Penjelasan Penulisan Usulan Verifikasi

DEPARTEMEN DALAM NEGERI
REPUBLIK INDONESIA
TIM KOORDINASI
PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN
JAKARTA
2007
DAFTAR ISI
Halaman
6.1 PENULISAN USULAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN------------------------------------------ 1

6.1.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 1
6.1.2 Ketentuan Usulan ---------------------------------------------------------------------------------------------- 1
6.1.3 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
6.1.4 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 2
6.1.5 Format Usulan -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
6.2 VERIFIKASI USULAN -------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
6.2.1 Umum ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 6
6.2.2 Persiapan-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
6.2.3 Pelaksanaan ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 6
6.2.4 Penutup -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
ii
PENJELASAN VI
PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI
Penjelasan VI terdiri dari dua bagian yaitu Penulisan Usulan Prasarana Pendukung
Perdesaan dan Survei & Verifikasi. Bagian penulisan usulan berisi penjelasan tentang
bagaimana menuliskan usulan desa yang telah ditetapkan dalam Musyawarah Desa II.
Sedangkan bagian verifikasi berisi penjelasan tentang bagaimana proses verifikasi dilakukan
terhadap usulan-usulan desa sebelum dibahas dalam Musyawarah Antar Desa II.
6.1. Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan
6.1.1. Umum
Tujuan : Agar gagasan kegiatan masyarakat yang telah disepakati dan

diputuskan dalam musyawarah desa II tercatat secara sistematis
sehingga memudahkan untuk diperiksa kelayakannya oleh tim verifikasi
sebelum dibahas dalam musyawarah antar desa II.
Waktu : 1. Setelah pelaksanaan musyawarah desa II

2. Setelah pelaksanaan musyawarah antar desa II.
Pelaku : - Tiga (3) orang warga masyarakat terpilih. Proses pemilihan dapat
dilihat dalam Penjelasan V PTO mengenai Tugas, Tanggung Jawab
dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku PPK-R2PN.
- Dua (2) orang Kader Desa yang sebelumnya telah membantu
proses penggalian gagasan.
6.1.2. Ketentuan Usulan
(a) Untuk menampung aspirasi masyarakat tentang pembangunan maka

setiap desa boleh mengajukan banyak usulan, tentu saja usulan dimaksud
merupakan Prasarana pendukung perdesaan yang sangat berguna bagi
pengembangan perkonomian, banyaknya usulan juga harus diikuti dengan
kwalitas jenis usulan, sehingga dimasa mendatang usulan-usulan tersebut
menjadi Bank Usulan Pembangunan yang visioning, seperti :
Peningkatan penyediaan prasarana sosial ekonomi bagi peningkatan
kesejahteraan masyarakat, dengan penekanan bahwa prasarana yang
dibangun:
1) Dapat menunjang pembangunan perdesaan dan mendorong
pengembangan aktifitas ekonomi produktif,
2) Dapat meningkatkan efisiensi usaha dan memperkuat akses
terhadap sentra produksi dan pasar. (lihat Penjelasan IV)
(b) Desa tidak perlu mencantumkan besarnya biaya seluruh kegiatan yang
diusulkan kecuali usulan kegiatan yang dimaksud pada tahun
bersangkutan. Nilai satu usulan disesuaikan dengan kebutuhan serta tidak
ada batasan minimal dan maksimalnya.
Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 1

6.1.3. Persiapan
(a) Anggota TPU berkumpul untuk mendapatkan penjelasan dari FK dan/atau

PjOK tentang tujuan, proses dan sistematika penulisan usulan serta
formulir-formulir yang digunakan termasuk cara pengisiannya.
(b) Salah seorang KD memandu untuk menyusun jadwal dan rencana kerja.
(c) Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, seperti: Berita Acara

keputusan Musyawarah Desa II tentang gagasan-gagasan yang disetujui
dan ditetapkan, formulir-formulir yang dibutuhkan, alat-alat tulis, kertas dan
bahan serta data pendukung lainnya.
(d) Membuat Rekapitulasi daftar gagasan kegiatan yang disetujui dan

ditetapkan dalam musyawarah desa II.
(e) Masing-masing anggota TPU mempelajari daftar kegiatan yang telah

ditetapkan menjadi usulan desa.
6.1.4. Pelaksanaan
(a) Sesuai jadwal yang telah disusun melihat lokasi kegiatan yang diusulkan
dan/atau mendatangi kelompok pengusul.
(b) Membahas dengan masyarakat atau kelompok pengusul tentang gagasan-

gagasan yang telah disetujui dalam musyawarah desa II, antara lain:
alasan mengusulkan kegiatan, pandangan ke depan dari masyarakat atau
kelompok pengusul terhadap kegiatan tersebut jika nantinya diputuskan
akan terdanai, jumlah penerima manfaat, jenis atau konstruksi bangunan
yang diinginkan (misal jenis jembatan: kayu, beton atau lainnya) perkiraan
dampak lingkungan yang terjadi dan bagaimana rencana
penanggulangannya.
(c) Mengidentifikasi kemungkinan yang akan terjadi jika usulan kegiatan

disetujui untuk didanai dan dilaksanakan, seperti: apakah ada lahan,
bangunan, atau tanaman yang terkena proyek atau kegiatan. Kemudian
membahas bersama masyarakat bagaimana solusinya apakah masyarakat
akan menyumbangkan sebagai bentuk swadaya atau pemilik lahan,
bangunan, atau tanaman tidak mendapatkan ganti rugi dengan dana PPK-
R2PN. Selanjutnya dibuatkan surat pernyataan yang ditanda tangani oleh
seluruh pemilik lahan, bangunan dan tanaman bahwa tidak ada masalah
terhadap lahan, bangunan dan tanaman yang akan terkena proyek atau
kegaitan dan mereka tidak akan menuntut ganti rugi dengan menggunakan
dana PPK-R2PN.
(d) Memastikan kepada masyarakat atau kelompok pengusul tentang

besarnya swadaya yang akan disumbangkan jika usulan kegiatannya
disetujui untuk didanai PPK-R2PN. Jika masyarakat sudah menyepakati
nilai dan bentuk swadayanya, buat berita acara kesanggupan masyarakat
berswadaya, ditandatangani oleh wakil anggota masyarakat yang ditunjuk
oleh masyarakat sendiri dengan mengetahui kepala desa.
(e) Selesai kunjungan lapangan di lokasi atau kelompok pengusul, maka

selanjutnya semua anggota TPU berkumpul untuk menuliskan usulan

masyarakat dalam bentuk proposal. Langkah-langkah yang dilakukan,
yaitu:
(i) Merumuskan uraian singkat dan jelas informasi dan data-data yang
berkaitan dengan usulan kegiatan yang telah dikumpulkan dari
masyarakat.
(ii) Membuat perkiraan biaya yang dibutuhkan dan desain sederhana
untuk kegiatan prasarana pendukung perdesaan dan pelatihan
ketrampilan masyarakat sesuai jenis konstruksi yang dipilih
masyarakat, apakah masuk kategori besar, sedang atau kecil
menurut pandangan masyarakat.
(iii) Menuliskan dan memasukkan data-data yang telah diperoleh pada
waktu kunjungan lapangan ke dalam format-format usulan yang telah
disediakan.
(iv) Menyampaikan dan menginformasikan usulan yang sudah ditulis
kepada kelompok pengusul dan TPK untuk di tanda tangani dan
disampaikan di tingkat kecamatan agar dapat dilakukan verifikasi,
(v) Usulan tertulis perlu disampaikan secara terbuka kepada masyarakat
dengan ditempel di papan informasi atau media lainnya.
6.1.5. Format Usulan
Format suatu usulan desa atau proposal pada dasarnya terdiri dari dua bagian, yaitu
pokok usulan dan lampiran.
(a) Pokok usulan merupakan informasi gambaran atau uraian tentang jenis
usulan kegiatan, yang terdiri dari:
(i) Uraian singkat, padat dan jelas yang dapat menggambarkan latar
belakang, alasan dan tujuan dari kegiatan yang diusulkan.
(ii) Siapa yang mengusulkan (masyarakat dusun, kelompok laki-laki,
perempuan atau campuran).
(iii) Ukuran atau volume kegiatan.
(iv) Bentuk, model atau jenis konstruksi seperti apa yang diusulkan
(misalnya: usulan prasarana  jembatan dengan konstruksi
jembatan kayu atau beton).
(v) Lokasi atau tempat usulan kegiatan dilaksanakan.
(vi) Jumlah penerima manfaat secara langsung maupun yang tidak
langsung.
(vii) Uraian singkat padat dan jelas tentang manfaat yang dapat diambil
dari hasil kegiatan yang akan dilaksanakan, siapa yang akan
memanfaatkan paling besar atau yang menjadi sasaran langsung,
Seberapa besar kemungkinan kegiatan dapat memberikan manfaat
langsung kepada masyarakat miskin, bagaimana keterlibatan
perempuan.
(viii) Uraian singkat padat dan jelas tentang kesanggupan swadaya
masyarakat.
(ix) Rencana Anggaran Biaya yang dibutuhkan, berupa uraian perkiraan
nilai atau biaya kegiatan prasarana menurut masyarakat termasuk
ukuran besar, sedang atau kecil, dapat dikerjakan oleh masyarakat

atau tidak serta bagaimana rencana pengerjaannya (besar insentif
tenaga kerja), pengadaan bahan dan alatnya.
(x) Uraian singkat, padat dan jelas tentang rencana tindak lanjut untuk
operasional dan pemeliharaan atau pengembangannya.
(xi) Nama dan tanda tangan semua anggota Tim Penulis Usulan,
menyetujui Ketua TPK sebagai penanggung jawab operasional dan
mengetahui Kepala Desa.
(xii) Contoh 
Desa Ingin Maju, 15 November 2001
Usulan ditulis oleh:

1. Si Anu (Kader desa) …………………….
2. Si Tini (anggota TPU/Kader desa) …………………….
3. Si Badu (Anggota TPU) …………………….
4. Si Tuti ( anggota TPU) …………………….
5. dll
Menyetujui Mengetahui
( Ketua TPK ) ( Kepala Desa )
(b) Lampiran terdiri dari atas data-data pendukung dari pokok usulan meliputi:
(i) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa khusus
perempuan untuk menyepakati usulan dari perempuan,
(ii) Salinan berita acara keputusan musyawarah desa II tentang
penetapan usulan kegiatan desa,
(iii) Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam
musyawarah desa II
(iv) Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan jumlah
penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas wilayah,
pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola Kegiatan
dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian atau
tabel/matrik atau bentuk lainnya.
(v) Sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.
(vi) Berita acara kesanggupan swadaya
(vii) Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana PPK-
R2PN (untuk usulan yang relevan)
Contoh satu bendel usulan atau proposal desa adalah sebagai berikut:
(a) Cover atau sampul muka proposal. Pada prinsipnya informasi yang perlu
dituliskan dalam cover adalah; jenis kegiatan yang diusulkan, nama desa,
kecamatan dan kabupaten. Bentuk dan warnanya bebas.
(b) Surat pengantar. Pada prinsipnya merupakan tulisan pengantar dari desa
untuk mengirimkan usulan kegiatan yang akan dibahas pada forum antar
desa yang disusun dan ditanda tangani oleh Ketua Tim Pengelola Kegiatan
sebagai penanggungjawab operasional kegiatan di desa dan mengetahui
Kepala Desa.

(c) Pokok Usulan Kegiatan
(d) Lampiran
Catatan:
 Jika desa mengajukan 3 usulan maka harus membuat 3 proposal usulan
kegiatan dengan pokok bahasan seperti tersebut di atas.
 Dokumen dibuat rangkap dua, satu dikirim ke PjOK untuk dibahas di
musyawarah antar desa II (sebelumnya dilakukan verifikasi) dan satunya
untuk arsip desa.

Alur Penulisan Usulan
Penetapan usulan Desa hasil Daftar setiap kegiatan yang

kesepakatan forum Musyawarah masuk ke desa dicatat sesuai
Khusus Perempuan dan format yang ada
Musyawarah Desa II
( Lihat Penjelasan 6 )
 Formulir Usulan Desa

Jika mengajukan 3 usulan, tiap  Formulir pendukung lainnya
usulan hanya terdiri atas 1 jenis yang ditetapkan dalam
kegiatan Penjelasan 6 atau yang
dianggap perlu.
REKAPITULASI
USULAN
DESA
(PROPOSAL DESA)

6.2. Verifikasi Usulan
6.2.1. Umum
Tujuan : a. Memeriksa apakah semua usulan yang akan dibahas dalam

musyawarah antar desa II telah memenuhi syarat atau kriteria
yang sudah ditentukan.
b. Melihat kesesuaian kebutuhan atau kelayakan dari semua usulan
desa.
c. Memberikan rekomendasi kelayakan suatu usulan sebagai dasar
pengambilan keputusan dalam musyawarah antar desa II.
Tim verifikasi tidak berhak mengambil keputusan didanai atau

tidaknya suatu usulan desa.
Waktu : Setelah usulan-usulan ditulis.
Pelaku : Tim Verifikasi.
6.2.2. Persiapan
(a) Pembentukan Tim Verikasi. Penjelasan lebih lanjut mengenai siapa dan
bagaimana proses pemilihannya dapat dilihat dalam Penjelasan V PTO
mengenai Tugas, Tanggung Jawab dan Proses Pemilihan Pelaku-Pelaku
PPK –R2PN.
(b) FK, PjOK memastikan semua usulan /proposal desa telah terkumpul di
kecamatan dan siap diverifikasi.
(c) Sebelum menjalankan tugasnya, Tim Verifikasi mendapat pelatihan

terlebih dahulu yang diberikan oleh FK dan KM Kab. Proses dan materi
pelatihan dapat dilihat pada Penjelasan 2 PTO mengenai Fasilitasi dan
Pelatihan.
6.2.3. Pelaksanaan
Verifikasi dilakukan terhadap semua usulan Prasarana pendukung perdesaan. FK dan

PjOK membagikan usulan-usulan kegiatan dan formulir pemeriksaan kepada anggota
tim verifikasi untuk diperiksa. Proses verifikasi dilakukan dalam lima tahapan yang
memerlukan waktu maksimal 4 minggu tergantung dari banyaknya usulan dan sangat
dipengaruhi oleh kesiapan tim, efektifitas kerja tim, kondisi geografis.
Lima tahapan proses verifikasi sebagai berikut:
(a) Pemeriksaan dokumen usulan kegiatan di kecamatan
Hari ke 1-2
Anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk memeriksa kelengkapan
dokumen atau administrasi usulan kegiatan. Pemeriksaan dengan
menggunakan formulir atau ceklis yang sudah disediakan. Isi ceklis tersebut
adalah:

(i) Sesuai dengan keputusan musyawarah desa II dan sudah ditanda
tangani oleh Ketua TPK dan Kepala desa
(ii) Tidak termasuk jenis kegiatan yang masuk dalam daftar larangan
(iii) Tidak tumpang tindih dengan rencana program lain
(iv) Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa Khusus
Perempuan untuk mensepakati usulan dari perempuan.
(v) Ada salinan Berita Acara Keputusan Musyawarah Desa II tentang
penetapan usulan kegiatan desa.
(vi) Ada Rekapitulasi usulan kegiatan desa yang ditetapkan dalam
musyawarah desa II
(vii) Ada Data umum desa yang menggambarkan atau mencantumkan
Jumlah penduduk desa laki-laki, perempuan, penduduk miskin, luas
wilayah, pelaku-pelaku PPK seperti nama-nama KD, Tim Pengelola
Kegiatan dan lain-lain dengan format bebas menggunakan uraian
atau tabel/matrik atau bentuk lainnya.
(viii) Ada sketsa peta desa dengan menunjukkan lokasi kegiatan.
(ix) Ada Berita Acara Kesanggupan Swadaya.
(x) Ada Surat pernyataan tidak menggunakan ganti rugi dengan dana
PPK-R2PN (untuk usulan yang relevan).
Catatan:
Jika usulan masih terdapat kekurangan dokumen yang diperlukan atau belum
lengkap maka usulan dikembalikan ke desa agar dilengkapi dalam waktu
maksimal 3 hari dilampiri catatan tim verifikasi terhadap kekurangannya.
Hari 3-8
Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul untuk membahas dan membuat
catatan serta rekomendasi terhadap semua usulan dari sisi kelengkapan
dokumentasi serta kesesuaian dengan kriteria /prosedur yang sudah ditentukan
dalam PPK-R2PN. Pada tahap ini sengaja diberi kelonggaran waktu untuk
antisipasi pengembalian usulan ke desa untuk dilengkapi kekurangannya,
kemudian diserahkan kembali ke tim verifikasi dan di cek kembali
kelengkapannya.
Hari ke 9
Dokumen usulan berikut catatan/rekomendasi hasil pemeriksaan Tim Verifikasi
diserahkan kepada KM Kab/KMT untuk mendapatkan pengecekan kembali
sehingga lebih dapat dipastikan usulan telah sesuai dengan kriteria dan prinsip
prosedur PPK.
(b) Pengecekan kembali oleh KM Kab
Hari 10-15
KM Kab/KMT memeriksa kembali semua dokumen usulan dan mempelajari
catatan dan rekomendasi yang telah diberikan oleh tim verifikasi. Berdasarkan
hasil pengecekan kembali, KM Kab/KMT melakukan:
(i) Identifikasi terhadap usulan-usulan desa yang memerlukan lebih
banyak perhatian berkaitan dengan bentuk atau jenis konstruksi yang
diinginkan masyarakat, sehingga apakah nantinya memerlukan

tenaga ahli atau cukup bisa diawasi oleh FK/FT, perkiraan biaya dan
apakah bisa dikerjakan oleh masyarakat desa.
(ii) Pemeriksaan usulan apakah tumpang tindih dengan rencana
program yang sudah ditentukan dalam rencana pembangunan
daerah/kabupaten (terutama kepastian pelaksanaan rencana
pembangunan daerah tersebut).
(iii) Pembuatan catatan-catatan terhadap semua usulan dan
rekomendasi tim verifikasi
(iv) Pembuatan jadwal kegiatan kunjungan lapangan bersama tim
verifikasi terutama pada lokasi-lokasi yang memerlukan perhatian
khusus dan pemeriksaan yang seksama.
(v) Menyerahkan kembali semua usulan desa dan catatan-catatannya
kepada tim verifikasi termasuk jadwal kunjungan lapangan KM
Kab/KMT.
(c) Kunjungan lapangan (pemeriksaan lapangan)
Hari ke 16-22
Berdasarkan hasil catatan pemeriksaan dokumen dan pengecekan ulang oleh
KM Kab/KMT, Tim Verifikasi menyusun jadwal dan melakukan kunjungan
lapangan ke desa-desa peserta PPK-R2PN. Dalam kunjungan lapangan ke
desa tim dapat dibagi menjadi beberapa tim kecil dengan komposisi yang
disesuaikan dengan jenis usulan yang akan diverifikasi oleh tim tersebut.
Fasilitator Kecamatan memfasilitasi pembagian anggota tim agar dapat

dipastikan setiap jenis usulan diverifikasi oleh anggota tim verifikasi yang
mempunyai keahlian atau pengalaman dibidang usulan yang diverifikasi.
Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode atau cara

observasi/pengamatan langsung dan wawancara dengan masyarakat pengusul
dan informan lainnya. Hal-hal yang diamati dan ditanyakan melalui wawancara
adalah sebagi berikut:
(i) Apakah usulan sesuai dengan hasil Musyawarah Desa II
(ii) Masyarakat atau penerima manfaat dilibatkan untuk mengetahui
proses penulisan usulan
(iii) Bagaimana proses sosialisasi PPK-R2PN yang telah dilaksanakan di
masyarakat, alasan apa masyarakat mengajukan usulan dan
manfaat apa yang dapat diambil jika kegiatan yang diusulkan dapat
dilaksanakan, dan apa rencana masyarakat selanjutnya setelah
kegiatan dilaksanakan.
(iv) Apakah ada tuntutan ganti rugi dan bagaimana penanganannya.
(v) Apakah benar kesanggupan masyarakat untuk berswadaya seperti
yang tertuang dalam berita acara.
(vi) Apakah kegiatan memungkinkan untuk dilaksanakan pada lokasi
atau kelompok pengusul (untuk kegiatan prasarana apakah nanti
memerlukan desain yang rumit dan sulit, bagaimana rencana
operasinal dan keberlanjutannya, untuk pelatihan masyarakat
apakah bisa meningkatkan ketrampilan masyarakat, dll).

