ingin dicapai dengan menggunakan system
yang diterapkan dalam perusahaan.
BAB III
PEMBAHASAN

3.1 Pelaksanaan Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku Pada Perusahaan


Pada suatu perusahaan pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku sangat
diperlukan. Hal-hal tersebut mencakup:
1. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah
terjadi transaksi pembelian pada perusahaan tersebut, begitupun pencatatan
pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang
berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa
fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga prosedur
pembelian tidak selesai di satu tangan.
Formulir dan catatan pembelian dibuat sedemikian rupa untuk menciptakan
pengendalian yamg memadai demi terciptanya kelancaran sistem pembelian di
perusahaan, dengan adanya surat jalan yang berisikan data lengkap mengenai
kuantitas, jenis barang yang dikirim supplier sehingga dapat menghindari
kesalahan dalam pengiriman jenis dan banyaknya barang, adanya surat pesanan
(purchase order) yang mencantumkan penyerahan barang, kemudian dibuatnya
faktur pembelian yang di tandatangan dan di cap oleh perusahaan sebagai bukti
telah terjadi transaksi pembelian.
2. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan lancar,
perusahaan harus membuat prosedur yang jelas, dapat dimengerti yang
dilaksanakan oleh para petugas di bagian yang terkait. Prosedur pembelian yang
telah dilaksanakan perusahaan harus memadai, karena mulai dari permintaan
pembelian, pesanan pembelian dan prosedur penerimaan barang dilakukan oleh
fungsi yang terpisah sehingga secara otomatis terjadi adanya internal cek.
Prosedur pembelian didukung oleh dokumen-dokumen yang cukup dan
didistribusikan sesuai dengan fungsi yang berkaitan dengan prosdur pembelian
yang dibuat beberapa rangkap, yaitu permintaan pembelian dilakukan oleh bagian
gudang, pembelian dilaksanakan oleh bagian pembelian dan prosedur penerimaan
barang (gudang) dilakukan oleh bagian penerimaan. Hal tersebut di atas sejalan
dengan pendapat Mulyadi (2001:303) secara garis besar prosedur sistem
akuntansi pembelian adalah sebagai berikut:
a. Prosedur permintaan pembelian.
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok.
c. Prosedur order pembelian.
d. Prosedur penerimaan barang.
e. Prosedur pencatatan hutang.
f. Prosedur distribusi pembelian.
3. Laporan Pembelian
Sistem pelaporan yang telah dilaksanakan harus memadai, karena aktivitas
pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan mingguan,
laporan bulanan dan tahunan.
Sistem pelaporan yang dilakukan secara rutin oleh perusahaan akan membantu
berperannya sistem akuntansi pembelian dalam menunjang efektivitas
pengendalian pembelian. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan
Azhar Susanto (2001:147) antara lain :
a. Laporan analisa bonaviditas leveransir (vendor) berisi laporan mengenai
levaransir (vendor) berikut kondisi atas bonafiditas antara lain pernah atau
tidak melaksanakan sebaik-baiknya atas kewajibannya.
b. Laporan atas order pembelian yang telah dibuat tetapi barang belum diterima.
c. Laporan analisa atas kualitas barang yang dibeli, memuat laporan barang
barang yang dibeli dan diterima berikut hasil bagian penerimaan atas barang
tersebut.

