Praktik Budaya Teknologi Informasi

PELATIHAN APLIKASI EMAIL, DOKUMEN DAN SITUS MM UNUD

Oleh: Gede Juliarsa

RENUNGAN
Teknologi Informasi memerlukan minat dan budaya sehingga penerapan atau
praktik budaya teknologi informasi mampu menciptakan nilai stakeholders.
Equilibrium keberhasilan teknologi informasi tercapai apabila semua unsur
(hardware, software, brainware/user dan data) mampu berperan.

Dampak globalisasi sudah banyak terlihat pada berbagai aspek kehidupan. Pada perusahaan-
perusahaan baik di negara maju dan berkembang makin terasa persaingan yang ketat,
penuh ketidakpastian dan kompleks. Menghadapi hal ini perusahaan harus berjuang untuk
dapat bertahan di dalam pasar global bahkan harus berusaha agar dapat unggul sebagai
pemenang. Keberhasilan usaha mereka sangat tergantung pada seberapa jauh mereka
memiliki competitive advantage dan comparative advantage..

Untuk memiliki competetive advantage dan comparative advantage harus dengan usaha keras.
Ini merupakan tantangan besar bagi organisasi perusahaan. Dalam menghadapi tantangan
tersebut organisasi harus melakukan perubahan pula. Karena organisasi dapat dipandang
sebagai makluk (organism) yang eksistensinya sangat tergantung oleh kemampuannya untuk
mengadaptasi berbagai keterbatasan sumber daya dan gerak perubahan lingkungan hidupnya.

Dalam konteks seperti ini maka sesungguhnya semua organisasi senantiasa belajar, disadari
atau tidak dalam rangka mempertahankan kelangsungan hidupnya. Pandangan ini bisa
dipahami sebab dinamika kehidupan organisasi masa depan sangat ditentukan oleh kecepatan,
inovasi, kualitas sumber daya insani dan layanan serta keunggulan-keunggulan baru. Dalam
kaitan ini maka keunggulan competitive dan comparative suatu organisasi sangat ditentukan
oleh kemampuannya untuk belajar lebih cepat dari saingannya.

Strategi mewujudkan proses pembelajaran organisasi (Learning Organization) secara umum

antara lain :
1. Penguasaan secara individual pengetahuan dan keterampilan yang berguna bagi
organisasi serta kemampuan untuk menerapkan pengetahuan dan keterampilan tadi
secara kreatif,
2. Pengembangan kemampuan kerja kelompok,
3. Mendefinisikan visi sebagai arah yang akan dituju oleh organisasi dimasa mendatang,
4. Budaya organisasi yang sangat menghargai kesediaan untuk belajar, mendorong dan
menghargai tindakan yang telah dilakukan serta mendorong tanggung jawab terhadap
 apa yang telah dipelajari,
5. Melimpahkan wewenang dan tanggung jawab dari individu pada tingkat yang lebih tinggi
ke tingkat yang lebih rendah.
6.Peningkatan kecanggihan tehnologi informasi, karena tanpa informasi proses
pembelajaran organisasi tidak akan tercapai.

Para praktisi usaha dituntut untuk menggunakan sarana teknologi sebagai alat bantu
pemrosesan data keuangan dan non-keuangan dalam upaya mempersingkat prosedur kerja
guna dapat memperoleh informasi dalam porsi yang cukup, cepat dan tepat waktu. Walaupun
upaya itu dibarengi dengan pengorbanan biaya yang tidak sedikit, namun kondisi sekarang
ini menuntut perusahaan untuk mengkaji lebih mendalam terhadap hal-hal atau masalah-
masalah yang menjadi kendala penghambat, yang dapat menimbulkan berkurangnya tingkat
kepercayaan masyarakat terhadap manejemen organisasi yang dapat berpengaruh terhadap
aktivitas organisasi itu sendiri.