(vii) Bagaimana rencana pelaksanaan dan pemanfaatan /operasional
kegiatan serta rencana pemeliharaan dan pelestarian
(viii) Kelayakan lingkungan: apakah kegiatan tidak membahayakan
lingkungan atau sebaliknya apakah lingkungan sekitar mendukung
kegiatan yang diusulkan.
(d) Dialog dengan masyarakat
Selesai melakukan wawancara dengan masyarakat dan mengamati langsung

lokasi kegiatan di tiap desa, selanjutnya tim verifikasi melakukan dialog dengan
masyarakat pengusul dan anggota masyarakat desa lainnya untuk
menyampaikan catatan-catatan yang nantinya akan dijadikan sebagai bahan
pembuatan rekomendasi sekaligus sebagai umpan balik. Melalui dialog ini
diharapkan terjadi interaksi aktif antara masyarakat dengan tim verifikasi melalui
forum tanya jawab dan pembahasan catatan hasil pemeriksaan. Masyarakat
dapat memberikan tanggapan dan masukan atau upaya perbaikan terhadap
kekurang lengkapan usulannya sebelum tim verifikasi membuat
rekomendasinya.
(e) Pembuatan rekomendasi
Hari 23-25
Semua anggota Tim Verifikasi berkumpul di kecamatan untuk merangkum hasil
catatan-catatannya, baik dari hasil pemeriksaan dokumen maupun pemeriksaan
langsung dilapangan. Selanjutnya dibuatkan kesimpulan sebagai rekomendasi
yang akan diberikan terhadap semua usulan kegiatan yang telah diverifikasi dan
ditanda tangani oleh semua anggota tim verifikasi.

Alur Verifikasi Usulan
Proses Penulisan Identifikasi Kebutuhan

usulan desa oleh Tim Verifikasi oleh FK
Tim Penulis Usulan dan PjOK
Usulan desa/ Pembentukan Tim

proposal kegiatan Verifikasi
Proses Verifikasi
Pemeriksaan dokumen usulan di kecamatan
Pengecekan ulang oleh KM
Pemeriksaan Lapangan
Dialog dengan masyarakat
Pembuatan rekomendasi
MUSYAWARAH ANTAR DESA II

6.2.3. Penutup
Hal-hal lain yang belum diatur dan dianggap perlu, dapat ditentukan lebih lanjut melalui
Musyawarah desa, musyawarah antar desa dan kesepakatan dalam Tim Verifikasi
sesuai dengan kebutuhan dan ciri karakteristik daerah masing-masing sepanjang tidak
menyimpang dan bertentangan dengan Petunjuk Teknis Operasional atau Penjelasan
ini.
Beberapa formulir yang digunakan dalam pelaksanaan verifikasi dapat dilihat pada
lampiran. Jika dianggap perlu maka tim verifikasi bersama FK/FT dan dibantu oleh KM
dapat membuat formulir sendiri guna melengkapi atau menyempurnakan formulir yang
ada, disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan setempat serta jika telah disepakati
bersama.
Kegiatan yang termasuk dalam Daftar Larangan

(Negative List) adalah:
 Pembiayaan atau pembayaran gaji pegawai negeri.

 Pembelian kapal ikan yang berbobot di atas 10 ton dan perlengkapannya.
 Pembelian chainsaw, senjata, bahan peledak, asbes dan bahan-bahan lain
yang dapat merusak lingkungan.
 Pembiayaan kegiatan yang mempekerjakan anak-anak di bawah usia kerja.
 Pembiayaan kegiatan politik praktis atau keperluan partai politik.
 Pembiayaan dalam bentuk apapun juga (apa saja) yang berkaitan dengan
militer atau angkatan bersenjata.
 Pembelian pupuk kimiawi, obat pertanian kimiawi (insektisida, pestisida,
herbisida, dan sebagainya).
 Beberapa jenis kegiatan yang dilarang atau dibatasi sesuai ketentuan
dalam PTO dan atau Penjelasannya, namun belum tercantum dalam daftar
ini.

REPUBLIK INDONESIA
TIM KOORDINASI
JAKARTA
2007
DAFTAR ISI
Halaman
7.1 PENGANTAR------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
7.2 MENGAPA PEMANTAUAN PENTING ?---------------------------------------------------------------------------- 1
7.3 PRINSIP-PRINSIP DU BALIK PEMANTAUAN -------------------------------------------------------------------- 1
7.4 SIAPA YANG BERTANGGUNG JAWAB TERHADAP PEMANTAUAN ?------------------------------------ 2
7.5 APA YANG PERLU DI PANTAU ? ----------------------------------------------------------------------------------- 2
7.6 JENIS KEGIATAN PEMANTAUAN DI DALAM PPK-R2PN----------------------------------------------------- 3
7.6.1 Pemantauan Internal -------------------------------------------------------------------------------------------- 3
7.6.2 Pemantauan Eksternal - Pemantauan yang Dilakukan Secara Independen, oleh
Organisasi Lain------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
7.7 JENIS AKTIVITAS EVALUASI DALAM PPK-R2PN ------------------------------------------------------------ 12
7.8 PENGUMPULAN DATA ---------------------------------------------------------------------------------------------- 13
7.9 PELAPORAN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
ii
PENJELASAN VII
PEMANTAUAN DAN PELAPORAN
7.1. Pengantar
Penjelasan ini meliputi uraian tentang pemantauan, evaluasi dan pelaporan yang
dilaksanakan pada PPK-R2PN. Tambahan informasi dan format pelaporan juga tersedia
dalam penjelasan ini dengan uraian yang lebih terperinci.
Apa itu Pemantauan
 Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara

periodik untuk memastikan apakah suatu kegiatan sudah dilaksanakan sesuai
dengan rencana. Pemantauan adalah proses yang terus menerus dilakukan
sepanjang siklus program dimulai dari pelatihan dan sosialisasi, perencanaan,
pelaksanaan dan pelestarian. Hasil dari kegiatan pemantauan digunakan
untuk memperbaiki kualitas pelaksanaan dan penyesuaian terhadap
perencanaan.
7.2. Mengapa Pemantauan Penting?
(a) Pemantauan menjadi penting karena hal ini membantu para pelaku program
(masyarakat, aparat pemerintah, konsultan dll) mengetahui kemajuan dan
perkembangan yang telah dicapai oleh program. Temuan-temuan dari kegiatan
pemantauan tersebut sekaligus juga membantu para pelaku program untuk
mengecek apakah suatu kegiatan berhasil diselesaikan sesuai dengan rencana
atau tidak.
(b) Pemantauan adalah alat manajemen yang sangat berguna. Informasi yang digali
dari pemantauan dan evaluasi dapat memberi masukan kepada pengambil
keputusan dan memastikan bahwa tindakan perbaikan dapat diambil jika
diperlukan.
(c) Pemantauan penting karena kegiatan ini mendokumentasikan berbagai

pengalaman yang muncul didalam pelaksanaan program dan dapat
mengambil pelajaran dari pengalaman yang terjadi di PPK-R2PN. Kegiatan ini
juga membuat para pelaku program dan berbagai pihak lain untuk belajar dari apa
yang terjadi di lapangan.
7.3. Prinsip-Prinsip Dibalik Pemantauan
(a) Pemantauan harus dilihat sebagai alat penting untuk memperbaiki program.
Jika pemantauan dan evaluasi dilakukan dengan baik, semua pihak mendapat
keuntungan karena ada banyak informasi yang diperoleh untuk memperbaiki
pelaksanaan program dan juga untuk mempertimbangkan masa depan program.
Penjelasan VII : Pemantauan dan Pelaporan 1

(b) Ada dua prinsip penting dari PPK-R2PN: partisipasi, transparansi dan
sederhana. Semua pelaku program, terutama Masyarakat, Fasilitator dan
Konsultan seharusnya merasa bebas untuk berpartisipasi dan melaporkan
berbagai masalah yang dihadapi serta memberikan kontribusi untuk perbaikan
program. Pemantauan dan evaluasi harus dilakukan di suatu lingkungan yang
mendorong kebebasan berbicara, dan bersifat terbuka untuk menerima informasi
yang baik ataupun yang buruk, penghargaan maupun kritikan. Tidak seorangpun
yang harus merasa perlu dipersalahkan jika muncul masalah di lapangan yang
memerlukan tindakan perbaikan. Yang penting adalah bahwa para pelaku
program menjadi lebih sadar tentang masalah tersebut dan dapat belajar dari
masalah itu, dan jika perlu, mengambil langkah perbaikan.
(c) Semua pelaku PPK-R2PN mempunyai kewajiban untuk melaporkan informasi

se-akurat mungkin. Maksudnya adalah agar para pelaku program tidak berpikir
hanya mau melaporkan apa yang di anggap menyenangkan untuk didengar oleh
atasan. Apabila memungkinkan informasi tersebut harus diuji silang dengan
sumber lain untuk menjamin ke-akurasiannya. Karena hanya informasi yang
akurat dan berdasarkan fakta dan sumber terpercaya yang dapat membantu untuk
memperbaiki program.
7.4 Siapa yang Bertanggung Jawab Terhadap Pemantauan?
Secara umum, semua pelaku program berkewajiban untuk memantau kegiatan mereka
dan memastikan bahwa kemajuan kegiatan telah dicapai sesuai target, rencana dan
jadwal.
Pelaku program yang dimaksud adalah:
(a) Aparat pemerintah pada berbagai tingkatan (Tim Koordinasi / Sekretariat PPK
Pusat, TK PPK Propinsi dan Kabupaten, PjOK, PjAK, Kepala Desa, dll)
(b) Anggota DPR/DPRD
(c) Konsultan pada tingkat Nasional, Wilayah, Kabupaten dan Kecamatan.
(d) Kader desa
(e) Masyarakat desa
(f) Pemberi dana
(g) Pihak lain seperti LSM, Wartawan, Auditor, dll.
Peran fasilitator dan Konsultan seperti FK/FT dan KMKab/KMT dalam pemantauan
adalah:
(a) Melakukan pemantauan secara berkala di wilayah kerja mereka untuk
memastikan bahwa prinsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN telah diterapkan dan
program berjalan sesuai dengan jadwal dan rencana;
(b) Melaporkan secara berkala status program di wilayah kerja mereka;
(c) Membantu dan memfasilitasi kunjungan dari pihak lain (misalnya aparat
Pemerintah, Konsultan Nasional, Tim Evaluasi, dll) yang melakukan pemantauan
atau evaluasi di wilayah kerja mereka.
7.5. Apa yang Perlu di pantau?
Untuk mengetahui apa saja yang dimonitor, perlu diketahui apa saja tujuan dan output
yang diinginkan. Secara umum tujuan PPK-R2PN tetap diutamakan untuk
penanggulangan kemiskinan terhadap peningkatan kualitas hidup masyarakat serta

untuk mengembangan kelembagaan dan kapasitas masyarakat dalam memenuhi
kebutuhannya.
Output dari program ini termasuk: Pembangunan Perumahan(H), Pembangunan

Sekolah(S),Pembangunan Kantor atau Balai desa (Go),Pembangunan prasarana
pendukung perdesaan(I), penyediaan pelatihan masyarakat, dll.
Berdasarkan tujuan dan output ini, kemudian dikembangkan indikator kinerja tertentu
bagi program dan diikuti setiap waktu. Indikator ini kemudian dilaporkan mengikuti
sistem pelaporan dari lapangan atau bisa dilakukan melalui kegiatan pemantauan dan
evaluasi lainnya seperti studi kasus, survei dampak, misi supervisi, dll.
Berikut ini beberapa contoh jenis-jenis indikator yang diikuti oleh PPK-R2PN:
(a) Jenis, dimensi, dan jumlah unit Perumahan,Gedung Sekolah,Kantor atau Balai
desa yang dibangun.
(b) Jenis dan jumlah kegiatan Prasarana Pendukung Perdesaan yang dipenuhi.
(c) Jenis dan jumlah pelatihan yang telah dilaksanakan.
(d) Jumlah Desa, Kecamatan, Kabupaten yang menerima dana PPK-R2PN.
(e) Jumlah dana yang telah dicairkan ke masing-masing Desa dan Kecamatan.
(f) Jumlah kasus korupsi yang sudah diselesaikan.
(g) Jumlah perempuan dan laki-laki yang turut berpartisipasi dalam pertemuan dan
kegiatan PPK-R2PN serta kualitas keterlibatan mereka dalam setiap tahapan
PPK-R2PN.
(h) Kepuasan masyarakat terhadap kegiatan PPK-R2PN.
(i) Perubahan kesejahteraan rumah tangga bagi pemanfaat dana PPK-R2PN.
(j) Perubahan perilaku masyarakat terhadapat program pemberdayaan seperti PPK-
R2PN.
(k) Peningkatan ketrampilan UPK dan TPK.
Indikator-indikator seperti yang telah disebutkan di atas kemudian disesuaikan dalam

sistem pemantauan dan evaluasi, termasuk didalamnya pelaporan dari lapangan,
sehingga semuanya dapat ditelusuri setiap waktu untuk mengukur dampak dan
kemajuan PPK-R2PN.
7.6. Jenis Kegiatan Pemantauan di Dalam PPK-R2PN

Pemantauan pada PPK-R2PN dapat dibagi menjadi pemantauan internal dan
pemantauan eksternal.
7.6.1. Pemantauan Internal

Pemantauan internal didefinisikan sebagai kegiatan pemantauan yang dilakukan oleh
para pelaku program, yaitu mereka yang terlibat secara langsung didalam program.
Mereka adalah pelaksana program, aparat pemerintah, lembaga pemberi dana ataupun
pemanfaat.
(a) Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat

Jenis pemantauan yang terbaik adalah pemantauan yang dilakukan sendiri oleh
masyarakat. Dalam hal ini masyarakat adalah pemilik proses dari suatu kegiatan

program, dan mereka bertanggungjawab untuk memantau proses kegiatan
program tersebut.
PPK-R2PN mewajibkan Konsultan untuk memfasilitasi adanya pemantauan yang

dilakukan masyarakat. Masyarakat diberi kesempatan untuk memilih dan
membentuk kelompok yang akan melakukan pemantauan melalui forum
musyawarah desa. Semua anggota kelompok berasal dari masyarakat desa dan
bekerja secara sukarela demi kepentingan masyarakat desanya. Diharapkan
anggota tim ini terdiri dari dusun yang ada serta merupakan tokoh
agama/adat/masyarakat setempat. Mereka mewakili masyarakat untuk
mengawasi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN di desanya. Seseorang yang
sudah menjadi anggota suatu kelompok tertentu, tidak bisa menjadi anggota di
kelompok yang lain. Kepala Desa, KD, dan anggota TPK/KP tidak diperbolehkan
menjadi anggota kelompok khusus ini. Pemuka agama, pemuka adat atau warga
yang dipercaya dan dekat dengan masyarakat lebih diharapkan untuk dilibatkan
dalam tugas ini.
Kelompok yang melakukan pemantauan ini bertanggungjawab kepada

masyarakat. Kelompok ini bertugas memantau pelaksanaan PPK-R2PN di desa
dan menginformasikan hasil pantauannya kepada masyarakat luas melalui
media dan pertemuan-pertemuan masyarakat yang ada di desa, termasuk
melalui Musyawarah Desa pertanggungjawaban dan serah terima. Dengan
demikian, masyarakat luas, tidak terbatas pengelola program, dapat mengukur
tingkat manfaat, kuantitas dan kualitas tiap kegiatan, tingkat keterbukaan,
termasuk proses pemberdayaan dalam pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN yang
sedang berjalan. Karena PPK-R2PN tidak memberikan honor maupun dana
operasional, masyarakat perlu bersama-sama mendukung agar kelompok yang
melakukan pemantauan ini dapat menjalankan tugasmya dengan baik.
Selain bermanfaat untuk masyarakat dalam arti luas, hasil pantauan kelompok
ini juga sangat berguna bagi TPK/KP untuk meningkatkan kemampuan dan
kinerjanya dalam hal administrasi, keuangan, fisik pekerjaan, pemberdayaan,
transparansi dan peningkatan peran serta masyarakat dalam kegiatan PPK-
R2PN. Oleh karena itu, diharapkan dapat terjadi dialog interaktif antara tim
pemantau dengan tim pengelola kegiatan.
Bagi desa-desa yang melaksanakan kegiatan Pembangunan Perumahan

,Sekolah, Kantor dan Balai desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan,
disediakan Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat untuk menilai kualitas
kegiatan. Fasilitator Kecamatan dan Kader Desa akan membimbing kelompok
pemantau dalam pengisian Lembar Pemantauan Oleh Masyarakat. Lembar ini
diisi berdasarkan pemantauan saat kemajuan kegiatan 0-50%, 51- 100%, dan
sekitar 3 bulan setelah kegiatan fisik selesai. Lembar yang telah diisi dan hasil
pemantauan lainnya dibuat rangkap 4 untuk TPK, PjOK, untuk Pusat yang
dikirimkan oleh FK/FT melalui KMKab/KMT, dan arsip untuk Tim Pemantauan.
Biaya foto copy diambil dari Biaya Umum pada UPK.
Secara teknis, masyarakat yang melakukan pemantauan ini dapat terdiri dari
satu kelompok atau beberapa kelompok, tergantung kebutuhan yang disepakati
oleh masyarakat. Nama dari tim juga tergantung kesepakatan masyarakat;
apakah akan dinamakan tim monitoring masyarakat, tim sukses, tim khusus
atau lainnya. Di bawah ini, terdapat beberapa contoh-contoh kelompok
pemantau yang dibentuk oleh masyarakat dalam pelaksanaan PPK yang sudah
berjalan.