3.2 Peranan Sistem Informasi Akuntansi Pembelian Bahan Baku dalam Menunjang
Evektifitas Pengendalian Intern

Dalam pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang memadai itu dapat
tercermin dengan adanya dokumen dan catatan yang terdiri dari :
a. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen merupakan tanda bukti bahwa telah
terjadi transaksi pembelian pada suatu peruahaan tersebut un pencatatan
pembelian dilakukan untuk mencatat berbagai transasksi dari kegiatan yang
sedang berlangsung, setiap transaksi yang terjadi dalam pembelian melibatkan
beberapa fungsi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan, sehingga
prosedur pembelian tida k selesai di satu tangan.
b. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan
terkendali, maka suatu organisasi atau perusahaan harus melaksanakan prosedur
yang melibatkan berbagai bagian yang ada dalam struktur organisasi, di mana
inisiatif pembelian dimulai dari usulan bagian gudang, pesanan pembeliaan
dilaksanakan oleh bagian pembelian, fungsi penerimaan dilaksanakan oleh bagian
gudang serta fungsi pencatatan dilaksanakan oleh bagian akuntansi. Prosedur ini
menghasilkan control otomatis (internal cek) atas transaksi yang terjadi. Semua
bagian yang terlibat dalam pelaksanaan transaksi memberikan kesimpulan
informasi yang sama atas transaksi yang terjadi. Hal ini menunjukkan bahwa
prosedur pembelian dilaksanakan cukup memadai.
c. Laporan Pembelian
Aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi laporan
mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan. Adanya pemisahan
fungsi,adanya dokumen yang mendukung transaksi pembelian, adanya otorisasi
dari pihak yang berwenang dan catatan serta laporan yang rutin yang
dilaksanakan dengan konsisten mengindikasikan bahwa system akuntansi
pembelian yang terjadi cukup terkendali. Selain itu adanya selisih positif antara
anggaran dan realisasinya menunjukkan bahwa system akuntansi pembelian
bahan baku cukup efektif dalam menunjang pengendalian intern pembelian bahan
baku. Hal tersebut sejalan dengan pendapat La Midjan dan Azhar Susanto
(2001:125) mengemukakan bahwa “Sistem akuntansi pembelian harus dapat
menghasilkan informasi akuntansi pembelian yang mutakhir mengenai barang,
harga berikut nama penjual di samping itu harus pula dapat dihasilkan system
pengendalian intern yang baik untuk mengamankan pembelian”. Berdasarkan
uraian di atas terlihat bahwa system akuntansi pembelian berperan dalam
menunjang evektifitas pengendalian intern pembelian.
BAB IV
KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan yang telah diuraikan di atas, maka dapat disimpulkan


bahwa :
1. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku dalam perusahaan akan baik,
apabila terdapat:
a. Dokumen dan Catatan Pembelian
Formulir-formulir yang menjadi dokumen di suatu perusahaan adalah
suatu bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian pada perusahaan
tersebut, begitupun pencatatan pembelian dilakukan untuk mencatat
berbagai transaksi dari kegiatan yang sedang berlangsung, setiap transaksi
yang terjadi dalam pembelian melibatkan beberapa fungsi yang telah
secara jelas dan tegas ditetapkan dalam struktur organisasi perusahaan.
b. Prosedur Pembelian
Untuk mendukung terjadinya proses transaksi pembelian yang terpadu dan
terkendali, perusahaan harus mampu membuat prosedur yang jelas, tegas
dan dapat dimengerti serta dapat dilaksanakan oleh para petugas dibagian
pembelian.
c. Laporan Pembelian
Sistem pelaporan yang dilaksanakan di perusahaan harus ada, karena
aktivitas pembelian dilaporkan setiap periode tertentu yang meliputi
laporan mingguan, laporan bulanan dan laporan tahunan.
2. Pelaksanaan sistem akuntansi pembelian bahan baku yang baik pada perusahaan
berperan dalam menunjang efektifitas pengendalian intern pembelian bahan baku.
DAFTAR PUSTAKA

Bodnard dan Hopwood (2000), Sistem Informasi Akuntansi, Edisi V, Penerbit Gramedia
Pustaka Utama, Bandung.
La Midjan dan Azhar Susanto (2001), Sistem Informasi Akuntansi I, Edisi VIII,
Cetakan Kesatu, Penerbit Lingga Jaya, Bandung.
Marshall B. Romney, Paul John Steinbart, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi
Sembilan, Salemba Empat, Jakarta, Indonesi
Mulyadi (2001), Sistem Akuntansi, Edisi III, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.
Sawir, Agnes, 2001, Analisis Kinerja Keuangan dan Perencanaan Perusahaan,
Penerbit Gramedia Pustaka Utama, Bandung.
PERANAN SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BAHAN BAKU
DALAM MENUNJANG EFEKTIVITAS PENGENDALIAN INTERN

Anda mungkin juga menyukai