Pada level manajemen puncak, terkait dengan proses adopsi teknologi dipandang perlu dapat
memberikan dorongan/dukungan yang kuat, kemudian dapat melibatkan perannya sebagai
fungsi strategis sehingga keputusan yang diambil merupakan yang paling menjanjikan dapat
memberikan nilai tambah (value added) yang kemudian berkembang menjadi value chain bagi
setiap unsur organisasi dalam mengemban misi perusahaan yang telah dikembangkan.

Pemakaian komputer dalam kehidupan kita telah sangat meluas dan memasyarakat. Tidak
hanya terbatas dalam lingkungan kerja, tetapi juga dalam kehidupan sehari-hari. Dalam
lingkungan perusahaan, komputer adalah alat bantu yang mutlak diperlukan. Komputer akan
membantu setiap komponen organisasi dalam perusahaan untuk menjadi lebih tepat dalam
mengambil keputusan dan mendorong terjadinya efisiensi. Ketepatan keputusan dan efisiensi
merupakan modal bagi keunggulan kompetitif, dan hanya dengan keunggulan kompetetif
perusahaan akan terus berkembang di era persaingan yang sangat ketat.

Perkembangan teknologi komputer akan ada manfaatnya jika didukung oleh sumber daya
manusia yang mempunyai kompetensi, jujur dan mendukung visi dan misi organisasi. Dua
indikator bawaan sumber daya manusia adalah minat dan budaya.

Berikut ini dikutif beberapa definisi tentang minat, karena diyakini

bahwa keberhasilan dalam penerapan Praktik Budaya Teknologi
Informasi memerlukan minat stakeholders.

Menurut John Holland, minat adalah aktivitas atau tugas-tugas

yang membangkitkan perasaan ingin tahu, perhatian, dan memberi
kesenangan atau kenikmatan. Minat dapat menjadi indikator dari
kekuatan seseorang di area tertentu di mana dia akan termotivasi untuk
mempelajarinya dan menunjukkan kinerja yang tinggi. Bakat akan sulit
berkembang dengan baik apabila tidak diawali dengan adanya minat
pada bidang yang akan ditekuni. Minat, menurut Chauhan (1978) pada
orang dewasa menentukan aturan penting dalam perkembangan pribadi
dan prilaku mereka. Minat adalah hal penting untuk mengerti individu
dan menuntun aktivitas dimasa yang akan datang. Krapp, Hidi, dan
Renninger (Pintrich dan Schunk, 1996) membagi definisi minat secara
umum menjadi tiga, yaitu: minat pribadi, minat situasi dan minat dalam
ciri psikologi. Diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Minat pribadi, diartikan sebagai karakteristik kepribadian seseorang yang relatif stabil,
yang cendrung menetap pada diri seseorang. Minat pribadi biasanya dapat langsung
membawa seseorang pada beberapa aktifitas atau topik yang spesifik. Minat pribadi
dapat dilihat ketika seseorang menjadikan sebuah aktivitas atau topik sebagai pilihan
untuk hal yang pasti, secara umum menyukai topik atau aktivitas tersebut, menimbulkan
kesenangan pribadi serta topik atau aktivitas yang dijalani memiliki arti penting bagi
seseorang tersebut..
2. Minat situasi merupakan minat yang sebagian besar dibangkitkan oleh konsisi
lingkungan.
3. Minat dalam ciri psikologi merupakan interaksi dari minat pribadi seseorang dengan ciri-
ciri minat lingkungan. Renninger menjelaskan bahwa minat pada definisi ini tidak hanya
pada karena seseorang lebih menyukai sebuah aktivitas atau topik, tetapi karena aktivitas
atau topik tersebut memiliki nilai yang tinggi dan mengetahui lebih banyak mengenai
topik atau aktivitas tersebut.