Beberapa contoh kelompok pemantauan yang dibentuk dan
beranggotakan masyarakat di PPK-R2PN
Tim Khusus
Tim ini terdiri dari empat kelompok dengan tugas khusus sebagai berikut:
(a) Tim 6 atau Tim Pengawas Desa (beranggotakan 6 orang). Tugas tim
antara lain:
(i) Memantau dan membantu penyebarluasan informasi termasuk
pembaharuan papan informasi.
(ii) Melakukan pengawasan penyelenggaraan administrasi TPK.
(iii) Memantau dan mengawasi penyelenggaraan musyawarah
pertanggungjawaban dan serah terima.
(b) Tim 5 (beranggotakan 5 orang). Tugas utama tim adalah memantau dan
memeriksa setiap penarikan dana dari bank serta setiap transaksi
pembayaran/pengeluaran dana dari TPK.
(c) Tim 4 (beranggotakan 4 orang). Bertugas sebagai “checkers”, yaitu
memantau dan memeriksa bahan dan alat yang dibeli atau disewa.
Pemantauan bukan hanya menyangkut volume tetapi juga menyangkut
kualitasnya.
(d) Tim 3 (beranggotakan 3 orang). Bertugas untuk memantau dan membantu
proses pengadaan bahan dan alat, termasuk surat-surat penawaran dan
perjanjian maupun mengunjungi toko-toko atau lokasi sumber bahan yang
dibeli.
Hasil Pemantauan oleh Masyarakat sangat berguna bagi:
1) Masyarakat, untuk mengetahui apakah pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN

dapat dilaksanakan dengan baik sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
2) Tim pengelola kegiatan, untuk mengetahui umpan balik dari masyarakat
terhadap hasil kerja Tim pengelola kegiatan.
3) Para pendamping, seperti KD, Fasilitator kecamatan dan Konsultan
Management sebagai masukan untuk meningkatkan kualitas bimbingan
dalam menjaga proses pelaksanaan sesuai dengan tujuan kegiatan PPK-
R2PN.
4) PJOK, untuk meningkatkan bimbingan kepada TPK/KP dan masukan untuk
evaluasi keberhasilan kegiatan PPK-R2PN apakah sudah sesuai dengan
tujuannya.
5) Pusat, dalam rangka evaluasi keberhasilan pemberdayaan masyarakat dan
transparansi pelaksanaan kegiatan PPK-R2PN.

Jenis pemantauan partisipatif oleh masyarakat lainnya antara lain:
 Pemantauan oleh BPD – Sesuai fungsi dan tugasnya, BPD atau
nama lainnya secara otomatis bertanggung jawab untuk memantau
kegiatan di tingkat desa, termasuk kegiatan PPK-R2PN pada semua
tahapannya meliputi; sosialisasi, perencanaan, pelaksanaan dan
pemeliharaan.
 Pemantauan Partisipatif oleh Masyarakat difasilitasi oleh LSM –
Merupakan bentuk pemantauan yang dilakukan oleh masyarakat di
PPK-R2PN. Pemantauan oleh masyarakat ini difasilitasi oleh LSM
yang dikontrak untuk melakukan pemantauan pelaksanaan PPK-
R2PN. LSM membantu desa-desa yang dipilih untuk melakukan
kegiatan pemantauan partisispatif oleh masyarakat. LSM memfasilitasi
masyarakat untuk memutuskan pertanyaan-pertanyaan apa saja
mengenai PPK-R2PN yang penting bagi mereka, bagaimana mereka
mengumpulkan data untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut,
serta membantu masyarakat menganalisa temuannya. Terkadang
LSM juga membantu dalam memfasilitasi Kelompok atau Tim Khusus
yang sudah disebutkan di atas.
(b) Pemantauan oleh Konsultan dan Fasilitator
Pemantauan terhadap kegiatan PPK-R2PN adalah tanggungjawab seluruh

Konsultan dan Fasilitator. Konsultan pusat, Konsultan wilayah, konsultan
kabupaten, FK dan KD, mempunyai tanggung jawab untuk memantau kegiatan
PPK-R2PN. Mereka wajib melakukan pemeriksaan untuk bisa mengetahui
apakah kegiatan program sudah berjalan sesuai dengan rencana, dan apakah
prinsip maupun prosedur PPK-R2PN juga diterapkan dengan benar.
Konsultan harus melakukan pengecekan terhadap berbagai hal, termasuk di
bawah ini:
(i) Apakah prinsip dan prosedur PPK-R2PN sudah diterapkan dengan
benar?
(ii) Apakah masyarakat desa berpartisipasi dalam semua tahap dari
siklus program?
(iii) Apakah informasi tentang program sudah transparan dan
diinformasikan secara terbuka?
(iv) Selama tahapan pelaksanaan, apakah kegiatan berjalan sesuai
dengan usulan desa seperti yang telah disetujui dalam Musyawarah
Antar Desa dan Musyawarah Desa III?
(v) Apakah bantuan teknis diberikan kepada masyarakat desa dan
bagaimana bantuan teknis ini bisa diperbaiki?
(vi) Seperti apa kualitas dari prasarana pendukung perdesaan, kegiatan
Perumahan,Sekolah dan cantor atau Balai desa? Apakah hasilnya
dipelihara?
(vii) Apakah dokumentasi administrasi keuangan disimpan dengan cukup
baik, apakah semua transaksi tercatat? dan apakah harga standar
untuk pembelian barang cukup masuk akal, dan diumumkan kepada
publik?

(viii) Apakah Konsultan dilapangan memeriksa buku keuangan secara
berkala?
(ix) Apakah permasalahan yang telah dilaporkan sebelumnya sudah
diselesaikan?
(Lihat contoh ceklist pemantauan pada halaman berikutnya).
Setiap Konsultan dan Fasilitator harus mengunjungi lokasi program secara
berkala untuk memantau kegiatan dan menerima umpan balik dari masyarakat.
Selama kunjungan lapangan, konsultan seharusnya tidak hanya berbicara
kepada KD, pemimpin masyarakat dan tim pelaksana tetapi juga kepada
masyarakat biasa dan pemanfaat. Konsultan harus mengunjungi beberapa
rumah tangga yang berbeda, terutama di lokasi yang paling miskin dan paling
sulit dijangkau dari suatu desa, dan melihat apa yang masyarakat katakan dan
pikir tentang PPK-R2PN serta menanyakan apakah mereka berpartisipasi di
dalam proses atau tidak.

CONTOH CEKLIS PEMANTAUAN DI LAPANGAN
Di bawah ini adalah items umum untuk diperiksa pada saat melakukan kunjungan
lapangan. Ceklis ini dapat dipergunakan oleh staf lapangan, pemantau eksternal, aparat
pemerintah atau masyarakat. Jawaban dari pertanyaan ini dapat dihimpun dengan
mempergunakan metodologi yang bervariasi seperti observasi langsung ke lapangan,
diskusi kelompok terarah, wawancara dengan informan kunci maupun anggota
masyarakat.
1. PARTISIPASI
 Apakah masyarakat turut berpartisipasi dalam semua tahapan siklus program,

termasuk sosialisasi, perencanaan, pengambilan keputusan, pelaksanaan,
pemantauan dan pemeliharaan?
 Siapa yang turut berpartisipasi dan siapa yang tidak? Apakah kelompok perempuan,
orang miskin, dan marginal dapat berpartisipasi secara aktif? (kunjungilah beberapa
rumah tangga yang paling miskin, kelompok rentan dan bagian desa yang terpencil
dan lihatlah apakah orang-orang tersebut tahu tentang program atau turut
berpartisipasi dalam tahapan kegiatan).
 Siapa yang mendapatkan dan siapa yang tidak mendapatkan keuntungan dari
kegiatan yang diusulkan?
2. PENYEBARAN INFORMASI DAN TRANSPARANSI
 Umumnya, apakah masyarakat tahu tentang PPK-R2PN, prinsip-prinsipnya dan

kegiatan-kegiatan apa saja yang dapat didanai?
 Apakah informasi mengenai keuangan disebarkan di desa?
 Apa mekanisme yang dipergunakan dalam mendiseminasikan informasi dasar
mengenai prinsip-prinsip program dan keseluruhan prosesnya? Apa mekanisme
yang dipergunakan agar masyarakat tetap tahu mengenai kemajuan program,
termasuk keputusan yang dibuat pada saat Musyawarah Desa maupun
Musyawarah Antar Desa, pencairan dana dan pembayaran?
 Apakah ada pemisahan dalam alur informasi pada tahapan tertentu atau dalam
memperoleh informasi bagi kelompok masyarakat tertentu (perempuan, orang
miskin, bagian desa yang jauh, masyarakat yang buta huruf/penutur dengan
bahasa setempat, dll.)?
3. KUALITAS BANTUAN TEKNIS

 Bagaimana dukungan dari aparat setempat?
 Bagaimana kualitas bantuan teknis yang diberikan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT?
Apakah mereka mengerti tentang prisnsip-prinsip dan prosedur PPK-R2PN dan
apakah mereka mengikutinya? Apa pandangan masyarakat tentang keterlibatan
mereka?
 Bagaimana meningkatkan dukungan dari konsultan dan aparat pemerintah?

CONTOH CHECKLIST PEMANTAUAN (Lanjutan)
4. KUALITAS KEGIATAN
 Apakah kegiatan Pembangunan Perumahan, Sekolah, Kantor atau Balai

Desa serta Prasarana Pendukung Perdesaan secara teknis memenuhi syarat?
Apa dampak dari kegiatan terhadap desa tersebut? Apakah prasarana itu
dipelihara? Oleh siapa dan bagaimana? Jika tidak, mengapa? Apakah ada
sanksi bagi kegiatan prasarana yang tidak tuntas atau secara teknis kurang
layak? Jika tidak, apakah masyarakat terdorong untuk menerapkannya?
 Apakah kegiatan-kegiatan sosial yang mendapat bantuan PPK (misalnya:
penguatan kelembagaan lokal atau adat, dll) juga terselesaikan dengan baik?
Apakah secara teknis kegiatan sosial tersebut memenuhi syarat? Apa dampak
dari kegiatan-kegiatan tersebut terhadap desa?
 Apa pendapat penduduk desa terhadap program ini, khususnya masyarakat
miskin, perempuan, dan kelompok yang “terpinggirkan” (marjinal atau minoritas)?
Apakah mereka merasa puas dengan adanya program ini? Apa dampak dari
program ini terhadap kehidupan mereka? (sosial, ekonomi, dll)
 Apakah ada masalah yang muncul dalam setiap tahapan? Bagaimana mereka
menghadapi masalah tersebut? Bagaimana proses dari tahapan tersebut dapat
diperbaiki?
5. PEMERIKSAAN KEUANGAN
 Apakah tim pengelola keuangan (misal:Pendamping Pembukuan) dapat
menangani dana program ini dengan semestinya? Apakah buku kas, kuitansi
penerimaan, dan laporan dari bank telah dipastikan benar dan disimpan dengan
rapi? Apakah semua transaksi keuangan terdokumentasi?
 Apakah harga standar material diumumkan secara terbuka kepada masyarakat?
Apakah transaksi keuangan dilakukan dengan transparan dan terdokumentasi
dengan baik, dan apakah transaksi-transaksi tersebut diketahui oleh
masyarakat?
 Apakah ada gejala mark-up harga material?
 Apakah para Konsultan memeriksa catatan-catatan keuangan tersebut secara
rutin?

TIPS SAAT MELAKUKAN PEMANTAUAN DI DESA
 Ketika anda mengunjungi desa, berkelilinglah ke beberapa lokasi pemukiman yang

berbeda di desa tersebut untuk memperoleh keterangan apakah warga desa tahu
tentang PPK-R2PN. Carilah keterangan apakah mereka mengetahui tentang
kegiatan PPK-R2PN? Apa pendapat mereka tentang PPK-R2PN? Apakah mereka
memperoleh manfaat dari kegiatan PPK-R2PN tersebut? Pastikan anda
mewawancarai responden dari kelompok laki-laki dan perempuan.
 Kunjungilah rumah-rumah dari kelompok warga paling miskin di desa tersebut atau
kunjungilah daerah yang terpencil di desa itu. Apakah warga yang paling miskin
tersebut mengetahui tentang PPK-R2PN dan kegiatannya? Jika ya, mengapa? Jika
tidak, mengapa? Apa saran mereka untuk perbaikan program ini?
(c) Pemantauan oleh Pemerintah yang Berwenang
PPK-R2PN adalah program pemerintah Indonesia. Dana PPK-R2PN adalah

dana publik dan pemerintah memiliki tanggung jawab untuk memastikan bahwa
PPK-R2PN berjalan sesuai prinsip dan prosedur dan bahwa dana dipakai
sebagaimana mestinya. Semua pegawai pemerintah yang terlibat dalam PPK-
R2PN (DPR/DPRD, Tim Koordinasi, Bupati, Camat, Kepala Desa, PjOK, dll)
mempunyai tugas untuk memantau PPK-R2PN.
Pegawai pemerintah yang berwenang sesering mungkin mengunjungi lapangan,

baik secara rutin maupun berkala untuk penyelesaian masalah. Mereka bisa
melihat dan memeriksa masalah-masalah ataupun isu yang ada atau mereka
atau bisa memeriksa beberapa hal yang juga tugas pemantauan konsultan.
(Lihat contoh ceklis pemantauan).
(d) Pemantauan penanganan pengaduan (complain) dan proses

penyelesaian masalah
Salah satu aspek penting dari sistem pemantauan PPK-R2PN adalah

pemantauan terhadap proses penanganan pengaduan. PPK-R2PN sudah
memilih spesialis penanganan pengaduan/Monev di Pulau Nias,untuk mencatat
dan menelusuri setiap pengaduan, masalah, atau pertanyaan tentang PPK-
R2PN. Tujuannya adalah untuk memantau dan memastikan proses penanganan
masalah ataupun pertanyaan sudah dijawab dengan segera, melakukan
investigasi dan penyelesaian masalah bila diperlukan. Pengaduan ataupun
masalah bisa berhubungan dengan berbagai hal. Biasanya masalah
berhubungan dengan pelanggaran prinsip dan prosedur PPK-R2PN, kesalahan
dalam pengalokasian dana, dan/atau adanya intervensi yang tidak baik dari
Aparat atau Konsultan PPK-R2PN.
Proses penanganan pengaduan membuat setiap orang bisa menyampaikan

suatu pengaduan, yaitu Konsultan melalui laporan biasa maupun berkala,
anggota masyarakat melalui surat tanpa nama, atau LSM dan wartawan melalui
laporan mereka tentang PPK-R2PN. PPK-R2PN sudah menyiapkan PO Box
khusus untuk hal ini dan setiap orang bisa menulis untuk ditujukan ke alamat itu.

Jika Konsultan berniat untuk menyampaikan pengaduan atau laporan masalah,
mereka bisa berdiskusi langsung dengan penyelia mereka, memasukannya ke
dalam laporan bulanan atau mengirim surat kepada KORPUN (KM Nasional di
Pulau Nias) atau KM Nasional: PO Box 612 Jakarta 10900. Jika anggota
masyarakat atau pihak lain berniat untuk melaporkan masalah atau pengaduan,
mereka bisa melaporkan dengan alamat yang sama seperti di atas.
Untuk keterangan lebih lanjut, lihat Penjelasan 8: Prosedur Penanganan

Pengaduan
(e) Studi Kasus dan Dokumentasi Tentang Beberapa Pelajaran yang Bisa
Dipetik
Karena luasnya skala dan aktifitas PPK-R2PN, adalah sangat penting untuk
melakukan dokumentasi program dan melakukan penelitian tentang apa yang
terjadi di lapangan. KM Nasional mempunyai beberapa staf yang bertugas untuk
melakukan penelitian dan menulis studi kasus tentang berbagai aspek dalam
PPK-R2PN. Sebagai contoh, di PPK tahap pertama, staf KM Nasional menulis
beberapa studi kasus dengan beragam tema: partisipasi perempuan dan orang
miskin dalam PPK; penanganan konflik; peranan pemimpin perempuan;
diseminasi informasi dan peranan KD; serta monitoring partisipatif oleh
masyarakat.
Studi kasus tersebut dipublikasikan secara berkala dan didistribusikan kepada

para pelaku program pada tingkat nasional dan di lapangan. Dengan membaca
studi kasus ini diharapkan para pelaku program, terutama konsultan bisa belajar
dari pengalaman tentang PPK di wilayah lain. Studi kasus merupakan alat
pemantauan yang cukup penting karena menyediakan informasi yang banyak
dan deskriptif tentang apa yang terjadi dengan berbagai aspek dalam PPK.
7.6.2. Pemantauan Eksternal – Pemantauan yang dilakukan secara independen,

oleh organisasi lain.
Pemantauan eksternal dilakukan oleh pihak luar yang independen. Pemantauan

eksternal diharapkan dapat memberi pandangan yang lebih obyektif dan badan yang
independen yang tidak secara langsung terlibat dalam pelaksanaan program.
Pemantauan eksternal berisi kumpulan data dan informasi tentang program, dari pihak
luar. PPK-R2PN memasukan kegiatan pemantauan eksternal sehingga program bisa
menerima sudut pandang yang berbeda dari pihak luar, yaitu pihak independen yang
mungkin memiliki pandangan lebih obyektif atau sudut pandang yang berbeda dari para
pelaksana program. Informasi dari pemantauan eksternal dapat diuji silang dengan hasil
laporan dari pemantauan internal PPK-R2PN.
LSM dan Wartawan memberikan pemantauan yang independen untuk PPK-R2PN.

Pada awal kontrak, KM Nasional memberikan pelatihan dan orientasi tentang prinsip-
prinsip PPK-R2PN dan tahapan program kepada staf LSM dan Wartawan.
(a) Pemantauan Independen oleh LSM
PPK-R2PN melakukan kontrak dengan LSM di setiap propinsi untuk memantau

dan menyampaikannya dalam laporan bulanan tentang perkembangan PPK-
R2PN. Sesuai dengan Term of Reference (TOR), LSM bertanggungjawab untuk
memantau:

(i) Partisipasi warga desa, khususnya perempuan dan warga miskin, di
semua tahapan program;
(ii) Transparansi dan saling berbagi informasi;
(iii) Kesesuaian dengan prinsip-prinsip umum dan prosedur program;
(iv) Kualitas pendampingan teknis;
(v) Kualitas hasil program (sarana prasarana, kegiatan ekonomi dan
kegiatan sosial);
(vi) Pemeriksaan keuangan;
(vii) Rekomendasi dari pelaku dan pihak-pihak lain yang terlibat dalam
program (termasuk Konsultan) dalam hal perbaikan dan peningkatan
PPK-R2PN.
Tiap bulan, LSM harus mengunjungi sejumlah desa tetap di kecamatan dan
Kabupaten yang berbeda. LSM melakukan kegiatan pemantauannya secara
bergilir di kecamatan dan kabupaten sehingga pemantauan tersebut dapat
mencakup wilayah yang ada seluas mungkin. Namun ada beberapa desa yang
harus dipantau terus-menerus tiap bulan untuk melihat kemajuan yang dicapai
oleh desa-desa tersebut. Di desa-desa tersebut, LSM akan mendampingi warga
desa untuk melakukan monitoring partisipatif.
LSM harus membuat laporan secara tertulis maupun lisan setiap bulannya dalam
rapat koordinasi bulanan konsultan dan TK-PPK Propinsi atau TK-PPK
Kabupaten. Konsultan diundang untuk hadir dalam pertemuan itu guna
mempelajari temuan-temuan LSM tersebut.
(b) Pemantauan oleh Wartawan Independen
PPK-R2PN mempunyai kesepakatan dengan sebuah LSM yang bekerjasama

dengan organisasi wartawan untuk mengunjungi lokasi PPK-R2PN dan menulis
laporan tentang temuan mereka. Para wartawan bebas untuk menulis topik
apapun tentang PPK-R2PN. Laporan-laporan tadi kemudian dipublikasikan
pada surat kabar lokal ataupun disiarkan di radio.
Peran konsultan dalam pelaksanaan pemantauan eksternal yang independen

adalah untuk memfasilitasi LSM dan wartawan dalam kunjungan lapangan, jika
diperlukan dan menjawab semua pertanyaan tentang PPK-R2PN dengan jujur.
7.7. Jenis Aktivitas Evaluasi dalam PPK-R2PN
Hasil pemantauan secara internal maupun eksternal merupakan bahan untuk evaluasi
bagi pelaku program agar selanjutnya dapat melakukan dengan lebih baik dan sesuai
dengan prinsip dan prosedur PPK-R2PN.
Sementara itu di tingkat keprograman dilakukan rangkaian kegiatan evaluasi. Kegiatan

evaluasi dilakukan pada saat tertentu (bisa dilakukan di pertengahan atau pada akhir
tahun program atau siklus). Tim internal ataupun external bisa melakukan evaluasi
dengan dibantu oleh staff program. Kegiatan evaluasi yang dilakukan perlu diketahui
juga oleh pelaku-pelaku program di lapangan.

Jenis evaluasi yang biasanya dilakukan dalam PPK-R2PN adalah:
 Misi Supervisi Bank Dunia – Biasanya dilakukan dua kali dalam setahun. Yang
terlibat dalam misi ini adalah staff Bank Dunia, Tim Koordinasi/ Sekretariat PPK
Pusat dan KMN. Kadangkala, pihak lain seperti LSM ataupun para Spesialis bidang
Teknik dilibatkan untuk ikut juga adalam program ini. Misi ini secara umum mengkaji
isu-isu tertentu yang dihadapi PPK-R2PN (misalnya: partisipasi, manajemen isu,
pendampingan teknis, persiapan ke tahap berikutnya, dan sebagainya) dan juga
mengevaluasi keseluruhan kemajuan yang telah dibuat dalam program ini.
 Evaluasi Tematik – Tim evaluasi eksternal, dengan dibantu oleh staff program
PPK-R2PN bisa melakukan evaluasi tentang aspek tertentu dalam PPK-R2PN pada
komponen Perumahan,Sekolah,Kantor atau Balai desa serta Prasarana Pendukung
Perdesaan.
 Survey/Studi Dampak Program – PPK-R2PN, melalui lembaga penelitian ataupun

universitas, melakukan survey terhadap rumah tangga untuk mengetahui dampak
dari program pada kesejahteraan rumah tangga dan kemiskinan serta perubahan
sikap dan tingkah laku dari pemerintahan di tingkat lokal. Survey tersebut biasanya
tidak dilakukan di setiap propinsi; jadi hanya dilakukan pada propinsi tertentu yang
telah dipilih.
 Audit Keuangan dan Supervisi – Audit dilakukan secara berkala untuk memeriksa
catatan keuangan UPK, TPK/KP. Di dalam KM Nasional, ada Unit Pelatihan dan
Supervisi Keuangan yang mengunjungi tiap propinsi untuk memeriksa dokumen
keuangan dan menyediakan pelatihan kepada UPK di tingkat kecamatan dan desa.
Unit ini siap untuk mendampingi pelatihan keuangan di tingkat propinsi dan juga
menyediakan bimbingan di-tempat untuk UPK dan TPK/KP. Misalnya, Unit ini dapat
mendampingi pelatihan tambahan bagi UPK bila ada kesepakatan sebelumnya.
Kesepakatan dengan Unit ini untuk melakukan pendampingan tersebut harus
diajukan sebulan sebelumnya.
Lembaga audit pemerintah, BPKP juga melakukan audit terhadap PPK-R2PN setiap
tahun.
Seperti halnya pemantauan, peran Konsultan di lapangan seperti Konsultan Ahli,KM-

Kab,KMT dan FK,FT dalam misi evaluasi adalah melakukan dan memfasilitasi
kunjungan Tim evaluasi dan menyediakan informasi dan umpan balik yang jujur kepada
Tim.
7.8. Pengumpulan Data

Ada beragam cara mengumpulkan data untuk tujuan pemantauan (dan evaluasi). Dalam
pemantauan, pengumpulan informasi biasanya merupakan bagian dari kerja sehari-hari.
Seringkali data dikumpulkan melalui diskusi informal dan observasi selama kunjungan
lapangan, pertemuan, dll. Di bawah ini adalah beberapa perangkat yang umum yang
digunakan untuk mengumpulkan data:
 Observasi Langsung – Pemantau mengobservasi atau melihat apa yang sedang

berlangsung di lapangan. Pemantau mengunjungi lokasi program, mengunjungi
pertemuan-pertemuan atau mengunjungi lokasi kegiatan yang sedang berlangsung
dan mencatat semua yang dilihat tersebut.
 Wawancara – Wawancara adalah salah satu alat utama yang digunakan dalam
pengumpulan informasi. Wawancara termasuk mengajukan pertanyaan kepada

perorangan atau kelompok dan mencatat jawabannya. Wawancara dapat dilakukan
dalam bentuk terstruktur (menanyakan pertanyaan yang pasti dan memilih salah
satu jawaban dari beberapa pilihan yang tersedia dalam kuesioner) atau tidak
terstruktur (menanyakan pertanyaan terbuka dan menentukan apa yang akan
ditanyakan berikutnya berdasar pada jawaban yang diterima). Ada beberapa jenis
wawancara, yakni; wawancara individu untuk mendapatkan informasi dari orang
tertentu; wawancara dengan informan kunci yang memiliki pengetahuan khusus
tentang sebuah topik, atau wawancara kelompok).
 Diskusi Kelompok Terarah – Ini dilakukan untuk mendiskusikan topik tertentu

secara rinci dengan sejumlah kecil orang, biasanya terdiri dari 6 sampai 7 orang.
Fasilitator biasanya memandu kelompok dalam mendiskusikan sebuah topik yang
sesuai dengan pengalaman dan kecenderungan mereka. Diskusi ini akan
memperoleh hasil terbaik jika semua pesertanya memiliki karakteristik yang serupa
(misal: semua perempuan, semua orang miskin, dll)
 Survei – Survei secara umum merupakan tugas yang lebih terstruktur dengan
pertanyaan-pertanyaan yang pasti dan biasanya merupakan daftar jawaban untuk
dipilih. Survei formal, seperti sensus atau survei rumahtangga formal dapat
digunakan untuk mengumpulkan sejumlah besar informasi kuantitatif. Survey
informal atau mini survei juga dapat dilakukan dengan menggunakan teknik statistik
yang lebih sederhana dan pertanyaan-pertanyaannya sedikit informal.
TIPS SAAT MELAKUKAN WAWANCARA
Saat anda melakukan wawancara:
 Gunakan seorang pencatat (notulen) jika diperlukan, yang dapat

membantu mencatat jawaban-jawaban tersebut.
 Mulailah dengan salam pembuka yang umum berlaku di daerah tersebut
dan perkenalan.
 Jelaskan dengan sejelas mungkin tujuan dari wawancara, kerahasiaan,
dan waktu (berapa lama wawancara akan dilakukan)
 Gunakan bahasa yang sederhana; hindari jargon (misal; akronim atau
singkatan) dan kata-kata yang sulit dipahami oleh responden.
 Hindari pertanyaan yang menjurus (misal: “Anda suka dengan program ini,
kan?”) dan pertanyaan yang bersifat menilai atau menghakimi.
 Lakukan wawancara secara informal, dengan diselingi diskusi.
 Gunakan pertanyaan yang bersifat lebih terbuka, yang memungkinkan
responden leluasa menceritakan pengalaman mereka dengan bahasa atau
kata-kata mereka sendiri.

7.9. PELAPORAN
Bagian penting dari pemantauan dan evaluasi adalah laporan tentang hasil. Untuk
kegiatan pemantauan, ini artinya adalah mempersiapkan laporan mengenai kemajuan
program. Laporan-laporan ini harus dibuat secara sederhana dan seringkas mungkin.
Para pelaku program, khususnya konsultan mempunyai tanggung jawab untuk

membuat laporan seakurat mungkin dan tepat waktu kepada penyelia mereka. Jika
konsultan tidak melaporkan secara akurat dan tepat waktu, hak ini akan berdampak
negatif kepada evaluasi kinerja mereka.
Tidak ada format laporan terpisah untuk staff pemerintah yang terlibat dalam PPK. Staff
pemerintah dapat mengikuti format laporan dan topik yang sama seperti yang dilakukan
oleh konsultan, jika mereka menginginkannya.
Seperti telah dijelaskan di atas, PPK-R2PN mememiliki bermacam indikator kinerja

kedalam sistem pelaporannya dan indikator tersebut dicermati pada waktu tertentu.
Indikator pengukur tersebut digunakan untuk memantau kemajuan PPK-R2PN yang
berkaitan dengan hasil spesifik dan juga hasil dari keseluruhan tujuan program.
(a) Alur Pelaporan
Adalah merupakan tanggung jawab konsultan di lapangan untuk mengumpulkan dan

mengkonsolidasikan data dari wilayah kerja mereka dan melaporkan hasilnya pada
setiap bulan kepada penyelia mereka. Alur laporan dapat dilihat seperti di bawah ini.
Pengirim/Konsultan: Laporan asli Tanggal Copy laporan dikirim

dikirim ke: pengiriman: ke:
KD & TPK/KP FK/FT Tanggal 25  KD, TPK sebagai arsip
setiap bulan
FK/FT KMKab/KMT Tanggal 1  PjOK
setiap bulan  FK sebagai arsip
KMKab/KMT KORPUN Tanggal 5  TK-PPKKab
setiap bulan  KM Kab/KMT sebagai
arsip
KORPUN KM Nasional Tanggal 10  TK-PPK Propinsi
setiap bulan melalui KOPROV
 KORPUN sebagai
arsip
KM-Nasional Pimpinan Tanggal 20  KM-Nasional sebagai
Program PPK setiap bulan arsip
Pusat
Konsultan harus yakin bahwa copy laporan mereka disimpan secara lengkap di dalam
arsip mereka.

ALUR PELAPORAN
Tingkat Konsultan/ Pengirim Pelaku yang

Menerima Copy
Desa KD & TPK/KP

Tanggal 25 setiap bulan
Kecamatan FK/FT PjOK

Kabupaten KM Kab/KMT TK-PPK Kab - up PjOKab

Wilayah/Propinsi KORPUN TK-PPK Propinsi melalui

KORPROV
Nasional KM Nasional Satker PPK Pusat

(b) Pelaporan Pada Tingkat Desa
Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat desa?
Pada tingkat desa, KD/KT dan TPK/KP umumnya bertanggung jawab untuk membuat
laporan kepada FK/FT.
Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan?
KD dan TPK/KP wajib mengirim laporan mereka kepada FK/FT pada tanggal 25 setiap
bulan.
Apa yang mereka laporkan?
KD/TPK harus melengkapi formulir di bawah ini:
Untuk KD/KT dan TPK/KP:

 Form 7.1 : Laporan Masalah yang Dihadapi
Untuk TPK/KP:
 Form 7.2 : Catatan Kegiatan dan Rencana Kegiatan TPK/KP

 Form 7.3 : Catatan Harian
 Form 7.4 : Catatan Mingguan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK
 Form 7.5 : Laporan Bulanan, Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK
KD/KT dan TPK/KP juga diperkenankan untuk menyerahkan foto, berbagai cerita dan
dokumentasi lainnya jika diinginkan.
(c) Pelaporan pada tingkat kecamatan
Siapa yang bertanggung jawab membuat laporan PPK-R2PN pada tingkat

kecamatan?
Pada tingkat kecamatan, FK/FT umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada
KM Kab/KMT.
Kapan dan kepada siapa mereka melapor?
FK/FT diwajibkan mengirim laporan kepada KM Kab/KMT pada tanggal 1 setiap bulan.
FK/FT juga diwajibkan mengirim copy laporan kepada PjOK dan menyimpan satu copy
untuk dirinya sendiri. Adalah penting bagi FK/FT untuk mereview dan mendiskusikan
laporan bulanan mereka dengan KM Kab/KMT di saat pertemuan koordinasi bulanan.
FK/FT diwajibkan mereview laporan dari KD/KT dan TPK/KP, dan kemudian meringkas
informasi tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Kab/KMT. Laporan FK/FT
harus sejujur dan setepat mungkin. FK/FT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan
poin-poin yang baik dan yang buruk
Secara umum, laporan bulanan FK/FT kepada KM Kab/KMT harus memasukkan butir-
butir di bawah ini:
(i) Kegiatan FK/FT bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan depan (dengan
menggunakan formulir 7.6)
(ii) Penjelasan mengenai kemajuan dan status dari siklus PPK-R2PN (lihat
formulir 7.7)
(iii) Selama pelaksanaan, jelaskan kemajuan masing-masing jenis kegiatan.
(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai hari ini.
(v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti
partisipasi, transparansi dan kesinambungan, dll.
(vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya (lihat Form 7.8
dengan lampiran)
(vii) Lampiran – Formulir berikut ini harus dilampirkan setiap bulannya:
 Form 7.6 : Laporan Kegiatan dan Rencana Kegiatan FK/FT
 Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan
 Form 7.8 : Rekapitulasi Permasalahan dan Lampiran
 Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat
 Form 7.10 : Laporan Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK (hanya
selama pelaksanaan pengerjaan prasarana)
Sebagai tambahan, ini tergantung pada siklus kegiatan program, FK/FT harus mengirim
laporan insidental berikut ini kepada KM Kab/KMT:

No. Nama Formulir Waktu untuk meyelesaikan formulir dan
Form mengirimkannya kepada KM Kab:
7.12 Survei Keadaan Sebelum Setelah pertemuan Musyawarah Antar Desa II
Kegiatan Dimulai dan sebelum dimulainya pembangunan
prasarana
Hasil Rapat Musyawarah Segera setelah pertemuan Musyawarah Antar

Antar Desa III dan Surat Desa III
Penetapan Camat
7.14 Laporan Pelatihan Setelah setiap pelaksanaan training di kecamatan
7.15 Evaluasi Kemampuan Setelah pelaksanaan dimulai dan segera setelah

TPK/KP dan KD/KT pelaksanaan selesai
7.16 Laporan Akhir Kegiatan Setelah pembangunan (H);(S);(Go);& (I) selesai
Staff pemerintah diperbolehkan mengikuti format yang sama seperti laporan konsultan.
Di waktu tertentu, Konsultan boleh juga ditanya tentang laporan insidental untuk isu
khusus atas suatu masalah. Sebagai contoh, jika Unit Penanganan Pengaduan/Monev
menginginkan informasi tambahan mengenai status untuk persoalan tertentu, konsultan
bisa diminta untuk menulis laporan mengenai isu tersebut.
.
(d) Pelaporan Pada Tingkat Kabupaten

kabupaten?
Pada tingkat kabupaten, KM Kab/KMT umumnya bertanggung jawab membuat laporan

kepada Korwil di KM Nasional di wilayahnya.
Kapan dan kepada siapa mereka melaporkan?
KMKab/KMT harus mengirimkan laporannya kepada KORPUN pada tanggal 5 setiap

bulannya. KM Kab/KMT harus mengirim copy-nya kepada TK-PPK Kabupaten up
PjOKab dan menyimpan satu copy sebagai arsip.
Adalah penting bagi KM Kab/KMT untuk mendiskusikan laporan bulanan mereka secara
terbuka dengan KORPUN di pertemuan koordinasi bulanan.
KM Kab/KMT harus melakukan review terhadap laporan FK/FT dan meringkasnya untuk
laporan bulanan mereka kepada KORPUN. Laporan KM Kab/KMT harus jujur, akurat
dan seringkas mungkin. KM Kab/KMT tidak boleh ragu-ragu dalam melaporkan poin
baik maupun buruk.
Laporan haruslah singkat dan jelas dan tidak boleh lebih dari 10 halaman dalam
bentuk penjelasan (tanpa lampiran).