Wikipedia Bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas menuliskan bahwa Budaya atau

kebudayaan berasal dari bahasa Sanskerta yaitu buddhayah, yang merupakan
bentuk jamak dari buddhi (budi atau akal) diartikan sebagai hal-hal yang
berkaitan dengan budi dan akal manusia. Dalam bahasa Inggris, kebudayaan
disebut culture, yang berasal dari kata Latin Colere, yaitu mengolah atau
mengerjakan. Bisa diartikan juga sebagai mengolah tanah atau bertani. Kata
culture juga kadang diterjemahkan sebagai "kultur" dalam bahasa Indonesia.

TUJUAN PELATIHAN

Pelatihan website bagi stakeholders Program Magister Manajemen Universitas Udayana (

MM Unud ) diharapkan mampu menggunakan aplikasi email, dokumen dan situs sebagai
media pembelajaran dan informasi stakeholders Program MM Unud dalam mendukung tujuan
Program MM Unud.

TENTANG APLIKASI EMAIL, DOKUMEN DAN SITUS

EMAIL MM Unud

Mengapa diperlukan?
EMAIL MM Unud diperuntukkan bagi mahasiswa, dosen dan pegawai
serta pihak lain yang telah mendapatkan persetujuan dari pihak
pengelola. EMAIL ini diperlukan untuk menyampaikan pesan dari
pengelola kepada pengguna (mahasiswa, dosen atau pegawai) atau
sebaliknya.

Apa manfaatnya?
Secara umum email bermanfaat untuk mengirim dan menerima
pesan, tetapi EMAIL MM Unud mempunyai manfaat plus, yaitu sebagai
media penyimpanan dokumen yang sekaligus berguna dalam proses
pembelajaran.

Apa kegunaannya?
Bagi mahasiswa yang sedang aktif (stakeholders), memiliki email MM
Unud mempunyai kegunaan:
1.Media penyimpanan dokumen, spreadsheet, presentasi, file
pdf yang digunakan sebagai sarana dalam proses belajar dan
pemenuhan kewajiban sebagai mahasiswa atas penugasan
yang diberikan oleh dosen, dan atau atas kehendak sendiri
dalam rangka menulis dan mendokumentasikan pemahaman
perkuliahan, dalam kehidupan sehari-hari, dan lainnya.
2. Kolaborasi
3. Publikasi melalui fasilitas situs yang tersedia.
4. Sekaligus sebagai akun untuk mengakses sistem informasi yang
berisi evaluasi tentang proses belajar mengajar, dan fitur lainnya
yang disediakan pada aplikasi.

Berapa kapasitasnya?
Email MM Unud mempunyai kapasitas penyimpanan setiap pengguna
sebesar 7,5GB

Tentang DOKUMEN MM Unud

Mengapa diperlukan?
Efisiensi bandwidth dalam menggunakan internet sangat diperlukan.
Google Inc meluncurkan aplikasi dokumen online sehingga
stakeholders/pengguna dapat membuat dan berbagi-pakai (sharing)
tugas secara online - realtime.

Apa manfaatnya?
Aplikasi dokumen MM Unud bermanfaat sebagai perantara kolaborasi
antar pengguna melalui fitur sharing, dapat mengurangi pengulangan
pengiriman (seperti halnya pada aplikasi email)

Apa kegunaannya?
1. Bimbingan Tesis Online
2. Diskusi Online
3. Kolaborasi dalam situs.

Tentang SITUS MM Unud

Mengapa diperlukan?
Situs MM Unud diperlukan sebagai media promosi.

Apa manfaatnya?
Situs MM Unud bermanfaat untuk menyebarkan informasi melalui konten-konten lokal
MM Unud dan mempublikasikan karakter, intelektualitas dan produk-produk civitas atau
stakeholders MM Unud khususnya sebagai informasi yang bertanggung jawab dan berguna
bagi masyarakat.

Apa kegunaannya?
1. Berbagi informasi
2. Kolaborasi
PETUNJUK TEKNIS APLIKASI EMAIL, DOKUMEN DAN SITUS
http://dosen.mmunud.com/panduan