Secara umum, laporan bulanan KM Kab/KMT kepada KORPUN harus memasukkan
poin berikut ini:
(i) Kegiatan utama Konsultan bulan ini dan rencana kegiatan bulan depan
(termasuk informasi mengenai pelatihan, pertemuan koordinasi dan laporan
kunjungan lapangan, dll)
(ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus program.
(iii) Selama pelaksanaan, penjelasan tentang jenis kemajuan kegiatan (lengkapi

formulir 7.17, Rekapitulasi Kemajuan Fisik, Biaya dan HOK)
(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu hingga hari ini.
(v) Evaluasi terhadap perkembangan penerapan prinsip-prinsip PPK-R2PN

seperti partisipasi masyarakat, transparansi, kompetisi sehat dan lain lain.
(vi) Berbagai masalah yang ditemukan dan saran penyelesaiannya-bagian ini

harus se spesifik mungkin dalam mengindentifikasi masalah di tingkat
Kabupaten. KM Kab/KMT diharuskan merekap berbagai masalah utama
seperti yang dilaporkan oleh FK/FT atau berdasarkan hasil kunjungan
lapangan KM Kab/KMT.
Untuk masalah-masalah yang masih dalam proses (yang pernah dilaporkan

sebelumnya) KM Kab/KMT harus mempunyai status terakhir tentang kasus
tersebut dan kemajuan apa yang telah dibuat dalam menyelesaikan masalah
tersebut. Bagian ini harus memasukkan perbaikan (up-date) pada kasus
yang ditunda (pending) dari Unit Penanganan Pengaduan, BPKP, FK/FT,
masyarakat dan lainnya ( lihat Form 7.8 Laporan Permasalahan dan
Tindak Lanjut)
(vii) Lampiran – Formulir dari FK/FT berikut ini harus dilampirkan setiap
bulannya:
 Form 7.7 : Laporan Kemajuan Kegiatan Tingkat Kecamatan
 Form 7.8 : Laporan Permasalahan dan Tindak Lanjut
 Form 7.9 : Partisipasi Masyarakat
Termasuk juga laporan insidental dari FK/FT berikut ini:

 Form 7.12 : Survei Keadaan Sebelum Kegiatan Dimulai
 : Hasil Rapat Musyawarah Antar Desa III
 Form 7.13 : Laporan Pelatihan
 Form 7.14 : Evaluasi Kemampuan TPK/KD
 Form 7.15 : Laporan Akhir Kegiatan Prasarana
Adalah sangat penting bagi KMKab/KMT untuk menyertakan formulir terlampir

dari para FK/FT kepada KORPUN supaya informasi yang ada dalam formulir
tersebut dapat dimasukan ke dalam database di tingkat wilayah.
(e) Pelaporan PadaTingkat Wilayah

wilayah?

Pada tingkat wilayah, KORPUN umumnya bertanggung jawab membuat laporan kepada
KM-Nasional.
Kapan dan Kepada Siapa KORPUN melaporkan?
KORPUN diwajibkan untuk mengirimkan laporannya kepada KM Nasional pada tanggal

10 setiap bulan. Copy laporan harus dikirimkan kepada TK-PPK Propinsi melalui
KOPROV dan satu copy disimpan sebagai arsip korwil.
Apa yang dilaporkan?
KORPUN harus mereview laporan dari para KMKab/KMT dan meringkas informasi
tersebut untuk laporan bulanan mereka kepada KM Nasional. KORPUN harus
memanfaatkan data yang ada didalam database di kantor wilayah. Laporan KORPU
haruslah sejujur dan seakurat mungkin.
Laporan haruslah singkat dan jelas, dan panjangnya tidak boleh lebih dari 10
halaman dalam bentuk penjelasan (tanpa lampiran).
Secara umum, bentuk laporan KORPUN kepada KM Nasional formatnya sama seperti
laporan KMKab/KMT (lihat bagian sebelumnya). Dalam laporan KORPUN harus
termasuk butir-butir berikut ini:
(i) Kegiatan utama KORPUN bulan ini dan rencana kegiatan untuk bulan
depan.
(ii) Penjelasan tentang kemajuan dan status siklus PPK-R2PN pada tingkat
wilayah. (berdasarkan masing-masing propinsi).
(iii) Selama masa pelaksanaan, penjelasan mengenai kemajuan setiap jenis

kegiatan.
(iv) Jumlah dana yang dicairkan pada bulan lalu sampai pada hari ini.
(v) Evaluasi kemajuan penerapan prinsip PPK-R2PN seperti, partisipasi

masyarakat, transparansi, kompetesi sehat, dll.
(vi) Berbagai masalah yang muncul dan saran penyelesaiannya – KORPUN

harus membuat informasi ringkas berdasarkan database Monev wilayah
dan melampirkan laporan yang lengkap tentang status pengaduan.
(f) Laporan Tingkat Nasional
Pada tingkat nasional, KM-Nasional akan menyiapkan laporan bulanan kepada

Pimpinan Proyek Sekretariat PPK Pusat pada tanggal 20 setiap bulan. KM-Nasional
akan meringkas laporan yang berasal dari wilayah dengan menggunakan format yang
mirip dengan yang digunakan oleh KORPUN.

REPUBLIK INDONESIA
TIM KOORDINASI
JAKARTA
2007
DAFTAR ISI
Halaman
8.1 LATAR BELAKANG DAN TUJUAN ---------------------------------------------------------------------------------- 1

8.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
8.1.2 Tujuan-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
8.2 PRINSIP-PRINSIP PENANGANAN---------------------------------------------------------------------------------- 2
8.3 SISTEM DAN PROSEDUR -------------------------------------------------------------------------------------------- 2
8.4 PERAN PELAKU-PELAKU PPK DALAM PENANGANAN MASALAH --------------------------------------- 6
8.5 PENUTUP ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 8
ii
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Bagan Alir Distribusi Informasi Pengaduan dan Temuan Masalah ---------------------------------- 9
Lampiran 2 Bagan Alir Penanganan Pengaduan dan Temuan Masalah----------------------------------------- 10
Lampiran 3 Panduan Penyelesaian Masalah -------------------------------------------------------------------------- 12
Lampiran 4 Program Pengembangan Kecamatan - PPK Progres dan Rekomendasi Penanganan
Masalah -------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
iii
PENJELASAN VIII
PROSEDUR PENANGANAN PENGADUAN DAN MASALAH
8.1. Latar Belakang dan Tujuan
8.1.1. Latar Belakang
Dalam pelaksanaan PPK terdapat prinsip transparansi dan partisipatif. Artinya semua
kegiatan/proses PPK (perencanaan, pengambilan keputusan usulan kegiatan yang
dibiayai dana bantuan PPK, pelaksanaan dan pelestarian kegiatan) dilaksanakan
secara transparan (terbuka) dan melibatkan partisipasi masyarakat. Salah satu indikator
pelibatan masyarakat adalah adanya pengawasan yang dilakukan masyarakat terhadap
kegiatan/proses PPK.
Peran serta masyarakat dalam pengawasan ditunjukkan dengan adanya pengaduan-

pengaduan terhadap proses pelaksanaan PPK. Bentuk pengaduan seringkali
disampaikan berupa informasi lisan maupun informasi tertulis yang ditujukan kepada
pelaku-pelaku PPK di tingkat pusat, propinsi, kabupaten, kecamatan dan desa.
Pengaduan ini merupakan bahan masukan yang sangat berarti bagi pelaku-pelaku PPK
di semua jenjang yang ada. Munculnya pengaduan dari masyarakat justru dapat
dijadikan sebagai dasar evaluasi terhadap apa yang telah dilakukan, kesesuaian
pelaksanaan dengan prinsip dan tujuan PPK sehingga dapat meningkatan kualitas
pelaksanaan kegiatan serta akan lebih memberikan manfaat yang luas bagi
masyarakat.
Pengaduan yang muncul jika dilihat dari asal dan substansinya sangat beragam.
Substansi pengaduan lebih banyak berupa permasalahan-permasalahan yang timbul di
lapangan, sehingga dibutuhkan penanganan yang efektif, tepat waktu dan sasaran.
Untuk itu dibutuhkan adanya tatacara atau prosedur sebagai acuan penanganan
pengaduan tersebut .
Penanganan yang dilakukan terhadap pengaduan masyarakat, tidak harus selalu

dilakukan di Tingkat Pusat, tetapi dilakukan secara berjenjang sesuai dengan jenjang
koordinasi pelaksana PPK. Sehubungan dengan hal tersebut menjadi sangat perlu
diberikan kewenangan daerah untuk memberikan tindak turun tangan sesuai dengan
kewenangan yang melekat pada tugas dan tanggung jawabnya.
8.1.2. Tujuan
Prosedur penanganan pengaduan ini diharapkan dapat menjadi panduan bagi Tim
Koordinasi PPK (Propinsi dan Kabupaten) dan Konsultan serta Fasilitator Kecamatan
dalam melakukan penanganan, yang antara lain berupa tanggapan, usulan
penanganan, umpan balik dan laporan perkembangan penanganan.
Penjelasan VIII : Prosedur Penanganan Pengaduan dan Masalah 1

8.2. Prinsip-Prinsip Penanganan
Prinsip penanganan dan pengaduan antara lain:
1. Rahasia, identitas yang melaporkan (pelapor) pengaduan harus dirahasiakan.
2. Berjenjang, semua pengaduan ditangani pertama kali oleh pelaku PPK di jenjang
keberadaan subyek yang diadukan. Jadi bila permasalahan muncul di tingkat desa,
maka pertama kali yang bertanggung jawab untuk menanganinya adalah
masyarakat desa tersebut difasilitasi oleh PjoK, FK, ass FK, FD, dan Kepala Desa.
Pelaku di jenjang atasnya memantau perkembangan penanganan. Bila pelaku di
jenjang keberadaan subyek tidak berhasil menangani pengaduan, maka pelaku di
jenjang atasnya memberi rekomendasi penyelesaian atau bahkan turut memfasilitasi
proses penyelesaiannya.
3. Transparansi dan Partisipatif, artinya sejauh mungkin masyarakat harus diberitahu

dan dilibatkan dalam proses penanganan pengaduan terhadap masalah yang ada di
wilayahnya dengan difasilitasi oleh fasilitator atau konsultan. Sebagai pelaku utama
pelaksanaan PPK, masyarakat harus disadarkan untuk selalu mengontrol jalannya
kegiatan secara bertanggung jawab.
4. Proporsional, artinya penanganan sesuai dengan cakupan kasusnya. Jika

kasusnya hanya berkaitan dengan prosedur, maka penanganannyapun harus pada
tingkatan prosedur saja. Jika permasalahannya berkaitan dengan prosedur dan
pengaduan dana, maka masalah atau kasus yang ditangani tidak hanya masalah
prosedur saja atau penyalahgunaan dana saja.
5. Objektif, sedapat mungkin dalam penanganan pengaduan, di tangani secara

objektif. Artinya pengaduan-pengaduan yang muncul harus selalu diuji
kebenarannya, melalui mekanisme uji silang. Sehingga tindakan yang dilakukan
sesuai dengan data yang sebenarnya. Tindakan yang dilakukan bukan berdasarkan
pemihakan salah satu pihak, melainkan pemihakan pada prosedur yang seharusnya
dan kekhasan wilayah masing-masing.
Guna lebih jelasnya bagan alur penanganan, pada lampiran 2.
8.3. Sistem Dan Prosedur
(a) Sumber Informasi
Pengaduan dapat diperoleh dari beberapa sumber antara lain : warga masyarakat,
kelompok masyarakat, tokoh masyarakat, LSM, ormas, orsospol, aparat, konsultan,
wartawan dsb, melalui :
(i) Kotak pos 612/JKP (di tingkat Pusat)
(ii) Surat/berita langsung kepada Sekretariat TK PPK (Tk Pusat, Tk Propinsi,
dan Tk Kabupaten), Konsultan (Pusat, Propinsi, Kabupaten, dan
Kecamatan).
(iii) Laporan hasil pemantauan lapangan dari Sekretariat/Tim Koordinasi,
Konsultan, atau pihak-pihak lainnya.
(iv) Berita dari media massa (media cetak dan elektronik).
(v) Laporan hasil pemantauan oleh LSM Propinsi.

(b) Kategori Jenis Pengaduan
Segala macam jenis pengaduan harus dicatat dan segera mendapatkan penanganan.
Untuk memudahkan pencatatan dan penanganannya maka jenis-jenis pengaduan
tersebut dikelompokkan atau dikategorikan berdasarkan permasalahan yang terjadi,
yaitu:
Kategori 1 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan prinsip dan

prosedur,
Kategori 2 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya penyimpangan,
penyalahgunaan atau penyelewengan dana,
Kategori 3 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya tindakan intervensi yang
mengarah negatif dan merugikan masyarakat maupun kepentingan
program,
Kategori 4 : Pengaduan yang berkaitan dengan adanya kejadian yang mengarah
ke kondisi Force Majeur (suatu keadaan yang terjadi diluar
kemampuan manusia, seperti; akibat bencana alam, kerusuhan masal)
Kategori 5 : lain-lain, yang tidak termasuk dalam kategori 1, 2, 3, dan 4.
Hal - hal yang diadukan seringkali tidak hanya terdiri dari satu kategori permasalahan
saja, tetapi juga mencakup beberapa kategori permasalahan lainnya. Untuk itu dalam
mengkategorikan suatu pengaduan perlu dilihat aspek apa yang paling menonjol
menjadi inti permasalahannnya. Aspek yang paling menonjol inilah yang dijadikan dasar
untuk mengelompokan jenis pengaduan masuk dalam kategori 1,2,3,4 atau 5.
(c) Tahapan Penanganan
Tahapan penanganan pengaduan adalah sebagai berikut :
(i) Registrasi dan Dokumentasi
Registrasi atau pencatatan dan dokumentasi di dalam buku arsip (logbook)

dimaksudkan sebagai mekanisme kontrol. Hal-hal yang perlu dicatat antara lain :
 Nomor arsip.
 Nomor surat (jika ada)
 Tanggal pengiriman dan penerimaan. Tanggal pengiriman dan
penerimaan dapat sama jika bentuk pengaduannya langsung.
 Asal pengirim atau identitas pengirim (nama, alamat, pekerjaan,usia dan
institusi)
 Pelaku/subyek dan Identitas yang diadukan, baik subyek yang masuk
dalam unsur pelaksana (aparat, konsultan, elit desa atau masyarakat
umum) atau subyek-subyek lainnya.
 Isi pengaduan berupa isu-isu apa saja yang disampaikan.
(ii) Pengelompokkan dan Distribusi
Pengaduan yang telah dicatat atau diregistrasi dan didokumentasikan,

selanjutnya dikelompokkan berdasarkan:
 Jenjang subyek yang diadukan.
 Isu pengaduan.
 Status pengaduan, pengaduan yang masuk termasuk kasus lama,
lanjutan, dampak ikutan, ataukah tambahan informasi.

Tahapan berikutnya adalah pendistribusian sesuai dengan jenjang kewenangan
masing-masing subyek, isu dan status pengaduan. Jika ditemui kasus-kasus yang
di pandang akan berdampak lebih luas dari keberadaan kasus tersebut, maka
pendistribusiannya disesuaikan dengan luasan dampak yang diperkirakan muncul
(lihat lampiran 1)
(iii) Uji Silang dan Analisis
Kasus dari hasil pengaduan tersebut selanjutnya dilakukan uji silang untuk
mendapatkan:
 Kepastian pokok permasalahan yang muncul (subyek, lokasi, data

kuantitatif dsb).
 Kepastian status kasus. Kasus tersebut apakah sudah ditangani,
diselesaikan, dalam proses penanganan, dalam proses uji silang,
proses analisa dsb.
 Mendapatkan informasi tambahan.
Hasil uji silang, merupakan masukan untuk menganalisis permasalahan yang

muncul, sehingga meningkatkan akurasi penyusunan alternatif penanganan. Hasil
dari proses ini adalah rekomendasi tentang penanganan kasus. Analisis
permasalahan harus menggambarkan:
 Risalah permasalahan dari pengaduan.

 Informasi hasil uji silang (informasi pendukung)
 Risalah permasalahan hasil uji silang.
 Rekomendasi penanganan.
(iv) Tindak Turun Tangan
Tindak turun tangan didasarkan atas rekomendasi dari hasil uji silang dan
analisis, yang dilakukan secara berjenjang sesuai dengan wilayah
kewenangan masing-masing. Tindakan tersebut dapat berupa :
 Klarifikasi pengaduan kepada unsur terkait; kepada aparat dan

konsultan.
 Penjelasan kembali kepada pelapor, baik secara tertulis ataupun lisan
dengan dan/ atau mengunakan forum-forum yang ada di masyarakat,
jika memang berdasarkan hasil klarifikasi menunjukkan permasalahan
yang diadukan karena kekurangpahaman si pelapor terhadap proses
dan prosedur PPK,
 Klarifikasi lanjutan dan investigasi langsung ke lokasi kejadian atau
yang diadukan bila berdasarkan hasil klarifikasi awal diindikasikan telah
terjadi pelanggaran atas proses dan prosedur yang semestinya.
Klarifikasi lanjutan ini dimaksudkan untuk mengumpulkan fakta dan
sekaligus menentukan tindakan atau usulan tindakan yang diperlukan,
 Malakukan teguran dan pengenaan sanksi kepada pelaku-pelaku yang
dinilai bersalah,
 Menjelaskan kembali tentang proses atau prosedur yang seharusnya
dilakukan dan memfasilitasi ulang proses –proses yang tidak sesuai
ketentuan,
 Jika ada unsur tindakan pidana agar difasilitasi pengaduan melalui
presedur hukum

 Bila perihal yang diadukan menyangkut kondisi force majeure, maka
perlu difasilitasi forum musyawarah desa dan/ atau antar desa untuk
membicarakan langkah-langkah penanganan sesuai ketentuan. Hasil
musyawarah dilaporkan ke jenjang di atasnya.
(v) Pemantauan dan Investigasi Lanjutan
Pemantauan dimaksudkan sebagai alat kendali penanganan pengaduan,

sehingga diketahui perkembangan penyelesaian kasusnya. Pemantauan
dilakukan dengan dua pendekatan, yaitu:
 Kontak melalui kunjungan lapangan, surat, fax, telepon, email dll.

 Investigasi, dilakukan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut:
a) Jika kasusnya melibatkan kepentingan masyarakat lebih luas.

b) Jika kasusnya tidak kunjung selesai.
c) Cakupan kasus semakin meluas.
(vi) Penyelesaian Masalah
Penyelesaian masalah ini mengedepankan prinsip transparansi, dan partisipasi..

Artinya proses penyelesaian harus dilakukan secara terbuka dan melibatkan
masyarakat. Aparat dan konsultan atau fasilitator pendamping hanya memfasilitasi
proses penyelesaian masalah tersebut. Panduan yang dapat digunakan sebagai
landasan atau tolok ukur penyelesaian masalah, hingga dikatakan selesai dapat
dilihat pada lampiran 3.
(vii) Umpan Balik
Umpan balik (feed back) merupakan tanggapan balik masyarakat terhadap

penyelesaian kasus yang muncul. Hal ini dapat berupa :
 Menerima dan menganggap kasus telah selesai.

 Menerima dengan beberapa catatan persyaratan dan memberikan
informasi tambahan.
 Menolak tanpa alasan.
 Menolak dengan alasan
 Tidak ada tanggapan sama sekali.
Umpan balik tersebut juga merupakan masukan bagi kasus yang mungkin muncul
sebagai dampak dari tindakan (tindak turun tangan). Dengan demikian menjadi
masukan bagi pelaku PPK sebagai pengaduan lanjutan. Guna lebih jelasnya
dapat dilihat pada lampiran 2 tentang bagan alir penanganan pengaduan.
(viii) Pelaporan
Kompilasi tentang pengaduan yang muncul dan tindak lanjut penanganan baik
yang telah ditangani maupun yang sedang dalam proses penanganan oleh
masing-masing jenjang, dilaporkan sebagai kelengkapan dari laporan bulanan
yang dilaksanakan secara berjenjang. Berdasarkan laporan ini, jika ada masalah
yang tidak dapat diselesaikan atau proses penyelesaiannya berlarut-larut, maka
jenjang di atasnya atau pihak-pihak terkait lainnya dapat membantu
penyelesaiannya. Adapun format laporan penanganan penyelesaian masalah,
dapat dilihat pada lampiran 4.

8.4. Peran Pelaku-Pelaku PPK Dalam Penanganan Masalah
Konsultan dan fasilitator pendamping sangat besar peranannya dalam memfasilitasi

masyarakat untuk melakukan penanganan masalah, termasuk melakukan pemantauan
terhadap proses penanganannya. Adapun peran dan tugas tersebut adalah sebagai
berikut:
(a) Peran KD/KT
Salah satu tugas penting FD, yaitu memfasilitasi masyarakat dalam penanganan
permasalahan yang terjadi di desanya. Dalam memfasilitasi suatu penanganan masalah
perlu ditumbuhkembangkan kesadaran masyarakat untuk selalu memantau atau
melakukan kontrol terhadap setiap langkah penanganannya. Untuk lebih memastikan
penanganan masalah tetap mengacu pada prinsip dan prosedur, maka setiap ada
permasalahan dan tindak lanjut penanganan yang telah dilakukan oleh FD agar
dilaporkan kepada Fasilitator Kecamatan.
(b) Peran Pendamping Lokal/PT&PP
Tugas penting pendamping lokal dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu

membantu dalam melakukan pendekatan kepada masyarakat, proses klarifikasi, uji
silang, investigasi dan menyiapkan agenda pertemuan musyawarah desa sebagai salah
satu media pemecahan masalah.
(c) Peran FK/FT
Tugas penting FK/FT dalam setiap penanganan permasalahan, yaitu;

(i) Melakukan analisa pemecahan masalah sampai strategi tindakan yang
harus dilakukan.
(ii) Berkoordinasi dengan KM Kab/KMT, dan bekerjasama dengan lembaga-
lembaga masyarakat seperti: lembaga advokasi hukum, LSM yang bergerak
di bidang korupsi atau bidang pemberdayaan masyarakat dalam rangka
pemecahan masalah yang tidak terselesaikan di tingkat desa.
(iii) Membuat rekomendasi dan rencana strategi penanganan yang terukur dan
dapat dilakukan oleh KD/KT atau PT/PP.
(iv) Memfasilitasi pertemuan masyarakat di tingkat desa maupun antar desa
dalam proses penanganan permasalahan, serta mengundang elemen-
elemen masyarakat yang ada diwilayah kerjanya.
(v) Bertanggung jawab penuh dalam proses penanganan permasalahan sampai
di nyatakan selesai. (lihat lampiran 3).
(vi) Melaporkan setiap permasalahan yang muncul dan tindak lanjut
penanganannya kepada jenjang di atasnya.
(d) Peran KM Kab/KMT
Tugas penting KM Kab/KMT dalam setiap penanganan Permasalahan, yaitu;

(i) Membantu FK/FT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa sampai
strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan tindakan
penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.
(ii) Berkoordinasi dengan Tim koordinasi Kabupaten dan menjalin hubungan
dengan pihak Kejaksaan, lembaga Advokasi hukum, atapun LSM-LSM yang

mempunyai interes pada korupsi atau pemberdayaan masyarakat sebagai
langkah antisipasi jika permasalahan harus melibatkan lembaga-lembaga
tersebut.
(iii) Melakukan pemantauan terhadap langkah penanganan masalah yang telah
dilakukan oleh jenjang di bawahnya
(iv) Melakukan klarifikasi, uji silang dan investigasi kelapangan jika masalah
tidak terselesaikan di tingkat kecamatan atau berlarut-larut dalam
penyelesaiannya.
(v) Memberikan laporan secara periodik kepada jenjang yang lebih tinggi.
(vi) Bertanggung jawab penuh dalam penanganan masalah sampai dinyatakan
selesai sesuai dengan lampiran 3.
(e) Peran KORPUN
Tugas penting KORPUN dalam setiap penanganan rmasalah, yaitu;

(i) Bertanggungjawab penuh terhadap tindak lanjut penanganan masalah
sampai selesai
(ii) Memberikan teguran kepada jajaran di bawahnya, bilamana yang
bersangkutan kurang memberikan dukungan dalam penyelesaian masalah.
(iii) Mengembangkan hubungan kerjasama dengan lembaga-lembaga yang
kompeten dan dapat di akses oleh jenjang di bawahnya dalam rangka
penyelesaian masalah,
(iv) Berkoordinasi dengan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution di
kantor Wilayah dan Pusat berkenaan dengan permasalahan yang krusial
atau berdampak luas.
(f) Peran Spesialis Monev
(i) Membantu KM Kab/KMT dan jajaran dibawahnya dalam membuat analisa

sampai strategi tindakan penanganan, serta mambantu merencanakan
tindakan penyelesaian masalah secara tepat, cepat, dan terukur.
(ii) Proaktif dalam memberikan informasi permasalahan dan dukungan
percepatan penyelesaian masalah di wilayah kerjanya.
(iii) Berkoordinasi dan memberikan informasi atau laporan secara berkala
kepada KORPUN dan Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM
Nasional di Pusat.
(iv) Menjalin hubungan dengan lembaga Kejaksaan, Kepolisian, Advokasi
hukum, LSM yang kompeten pada kasus Korupsi dan lembaga-lembaga
lain, baik propinsi maupun kabupaten.
(v) Mengagendakan pertemuan rutin bulanan dengan KM Kab/KMT dan FK/FT
pada wilayah kerjanya, serta berkoordinasi secara aktif dengan KORPUN
dalam percepatan penyelesian masalah.
(vi) Melakukan investigasi secara langsung terhadap permasalahan bersifat
krusial pada wilayah kerjanya.
(vii) Mendorong dan memfasilitasi KM Kab/KMT&FK/FT melakukan koordinasi
dengan lembaga hukum/lembaga yang kompeten, terutama permasalahan
yang krusial atau penyimpangan dana program,
(viii) Membuat rekomendasi guna penyelesaian masalah pada wilayah kerjanya.

(ix) Bertanggung jawab penuh sampai permasalahan di anggap selesai pada
wilyah kerjanya.
(x) Memberikan masukan kepada KORPUN terhadap penilaian kinerja
konsultan.
(g) Peran Spesialis Complaint Monitoring and Resolution KM Nasional
(i) Mengembangkan panduan praktis penanganan masalah

(ii) Memantau dan melakukan supervisi penanganan masalah maupun keluhan
dari lapangan dan khususnya berkoordinasi dengan Complaint Monitoring &
Resolution di setiap wilayah,
(iii) Mengembangkan jaringan kerjasama dan komunikasi dengan LSM untuk
memfasilitasi pengaduan masyarakat bersama-sama dengan Complaint
Monitoring & Resolution di setiap wilayah,
(iv) Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pertemuan reguler penanganan
masalah di tingkat pusat dan wilayah,
(v) Melakukan uji silang dan uji petik atau investigasi khusus secara langsung
terhadap pengaduan atau masalah yang serius/menonjol,
(vi) Menghimpun informasi, analisis data/informasi, serta merumuskan
rekomendasi penyelesaian masalah yang serius/menonjol,
(vii) Menyiapkan laporan insidentil dan laporan bulanan penanganan masalah
berdasarkan laporan bulanan dari wilayah ataupun lokasi PPK,
(viii) Memantau tindak lanjut penyelesaian masalah dan memfasilitasi
upaya/proses hukum kasus penyimpangan dana PPK dengan bekerjasama
8.5. Penutup
Tidak menutup kemungkinan pengaduan bisa dilakukan oleh siapapun, artinya PPK
terbuka bagi siapapun dalam memberikan kontrol pelaksanaan dari mulai perencanaan
sampai pelestarian, yang mana program ini pada akhirnya membiasakan masyarakat
khususnya didaerah pedesaan, dalam upaya menumbuhkan pola kontrol yang terarah
sesuai dengan apa yang menjadi tujuannya.
Berlandaskan pada hal tersebut di atas masyarakat dan konsultan pendamping tidak
perlu ada perasaan takut bersalah dalam membuka permasalahan yang ada di
wilayahnya. Banyaknya permasalahan yang muncul bukan berarti kinerja fasilitator atau
konsultan tidak baik, yang terpenting adalah adanya tindakkan penanganan terhadap
permasalahan yang terjadi dan memberikan laporan kepada jenjang di atasnya agar
selalu dapat dipantau proses penanganannya.
Panduan prosedur penanganan masalah ini sebagai landasan dalam menyelesaiakan

permasalahan yang ada di wilyahnya, artinya panduan ini sebagai tolok ukur dalam
penanganan masalah, sehingga dalam proses penanganan masalah dapat di
kembangkan sesuai dengan permasalahan yang ada di wilayah kerjanya.

Lampiran 1
BAGAN ALIR
DISTRIBUSI INFORMASI PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH
Pelaku Tingkat Pusat
KM Nasional TK PPK Pusat

Informasi Pengaduan
Pelaku Tingkat Wilayah / Propinsi
KORPROV/ TK PPK
KORPUN Propinsi
Pelaku Tingkat Kabupaten

TK PPK
KM Kab/KMT
Kabupaten
Temuan Masalah
Pelaku Tingkat Kecamatan
FK/FT Camat
Pelaku Tingkat Desa

TPK / Kades / BPD
Kader Desa atau nama lainnya
MASYARAKAT
Keterangan:
Garis Tujuan Pengaduan
Garis Distribusi
Garis Koordinasi

Lampiran 2
BAGAN ALIR
PENANGANAN PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH
Pengaduan / Masalah
Pelaku Pada Jenjang

Masalah
Uji Silang /
Klarifikasi
Benar Tidak
Tindak Turun Jenjang Pelaku

Tangan di atasnya
Selesai Tidak Selesai
Diseminasi hasil penanganan

kepada masyarakat
Keterangan:
Garis Alur Penanganan
Garis Pemantauan

Penjelasan Lampiran 2
TINDAK TURUN TANGAN PENANGANAN

PENGADUAN DAN TEMUAN MASALAH
1. LAKUKAN UJI SILANG/KLARIFIKASI TERHADAP PENGADUAN DAN TEMUAN

MASALAH
2. ADAKAN PERTEMUAN DENGAN MASYARAKAT DESA
3. SAMPAIKAN INFORMASI TENTANG ADANYA PENGADUAN DAN/ ATAU TEMUAN

MASALAH YANG TERJADI
4. SAMPAIKAN HASIL KLARIFIKASI ATAU UJI SILANG YANG TELAH DILAKUKAN
5. PASTIKAN DENGAN PESERTA PERTEMUAN TENTANG HASIL KLARIFIKASI

YANG TELAH DILAKUKAN
6. JIKA HASIL KLARIFIKASI SUDAH DIPASTIKAN KEBENARANNYA, FASILITASI

PESERTA UNTUK MEMBAHAS DAN MEMBUAT LANGKAH-LANGKAH APA
YANG DIPERLUKAN.
7. BUAT BERITA ACARA HASIL PERTEMUAN
8. LAKSANAKAN LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH DIPUTUSKAN DALAM

PERTEMUAN MASYARAKAT DESA TERSEBUT
9. PANTAU / MONITOR TERHADAP LANGKAH-LANGKAH YANG TELAH

DILAKUKAN SAMPAI DENGAN PERMASALAHAN SELESAI
10. BUAT LAPORAN HASIL PENANGANAN KEPADA PELAKU JENJANG DI ATASNYA

SAMPAI PERMASALAHAN SELESAI.
11. JIKA MASALAH MENJADI BERLARUT-LARUT DAN TIDAK TERSELESAIKAN,

SAMPAIKAN KEPADA JENJANG DI ATASNYA AGAR MEMBANTU UPAYA
PENANGANANNYA
PENTING UNTUK DIPERHATIKAN
a. Penanganan pengaduan dan atau masalah harus dilakukan secara

terbuka dan melibatkan masyarakat.
b. Pertemuan dengan masyarakat jangan hanya dilakukan dengan
kelompok masyarakat tertentu saja.
c. Pada saat klarifikasi: rahasiakan identitas orang yang membuat
pengaduan kecuali yang bersangkutan menghendakinya, jangan
terjebak lebih pada mencari orang yang mengadukan dan
melupakan isi pengaduannya.

Lampiran 3.
Panduan Penyelesaian Masalah
Penanganan pengaduan atau masalah dinyatakan selesai, bila:
(a) Ada langkah-langkah nyata/ kongkrit terhadap penanganan masalah meliputi:

(i) Jika kesalahan menyangkut penyimpangan prinsip dan prosedur termasuk
karena adanya intervensi yang merugikan masyarakat maupun program,
maka proses dan prosedur yang disimpangkan atau kegiatan yang
dilakukan berdasarkan intervensi negatif tersebut telah dikembalikan sesuai
dengan aturan atau prinsip-prinsip yang seharusnya.
(ii) Kegiatan yang terbengkalai dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang
telah disepakati.
(iii) Jika ada penyimpangan dana maka dana yang disimpangkan telah
dikembalikan kepada pihak yang berhak dan digunakan kembali sesuai
peruntukkannya.
(iv) Bagi yang bersalah mendapatkan teguran dan sanksi yang berlaku secara
proporsional dan sesuai tingkat kesalahannya.
(v) Terhadap masalah yang penanganannya sudah sampai pada wilayah
hukum maka dinyatakan selesai jika prosesnya sudah pada pihak
pengadilan. Namun demikian konsultan dan fasilitator dengan melibatkan
masyarakat tetap harus memantau proses perkembangannya. Sambil
menunggu keputusan pengadilan, konsultan dan fasilitator berkoordinasi
dengan pemerintah setempat untuk mencari jalan penyelesaian kegiatan
dan/ atau tetap memfasilitasi masyarakat untuk berupaya menyelesaikan
kegiatan atau pekerjannya.
(vi) Terhadap permasalahan yang dinyatakan benar-benar karena kondisi force
majeur, semaksimal mungkin tetap diupayakan adanya langkah perbaikan
terhadap kegiatan yang mengalami kerusakan, baik melalui swadaya
masyarakat atau pihak-pihak lain yang memungkinkan membantu upaya
perbaikan. Jika kegiatan menyangkut pinjaman bergulir maka proses
pengambilan keputusannya harus didasarkan atas investigasi terlebih
dahulu untuk memastikan kebenarannya. Harus ada penjelasan kepada
masyarakat bahwa kejadian yang menimpa benar-benar diluar kemampuan
seorang manusia sehingga anggota masyarakat yang lain benar-benar
memahami dan tidak akan menuntut perlakuan yang sama dengan mereka
yang terkena kondisi force majeur tersebut.
(b) Masyarakat/pihak yang melaporkan atau membuat pengaduan menerima hasil

penanganan/penyelesaian masalah tersebut.
(c) Ada bukti-bukti pendukung dan saksi-saksi terhadap upaya penanganan

pengaduan yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya, seperti: kuitansi
sebagai bukti pengembalian dana, rekening bank, foto, Berita Acara Penanganan
masalah. Jika dikemudian hari ternyata ditemukan adanya ketidakbenaran
terhadap bukti-bukti dan saksi-saksi proses penanganan masalah, maka masalah
tersebut akan dibuka kembali dan dinyatakan belum selesai.

Lampiran 4
PROGRAM PENGEMBANGAN KECAMATAN - P P K

PROGRES DAN REKOMENDASI PENANGANAN MASALAH
Propinsi :
Kabupaten :
Lokasi Desa ………………… Kecamatan …...……

Tanggal
PE RMAS AL AHAN
Permasalahan
Tgl Status STATUS
Tanggal
OLEH UPAYA PENANGANAN
Penanganan
Tanggal Penanggung
OLEH REKOMENDASI PENANGANAN
Rekomendasi Jawab
A C U A N

REPUBLIK INDONESIA
TIM KOORDINASI
JAKARTA
2007
DAFTAR ISI
Halaman
9.1 UNIT PENGELOLA KEUANGAN (UPK) ---------------------------------------------------------------------------- 1

9.1.1 Latar Belakang --------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
9.1.2 Pengertian--------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1
9.1.3 Administrasi Keuangan UPK ---------------------------------------------------------------------------------- 1
9.1.4 Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK --------------------------------------------------------------------- 2
9.2 PENYALURAN DANA -------------------------------------------------------------------------------------------------- 3
9.2.1 Pencairan Dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan -------------------------------------- 3
9.2.2 Penyaluran Dana dari UPK ke TPK dan KP---------------------------------------------------------------- 6
9.2.3 Pembayaran Kegiatan PPK------------------------------------------------------------------------------------ 9
9.3 ADMINISTRASI KEGIATAN PPK-R2PN DI DESA ------------------------------------------------------------- 10
9.3.1 Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa ------------------------------------------------------- 10
9.3.2 Buku Kas Harian ----------------------------------------------------------------------------------------------- 10
9.3.3 Buku Material --------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
9.3.4 Rencana Penggunaan Dana (RPD) ----------------------------------------------------------------------- 11
9.3.5 Laporan Penggunaan Dana (LPD) ------------------------------------------------------------------------- 11
9.3.6 Pengendalian Keuangan ------------------------------------------------------------------------------------- 12
9.3.7 Pemeriksaan Administrasi Keuangan --------------------------------------------------------------------- 13
ii
PENJELASAN IX
UPK, PENYALURAN DANA DAN ADMINISTRASI

KEGIATAN PPK-R2PN
Penjelasan IX dibagi menjadi 3 (tiga) bagian utama, yaitu; UPK (Unit Pengelola Kegiatan),
penyaluran dan pencairan dana, dan administrasi keuangan. Bagian pertama mengenai Unit
Pengelola Kegiatan (UPK) diuraikan tentang latar belakang, pengertian, administrasi
keuangan, dan pengelolaan kearsipan/dokumen UPK. Bagian kedua mengenai Penyaluran
dana diuraikan menjadi empat bagian yaitu Pencairan dana dari KPKN ke Rekening Kolektif
yang dikelola UPK, Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP, dan Pembayaran
Kegiatan PPK. Bagian ketiga dari bab ini menguraikan Administrasi Kegiatan PPK-R2PN
terutama administrasi di tingkat desa, pengendalian, dan pemeriksaan administrasi keuangan.
Keseluruhan bagian dari Penjelasan IX ini digambarkan dalam bagan alir 9.1 tentang UPK,
Dana dan Administrasi Keuangan PPK-R2PN.
9.1. Unit Pengelola Kegiatan (UPK)
9.1.1. Latar Belakang
Untuk menjamin proses pengelolaan kegiatan sebagai upaya pemberdayaan

masyarakat dan berdasarkan pada azas dan prinsip PPK, maka dalam pengelolaannya
dibutuhkan suatu organisasi yang dapat menjaga pelaksanaan program secara
berkesinambungan sesuai azas, tujuan serta prinsip-prinsip PPK. Selain untuk
menjamin keamanan, akuntabilitas serta penyaluran dana baik dari KPPN ke
Kecamatan maupun dari Kecamatan ke Desa melalui TPK/KP, pendokumentasian atas
setiap kegiatan juga dibutuhkan serta dalam rangka menjamin pencatatan maupun
pengarsipannya. Untuk itu dibentuk suatu Unit Pengelola Kegiatan (UPK) yang
berkedudukan di Kecamatan yang telah terpilih dan terbentuk dalam Musyawarah Antar
Desa II.
9.1.2. Pengertian
UPK dibentuk untuk kepentingan operasional PPK. Pengurus dipilih oleh masyarakat
melalui perwakilannya di forum Musyawarah Antar Desa yang kemudian ditetapkan dan
disahkan dengan Surat Keputusan Camat atas nama Bupati.
Walaupun pemilihan pengurus UPK pada umumnya dilakukan dalam Musyawarah Antar
Desa II, namun pada prinsipnya penggantian pengurus UPK dalam Musyawarah Antar
Desa dapat dilakukan kapan saja sesuai kebutuhan dan usulan desa apabila , tidak
melakukan tugas dengan baik atau ada yang mengundurkan diri. Pemilihan kembali
pengurus UPK juga dapat dilakukan di akhir pelaksanaan program dalam rangka
pengelolaan kegiatan dan dana pasca program.
9.1.3. Administrasi Keuangan UPK
Administrasi keuangan merupakan salah satu tugas utama UPK di tingkat kecamatan.
Dalam kaitannya dengan kegiatan prasarana dan hibah lainnya, pengadministrasian
dilakukan dalam rangka transparansi dan akuntabilitas pengelolaan, sehingga
dibutuhkan pencatatan yang jelas, cermat, dan didukung bukti-bukti penyaluran dana ke
TPK/KP.
Penjelasan IX : UPK, Penyaluran Dana dan Administrasi Kegiatan PPK 1

Pengelolaan dan pelayanan keuangan membutuhkan sistem pencatatan/pembukuan/
akuntansi yang dapat mencatat dan memproses keseluruhan siklus usaha keuangan
secara lengkap. Pencatatan transaksi dilakukan secara imbang-berpasangan agar
dapat menghasilkan informasi keuangan berupa neraca, laporan laba-rugi, statistik
kinerja dan perkembangan usaha kegiatan ekonomi UPK secara berkala.
Informasi keuangan yang lengkap dan benar dapat digunakan sebagai dasar
pengambilan keputusan, monitoring, evaluasi, dan pengendalian kinerja. Secara
eksternal, penggunaan sistem akuntasi keuangan yang standar dan dapat diperiksa
kebenarannya akan menjadi instrumen pembangun kepercayaan masyarakat dan bukti
bahwa UPK telah mengelola keuangan secara tertib.
9.1.4. Pengelolaan Kearsipan/Dokumen UPK
UPK bersama Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK diwajibkan menyimpan

seluruh dokumen setiap tahapan proses baik yang bersifat Keuangan PPK ataupun
Non – Keuangan dimana dokumen yang ada adalah milik PPK, mengingat pentingnya
dokumen maka setiap penghilangan atau penggelapan dukomen mempunyai
konsekuensi hukum.
Penggolongan pengelolaan dokumen dapat mengacu pada pola pengelolaan yang

dianggap baik, sederhana dan harus mencakup unsur kelengkapan & kemudahan
dalam pencarian dokumen/arsip yang dibutuhkan oleh siapa saja.
Contoh Pola Pengelolaan Dokumen PPK -R2PN secara sederhana sebagai berikut:
(a) Dokumen Proses Kegiatan PPK-R2PN adalah semua dokumen yang

berkaitan dengan proses PPK-R2PN mulai sosialisasi sampai dengan
realisasi penyaluran dana, pelaporan, permasalahan, dsb. Penyusunan
dokumen ini berdasarkan urutan kegiatan.
(b) Dokumen Keuangan adalah semua pencatatan keuangan baik asli
ataupun foto copy yang mencakup seluruh tahapan mulai dari pengajuan
dana ke KPPN hingga pengajuan penyaluran dana ke dan dari desa
melalui TPK. Dokumen keuangan diantaranya: dokumen perencanaan
keuangan, SPM dan dokumen pendukungnya, tanda terima uang maupun
bukti transaksi (nota , faktur dan kuitansi,dsb), semua Rekening Koran dan
Buku Tabungan (minimal harus dicetak setiap akhir bulan), semua buku
catatan keuangan, semua laporan keuangan, dsb. Penyusunan dokumen
ini berdasarkan penggolongan kegiatan keuangan dalam file setiap bulan.
(c) Dokumen Kegiatan Pembangunan Perumahan(H),Pembangunan Sekolah
dan peningkatan fasilitas pendidikan (S),Pembangunan Kantor atau Balai
desa (Go) dan Prasarana pendukung perdesaan : usulan kegiatan, proses
keputusan, RAB, Revisi, pelaksanaan, dsb. Penyusunan dokumen ini
berdasarkan pada urutan kegiatan dan dipisahkan untuk setiap usulan.
(d) Dokumen Lain-lain merupakan dokumen yang bukan termasuk point (a)
s/d (d) tersebut diatas.
Penyimpanan dokumen tersebut menjadi tanggung Jawab pengurus UPK bersama

Bendahara bidang dan sepengetahuan PjOK, untuk kepentingan PPK-R2PN dan
masyarakat dengan demikian harus disimpan pada tempat yang aman dan setiap
peminjaman dan pengembalian peminjaman harus dilakukan administrasi dengan baik.
Tidak dibenarkan dokumen PPK-R2PN disimpan dirumah seseorang, kecuali untuk
penyelamatan penyimpanan dalam kondisi tertentu.

9.2. Penyaluran Dana
Proses penyaluran dana PPK-R2PN dibagi ke dalam dua tahap utama. Tahap pertama
adalah pencairan dana dari KPPN ke rekening kolektif dengan nama Rekening Bantuan
PPK ( BPPK ) di Kecamatan. Tahap kedua setelah dana diterima di rekening kolektif
BPPK, selanjutnya UPK berdasarkan rencana penyaluran dan pengajuan desa,
menyalurkan dana PPK langsung ke desa melalui TPK/KP. Proses penyaluran dana
dari KPPN hingga ke UPK seperti pada Gambar 9.1.
9.2.1. Pencairan dana dari KPPN ke Rekening Kolektif di Kecamatan

1) Dasar penyaluran dana dari KPPN kepada kecamatan penerima dana
bantuan adalah Surat Penetapan Camat (SPC) dan Surat Perjanjian
Pemberian Bantuan (SPPB). SPC untuk dana BLM PPK Rekonstruksi dan
Rehabilitasi Pulau Nias terdiri dari dokumen-dokumen: SPC Pembangunan
Perumahan, SPC Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan
Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan, SPC Pembangunan Kantor
Desa, serta SPC Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan.
2) Berdasarkan SPC disusun SPPB yang memuat perjanjian pemberian hibah
dari pemerintah kepada masyarakat kecamatan. SPPB ditandatangani oleh
Penanggungjawab Operasional Kegiatan (PjOK) dengan Ketua UPK dan
diketahui oleh KP atau TPK masing-masing Kegiatan.
3) Penyaluran dana yang berasal dari Pemerintah Pusat mengikuti ketentuan
yang diatur dalam Surat Edaran Direktur Perbendaharaan dan Belanja,
Departemen Keuangan.
4) Rekening BPPK untuk Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias dibuka
oleh UPK ( Ketua dan Bendahara ) bersama TPK/KP serta FK/FT pada
Bank Pemerintah terdekat dengan mencantumkan spesimen tanda tangan,
bukti pengesahan Kepengurusan UPK, Ketua TPK/KP,Surat penugasan
FK/FT
5) Dalam rangka mempermudah pengendalian dan pengawasan penggunaan
dana oleh warga masyarakat, secara khusus UPK membuat dua
macam,rekening yaitu:
a. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola
oleh UPK bersama Tim Pelaksana Kegiatan/TPK untuk menampung
dana BLM PPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias.
Rekening dibagi menjadi tiga yaitu :
i) Rekening untuk Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan
Fasilitas Peningkatan Kualitas Pendidikan,
ii) Rekening untuk Pembangunan Kantor Desa,
iii) Rekening untuk Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan .

Penarikan atas masing-masing rekening ditandatangani oleh Ketua
UPK, bendahara UPK di masing-masing kegiatan, Fasilitator
Kecamatan/Teknik (FK/FT), dan wakil TPK dari masing-masing
Kegiatan.
b. Rekening BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang dikelola
oleh UPK bersama Kelompok Perumahan (KP) untuk menampung dana
BLM yang digunakan untuk Pembangunan Perumahan.
Setiap KP penerima bantuan diwajibkan memiliki satu rekening
khusus.Penarikan terhadap rekening ini ditandatangani oleh Ketua
UPK,Bendahara UPK Perumahan,FK/FT dan Ketua KP.
6) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK untuk Pembangunan
Perumahan;Balai desa dan Prasarana Pendukung Perdesaan dibagi
menjadi 3 (tiga) tahap penyaluran yaitu 40%, 40% dan 20%. Penarikan
tahap kedua dan ketiga harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah
mencapai 90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah
ditarik sebelumnya.
a. SPP-LS tahap I sebesar 40% dari nilai proposal dilampiri:

i) Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat
atas nama Bupati.
ii) Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama
(PjOK) dan ( Ketua & Bendahara ) UPK sebagai pihak kedua
diketahui Camat dan TPK/KP
iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK
dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT.
iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada
UPK.
b. SPP-LS tahap II sebesar 40% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
penggunaan tahap I telah mencapai 90% atau lebih, dengan dilampiri :
i) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK).
ii) Kuitansi (KW1).
iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK) sebagai lampiran
BAPDK.
c. SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih,
dengan dilampiri:
ii) Kuitansi (KW1).
iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK).
iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP)
yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.

7) Pencairan dana BLM dari KPPN kepada UPK khusus untuk Sekolah dan
Penyediaan fasilitas untuk peningkatan kualitas pendidikan (dengan jumlah
BLM lebih dari 4 milliar/Kecamatan) dibagi menjadi 5 (lima) tahap
penyaluran yaitu : 20%, 20%, 20%, 20% dan 20%. Penarikan tahap kedua
dan seterusnya harus dibuktikan dengan penggunaan dana telah mencapai
90% dari nilai bangunan yang dibiayai oleh dana yang sudah ditarik
sebelumnya.
a. SPP-LS tahap I sebesar 20% dari nilai proposal dilampiri:
i) Surat Penetapan Alokasi Kegiatan yang ditetapkan oleh Camat
atas nama Bupati.
ii) Surat Perjanjian Pencairan Dana (SP2D) antara pihak pertama
(PjOK) dan Ketua UPK sebagai pihak kedua diketahui Camat dan
TPK Sekolah.
iii) Berita Acara Penggunaan Dana Kolektif (BAPDK) yang dibuat UPK
dan disetujui oleh PjOK dan FK/FT.
iv) Kuitansi (KW1) sebagai bukti pemberian dana dari PjOK kepada
UPK.
b. SPP-LS tahap II sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
ii) Kuitansi (KW1).
BAPDK.
c. SPP-LS tahap III sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
ii) Kuitansi (KW1).
BAPDK.
d. SPP-LS tahap IV sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
ii) Kuitansi (KW1).
BAPDK.
e. SPP-LS tahap V sebesar 20% dari nilai SP2D dapat diajukan apabila
penggunaan tahap I dan tahap II telah mencapai 90% atau lebih,
dengan dilampiri:
ii) Kuitansi (KW1).
iii) Laporan Penggunaan Dana Kolektif (LPDK).

iv) Surat Pernyataan Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SPKMP)
yang ditandatangani oleh Ketua UPK dan PjOK/Pimpro.
8) Atas dasar SPP-LS yang diajukan oleh PjOK, KPKN menerbitkan SPM-LS
untuk UPK yang disampaikan kepada Kantor Cabang Bank Indonesia atau
Bank Operasional I (BO-I) untuk selanjutnya dipindahbukukan/ditransfer ke
rekening kolektif desa pada bank pemerintah setempat yang dikelola oleh
UPK bersama TPK/KP.
9) SPM-LS diterbitkan secara penuh tanpa potongan pajak oleh KPKN.
10) Berdasarkan SPM lembar ke-5, PjOK dibantu oleh FK/FT berkewajiban
menyampaikan fotocopy SPM lembar ke-5 baik SPM BLN maupun APBD
dan dokumen pendukung lainnya kepada Sekretariat Pembinaan PPK
Pusat. Jl. Raya Pasar Minggu KM 19 Jakarta Selatan 12072
9.2.2. Penyaluran Dana dari UPK ke TPK & KP

Mekanisme Penyaluran Dana dari UPK, adalah proses pencairan dari
rekening kolektif BPPK Rekonstruksi dan Rehabilitasi Pulau Nias yang
dikelola oleh UPK kepada Tim Pengelola Kegiatan (TPK) dan Kelompok
Perumahan (KP).
Mekanisme penyaluran sebagai berikut:
a. Dana BLM Pembangunan Perumahan
i) UPK membuat SPPB untuk KP, ditandatangi oleh Ketuanya, dan
diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.
ii) Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan
Perumahan, masing-masing bendahara KP diwajibkan untuk
mempersiapkan dan membuat RPD yang ditandatangani oleh Ketua
KP, kemudian diperiksa dan diparaf bersama oleh PT dan PP serta
disetujui oleh Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-
dokumen desain dan RAB.
iii) Untuk penyaluran berikutnya, KP harus melengkapi RPD dengan
laporan penggunaan dana (LPD) sebelumnya yang dilengkapi dengan
bukti-bukti yang sah.
iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier
diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening.
b. Dana BLM Pembangunan Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas
Peningkatan Kualitas Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa,
serta Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan.
i) UPK membuat SPPB untuk TPK, ditandatangi oleh masing-masing
Ketuanya, dan diketahui oleh Kepala desa,PjOK dan Camat.
ii) Setiap penyaluran dana dari Rekening BPPK untuk Pembangunan
Gedung Sekolah dan Penyediaan Fasilitas Peningkatan Kualitas

Pendidikan, Pembangunan Balai atau Kantor Desa, serta
Pembangunan Prasarana Pendukung Perdesaan. masing-masing
bendahara TPK diwajibkan untuk mempersiapkan dan membuat
RPD yang ditandatangani oleh Ketua TPK kemudian disetujui oleh
Ketua UPK dan FK/FT, RPD dilampiri dengan dokumen-dokumen
desain dan RAB.
iii) Untuk pencairan berikutnya, TPK harus melengkapi RPD dengan LPD
sebelumnya yang dilengkapi dengan bukti-bukti yang sah.
iv) Pembayaran untuk pembelian barang/bahan kepada suplier
diutamakan dalam bentuk transfer antar rekening.
Penyaluran dana dari UPK ke desa melalui TPK/KP dilakukan sesuai kebutuhan dan
perencanaan desa serta sesuai kemajuan pelaksanaan kegiatan.
Kelengkapan dan prosedur penyaluran dana kegiatan

(a) Untuk penyaluran tahap pertama
Ketua TPK/KP mengajukan dana kepada Bendahara UPK dengan menyerahkan
RPD yang disetujui Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK, dengan
Lampiran SPPB.
Lampiran SPPB terdiri dari:
 Persyaratan Umum;
 Hasil Verifikasi usulan kegiatan;
 Gambaran umum desa;
 Rencana Anggaran Biaya Detail;
 Peta Desa yang menunjukkan lokasi kegiatan;
 Jadwal pelaksanaan;
 Ceklis Masalah Dampak Lingkungan;
 Swadaya dari masyarakat;
 Foto 0% dari kegiatan yang akan dibangun;
 Gambar rencana teknis yang telah dinyatakan layak oleh KM Kab/KMT
Bendahara UPK memeriksa berkas pengajuan dan menyiapkan kuitansi (KW2) serta
slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat
UPK menyalurkan dana ke TPK/KP dengan memberikannya kepada Ketua TPK/KP
untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP
(b) Untuk penyaluran dana tahap kedua dan seterusnya hingga satu tahap sebelum
tahap terakhir didasarkan atas kemajuan pekerjaan.
i) Bila saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari dana yang diterima pada satu
tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera mempersiapkan persyaratan
dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya kepada UPK.
ii) Apabila penyaluran dana telah mencapai 40% (tahap I dan tahap II) dari alokasi
kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa difasilitasi oleh KD
melaksanakan Musyawarah Pertanggungjawaban Dana yang hasilnya
dituangkan dalam BA Musyawarah Pertanggungjawaban Dana .
iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD
yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri BA Musyawarah Pertanggungjawaban
Dana, Laporan Penggunaan Dana (LPD) yang ditandatangani oleh Ketua
TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas harian.
Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan

melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi serta slip
penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat.

untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.
(c) Untuk penyaluran dana tahap terakhir.

i) Bila saldo dana di Bank ditambah saldo kas di TPK/KP kurang : 10% dari
dana yang diterima dari satu tahap sebelumnya, Ketua TPK/KP harus segera
mempersiapkan persyaratan dan mengajukan penarikan dana tahap berikutnya
kepada UPK.
ii) Apabila setelah dilakukan pemeriksaan oleh FK/FT dan KM Kab/KMT atas
kemajuan seluruh kegiatan di desa, maka TPK/KP bersama Kepala Desa
menerbitkan Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP) yang
diketahui oleh FK/FT dan KM Kab/KMT.
iii) Ketua TPK/KP mengajukan penarikan dana ke UPK dengan menyerahkan RPD
yang diketahui oleh FK/FT, dilampiri SKMP, Laporan Penggunaan Dana (LPD)
yang ditandatangani oleh Ketua TPK/KP serta FK/FT, dan foto copy buku kas
harian.
Bendahara UPK memeriksa semua dokumen pengajuan dan bila diperlukan
melakukan pemeriksaan pembukuan TPK/KP dan menyiapkan kuitansi (KW2) serta
slip penarikan dari rekening kolektif di Bank setempat
untuk disimpan oleh Bendahara TPK/KP.
Hal-hal yang perlu diperhatikan
 UPK dengan diketahui FK/FT bertanggungjawab untuk memeriksa status

pelaksanaan kegiatan apakah sudah sesuai dengan persyaratan penyaluran dana.
 Seluruh dana yang ditarik dan disimpan oleh Bendahara TPK/KP tidak boleh
digunakan/dipinjamkan atau disimpan pada rekening perorangan.
 Penarikan dari setiap rekening harus sesuai ketentuan spesimen dan tidak ada
rekening yang penarikan dananya hanya dengan satu spesimen tandatangan.
 Penggunaan bunga dari setiap rekening harus dipertanggungjawabkan kepada

masyarakat.
Penyaluran dan pencairan dana dilakukan sesuai dengan kemajuan kegiatan. Bila
kemajuan cepat, dana boleh ditarik dan dicairkan dengan lebih cepat. Tidak ada batas
waktu minimal untuk memproses kembali penyaluran dan pencairan dana. Tidak ada
peraturan bahwa semua desa di satu kecamatan harus diproses bersama-sama.
Secara lengkap proses penarikan dan pencairan dana dapat di lihat pada Gambar 9.2.

Gambar 9.2.
DIAGRAM ALUR PENCAIRAN DANA
5
BANK
KPPN
PELAKSANA
SP2D
4 SPM
6 Penyaluran ke
rek kolektif BPPK
KPA
3 SPPLS
2
UPK Pj OK
7
1 Pengajuan dana dg dok
RPD;SKPD;KW2 & SKMP
Pencairan dana
TPK

9.2.3. Pembayaran Kegiatan PPK
(a) Pekerjaaan dan pengadaan bahan sebelum penandatanganan

SPPB tidak dapat dibayar, termasuk pengiriman bahan dari
pemasok, karena sebelum SPPB ditandatangani masih ada
kemungkinan terdapat perubahan desain dan biaya. Sebelum
dibayar pekerjaan dan bahan harus melalui proses sertifikasi,
pekerjaan dan bahan yang tidak memenuhi syarat harus ditolak
dan tidak boleh dibayar.
(b) Pengumpulan bahan oleh masyarakat setempat dapat dilakukan

sebelum penandatanganan SPPB. Bahan tetap harus melalui
proses sertifikasi seperti biasa, dan bahan yang tidak memenuhi
syarat harus ditolak.
(c) Hal-hal yang secara tidak langsung berkaitan dengan pembayaran

oleh TPK/KP yang berakibat timbulnya pajak, maka penyelesaian
pembayaran pajak dilakukan oleh wajib pajak yang bersangkutan.
(d) Setiap pembayaran harus dibukukan dan dilengkapi dengan bukti

pengeluaran uang. Sedangkan untuk pembelian bahan harus
dilengkapi dengan bukti penerimaan barang. Bukti-bukti
pengeluaran uang dan penerimaan barang dimasukkan ke
lampiran LPD.
Hal-hal Penting dalam

Pengelolaan Keuangan oleh TPK/KP
 Pembayaran insentif harus langsung kepada setiap orang yang bekerja, baik
sistim upah harian maupun sistim borongan/target.
 Tidak ada pengeluaran TPK/KP untuk membiayai FK/FT, UPK, seluruh

aparat pemerintah dan seluruh unsur yang terkait baik langsung maupun
tidak langsung dengan kegiatan PPK-R2PN.
 Dana Kas PPK dilarang dipegang/dititipkan kepada pihak manapun juga.

Dana tersebut hanya boleh dipegang Bendahara sebagai Kas TPK/KP.
 Bukti-bukti pembayaran yang telah dijilid dalam bundel LPD harus dikirim ke
UPK dalam rangka pengajuan penyaluran dana. UPK berhak untuk
memeriksa arsip dan pembukuan TPK/KP ( dalam hal perumahan ada pada
PP) kapan saja, dan sewaktu-waktu dapat meminta fotocopy bukti
pembayaran dalam rangka tugasnya sebagai pengendali dan pembina
TPK/KP.

9.3. Administrasi Kegiatan PPK-R2PN di Desa
9.3.1. Biaya Operasional Kegiatan PPK-R2PN di Desa
Biaya operasional terdiri dari honor TPK/KP dan biaya administrasi kegiatan PPK di
desa. Besarnya biaya operasional per desa ditetapkan berdasarkan ancar-ancar
perincian dana operasional sebagai berikut:
1) TPK untuk Sekolah, maksimum 1 % dari alokasi dana BLM Kecamatan

setempat.
2) TPK untuk Kantor atau Balai desa maksimum sebesar 2,5 % dari alokasi dana
BLM Kecamatan setempat.
3) TPK untuk prasarana pendukung perdesaan maksimum sebesar 3 % dari
alokasi dana BLM Kecamatan setempat.
4) KP maksimum sebesar 0,5 % dari alokasi dana BLM Kelompok Perumahan
9.3.2. Buku Kas Harian
(a) Keluar masuk uang dicatat dalam buku kas harian selanjutnya disebut
buku kas. Pencatatan dilakukan oleh Bendahara TPK/KP.
(b) Bentuk buku kas sesuai dengan format standar Buku Kas Harian seperti
dalam lampiran.
(c) Buku Kas ditutup tiap akhir bulan pada tanggal yang sama. Penutupan
tidak dikaitkan dengan penyelesaian suatu penarikan dana dari UPK.
Setelah ditutup, kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh ketua TPK/KP
dan dibuatkan rekapitulasinya yang diketahui oleh Kepala Desa.
(d) Tim Pengelola Kegiatan bersama KD membuat LPD yang diketahui oleh
FK/FT setiap bulannya. Tujuannya untuk melaporkan bahwa dana yang
sudah ditarik telah digunakan dengan benar.
(e) Catatan pada buku kas pada saat tutup buku digunakan untuk menyusun
laporan bulanan kepada UPK yang menyangkut jumlah penerimaan dan
pengeluaran uang.
(f) Catatan pengeluaran pada buku kas untuk masing-masing kegiatan adalah
pengeluaran untuk TPK atau KP bersangkutan.
(g) Buku kas boleh dilihat oleh siapa saja.
(h) TPK/KP bersama KD akan membuat Dokumen Penyelesaian yang terdiri

dari Surat Kesanggupan Menyelesaikan Pekerjaan (SKMP), Laporan
Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K), rincian realisasi penggunaan
biaya dan lampiran pendukung lainnya. Tujuannya untuk melaporkan
bahwa dana yang sudah ditarik telah digunakan dengan benar.
9.3.4. Buku Material
(a) Buku material adalah tempat mencatat material/bahan yang telah diterima
dan bahan/material yang telah dibayar.

(b) Buku material berguna untuk; menyiapkan RPD, menyiapkan pembayaran,
mengendalikan pengadaan agar sesuai target, dan mengevaluasi
pengadaan bahan.
(c) Bentuk buku material sesuai dengan format Buku Material (BM) yang
terdapat dalam lampiran.
(d) BM dibuat oleh Sekretaris TPK/KP, ditutup setiap bulan mengikuti buku
kas. Setiap penutupan harus diperiksa oleh ketua TPK/KP, dan FK/FT.
(e) Nomor bukti yang dicatat dalam BM adalah nomor bukti penerimaan
barang.
(f) Buku material boleh dilihat oleh siapa saja.
9.3.5. Rencana Penggunaan Dana (RPD)
Merupakan bagian penting dalam mengajukan penyaluran dana ke UPK. RPD dibuat
sesuai kebutuhan dan kemajuan pelaksanaan kegiatan. RPD apabila dana di rekening
ditambah dana di bendahara TPK/KP kurang dari 10%. RPD memuat rencana
kebutuhan dan nilai yang akan dibelanjakan pada rencana pekerjaan berikut dan
besarnya tidak harus sama setiap tahapan. Sebelum diajukan RPD harus disetujui oleh
Kepala Desa dan diketahui oleh FK/FT dan PjOK.
9.3.6. Laporan Penggunaan Dana (LPD)
LPD terdiri dari dua bagian yaitu LPD dan lampiran LPD;
(a) LPD
(i) Dipergunakan sebagai lampiran RPD dalam penarikan dana setelah
tahap II dan berikutnya.
(ii) Menjadi dasar UPK untuk menyetujui penarikan dana berikutnya.
(iii) Merupakan pernyataan tanggung jawab TPK/KP terhadap
penggunaan dana.
(iv) LPD ditujukan kepada UPK dan ditandatangani oleh Ketua TPK/KP,
diketahui oleh FK/FT dan PjOK.
(b) Lampiran LPD

(i) Lampiran LPD di TPK/KP berupa bukti-bukti penerimaan uang,
pengeluaran uang (untuk bahan, upah, dan alat) serta bukti
penerimaan barang dimana jumlahnya sesuai dengan jumlah yang
dilaporkan pada LPD.
(ii) Untuk setiap bukti pembayaran material/bahan harus dilampiri bukti
penerimaan bahan.
(iii) Bukti-bukti tersebut diberi nomor urut sesuai dengan nomor urut pada
buku kas dan buku material.
(iv) Bukti-bukti tersebut ditempelkan pada kertas kosong sesuai dengan
nomor urut pada buku kas, kemudian dijilid dan diberi judul LPD ke
sekian.

(v) Bukti-bukti tersebut akan sangat memudahkan TPK/KP dalam hal
menghadapi pemeriksaan dan pemantauan dari pihak lain terutama
dalam mempertanggungjawabkan dana.
9.3.7. Pengendalian Keuangan
Sesuai dengan Rencana Penggunaan Dana yang telah dibahas dalam rapat pra
pelaksanaan maupun rapat-rapat evaluasi, penggunaan dana di desa sangat
dipengaruhi oleh jadwal pelaksanaan, jadwal pengadaan bahan dan alat, maupun
jadwal pengadaan tenaga kerja. TPK/KP harus memiliki rencana yang matang
mengenai ketiga hal tersebut, karena akan mempengaruhi besar atau kecilnya
pengeluaran dana.
Langkah-langkah pengendalian keuangan di lapangan harus di lihat dari:

(a) Apakah pekerjaan sesuai dengan jadwal kemajuan pekerjaan.
(b) Apakah pengadaan bahan/material sesuai dengan jadwal dan volume yang
telah ditentukan.
(c) Apakah pengadaan alat sesuai dengan jadwal dan volume yang dihasilkan.
(d) Apakah pengadaan tenaga kerja sesuai dengan jadwal dan jumlah yang
direncanakan.
Bila karena suatu keadaan, misalnya untuk mengantisipasi musim hujan harus
dilakukan pembelian material di awal pelaksanaan. Tentu sebagian besar dana akan
teralokasikan kepada material, akan tetapi harus diimbangi dengan pelaksanaan
konstruksi di lapangan, sehingga akan berakibat kepada percepatan pencairan dana
tahap selanjutnya.
Setiap pengeluaran dana di desa harus mendapat persetujuan dari Ketua TPK/KP, dan
KD/KT harus aktif meninjau setiap pengeluaran dana dari Bendahara. Pada saat
pemeriksaan oleh UPK, harus diperiksa apakah saldo yang tercatat pada Buku Kas
Harian sesuai dengan jumlah uang tunai yang ada.
Ketua TPK/KP dibantu oleh KD/KT dituntut untuk mencatat setiap jenis swadaya
masyarakat yang telah disepakati. Untuk mengoptimalkan swadaya masyarakat
diperlukan sosialisasi kepada masyarakat dari awal serta metode pengumpulannya
dengan cara, misalnya:
(a) Pada saat SPPB ditandatangani s/d pencairan dana tahap awal = 40%
(b) Pada saat pencairan dana tahap ke 2 = 40%
(c) Pada saat pencairan dana terakhir = 20%
Sebaiknya swadaya masyarakat berupa lahan sudah terealisasi di awal pelaksanaan

dan material/bahan sudah selesai terkumpul pada saat kemajuan fisik mencapai 75%.
Apabila dalam pelaksanaan diperlukan perubahan oleh sebab kekeliruan di lapangan

atau bencana alam, maka bisa dilakukan revisi selama tidak menambah besarnya dana
bantuan. Revisi tersebut dibuat oleh Ketua TPK/KP dan disetujui oleh FK/FT dan UPK
dan secara terbuka ada pemberitahuan kepada masyarakat.

9.3.8. Pemeriksaan Administrasi Keuangan
Untuk memantau administrasi keuangan TPK/KP digunakan Formulir Pemeriksaan

Administrasi yang secara detail digunakan untuk: Buku Kas Harian, Buku Kelompok,
Laporan Penggunaan Dana (LPD), Ketenagakerjaan, Laporan Kemajuan Kegiatan dan
Biaya. Bentuk Formulir dapat di lihat pada lampiran. Formulir Pemeriksaan Administrasi
selain digunakan oleh FK/FT dapat juga diisi oleh aparat pemerintah.
Untuk penilaian kualitas administrasi diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut
jenis kategori. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori
penilaian, yaitu:
Baik Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan
lengkap serta ada inovasi kreatif yang menambah kualitas.
Cukup Jika kualitas telah memenuhi segala syarat, baik, benar dan
lengkap.
Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus
diperbaiki untuk memenuhi
Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki

dan tidak lengkap.
Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada arsip TPK/KP
Setiap kategori penilaian apabila diperlukan diberikan penjelasan mengenai hal-hal

yang dianggap kurang dan harus mendapat perhatian dari TPK/KP untuk dicarikan jalan
keluarnya agar menjadi kategori baik. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan
dicatat pada bagian bawah dan pada bagian atas persentase kemajuan kegiatan harus
diisi.
Selain Pemeriksaan Detail Administrasi, UPK sesuai tugas dan tanggungjawabnya

untuk memberikan pembinaan administrasi keuangan, berhak setiap saat melakukan
pemeriksaan pembukuan.

Penjelasan Penulisan Usulan Verifikasi

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Penjelasan Penulisan Usulan Verifikasi

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DEPARTEMEN DALAM NEGERI

6.1 PENULISAN USULAN PRASARANA PENDUKUNG PERDESAAN------------------------------------------ 1

PENULISAN USULAN DAN VERIFIKASI

6.1. Penulisan Usulan Prasarana Pendukung Perdesaan

Tujuan : Agar gagasan kegiatan masyarakat yang telah disepakati dan

Waktu : 1. Setelah pelaksanaan musyawarah desa II

6.1.2. Ketentuan Usulan

(a) Untuk menampung aspirasi masyarakat tentang pembangunan maka

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 1

(a) Anggota TPU berkumpul untuk mendapatkan penjelasan dari FK dan/atau

(c) Menyiapkan bahan-bahan yang diperlukan, seperti: Berita Acara

(d) Membuat Rekapitulasi daftar gagasan kegiatan yang disetujui dan

(e) Masing-masing anggota TPU mempelajari daftar kegiatan yang telah

(b) Membahas dengan masyarakat atau kelompok pengusul tentang gagasan-

(c) Mengidentifikasi kemungkinan yang akan terjadi jika usulan kegiatan

(d) Memastikan kepada masyarakat atau kelompok pengusul tentang

(e) Selesai kunjungan lapangan di lokasi atau kelompok pengusul, maka

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 2

6.1.5. Format Usulan

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 3

Usulan ditulis oleh:

( Ketua TPK ) ( Kepala Desa )

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 4

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 5

Penetapan usulan Desa hasil Daftar setiap kegiatan yang

 Formulir Usulan Desa

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 6

Tujuan : a. Memeriksa apakah semua usulan yang akan dibahas dalam

Tim verifikasi tidak berhak mengambil keputusan didanai atau

Waktu : Setelah usulan-usulan ditulis.

Pelaku : Tim Verifikasi.

(c) Sebelum menjalankan tugasnya, Tim Verifikasi mendapat pelatihan

Verifikasi dilakukan terhadap semua usulan Prasarana pendukung perdesaan. FK dan

Lima tahapan proses verifikasi sebagai berikut:

(a) Pemeriksaan dokumen usulan kegiatan di kecamatan

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 7

(b) Pengecekan kembali oleh KM Kab

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 8

(c) Kunjungan lapangan (pemeriksaan lapangan)

Fasilitator Kecamatan memfasilitasi pembagian anggota tim agar dapat

Pemeriksaan lapangan dilakukan dengan metode atau cara

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 9

(d) Dialog dengan masyarakat

Selesai melakukan wawancara dengan masyarakat dan mengamati langsung

(e) Pembuatan rekomendasi

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 10

Proses Penulisan Identifikasi Kebutuhan

Usulan desa/ Pembentukan Tim

Pemeriksaan dokumen usulan di kecamatan

Pengecekan ulang oleh KM

Dialog dengan masyarakat

MUSYAWARAH ANTAR DESA II

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 11

Kegiatan yang termasuk dalam Daftar Larangan

 Pembiayaan atau pembayaran gaji pegawai negeri.

Penjelasan VI : Penulisan Usulan dan Verifikasi 12

PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

Apa itu Pemantauan

 Pemantauan adalah kegiatan pengumpulan informasi yang dilakukan secara

7.2. Mengapa Pemantauan Penting?

(c) Pemantauan penting karena kegiatan ini mendokumentasikan berbagai

7.3. Prinsip-Prinsip Dibalik Pemantauan

Penjelasan VII : Pemantauan dan Pelaporan 1